Ledelse i udvikling nr 3 2013 - Videndeling

3 2013

w

Ledelse i udvikling

Træn videndeling

TEMA

Videndeling

systematisk side 6

Global

5 råd

videndeling

at din feedback virker

i virtuelt klasserum

side 20

side 10

Værdien af et velfungerende netværk

side 14

Undgå Groundhog Day side 23

der sikrer dig,

FiND mERE iNFoRmAtioN På www.pBj.dk ELLER RiNG 43 62 74 00

Kan du trække større tal ud af dine medarbejdere?

– Både hvad angår medarbejdertilfredshed og indtjening?

Gør HR til en synlig og konkret del af hverdagen i din virksomhed – til glæde for både medarbejdere, ledere og bundlinje. Løsningen hedder Epos og er udviklet af PBJ. Epos består af moduler inden for HR, løn og rekruttering og er blandt Danmarks mest fleksible og brugervenlige løsninger inden for sit felt. Som Epos-kunde tilbydes du også medlemskab af Netværket Epos.

Et professionelt netværk, der tager sit udgangspunkt i din hverdag med Epos.

Få mere information på www.pbj.dk eller ring til os på telefon 43 62 74 00. Vi tilbyder et gratis HR- og løneftersyn samt en demonstration af vores løsninger.

10 år m ed Netvæ rket Ep os

PBJ A/S har i mere end 25 år leveret HR-løsninger til danske virksomheder og offentlige institutioner. Vi hjælper vores kunder med at gøre HR til en synlig og konkret del af deres hverdag. Det gør vi bedst ved at fungere som en aktiv sparringspartner både før, under og efter implementering. Selv er vi først tilfredse, når vores kunder har oplevet synlige resultater.

PBJ BrøNdBy Kornmarksvej 6 2605 Brøndby PBJ aarhus Sindalsvej 30 8240 Risskov

Lederen

videndeling

Videndeling eller "information overload"?

Videndeling, videnledelse, videnkommunikation – kært barn har mange navne. Selvom begrebet videndeling i organisationer er et kendt og brugt fænomen, så er det et af de indsatsområder, mange tager for givet, at de kan fuldføre med succes uden at tænke ret meget over, hvilke værktøjer og metoder der kan hjælpe dem. Det er egentligt en skam, at man ikke formaliserer videndeling i sin organisation, for siden starten af 90’erne er der blevet forsket rigtig meget i videndeling, videntyper, videnniveauer, organisatorisk læring osv. – så der er masser af konkret (og abstrakt, bevares) inspiration at søge.

Videndeling er nemlig mere end blot at sende en mail rundt i virksomheden – for hvem kender ikke mødesituationen, hvor hovedparten af deltagerne ikke lige har fået læst den orienterende mail før mødestart, og hvor mødeledere atter må forklare budskabet. I denne situation er der

sket det, at man har sendt information ud til ens ansatte.

Det er her vigtigt at understrege, at man som afsender af viden er klar over, om ens budskab kan formidles eksempelvis via mail, uden at beskeden forvrænges af modtagerne.

Før man kan tale om videndeling, skal der nemlig mindst to personer til: en, der vil dele sin viden, og en, som aktivt forholder sig til den information, der bliver præsenteret, samt reflekterer over den for derved at skabe sin egen viden (forståelse) af det præsenterede. Kort sagt, så handler videndeling i bund og grund i at lære og i at forstå, hvad der fremmer de ansattes læreprocesser i virksomheden.

Fordi videndeling er et resultat af en læreproces, så er det også noget, der kan trænes – og det er ikke så svært, men det kræver en målrettet indsats med formål, mål og retning. Jeg håber, at du kan finde inspiration til dette i magasinet.

God læselyst.

Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA, Dansk HR

Ledelse i udvikling

nr. 3 2013

Side 3

indhold 3 2013

INDHOLD

w

Ledelse i udvikling

Træn videndeling

TEMA

Videndeling

systematisk side 6

Global

TEMA Videndeling

5 råd

der sikrer dig,

videndeling

at din feedback virker

i virtuelt klasserum

side 20

side 10

Forside Videndeling

Værdien af et velfungerende netværk

side 14

Undgå Groundhog Day side 23

6

10

14

3 2013

Videndeling

– kan man træne systematisk Vi skal lære at blive bedre til at dele viden. Vi skal være konkrete, realistiske – og gribe det systematisk an. Videndeling kommer ikke af sig selv, for det er bøvlet på den korte bane. En konkret løsning kan være, at man med jævne mellemrum skaber en konkret øvebane, hvor man kan træne disciplinen videndeling.

