Eventmanagement 2008

2008 EVENTMANAGEMENT

Toon Dooms Sportac

INHOUD EVENTMANGEMENT

Eventmanagement T. Dooms

Eventmanagement

1

Inleiding

3

Basisregels KIS Visualiseren Drie pijlers Succes Ramp

4 4 5 5 6 6

Vijfstappenplan Opstarten Plannen Opvolgen Uitvoeren Afsluiten

7 7 10 15 16 18

Analyse evenement Situering Opstart Planning Uitvoering Evaluatie

21 21 21 22 28 31

Veiligheid Wettelijk kader Risicoanalyse Veiligheidsdraaiboek in 14 stappen Aanpak veiligheid op evenementen

32 33 35 36 40

Kwaliteit Kenmerken Waarom is kwaliteit nodig Kwaliteitsbeheersing Kwaliteitstips

41 41 42 43 44

Promotie

47

Organisatie-instrumenten

49

|2

INLEIDING Het organiseren van evenementen zit bij velen in het bloed. Iedere vereniging, klein of groot, organiseert jaarlijks of zelfs verschillende keren per jaar één één of ander soort evenement. De mensen die deze taak op zich nemen zijn hoofdzakelijk vrijwilligers die van aanpakken weten en graag de handen uit de mouwen steken.

Om deze mensen een steuntje in de rug te geven werd deze brochure br eventmanagement opgesteld.

Ondanks veel goede wil en inzet kan het soms wel misgaan op evenementen. Meestal heeft dit maar beperkte gevolgen maar een enkele keer zijn de “naweeën” ernstiger. Al bij al is een minder goed georganiseerd evenement geen “reclame” voor de organisator en nog minder voor vereniging, club, instantie, .... Deelnemers moeten gezien worden als klanten en iedereen weet dat je klanten moet verdienen.

De inhoud van de brochure berust vooral op vele jaren praktijkervaring, regelmatig vallen en opstaan en de wil om continu te verbeteren.

INLEIDING • Theorie gekoppeld aan praktijk

Als titel werd bewust voor eventmanagement gekozen. De tijd dat organisaties aan de keukentafel op punt gezet werden en dat er meer geïmproviseerd werd dan voorbereid, voorbereid moet eigenlijk verleden tijd zijn.

• Ruime praktijkervaring • 10 jaar actief als organisator van provinciale evenementen in WestVlaanderen • Meer dan 150 grote organisaties Eventma na gement T. Dooms

3

INLEIDING 1. Basisregels 2. Vijfstappenplan 3. Analyse evenement 4.Veiligheid 5. Kwaliteit 6. Promotie 7. Organisatie-instrumenten

Eventmanagement T. Dooms

Eventmanagement

4

Management komt van de oud-Franse term ménagement, ménagement de kunst van het dirigeren of leiden en van het Latijnse manu agere , aan de hand leiden.

Het is een geheel van opeenvolgende gende menselijke activiteiten. Deze activiteiten hebben allemaal te maken met vijf zaken. Het bepalen van doelstellingen, het opstellen van een plan, het structureren stru van de organisatie, het leiden van de medewerkers, en het controleren of de beoogde doelstellingen doels worden bereikt. Deze gang van zaken geeft de verschillende onderdelen van eventmanagement management weer.

In de volgende bladzijden komen volgende aandachtspunten aan bod.

Deel één één handelt over een aantal basisregels waar een organisator en/of organisatie mee te maken kan hebben. Deel twee beschrijft een organisatie vijfstappenplan tappenplan om te komen tot een goed georganiseerd evenement. Deel drie analyseert een voorbeeld van evenement van begin tot einde. Deel vier behandelt de wettelijke en praktische kant kan van de veiligheid. veilighe Deel vijf geeft tal van kwaliteitstips. Deel zes gaat dieper in op de promotie nodig om deelnemers op evenementen te werven. Deel zeven stelt een aantal organisatie organisatie-instrumenten voor.

|3

BASISREGELS BASISREGELS • • • • • •

Voor de theorie en veel praktijkvoorbeelden aanbod komen is het belangrijk om enkele zeer belangrijke basisregels bij het organiseren van evenementen te verduidelijken.

KIS IJSBERG VISUALISEREN DRIE PIJLERS SUCCESS RAMP

Eventmanagement T. Dooms

KIS 5

BASISREGELS • KIS = KEEP IT SIMPLE • EENVOUD = overzichtelijk goed te communiceren geen tijdverlies geen ergernis rust en begrijpbaar

Eventmanagement T. Dooms

6

KIS staat voor Keep It Simple of met andere woorden: woorden hou het zo eenvoudig mogelijk. Niemand heeft baat bij zeer ingewikkelde, moeilijke organisaties.

Eenvoud bij alle facetten van de organisatie zal de kans op succes verhogen. Eenvoud mag evenwel niet betekenen dat de organisatie simpel wordt of een gebrek aan kwaliteit gaat vertonen.

Een warrige, onduidelijke organisatie ontstaat soms omdat personen dagdagelijks met het evenement bezig zijn en stilaan het globaal overzicht uit het oog verliezen. Het is ten zeerste aan te bevelen nu en dan even “uit” de effectieve effectieve organisatie te stappen en het geheel kritisch te bekijken. De beste methode daarvoor is om even in de plaats te treden van een “vreemde” en dan vanuit dit gezichtspunt gezichtspu het evenement te overzien. overzien. Het is typisch dat een buitenstaander sneller de logica ca doorziet dan iemand die er, bij wijze van spreken, met zijn neus bovenop zit. Een organisator moet zich constant afvragen of hij h of zij wel de kortste en meest aangewezen weg aan het bewandelen is.

Eenvoud brengt een tal van voordelen met zich mee. Zoals Zoal reeds gezegd wordt het overzicht verhoogd en de communicatie met zowel deelnemers als medewerkers gaat stukken beter en gemakkelijker. Mogelijke ergernis verdwijnt en er zal geen tijdsverlies zijn.

IJSBERG BASISREGELS • IJSBERG • klein topje zichtbaar • grootste deel onzichtbaar • deelnemers en opdrachtgevers oordelen op wat ze zien en meemaken • veel vergborgen werk • wapenen tegen kritiek Eventmanagement T. Dooms

Eventmanagement

7

Typerend aan een ijsberg is dat maar een klein klei deeltje boven water steekt terwijl het grootste groots part zich onder water bevindt. bevindt Veel is onzichtbaar, weinig springt in het oog. Ook bij evenementen is voor een buitenstaander het meeste organisatiewerk onzichtbaar. onzichtbaar De deelnemer ziet alleen wat hij of zij de dag van het evenement zelf meemaakt of beleeft. Hij heeft daarbij geen enkele boodschap aan de omvang van de onzichtbare werkzaamheden.

Het uiteindelijke oordeel dat een deelnemer

|4

velt beperkt zich dan ook tot dit deel. Wanneer het misloopt kan de hoeveelheid werk achter de schermen niet als excuus gebruikt worden.

Ook binnen het organisatiecomité of de werkgroep speelt het ijsbergprincipe. Het is veelal zo dat de opdrachtgevers of het bestuur, dat de organisatie in handen gaf van een aantal mensen, niet echt op de hoogte zijn van wat er allemaal bij komt kijken. Dus ook hun beoordeling zal gebaseerd zijn op de uitvoering alleen. Het is soms lastig als verantwoordelijke om derden te laten inzien welke onvoorstelbaar aantal taken en kleine details geregeld moeten worden om een evenement tot een goed einde te brengen.

VISUALISEREN BASISREGELS • VISUALISEREN • beeld vormen van organisatie • in de plaats stellen van deelnemer of medewerker

Eventmanagement T. Dooms

8

Op voorhand het evenement visualiseren via verschillende invalshoeken is een zeer goed hulpmiddel om een eerste beeld te krijgen van wat er allemaal bij het evenement komt kijken. Met visualiseren wordt bedoeld dat iemand zich gaat in de plaats stellen van bijvoorbeeld een deelnemer of medewerker en zich een chronologische voorstelling probeert te maken van wat hij of zij allemaal nodig heeft op het evenement (informatie vooraf, de verplaatsing, het toekomen, het onthaal, de sporten, de catering, het sanitair, e.a.).

DRIE PIJLERS

BASISREGELS • DRIE PIJLERS KENNIS

PLANNING

COMMUNICATIE

Eventmanagement T. Dooms

9

Een goed georganiseerd evenement rust op drie pijlers: kennis, planning en communicatie.

Kennis is een absolute basisvereiste. Een organisator moet beschikken over een ruime kennis over alle facetten die te maken hebben met het evenement zoals bijvoorbeeld: veiligheid, begroting, vergunningen, catering, communicatie, e.a.) Onvoldoende inzicht in al deze materies zal onvermijdelijk resulteren in fouten, onzorgvuldigheden, verkeerde planning, misverstanden, e.a. Het is natuurlijk bijna onmogelijk om zelf op de hoogte te zijn van alles. Daarom is het belangrijk om zich te omringen met personen die wel over bepaalde organisatiegebieden goed geïnformeerd zijn.

Na de kennis vormt de planning de tweede pijler van eventmanagement.

Plannen wil zeggen zeer minutieus en super gestructureerd alles wat moet gebeuren om een evenement tot stand te laten komen, op papier zetten.

Een goede planning moet overzichtelijk, gedetailleerd, gestructureerd en toegankelijk zijn voor derden. Onvoldoende planning eindigt in

Eventmanagement

|5

improvisatie en vergissingen. Er zijn tal van manieren en instrumenten om te plannen en zaken bij te houden. Het is aan iedere eventmanager om zelf een keuze te maken, maar er wel voor te zorgen dat de informatie ook door iemand anders gebruikt kan worden.

Communicatie, de derde pijler, is essentieel om een planning te kunnen vertalen naar medewerkers en deelnemers. Hoe goed een verantwoordelijke voor een organisatie wel mag zijn en om het even hoe volledig zijn kennis over alles wel mag zijn, als hij of zij niet goed kan communiceren zal het volledig mislopen met zijn organisatie. Zowel deelnemers als medewerkers moeten goed geïnformeerd worden. Alle gegevens uit de planning en het draaiboek moeten gebruiksvriendelijk, volledig en bondig gecommuniceerd worden.

SUCCES BASISREGELS • SUCCES • wordt bepaald door:

planning - uitvoering succes • opgelet voor slordigheid, kunst en vlieg werk 100% uitvoering van planning = 100 % succes

Eventmanagement T. Dooms

1 0

RAMP

BASISREGELS • RAMP • gebrek aan informatie • gebrek aan communicatie

Eventmanagement T. Dooms

Eventmanagement

Het succes van een evenement wordt bepaald door de mate waarin de planning wordt uitgevoerd. Met andere woorden: de graad van succes hangt af van het verschil tussen wat gepland werd en wat effectief uitgevoerd werd. Het gebeurt al te vaak dat door verschillende oorzaken (te kort aan medewerkers, slecht of gebrek aan materaal) de dag zelf verschillende taken niet worden uitgevoerd. Zelfs kleine gebreken kunnen gedurende de uitvoering van het evenement grote gevolgen hebben.

1 1

Een slechte organisatie heeft bijna altijd als oorzaak een slechte communicatie en informatie. Meestal is de planning wel in orde, is het materiaal ter plaatse en zijn de mensen aanwezig. Het is echter de kunst om ervoor te zorgen dat alle aanwezigen, zowel deelnemers als medewerkers, op de hoogte zijn van wat van hen verwacht wordt of hoe alles zal verlopen. Het beeld van de puzzel wordt maar duidelijk wanneer het laatste stukje op zijn plaats valt.

|6

VIJFSTAPPENPLAN In dit hoofdstuk wordt het opstarten en het verloop van een evenement stap voor stap beschreven en verklaard. Er komen vijf stappen aan bod die doorlopen moeten worden bij de uitbouw van een evenement.

Het begin is de opstart, de tweede stap het opstellen van een planning, een derde stap is de opvolging van die planning, de uitvoering van de activiteit is de vierde stap en tenslotte vormt het afsluiten de vijfde en laatste stap.

Bij het lezen van dit alles moet steeds voor ogen gehouden worden dat het gaat over de organisatie van een sportevenement op een bepaalde datum.

VIJFSTAPPENPLAN • STAP 1: OPSTARTEN • STAP 2: PLANNEN • STAP 3: OPVOLGEN • STAP 4: UITVOEREN • STAP 5: AFSLUITEN Eventmanagement T. Dooms

1 2

STAP 1: OPSTARTEN VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN • basis leggen • krijtlijnen tekenen • afspraken bestendigen • duidelijk voor iedereen • STERK BEPALEND VOOR VERDERE ORGANISATIE! Eventmanagement T. Dooms

13

Het is niet altijd gemakkelijk om de krijtlijnen van een project uit te tekenen. De ideale situatie is dat de verantwoordelijke daarbij zelf een stem heeft en kan helpen oordelen over het wat, hoe, wanneer, hoeveel, waarom, enz. Meestal is dat niet zo. In de praktijk krijgt iemand een evenement in de schoot geworpen of wordt “aangeduid” als vrijwilliger.

Inspraak over de inhoud en zeker over de financiële middelen hoort er meestal niet bij en komen bijna altijd van buitenaf. Voor de eventmanager zijn dit de instrumenten waarmee hij aan de slag moet.

VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN • vastleggen in afsprakennota of startnota of beginselverklaring of identificatiefiche, …

• met als inhoud: naam evenement, verantwoordelijke, werkgroep, datum, plaats, doelgroep, basisdoelstelling, resultaat, gevaren, basistiming, budget, …

Eventmanagement T. Dooms

De opstart van een evenement is meteen ook het leggen van de fundamenten. Hoe steviger die basis, hoe meer kansen het project krijgt vanaf de start. De kwaliteit van de grondslagen van een evenement is zeer sterk bepalend voor het verdere verloop ervan. Goede informatie en duidelijkheid vooraf zijn goede wapens tegen latere misvattingen en onbegrip. De essentie van planmatig werken is juist dat vooraf een aantal duidelijke afspraken worden gemaakt. Het is best om de bepalingen in schemavorm op papier zetten. Deze nota moet met de opdrachtgevers en het projectteam besproken worden zodat iedereen weet wat van hen verwacht wordt en waaraan zich te houden.

