Presentación de la Segunda Sesión del Curso Avanzado en Materia de Compras Gubernamentales (On Line)

LA INFORMACIÓN COMO HERRAMIENTA PARA PLANEAR COMPRAS CÉSAR RENTERÍA

CONTENIDO: 1. Información organizacional 2. Etapas de los sistemas de información 3. Estrategia e información 4. Estrategia de trazabilidad en las compras

INTRODUCCIÓN

• Información es una herramienta de gestión para mejorar el desempeño.

• El valor de la información organizacional en función de ciertas dinámicas.

• Objetivo de esta sesión: compartir un modelo de información organizacional.

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PRESENTÁNDONOS • Nombre, institución, puesto.

• ¿Cuál es tu animal favorito? ¿Qué serie estás viendo ahora?

• Salas de Zoom: • Ciudad • Seguridad • Gobierno • Finanzas • Educación • Bienestar 3

INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

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INFORMACIÓN • Insumo para tomar decisiones.

• Tiene un propósito específico: reducir la incertidumbre.

• Más y mejor información: • Mejores decisiones.

• Mayor capacidad de reacción.

• Mayor rendición de cuentas.

• No toda la información nos ayuda a reducir incertidumbre.

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DOMINIOS DE LA INFORMACIÓN

• Evidencia.

• Sustentar el razonamiento de una decisión.

• Desempeño.

• Medir y evaluar el rendimiento de los recursos humanos.

• Percepción.

• Saber qué es lo que está pasando en el entorno.

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INCERTIDUMBRE

• Definición: “diferencia entre la cantidad de información necesaria para desarrollar una tarea y la cantidad de información disponible en la organización” • Falta de información • Preguntas, respuestas y datos.

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ENFRENTAR LA INCERTIDUMBRE • Rutinas.

• Memoria organizacional (roles de puesto, manuales, entrenamiento, etc.)

• Funciona en entornos estáticos.

• Información.

• Recolección de información, interpretación.

• Necesario en entornos cambiantes.

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REDUCIR INCERTIDUMBRE

• Elaborar más preguntas • Plantear las posibles respuestas • Recolectar datos en función de eso.

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FUENTES DE INCERTIDUMBRE

• No sólo es falta de información • Información irrelevante.

• Información imprecisa.

• Información inoportuna.

• Costo de procesamiento de información.

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“RITUALISMO” ANTE LA FALTA DE INFORMACIÓN • Más información, menos incertidumbre.

• Diagnosticar todos los problemas de incertidumbre como “falta de información” conlleva a “ritualismos” • Mucha de la información que es recolectada tiene poca relevancia a la hora de tomar decisiones.

• Mucha de la información recolectada a solicitud expresa no es considerada en esa toma de decisiones.

• A pesar de que existe información disponible a la hora de tomar una decisión, se pide más información.

• Hay quejas de que no hay suficiente información para tomar una decisión cuando, de hecho, hay información que está siendo ignorada.

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CAPACIDADES INFORMACIONALES

• Producir más información • Definir cuál es información relevante • Hacer que la información fluya dentro de la organización • Aumentar los recursos destinados al procesamiento • Identificar y clarificar las ambigüedades 12

DIAGNÓSTICO. IDENTIFICAR INCERTIDUMBRE

• En una hoja de papel: • Escribe una tarea que es muy importante en tu trabajo y donde siempre enfrentas incertidumbre.

• Escribe ¿cómo le haces para lidiar con eso?

• ¿Qué está causando incertidumbre?

• Formula la incertidumbre en preguntas y la información que necesitas en posibles respuestas.

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DIAGNÓSTICO. IDENTIFICAR INCERTIDUMBRE • Comparte en grupo tu diagnóstico en la sala de Zoom ¿Hay aspectos en común? ¿Diferencias importantes?

Salas de Zoom: • Ciudad • Seguridad • Gobierno • Finanzas • Educación • Bienestar 14

AMBIGÜEDAD • La información puede tener múltiples interpretaciones.

• Por ejemplo, ¿qué es desempeño?

• Incapacidad de determinar qué interpretación es la más apropiada.

• Ejemplos: cambios en los reglamentos, poca claridad en las reglas.

