Ledelse i Udvikling nr. 3 2011 - HR-jura

LEDELSE i UDVIKLING

3 2011

TEMA HR-jura

grænser for, hvad arbejdsgiveren må og bør

Der er

spørge om til ansættelses-samtalen

side 12

Tag stilling til fraværet, chef – og undgå langtidssygemelding? side 6

Saglige opsigelser er god ledelse side 14

drejebog for kollektive opsigelser

side 24

opsigelser & employer branding

En værdig og respektfuld opsigelsesproces giver både økonomiske og menneskelige gevinster side 18 TIDSSKRIFT OM PERSONALELEDELSE • UDGIVET AF PID–PERSONALECHEFER I DANMARK

Schjølin Tryk / 190795

Epos HR & Løn VI SKABER UDVIKLING OG VÆKST PBJ er et konsulenthus med ekspertise i HR og løn.

Vi udvikler og implementerer it-systemer, der styrker HR-processerne og lønhåndteringen. Vi fungerer som aktive sparringspartnere og hjælper vores kunder med at gøre

www.pbj.dk

Telefon: 43 62 74 00

HR og løn til en synlig og konkret del af den enkelte medarbejders hverdag. Vi er med andre ord virksomhedens strategiske samarbejdspartner på alle niveauer i organisationen.

lederen hr-jura

Personalejura anno 2011 Lovgivning har indflydelse på alles hverdag – ikke mindst når det kommer til håndteringen af vores ansatte.

Lovgivningen sætter retningslinjerne for, hvordan vi skal behandle vores medarbejdere fra den dag, vi ansætter dem til den dag, de forlader virksomheden.

At holde sig opdateret inden for personalejura kan være en udfordring, for det er et felt, hvor der ofte sker tilføjelser og ændringer. En grundlæggende forståelse og kendskab til personalejura kan imidlertid forhindre og forebygge fodfejl i hverdagen.

Ofte støder vi dog på komplicerede problemstillinger inden for personalejura. Problemstillinger som kan være vanskelige for ledere og HR-afdelingen at håndtere uden de nødvendige juridiske kompetencer. Det er et felt, som kan få katastrofale følger, hvis juraen ikke håndteres korrekt, eksempelvis kan fejl koste dyrt i form af store efterbetalinger og efterfølgende godtgørelser. Ikke kun de økonomiske aspekter bør man holde for øje. Konsekvenserne af eventuelle fejl kan også koste dyrt for virksomhedens omdømme. Vi lever i en transparent verden, hvor omdømme og image kan have stor indflydelse på virksomhedens konkurrenceevne. Selv de mindste fejl kan have afgørende indflydelse.

Et at de store emner inden for personalejura p.t. er de nye sygefraværsregler og håndtering af disse. Som samfund har vi en vigtig opgave med at minimere og helt forhindre langtidssygemeldinger. En opgave man som leder må forholde sig til og nu har pligt til at forsøge at undgå. Arbejdsgivere skal bl.a. senest fire uger efter første sygedag indkalde en sygemeldt medarbejder til en personlig samtale.

Et andet af tidens store spørgsmål er håndtering af afskedigelser. Mange virksomheder har i den seneste tid haft behov for at minimere arbejdsstyrken. Rent juridiske er der nogle helt klare krav til håndtering af fyringer. Der er imidlertid også mange etiske spørgsmål, og vi oplever en stigende interesse for at investere i opsagte medarbejdere eksempelvis ved at tilbyde dem outplacement-ordninger.

Vi håber, at du finder inspiration i dette blad til at blive opdateret på nogle af tidens væsentlige udfordringer inden for personalejura.

God læselyst.

Chairman Kim Staack Nielsen, HD PID–Personalechefer I Danmark

Ledelse i udvikling

nr. 3 2011

▪ Side 3

2011

3

INDHOLD

TEMA

06

Tag stilling til fraværet, chef

12

Ansættelsessamtalen – hvad må arbejdsgiveren ikke spørge om?

HR-JURA

Det sker, at medarbejdere kommer i en situation, hvor de ikke kan bestride deres job fuldt ud. Der er heldigvis flere ting, du som leder kan gøre for at fastholde medarbejderen og undgå langtidssygemelding eller afskedigelse. Her får du nogle eksempler på, hvad du kan gøre.

Det er indlysende, at enhver arbejdsgiver har fokus på at ansætte de rigtige medarbejdere. Derfor er det naturligt, at en arbejdsgiver gerne vil vide mest muligt om en ansøger i forbindelse med en rekrutteringsproces. Men der er grænser for, hvad arbejdsgiveren må og bør spørge om.