14

Het begin van een project kan geconcretiseerd worden door het opstellen van een startnota, beginselverklaring of conceptnota. Volgende ingrediënten moeten zeker aan bod komen.

•

NAAM VAN HET PROJECT Een betekenisvolle naam aan het project geven betekent dat er minder verklaard moet worden waarover het gaat en het schept duidelijkheid vanaf het eerste moment. Liefst geen eindeloos lange naamgeving

Eventmanagement

|7

maar een gevatte, goed klinkende en ronkende titel. Kortom de vlag moet de lading volledig dekken.

•

DE EVENTMANAGER Door de naam van de eventmanager of de eindverantwoordelijke vanaf het begin te vermelden weet iedereen die met het project te maken heeft of zal hebben, tot wie zich te wenden en wie de touwtjes in handen heeft. Het schept ook meteen duidelijkheid over de gezagsverhouding binnen het projectteam.

•

ORGANISATIECOMITE De organisator moet zich van bij het begin omgeven met een beperkte groep medewerkers. Zij vormen de werkgroep en zijn dus de kern van het geheel. De organisator is binnen het team een soort voorzitter met autoriteit. De keuze van het team zal in vele gevallen afhangen van het soort evenement dat georganiseerd moet worden of gewoon van wie zo vriendelijk is om te helpen.

Wanneer het een samenwerkingsverband is tussen een aantal organisaties, zal logischerwijze iedere organisatie iemand afvaardigen. Wanneer het eerder over een organisatie in eigen kring gaat, vormen meestal de naaste medewerkers of enkele leden van het bestuur, het organisatiecomité. Indien de verantwoordelijke zelf de werkgroep kan samenstellen, is het aan te bevelen om personen te zoeken in functie van bepaalde specialiteiten of bekwaamheden die nodig zijn bij de uitwerking. Het is altijd gemakkelijk om een financieel “expert” of iemand die dicht bij de financiële bronnen zit op te nemen in de kerngroep. De aard van het project zal vooral bepalend zijn voor het soort specialisten dat deel van het team zal uitmaken. Een breed aanbod aan ervaring en expertise is van onschatbare waarde. Iemand alleen kan uiteindelijk niet aan alles denken.

•

PLAATS EN DATUM Het is evident dat de datum en de plaats van het evenement steeds overal vermeld wordt zodat verwarring onmogelijk wordt. De expliciete vermelding van de dag in letters in combinatie met de datum zal verkeerde verwijzingen naar de datum bijna onmogelijk maken.

Eventmanagement

|8

•

DOELGROEP Net zoals de doelstelling moet ook de doelgroep vooraf gedefinieerd worden. Hierdoor wordt het evenement begrensd en in een bepaalde richting gestuurd. De uitwerking van een evenement heeft altijd wel iets te maken met de aard van de doelgroep. Ook hier is duidelijkheid en doordacht te werk gaan de boodschap. Een goed afgebakende doelgroep is van groot belang bij de verdere uitwerking van de organisatie. Het is ondermeer bepalend voor de inhoud en de promotie.

•

BASISDOELSTELLING Bij het organiseren is allereerst een helder en klaar beeld nodig van wat men wil.

Het is daarbij van groot belang dit doel dat men voor ogen heeft, zo concreet en zo feitelijk mogelijk te beschrijven. Het project moet een duidelijk doel hebben dat met eenvoudige bewoordingen geformuleerd wordt, zodat iedereen het eenduidig begrijpt. De doelstelling moet vooraf door iedereen, dit betekent dus van hoog tot laag, onderschreven worden. Hoe specifieker de doelstelling, hoe beter. Tijdslimieten, deadlines, specifieke eisen moeten deel uitmaken van een resultaatgerichte doelstelling.

•

RESULTAAT Het vastleggen van het te verwachten resultaat sluit nauw aan bij de doelstelling maar onderscheidt zich doordat er meer gebruik gemaakt wordt van de objectieve normen die gehaald dienen te worden. De summiere doelstelling van een sportproject kan zijn: de organisatie van een sportdag voor personen met een handicap op recreatief niveau waarbij de deelnemers kunnen kennis maken met verschillende sportvormen. Het verwachte resultaat daarbij kan zijn: een sportdag gespreid over twee dagen waarbij de eerste dag 500 volwassen gehandicapten verwacht worden en de tweede dag 800 personen met een handicap van minder dan 18 jaar.

Eventmanagement

|9

•

GEVAREN Gevaren detecteren of kritisch denken vooraf is misschien niet de plezantste fase in de opstartperiode maar is een noodzakelijk kwaad. Door te veel bezig te zijn met steeds hetzelfde ontstaat de mogelijkheid dat de planners de voeling met de realiteit verliezen en onrealistische zaken vooropstellen. Dromen worden soms voor werkelijkheid genomen. Zwakke schakels, negatieve factoren, belemmeringen moeten op voorhand gedetecteerd worden zodat vooraf de oplossingen voor de aankomende problemen reeds voorbereid kunnen worden. Het zou niet de eerste keer zijn dat achteraf gezegd wordt dat men eigenlijk al lang wist welke struikelblokken er zouden opdoemen.

•

BASISTIMING Zeker voor projecten die over een langere tijd gespreid zijn of die een lange aanlooptijd kennen, moet een basistiming opgesteld worden. De fasering in tijd is zeer rudimentair maar heeft tot doel iedereen te helpen het project beter te begrijpen en in te passen in de persoonlijke agenda.

•

BUDGET Van bij het begin moet al bekend zijn welke financiële impact het project zal hebben. In deze eerste stap is het nog niet nodig om al een echte begroting op te stellen omdat er nog te veel onbekende en variabele factoren zijn. De grote lijnen van het budget zoals eigen inbreng, nodige sponsoring en het bedrag dat de deelnemers bijdragen, moeten echter wel al gekend zijn.

STAP 2: PLANNEN VIJFSTAPPENPLAN

De tweede stap is de planning. Als alle ingrediënten gekend zijn uit stap één kan de inventarisatie of het definiëren van de taken beginnen. Het doel moet zijn om in deze fase alle werkzaamheden die nog moeten gebeuren op een of andere manier vast te leggen.

STAP 2: PLANNEN • projectplan • met: taken mensen materiaal mijlpalen procedures contacten …

Eventmanagement T. Dooms

Eventmanagement

15

Bij veel evenementen wordt de volgorde van de vijf stappen wel eens door elkaar gegooid en worden stappen vergeten of gewoonweg overgelaten.

| 10

Aangezien het opstellen van een ‘to do-lijst een zeer concrete opdracht is, is het erg verleidelijk om alle mogelijke taken in volgorde van denken op papier te zetten, te voorzien van een opgesmukte lay-out en denken dat daarmee het draaiboek of de projectplanning af is. In dergelijke gevallen is het een puur individueel werk dat alleen maar kan begrepen worden door de auteur in kwestie. Door gebruik te maken van bepaalde technieken kan dit beter.

•

In de veronderstelling dat verschillende personen meer weten dan één persoon alleen kan het zoeken naar alle dingen die gedaan moeten worden en het opstellen van een takenlijst gebeuren door middel van een brainstorming.

Enig voorbereidend werk zoals het uitzetten van de grote lijnen kan de gedachtegang zeker stimuleren. Op een vergadering met het team mag iedereen dan voor de vuist weg alle denkbare taken opsommen.

Op dit moment is alles toegelaten. Van details tot algemene zaken, alles moet genoteerd worden. De manier waarop de takenlijst op papier komt, moet zorgvuldig gekozen worden. Veel tijd en moeite kan bespaard worden door oordeelkundig gebruik te maken van een computer als handig hulpmiddel om de taken in te voeren, te herzien en te herschikken. Iedere persoon zal afhankelijk van zijn eigen methodiek en vaardigheden een andere werkwijze gebruiken. Er moet getracht worden om een systeem te vinden dat zowel overzichtelijk, volledig, begrijpbaar en eenvoudig in gebruik is.

VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken?

• brainstorming = denken in groep • zoveel mogelijk zaken inventariseren • orde in de chaos van taken brengen • van detail naar hoofdlijnen en omgekeerd • chronologie en logica Eventmanagement T. Dooms

BRAINSTROMING

16

•

TOP-DOWN OF BOTTOM-UP Er zijn in principe twee manieren om een overzicht op te stellen: de zogenoemde top-down en de bottom-up benadering.

Bij de top-downbenadering worden de hoofdzaken eerst gedefinieerd en pas daarna met details opgevuld. Het voordeel hiervan is dat van meet af aan een structuur ontstaat die een goed overzicht biedt op de omvang van het project. De bottom-up benadering echter begint bij het opstellen van de details in

Eventmanagement

| 11

een min of meer chronologische volgorde. Pas daarna wordt naar onderdelen of groepen van taken gezocht. Bij niet al te uitgebreide projecten is dit systeem nog werkzaam maar bij complexere evenementen is het overzicht vlug weg.

•

CHRONOLOGISCH OF PER GROEP Binnen een takenlijst zijn er altijd een aantal elementen te onderscheiden die steeds terugkeren. Wanneer taken chronologisch gerangschikt worden, kan dit betekenen dat bijvoorbeeld het deeltje administratieve verwerking, contracten opstellen of vergunningen aanvragen op diverse plaatsen verschillende keren terugkomt. Dit afhankelijk van de context waarin het zich voortdoet. Het is dan mogelijk om de volgorde van de takenlijst zo te maken dat de taken gerangschikt worden per groep van taken die allemaal dezelfde inhoud hebben. Het voordeel is dat alles netjes bij elkaar staat en bepaalde zaken gemakkelijker terug te vinden zijn.

Bij uitgebreide projecten wegen de voordelen echter niet op tegen de nadelen. Het grootste nadeel is dat de chronologie van het geheel totaal verloren gaat, waardoor het zeer moeilijk wordt overzicht te houden en onderlinge verbanden te leggen. Het project opvolgen wordt een stuk moeilijker en ingewikkelder. De ideale werkwijze is een combinatie van beide methodes waarbij de chronologie primeert op het zoveel mogelijk groeperen van de taken.

• VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken?

• Structuur aanbrengen • relaties leggen • volgorde bepalen

Eventmanagement T. Dooms

17

WBS Als het meeste op papier staat kan het nodig zijn om de verschillende zaken die gedaan moeten worden op te nemen in een hiërarchische structuur, ook wel een Work Breakdown Structure genoemd (WBS).

De WBS moet een overzicht geven van de taken die opeenvolgend uitgevoerd moeten worden.

Sommige taken moeten na elkaar plaatsvinden terwijl andere taken kunnen gelijktijdig verlopen. Het toekennen van de afhankelijkheid of het vastleggen van een hiërarchische volgorde is zeer belangrijk en moet zorgvuldig bekeken worden.

Het gebruik van de computer zal hier zonder twijfel soelaas bieden.

Specifieke software, ontwikkeld voor projectplanning kan deze lastige en moeilijke karwei gemakkelijk aan.

Ter voorbereiding van de input in de computer kan de “Gele Post-it”methode gebruikt worden. Alle taken worden daarbij afzonderlijk op gele Post-it briefjes genoteerd en op een groot bord of wand gekleefd.

Er moet daarbij gepoogd worden alle taken in een bepaalde volgorde te

Eventmanagement

| 12

schikken waardoor een overzichtelijke structuur zichtbaar wordt. De Post-it blaadjes worden telkens opnieuw verhangen en geschikt. Na afloop blijft een visuele structuur over die haarscherp de volgorde en de onderlinge afhankelijkheid duidelijk maakt.

•

VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken?

• tijdsduur inschatten • mijlpalen uitzetten • voorzieningen toekennen - mensen - machines - materiaal Eventmanagement T. Dooms

18

TIJDSDUUR INSCHATTEN Na het opstellen van de takenlijst kan het nuttig zijn om ook nog de duur van iedere taak in te schatten en bij te houden. De duur van een taak is de tijd die nodig is om een taak te voltooien. Tijdsduur toekennen is een zeer moeilijke zaak maar toch nodig om een schatting te kunnen maken van de totale duur van een project. Een viertal bronnen kunnen hiervoor gebruikt worden: historische gegevens, ervaring, intuïtie en de onbekend factor. Het meest betrouwbaar zijn historische gegevens die verzameld werden binnen de organisatie of door specialisten.

Een tweede betrouwbare bron zijn de ervaringsgegevens. Personen hebben bijvoorbeeld dezelfde taak al in het verleden gedaan, eventueel onder andere omstandigheden.

Intuïtieve gegevens kunnen afkomstig zijn van personen die een vergelijkbare taak in het verleden hebben uitgevoerd en op die manier een schatting kunnen geven van de nodige tijdsduur. Tot slot is er de factor onbekend waarmee bedoeld wordt dat een ruwe schatting gemaakt moet gemaakt worden omdat er geen andere gegevens voorhanden zijn.

De tijdsduur van taken kan gespecificeerd worden in weken, dagen, uren en eventueel minuten.

Als de tijdsduur gekend is, kan meteen ook de aanvang van iedere taak vermeld worden. Met de aanvang wordt de datum bedoeld waarop de taak binnen het geheel van het project moet uitvoering krijgen. Voeg daarbij de duur van de taak en een simpele rekensom levert het einde van de taak op. Wat hier nu eenvoudig voorgesteld wordt, kan in de praktijk zeer complex zijn. Omdat taken afhankelijk kunnen zijn van elkaar kan het invoeren van één datum gevolgen hebben op verschillende plaatsen. Het beeld van een raderwerk moet voor ogen gehouden worden. Het aanpassen van één radertje zal gevolgen hebben voor het geheel.