20

Global videndeling i virtuelt klasserum Flere og flere virksomheder arbejder globalt med medarbejdere og ledere placeret i mange forskellige lande.

Det er en udfordring for den daglige kommunikation og for udvikling og træning af medarbejdere. Virtuel uddannelse viser vejen mod videndeling og selvledelse i de globale teams.

Sådan sikrer du,

at din feedback virker Du har hørt det før – at give feedback til dine medarbejdere er vigtigt. Mange regner det for at være et af lederens vigtigste værktøjer. Men det er ikke nemt – især ikke når det drejer sig om at give feedback på noget, der burde være anderledes, f.eks. en opgave, der ikke er løst tilfredsstillende, eller en adfærd, der er uhensigtsmæssig. I artiklen får du 5 gode råd til din feedback.

23 Undgå Groundhog Day

Og hvem kender ikke til tidssløjfer, hvor hver dag ligner den forrige, og man har mistet motivationen? For at bryde ud af sådan en tidssløjfe er det nødvendigt, ligesom det er for Phil Connors i filmklassikeren Groundhog Day, at spørge sig selv, hvad motiverer én? Her kan arbejdet med persontyper gøre en forskel, hvilket lederne i biofarmavirksomheden AbbVie har erkendt og nu indfører i hele medarbejderstaben.

PBJ Udviklingsmuligheder, nye måder at arbejde på og uundværlige kontakter. Det er bare noget af det, et netværk kan tilbyde. Men der opstår også et paradoks, når en virksomhed vælger netværksmodellen.

ARTIKLER OG FASTE RUBRIKKER 03

Lederen

31

SEB Pension

04

Indholdsfortegnelse

32

Fremtidsscenarier af Anne-Marie Dahl

26

Spørgsmål om skat

34

Vejen til lederjobbet

28

De 7 stædigheder

38

Internationale udfordringer

REDAKTION Marie Brix Cand. merc. mb@danskhr.dk ANNONCESALG DANSK HR: info@danskhr.dk

Side 4

GRAFISK DESIGNER Dorethe Nielsen dn@danskhr.dk TRYK Arco Grafisk A/S, Gemsevej 4, 7800 Skive ISSN 1901-9424

nr. 3 2013 Ledelse i udvikling

UDGIVER

DANSK HR Brunbjergvej 10A, 8240 Risskov Tlf. 8621 6111 8. årgang

Tidsskriftet ”Ledelse i Udvikling” udsendes som en del af medlemskabet af DANSK HR. Medlemskab koster kr. 3260,- plus moms.

Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11 Ledelse i Udvikling kan også købes særskilt som årsabonnement til en pris på kr. 396 excl. moms pr. år for 5 numre Ansvarshavende redaktør Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA

Børsen Uden tvivl

1 måned 50 kr.

Gå ind på borsen.dk/liu, scan QR-koden eller ring til os på telefon 33 32 42 42

Børsens læsere bruger Helle Ibs briefing fra Borgen, Thomas Bernt Henriksens vurdering af nationens bundlinje og Niels Lundes analyse fra landets direktionsgange. På borsen.dk med deres smartphone, tablet eller pc – og naturligvis på lakserødt papir. Du kan også få indsigt i det vi skriver om. Hver dag i en måned. For kun 50 kr. Uden forudindtagethed.

Uden omsvøb. Uden tvivl.

Tema: videndeling

videndeling – kan man træne systematisk

Videndeling – kan man træne systematisk Vi skal lære at blive bedre til at dele viden. Vi skal være konkrete, realistiske – og gribe det systematisk an. Videndeling kommer ikke af sig selv, for det er bøvlet på den korte bane. En konkret løsning kan være, at man med jævne mellemrum skaber en konkret øvebane, hvor man kan træne disciplinen videndeling. Det mener Mia Søiberg, der er chef for konsulentfirmaet GoProces.