■

14

Saglige opsigelser er god ledelse

18

Opsigelser og Employer Branding

24

Drejebog for kollektive opsigelser

Når en afskedigelse tager sit udgangspunkt i en utilfredsstillende indsats fra medarbejderens side, skal vi som virksomhed kunne dokumentere, at en opsigelse er saglig – men det er typisk ikke nok. Vi skal også dokumentere, at medarbejderen er bekendt med dette

Der har gennem de senere år været en klar tendens til, at virksomheder – både private og offentlige – i stadigt stigende grad investerer i opsagte medarbejdere ved at tilbyde outplacement-støtte i bestræbelserne på at finde et nyt job så hurtigt som muligt.

Der er meget at holde styr på, når en virksomhed skal foretage kollektive opsigelser, ikke mindst fordi lovgivningen på området er noget kompleks. Der er mange tidsfrister og særlige optællingsregler i forskellige sammenhænge.

ARTIKLER OG FASTE RUBRIKKER

03

Lederen

32

Teknologisk Institut

04

Indholdsfortegnelse

34

Månedens værktøj

26

SEB Pension

36

En leders verden

28

Fremtidsscenarier af Anne-Marie Dahl

38

Henrik og Guruerne

30

Spørgsmål om skat

REDAKTION Marie Brix Cand. merc. mb@pid.dk ANNONCESALG PID: info@pid.dk

GRAFISK DESIGNER Dorethe Nielsen dn@pid.dk TRYK Arco Grafisk A/S, Gemsevej 4, 7800 Skive ISSN 1901-9424

UDGIVER PID–Personalechefer I Danmark Brunbjergvej 10A, 8240 Risskov Tlf. 8621 6111 6. årgang

Tidsskriftet ”Ledelse i Udvikling” udsendes som en del af medlemskabet af PID–Personalechefer I Danmark.

Medlemskab koster kr. 2980,- plus moms.

Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11 Ledelse i Udvikling kan også købes særskilt som årsabonnement til en pris på kr. 396 excl. moms pr. år for 6 numre Ansvarshavende redaktør Chairman Kim Staack Nielsen, HD

Side 4

▪ Ledelse i udvikling

nr. 3 2011

Søger du også nye kompetente medarbejdere?

Som arbejdsgiver er du altid ude efter at finde den helt rigtige medarbejder med de helt rigtige kompetencer.

Ofir og Søndagsavisen tiltrækker hver uge et stort antal jobsøgende – det giver dig flere kvalificerede kandidater at vælge imellem.

Vælg den rigtige annonceringsløsning – ikke den dyreste Selvom vores erfaring viser, at du får den bedste effekt, når du kombinerer en jobannonce på Ofir med en job­

annonce i Søndagsavisen, er det ikke alle stillinger, der behøver begge medier for at levere nok kvalificerede kandidater.

Lad os rådgive dig, når du skal sammensætte en medie­ plan, der rammer de rigtige kandidater og sikrer, at du ikke bruger for mange ressourcer.

Kontakt os på 39 57 78 00 eller kundecenter@ofirjob.dk

tema: HR-jura saglige opsigelser er god ledelse

Saglige opsigelser

er god ledelse Gode ledere kan undgå afskedigelser eller gøre dem ordentligt, hvis det alligevel bliver nødvendigt. Et godt råd kan i den sammenhæng være at inddrage HR i processen på et tidligt tidspunkt.

Af Mette Nørlem, chief of staff og PID´s erhvervsjuridiske rådgiver, PID–Personalechefer I Danmark

I virksomheder med mange opgaver, store krav og mange forskellige persontyper / personligheder vil der fra tid til anden opstå gnidninger mellem ledere og medarbejdere, og nogle af dem antager en karakter, hvor de ikke længere kan løses. Med andre ord: Samarbejdet må stoppe, og i langt de fleste tilfælde vil det jo betyde, at medarbejderen bliver sagt op.

Oftest er en afskedigelse kulminationen på længere tids utilfredshed fra lederens side. Det kan være, at lederen synes, at medarbejderen laver for lidt, løser de forkerte opgaver eller ikke løser dem godt nok. Ikke sjældent skal grunden eller grundene imidlertid også findes i personlige forhold, hvor lederen synes, at medarbejderne er negativ, udviser modstand, ikke vil samarbejde, er for ufleksibel eller andet.