Eventmanagement

| 13

•

MIJLPALEN Een mijlpaal of een deadline in een evenement geeft de voltooiing aan van een groep groep taken of van een onderdeel. Telkens een bepaald onderdeel afgewerkt is, wordt dus ook een mijlpaal bereikt. Op die manier kunnen mijlpalen gebruikt worden om de vooruitgang van v het project te controleren. Als alle mijlpalen bereikt zijn, betekent dit dat het project afgelopen is. Voorbeelden van mijlpalen bij sportevenementen kunnen zijn: levering van drukwerk, sportprogramma klaar, klaar lesgevers in orde, inschrijvingen afgewerkt, e.a.

De mijlpalen hebben geen tijdsduur omdat ze eigenlijk alleen maar een specifiek punt in het schema markeren waarop een e onderdeel of een belangrijke taak afgerond moet zijn.

•

VOORZIENINGEN Het begrip voorziening (of resource in het Engels) wordt voornamelijk gebruikt om de mensen en de middelen aan de duiden die gebruikt worden om het werk uit te voeren of om dit werk erk mogelijk te maken.

Voorzieningen kunnen zijn: lesgevers, sportmateriaal, infrastructuur. In essentie gaat het over wie doet wat en/of wat is er nodig. Bij het nadenken over het project moet rekening gehouden worden met de voorzieningen die nodig zijn voor het uitvoeren van de taken aken die vooropgesteld werden. Er moet bepaald worden welke personen of groepen van personen specifieke specifieke taken moeten uitvoeren.

Het is daarbij aangewezen om algemene algemene aanduidingen te gebruiken zoals lesgever, drukkerij, zaalverantwoordelijke elijke in de plaats van de d persoonsnamen van de mensen. Personen kunnen immers veranderen.

Er moet bepaald worden welke materialen of hulpmiddelen er nodig zijn voor het uitvoeren uitvoe van iedere taak. Tot ot slot moet bepaald worden welke ruimtes of faciliteiten er nodig zijn. Aan voorzieningen zijn onverm onvermijdelijk ook kosten verbonden. Door het juist definiëren van deze kosten komt het financiële plaatje voor het volledige project tot stand.

•

RESULTAAT Het resultaat van dit alles is de planning van het evenement. De planning is meer dan een opsomming van alle a taken die moeten gebeuren. Het is een verzameling of geheel van alle factoren en actoren die met de taken te maken krijgen.

Eventmanagement

| 14

STAP 3: OPVOLGEN Naast een goede voorbereiding en planning is op gezette tijden controle nodig om na te gaan of de voorbereidingen volgens planning verlopen.

Worden de taken of werkzaamheden volgens het plan stipt uitgevoerd?

Ontstaan er vertragingen? Zijn er onvoorziene omstandigheden waardoor geplande taken niet kunnen doorgaan? Welke taken zijn reeds voltooid?

Wat rest nog te gebeuren? Kan iedereen zijn toegemeten opdracht wel aan? Verloopt de planning volgens begroting?

VIJFSTAPPENPLAN STAP 3: OPVOLGEN • controle en bijsturen van de planning - vertragingen - onvoorziene zaken - nieuwe taken - stand van zaken - budget opvolging • vinger aan de pols, bijsturen mogelijk • alle info centraliseren Eventmanagement T. Dooms

20

Kortom, gedurende het project moet continu de vinger aan de pols gehouden worden.

Het kan verstandig zijn al vroeg in het project te bepalen hoe en wanneer de voortgang gecontroleerd zal worden De manier waarop de opvolging gebeurt, kan zowel individueel als in teamverband. Het bekomen van de voortgangsinformatie kan via een systeem van systematische rapportering aan de verantwoordelijke gebeuren. Via de e-mail kan al veel geregeld worden. Een wekelijkse of maandelijkse vergadering kan ook een goede oplossing bieden.

Verschillende factoren bepalen de voorgang van een evenement.

Twee belangrijke vragen primeren. Welke was de werkelijke startdatum van elke taak en hoeveel procent ervan is al voltooid? Aan de hand van de verkregen antwoorden kan de verantwoordelijke beoordelen welke acties ondernomen moeten worden om bij te sturen. Deze acties kunnen erin bestaan dat geschoven wordt met de taken binnen de beschikbare ruimte, rekening houdend met deadlines en de eventueel geplande einddatum. In noodgevallen kunnen er meer voorzieningen toegevoegd worden waardoor taken automatisch sneller een uitvoering zullen krijgen. Dat dit financiële implicaties kan hebben is duidelijk.

Eventmanagement

| 15

STAP 4: UITVOEREN De voorlaatste stap is de uitvoering van de activiteit waarvoor het project opgezet werd. De dag waarop het sportevenement doorgaat, is voor het projectteam de dag van de waarheid of D-day. Deze belangrijke dag is als het ware het examen waarbij “een tweede zit” eigenlijk geen optie is. Voor de buitenstaanders is de dag van de uitvoering het enig zichtbare of tastbare waarmee ze te maken krijgen. De beoordeling van de kwaliteit zal dus ook gebeuren op basis van wat op de dag zelf gebeurt.

VIJFSTAPPENPLAN STAP 4: UITVOEREN • D-day • uitvoering van planning • kwaliteitsexamen • externe beoordeling op basis van uitvoering • routine en ervaring • taak verantwoordelijke Eventmanagement T. Dooms

Ervaring en routine spelen een grote rol bij de uitvoering.

Evenementen die meermaals georganiseerd worden, zullen met minder spanning verlopen dan volledig nieuwe organisaties. Vooral routine is een groot voordeel, maar kan in enkele gevallen gevaren inhouden.

Mindere waakzaamheid, slordigheid, nonchalante houding, rekenen op een goede gang van zaken zonder er zelf ook voor te zorgen, zijn de minder positieve kanten van routine waartegen opgetreden moet worden.

21

•

DETAILPLANNING Meestal is het aangewezen om de zaken die moeten gebeuren de dag van de activiteit zelf in een aparte planning op te nemen. Enkele belangrijke redenen kunnen hiervoor aangevoerd worden. De aard van de planning is anders doordat de inhoud specifiek gericht is op uitvoerende taken en een zeer beperkte tijdsduur heeft. De planning zal een tijdsindeling in uren en minuten kennen. Het aantal mensen waarop beroep gedaan wordt, is meestal veel uitgebreider dan het aantal leden dat het projectteam uitmaakt. Vanaf het begin moet er trouwens een duidelijk onderscheid zijn tussen de werkgroep en de uitvoerders. De ene groep zijn de mensen die de inhoud bepalen, de andere groep zijn diegenen die op de dag van het evenement specifieke opdrachten uitvoeren.

•

BRIEFINGS Briefings zijn hét middel om medewerkers te informeren over wat hen te doen staat. Duidelijke informatie, aangevuld met schema’s, lijsten en checklijsten moeten echter vooraf reeds aan iedereen doorgegeven zijn. Het kan ook interessant zijn om alle medewerkers een deel onrechtstreekse algemene informatie mee te geven als aanvulling van taakgerichte informatie. Daardoor zien alle medewerkers het bredere kader en kunnen ze de deelnemers desgewenst ook op andere vlakken van dienst zijn.

Eventmanagement

| 16

Tot slot mag het motiverende effect van de briefings niet onderschat worden.

Iedereen moet zich betrokken voelen om het gestelde doel tot een optimaal einde te brengen. Een blijk van steun door middel van een ochtendlijke briefing aan het begin van een sportmanifestatie zal een deel van de spanning opvangen en een positieve opbouwende sfeer in de hand werken.

•

Met het organiseren van activiteiten zullen zich altijd gebeurtenissen voordoen die niet volgens de planning verlopen. Ziekte van medewerkers of iemand die gewoon niet komt opdagen is wellicht het meest voorkomende verschijnsel dat planningen overhoop haalt. Niet alles is nu eenmaal vooraf te overzien, te regelen of voor te bereiden.

Onverwachte situaties of crisissituaties dwingen tot improviseren of tot crisismanagement. Veel zal dan afhangen van de mensen op het veld en van de creativiteit die aan de dag gelegd kan worden. Met improviseren kunnen veel problemen en knelpunten opgelost worden. Tijdens de voorbereiding kan het echter niet dat veel zaken worden doorgeschoven naar de dag zelf onder het motto: ‘we zullen het wel terplaatse zien’. Afhankelijk van de situatie kan veel improviseren op het laatste moment duiden op een slechte voorbereiding en planning, ook al laat de persoon in kwestie uitzonderlijke improvisatietalenten zien. Een goede organisatie wordt tijdens de uitvoering gekenmerkt door rust. Hoe minder improvisatie, hoe beter de organisatie. Het meeste werk van het evenement gebeurt immers vooraf en achter de schermen.

VIJFSTAPPENPLAN STAP 4: UITVOEREN • detailplanning • briefings • improvisatie • taak verantwoordelijke Eventmanagement T. Dooms

IMPROVISATIE

22

•

TAAK VERANTWOORDELIJKE Rust en kalmte moeten ook de houding zijn van de eindverantwoordelijke tijdens de uitvoering van de activiteit. Niets doen is hier de boodschap. Zeker geen taken waardoor de manager ergens vastgepind wordt. Hoe minder er te doen valt, hoe beter de organisatie. De beschikbare tijd moet de verantwoordelijke vrijhouden voor contacten met deelnemers en medewerkers en om op alle plaatsen eens aanwezig te kunnen zijn. Public Relations en vertegenwoordiging zijn op deze momenten zeer waardevol.

Eventmanagement

| 17

STAP 5: AFSLUITEN De beëindiging van een activiteit betekent niet automatisch het einde van het project. De laatste stap in het geheel is de afsluiting. Ondanks het feit dat de eerste vier stappen reeds veel energie opgeslorpt hebben, moet er nog een extra inspanning geleverd worden voor een aantal elementen in de afsluiting van een project. Zeker omdat een verzorgde beëindiging van een project reeds de grondslag kan leggen voor een volgende editie.

VIJFSTAPPENPLAN STAP 5: AFSLUITEN = basis voor volgende editie of nieuw evenement • opkuis • evaluatie - intern - extern • standaardisering Eventmanagement T. Dooms

23

•

OPKUIS Er zijn weinig mensen die over de gave beschikken om graag op te kuisen. Na een evenement blijft er altijd veel rommel over die gesorteerd, bewaard of weggegooid moet worden. Organisatoren lopen een zeer reëel risico alleen achter te blijven met de gevolgen. De groep vrijwilligers die met inzet en overgave zich van hun taak gekweten heeft, wordt al snel uitgedund wanneer het gaat over wegbergen en opkuisen van materiaal, restafval, logistieke zaken, e.a. Nochtans zal een goede en grondige opkuis kostenbesparend werken. Klein materiaal kan gerecupereerd en een tweede keer gebruikt worden.

Gehuurd materiaal moet in goede staat terugbezorgd worden aan de uitleners. Overschotten mogen terug aan de voorraad toegevoegd worden. De infrastructuur moet altijd proper en in goede staat achtergelaten worden. Niet alleen het financiële maar ook het morele aspect is van belang. Organisatoren die “sluikstorten” of alles vuil en slordig achterlaten zijn niet-graaggeziene gasten en staan de tweede keer waarschijnlijk voor een gesloten deur.

Niet alleen de materiële opkuis maar ook een administratieve opkuis moet gebeuren. Overbodige papieren moeten weg. Alle lijsten moeten bijgewerkt worden. Van ieder formulier, draaiboek, checklijst moet een origineel overblijven.

•

EVALUATIE Na afloop is het de taak van iedere

zichzelf respecterende organisatie om het project te evalueren. De evaluatie is even belangrijk als de opstart omwille van de lessen die getrokken kunnen worden uit wat voorbij is. Evaluaties mogen echter niet ontaarden in bijeenkomsten waarbij de leden van de werkgroep elkaar feliciteren, in de armen vallen en het van elkaar allemaal zo verschrikkelijk goed vonden. Nuchtere analyse, kritische ingesteldheid, objectieve criteria moeten de basis vormen voor een goede evaluatie. De verantwoordelijke moet er echter over waken dat de balans niet helemaal naar de verkeerde kant overhelt en dat de Eventmanagement

| 18

evaluatie misbruikt wordt en uiteindelijk aanleiding geeft tot ergernis, scheldpartijen, wrok, na-ijver, enz.

Het doel van de evaluatie is antwoorden te vinden op een aantal pertinente vragen. Werden de gestelde doelen bereikt? Werd het resultaat bereikt? Was de planning in orde? Is de planning stipt uitgevoerd? Voldeed de menselijke inzet?

Gedurende de evaluatie moeten de verschillende facetten van het evenement systematisch de revue passeren. Het is gemakkelijker werken wanneer een aantal evaluatiecriteria ter voorbereiding op papier werden gezet. Bij deze formele manier van evalueren kunnen ook objectieve en meetbare normen verwerkt worden. Een deel van het succes van een sportevenement kan bijvoorbeeld de opkomst of het aantal toeschouwers zijn. Een aantal bepalende parameters voor succes kan vrij simpel gemeten worden.

Evaluatie betekent ook tweerichtingsverkeer. Niet alleen de organisatoren moeten de zaak grondig bekijken maar ook de personen die bij wijze van spreken het lijdende voorwerp waren van het project, moeten in staat gesteld worden om hun evaluatie in te brengen. Deze aanpak vergt enig denkwerk en organisatie vooraf want weinig mensen zijn bereid om een tijdje na een sportevenement nog formulieren in te vullen en terug te bezorgen.

Bij een evaluatie is het van belang de achtergronden en oorzaken van successen en mislukkingen naar voor te halen. Bij een succes moet bepaald worden wat de reden was zodat dit voor herhaling vatbaar is.