Mia Søiberg Chef, GoProces

Vi er ikke vant til at forklare hinanden mellemregninger og tvivl og overvejelser. Og det er jo ret ærgerligt, for det betyder, at hver enkelt har svært ved at lære af de andres erfaringer

“Onsdag den 19. juni fra 15 til 16: Vi deler viden” Står der noget lignende i din kalender? Hvis ikke, så burde der måske. Det mener i hvert fald læringskonsulent Mia Søiberg, som har mange statslige og kommunale arbejdspladser som kunder.

Vi er vant til at opsøge viden, at tilegne os viden – og at lære afgrænsede elementer. Vi er vant til at danne os overblik, meninger og retning – og at argumentere for det, vi mener, er klogest, smartest, vigtigst og rigtigst.

Alt det træner vi gennem vores uddannelsessystem og på vores arbejdspladser i det daglige. Det er derimod langt sværere at dele viden af mere kompleks og erfaringsbaseret karakter. Vi er ikke vant til at lære fra os, og vi er ikke vant til at snage/snuse/være nysgerrige i forhold til hinandens arbejde. Vi er ikke vant til at forklare hinanden mellemregninger og tvivl og overvejelser. Og det er jo ret ærgerligt, for det betyder, at hver enkelt har svært ved at lære af de andres erfaringer. Og at man også kun i begrænset omfang får fornøjelsen af, at ens dyre lærepenge kan omsættes til guld for andre.

Side 6

nr. 3 2013 Ledelse i udvikling

Tid er en barrier Tid og vores opfattelse af effektivitet er de vigtigste barrierer mod systematisk videndeling. Det vil altid være nemmere og hurtigere at gøre det selv – lige i dag…, lige denne gang. På kort sigt elsker alle at se resultater, og det gør chefen også, siger Mia Søiberg. Videndeling er en investering, som koster tid på kort sigt.

Derfor bliver videndeling som regel nedprioriteret til fordel for den daglige drift. Der går hverdag i den, og vi får simpelthen sjældent muligheden for at sige noget sammenhængende til hinanden, om det vi lærer gennem vores daglige arbejde. Og det er dyrt i længden, for vi bliver jo heldigvis klogere, dygtigere, mere kompetente og mere vidende undervejs i arbejdslivet.

Mia Søiberg siger: "Der er et kæmpe ressourcespild forbundet med IKKE at dele viden – og tiden spares kun på den ultrakorte bane. På den lange bane er det superdyrt, at alle individuelt skal gøre parallelle erfaringer, og at den enkelte ikke får skærpet sin bevidsthed omkring egen udvikling".

Tema: videndeling

videndeling – kan man træne systematisk

Lederne ved ikke rigtig…

Ifølge Mia Søiberg er mange ledere usikre på, om deres medarbejdere bruger for meget tid på videndeling, og på, om det går ud over driften. Det afspejler sig også i aflønningssystemer, som reelt tilgodeser folk, som gør, som de plejer.

Lederne er selvfølgelig bange for, at videndeling kommer til at røve for meget tid, men efter min mening kan for meget videndeling aldrig blive et problem. Det er altid for lidt, der er problemet. Small talk, sladder og endeløse diskussioner kan selvfølgelig blive for meget, men det er vigtigt, at adskille det fra videndeling.

Hvad er videndeling, Small talk, sladder og endeløse diskussioner og hvordan gør man? kan selvfølgelig blive for meget, men det er Det kan siges meget kort: Videndeling er det, man gør, når man systematisk fortælvigtigt, at adskille det fra videndeling ler en eller flere andre om sin opbyggede erfaring – og det der sker, når man lytter til den andens erfaring og finder ud af, hvordan man kan overføre elementer til sin egen dagligdag. Videndeling sker også, når man snakker sammen om præcis den overførsel.

Erfaringen er aldrig løsrevet fra en kontekst – så man er nødt til at have tiden til at få konteksten med: Hvad gjorde jeg i hvilken sammenhæng, og hvorfor var det klogt/dumt/smart lige der?

God videndeling kan struktureres og sættes i system. Og faktisk er det slet ikke dumt at øve sig, selv om det måske kan virke lidt “firkantet og kunstigt” i starten.

CFL_scrabble_216x147mm.pdf

1

24/04/13

17.38

S K M A L E D E L S E S F E S T I V A L U D !

2013 er et helt specielt år for CfL, da vi fejrer 100 års fødselsdag. I den anledning har vi valgt at holde en Ledelsesfestival, hvor du og dine kollegaer får en unik mulighed for at tale ledelse.

