LAPORAN TAHUNAN 2023 BAHAGIAN AUDIT DALAM

LAPORAN TAHUNAN

2023

BAHAGIAN AUDIT DALAM UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

Perutusan Ketua Audit Dalam

Alhamdulillah segala puji hanya bagi Allah

SWT tuhan sekalian alam serta selawat dan salam ke atas junjungan besar Nab

Muhammad SAW Syukur kepada Allah SWT

dengan limpah dan rahmatNya, Bahagian

Audit Dalam (AUD) Universiti Malaysia

Terengganu (UMT) telah berjaya

menyempurnakan Rancangan Audi

Tahunan 2023 dan seterusnya dizahirkan ke dalam Laporan Tahunan Bahagian Audi

Dalam Tahun 2023 Tanpa keazaman, usaha dan iltizam yang tinggi warga AUD, sudah pasti semua ini tidak akan direalisasi

Tahun 2023 merupakan tahun penting kerana ia adalah permulaan pelaksanaan tindakan Pelan Strategik Bahagian Audit Dalam Tahun 2023-2027

Dengan tema “Kekal Berintegriti Tingkatkan Kompetensi, Audit Berkualiti Melonjak Prestasi”, setiap aktiviti audit yang dirancang dan dilaksanakan adalah mengambil kira perspektif pemegang taruh, pelanggan, proses dalaman dan kompetensi di dalam memastikan keberkesanan penglibatan pemegang taruh; peningkatan kesedaran pematuhan dan kepercayaan pelanggan; keberkesanan proses pengauditan; dan pembudayaan penambahbaikan berterusan Semua ini dirangka dan digarap untuk mencapai visi AUD iaitu untuk menjadi badan bebas yang boleh dipercayai oleh Pusat Tanggungjawab (PTj)/UMT melalui perkhidmatan pengauditan, perundingan dan penasihatan AUD berbangga kerana usaha menghasilkan tadbir urus dan audit berkualiti telah diiktiraf apabila mendapat sifar NCR (Non-Conformance Report) untuk tahun 2023 bagi Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001:2015 dan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) ISO/IEC 27001:2013. Pengerusi Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR) turut berpuas hati dengan pencapaian KPI (Key Performance Indicator) tahun 2023 AUD yang dibentangkan di dalam Mesyuarat JKAPR Kali Ke-69 Bil 3 Tahun 2023

MOHD RIDUAN BIN MOHAMED RAKHAZALI KETUA AUDIT DALAM UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

Perutusan Ketua Audit Dalam

Kandungan Laporan Tahunan ini adalah manifestasi aktiviti AUD sepanjang tahun 2023 termasuk sinopsis setiap laporan kajian audit yang telah dikeluarkan dalam tahun tersebut Adalah diharapkan Laporan Tahunan ini menjadi rujukan bagi membantu meningkatkan lagi pematuhan serta keberkesanan tadbir urus dan kawalan dalaman dari segi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan

Di kesempatan ini, saya ingin merakamkan setinggi-tingi penghargaan dan terima kasih kepada Pengerusi dan Ahli JKAPR UMT di atas segala perhatian, dorongan, peluang, nasihat dan idea kepada AUD di dalam usaha untuk meningkatkan tahap operasi dan menambah nilai PTj/UMT Penghargaan yang sama ditujukan kepada YBhg Dato’ Naib Canselor UMT di atas kepercayaan dan sokongan beliau terhadap peranan AUD. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada semua PTj yang terlibat dengan pengauditan pada tahun 2023 serta komitmen di dalam mengambil tindakan terhadap teguran audit

Akhir kata, semoga warga UMT cemerlang terus kekal berintegriti dan melonjak prestasi

Sekian, terima kasih

Senarai Kandungan

Definisi Bahagian Audit Dalam

Latar Belakang

Visi, Misi dan Objektif

Fungsi Bahagian Audit Dalam

Pengauditan Seksyen Prestasi

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Penyelenggaraan

Bangunan, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Sistem Perpustakaan, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Landskap, UMT Tahun 2023

JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO

Senarai Kandungan

Pengauditan Pematuhan

Laporan Pengauditan Seksyen Pematuhan

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Geran Dalaman Di

Pejabat Pengurusan Penyelidikan, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan

Perjalanan Luar Negara, UMT Tahun 2023

Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan

Sistem ezSNAP Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tadbir Urus

Korporat dan Kawalan Dalaman UMTJ Tahun 2023

Jaminan Kualiti, Audit Khas dan Audit Susulan

Laporan Pengauditan Seksyen Jaminan Kualiti dan

Audit Khas

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pemilihan Majlis

Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2022/2023, UMT

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Elaun

Lebih Masa (OT) Staf, UMT Tahun 2023

Audit Interim Penyata Kewangan UMT Tahun 2023

Setakat 30 September 2023

Pemantauan Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR)

Audit Susulan: Kajian Audit Terhadap Pengurusan dan

Pentadbiran Kontrak Perolehan, UMT Tahun 2018

Audit Susulan: Kajian Audit Terhadap Pengurusan

Kemudahan Perubatan Staf Menggunakan Sistem

UMT Tahun 2019

Senarai Kandungan

Pendahuluan BAB 1

DEFINISI BAHAGIAN AUDIT DALAM

Audit Dalam merupakan satu fungsi bebas yang memberi kepastian dan nasihat secara objektif yang menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi. Audit Dalam membantu organisasi dalam mencapai objektifnya dengan menerapkan pendekatan yang sistematik, penilaian berdisiplin serta mempertingkatkan keberkesanan pengurusan risiko dan kawalan.

LATAR BELAKANG

Berdasarkan kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979 dan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri, Unit Audit Dalam ditubuhkan adalah bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Eksekutif Badan Berkanun tersebut.

Dalam konteks Universiti Malaysia Terengganu (UMT), Unit Audit Dalam telah ditubuhkan secara rasminya pada 1 Ogos 2002. Bermula dari 1 Jun 2009, nama Unit Audit Dalam telah ditukar kepada Bahagian Audit Dalam (AUD). AUD telah dibentuk strukturnya di bawah pentadbiran Canselori dan segala urusan pentadbiran, belanjawan dan operasi adalah di bawah tanggungjawab Naib Canselor

VISI

Untuk menjadi badan bebas yang boleh dipercayai oleh Pusat Tanggungjawab (PTj)/UMT melalui perkhidmatan pengauditan, perundingan dan penasihatan.

MISI

Untuk meningkatkan tahap operasi dan menambah nilai PTj/UMT dengan memberi kepastian dan nasihat secara objektif berasaskan risiko selaras dengan visi UMT.

OBJEKTIF

Bahagian Audit Dalam melaksanakan pengauditan, perundingan dan penasihatan dengan memberi kepastian melalui pendapat profesional terhadap kesempurnaan, kebolehpercayaan dan keberkesanan proses tadbir urus, pengurusan risiko dan sistem kawalan dalaman PTj/UMT bagi menentukan wujudnya akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan, pengurusan sumber dan program di semua peringkat di universiti.

FUNGSI BAHAGIAN AUDIT DALAM

AUDIT PRESTASI

Kajian dan penilaian terhadap perancangan, pelaksanaan dan pemantauan sesuatu projek/program/aktiviti yang dilaksanakan oleh organisasi untuk menentukan sama ada ianya telah diurus secara ekonomi, cekap dan berkesan serta mencapai objektif yang ditetapkan

AUDIT PEMATUHAN

Penilaian untuk menentukan kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman dan pengawasan operasi pengurusan dan kewangan, pematuhan terhadap peraturan, arahan, polisi, prosedur kewangan/perbendaharaan/perkhidmatan/universiti dan menentukan sama ada aset dan wang awam digunakan secara ekonomi, cekap dan berkesan serta direkod dengan betul dan tepat.

JAMINAN KUALITI DAN AUDIT KHAS

Memastikan aktiviti audit dalam dilaksanakan berdasarkan International Professional Practices Framework (IPPF) dan piawaian dalaman yang berkuat kuasa di Bahagian Audit Dalam UMT, memberi khidmat nasihat kepada PTj dan melaksanakan audit khas berdasarkan arahan daripada pengurusan tertinggi UMT dan JKAPR

PENTADBIRAN

Berperanan menyokong fungsi utama Bahagian Audit Dalam dengan menguruskan rekod dan fail, penyediaan dan pemantauan belanjawan tahunan, pengurusan perolehan, rekod latihan dan cuti, pengurusan aset dan stor dan lain-lain pentadbiran am Bahagian Audit Dalam

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN AUDIT DALAM

Juruaudit(W41)

ANISBAIZURA CHEHARUN

PenolongJuruaudit(W29)

KetuaAuditDalam(W52)

Juruaudit(W41)

NORDIANA ISMAIL

PenolongJuruaudit(W29)

Juruaudit(W41)

NOORSUZAINI EMBONG

PenolongJuruauditKanan(W32)

PembantuTadbir(P/O)Kanan(N22)

NORHIDA MOHDRAMLI

ARFAHAISYAH AHMADSABRI

AHMADHAFHIPIE MOHDROSLI

SEKSYEN AUDITPRESTASI

SEKSYEN AUDITPEMATUHAN

SEKSYEN JAMINANKUALITIDANAUDITKHAS

SEKSYEN PENTADBIRAN

Tarikh Kuat Kuasa : 1 Ogos 2022

MOHDRIDUAN MOHAMEDRAKHAZALI

TimbalanKetuaAuditDalam(W48)

ZURAIFAH MAMAT

MOHDAIMMAN ABDULLAH

1

PIAGAM PELANGGAN

PELAKSANAAN PENGAUDITAN

Menjalankan pengauditan secara profesional berpandukan piawaian yang diterima umum.

2

PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT

Menyediakan laporan audit yang padat, jelas, konsisten, lengkap, tepat dan mudah difahami serta memastikan kebolehpercayaannya.

3

SYOR AUDIT

Memberi pendapat dan syor-syor audit yang membina.

4

LAPORAN AUDIT

Mengeluarkan laporan audit dalam tempoh dua (2) minggu selepas sesuatu pengauditan selesai dijalankan.