Bij teleurstellende resultaten is het de kunst om te achterhalen wat precies fout gegaan is en aan te geven welke zaken een volgende keer anders opgezet of uitgewerkt dienen te worden.

LEREN moet voorop staan bij een goede evaluatie. Evaluatie van successen, fouten en mislukkingen leidt tot verbeteringen van de organisatie. De doelstellingen worden verfijnd, de planningschema’s geactualiseerd, nieuwe deskundigheden worden ontwikkeld, de uitvoering wordt beter bewaakt en tot slot worden de evaluatiecriteria nauwkeuriger bijgesteld. De ervaringen worden op deze manier vastgelegd en uitgebouwd. Het warme water hoeft niet steeds opnieuw uitgevonden te worden.

•

STANDAARDISERING Het vastleggen en ontwikkelen van ervaringen bij het projectmatig

werken is niet alleen de basis van elke organisatie maar ook van de organisatiekunde op zich. Standaardisering en systematisering van wat Eventmanagement

| 19

voorbij is moet ten volle uitgebuit worden. Enerzijds moet bekeken worden of dezelfde mensen kunnen blijven instaan voor dezelfde taken zodat er een zekere “specialisatie� ontstaat. Anderzijds moeten regels of aanwijzingen opgesteld worden over de wijze waarop de werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Binnen een organisatie kan veel tijd en energie verloren gaan als ieder voor zich oplossingen gaat bedenken die iemand anders ook al bedacht had. Daarom moet er door middel van procedures gestandaardiseerd en gesystematiseerd worden. Deze protocollen en procedures zijn dan interne afspraken binnen het project die aangeven op welke wijze gehandeld moet worden.

Te sterke nadruk op het ontwikkelen van een ver doorgevoerde standaardisering kan echter aanleiding geven tot bureaucratisering. De werkwijze wordt dan een doel in plaats van een middel om een doel te bereiken

Eventmanagement

| 20

ANALYSE EVENEMENT In dit deel wordt een bestaand evenement geanalyseerd en vanuit de praktijk bekeken. bekeken. De organisatie wordt overlopen van de prille start tot en met de evaluatie. Alle Alle facetten en deelaspecten van het evenement worden beknopt beschreven en voorzien van enkele voorbeelden. Als model zal het evenement “West-Vlaamse “West Vlaamse jeugdsportdag” gebruikt worden.

ANALYSE EVENEMENT

Eventmanagement T. Dooms

SITUERING • jeugdsportdag voor 8 – 18 jaar • jeugdbewegingen • gratis busvervoer • sportinstuif (40 + 10 sporten) • samenwerking Provincie, Bloso, regionale TV • jaarlijks • 1.250 deelnemers in 2007

SITUERING

24

De West-Vlaamse West Vlaamse Jeugdsportdag is een sportdag voor jongeren tussen tus 8 tot 18 jaar. De belangrijkste doelgroep zijn alle jeugdbewegingen uit WestWest Vlaanderen. De organisatie voorziet in gratis vervoer vervoer voor alle groepen die voorr een bepaalde datum inschrijvingen. Alle deelnemers kunnen vrij hun keuze maken uit een ruim aanbod aanbod van sporten. Als concept is gekozen voor een sportinstuif waar iedereen vrij kan “shoppen” uit meer dan 40 verschillende sporten. Naast dit recreatief aanbod kunnen de deelnemers op 10 sportstanden pogen om de beste prestatie van de dag neer te zetten. zetten De sportdag wordt afgesloten met een slotapotheose. De beste score op de 10 competitiestanden bepaalt wie mag deelnemen aan dit finalespel.

De West-Vlaamse West Vlaamse Jeugdsportdag wordt jaarlijks georganiseerd op een andere locatie. De vaste organisatoren zijn de Provincie West-Vlaanderen West en het BLOSO. De gemeente of stad waar de sportdag plaatsvindt is de derde organisator. De vierde partner is de regionale TV: TV FOCUS/WTV. De Jeugdsportdag wordt al verschillende jaren georganiseerd. De deelnamecijfers kenden ook een een bepaalde evolutie. In de beginjaren kwamen er ongeveer 1.800 deelnemers op dit evenement af. Daarna is dit aantal langzaam gezakt tot ongeveer de helft. De laatste 3 jaar is er weer een positieve evolutie. In 2007 kwamen weer 1.250 deelnemers opdagen.

OPSTART WEST-VLAAMSE WEST VLAAMSE JEUGDSPORTDAG CONCEPT ANALYSE EVENEMENT

De keuze van de plaats en datum gebeurt in onderling overleg tussen de vaste partners, partners de kandidaat gastgemeente en de vervoersmaatschappij De Lijn.

OPSTART • concept vastleggen • Vergaderingen inplannen • Essentiële taken oplijnen Eventmanagement T. Dooms

25

Als de datum en plaats bepaald zijn wordt een eerste vergadering belegd (november 2006) in het gemeentehuis g van de gastgemeente en wordt het concept van de organisatie besproken. Op de agenda staan volgende items: • •

Eventmanagement

Locatie Datum en plaats

| 21

• • • • • • • • • • •

Samenstelling stuurgroep Aanduiden veiligheidscoördinator Omschrijving doelgroep en doelstellingen Omschrijving van het programma en dagindeling Sportaanbod, medewerkers, locaties, reglementen Ontvangst deelnemers en medewerkers Het Rode Kruis Communicatie en bereikbaarheid Grondplan Budget, ontwerp begroting, inbreng partners Promotieplan

VERGADERINGEN Op de eerste vergadering worden alle data van de volgende vergaderingen vastgelegd. Er worden 4 vergaderingen met de werkgroep vastgelegd vóór het evenement met telkens ongeveer 5 weken tussen. De datum van de evaluatievergadering wordt ook al bepaald. Daarnaast wordt één aparte vergadering gepland met De Lijn en één met de politie en technische dienste i.v.m. de mobiliteit. In totaal zal het evenement in 7 vergaderingen georganiseerd worden.

ESSENTIELE TAKEN Bij de eerste voorbereidingen van het evenement dringen zich een aantal taken op die essentieel zijn voor het goed verloop van de organisatie. Deze taken hebben meestal te maken met het reserveren van materiaal, het opvragen van adressenlijsten en contacteren van mensen. Deze zaken kunnen niet wachten tot ze opgenomen worden in de normale planning omdat ze zo essentieel zijn voor de rest van de organisatie. Vandaar de term essentiële taken.

PLANNING WEST-VLAAMSE JEUGDSPORTDAG De planning van de organisatie van de West-Vlaamse Jeugdsportdag gebeurt voor een groot deel via e-mail en op de vergaderingen. De werkinstrumenten zijn het draaiboek en het sportschema. Beide organisatie-instrumenten worden door één persoon opgesteld en verder aangevuld door de werkgroep.

Eventmanagement

| 22

DRAAIBOEK Het draaiboek geeft een volledig overzicht van de totale organisatie en dus niet alleen van de dag zelf. Eigenlijk komen er twee delen aan bod: het algemene deel dat begint bij het concept en alle elementen van de voorbereiding omvat en het operationele dat specifiek handelt over de uitvoering van de activiteit op de dag zelf.

ANALYSE EVENEMENT PLANNING • draaiboek • sportschema

Het organisatiedraaiboek wordt als volgt opgesplitst: • •

Eventmanagement T. Dooms

26

•

een deel met veel telefoonnummers, s, adresgegevens en namen; namen een vooral beschrijvend deel dat alle aspecten van een organisatie beschrijft met aandacht voor wat, hoe, waar, wie, timing, kostprijs; een deel met bijlagen en relevante achtergrondinformatie

Een draaiboek worden vaak alleen maar maar gezien als een hulpmiddel bij de uitvoering van en evenement. Het echter ook van groot belang bij de voorbereiding van het evenement. Het draaiboek is een werkinstrument zijn dat het organisatiecomité helpt om niets te vergeten en om alles tot in de puntjes pun uit te werken.

SPORTSCHEMA Het sportschema bundelt alle informatie die specifiek te maken heeft met de organisatie van de sportactiviteiten. Het is een overzicht gemaakt in Excell dat in de rijen de sporten opsomt en in de kolommen gegevens bijhoudt zoals: uitvoerder, materiaal, aantal medewerkers, locatie, veiligheid, logistiek, opop en afbouw.

Dit schema wordt dagelijks bijgewerkt en aangepast door één persoon. De informatie daarvoor komt natuurlijk wel van verschillende mensen die aan de organisatie organisatie meewerken. Het sportschema geeft niet alleen een stand van zaken en een goed overzicht maar wordt ook gebruikt als checklist op de dag van de uitvoering.

PROMOTIE De promotie van de West-Vlaamse West Jeugdsportdag berust op twee peilers: Eventmanagement

| 23

de eigen promotie en die van de mediapartner. Als belangrijkste communicatiedrager wordt gekozen voor een affiche en folder. Ook andere kanalen worden aangesproken om de doelgroep te bereiken Er wordt zoveel mogelijk geprobeerd om zeer doelgerichte promotie te maken. Het beste este middel daarvoor is een rechtstreekse rechtstreeks maling naar alle jeugdbewegingen in West-Vlaanderen.

West Vlaanderen. Deze mailing gebeurt niet met de post maar via e-mail. e

ANALYSE EVENEMENT PLANNING • promotie

Eventmanagement T. Dooms

27

De mediapartner van zijn kant, kant staat in voor de aankondiging van het evenement via zijn eigen kanalen. Daarvoor hanteren zij een campagne in twee golven: één om de inschrijvingen te stimuleren en één om de uitzending van het verslag achteraf te promoten.

VEILIGHEID ANALYSE EVENEMENT

De veiligheid van de deelnemers, medewerkers, bezoekers en omstaanders mstaanders is super belangrijk en krijgt veel aandacht in de organisatie. Zoals de wet van 2004 (aangepast in 2006) voorschrijft wordt er van het evenement een veiligheidsdraaiboek opgesteld dat een risicoanalyse en tal van preventiemaatregelen beschrijft.. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan het vertalen van de preventiemaatregelen uit het veiligheidsdraaiboek naar de verschillende groepen mensen aanwezig op het evenement.

PLANNING • veiligheid

Eventmanagement T. Dooms

28

INFO EN BRIEFING Goede informatie informatie en communicatie is essentieel voor een geslaagd evenement. Het dient niet alleen om praktische informatie mee te geven maar ook om ervoor te zorgen dat deelnemers met de juiste verwachtingen naar de West-Vlaamse West Vlaamse Jeugdsportdag komen.

ANALYSE EVENEMENT PLANNING • info en briefing

Eventmanagement T. Dooms

29

De informatie vooraf gebeurt via de inschrijvingsbrief, de folder, de affiche en de website www.west-vlaamsejeugdsportdag.be vlaamsejeugdsportdag.be. Daar kunnen zowel de groepsverantwoordelijken als de deelnemers veel informatie vinden. Ter plaatse tse krijgen de groepen nog volgende info: een overzichtsplan met alle locaties, een overzicht van alle sporten en een wedstrijdreglement. Op het terrein is een omroepinstallatie voorzien waar twee presentatoren niet alleen voor wat animatie zorgen maar ook de belangrijkste info omgeroepen. Achteraf wordt een verslag van de West-Vlaamse omgeroepen.

West Jeugdsportdag uitgezonden door de regionale televisie.

De medewerkers krijgen elk vooraf een infobundel toegestuurd en worden de dag zelf nog apart opgevangen waar ze nog de laatste richtlijnen krijgen.

Eventmanagement

| 24

BEGROTING Ruim voor het evenement spreken de partners af met welk budget er gewerkt wordt en wie voor hoeveel zal instaan. Op dat moment wordt ook bepaald welke bijdrage aan de deelnemers gevraagd zal worden en welke de sponsormogelijkheden zijn.

ANALYSE EVENEMENT PLANNING • begroting uit: 24.000 euro in: 3.000 euro

30

Eventmanagement T. Dooms

Naargelang het de organisatie vordert verfijnt het vooropgesteld budget en wordt een gedetailleerde begroting opgesteld Er wordt tevens duidelijk opgesteld. afgesproken wie voor welke uitgave instaat en wie de risico’s voor eventuele mindere ere inkomsten op zich neemt.

PLANNEN Om de West-Vlaamse West Vlaamse Jeugdsportdag overzichtelijk te houden wordt enerzijds een mobiliteitsplan en anderzijds een locatieplan uitgetekend.

Deze plannen zijn niet alleen functioneel bij de organisatie maar zijn ook handigge informatieve instrumenten.

ANALYSE EVENEMENT PLANNING • plannen

Eventmanagement T. Dooms

Eventmanagement

31

| 25

MEDEWERKERS Tijdens de West-Vlaamse West Vlaamse Jeugdsportdag worden ongeveer 140 medewerkers ingeschakeld. Het spreekt vanzelf dat iedere persoon gekend moet zijn bij de organisatie en een bepaalde hoedanigheid heeft. Zo zijn er de personeelsleden in dienst van de drie partners, een aantal vrijwilligers van meewerkende sportclubs en ingehuurde lesgevers. Al deze categorieën van medewerkers moeten verzekerd verzekerd worden en moeten op één éé of andere manier voldoen aan de administratieve en wettelijke verplichtingen ter zake.

ANALYSE EVENEMENT PLANNING • medewerkers: 140 • materiaal

De organisatie voorziet alle medewerkers van voldoende informatie, opvang, spijs en drank en de nodig formulieren.

Eventmanagement T. Dooms

32

MATERIAAL Het materiaal nodig voor de WestWest Vlaamse Jeugdsportdag kan in twee groepen ingedeeld worden: het sportmateriaal en het logistiekmateriaal.

Het sportmateriaal wordt bepaald door de aard van v de sporten. Het logistiekmate logistiekmateriaal omvat heel diverse vooral technische zaken. diverse, Vooraf wordt goed afgesproken wie wat levert. Achteraf wordt bij de afbouw bijzondere aandacht besteed om alles snel en veilig op te bergen. bergen Indien dit niet het geval is kan dit grote kosten met zich meebrengen.