Når en afskedigelse tager sit udgangspunkt i en utilfredsstillende indsats fra medarbejderens side, skal vi som virksomhed kunne dokumentere, at en opsigelse er saglig. Det betyder, at vi skal kunne bevise, at medarbejderen ikke har udført sit arbejde tilfredsstillende, men det er typisk ikke nok. Vi skal også dokumentere, at medarbejderen er bekendt med dette.

Ved medarbejderen, hvad der kræves Som følge af ledelsesretten kan lederen i meget høj grad – dog selvfølgelig med respekt for lovens rammer – bestemme, hvilke opgaver, hvilken adfærd

Side 14

▪ Ledelse i udvikling

nr. 3 2011

tema: HR-jura

og hvilke værdier medarbejderen skal lægge for dagen / arbejde ud fra. Dette går dog ikke utalt, men kræver, at lederne løbende har fortalt og været i dialog med medarbejderen om, hvad han/hun som leder kræver.

I gode og sunde ansættelsesforhold er der ofte en naturlig og velfungerede dialog med medarbejderne om disse ting, men hvis der opstår gnister og uoverensstemmelser, så er det min oplevelse, at mange ledere viger tilbage for at tage dialogen og eventuelt konfrontationen. I stedet går lederne og bliver sure og irriterede, og en dag er nok nok, og lederen kræver, at medarbejderen nu afskediges.

Ledelsesmæssigt er dette ikke en holdbar situation.

En del af ledelsesopgaven er at holde medarbejderne på det ”rette” spor, altså holde dem op mod de mål, værdier, forventninger og så videre, vi som virksomhed og leder har besluttet, at vi skal arbejde mod.

Det er imidlertid ikke kun et svigt af ledelsesopgaven, at man ikke får taget disse ”svære” snakke med medarbejderen. Det er også et stort problem juridisk, fordi det efterfølgende er svært at dokumentere en opsigelses

saglighed, hvis ikke vi kan bevise, at medarbejderen har udvist en utilfredsstillende adfærd og har været klar over, at vi som leder fandt den uhensigtsmæssig.

Og det koster!

Når en leder har truffet den afgørende beslutning, at en medarbejder skal afskediges, så har vedkommende typisk en lang række punkter, der ligger bag beslutningen, og det er selvfølgelig godt, at den slags beslutninger ikke træffes på baggrund af småting. Alligevel viser det sig efterfølgende ofte svært at dokumentere disse punkter, dels at medarbejderen har handlet forkert, men også at lederen faktisk løbende har forsøgt at få medarbejderen til at rette op på disse forhold.

Hvis lederen – og HR som ofte bliver involveret på dette tidspunkt – ikke kan løfte den dokumentationsopgave, så ender det ofte med en dårlig afskedigelse. Dels på det menneskelige plan, hvor en frustreret og uforstående medarbejder forlader virksomheden, men så sandelig også på det juridiske plan. For hvis opsigelsens saglighed ikke kan dokumenteres, så ender virksomheden med at skulle betale godtgørelse – enten i kraft af

Full-service konsulent- og uddannelseshus

Uddannelser i projektstyring og PRINCE2®

Når medarbejderNes værdi skal visualiseres Strategisk HR-løsninger til kompetencestyring på alle niveauer.

2B1GROUP human innovation | Tvedvangen 297 | 2730 Herlev | +45 25 42 08 90 | kontakt@2b1group.dk - www.2b1group.com - www.obisoft.com

PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.

tema: HR-jura saglige opsigelser er god ledelse

funktionærlovens regler eller som en del af det overenskomstmæssige system. Og uanset hvad, så kan det blive dyrt – både på imagekontoen, men også for pengepungen!

Dokumentation Når jeg bliver spurgt, hvordan man kan dokumentere, at medarbejdere med rette skal afskediges, så svarer jeg ofte, at lederen / HR her står over for et større eller mindre ”detektivarbejde”. Det gælder nemlig om at finde alle de steder, hvor man kan godtgøre, at medarbejderen har handlet forkert og derudover også få dokumenteret, at medarbejderen er blevet gjort bekendt med det.

Det gælder om at finde alle de steder, hvor man kan godtgøre, at medarbejderen har handlet forkert og derudover også få dokumenteret, at medarbejderen er blevet gjort bekendt med det

Men hvor findes den dokumentation så?

En helt oplagt sted er jo ofte at checke, om der i den forgangne tid er givet en advarsel. Hvis der er det, så står vi jo tit med det afgørende ”bevis”, fordi en advarsel netop siger, at du skal ændre din adfærd, og med medarbejderens underskift så er det også ”bevist”, at medarbejderen er blevet gjort bekendt med det.