SLOGAN BAHAGIAN AUDIT DALAM

KEKAL BERINTEGRITI

TINGKATKAN KOMPETENSI

AUDIT BERKUALITI MELONJAK PRESTASI

KOD ETIKA JURUAUDIT

INTEGRITI

Integriti adalah ciri-ciri ketulusan, kejujuran, keikhlasan dan berterus-terang serta merupakan teras kepada Kod Etika Juruaudit. Integriti Juruaudit menjadi asas kebolehpercayaan ke atas proses kerja dan pendapatnya. Juruaudit bertanggungjawab untuk mematuhi piawaian kelakuan dan tingkah laku yang baik semasa menjalankan tugas mereka serta perhubungan antara kakitangan dan auditi.

KOMPETENSI

Juruaudit perlu menggunakan pengetahuan, kemahiran dan pengalaman yang ada dalam pelaksanaan fungsi Audit Dalam dan hendaklah berusaha meningkatkan kompetensi serta pengetahuan.

1

2

KEOBJEKTIFAN

Juruaudit mengamalkan tahap keobjektifan yang tinggi serta konsisten dalam pengumpulan, penilaian dan penyampaian maklumat berkaitan dengan program/aktiviti atau proses yang diaudit.

3

KERAHSIAAN

4

Juruaudit hendaklah menghormati nilai dan memastikan keselamatan maklumat yang diterima. Maklumat ini tidak boleh didedahkan tanpa kuasa sewajarnya kecuali terdapat keperluan undang-undang atau profesional.

BAB 2

Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko

Penubuhan

JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO (JKAPR)

Jawatankuasa Audit dan Pengurusan

Risiko (JKAPR) merupakan

Jawatankuasa Lembaga yang

ditubuhkan oleh Lembaga Pengarah Universiti, berperanan dalam

pengawasan tadbir urus, pengurusan risiko dan kawalan dalaman organisasi untuk menggalakkan penambahbaikan yang berterusan bagi mempertingkatkan integriti dan kebolehpercayaan terhadap universiti.

Penubuhan JKAPR adalah berdasarkan

peruntukan Seksyen 21 Perlembagaan

Universiti Malaysia Terengganu dan Seksyen 517 Surat Pekeliling Am Bil 3 Tahun 1998.

JKAPR bermula dengan penubuhan

Jawatankuasa Audit pada 30 April 2001

dalam resolusi Minit Mesyuarat Pertama

Lembaga Pengarah, Kolej Universiti

Terengganu (KUT) Berdasarkan

Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan

Pengurusan Risiko Kali Ke-43 Bil. 1 Tahun 2017 pada 25 Mei 2017, Jawatankuasa Audit telah diubah kepada JKAPR bagi mengambil kira

pelaporan oleh Pusat Transformasi, Perancangan Strategik dan Risiko (TSR) kepada jawatankuasa ini

JKAPR ditubuhkan untuk:

1. meneliti dan membincangkan serta meluluskan laporanlaporan Bahagian Audit Dalam dan Bahagian Pengurusan Risiko, TSR, UMT berkaitan pengawasan tadbir urus, pengurusan risiko dan kawalan dalaman organisasi; dan

2 memastikan tindakan pembetulan dan pencegahan diambil oleh Pihak Berkuasa Universiti terhadap syor-syor penambahbaikan yang dicadangkan supaya

kelemahan-kelemahan yang dikenal pasti dapat diperbetulkan dan tidak berulang bagi mempertingkatkan intergriti dan kebolehpercayaan terhadap universiti.

JKAPR mempunyai tanggungjawab khusus dan kuasa melulus terhadap aktiviti Bahagian Audit Dalam dan Bahagian Pengurusan Risiko, TSR.

Keahlian

JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO (JKAPR)

Ahli Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR), secara kolektif mempunyai pengetahuan yang mencukupi tentang pengawasan tadbir urus, pengurusan risiko dan kawalan dalaman organisasi serta pengetahuan audit, kewangan, industri, teknologi maklumat dan undang-undang Semua ahli JKAPR termasuk Pengerusi dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan tempoh pelantikan adalah tertakluk kepada kelulusan LPU JKAPR dianggotai oleh sekurang-kurangnya tiga (3) ahli yang terdiri daripada ahli LPU (bukan eksekutif)

TuanHajiHussinMahmud

Bahagian Audit Dalam merakamkan penghargaan kepada mantan ahli JKAPR seperti berikut:

EncikMohdKhairulHakimibinMohdNawi(AhliSementaraWakilKPT):1/7/2022-30/6/2023 YBSenatorIr Ts HajiKhairilNizambinKhirudin(WakilSwasta):15/5/2020-31/1/2023

Undang Undang UnitIntegriti

Pendaftar

Pengerusi

Encik Mazahan Mohd Ali

LembagaPengarahUniversiti WakilBerpengetahuandanBerpengala

Ahli

Dato’InderaAbRahimAbRahm

LembagaPengarahUniversiti WakilKementerianKewangan(MOF)

Encik Mohd Riduan Mohamed Rakhazali Setiausaha KetuaAuditDalam UniversitiMalaysiaTerengganu

Ahli

LembagaPengarahUniversiti WakilKementerianPengajianTinggi(KPT)

Mesyuarat

JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO (JKAPR)

Kuorum untuk sesuatu Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR) ialah Pengerusi dan sekurang-kurangnya seorang Ahli Naib Canselor, Bendahari, Pendaftar, Penasihat Undang-Undang, Pengarah TSR dan Ketua Unit Integriti turut hadir secara tetap dalam semua Mesyuarat JKAPR.

Berdasarkan kepada terma dan syarat JKAPR (semakan ke-) menyatakan Mesyuarat JKAPR hendaklah diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun Sepanjang tahun 2023, Mesyuarat JKAPPR telah dilaksanakan dengan jayanya sepertimana keperluan jawatankuasa.

KEKERAPAN MESYUARAT

21 Februari 2023

Mesyuarat JKAPR Kali Ke-66

Bil. 1 Tahun 2023

17 April 2023

Mesyuarat JKAPR Kali Ke-67

Bil. 2 Tahun 2023

10 Ogos 2023

Mesyuarat JKAPR Kali Ke-68

Bil. 3 Tahun 2023

9 November 2023

Mesyuarat JKAPR Kali Ke-69

Bil 4 Tahun 2023

Pencapaian Prestasi BAB 3

SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) DAN PENCAPAIAN

Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR ) Kali Ke-65 Bil 4 Tahun 2022 pada 4 November 2022 telah meluluskan sasaran kerja tahunan bagi tahun 2023 sepertimana berikut:

SKT 2023 AKTIVITI PENCAPAIAN

13 Aktiviti Pengauditan Rancangan Audit Tahunan

Berdasarkan Keperluan dan Permintaan Khidmat Nasihat Kepada PTj

4Kali Mesyuarat JKAPR

6Kali Mesyuarat Pengurusan AUD

4Laporan Audit Dashboard

2Kali

13 Aktiviti Pengauditan

9Kali

4Kali

4Laporan

Taklimat/Kursus Berkaitan Audit

Bengkel Pemantapan Fungsi AUD 8Kali

6Kali

3Kali

2Kali

RANCANGAN AUDIT TAHUNAN

Rancangan Audit Tahunan (RAT) disediakan menggunakan pendekatan berasaskan risiko Panduan penyediaan RAT berasaskan risiko adalah merujuk kepada Manual Audit Dalaman Berasaskan Risiko.

Penyediaan RAT adalah melibatkan kajian terhadap apa-apa penilaian risiko yang pernah dilaksanakan oleh pihak pengurusan Antara kaedah yang boleh digunakan adalah temu bual, tinjauan, perbincangan dan bengkel untuk mengumpul input daripada pihak pengurusan di pelbagai peringkat

Ketua Audit Dalam (KAD) bertanggungjawab memastikan RAT berasaskan risiko yang diwujudkan adalah selaras dengan objektif organisasi

SENARAI

01

02

AUDIT TAHUNAN (RAT) TAHUN 2023

YANG DILULUSKAN

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan, UMT Tahun 2023

Seksyen Audit Prestasi

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Geran Dalaman Di Pejabat Pengurusan Penyelidikan (PPP), UMT Tahun 2023

Seksyen Audit Pematuhan

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2022/2023, UMT

Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Sistem Perpustakaan, UMT Tahun 2023

Seksyen Audit Prestasi

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Perjalanan Luar Negara, UMT Tahun 2023

Seksyen Audit Pematuhan

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Elaun Lebih Masa (OT) Staf, UMT Tahun 2023

Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Landskap, UMT Tahun 2023

Seksyen Audit Prestasi

RANCANGAN

RANCANGAN AUDIT TAHUNAN

SENARAI RANCANGAN AUDIT TAHUNAN (RAT) TAHUN 2023

YANG DILULUSKAN

08

09

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tadbir Urus Korporat dan Kawalan Dalaman UMT Jaya Holdings (UMTJ), UMT Tahun 2023

Seksyen Audit Pematuhan

Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2023, UMT Setakat 30 September 2023

Seksyen Audit Prestasi

Seksyen Audit Pematuhan

Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas

Laporan Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan Menggunakan

10

11

12

Sistem ezSNAP Tahun 2023

Seksyen Audit Pematuhan

Pemantauan Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR)

Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas

Penyediaan Input Daftar Teguran Audit Menggunakan Sistem ezAIR

Seksyen Audit Prestasi

Seksyen Audit Pematuhan

Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas

Audit Susulan

13

Kajian Audit Terhadap Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak

Perolehan, UMT Tahun 2018

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kemudahan Perubatan

Staf Menggunakan Sistem e-Klinik, UMT Tahun 2019

Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas

SEMAKAN SEMULA RANCANGAN AUDIT TAHUNAN (RAT)

TAHUN 2023 YANG DILULUSKAN

01

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Program Jom Masuk U 2023 (JMU 2023) Zon Timur, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Tahun 2023

Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas

Seksyen Audit Prestasi BAB 4

PENGAUDITAN PRESTASI

Pengauditan Prestasi dijalankan selaras dengan Seksyen 6(d), Akta Audit 1957 serta berpandukan kepada piawaian pengauditan antarabangsa iaitu International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (IPPF).