Vandalisme en diefstal zijn zaken waarmee rekening gehouden moet worden.

INSCHRIJVINGEN De inschrijvin inschrijvingen voor de West-Vlaamse Jeugdsportdag worden gebundeld door de Provincie West WestVlaanderen. Aangezien de inschrijvingen bijna uitsluitend in groep gebeuren wordt hiervoor een overzicht in Excel bijgehouden.

Eventmanagement

| 26

MILIEUZORG Evenementen genereren meestal ook veel afval en eventueel ook andere milieuhinder. Het is nodig om ook daaraan wat aandacht te schenken.

ANALYSE EVENEMENT PLANNING • inschrijvingen • milieuzorg • vip en pers

Eventmanagement T. Dooms

33

Zwerfvuil is een probleem dat aangepakt moet worden. De 1.250 deelnemers aan de West-Vlaamse Jeugdsportdag durven al eens wat afval achterlaten. Zeker als er op het terrein van het evenement ook nog blikjes drank en koekjes gratis uitgedeeld worden. Om de afvalstroom enigszins beheersbaar te maken worden overal op het terrein afval containers geplaatst voor het gescheiden deponeren van de afval (blikjes, drankverpakkingen, picknickresten, uitgedeelde informatie, e.a.). Tijdens de jeugdsportdag worden medewerkers ingeschakeld om op het terrein afvalresten op te rapen en op die manier het goede voorbeeld te geven. Na afloop worden alle locaties volledig afvalvrij gemaakt door de eigen medewerkers.

Aan alle medewerkers wordt gevraagd om attent te zijn, zelf het voorbeeld te geen en deelnemers aan te spreken om vuilnis in de containers te werpen. Op iedere sportstand beschikken de medewerkers over een afvalzak om hun eigen sportruimte proper te houden.

Aan de gemeente wordt toelating gevraagd om een geluidsinstallatie te gebruiken en muziek te spelen. Indien nodig worden daarover mededelingen gedaan in de bewonersbrieven.

Om wildplassen tegen te gaan worden extra toiletten geplaatst op strategische plaatsen. Aan de leverancier van deze mobiele toiletten wordt gevraagd ervoor te zorgen dat ze niet leeggemaakt worden op het terrein maar vol worden meegenomen.

VIP EN PERS Om de West-Vlaamse Jeugdsportdag nog meer uitstraling en glans te geven worden naar de pers toe twee zaken gedaan. De organisatie stelt zelf een persnota op en stelt dit net voor het evenement ter beschikking van de pers samen met een uitnodiging voor een bezoekje.

Er wordt bewust gekozen om geen persconferentie te organiseren wegens niet doeltreffend en ook niet nodig als promotie.

Op de dag zelf wordt een Vip- en persontmoeting georganiseerd. De gastgemeente nodigt uit en staat in voor het natje en droogje. De ontvangst vindt plaats in de namiddag en wordt gecombineerd met een rondleiding op de site en het bijwonen van de slotapotheose. Op het einde van het evenement delen de belangrijkste VIP’S ook de prijzen uit op het podium.

Eventmanagement

| 27

OPVOLGING WEST-VLAAMSE JEUGDSPORTDAG De opvolging van de organisatie van een evenement is een continu proces.

Het draaiboek en het sportschema van de West-Vlaamse Jeugdsportdag bevat alle organisatorische aspecten die regelmatig dienen bijgewerkt te worden. Iedere vergadering is het moment om de evolutie van beide werkstukken aan te vullen, te coördineren en bij te werken.

ANALYSE EVENEMENT OPVOLGING • continu proces • bijwerken organisatie-instrumenten • versiebeheer • stipte communicatie Eventmanagement T. Dooms

34

Iedere nieuwe versie van een werkstuk wordt ook duidelijk als dusdanig aangeduid om te vermijden dat oude en dus niet bijgewerkte documenten, gebruikt worden. Er wordt bij iedere gelegenheid duidelijk afgesproken wie wat doet en welke timing daarvoor geldt.

Taken die afgewerkt worden tussen de vergaderingen door, worden gemeld via e-mail aan de eventmanager of coördinator die verantwoordelijk is voor het updaten van de documenten.

UITVOERING WEST-VLAAMSE JEUGDSPORTDAG OPBOUW De opbouw van de verschillende sportstanden gebeurt voor een deel de dag voor de Jeugdsportdag en ’s morgens. Er wordt gekozen om zoveel mogelijk groot sportmateriaal open te zetten, nadars al klaar te maken, vuilniscontainers te verdelen en signalisatieborden uit te hangen. Voor de opbouw wordt het situatieplan gebruikt. Hoe meer de dag voordien opgebouwd kan worden des te rustiger is het op de dag van evenement.

Spelbreker kan het vandalisme zijn waardoor ’s nachts zaken kunnen verdwijnen of stuk gemaakt worden.

Wat zeker een dag op voorhand klaar moet zijn is de elektriciteitsvoorziening op bepaalde standen en de levering van grote materialen.

De dag van het evenement wordt afgesproken om 6.00 u met een beperkt aantal medewerkers. De rest wordt verwacht rond 8.00 uur. Er wordt een ontbijt voorzien voor de kernmedewerkers.

ONTHAAL Het onthaal van de deelnemers wordt zo dicht mogelijk bij de ingang van het sportcentrum geplaatst. Er wordt gekozen voor een ruime plaats dat voldoende ruimte biedt voor wachtende groepen. Op voorhand werd zoveel mogelijk informatie verstuurd zodat het onthaal zich kan beperken tot een paar essentiële zaken.

Eventmanagement

| 28

ANALYSE EVENEMENT UITVOERING • opbouw • onthaal • toezicht en controle • vip en pers • recreatief aanbod • competitief aanbod • slotapotheose • afbouw Eventmanagement T. Dooms

35

Vanaf 09.00 uur kunnen de groepsverantwoordelijken zich melden aan het secretariaat bij de ingang van het sportcentrum waar de bussen de deelnemers laten uitstappen (zandstraat).

Er worden twee onthaaltafels voorzien: - één tafel voor wie al betaald heeft, de armbandjes en drankbonnetjes heeft ontvangen - tweede tafel voor alle anderen, wie ter plaatse nog veranderingen moet doorgeven moet terecht bij de tweede tafel.

De groepen worden geregistreerd en ontvangen volgende zaken: - 2 x plattegrond - 2 x overzicht sporten en locatie - wedstrijdreglement - drankbonnetje (indien nog niet ontvangen) - bonnetje voor koek (Poppies) Het onthaal van de medewerkers is volledig gescheiden van de het onthaal van de deelnemers. In een aparte ruimte krijgen de medewerkers hun laatste informatie en sportmateriaal. Aan de medewerkers wordt gevraagd om 30 minuten voor de start toe te komen zodat er nog wat tijd rest voor een korte briefing en het definitief schikken van het materiaal.

TOEZICHT EN CONTROLE Tijdens de West-Vlaamse Jeugdsportdag wordt het toezicht uitgevoerd door 4 verantwoordelijken. De plaats van het gebeuren wordt in 4 actiezones ingedeeld. Iedere sectorverantwoordelijke krijgt op die manier het toezicht en de controle over een 10-tal sportstanden. Zij hebben volgende taken: toezicht op plaatsing en opbouw, controle op aanwezigheid, in het oog houden van de timing, zorg voor de veiligheid, contact met deelnemers, contact met medewerkers, regelen van doorstroming, e.a.

Tussen de 4 verantwoordelijken en de hoofdcoördinator is er communicatie door middel van walkietalkies. Iedereen beschikt ook over een GSM en een telefoonlijst met belangrijke nummers.

VIP EN PERS De vips en de pers wordt tijdens de West-Vlaamse Jeugdsportdag ontvangen door het gemeentebestuur op het gemeentehuis. De gemeente zorgt voor de opvang en een drankje. De verplaatsing naar het sportcentrum verloopt te voet en in groep. Op het sportcentrum zorgt de hoofdverantwoordelijke voor de opvang en neemt de groep mee voor een rondleiding op het evenement. Rond 16.00u worden de genodigden verwacht in de tribune van het voetbalveld waar de slotapotheose plaats vindt. De belangrijkste vips delen tijdens de prijsuitreiking de hoofdprijzen op het podium uit.

Eventmanagement

| 29

RECREATIEF AANBOD Het recreatief aanbod omvat 39 sporten 1 2 3 4

Sporten Adventureparcours Aerobics Afrodance Airtrack (1)

aanbieder Bloso – Oenanthe Bloso – SD PSD – Nyamacalé Bloso

medew.

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

Aquagym Aquacycling Badminton Baseball Basketball (street) BMX Boksen Boog liggende wip Circustechnieken Djembé Fitbal Frisbee Handbal In line hockey Judo Kinbal Klimmen Klim en Death ride Korfbal Krachtbal Maxi-trampoline Petanque Rope-skipping Rugby Saltotrampoline Speedminton Speleobox Streetdance Tafeltennis Tennis Touwtrekken Voetbal Volksspelen Volleybal Zwemmen

Bloso Bloso SD - club PSD - Homerun Bloso Bloso - SD Bloso – club - verhuur SD - club Bloso - Woesh PSD - Nyamacalé PSD Bloso - Vlabus Bloso - Fed Bloso - Katjarisu SD - club PSD Bloso Bloso-Para’s Bloso - KBKB Bloso - Fed SD - club SD – club Bloso – Fed (Bvlo) Bloso - Club PSD – firma Bloso - fed Bloso PSD – S. Verrest SD - club SD - club Bloso – TTC Versieck SD – club SD - club SD – club SD redders – Bloso

Aop Aop Aop Aop Clverg Aop Aop Clverg

Vlabus

Clverg Aop

Clverg Clverg Aop Aop

Aop Clverg CLverg Clverg Clverg Clverg Aop

actieplaats buiten buiten buiten buiten zwembad zwembad sporthal buiten buiten buiten buiten petanquezaal buiten buiten buiten buiten buiten parking judozaal buiten parking Tss T2 en T3 buiten buiten sporthal buiten parking buiten parking buiten buiten buiten sporthal buiten buiten buiten buiten sporthal zwembad

Regenprogr.

piramidetent Wordt niet opgesteld

piramidetent

partytent

COMPETITIEF AANBOD Tijdens de dag kunnen de deelnemende groepen proeven afleggen op 10 verschillende sportstanden. Bij iedere competitieve sportstand worden de drie beste prestaties van de dag bijgehouden. Op het einde van de dag wordt een selectie gemaakt van de 10 beste verenigingen die dan de apotheose spelen.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Eventmanagement

Proeven Boog doelschieten Billenkar-race Lattenrace Schietlapschieten Pudebak Shuttle run Darts Voetbalcircuit Zaklopen Zwemproef

SD – club - PSD Bloso - firma SD Bloso – federatie SD SD – GSF SD – club SD – club SD - Bloso SD – Bloso

medew Clverg Clverg Clverg Aop Clverg Clverg Aop Aop

actieplaats regenprogr.

Buiten Gesloten circuit buiten buiten buiten buiten Kantine buiten buiten zwembad

| 30

SLOTAPOTHEOSE De slotapotheose is een estafetterace tussen de 10 geselecteerde jeugdverenigingen uit het competitieaanbod. De organisatie is in handen van de jeugddienst van Lichtervelde. Bedoeling van deze apotheose is zorgen voor een leuke afsluiting en de kans bieden aan de mediapartner WTV/FOCUS om mooie beelden te nemen voor de reportage achteraf.

Belangrijk bij deze afsluiting is de plaatsing van de deelnemers. 1.200 enthousiaste deelnemers kunnen soms wel eens uit de bol gaan bij het aanmoedigen van hun ploeg. Om ongevallen te vermijden en ervoor te zorgen dat het slot beheersbaar en veilig blijft is gekozen voor een voetbalveld om de finale te spelen. In het midden van het voetbalveld wordt een zone vrijgehouden voor finale spel. Aan de twee zijkanten is veel ruimte voorzien voor de kijkers. Het middenvak wordt afgeschermd door nadars met linten en bewaakt door stewards om 20 meter. Een deel van het publiek kan ook terecht op de tribune. Voor de Vip’s en de pers worden voorbehouden plaatsen voorzien.

De slotapotheose wordt begeleid door twee presentatoren van Radio Mango. Zij zorgen voor een vlot verloop en geven richtlijnen voor de veiligheid.

AFBOUW De afbouw begint al tijdens de slotapotheose. Aan alle medewerkers op de sporten wordt gevraagd om zelf hun sportstand zo veel als mogelijk zelf op te ruimen. Ze moeten klein sportmateriaal terugbrengen, nadars samenzetten, linten afdoen, zwerfvuil opruimen en de verloren voorwerpen naar het secretariaat brengen. Vele handen maken het opruimwerk veel lichter. Een kleine inspanning door velen kan uren opruimwerk voor de kernmedewerkers besparen.

EVALUATIE WEST-VLAAMSE JEUGDSPORTDAG INSTRUMENTEN De evaluatie van de West-Vlaamse Jeugdsportdag gebeurt op basis van de eigen perceptie, die van de kernmedewerkers en na rondvraag aan externe medewerkers en deelnemers. Al deze informatie wordt gebruikt om de eindbalans op te maken en een aantal verbeterpunten voor de volgende editie te formuleren.

Eventmanagement

| 31

VEILIGHEID De sportsector is zonder twijfel een van de bloeiende sectoren in het cultuurlandschap. Vooral binnen het verenigingsleven is men zeer actief.

Duizenden vrijwilligers en beroepskrachten zijn dagelijks in de weer met het organiseren van talloze activiteiten ten behoeve van de sporters en of het publiek.

