Personvern og taushetsplikt. Regelverk i barnehagen

Innhold Forord 4 Del 1 Personvern i barnehagen Hva er personvern? 6 Hvorfor er personvern viktig? 6 Utfordringer med personvern i barnehagesektoren 6 EUs personvernforordning og personopplysningsloven 7 Hva regnes som personopplysninger? 8 Personopplysning 8 Særlige kategorier av personopplysninger 8 Begrepet «behandling» av personopplysninger 8 Hva er behandling av personopplysninger?

8 Hvem er behandlingsansvarlig? 9 Når kan barnehagen behandle personopplysninger? 10 Barnehageloven som hjemmel for behandling av personopplysninger 10 Hvilke barnehageplikter krever behandling av personopplysninger? 10 Når kreves det samtykke for å behandle personopplysninger 11 Hvilke krav stiller vi til samtykke? 12 Andre hjemmelsgrunnlag for behandling av personopplysninger 12 Barnehageeierens ansvar og oppgaver 13 Barnehageeier skal sikre at personopplysninger behandles på lovlig grunnlag 13 Særlig om formålsbestemthet 14 Særlig om proporsjonalitet 14 Særlig om relevans og minimalitet 14

pv18_personvern_mat.indd 2

Sørge for opplysningenes kvalitet 15 Sørge for sikker lagring og sletting 15 Sørge for informasjonssikkerhet 15 Etablere internkontroll 16 Barn og foreldres rettigheter 17 Rett til informasjon og innsyn 17 Retting og sletting 17 Hvor lenge kan barnehagen lagre personopplysninger? 18 Særlig om skytjenester 18 Kilder 18 Del 2 Taushetsplikt i barnehagen Hvorfor har vi regler om taushetsplikt? 20 Hvilke lovbestemmelser stiller krav om taushetsplikt for ansatte i barnehagen? 20 Hvem har taushetsplikt? 21 Hvilke opplysninger omfatter taushetsplikten? 21 Hvor lenge varer taushetsplikten? 22 Ulike unntak fra taushetsplikten 22 Nærmere om intern samarbeid 22 Nærmere om eksternt og tverretatlig samarbeid 23 Barnehageansatte som vitner i retten 23 Fritak fra taushetsplikt etter avgjørelse fra fylkesmannen eller retten 23 Fritak fra taushetsplikt etter samtykke 24 Foreldres rett til opplysninger om barnet 24 Når begge foreldrene har foreldreansvar, men barnet bor fast hos den ene 25 Den av foreldrene som ikke har foreldreansvar 25 Barn i fosterhjem 25 Straff for brudd på taushetsplikten 26

09.10.2018 13:07

Del 3 Oppmerksomhetsplikt, opplysningsplikt og meldeplikt Oppmerksomhetsplikt – barneverntjenesten 28 Opplysningsplikt til barneverntjenesten 28 Når har barnehagen opplysningsplikt? 29 Hvordan oppfylle opplysningsplikten? 30 Meldingens form og innhold 30 Informasjon til foreldrene om barnehagens melding til barneverntjenesten 31 Tilbakemelding fra barneverntjenesten 32 Opplysningsplikt etter pålegg fra barneverntjenesten og fylkesnemnda 33 Opplysningsrett 33 Samtykke 33 Drøfting av saker anonymt 34 Barnehagens adgang til å gi opplysninger for å fremme sine oppgaver 34 Særlig om barneverntjenestens adgang til å gi opplysninger til barnehagen 34 Oppmerksomhetsplikt og opplysningsplikt til sosialtjenesten 35 Plikt til å gi opplysninger til register om kontantstøtte 35 Meldeplikt til politiet 36 Plikt til å avverge straffbare handlinger 36 Meldeplikt ved avvergelse av kjønnslemlestelse 37 Kilder til del 2 og 3 37

pv18_personvern_mat.indd 3

Vedlegg Praktiske personvernutfordringer og løsninger 39 Muntlig dialog 39 E-post 39 Tekstmeldinger 40 Arkivskap 40 Elektronisk lagring 41 Minnepinner 42 Fjernarbeidsløsninger 42 Foto og video 43 Hjemmesider 43 Sosiale medier 44 Skytjenester 44 Noen spørsmål og svar fra datatilsynet.no 45 Kan klasselister eller liknende leveres ut?