Pengauditan prestasi merupakan suatu pemeriksaan bebas, objektif dan boleh dipercayai bagi menentukan sistem, operasi, program, aktiviti Kerajaan atau organisasi beroperasi mengikut prinsip ekonomi, cekap dan berkesan serta mempunyai ruang untuk penambahbaikan Antara tujuan lain pengauditan prestasi adalah untuk menyemak sasaran output dan outcome yang ditetapkan oleh Kementerian/Jabatan/Agensi adalah tercapai seperti yang ditetapkan

LAPORAN PENGAUDITAN SEKSYEN PRESTASI TAHUN 2023

Kajian Audit

Terhadap

Pengurusan

Penyelenggaraan

Bangunan, UMT

Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap

Pengurusan Sistem

Perpustakaan, UMT

Tahun 2023

Kajian Audit

Terhadap

Pengurusan

Landskap, UMT

Tahun 2023

1. LatarBelakang

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Penyelenggaraan

Bangunan, UMT Tahun 2023

Penyelenggaraan adalah aktiviti yang dilaksanakan untuk memulihara, menjaga, mengendali dan mengawal selia bangunan, kemudahan, kelengkapan, perkhidmatan bangunan dan persekitarannya bagi mematuhi piawaian semasa, mempertahankan utiliti dan nilai kemudahan serta selamat digunakan

Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH) berperanan membantu pihak pengurusan universiti bagi melaksanakan pembangunan fizikal kampus termasuklah kerja-kerja menaik taraf kemudahan sedia ada seperti infrastruktur, bangunan, kenderaan, landskap dan mengadakan kemudahkan-kemudahan baharu serta mengetuai perkhidmatan pengurusan penyelenggaraan harta serta kawasan kampus

ObjektifAudit

Menentukan sama ada pengurusan penyelenggaraan bangunan UMT dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan serta mematuhi prosedur/peraturan yang telah ditetapkan

PENEMUAN

Kekuatan

PERATUSAN SKOR

PENARAFAN

1 Mengamalkan pendekatan penyelenggaraan mencegah kerosakan, penyelenggaraan membaiki kerosakan dan penyelenggaraan ramalan bagi memastikan kemudahan bangunan-bangunan dapat memberi manfaat, keselesaan serta kesejahteraan kepada pengguna/warga UMT

2 Mewujudkan Sistem Custcare bagi membolehkan aduan kerosakan dilaporkan dan dipantau status bagi tujuan pemantauan dan intervensi

3 Membuat perancangan dan permohonan peruntukan tambahan bagi menampung peruntukan sedia ada yang terhad untuk melaksanakan penyelenggaraan bangunan sama ada secara dalaman atau kepada Kementerian Kewangan (MOF)

SyorAudit

1 Perancangan Awal Penyelenggaraan Bangunan

Perancangan perolehan perlu dilaksanakan dengan lebih awal, teliti dan cekap supaya tidak berlakunya terputus perkhidmatan disebabkan kelewatan melantik kontraktor penyelenggaraan.

2. Pengurusan Aset Alih dan Stor Bekalan

i. Pegawai bertanggungjawab (Pegawai Aset) perlu menjalankan tanggungjawab berkaitan pengurusan aset sebagaimana Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) bagi mengelakkan risiko ketidakpatuhan kepada TPA Misalnya, urusan pendaftaran dan penandaan aset baharu bagi penggantian di bawah kontrak penyelenggaraan

ii Stor-stor bekalan peralatan awam dan elektrik perlu diurus berpandukan Tatacara Pengurusan Stor dan mengguna pakai Sistem e-Stor supaya wujudnya kawalan dalaman yang baik serta pemantauan oleh pegawai bertanggungjawab

3 Mekanisme Pemantauan

i Penulisan minit mesyuarat perlu merekodkan agenda (tajuk sebenar), perkara-perkara penting yang dilaporkan/dibincangkan dan keputusan yang dicapai supaya mudah dibuat rujukan, tindakan susulan dan pelaporan untuk dibincangkan pada masa akan datang

ii. Memperkasakan mekanisme pemantauan dalam pengurusan penyelenggaraan bangunan bagi memastikan tindkaan segera diambil terhadap aduan kerosakan dan penemuan-penemuan pihak Audit dalam jadual pemeriksaan fizikal.

iii. Pegawai yang bertanggungjawab:

a memantau pelaksanaan kerja oleh kontraktor perlu lebih teliti dan tegas sebelum memperakukan/mengesahkan kerja siap bagi memastikan kerja-kerja telah dibuat dengan sempurna

b memantau penyelenggaraan bangunan perlu lebih proaktif mengesan dan mengenal pasti kerosakan bangunan selain daripada aduan pengguna bagi mengamalkan pendekatan predictive maintenance

2. LatarBelakang

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Sistem Perpustakaan, UMT Tahun 2023

Sistem adalah satu set entiti, sama ada yang boleh dilihat atau abstrak, yang mana setiap komponen berkait rapat dengan sekurang-kurangnya satu komponen yang lain dan mempunyai objektif yang sama Sistem juga merujuk kepada rangka kerja, sama ada perisian atau perkakasan, yang direka untuk membolehkan program-program perisian untuk dilaksanakan dan berfungsi

Perpustakaan Sultanah Nur Zahirah (PSNZ) berperanan menyediakan perkhidmatan dan kemudahan kepada pelanggan dengan menawarkan perkhidmatan maklumat, sumber perpustakaan yang disokong melalui penggunaan teknologi terkini untuk menyokong pembelajaran, pengajaran, perundingan dan penyelidikan dalam bidang Sains, Teknologi dan Pengurusan Sumber Asli

ObjektifAudit

Menilai sama ada pengurusan sistem perpustakaan, UMT dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan serta mencapai objektif yang ditetapkan

PENEMUAN

3

PENARAFAN

CEMERLANG

1 Web Integrated Library Management System (Sistem W-ILMU) dan Universiti Malaysia Terengganu Institutional Repository (Sistem UMT-IR) yang digunakan oleh pihak PSNZ telah berfungsi dengan teratur, cekap dan berkesan serta mencapai objektif yang ditetapkan iaitu:

i. Sistem W-ILMU : Membantu dan melancarkan pengurusan perpustakaan bermula dengan perolehan bahan sehingga penyimpanan bahan perpustakaan dan untegrasi data bagi proses perkhidmatan seperti pinjaman, pulangan, tempahan dan pembaharuan bahan; dan

ii. Sistem UMT-IR : Menyediakan satu sistem yang lebih sistematik bagi mengurus bahan berbentuk digital untuk menyebarkan bahan yang diterbitkan oleh universiti kepada komuniti dalaman supaya bahan dipelihara dan diakses secara atas talian.

PERATUSAN SKOR

Kekuatan(sambungan)

2 Penyelenggaraan sistem dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan dan masalah/aduan dapat diselesaikan segera dengan bantuan perkhidmatan selepas jualan yang baik daripada pembekal sistem

3 Rombakan/pertukaran Ketua Seksyen/Pentadbir Sistem dapat menjamin kelangsungan kepakaran penggunaan sistem

4. Mempunyai Special Interest Group (SIG) dan kolaborasi yang baik dengan Universiti Awam (UA) yang lain berkaitan sistem perpustakaan.

SyorAudit

1. Kawalan Dokumen dan Rekod

Penambahbaikan berterusan/segera ke atas kawalan dokumen dan rekod bagi memantapkan kecekapan tadbir urus dan operasi di PSNZ Misalnya, penyediaan surat lantikan pentadbir sistem di Pusat Tanggungjawab (PTj) yang bekerjasama untuk memuat naik bahan menggunakan Sistem UMT-IR, pengemaskinian myPortfolio pegawai dan Borang Aduan Perkhidmatan Sistem Perpustakaan

2. Mekanisme Pemantauan

i Penulisan minit mesyuarat perlu merekodkan perkara-perkara penting yang dilaporkan/dibincangkan dan keputusan yang dicapai supaya mudah dibuat rujukan, tindakan susulan dan pelaporan untuk dibincangkan pada masa akan datang

ii. Melaporkan aduan yang diterima berkaitan Sistem UMT-IR dalam mesyuarat bagi tujuan pemantauan.

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Landskap, UMT Tahun 2023 3.

LatarBelakang

Landskap secara umumnya bermaksud suatu pemandangan luaran atau permukaan bumi yang dihasilkan dari keadaan semula jadi atau binaan

Pembangunan landskap tidak akan lengkap tanpa mengambil kira aspek penyelenggaraan. Perkhidmatan penyelenggaraan landskap bermaksud penyelenggaraan yang dilaksanakan secara berkala, harian , mingguan dan tahunan yang meliputi kerja-kerja pembersihan kawasan dan binaan landskap dengan memastikan landskap lembut iaitu pokok-pokok dan tanaman yang ditanam berada dalam keadaan subur, selamat dan sihat serta bebas penyakit dan serangga perosak Manakala, bagi landskap kejur pula, memastikan binaan struktur dalam keadaan stabil, boleh digunakan, tidak berlaku kerosakan yang boleh mendatangkan bahaya dan mengamcam keselamatan pengguna taman

Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH) berperanan membantu pihak pengurusan universiti bagi melaksanakan pembangunan fizikal kampus termasuklah kerja-kerja menaik taraf kemudahan sedia ada seperti infrastruktur, bangunan, kenderaan, landskap dan mengadakan kemudahan-kemudahan baharu serta mengetuai perkhidmatan pengurusan penyelenggaraan harta serta kawasan kampus.

ObjektifAudit

Menentukan sama ada pengurusan landskap UMT dirancang, dilaksana, dan dipantau dengan cekap dan berkesan agar persekitaran kampus mempunyai suasana yang kondusif yang menyumbang kepada produktiviti, kesihatan dan kualiti hidup warga yang menyeluruh.

Kekuatan

1 Perancangan awal (perancangan kontrak perkhidmatan dan perancangan kerja) penyelenggaraan landskap dan kawalan dalaman seperti proses kerja penyelenggaraan landskap dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan serta mencapai objektif yang ditetapkan

2. Unjuran peruntukan kewangan penyelenggaraan landskap ada dilaksanakan dan perbelanjaan penyelenggaraan landskap dibelanjakan secara berhemah.

Kekuatan(sambungan)

3 Proses perolehan secara sebut harga dan tender bagi kerja-kerja penyelenggaraan landskap dilaksanakan dengan cekap, teratur dan mematuhi peraturan berkuat kuasa

4. Mekanisme pemantauan dan penilaian terhadap pengurusan penyelenggaraan landskap dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan.