Veel aandacht wordt daarbij besteed aan heel diverse organisatorische aspecten. De veiligheid echter is soms een zwak punt. Niet dat onveilige toestanden schering en inslag zijn maar zelden is er een degelijk uitgewerkt en gestructureerd veiligheidsbeleid. Los daarvan beseffen de meeste organisatoren niet welke hun verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid kan zijn wanneer het mis gaat.

VEILIGHEID SITUERING • Veel organisaties • Weinig aandacht voor veiligheid • Wetgeving van 2004 aangepast in 2006 • Wetgeving van 1994 = “producten en diensten aangeboden aan consumenten moeten veilig zijn” Eventmanagement T. Dooms

36

De relatief recente wetgeving op de organisatie van actieve ontspanningsevenementen geeft een nieuw elan aan het ‘denken over veiligheid’ en toont het belang dat de hogere overheid hieraan hecht. Tot nu toe was er veel onduidelijkheid over het toepassingsgebied en waren er geen kant en klare modellen en formulieren ter beschikking.

In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan dit tekort. Er wordt in eerste instantie dieper ingegaan op het wettelijke kader en de algemene situering van de veiligheid op evenementen. In tweede instantie wordt een model van risicoanalyse voorgesteld dat organisatoren kan helpen om een evenement of activiteit op het vlak van de veiligheid goed en op een wettelijk correcte manier uit te werken.

Volgens de wet van 9 februari 1994 betreffende de veiligheid van producten en diensten dienen niet alleen producten maar ook alle diensten aangeboden aan de consument veilig te zijn.

Daardoor zijn heel wat diensten aangeboden aan consumenten, zoals de organisatie van extreme ontspanningsevenementen, actieve ontspanningsevenementen, speelterreinen, enz. zijn onderworpen aan een specifieke reglementering waarin o.a. een risicoanalyse vereist is.

VEILIGHEID WETTELIJK KADER • Basis: • Wet op de veiligheid van producten en diensten van 1994. = een dienst die aangeboden wordt aan • consumenten moet VEILIG zijn • algemeen zorgvuldigheidsprincipe • handelen als goede huisvader • alle handelingen stellen om de integrale veiligheid te verzekeren Eventmanagement T. Dooms

Eventmanagement

37

Zelfs wanneer een evenement of activiteit niet onder toepassing van het KB op de actieve ontspanningsevenementen valt, is het ten zeerste aanbevolen om toch geen toegiften te doen op het vlak van de veiligheid en voor de zekerheid het model van veiligheidsdraaiboek tegebruiken. De wet van 1994 verplicht immers het aanbieden van veilige producten en diensten. Aangezien de wet niet preciseert hoe dit moet, lijkt dit model het meest aangewezen instrument.

| 32

WETTELIJK KADER De reglementering op de veiligheid van producten en diensten, dus ook evenementen, vindt zijn oorsprong in de wet van 09.02.1994 betreffende de veiligheid van producten en diensten. Deze wet is een omzetting in Belgisch recht van de Europese Richtlijn Algemene Productveiligheid.

De wet is een kader waarin geen concrete richtlijnen zijn opgenomen.

Daarom werden diverse uitvoeringsbesluiten in de vorm van Koninklijke Besluiten (KB) uitgevaardigd o.a. voor de “ontspanningssector”. Volgende Koninklijke Besluiten verschenen al:

VEILIGHEID WETTELIJK KADER • Morele verplichting • Wettelijke verplichting - Wet 9/2/1994 (productveiligheid) - KB 24/3/2001 (extreme ontspanningsevenementen) - KB 24/4/2004 (actieve ontspanningsevenementen) Eventmanagement T. Dooms

38

• • • • • •

Veiligheid van speeltoestellen (KB 28/03/2001) Uitbating van speelterreinen (KB 28/03/2001) Uitbating van attractietoestellen o.a. pretparken (KB 10/06/2001) Organisatie van extreme ontspanningsevenementen: benji-springen en dergelijke (KB 04/03/2001) Uitbating van kermisattracties (KB 18/06/2003) Uiteindelijk verscheen op 25/04/2004 het KB betreffende de organisatie van actieve ontspanningsevenementen.

Op het vlak van veiligheid bij de organisatie van evenementen zijn vooral twee Koninklijke Besluiten belangrijk: het KB op de extreme ontspanningsactiviteiten en het KB op de actieve ontspanningsevenementen.

KB EXTREME ONSTPANNINGSEVENEMENTEN Extreme ontspanningsevenementen zijn voor veel jeugdigen en voor zij die jong van geest zijn, een populaire vorm van ontspanning.

Het vermaak van de extreme ontspanningsevenementen vloeit voort uit een gevoel voor gevaar, risico, kick of uitdaging. Het is duidelijk dat een installatie die daartoe bestemd is, onvermijdelijk een aantal risico's met zich meebrengt. Daarom werd de organisatie van deze extreme ontspanningsevenementen gereglementeerd in het KB van 04/03/2001.

VEILIGHEID WETTELIJK KADER • KB 24/3/2001 (extreme ontspanningsevenementen) – Gevoel van gevaar – Focus op installaties – externe leveranciers

Eventmanagement T. Dooms

39

Er zijn zeker parallellen tussen het KB op de extreme en de actieve ontspanningsevenementen.

De focus bij de extreme ontspanningsevenementen ligt vooral op de installaties die gebruikt worden om de deelnemers een gevoel van gevaar te laten ervaren.

Dergelijke installaties worden bijna altijd ingehuurd en daarom ligt de verantwoordelijkheid bij de betreffende leveranciers. Het is aan de organisator om waakzaam te zijn dat deze leveranciers bij het aanleveren van een veilig product ook voldoen aan de verplichtingen van dit KB. Omwille van het ‘eerder beperkte’ toepassingsgebied van deze wet wordt hier niet verder op ingegaan.

Eventmanagement

| 33

KB ACTIEVE ONSTPANNINGSEVENEMENTEN Een actief ontspanningsevenement is een dienst: • • • • •

waarbij een activiteit wordt aangeboden aan één of meer consumenten; ter vermaak en/of ter ontspanning; waarbij de consument actief dient te participeren; lichamelijke inspanningen dient te leveren; een bepaalde kennis, vaardigheid of techniek dient aan te wenden om de activiteit op een veilige manier te kunnen uitvoeren.

Worden niet beoogd: VEILIGHEID

De activiteiten ingericht door jeugdwerkinitiatieven erkend door de daartoe bevoegde overheden.

WETTELIJK KADER • KB 24/4/2004 (actieve ontspanningsevenementen) • Beperkt van toepassing in welbepaalde omstandigheden – verplichte risicoanalyse – preventiemaatregelen – veiligheidsdraaiboek

Eventmanagement T. Dooms

40

De activiteiten ingericht door een sportvereniging, -club of -federatie voor hun leden indien deze activiteiten binnen het normale kader van hun sportactiviteit vallen. Lidmaatschap houdt in dat de sport in principe meerdere malen per jaar gedurende niet aaneengesloten periodes wordt beoefend.

Een actief ontspanningsevenement mag slechts plaatsvinden indien wordt voldaan aan de algemene veiligheidsverplichting, bepaald in de wet van 9 februari 1994. Daarvoor moet: • • •

een risicoanalyse uitgevoerd worden; preventiemaatregelen opgesteld en toegepast worden; één eindverantwoordelijke aangeduid worden, die aanwezig is gedurende de ganse duur van het actief ontspanningsevenement.

Om aan te tonen dat een actief ontspanningsevenement voldoet aan de algemene veiligheidsverplichting wordt door de organisator, eventueel bijgestaan door derden, een risicoanalyse uitgevoerd.

Deze risicoanalyse bestaat achtereenvolgens uit: • het identificeren van de gevaren die tijdens het actief ontspanningsevenement aanwezig zijn; • het vaststellen en nader bepalen van de overeenkomstige risico's voor de veiligheid van de deelnemers en derden; • het evalueren van deze risico's.

Op basis van de uitgevoerde risicoanalyse stelt de organisator, eventueel bijgestaan door derden, preventiemaatregelen vast en past deze toe tijdens het actief ontspanningsevenement.

Deze preventiemaatregelen omvatten onder andere: 1° Technische maatregelen; 2° Organisatorische maatregelen; 3° Toezicht en begeleiding; 4° Informatieverstrekking;

Eventmanagement

| 34

5° Opleiding van medewerkers; 6° Controle van de kennis, vaardigheid en techniek van de deelnemers.

RISICOANALYSE

VEILIGHEID RISICOANALYSE: wanneer?

Een organisator is verplicht veilig te organiseren en is hiervoor ook aansprakelijk, op basis van de wet van 9/02/1994 en het KB actieve ontspanningsevenementen van 25/04/2004.

EVENEMENT / ACTIVITEIT

KB VAN TOEPASSING

negatief

positief KB ACTIEVE ONTSPANNINGSEVENEMENTEN

Eventmanagement T. Dooms

WET VEILIGHEID VAN PRODUCTEN EN DIENSTEN

MODALITEITEN

MODALITEITEN

•Situering;

•Niets bepaald; •Handelen als een goede huisvader.

•Risicoschatting; •Lijst met producten; •Lijst met medewerkers; •Informatie en communicatie.

41

In de wet van 9/02/1994 staan geen bepalingen over hoe dit moet aangepakt worden. Het KB voorziet echter wel heel specifieke richtlijnen en tal van verplichte zaken. Met andere woorden als een evenement niet onder de toepassing van het KB valt, mag de organisator doen wat hij wil maar de verplichting om veilig te organiseren en dit (eventueel) te bewijzen blijft echter bestaan. Daarom is het raadzaam om voor om het even welke activiteit of evenement toch dit model van veiligheidsdraaiboek te volgen. Op die manier wordt op veilig gespeeld.

Er wordt verschillende keren gebruik gemaakt van de termen evenement en activiteit. Een evenement is een geheel van activiteiten of indien er maar één is, de activiteit zelf. Het evenement ‘mountainbiketocht’ zal maar één activiteit kennen: mountainbike. Het evenement ‘sportinstuif’ kan bijvoorbeeld vijf activiteiten omvatten: mountainbike, klimmen, touwenparcours, kajak en trampoline.

De risicoanalyse moet gezien worden als het geheel van een aantal zaken: het identificeren van de activiteit of evenement, het vastleggen van de omstandigheden (mensen, uitrusting, omgeving, dienstverlening, organisatie, informatie) en de uiteindelijke risicoschatting die beïnvloed wordt door deze zes elementen.

Eventmanagement

| 35

VEILIGHEIDSDRAAIBOEK IN 14 STAPPEN STAP 1: SITUEER HET EVENEMENT VEILIGHEID RISICOANALYSE: 14 stappen

Eventmanagement T. Dooms

1: situeer het evenement 2: toets het evenement op toepassing KB 3: formaliseer de samenwerking met derden 4: duid een eindverantwoordelijke aan 5: stel een lijst op van medewerkers 6: zorg voor de briefing van de medewerkers 7: formuleer de vereiste kennis, vaardigheid en techniek voor de deelnemers 8: verstrek contactgegevens van de 42 organisatoren

Eerst en vooral moet een korte identificatie van het evenement of de activiteit opgesteld worden. Deze situering moet in de eerste plaats een beschrijving geven van het evenement met vermelding van tijdstip, plaats, locatie, doelgroep en andere relevante informatie waardoor het voor iedereen duidelijk is waarover het gaat.

STAP 2: TOETS HET EVENEMENT OP TOEPASSING VAN HET KB OAE Wanneer het niet duidelijk is of een activiteit of evenement onder de toepassing van het KB actieve ontspanningsevenementen valt, kan de toetsingslijst daarvoor gebruikt worden. Deze toetsingslijst geeft zelf een simpel antwoord in ja-of neen-vorm na het beantwoorden van zeven korte vraagjes.

Wanneer het evenement meerdere verschillende activiteiten omvat moet voor elk van deze activiteiten (sporten) een toetsing gemaakt worden. In de praktijk kan het zijn dat twee sporten of activiteiten niet en vijf sporten wel binnen het toepassingsgebied van het KB van 25/4/2004 vallen. In een dergelijk geval bent u verplicht voor deze vijf activiteiten de verplichtingen van het KB na te leven.

STAP 3: FORMALISEER DE SAMENWERKING MET DERDEN Soms wordt bij het organiseren van een evenement beroep gedaan op derden. Dit kan voor zowel het volledige evenement als voor een onderdeel ervan (vb.: huren van klimmuur en begeleiding). In dat geval moet het duidelijk zijn wie de organisator en dus de verantwoordelijke is.

Indien beroep gedaan wordt op derden voor organisatie van het hele evenement wordt die ‘derde partij’ de organisator en moet deze voldoen aan de eisen van het KB actieve ontspanningsevenementen. Daarover moet een éénduidige overeenkomst (contract) tussen de verschillende partijen opgesteld worden.

STAP 4: DUID EEN EINDVERANTWOORDELIJKE AAN De organisator moet een eindverantwoordelijke aanduiden op het gebied van veiligheid. De eindverantwoordelijke moet tijdens de ganse duur van het evenement aanwezig zijn en ziet toe op de veiligheid. De organisator en de eindverantwoordelijke kunnen dezelfde persoon zijn.

De naam van de eindverantwoordelijke moet ingevuld worden op de lijst van medewerkers aan het evenement.

Eventmanagement

| 36

STAP 5: STEL EEN LIJST OP VAN MEDEWERKERS De eindverantwoordelijke duidt de medewerkers aan die tijdens het actief ontspanningsevenement optreden als begeleiders. Het minimum aantal begeleiders dat aanwezig moet zijn gedurende de hele duur van het evenement en hun kennis en vaardigheden hebben een grote invloed op de veiligheid en moeten in overweging genomen worden bij het bepalen van de gevaren, de risicoschatting en de preventiemaatregelen

STAP 6: ZORG VOOR DE BRIEFING VAN MEDEWERKERS Informatie en briefing van de medewerkers is essentieel voor een goed en veilig verloop van het evenement of de activiteit. Medewerkers moeten vooraf geĂŻnformeerd worden over hun taken en bevoegdheden, ook als er iets fout loopt. Een briefing vlak voor het evenement kan de laatste details verduidelijken en nog bijkomende richtlijnen extra in de verf zetten. De informatie en briefing voor medewerkers moet als bijlage aan het veiligheidsdraaiboek toegevoegd worden. Het is dus aangewezen dat de briefing schriftelijk gebeurt.