Det skal dog siges, at en advarsel skal være at nyere dato, og det vil også ofte være et krav, at advarslen indeholder en reel opgørelse af, hvad medarbejderen skal holde op med eller begynde på, indeholder en tidsgrænse, hvortil forbedringen skal ske inden, og endelig en angivelse af, hvad konsekvensen er, hvis det ikke overholdes.

Nu er det jo langtfra altid, at der er givet en advarsel. Er der ikke det, må man i gang med at kigge efter andre ting. Det kan jo være, at man har et referat af en tidligere mus-samtale, hvor disse ting er diskuteret. Eller måske ligger der et referat af en anden snak mellem medarbejder og leder, hvor disse forbedringspunkter har været diskuteret. Det kan også være en mail, der er sendt mellem de pågældende personer, og hvor man på en eller anden måde kan dokumentere, at der har været en dialog omkring medarbejderens indsats eller påpegning af det mangelfulde i den.

Andre mulige steder, hvor man kan finde den nødvendige dokumentation, kan være et referat fra et personalemøde, en eller flere klager fra kunder over den pågældende medarbejder, mails fra kolleger / andre ledere omkring samarbejdsvanskeligheder med den pågældende eller andet.

Hvis der ikke foreligger nogen form for skriftlig dokumentation, så står vi straks over for en sværere opgave med at bevise opsigelsens saglighed.

Nu skal der i stedet refereres til mundtlige samtaler mellem medarbejder og ledere, og det er jo ofte svært, fordi det bliver ”mit ord mod dit ord”. Et eventuelt ”bevis” vil selvfølgelig forstærkes af, at andre har overhørt en sådan samtale. Det kan Leder Linda og være i etAnderson åbent kontormiljø, på et personalemøde eller måske direktør Dean Anderson, Being First, Inc. et møde, hvor andre medarbejdere eller ledere har været invol-

Side 16

▪ Ledelse i udvikling

nr. 3 2011

veret i nogle diskussioner og så videre.

Samlet kan man sige, at for at kunne dokumentere opsigelsens saglighed skal alt dette detektiv-arbejde give et billede af, at den pågældende medarbejder har handlet utilfredsstillende samtidig med, at det er blevet påpeget over for den pågældende.

Log-bog Et helt andet og supereffektivt ledelsesværktøj, som jeg vil nævne i denne sammenhæng, er log-bog . I forhold til dokumentation af et utilfredsstillende ansættelsesforløb kan det være et værdifuldt redskab, fordi et ansættelsesforhold, der ender med en afskedigelse fra virksomhedens side, ofte har et længerevarende forløb bag sig, og når tingene (måske) spidser til, så kan det være svært at huske alle tidligere deltaljer.

Derfor kan det Et supereffektivt ledelsesværktøj være et rigtigt er en log-bog godt råd, hvis man kan se, at en situation med en medarbejder er ved at udvikle sig, eller hvis man står i en situation, hvor man overvejer at afskedige en medarbejder, men ikke endnu mener, at man har nok til en saglig opsigelse, at begynde at føre log-bog. Med en log-bog mener jeg, at lederen skal føre en form for ”dagbog, hvor man skriver tider og emner ind, når man har haft en snak med medarbejderen. For problemet er jo ellers, hvem kan seks måneder efter huske, hvad der blev sagt, eller hvornår det blev sagt.

Afslutningsvis skal det selvfølgelig siges, at en log-bog kan have svært ved juridisk at stå alene, for det er jo typisk lederens ord for dette, men sammen med andre dokumentationsformer giver en logbog et ret godt billede af, hvad der er gået forud for afskedigelsen.

God ledelse Til slut vil jeg endnu en gang runde af med at sige, at god ledelse bør være et must. Ud over de mange klare forretningsmæssige fordele ved en tydelig ledelse, så vil gode ledere også ofte kunne præsentere en lavere personaleomsætning – både den de selv kan undgå ved, at medarbejderne ikke rejser på grund af dårlig ledelse – men også fordi de har et lavere antal, de selv ønsker at smide ud, fordi de undervejs har været i stand til at holde dem på det rette spor. Og endelig så vil gode ledere kunne dokumentere en opsigelses saglighed, hvis en anden løsning undervejs ikke har vist sig mulig.

Alle forhold der direkte kan måles på bundlinjen enten i form af bedre resultater eller færre udgifter. ■