SyorAudit

1 Latihan/Kursus

Penyediaan perancangan latihan/kursus perlu dibuat untuk setiap staf bagi meningkatkan tahap kompetensi berkaitan bidang tugas dan skop kerja.

2. Pentadbiran Kontrak

PPH perlu lebih peka dan teliti tentang pengurusan pentadbiran kontrak supaya semua kriteria/perkara di dalam kontrak dipatuhi dan dilaksanakan sepertimana peraturan dan pekeliling yang sedang berkuat kuasa.

3. Mekanisme Pemantauan

Memperkasakan mekanisme pemantauan dalam pengurusan landskap bagi memastikan pihak kontraktor melaksanakan kerja-kerja landskap sebagaimana dinyatakan dalam kontrak dan arahan Pegawai Penguasa.

4. Pengurusan Dokumen dan Rekod

Penambahbaikan ke atas pengurusan dokumen dan rekod bagi memantapkan kecekapan tadbir urus termasuk dokumen yang perlu disediakan oleh kontraktor seperti pembuktian tindakan yang telah diambil oleh pihak kontraktor kepada pihak PPH supaya segala tindakan dapat direkod dan disimpan di dalam fail projek untuk tujuan pemantauan dan verifikasi

5

Seksyen Audit Pematuhan BAB

PENGAUDITAN PEMATUHAN

Pengauditan Pematuhan dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkuat kuasa. Pengauditan ini adalah selaras dengan Seksyen 6(d), Akta Audit 1957 serta berpandukan kepada piawaian pengauditan antarabangsa iaitu International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (IPPF).

Pengauditan ini bertujuan memberi jaminan kepada pihak berkepentingan berkaitan hasil penilaian atau pengukuran terhadap perkara yang diliputi berbanding kriteria. la juga membolehkan tindakan pembetulan awal diambil terhadap setiap isu yang dibangkitkan atau mengambil langkah pencegahan supaya perkara yang sama tidak berulang

LAPORAN PENGAUDITAN SEKSYEN PEMATUHAN TAHUN

2023

Kajian Audit Terhadap

Pengurusan Geran Dalaman

Di Pejabat Pengurusan

Penyelidikan (PPP), UMT

Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap

Pengurusan Tuntutan

Perjalanan Luar Negara, UMT

Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap

Pengurusan Tadbir Urus

Korporat dan Kawalan

Dalaman UMT Jaya Holdings (UMTJ), UMT Tahun 2023

Laporan Penilaian Kendiri

Pengurusan Kewangan

Menggunakan Sistem ezSNAP

Tahun 2023

1. LatarBelakang

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Geran Dalaman Di Pejabat Pengurusan Penyelidikan (PPP), UMT Tahun 2023

Penyelidikan merupakan salah satu aktiviti penting universiti di samping pengajaran dan pembelajaran Penyelidikan secara luasnya boleh ditakrif sebagai suatu aktiviti sistematik dan berdisiplin yang dijalankan untuk mewujudkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan Ia melibatkan pelbagai bidang merangkumi penemuan penyelidikan sains dan sains sosial, penerbitan, penciptaan, pengembangan atau penambahbaikan secara konseptual dan teoretikal atau meningkatan pemahaman

Dalam menyokong aktiviti penyelidikan, UMT melalui Pelan Strategik UMT (PSUMT) 2018-2022, Teras Ke-4: Keunggulan Penyelidikan dan Inovasi, komited dalam menawarkan geran penyelidikan melalui sumber dalaman kepada penyelidik Oleh itu, beberapa Pusat Tanggungjawab (PTj) termasuk Pejabat Pengurusan Penyelidikan (PPP) telah dijadikan hub utama dalam menguruskan geran dalaman di UMT

ObjektifAudit

Memastikan tadbir urus dan aspek kawalan dalaman pengurusan geran dalaman di PPP, UMT adalah teratur, cekap dan berkesan serta mengikut prosedur/peraturan yang telah ditetapkan.

PENEMUAN

Kekuatan

3

PERATUSAN SKOR

PENARAFAN

Pihak pengurusan PPP telah memainkan peranan penting dalam aspek pengurusan geran dalaman di PPP, UMT melalui kekuatannya iaitu sebagai medium rujukan utama berhubung pengurusan penyelidikan di UMT, siap siaga menguruskan geran penyelidikan bagi memantapkan citra UMT terutamanya untuk memperbaiki kedudukan UMT dalam sistem penarafan universiti seperti QS University Ranking dan Malaysia Research Assessment Instrument (myRA) serta proaktif dalam menambahbaik prosedur/SOP/garis panduan pengurusan penyelidikan bagi memastikan ianya relevan dengan landskap semasa penyelidikan

SyorAudit

1. Tadbir Urus dan Kawalan Dalaman

Memastikan pengurusan PPP yang lebih strategik dan sistematik terutamanya melalui penambahbaikan dalam aspek proses kerja (permohonan dan pemantauan) bagi meningkatkan keberkesanan fungsi PPP

2. Penetapan KPI

Penetapan KPI serta strategi yang bersesuaian dalam pengurusan geran dalaman bagi memastikan matlamat penyelidikan menggunakan sumber dalaman tercapai seiring dengan Pelan Strategik UMT.

3. Pemerkasaan Sistem

Bekerjasama dengan Pusat Ekosistem Digital (PED) dalam menambahbaik dan mengintegrasi Sistem Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (Sistem P&I) dan Sistem e-RMS bagi tujuan permohonan, penilaian dan pemantauan geran penyelidikan serta dapat menghasilkan pelaporan yang diperlukan untuk tujuan pemantauan KPI serta impak penyelidikan.

4 Pengurusan Rekod dan Dokumen Penyelidikan

Menyediakan/menambah baik garis panduan penyediaan bajet, rekod, laporan dan penyimpanan dokumen bagi setiap skim penyelidikan di UMT supaya pengurusan rekod dan dokumen serta pelaporan kewangan penyelidikan lebih teratur dan berkesan.

2. LatarBelakang

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Perjalanan

Luar Negara, UMT Tahun 2023

Lawatan rasmi ke luar negara ditafsirkan sebagai perjalanan/lawatan yang ada kaitan dengan tugas rasmi pejabat termasuk mesyuarat, persidangan, rundingan, simposium, seminar, bengkel dan kursus jangka pendek atau mana-mana lawatan yang dianjurkan oleh kelab, persatuan dan jemputan atas nama universiti yang dihadiri di luar Malaysia

Pejabat Naib Canselor (PNC), UMT telah dipertanggungjawabkan sebagai sekretariat untuk menguruskan perjalanan luar negara staf UMT bagi tujuan tugas rasmi dan persendirian.

ObjektifAudit

Menilai sama ada tadbir urus dan aspek kawalan dalaman pengurusan perjalanan luar negara, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan serta mengikut prosedur/peraturan yang telah ditetapkan.

Kekuatan

Pihak pengurusan Pejabat Naib Canselor (PNC) telah memainkan peranan penting dalam pengurusan perjalanan luar negara di UMT melalui kekuatannya iaitu sebagai medium rujukan utama berhubung pengurusan perjalanan luar negara di UMT, dan proaktif dalam menambahbaik prosedur/SOP/garis panduan pengurusan perjalanan luar negara bagi memastikan ianya relevan dengan landskap semasa di UMT.

SyorAudit

1 Tadbir Urus dan Kawalan Dalaman

Memastikan pengurusan perjalanan luar negara yang lebih sistematik terutamanya melalui penambahbaikan dalam aspek garis panduan dan proses kerja (permohonan, kelulusan dan pemantauan) bagi meningkatkan keberkesanan fungsi PNC serta dilaksanakan sepertimana peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa

SyorAudit(sambungan)

2 Pemerkasaan Sistem eTravel

Bekerjasama dengan Pusat Ekosistem Digital (PED) dalam menambahbaik

Sistem eTravel bagi tujuan permohonan, kelulusan dan pemantauan perjalanan luar negara serta dapat menghasilkan pelaporan yang diperlukan untuk tujuan pemantauan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) di PNC.

3 Pengurusan Rekod dan Dokumen

Penambahbaikan ke atas pengurusan dokumen dan rekod bagi memantapkan kecekapan tadbir urus di PNC termasuk dokumen yang perlu dihantar oleh staf UMT seperti pembuktian keluar negara supaya pengurusan rekod dan dokumen lebih teratur dan berkesan bagi tujuan pemantauan dan verifikasi

3. LatarBelakang

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tadbir Urus Korporat dan Kawalan Dalaman UMT Jaya Holdings (UMTJ), UMT Tahun 2023

Laporan ini membentangkan hasil penemuan Kajian Audit Terhadap Pengurusan

Tadbir Urus Korporat, Kawalan Dalaman dan Prestasi UMT Jaya Holdings Sdn Bhd (UMTJ), Tahun 2023 Pengauditan dilaksanakan atas kelulusan Mesyuarat

Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR), UMT Kali Ke-65 Bil 4 Tahun 2022 bertarikh 4 November 2022 dan arahan Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) berdasarkan surat bernombor rujukan KPTBP(S) 600/7/3/3 Jld3 bertarikh 9 Februari 2023. Pengauditan juga dijalankan selaras dengan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing.

Aktiviti utama UMTJ adalah mengkomersialkan aktiviti penyelidikan dan pembangunan, mengendalikan latihan dan pendidikan, pembangunan perniagaan, projek khas serta menawarkan perkhidmatan bekalan dan perkhidmatan

ObjektifAudit

Menilai sama ada tadbir urus korporat dan aspek kawalan dalaman pengurusan organisasi dan kewangan UMTJ diuruskan dengan teratur, cekap, berhemat dan berkesan bagi mencapai objektif penubuhannya; dan melindungi kepentingan pemegang taruh serta kelansungan organisasi.

PENARAFAN

MEMUASKAN 3

SyorAudit

1. Tadbir Urus dan Kawalan Dalaman

i Meningkatkan pemahaman kepada Ahli Lembaga Pengarah mengenai urusan tadbir urus anak syarikat oleh Setiausaha Syarikat dengan menitikberatkan amalan tadbir urus korporat syarikat yang terbaik agar dapat mencapai objektif penubuhan syarikat

ii. Menggiatkan usaha untuk meningkatkan prestasi staf dengan merancang dan memantau latihan yang perlu dihadiri oleh staf bagi memastikan peningkatan kemahiran staf sesuai dengan status kewangan semasa.