STAP 7: FORMULEER DE VEREISTE KENNIS, VAARTIGHEID EN TECHNIEK VOOR DE DEELNEMERS De verantwoordelijkheden van de deelnemers zijn eerder beperkt.

Belangrijk is dat ze er zich van bewust zijn dat een bepaalde kennis, vaardigheid of techniek nodig is om aan een evenement te kunnen of mogen deelnemen. Op deze manier kan de deelnemer inschatten of hij werkelijk in staat is om deel te nemen.

Iedere deelnemer moet echter wel op de hoogte zijn dat hij begeleid kan worden indien hem de kennis, vaardigheid of techniek ontbreken om aan een bepaalde activiteit op een veilige manier te kunnen deelnemen.

STAP 8: VERSTREK CONTACTGEGEVENS VAN DE ORGANISATOREN De deelnemers moeten weten wie de organisator is en hoe die persoon of instelling kan gecontacteerd worden. Ze moeten uiteraard ook weten wie de eindverantwoordelijke is.

VEILIGHEID RISICOANALYSE: 14 stappen 9: stel een lijst op met producten die een impact hebben op de veiligheid 10: bewaar de veiligheidsattesten 11: teken een situatieschets 12: bundel de verplichte informatie 13: schat de risico’s in van de activiteiten 14: meld ernstige incidenten

Eventmanagement T. Dooms

STAP 9: STEL EEN LIJST OP MET PRODUCTEN DIE EEN IMPACT HEBBEN OP DE VEILIGHEID. 43

In de risicoschatting wordt beoordeeld of er uitrusting gebruikt wordt die kritisch is voor de veiligheid van de deelnemers of begeleiders. De kwaliteit en betrouwbaarheid van deze producten moeten opgevolgd worden door de organisator.

De eindverantwoordelijke moet hiervoor beschikken over een inventaris of lijst waarin de volgende gegevens bewaard worden:

Eventmanagement

| 37

• • • • • • •

identificatie van het betreffende product (benaming; identificatie, bijv. nummer); de fabrikant; datum van eerste ingebruikname; maximale gebruiksduur en/of het maximum aantal maal dat het betreffende product mag worden gebruikt; periodiciteit van de controles; datum van de laatste visuele controle door een bevoegde persoon; datum van de laatste inspectie door een erkende organisatie (indien van toepassing).

De kritische producten (vb.: klimmateriaal, helmen, zwemvesten, e.a.) moeten voorzien worden van unieke, duidelijk leesbare en onuitwisbare identificatie (bijv. een nummer).

Er moet bijgehouden worden welke schadelijke factoren op dit materiaal hebben ingewerkt (een helm die een stoot heeft ondergaan kan inwendig beschadigd zijn en de verwachte veiligheid niet meer waarborgen).

STAP 10: BEWAAR DE VEILIGHEIDSATTESTEN VAN DE FABRIKANTEN De organisator moet van iedere uitrusting de door de fabrikant ondertekende veiligheidsattesten bewaren, waarin wordt verklaard dat de uitrusting voldoet aan de door de organisator opgelegde vereisten en normen.

Het gebruik van uitrusting met beperkte levensduur moet onmiddellijk worden stopgezet indien de maximale gebruiksduur of het maximum aantal maal dat het betreffende onderdeel mag worden gebruikt, wordt bereikt. Op dat ogenblik moet de eindverantwoordelijke de vermelding “Ongeschikt voor verder gebruik”, noteren in de inventaris.

STAP 11: TEKEN EEN SITUATIESCHETS De organisator moet tevens een situatieschets van de omgeving en de locatie opstellen. Deze schets moet iedereen een overzicht geven van de omgeving waar het evenement of de activiteit zich afspeelt met aanduiding van de belangrijkste onderdelen (activiteiten, hulpposten, coördinatie, e.a. …). Het gaat over een schets en niet over een technisch plan.

STAP 12: BUNDEL DE VERPLICHTE INFORMATIE Volgende informatie moet steeds gekend en beschikbaar zijn bij de eindverantwoordelijke: • • • • • Eventmanagement

de naam of firmanaam van de organisator; de identiteit van de eindverantwoordelijke; tijdstip en duur van het evenement; locatie; lijst van de producten die een impact hebben op de veiligheid;

| 38

• •

risicoschatting per activiteit die wordt aangeboden; lijst van medewerkers met taakomschrijving en informatie over de opleiding.

STAP 13: SCHAT DE RISICO’S IN VAN DE ACTIVITEITEN Een zeer belangrijke stap in de samenstelling van een veiligheidsdraaiboek is het opsporen, registreren en remediëren van de risico’s die de activiteiten met zich mee brengen. De verschillende gevaren moeten per activiteit opgesomd worden.

Volgende stappen komen daarbij aan bod: • • • • •

opsommen per activiteit van de verschillende gevaren; eerste weging van de risico’s; bepalen van preventiemaatregelen; tweede weging van de risico’s; herbepalen van de preventiemaatregelen.

Het doel van deze risicoschatting is aantonen dat het evenement aanvaardbare risico’s vertoont. Een veel gebruikte methode is gebaseerd op het model: Fine en Kinney. De meer ervaren ‘risicoanalisten’ kunnen een methode volgens eigen keuze gebruiken.

STAP 14: MELD ERNSTIGE INCIDENTEN EN ERNSTIGE ONGEVALLEN Tengevolge van de meldingsplicht voorzien in het KB houdende reglementering van de organisatie van actieve ontspanningsevenementen moeten ernstige incidenten en ernstige ongevallen onmiddellijk door de organisator worden gemeld aan: Centraal Meldpunt voor Consumentenproducten North Gate III, Koning Albert II-laan 16 1000 Brussel Fax 02.277.54.38 e-mail info.consumentenproducten@economie.fgov.be Deze dienst kan dan een onderzoek verrichten om meer te weten te komen over de mogelijke aanleidingen en oorzaken van dergelijke incidenten. Op deze wijze verzamelt de dienst objectieve gegevens over de veiligheid van de evenementen in België en kan de dienst op een zinnige manier aan preventie gedaan worden.

Een ernstig ongeval is een dodelijk ongeval of een ongeval dat een blijvend letsel veroorzaakt of zou kunnen veroorzaken.

Een ernstig incident is een incident dat aanleiding geeft tot of zou kunnen geven tot een ernstig ongeval.

Eventmanagement

| 39

AANPAK VAN VEILIGHEID OP EVENEMENTEN Onderstaand schema schetst hoe gewerkt kan worden aan veiligheid en preventie tijdens het voorbereiden en ontwikkelen van een evenement.

VEILIGHEID AANPAK OP EVENEMENTEN

Eventmanagement T. Dooms

Eventmanagement

44

| 40

KWALITEIT Er zijn maar weinig woorden die zoveel misbruikt worden als de term kwaliteit. Op het eerste zicht is alles kwaliteit en biedt iedereen kwaliteit.

Hierdoor is het moeilijk om het kaf van het koren te scheiden en een doelbewuste keuze te maken.

De meest algemene definitie van kwaliteit is te vinden in het Van Dalewoordenboek: “Kwaliteit is een hoedanigheid, vooral van stoffen en waren met betrekking tot het gebruik dat ervan gemaakt moet worden, de deugdelijkheid ervan …”. In de IKZ-sfeer wordt nauw aangesloten bij de belangrijke term “gebruik” en hanteert men vaak volgende definitie: kwaliteit is “fit for use”. Kwaliteit leveren is dus iets leveren dat geschikt is voor gebruik.

KENMERKEN Uit de literatuur blijkt dat kwaliteit een veelomvattend begrip is. Kwaliteit is een polyvalente term die op verschillende domeinen kan slaan: op de prijs, op het aanbod, op de materiële aspecten, op de omgeving, op de opvang, op de dienstverlening, enz…

KWALITEIT KENMERKEN • kwaliteit is subjectief • kwaliteit is normaal • kwaliteit staat los van de prijs

Eventmanagement T. Dooms

45

Er kan ook een opsplitsing gemaakt worden in de beloofde kwaliteit, de verwachte kwaliteit, de geleverde kwaliteit en uiteindelijk de beoordeelde kwaliteit. Deze vier aspecten kennen een chronologisch verloop, een voorbeeld. In de folder voor een evenement worden tal van toffe activiteiten beloofd (1). Hierdoor gaan de kandidaat deelnemers zich een reeks van verwachtingen gaan maken (2). Tijdens het evenement wordt geprobeerd om de gemaakte belofte te realiseren (3). Uiteindelijk zullen de deelnemers wel zelf oordelen of ze tevreden zijn of niet. In dit voorbeeld is het verschil in visie op kwaliteit terug te vinden gezien vanuit de organisatie (1 en 3) en vanuit de deelnemer (2 en 4).

Verder kan ook nog een onderscheid gemaakt worden tussen interne en externe kwaliteit. Externe kwaliteit refereert naar het zichtbare eindproduct terwijl interne kwaliteit meer het voorbereidend proces omvat waarbij de samenwerking en communicatie van groot belang is.

KWALITEIT IS SUBJECTIEF Alles in het leven is relatief, zeker kwaliteit. Niets is subjectiever en persoonlijker dan de kwaliteit die iemand ervaart tijdens een bepaald evenement. Ook eenzelfde persoon kan bij een wisselende plaats, tijdstip of omstandigheden hetzelfde evenement, kwalitatief anders ervaren. Denk maar aan het verschil tussen organiseren bij prachtig weer en bij rot slechtweer omstandigheden.

Eventmanagement

| 41

KWALITEIT IS NORMAAL Kwaliteit kan vergeleken worden met gezondheid. Zolang alles prima gaat wordt er niet aan gedacht en is alles maar normaal. Het is pas bij ziekte dat de poppen aan het dansen gaan. Op een evenement zal het niemand opvallen dat het terrein er proper bij ligt. Het is pas als de vuilnis overal rondzwerft dat dit zal opvallen en ergernis opwekken.

KWALITEIT STAAT LOS VAN DE PRIJS Tot op zekere hoogte klopt dit. Het is echter niet zo dat een goedkoop evenement per definitie een kwaliteitsarm evenement zal zijn. Het is best mogelijk dat door de kleinschalige omvang er juist veel meer aandacht kan geschonken worden aan de kleine puntjes terwijl dit bij een megagebeurtenis niet meer mogelijk is.

WAAROM IS KWALITEIT NODIG SPORT WORDT STEEDS COMMERCIËLER KWALITEIT WAAROM? • sport wordt commerciëler • concurrentie wordt groter • sportbeoefenaar wordt kritischer

• subsidiërende overheid wordt kritischer Eventmanagement T. Dooms

46

Voor gewone organisatoren lijkt dit misschien de ver-van-mijn-bed-show.

Nochtans is dit onterecht. Ook op een bescheiden niveau heeft de commercialisering de sport bereikt. Sponsoring, reclame, publiciteit en public relations zijn de indicatoren van deze trend. Daarbij wordt de vraag naar een meer professionele aanpak steeds luider. De tijd dat zonder sponsordossier huis aan huis gebedeld werd bij 20 adverteerders voor een klein gekopieerd reclameboekje is bijna voorbij. Veel ondernemers en bedrijven zijn binnen hun eigen bedrijf een bepaald kwaliteitsniveau gewoon en willen dat ook weerspiegeld zien in hun sponsoractiviteiten.

DE CONCURENTIE WORDT GROTER De sportsector wordt geconfronteerd met een uitdeining van het aantal sportdisciplines, recreatieve nevenvormen en nieuwe rages. Ook op het vlak van de evenementen wordt de concurrentie groot. Zeker in de mooie maanden is het bijna onmogelijk om nog een vrij plaatsje op de sportkalender te vinden. Hierdoor moeten mogelijke deelnemers een keuze maken uit een groot aanbod. De kwaliteit en uitstraling van een evenement kan hierbij bepalend zijn.

DE SPORTBEOEFENAAR WORDT KRITISCHER Mede door hetzelfde grote gamma aan mogelijkheden kan de sportbeoefenaar het zich permitteren met een kritische blik zijn keuze te maken. Organisatoren zullen stilaan wel ondervinden dat meer inspanningen dienen geleverd te worden qua aantrekkelijkheid, aanbod en

Eventmanagement

| 42

omkadering. Mensen gaan steeds meer “zappen” en zelf keuzes maken. De vroegere verbondenheid met bepaalde organisaties neemt af.

DE SUBSIDIËRENDE OVERHEID WORDT KRITISCHER Vanuit de bevolking neemt de druk op de verschillende overheden toe om de belastinggelden beter en efficiënter te gebruiken. Veel organisaties teren in kleine of grote mate op een of ander vorm van overheidssteun. Er dient bijgevolg noodgedwongen meer rekening gehouden worden met de wensen die aan overheidssteun verbonden zijn.

Meer en meer stapt de overheid op dit vlak over van een passief naar een meer actief beleid. Om toelagen te bekomen was het vroeger bij wijze van spreken voldoende dat men bestond. Tegenwoordig moeten toelagen passen in de beleidsvisie, doelstellingen en beleidsprioriteiten van de verstrekker.

KWALITEITSBEHEERSING Als er voor kwaliteit geen regels of normen voorgeschreven worden wordt kwaliteit een lege doos. Bijsturen of verbeteren van kwaliteit kan alleen maar door normen op te stellen die het kwaliteitsniveau bepalen: erboven is kwaliteit, eronder is geen kwaliteit. Bovendien moeten die normen meetbaar zijn door middel van cijfers of feiten. De organisator kan maar weten waarover hij spreekt als hij over gegevens beschikt die objectief en niet bediscussieerbaar zijn.