Sæt kryds i kalenderen den 24., 25. og 26. september, så lover vi, at I får input til jeres ledelsesarbejde.

Der vil være 100 aktiviteter på de tre dage. Aktiviteterne spænder lige fra ”Fyr på den fede måde”, "Stressvaccination", ”Vind en god bestyrelse” og "Psykologisk sandkasse" til workshops om vækst, produktivitet eller lignende.

Den 25. september er der topledermiddag. Det hele foregår i vores domicil, den gamle Toldbod på Østerbro i København. Der vil køre en bus frem og tilbage mellem Jylland og festivalpladsen hver dag.

i udvikling nr. 3 2013 Side 7 LæsLedelse mere på cfl.dk/ledelsesfestival

Tema: videndeling

videndeling – kan man træne systematisk

En skudsikker model Lav en gruppe på tre personer, der har indbyrdes overlappende arbejdsopgaver/interesser. Lad dem have 40 minutter til rådighed hver. Hvert forløb kan foregå sådan her: Første del (20 min.): Fokuspersonen starter med at fortælle, hvad det er for en viden, han/ hun vil dele, og hvad han forestiller sig, at meningen er med det. De andre lytter kun, ser interesserede ud – men kommenterer ikke undervejs. De kan sagtens tage noter. Fokuspersonen fortæller om omstændigheder, overvejelser, tvivl, mellemregninger, reaktioner og resultater. De andre kan stille spørgsmål af opklarende eller understøttende karakter. Alt sammen for at gøre fokuspersonen til en bedre fortæller.

1

Anden del (10 min): De to lyttende fortæller nu hver fem min. om, hvad der interesserede dem mest i fokuspersonens historie. Hvilke udfordringer står de aktuelt selv med, hvor fokuspersonens erfaringer, viden og læring kunne bruges?

2

Udvælg nogle emner Ud over at sætte tid af til videndeling anbefaler Mia Søiberg også, at man gør sig klart, præcist hvilke emner man vil videndele om.

Og det gælder både for arbejdspladsen som helhed og for den enkelte medarbejder.

Tredje del (10 min.): De tre taler sammen om, hvordan fokuspersonen viden og erfaringer kan bruges i de nye sammenhænge. Er der flere fordele end ulemper ved at udnytte den viden, som fokuspersonen besidder, i forbindelse med andre opgaver? De skriver ned, hvad fordelene helt konkret kunne være: Kan der spares ressourcer? Kan der tjenes mere? Kan der opnås bedre kvalitet? De beslutter sammen, om fordelene er så store, at det er noget, de skal gå videre med efter mødet.

3

Efter 3 x 40 min. skulle det helst være meget tydeligt, at videndeling gavner på den lidt længere bane.

Meningen er selvfølgelig ikke, at vi kun skal dele viden i de 3 x 40 min., hvor der er sat tid af til det. Men vi får ikke gjort det i dagligdagen – og derfor bliver vi nødt til at arbejde systematisk med det i starten, så vi lærer, hvordan vi gør, og ser, hvor meget vi får ud af det, siger Mia Søiberg.

Arbejdspladsen bør bestemme sig for fem til ti emner, som man ønsker at videndele om

Arbejdspladsen bør bestemme sig for fem til ti emner, som man ønsker at videndele om for tiden. Der er strategiske og interne udviklingsmæssige hensyn, der kan være vigtige. Samtidig bør den enkelte medarbejder i samarbejde med sin nærmeste leder finde frem til, hvad han eller hun har brug for at lære af andre, og hvad han eller hun kan lære andre, siger hun.

Mia Søiberg anbefaler også, at de systematiske seancer med videndeling bliver fastlagt flere måneder i forvejen med faste emner for hvert møde. Ellers er der nemlig en overhængende risiko for, at de bliver brugt til brandslukning.

Side 8

nr. 3 2013 Ledelse i udvikling

Generelt er Mia Søibergs erfaring, at selv om dagligdags videndeling er et vigtigt argument for de fleste nyindretninger af arbejdspladser, ved lederne generelt ikke, hvad de har med at gøre. Derfor anbefaler hun træningsbanen, hvor både den enkelte og organisationen i starten kan øve sig i videndeling på en meget struktureret og overskuelig måde.