SyorAudit(sambungan)

2 Penetapan KPI

Penetapan KPI serta strategi yang bersesuaian dengan memperincikan sasaran, inisiatif dan pelan tindakan bagi memastikan keterlihatan UMTJ sebagai anak syarikat UMT seiring dengan Pelan Strategik UMTJ seterusnya memberi pulangan kepada pemegang taruh

3. Penjanaan Pendapatan

Mengenal pasti aktiviti perniagaan yang strategik dan berfokus bagi meningkatkan penjanaan pendapatan UMTJ secara berterusan serta melantik pasukan yang mampu mengendalikan aktiviti promosi dan pemasaran bagi meningkatkan keterlihatan UMTJ di semua platform media supaya dapat membuka peluang perniagaan dan seterusnya memberi pulangan lumayan.

4. Pengurusan Rekod dan Dokumen

Menyediakan/menambah baik rekod pelaksanaan, laporan pencapaian dan penyimpanan supaya pengurusan rekod dan dokumen serta pelaporan kewangan bagi aktiviti/program perniagaan supaya lebih teratur dan berkesan.

4.

Laporan Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan

Menggunakan Sistem ezSNAP Tahun 2023

LatarBelakang

Pengauditan pengurusan kewangan dilaksanakan bagi menentukan sama ada Pusat Tanggungjawab (PTj) telah mematuhi undang-undang dan peraturan kewangan yang ditetapkan serta rekod berkaitan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini Bagi memantau prestasi pengurusan kewangan semua PTj di UMT, penilaian kendiri (self assessment) secara atas talian melalui Sistem Nilaian Audit Penampilan atau ezSNAP telah digunapakai sejak tahun 2018

Tujuan penilaian kendiri pengurusan kewangan dilaksanakan oleh PTj adalah bagi membolehkan AUD memantau prestasi pengurusan kewangan semua PTj di UMT dalam mematuhi undang-undang dan peraturan kewangan yang ditetapkan serta rekod berkaitan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini

Dalam penilaian kendiri pengurusan kewangan (ezSNAP), pematuhan terhadap peraturan kewangan bagi setiap elemen kawalan utama diberikan markah bagi tujuan penarafan Penarafan sesebuah PTj diberi berdasarkan markah keseluruhan

90 hingga 100 Cemerlang

80 hingga 89.9 Baik

70 hingga 79.9 Memuaskan

60 hingga 69.9 Kurang Memuaskan

59.9 ke bawah Tidak Memuaskan

MARKAH KESELURUHAN

TAHAP PENARAFAN

PEMARKAHAN TAHAP PENARAFAN PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN

Objektif

Objektif penilaian kendiri adalah:

i Memantau prestasi pengurusan kewangan semua Pusat Tanggungjawab (PTj) melalui penilaian kendiri (self assessment) secara online

ii Memberi tumpuan terhadap kawalan dalaman yang lemah dan khidmat nasihat kepada PTj secara spesifik

iii. Mewujudkan kesedaran PTj bahawa Bahagian Audit Dalam, UMT sentiasa memantau pematuhan terhadap peraturan kewangan yang berkuat kuasa.

iv Membantu Ketua PTj mengukur serta mengetahui prestasi kawalan pengurusan kewangan yang dilaksanakan di PTj masing-masing dengan cepat secara masa sebenar (real time).

Julai 2022

44 PTj Melaksanakan Penilaian Kendiri

JULAT

ANALISIS KESELURUHAN PENILAIAN KENDIRI

PURATA MARKAH PENILAIAN KENDIRI

RumusanPenilaianKendiri

1. Prestasi PTj

ii

i Terdapat satu (1) PTj yang menunjukkan prestasi TIDAK DAPAT DITENTUSAHKAN iaitu Pusat Kokurikulum dan Citra Pelajar PTj baru ditubuhkan pada 1 Ogos 2019 setelah penstrukturan semula UMT dan penilaian kendiri dilaksanakan oleh staf yang baru dipertanggungjawabkan untuk tugasan tersebut.

Terdapat 29 PTj telah menunjukkan prestasi CEMERLANG dengan kesemua kawalan telah menunjukkan markah yang melebihi 90% Secara umumnya PTj yang menunjukkan prestasi cemerlang tersebut diuruskan oleh staf yang berpengalaman dan/atau staf yang mengambil maklum tentang peraturan dan pekeliling terkini yang berkuat kuasa

2 Prestasi Berdasarkan Kawalan

ii

i Kawalan pengurusan, pengurusan akaun amanah, pengurusan aset dan stor serta kawalan bajet merupakan kawalan yang perlu diberi perhatian kerana terdapat PTj memperolehi markah di bawah 80% Oleh itu, PTj-PTj tersebut perlu memberi perhatian khusus bagi menambahbaik kawalan-kawalan tersebut.

Kawalan yang menunjukkan markah 100% adalah kawalan terimaan, pengurusan penyata kewangan serta pengurusan pelaburan dan pengurusan pinjaman kerana ianya dikawal selia sepenuhnya oleh Pejabat Bendahari

3 Penilaian kendiri pengurusan kewangan melalui sistem ezSNAP dilihat dapat membantu PTj-PTj di UMT untuk mengenal pasti perbezaan di antara pelaksanaan pengurusan kewangan sedia ada berbanding peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa Melalui inisiatif ini, pihak AUD berpeluang memberi khidmat nasihat terhadap keupayaan PTj menilai prestasi dan mengenal pasti kelemahan yang wujud dalam pengurusan kewangan dapat diambil tindakan penambahbaikan

4. Bagi memastikan prestasi pengurusan kewangan PTj dapat ditingkatkan ke tahap cemerlang (skor 90% dan ke atas), Ketua PTj perlu: mengambil tindakan penambahbaikan segera terhadap kelemahankelemahan yang telah dikenalpasti hasil daripada penilaian kendiri;

i mengambil serius terhadap prestasi kawalan pengurusan kewangan di PTj masing-masing supaya ianya diurus mengikut amalan tadbir urus terbaik dan peraturan yang berkuat kuasa; dan

iii.

ii memastikan pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan melaksanakan amanah yang diberikan dengan cekap dan berkesan.

6

Seksyen Jaminan Kualiti dan Audit Khas BAB

JAMINAN KUALITI, AUDIT KHAS DAN AUDIT SUSULAN

Quality Assessment Improvement Programme (QAIP) dilaksanakan bagi menilai kecekapan dan keberkesanan Bahagian Audit Dalam (AUD) dan mengenal pasti peluang untuk penambahbaikan dengan mengadakan semakan secara dalaman terhadap aktiviti-aktiviti audit yang telah dilaksanakan dan juga keseluruhan pentadbiran AUD.

Audit Khas dijalankan bagi mengenal pasti dan mencadangkan penambahbaikan terhadap sesuatu masalah spesifik dalam skop pengauditan kewangan dan prestasi. Manakala Audit Susulan dijalankan bagi mengesahkan tindakan penambahbaikan/pembetulan yang dipersetujui telah diambil tindakan oleh Auditi dalam tempoh yang ditetapkan Kedua-dua pengauditan ini dilaksanakan selaras dengan Seksyen 6(d), Akta Audit 1957 serta berpandukan kepada piawaian pengauditan antarabangsa iaitu International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (IPPF)

LAPORAN PENGAUDITAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN AUDIT KHAS TAHUN 2023

Penyediaan dan Penerbitan Laporan Tahunan AUD Tahun 2022

Penyediaan dan Penerbitan Pelan Strategik AUD, UMT Tahun 2023-2027

AKTIVITI JAMINAN KUALITI

DescriptionTwo

AKTIVITI AUDIT

Pengurusan Dokumen Kualiti AUD Program Penjaminan Kualiti AUD

Pelaksanaan Bengkel:

Bengkel Pemurnian Pelan Strategik AUD, UMT Tahun 2023-2027

Bengkel Pemurnian Laporan Tahunan AUD Tahun 2022

Bengkel Semakan Semula Dokumen Kualiti

Bengkel Rancangan Audit Tahunan 2024

Sesi Brainstorming Rangka Kerja COSO

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2022/2023, UMT

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Elaun Lebih Masa (OT) Staf, UMT Tahun 2023

Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2023, UMT Setakat 30 September 2023

300K

AKTIVITI AUDIT

SUSULAN Pemantauan Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR)

Kajian Audit Terhadap Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak Perolehan, UMT Tahun 2018

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kemudahan Perubatan Staf Menggunakan Sistem e-Klinik, UMT Tahun 2019

1. LatarBelakang

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pemilihan Majlis

Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2022/2023, UMT

Perlembagaan UMT Tahun 2007 Para 53(1) menyatakan pelajar-pelajar berdaftar universiti selain pelajar-pelajar luar hendaklah pada kesemuanya menjadi suatu badan yang dikenali sebagai Persatuan Pelajar-Pelajar UMT Persatuan hendaklah memilih suatu Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) MPP merupakan satu badan tertinggi pelajar yang diiktiraf sebagai medium rasmi kebajikan pelajar di universiti Keahlian MPP dipilih melalui sistem demokrasi pilihan raya kampus dan meletakkan mahasiswa sebagai calon dan warga pemilihnya

ObjektifAudit

Menentukan sama ada pengurusan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2022/2023, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) telah dirancang dan dilaksanakan secara cekap dan teratur bagi mencapai objektif yang ditetapkan.

Carta Pengundian

Jumlah Pelajar Keluar Mengundi Sesi 2022/2023

Kekuatan

1.

Jawatankuasa Induk, Jawatankuasa Pelaksana dan jawatankuasa-jawatankuasa yang lain memberikan komitmen yang tinggi dan kerjasama yang baik bagi memastikan semua proses PMPP berjaya dilaksanakan.

Penggunaan Sistem MyUndi yang dibangunkan oleh Pusat Ekosistem Digital (PED) telah memudahkan proses PMPP dilaksanakan dengan baik. Sistem ini membolehkan semua pelajar menjalankan tanggungjawab sebagai pengundi dengan mudah dan selesa walaupun berada di mana sahaja

2 Penyaluran maklumat PMPP yang lengkap dengan menggunakan saluran media sosial telah berjaya memberi kesedaran kepada pelajar unutk melaksanakan tanggungjawab sebagai pengundi walaupun pelajar tidak berada di kampus.