MEETTECHNIEKEN Met eenvoudige meetinstrumenten kunnen harde feiten geregistreerd worden. Een chronometer om wachttijden , openingstijden en doorlooptijden op te meten. Een afstandsmeter om de afstanden vast te leggen die deelnemers moeten afleggen om op een bepaalde plaats te komen. Een taperecorder om gesprekken en reacties van medewerkers en deelnemers op te nemen.

Het beste meetinstrument is en blijft natuurlijk het menselijk lichaam en de zintuigen. Door te horen, zien, ruiken, tasten en proeven kan vrij snel verschillende kwaliteitsaspecten gemeten worden. Een toepasselijke techniek hiervoor is “Management By Walking Around (MBWA). Voor een organisator is het heel leerrijk om een inspectieronde te maken doorheen het evenement. Hij moet zich daarbij in de plaats stellen van een deelnemer en bewust op zoek gaan naar kwaliteitsgebreken.

Controlelijsten zijn handige instrumenten om op een voorbereide en gestructureerde manier de kwaliteitspunten tijdens het evenement op te volgen. Deze taak kan uitgevoerd worden door een soort kwaliteitscontroleur of opgesplitst worden en verdeeld onder de verschillende medewerkers.

Eventmanagement

| 43

Anonieme enquêtes of gerichte steekproeven kunnen gebruikt worden om bepaalde (wan)toestanden te meten. Het gaat hier over representatieve onderzoeken die vaak anoniem dienen te verlopen om betrouwbaar te zijn.

Naast de anonieme enquêtes bestaan er diverse mogelijkheden om openlijk de mening van de deelnemers te vragen. Gezien de organisator een aanbod naar het publiek doet is het van groot belang te vragen hoe de deelnemers of het publiek dat aanbod beoordeelt.

KWALITEITSTIPS De volgende kwaliteitstips komen rechtstreeks uit de praktijk. Ze zijn geordend per item waarop ze betrekking hebben. Er zijn zonder twijfel nog meer tips ter bevordering van de kwaliteit te bedenken. Aanvullingen worden vanzelfsprekend in dank aanvaard.

Het streven naar kwaliteit is niet iets dat men een keer gaat doen. moet een constante zorg zijn, een rode draad een dagelijks gevecht. Voor het evenement betekent het, het puntje op de i, de kers op de slagroomtaart.

Naar de buitenstaander toe bepaalt het sterk het beeld van de organisatie of de uitstraling ervan. Het kan ook meteen een deel beoordeling of veroordeling inhouden. Aan de andere kant laat kwaliteit zich moeilijk beheersen omwille van de vele aspecten waarop er geen onmiddellijke controle mogelijk is.

COMMUNICATIE

KWALITEIT TIPS COMMUNICATIE • • • • • •

gebruik GSM, walkietalkie telefoonlijst met belangrijke nummers noodnummers gekend verbinding met hulpdiensten email, internet, website crisiscommunicatie

Eventmanagement T. Dooms

47

KWALITEIT

gebruik van GSM, walkietalkie telefoonlijst met belangrijke nummers noodnummers kenbaar maken verbinding met hulpdiensten e-mail, website, internet crisiscommunicatie

UITSTRALING

TIPS UITSTRALING • • • •

• • • • • •

huisstijl logo evenement spandoeken en vlaggen uniforme kledij

• • • •

huisstijl logo van evenement op alle drukwerken spandoeken en vlaggen uniforme kledij voor medewerkers

48

Eventmanagement T. Dooms

VOORBEREIDING

KWALITEIT TIPS VOORBEREIDING • werken met checklijsten • afspraken op papier bevestigen • contracten afsluiten • duidelijke informatie voor medewerkers • duidelijke taakafbakening maken • niet TE veel papier • wie doet wat duidelijk afspreken • vergunningen (sabam, billijke vergoeding, tapvergunning, geluid, verkeer,afval, portretrecht, zegelrecht …)

Eventmanagement T. Dooms

Eventmanagement

49

• • • • • •

werken met cheklijsten afspraken op papier zetten contracten afsluiten duidelijke informatie voor medewerkers duidelijke taakafbakening niet te veel papier

| 44

VIP EN PERS

KWALITEIT TIPS VIP EN PERS • • • • • • •

reserve persmappen voorzien pers indien nodig individueel opvangen gedocumenteerd eindrapport opstellen VIPS zijn niet belangrijker dan deelnemers zelf foto’s voorzien woordvoerder aanduiden teaser zoeken

50

Eventmanagement T. Dooms

• • • • • •

persmappen voorzien pers indien nodig, individueel opvangen VIP’s zijn niet belangrijker dan deelnemers woordvoerder aanduiden teaser zoeken gedocumenteerd eindrapport opstellen

VEILIGHEID KWALITEIT TIPS VEILIGHEID • steeds EHBO voorzien • vooraf advies vragen over omstandigheden en sporten • alle locaties duidelijk aanduiden op plan • slachtofferhulp • nazorg procedure (dossier, kaartje) • lijst dokters en ziekenhuizen • verzekeringen • rampscenario voorzien Eventmanagement T. Dooms

51

• • • • • • • •

steeds EHBO voorzien vooraf advies vragen over omstandigheden en sporten alle locaties duidelijk aanduiden op plan slachtofferhulp nazorgprocedure (dosier, kaartje) lijst dokters en ziekenhuizen verzekeringen rampscenario voorzien

SIGNALISATIE • • • • •

extern intern (sporten, WC, EHBO, onthaal) algemene overzichtsplannen stratenplannen voor medewerkers afspreken wie opruimt

ONTHAAL • • • • • •

permanent secretariaat persoonlijk onthaal communicatie knooppunt beschikt over alle informatie e documentatie vriendelijk, service-gericht deelnemers spontaan aanspreken

TEAM--WERKGROEP • • • • • • •

Eventmanagement

respect voor iedereen betrokkenheid door iedereen alle nodige werkmiddelen ter beschikking nu en dan verwennen goed informeren niet nodeloos vergaderen vergaderen in deelgroepen

| 45

TRANSPORT • • • • •

parkeerplaatsen voor medewerkers en deelnemers parkeerwachters en/of politie veilige opstapplaatsen voor bussen fietsen voor coördinatie dienstregeling voor intern transport

DRAAIBOEK • • • • •

overzichtelijk draaiboek met bijlagen (contracten, brieven, …) onderscheid tussen belangrijke zaken en details combinatie van tekst, database en planningsprogramma’s promotieplan

ALGEMEEN • • • • • • • •

Eventmanagement

reserve activiteit bij afzeggingen afspraken rond weersomstandigheden deelnamegeld = waarborg van deelname onverwacht aandenken voor deelnemers coördinatie werkt niet op activiteit afbraakplanning opstellen bedankingsbrieven brief omwonenden

| 46

PROMOTIE Wanneer er over promotie gepraat wordt moet duidelijk zijn wat bedoeld wordt. Promotie is een algemeen begrip en varieert in betekenis naargelang de gebruiker. In de evenementenwereld staat promotie vooral voor het bekendmaken van een evenement met de bedoeling dat veel deelnemers er op af komen. Promotie kan echter ook nog andere doelen dienen. Wanneer een evenement sterk genoeg is en vanzelf veel deelnemers aantrekt, beperkt de promotie zich meestal tot logo- en naamvermelding. Ook de aantallen en de verspreiding is sterk afhankelijk van het wervend karakter van het evenement.

PROMOTIE algemeen begrip vooral wervend karakter evolutie in de promotie kostprijs promotieplan - doelgroep - kanalen - budget • eenvoudige boodschap • doelgerichte promotie • • • • •

Eventmanagement T. Dooms

58

De manier waarop evenementen gepromoot worden is de laatste jaren sterk geëvolueerd. In tijden waar het aantal evenementen nog bij te houden was volstond vaak een eenvoudige folder eventueel aangevuld met een kleine affiche. De verspreiding gebeurde meestal op de eigen gemeente in de plaatselijke winkels en via de openbare gebouwen.

Tegenwoordig volstaat deze aanpak al lang niet meer. Door de maatschappelijke evolutie en de nieuwe promotiekanalen moet promotie gebundeld worden in een promotieplan en doordacht opgebouwd worden.

Promotie is ook duur geworden. De deelnemers zijn veel kieskeuriger geworden en verwachten van een degelijke organisatie ook een professionele promotie. Wanneer de promotie via de media gevoerd wordt (Radio- en Tv-spotjes) kost dit handen vol geld en slorpt een flink deel van het budget op. Ook vierkleurendruk is niet goedkoop. Zeker als het rendement van deze promotiedragers onzeker of ondermaats is.

Wanneer een promotieplan opgesteld wordt moet even stil gestaan worden bij een aantal belangrijke zaken die de manier van promotievoeren, de aantallen en de promotiedragers sterk bepalen.

Volgende zaken moeten afgewogen worden: doelgroep, promotiekanalen, budget, ondersteunende acties, aantallen, e.a. Binnen het plan zijn er vier opdrachten van belang: formuleren van doelstellingen die SMART zijn (specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdsgebonden), baken de doelgroep af en kies op basis van de inhoud van het evenement, formuleer een eenvoudige boodschap de doelstellingen te vertalen naar de doelgroep en kies aangepaste kanalen of middelen om de boodschap over te brengen.

Selectie van de doelgroep komt op de eerste plaats. Het is voor een organisator een uitdaging om zo doelgericht mogelijk de promotie te voeren. Het is beter om de promotiemiddelen heel gericht op de doelgroep in te zetten. De keuze van de promotiedrager hangt voor een deel af van de leefwereld waarin de doelgroep zich bevindt. Internet, email, GSM zijn nieuwe kanalen die kansen bieden om op een andere manier promotie te voeren. Een organisator van evenementen moet af van het oude denken over promotie en zich in de plaats durven stellen van een deelnemer die moet overtuigd worden om naar een bepaald evenement te komen.

Eventmanagement

| 47

Het lokken of beter gezegd werven van deelnemers maakt deel uit van een communicatieproces met een specifieke doelstelling. In de literatuur wordt dit zo omschreven: Communicatie die wervend is, beïnvloedt het gedrag van de kandidaat deelnemer in die mate dat hij bewust overgaat tot de actie en liefst ook tot deelname en met tevredenheid als gevolg. Werven of promotievoeren verondersteld dus een soort verkoopsproces in een gunstig klimaat vanuit een welbepaalde visie.

Er bestaan trucjes om mensen te overtuigen van het aanbod. In marketingcommunicatietermen wordt gesproken van het AIDA-pricipe.

Wanneer het goed wordt toegepast kan het resultaat lonend zijn.

PROMOTIE • • • •

andere promotiemiddelen in plaats stellen van deelnemer gedrag beïnvloeden aida principe - aandacht trekken - interesse opwekken - drang creëren - actie

Eventmanagement T. Dooms

Eerst moet de Aandacht getrokken worden door op een of ander manier verassend en creatief uit de hoek te komen. Een vraag stellen, helpt in vele gevallen.

59

Het tweede dat moet gebeuren is de Interesse opwekken voor het evenement. Vertel zo goed mogelijk waarover het gaat, welke de voordelen zijn, wat de prijs is, e.a.

Als derde moet de potentiële deelnemer op de hoogte gebracht worden wat hij mist als hij niet naar het evenement komt. De organisator moet ervoor zorgen dat de kandidaat deelnemer het gevoel krijgt van: “dit is een evenement waar we niet aan voorbij kunnen gaan”. Er moet een Drang gecreëerd worden.

Tot slot moet goed uitgelegd worden wat de deelnemer moet doen en waar hij moet zijn. De deelnemer moet in Actie komen.

Eventmanagement

| 48

ORGANISATIE-INSTRUMENTEN Organisatie-instumenten zijn hulpmiddelen om de organisatie van evenementen gemakkelijker, overzichtelijker en gestructureerder te laten verlopen. Ze werden ook ontwikkeld om tijd en kosten te besparen en om herbruikt te worden. Een overzicht.

PROJECTPLAN Het projectplan geeft een overzicht van alle organisatie aspecten van een evenement met focus op taken en linken naar externe documenten.

EVENEMENTENFICHE Op de evenementenfiche staan alle essentiĂŤle gegevens over een evenement.

TIJDLIJN De tijdlijn geeft een visueel overzicht over het tijdsverloop van een organisatie met aanduiding van alle mijlpalen.

ORGANISATIESCHEMA Op het organisatieschema worden alle detailgegevens verzameld met betrekking tot specifieke sporten die aanbod komen op een evenement.

DRAAIBOEK Het draaiboek schets het verloop van een evenement in alle facetten.

Eventmanagement

| 49

VEILIGHEIDSDRAAIBOEK Het veiligheidsdraaiboek regelt alle zaken m.b.t. de veiligheid op een organisatie.

BIJLAGEN VEILIGHEIDSDRAAIBOEK In de bijlagen van het veiligheidsdraaiboek worden de details opgenomen.

INSCHRIJVINGEN Systeem om een groot aantal inschrijvingen te beheersen.

BEGROTING Systeem om de begrotingscijfers overzichtelijk en gemakkelijk bij te houden.

Eventmanagement

| 50

BRONNEN Eventmanagement, T. Dooms, 2002 Boodschap van de toerist, Chris De Smedt, 2006, Toerisme Vlaanderen Integrale Kwaliteitszorg in de sportsector, Frank Bulcaen Tal van provinciale sportevenementen georganiseerd door de Dienst Sport van de Provincie West-Vlaanderen, 2007, 208

Teksten en modellen terug te vinden op: www.west-vlaanderen.be/sport.

Klik door op Info center aan de linkerkant en kies SPORTAC;

Eventmanagement

| 51