• Soluciones: reuniones, acuerdos, clarificación de reglas.

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DISTINCIÓN ENTRE INCERTIDUMBRE Y AMBIGÜEDAD

• ¿Otros ejemplos?

• ¿Hay algo que redactaron como incertidumbre que es en realidad ambigüedad?

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ETAPAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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ADQUISICIÓN DE LA INFORMACIÓN

•x

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DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

•x

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INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

•x

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AUTO-EVALUACIÓN. PASO 3 CAPACIDADES INFORMACIONALES

•x

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AUTO-EVALUACIÓN. PASO 3 CAPACIDADES INFORMACIONALES

• Mejorar el desempeño: Explotación vs Exploración • Explotación: perfeccionar, pero seguir en la misma dirección.

• Exploración: aprender, adaptarse.

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INFORMACIÓN PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

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RETO: DEFINICIÓN DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE • Descomponerlo en preguntas, respuestas y datos • Definición de información relevante a cargo de la jerarquía, consultores, departamentos de informática • Involucrar a los usuarios en la planeación de los sistemas de información • Design thinking, agile, lean

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RETO: INTEROPERABILIDAD

• “La capacidad de dos o más sistemas de información de intercambiar información y usar la información que ha sido intercambiada” • Habilidad de compartir información entre sistemas de manera que éstos tengan significado o utilidad.

• En la economía de la información, la capacidad de combinar y compartir datos es lo que determina el valor de éstos.

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MECANISMOS DE GOBERNANZA DE DATOS

• Un acuerdo de gobernanza de datos especifica el marco de decisiones y responsabilidades para promover un comportamiento deseado en el uso de datos.

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MECANISMOS DE GOBERNANZA DE DATOS Roles: Comité Ejecutivo, Comité de Gobernanza, Comisarios de Datos (Data Stewards). Áreas de decisión: • Planeación de la calidad de los datos • Establecer fuentes y compromisos de producción de datos • Definir los procesos de producción de datos • Definir estándares de interoperabilidad • Definir plan de prevención y contingencia de vulneración de datos 27

MECANISMOS DE GOBERNANZA DE DATOS

Responsabilidades: ejecutor, informado, consultado, responsable Planeación de la calidad de los datos

Comité Ejecutivo

Comité de Gobernanza

Comisario de Datos

I

I

E

Establecer fuentes y compromisos de producción de datos

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R

Definir los procesos de producción de datos

I

R

E

Definir estándares de interoperabilidad

I

I

R, E

Definir plan de prevención R y contingencia de vulneración de datos

CAPACIDADES INFORMACIONALES

• Producir información suficiente para mitigar la incertidumbre (evitar falta de información) • Tener esquemas que brinden claridad sobre la interpretación de la información (evitar ambigüedad) • Producir información relevante y oportuna 29

ESQUEMA DE DIAGNÓSTICO Problemas de incertidumbre

Ambigüedad

Incertidumbre Preguntas, Respuestas, Datos

Situación actual

Salas de Zoom: Situación deseada

Describir situación actual de su organización Imaginar situación deseada

Capacidades informacionales ¿Cómo las construimos?

¿Qué C.I. necesitamos para llegar a..?

Adquisición Procesamiento Interpretación 30

¿Cuáles son las capacidades informacionales que necesitamos para la situación deseada? ¿Cómo las construimos?

EXPLORACIÓN VS EXPLOTACIÓN • Perfeccionar lo que ya hacemos • Variables internas, externas, evaluación del desempeño • Imaginar una forma diferente de hacer las cosas • Aprendizaje, adaptación, innovación • Organizaciones “ambidiestras” logran el mejor desempeño

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CONCLUSIÓN

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CONCLUSIÓN

• La calidad de la información gira alrededor de los problemas de incertidumbre y ambigüedad.

• Un buen diagnóstico de éstos nos permite tener un sistema de información de calidad para la toma de decisiones.

• Las capacidades informacionales se construyen en tres etapas: adquisición, procesamiento e interpretación.

• Una buena planeación estratégica incorpora la definición de información relevante y capacidades para adquirir y procesar esa información relevante.

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