3.

SyorAudit

1. Peraturan Pemilihan MPP

Membuat semakan semula dan menggubal Peraturan-Peraturan Universiti Malaysia Terengganu (Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar) Tahun 2011 yang sedia ada bagi memastikan ianya relevan dengan pelaksanaan PMPP pada masa hadapan dengan memfokus kepada kuasa dan skop kerja yang akan diberikan kepada pelajar untuk menguruskan sendiri PMPP

2. Pelantikan Jawatankuasa Utama dan Jawatankuasa Kecil PMPP

Surat pelantikan ahli jawatankuasa dan skop kerja perlu dinyatakan bersamasama surat lantikan agar ahli yang dilantik dapat menyempurnakan tugas sebagaimana tanggungjawab diberikan dan Lantikan Ketua Penjumlahan Undi dan pembantunya dibuat mengikut peraturan yang berkuat kuasa

3 Pematuhan kepada Proses Kerja dan Standard Operating Procedure (SOP)

Bagi tujuan memastikan PMPP dilaksanakan sebagaimana undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa, Jawatankuasa Pelaksana PMPP hendaklah mengambil tindakan seperti berikut:

i

ii

Menyediakan Senarai Semak Proses Kerja/SOP PMPP dan diserahkan kepada setiap jawatankuasa mengikut tugasan dan tanggungjawab masing-masing

Memastikan Jawatankuasa/pegawai yang dilantik jelas tentang skop kerja dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan semasa proses PMPP

4. Daftar Pemilih PMPP

Pihak Audit mencadangkan:

ii.

i Sebarang kelulusan penukaran status pelajar di antara cut-off date data pelajar layak mengundi sehingga data tersebut dimuat naik ke dalam Sistem MyUndi perlu ditangguhkan bagi mengelakkan perbezaan jumlah pelajar layak mengundi.

Jawatankuasa Pelaksana menetapkan cut-off date data pelajar yang layak mengundi dan pihak PPPA dan PPS perlu menyediakan data tersebut sebagaimana cut-off date yang ditetapkan bagi tujuan pengesahan oleh Jawatankuasa Audit

SyorAudit(sambungan)

5. Pengurusan Rekod dan Dokumen

Pengurusan rekod dan dokumen yang sistematik dan berkesan adalah amat penting untuk tujuan semakan dan rujukan Perkara-perkara yang perlu ditambah baik adalah:

Penyediaan dan semakan Notis PMPP perlu dibuat selaras dengan ketetapan Jawatankuasa Induk yang dipersetujui dan disemak dengan teliti serta mendapat pengesahan Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana terlebih dahulu sebelum ditandatangani oleh Pengerusi Jawatankuasa Induk bagi tujuan hebahan i

ii.

Mendapatkan tandatangan setiap jawatankuasa yang terlibat sebagai pengesahan kehadiran pada setiap proses PMPP yang berlangsung.

Membuat semakan ke atas penyediaan dokumen PMPP sebelum edaran dibuat iii

iv

Memastikan rekod disimpan dengan lengkap, teratur dan kemas kini serta boleh dicapai pada bila-bila masa ianya diperlukan

6 Sistem MyUndi

Sistem MyUndi yang dibangunkan telah membantu proses PMPP berjalan dengan baik. Walau bagaimanapun, masih terdapat ruang penambahbaikan terhadap sistem yang boleh dilakukan antaranya:

Semasa proses penjumlahan undi, data undi yang dirakam oleh sistem tidak sama dengan jumlah undi dan jumlah pengundi Penambahbaikan perlu dibuat terhadap aspek merakam data undi oleh sistem apabila tempoh pengundian telah tamat Jika proses membuang undi masih belum selesai apabila tempoh mengundi telah tamat, undi tersebut perlu dikira sebagai undi rosak i Menyediakan templat penjumlahan undi yang boleh dijana oleh sistem ii

Penambahbaikan dari semasa ke semasa perlu dilakukan bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan seperti berikut:

i.

ii.

Memandang serius penemuan audit yang berulang dan mengambil tindakan sewajarnya.

Semua pihak yang diberi akses kepada Sistem MyUndi perlu menandatangani Surat Akaun Menjaga Kerahsiaan dan Maklumat PMPP.

7. Lain-Lain Hal

SyorAudit(sambungan)

iv

iii Hebahan berkaitan langkah-langkah pengundian PMPP di dalam media sosial rasmi JPPMPP bagi memberi panduan awal untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai pengundi

Masa pengundian boleh disingkatkan di antara jam 900 pagi hingga 500 petang sahaja kerana proses pengundian telah dilaksanakan secara dalam talian yang membolehkan pengundi melaksanakan tanggungjawab di mana-mana sahaja dalam tempoh yang singkat

2. LatarBelakang

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Elaun Lebih

Masa (OT) Staf, UMT Tahun 2023

Kerja lebih masa adalah bermaksud apabila seseorang pegawai dikehendaki bekerja lebih daripada masa bekerja biasa yang disyaratkan baginya, atau dipanggil bertugas dalam masa kecemasan maka ianya boleh diberi bayaran lebih masa mengikut kadar-kadar yang ditetapkan dan jenis tugas yang dijalankan iaitu menjalankan tugas-tugas rasmi yang berkaitan dengan tugas rasmi jawatan hakikinya atau tugas rasmi bagi jabatannya Kerja-kerja yang berkaitan dengan kerja-kerja peribadi adalah tidak dikira sebagai kerja lebih masa

Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa hanya staf yang telah berusaha bersungguh-sungguh dan benar-benar perlu melaksanakan kerja lebih masa sahaja yang diarahkan berbuat demikian atas sebab kepentingan perkhidmatan

ObjektifAudit

Menilai sama ada pengurusan tuntutan elaun lebih masa (OT) staf, UMT telah dirancang, dilaksana dan dipantau dengan cekap dan teratur serta mencapai objektif yang ditetapkan.

1 Tatacara Bayaran Lebih Masa diwujudkan sebagai panduan dan rujukan kepada warga UMT. Selain itu, penyediaan proses kerja yang sistematik telah membantu Pejabat Bendahari dan semua PTj mencapai objektif yang ditetapkan

3.

Sumber tenaga yang kompeten dan berpengalaman bagi membantu dan melancarkan tadbir urus pengurusan tuntutan OT dalam memastikan elaun lebih masa dibayar mengikut tempoh yang ditetapkan.

2 Sistem e-OT yang dibangunkan dengan mengambil kira aspek keselamatan telah memudahkan serta mempercepatkan pengurusan tuntutan OT dengan lebih tepat dan teratur

4.

Mekanisme pemantauan yang dilaksanakan secara berkala sangat berkesan dalam menyampaikan maklumat serta isu dan penyelesai berhubung pengurusan kewangan di UMT, termasuk dalam aspek tuntutan elaun lebih masa.

SyorAudit

1 Tatacara Bayaran Lebih Masa UMT

Membuat semakan semula dan menambahbaik Tatacara Bayaran Lebih Masa, UMT agar selari dengan penetapan waktu anjal dan membuat benchmarking amalan terbaik Universiti Awam (UA) lain.

2. Penggunaan Sistem e-OT

Memaparkan manual pentadbir dan pengguna pada Sistem e-OT sebagairujukan dan panduan bagi memudahkan pengguna sistem pada bila-bila masa.

ii

iii.

Menetapkan had tempoh masa arahan kerja OT Sistem e-OT bagi mengelakkan kelewatan dan risiko manipulasi tuntutan OT Di samping itu, dapat meningkatkan keberkesanan penggunaan Sistem e-OT

i Melaksanakan penambahbaikan terhadap Laporan Sistem e-OT berdasarkan pembayaran tuntutan OT selepas pelarasan dibuat bagi membantu penyediaan analisis tuntutan OT yang lengkap dan teratur.

3 Kawalan Dalaman Sistem e-OT

Menyediakan Laporan Rekod Aduan Sistem e-OT serta melaporkan perkara tersebut dalam mesyuarat berkaitan bagi tujuan pemantauan dan tindakan susulan.

4. Pengurusan Dokumen dan Rekod

i.

ii

Mengemas kini Borang Tuntutan Bayaran Kerja Lebih Masa (BEND 606) selaras dengan maklumat semasa.

Menyimpan dokumen kewangan dengan teratur bagi memudahkan capaian apabila diperlukan pada bila-bila masa

3. LatarBelakang

Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2023, UMT Setakat 30 September 2023

Mulai tahun 2020, penyediaan Penyata Kewangan Universiti Malaysia Terengganu (UMT) adalah berdasarkan pemakaian Malaysian Public Sector Accounting Standards (MPSAS) yang telah dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara. MPSAS merupakan piawaian perakaunan yang perlu dipatuhi oleh entiti perakaunan sektor awam di Malaysia Penyata Kewangan (Belum Diaudit) perlu dibentangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti (LPU) sebelum ianya dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara untuk proses pengauditan lanjut bagi pengeluaran Sijil Audit Bersih Seksyen Pengurusan Akaun dan Sistem, Pejabat Bendahari adalah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan Universiti.

ObjektifAudit

Menilaipengurusanrekoddantransaksiperakaunandankewangansertapelaporanoleh PejabatBendahari,UMTbagimendapatkankeyakinanyangmunasabahbahawa:-

1.

Penyata kewangan memenuhi keperluan undang-undang dan piawaian perakaunan, menggambarkan kedudukan kewangan yang benar serta mempunyai kawalan dalaman yang mencukupi dan memuaskan;

2

3

Penyata Kewangan bebas daripada kesalahan yang material; dan

Rekod perakaunan diselenggara dengan teratur dan kemas kini.

Kekuatan

1

2

3.

Komited dalam penyediaan Penyata Kewangan UMT yang mematuhi keperluan undang-undang yang ditetapkan serta kawalan dalaman yang mencukupi dan memuaskan

Staf Pejabat Bendahari adalah berkelayakan dan kompeten dalam pelaksanaan tugas dan tanggungjawab melibatkan pengurusan dan perekodan kewangan; dan

Proaktif dalam penyampaian hebahan kewangan secara berkala kepada warga UMT

SyorAudit

1 Perekodan

Konsisten dalam pengiraan kos aset, susut nilai dalam tahun dan susut nilai terkumpul mengikut dasar perakaunan yang ditetapkan bagi mengelakkan risiko terlebih/terkurang nyata dalam perekodan aset.

2 Pelaporan

Menambahbaik Penyata Aset bagi memudahkan penyelenggaraan data aset dan rujukan sebagai sokongan kepada penyediaan Laporan Penyata Kewangan UMT supaya carian maklumat aset universiti boleh dicapai dengan cekap dan berkesan.

3 Pemantauan

Meningkatkan kawal selia dan pemantauan terhadap transaksi kewangan yang berlaku terutama pada akhir tahun, di mana Pejabat Bendahari dan PTj hendaklah membuat penyelarasan secara sistematik supaya tidak berlaku keciciran maklumat aset yang perlu diiktiraf bagi tahun semasa

4. LatarBelakang

Pemantauan Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR)

Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR) adalah satu sistem yang dibangunkan secara inhouse oleh Pusat Ekosistem Digital (PED) bermula daripada 29 Februari 2016

Sistem ini adalah satu sistem perekodan teguran audit dan berfungsi sebagaimana Sistem Audit Dashboard oleh Jabatan Audit Negara Penyerahan

Sistem ezAIR telah dibuat pada 22 November 2021 dan digunakan sepenuhnya bermula Januari 2022

ObjektifAudit

Untuk memudahkan pelaporan tindakan pembetulan yang telah diambil oleh Pusat Tanggungjawab (PTj) terhadap penemuan audit secara dalam talian. Pihak berkepentingan, Naib Canselor dan Pengurusan Tertinggi akan lebih mudah memantau serta dapat mengetahui status terkini

5. ObjektifAudit

Audit Susulan : Kajian Audit Terhadap Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak Perolehan, UMT Tahun 2018

Objektifpengauditansusulaniniadalahuntukmenentukansamaada:tindakan telah diambil untuk menyelesaikan semua penemuan audit yang dibangkitkan terdahulu; dan

semua penemuan audit yang lepas tidak berulang lagi

ISU PENEMUAN AUDIT TERDAHULU

Perubahan Kerja Perolehan Secara Sebut Harga Inden Kerajaan Perolehan Kerja Secara Sebut Harga

Kelulusan Lanjutan Masa Kontrak Kerja Secara Sebut Harga

Perubahan Harga Kontrak

Kerja Secara Sebut Harga

ProsedurKerja/SOPPengurusan

danPentadbiranKontrak Perolehan

TEGURAN AUDIT

TERDAHULU

Tanggungan Kecacatan Perolehan Kerja Secara Tender

Pelaksanaan Projek Mengikut Spesifikasi dan Kualiti Kerja

Pemeriksaan Fizikal Bagi

Perolehan Kerja Secara Sebut Harga

Penggunaan Khidmat Pengangkutan Dan Kemudahan Peralatan Untuk Pengurusan Projek Melalui Kontrak Kerja

TEGURAN AUDIT SELESAI

PERATUSAN SELESAI 100% 9 9

KesimpulanAudit

Secara keseluruhannya, pihak Audit mendapati 100% tindakan penambahbaikan telah dilaksanakan. Selain itu juga, diharapkan penambahbaikan yang telah diambil dapat dilaksanakan secara berterusan agar penemuan isu-isu audit yang sama tidak berulang pada masa akan hadapan.

Audit Susulan : Kajian Audit Terhadap Pengurusan

Kemudahan

Perubatan Staf Menggunakan Sistem e-Klinik, UMT Tahun 2019

ObjektifAudit

Objektifpengauditansusulaniniadalahuntukmenentukansamaada:-

tindakan telah diambil untuk menyelesaikan semua penemuan audit yang dibangkitkan terdahulu; dan

semua penemuan audit yang lepas tidak berulang lagi

ISU PENEMUAN AUDIT TERDAHULU

KadarCajRawatan

KekerapanKadarCajRawatan

KekerapanJenis-JenisRawatan

KekerapanMCStaf

NisbahKekerapanRawatandanMC

JulatBilanganHariMC

12

KesimpulanAudit

Secara keseluruhannya, pihak Audit mendapati 100% tindakan penambahbaikan telah dilaksanakan. Walau bagaimanapun, pihak Pejabat Pendaftar masih perlu membuat tindakan susulan secara berkala terhadap kesemua aduan custcare Pusat Ekosistem Digital (PED) berkaitan penambahbaikan Sistem e-Klinik bagi memastikan sistem dapat digunakan secara maksimum dan mencapai objektif yang ditetapkan.

Ketepatan Dan Ketersediaan Data YangWujudDiDalamSisteme-Klinik.

Keberkesanan Sistem e-Klinik Di Dalam Memproses Rekod Pesakit, Caj Rawatan, Jenis Rawatan (Mengikut Penyakit)DanCutiSakit

Kemampuan Pelaporan Sistem e-Klinik Di Dalam Menyokong Pembuatan Keputusan

Jumlah Caj Rawatan Tertinggi Mengikut KlinikPanel

Purata Caj Rawatan Tertinggi Yang DikenakanOlehKlinik.

Caj Rawatan dan Kekerapan Mendapat RawatanPerubatanTertinggi.

Khidmat Perundingan dan Penasihatan BAB 7

KHIDMAT PERUNDINGAN DAN

PENASIHATAN

Bahagian Audit Dalam (AUD) berperanan memberi khidmat perundingan dan penasihatan kepada Pusat Tanggungjawab (PTj) secara profesional dan objektif bagi menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi. Senarai perundingan dan penasihatan yang telah diberikan kepada PTj sepanjang tahun 2023 adalah seperti berikut:

SENARAI PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN

9 FEBRUARI 2023

Jeyarawara Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR) Bagi Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH), UMT

30 MEI 2023

Khidmat Nasihat dan Perundingan AUD Terhadap Pusat Keusahawanan dan Kerjaya (CEC), UMT

6 JUN 2023

Khidmat Nasihat Pengurusan Kewangan Masjid Pusat Islam Sultan Mahmud (PISM), UMT

10 JULAI 2023

Khidmat Nasihat Kaedah Menjawab Maklum Balas PTj Dalam Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR) Bagi Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH) UMT

4 SEPTEMBER 2023

Lestari dan Khidmat Nasihat AUD ke Pusat Penyelidikan Alami Kenyir (SPAK) UMT, Tasik Kenyir

12 SEPTEMBER 2023

Bengkel Persediaan Penilaian Kendiri Sistem Audit Penampilan (ezSNAP) Tahun 2023, UMT

12 OKTOBER 2023

Lestari dan Khidmat Nasihat AUD ke Stesen Penyelidikan Alami Tanah Bencah (STAB) UMT Setiu

15-16 NOVEMBER 2023

Khidmat Nasihat dan Perundingan AUD Terhadap Pengauditan Program KPT-CAP oleh Unit Audit Dalam Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) di Pusat Keusahawanan dan Kebolehpasaran Graduan (UMT-GEM), UMT

14 DISEMBER 2023

Lestari dan Khidmat Nasihat AUD ke Institut Adaptasi Iklim dan Bioteknologi Marin (ICAMB), UMT

8

Latihan, Taklimat dan Bengkel BAB

LATIHAN STAF MENGIKUT KATEGORI

Latihan adalah bertujuan memastikan staf Bahagian Audit Dalam (AUD), UMT memenuhi jumlah jam latihan setahun seperti yang ditetapkan oleh Universiti malahan sebagai sebahagian daripada continuing professional education bagi memantapkan kompetensi staf

Selaras dengan Standards 1200 : Proficiency and Due Professional Care, International Professional Practices Framework (IPPF) latihan staf Bahagian Audit Dalam (AUD) sepanjang tahun 2023 adalah meliputi aspek berikut:-

TadbirUrus/Integriti 1

Audit/Kewangan 2.

TeknologiMaklumat 3.

Strategik 4

Risiko 5.

Senarai latihan yang dihadiri dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan Bahagian Audit Dalam setiap dua (2) bulan sekali bagi tujuan pemantauan oleh Ketua Audit Dalam Semua staf telah berjaya memenuhi keperluan tujuh (7) hari bekerja sepertimana keperluan Pekeliling Perkhidmatan Bil 6 Tahun 2005Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam yang berkuat kuasa.

ANALISISKATEGORILATIHANYANGDIHADIRISTAFTAHUN2023

Latihan yang berkaitan dengan program pembangunan eksekutif dalam melaksanakan tugasan hakiki

Latihanumum/sokongan

selain daripada kategori yang dinyatakan dalam keperluan Piawaian 1200 IPPF

Latihan khusus yang berkaitan dengan tugasan hakiki dan kerjakerja pengauditan

TeknologiMaklumat

Latihan yang berkaitan dengan kemahiran teknologi komunikasi maklumat (ICT)

Tiga (3) sesi perkongsian ilmu bersama Universiti Awam (UA) dan agensi luar sepanjang tahun 2023.

BENGKEL PEMANTAPAN FUNGSI DAN KUALITI PENGLIBATAN DAN PENGANJURAN TAKLIMAT

30MAC2023

Sesi Perkongsian Pengauditan Anak Syarikat Oleh Universiti Putra Malaysia (UPM) dan Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

Taklimat Perkongsian

Amalan Terbaik AUD

UMT Bersama AUD Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)

Bengkel Pengauditan Berasaskan COSO Internal Control Framework

Anjuran Jawatankuasa Ketua-Ketua Audit Dalam (JKAD), UA

Lapan (8) sesi taklimat/bengkel/perkongsian bersama staf Bahagian Audit Dalam (AUD) sepanjang tahun 2023.

5Januari2023

Taklimat dan Simulasi Pengisian Komponen Deskripsi Tugas (JD) dan myPortfolio Dalam Sistem HRMIS

2OGOS2023 26-27SEPTEMBER2023 01

24Ogos2023

Sesi Perkongsian Penyediaan Memorandum Perancangan Audit (MPA)

25oktober2023

Bengkel Penyediaan Cadangan Rancangan Audit Tahunan (RAT) Tahun 2024

Sesi Brainstorming Rangka Kerja COSO

1Februari2023

Bengkel Pemurnian Pelan Strategik AUD Tahun 2023-2027

Pemurnian Laporan Tahunan AUD

Perkongsian

9

Sumbangan dan Pencapaian Staf BAB

SUMBANGAN STAF KEPADA UNIVERSITI

Ketua Penyelaras Audit

Jawatankuasa Penjaminan Kualiti, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Tahun 2023

Petugas Majlis Konvokesyen Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Kali Ke-21 Tahun 2023

Ahli Senat (Ahli yang Diko-Opt), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Akaun Amanah Infrustruktur, Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Wakil Tetap Jawatankuasa Induk Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Penilaian Aduan dan Maklumat (JKPAM), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Kualiti Data Universiti (JKDU), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Anti Rasuah (JAR), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Juruaudit Bagi Audit Dalaman Bersepadu, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Tahun 2023

Ahli Jawatankuasa Masjid, Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Pasukan Sistem Pengurusan Amalan Nilai (SPAN 2 0), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Pembangunan (JKPP), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Penjaminan Kualiti, Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Pelaksana Program Jom Masuk U, Zon Timur Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

Ahli Jawatankuasa Task Force Anugerah Pegawai Aset Terbaik, Universiti Malaysia Terengganu

Ahli Jawatankuasa Pentadbiran dan Kewangan Canselori (JKPC), Universiti Malaysia Terengganu

ANUGERAH STAF BULANAN TERBAIK

ARFAHAISYAHAHMADSABRI

JURUAUDIT (W41)

Januari -Mac 2023

AHMADHAFHIPIEMOHDROSLI

JURUAUDIT (W41)

Oktober -Disember 2023

PERTANDINGAN PEREKAYASAAN SEMULA PROSEDUR KERJA

Pusat Pengurusan dan Penjaminan Kualiti (PPPK), UMT telah mengajurkan satu Pertandingan Perekayasaan Semula Prosedur Kerja Ianya merupakan satu proses penambahbaikan terhadap prosedur kerja yang dilaksanakan oleh sesebuah PTj di mana tindakan penambahbaikan dan pembetulan dilaksanakan berdasarkan kepada kelemahan proses dan prosedur kerja yang dikenalpasti.

Bahagian Audit Dalam (AUD) telah menyahut cabaran dengan menghantar

Timbalan Ketua Audit Dalam, dua (2) orang Juruaudit dan seorang Penolong

Juruaudit Kanan sebagai peserta dalam pertandingan tersebut dan telah mendapat penarafan GANGSA Tajuk persembahan adalah Memantau Tindakan

Maklum Balas Isu Penemuan Audit Menggunakan Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR)

Maklum Balas Kepuasan Pelanggan BAB 10

MAKLUM BALAS KEPUASAN PELANGGAN

Kecekapan dan keberkesanan aktiviti pengauditan hendaklah diukur dan dipantau. Bagi meningkat dan mengekalkan kredibiliti, Bahagian Audit Dalam (AUD) telah menyediakan satu medium untuk mengukur kualiti perkhidmatan pengauditan setelah selesai aktiviti pengauditan dilaksana dengan menggunakan Google Form dan dibahagikan kepada dua (2) kategori iaitu:

1.

2

Borang Maklum Balas Kepuasan Pelanggan- Soal Selidik Kepuasan Audit

Borang Aduan Pelanggan

Terdapat empat (4) elemen utama kualiti perkhidmatan AUD yang perlu dinilai oleh pihak Auditi iaitu:

1

2.

3

4

5.

Perancangan AUD (20%)

Pelaksanaan AUD (25%)

Penemuan AUD, Cadangan dan Pelaporan (30%)

Kompetensi dan Kemahiran Interpersonal staf (20%)

Hasil keseluruhan pengauditan yang dilaksanakan (5%)

MAKLUM BALAS KEPUASAN PELANGGAN

Sepanjang tahun 2023, sebanyak 10 maklum balas kepuasan pelanggan telah dikemukakan kepada pihak Auditi bagi 11 tajuk kajian pengauditan. Kesemua tajuk kajian yang dijalankan telah dibentangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR)

Bagi tujuan pemantauan, satu Laporan Pengurusan Kepuasan Pelanggan telah dikeluarkan dan dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan AUD merangkumi kesemua tajuk pengauditan tahun 2023 yang diterima dalam tempoh Januari hingga Disember 2023

ANALISISMAKLUMBALASKEPUASANPELANGGAN

Tajuk Audit Markah

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Geran Dalaman Di Pejabat Pengurusan Penyelidikan (PPP), UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2022/2023, UMT

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Sistem Perpustakaan, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Perjalanan Luar Negara, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Elaun Lebih Masa (OT) Staf, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Landskap, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tadbir Urus Korporat dan

Kawalan Dalaman UMT Jaya Holdings (UMTJ), UMT Tahun 2023

Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2023, UMT

Setakat 30 September 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Program Jom Masuk U 2023 (JMU 2023) Zon Timur, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Tahun 2023

PURATA PERATUS MARKAH KESELURUHAN

91.62%

Imbauan Tahun 2023 BAB 11

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Kajian Audit Terhadap Pengurusan

Penyelenggaraan Bangunan, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Geran

Dalaman Di Pejabat Pengurusan Penyelidikan (PPP), UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pemilihan Majlis

Perwakilan Pelajar (PMPP) Sesi 2022/2023, UMT

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Sistem Perpustakaan, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tadbir Urus

Korporat dan Kawalan Dalaman UMT Jaya Holdings (UMTJ), UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Perjalanan Luar Negara, UMT Tahun 2023

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Tuntutan Elaun Lebih Masa (OT) Staf, UMT Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Program Jom

Masuk U 2023 (JMU 2023) Zon Timur, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Tahun 2023

Kajian Audit Terhadap Pengurusan Landskap, UMT Tahun 2023

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2023, UMT Setakat 30 September 2023

Pertandingan Perekayasaan Produser Kerja (REDI)

Khidmat Nasihat dan Perundingan AUD Terhadap Pusat Keusahawanan dan Kerjaya (CEC)

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Lestari dan Khidmat Nasihat AUD ke Pusat Penyelidikan Alami Kenyir (SPAK) UMT, Tasik Kenyir

Lestari dan Khidmat Nasihat AUD ke Stesen Penyelidikan Alami Tanah Bencah (STAB) UMT, Setiu

Lestari dan Khidmat Nasihat AUD ke Institut Adaptasi Iklim dan Bioteknologi Marin (ICAMB), UMT

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Khidmat Nasihat Pengurusan Kewangan Masjid Pusat Islam Sultan Mahmud (PISM), UMT

Bengkel Pemurnian Laporan Tahunan AUD T

Bengkel Penyediaa cangan Audit Tahu 24

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Bengkel Semakan Semula Dokumen Kualiti AUD

Sesi Perkongsian Bukti Audit Berkualiti

Sesi Brainstorming Rangka Kerja COSO

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Audit Dalam Bersepadu : Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS)

Audit Dalaman Bersepadu Berfokus: Sistem Pengurusan Kualiti (QMS)

Audit Dalaman Bersepadu: Sistem Pengurusan Kualiti(QMS)

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Kunjungan Pengerusi Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR)

Lawatan Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) ke UMT

Penyerahan Source Code Sistem ezSNAP Kepada Universiti Malaysia Pahang Al-Abdullah (UMPSA)

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Petugas Majlis Konvokesyen Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Kali Ke-21 Tahun 2023

Road Tour Pemeriksaan Kesihatan Pusat ihatan Universiti (PKU)

nugerah Staf Terbaik Bulanan Canselori

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Sambutan Majlis

Hari Raya UMT

Sambutan Majlis

Hari Raya Canselori

Sambutan Majlis

Hari Raya Bahagian Audit Dalam

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Program

Kacau Bubur Asyura Canselori

Program Gotong Royong Bebas Denggi

Lapor Diri Staf Kontrak

GALERI AKTIVITI/PROGRAM

Lestari:

Jelajah Kampus UMT

Lestari:

Pengenalan Permainan Woodball

BAB 12

Penutup

DIREKTORI STAF

KETUA AUDIT DALAM (W52)

Mohd Riduan Mohamed Rakhazali m riduan@umt edu my 09-6684531

Zuraifah Mamat zuraifah@umt edu my 09-6684194

Mohd Aimman Abdullah m aimman@umt edu my 09-6685097

Arfah Aisyah Ahmad Sabri a aisyah@umt edu my 09-6684225

PENOLONG JURUAUDIT KANAN (W32)

Ahmad Hafhipie Mohd Rosli hafhipie@umt edu my 09-6684529

Noor Suzaini Embong noorsue@umt edu my 09-6684551

PENOLONG JURUAUDIT (W29)

Nor Diana Ismail nor diana@umt edu my 09-6684263

PENOLONG JURUAUDIT (W29)

Anis Baizura Che Harun a.baizura@umt.edu.my 09-6684206

PEMBANTU TADBIR (P/O) KANAN (N22)

Norhida Mohd Ramli norhida@umt edu my 09-6684530

PENUTUP

Bahagian Audit Dalam (AUD) dengan ikhlasnya mengucapkan sekalung penghargaan dan terima kasih terhadap kerjasama yang diberi oleh Auditi semasa pengauditan dijalankan AUD juga menyanjung tinggi usaha dan komitmen yang ditunjukkan oleh semua pihak terhadap penemuan audit yang dibangkitkan Semoga jalinan kerjasama yang ditunjukkan mampu mempertingkatkan tahap kecemerlangan dan kecekapan pengurusan ke arah pengurusan yang lebih baik.

Jutaan terima kasih diucapkan kepada semua warga sidang redaksi khasnya dan warga AUD amnya yang memberikan komitmen yang tidak berbelah bahagi dalam merealisasikan penerbitan Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2023 ini

Aras 3, Blok C, Bangunan Canselori, Universiti Malaysia Terengganu, 21030 Kuala Nerus, Terengganu Darul Iman.

my/bahagian audit dalam/

Telefon 09-6684530

E-mel audit@umt.edu.my

AduanPelanggan

https://forms.gle/Wdp sSSzKTpzxkvFAA

MaklumBalasPelanggan

https://forms.gle/yXiw DKauKqfYcsGv6

Sekian, terima kasih