45 Kan skolen/barnehagen kreve å få elevens og foresattes fødselsnummer? 45 Kan skolen/barnehagen filme og fotografere barna? 45 Kan skolen/barnehagen legge ut bilder av barna på Internett? 46 Kan foresatte fotografere barna på skolen eller i barnehagen? 46 Utdrag fra aktuelt lovverk 47 Barnehageloven, utdrag 47 Forvaltningsloven, utdrag 48 Straffeloven, utdrag 50 Barneloven, utdrag 51 Vergemålsloven, utdrag 51

09.10.2018 13:07

Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysning Begrepet «personopplysning» er definert i personvernforordningen artikkel 4 nr. 1 som «enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar person».

Overført til barnehagene er personopplysninger all informasjon og alle vurderinger som kan knyttes til enkeltbarn. Opplysningene kan foreligge i form av tekst, bilder, film, video- eller lydopptak. Navn, adresse, alder, telefonnummer og e-postadresser er også å anse som personopplysninger. Det er vanlig at saksdokumenter, utredninger eller vurderinger som omhandler barnehagebarn inneholder personopplysninger. Dette kan for eksempel være opplysninger om et enkeltbarns trivsel, interesser, opplevelser, kunnskaper og ferdigheter, sosiale kompetanse og samhandling.

Særlige kategorier av personopplysninger Det følger av forordningen artikkel 9 nr. 1 at behandling av særlige kategorier personopplysninger i utgangspunktet er forbud. Dette er opplysninger som i tidligere regelverk ble omtalt som sensitive personopplysninger og omfatter a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling c) helseforhold d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger Artikkel 2 nr. 2 mv. har en rekke unntak fra dette forbudet, blant annet når det er gitt samtykke til behandling av personopplysninger og når behandlingsgrunnlaget ellers følger av lov.

I barnehagen vil særlige kategorier personopplysninger blant annet kunne dreie seg om opplysninger om barns helse, sosiale og språklige utvikling med videre. Personopplysningsloven stiller særlig strenge krav til behandling av sensitive personopplysninger. I praksis vil behandling av personopplysninger oftest ha sitt grunnlag i en lovhjemmel eller samtykke.

Begrepet «behandling» av personopplysninger Hva er behandling av personopplysninger?

Det er når det «behandles» personopplysninger at det kan oppstå de største personvernutfordringene. Det er også til «behandling» av personopplysninger det er knyttet rettigheter og plikter i forordningen og personopplysningsloven.

Personvernforordningen artikkel 4 nr. 2 definerer «behandling» av personopplysninger som «enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med

8

n

pv18_personvern_mat.indd 8

Personvern i barnehagen

09.10.2018 13:07

personopplysninger, enten automatisert eller ikke, f.eks. innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring».

På grunnlag av definisjonen over vil for eksempel notater og nedtegnelser av observasjon og vurdering av barns trivsel og utvikling regnes som behandling av personopplysninger, uavhengig av om dette gjøres på skjema utarbeidet av det pedagogiske personalet eller om det benyttes ulike standardiserte kartleggingsverktøy.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er den behandlingsansvarlige som har ansvaret for at personvernregelverket følges. Ved behandling av personopplysninger i barnehagen er det eier som er behandlingsansvarlig, jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7. Den behandlingsansvarlige er den som alene eller sammen med andre har bestemmelsesrett over personopplysningene og behandlingen av disse.

Personvernforordningen pålegger den behandlingsansvarlige en rekke plikter ved behandling av personopplysninger. Der den behandlingsansvarlige er en juridisk person (for eksempel et selskap), vil den som representerer eier være behandlingsansvarlig. I praksis vil ofte den behandlingsansvarlige, eier, måtte delegere det daglige ansvaret til ledelsen i den enkelte barnehage. Ledelsen i barnehagen vil i så fall regnes som databehandler etter personvernforordningen artikkel 4 nr. 8.

Ledelsen må sørge for at personopplysningsloven etterleves, i praksis i den arbeidsfordeling som skjer i barnehagen. Innhenting, behandling og lagring av personopplysninger bør knyttes til en lederstilling slik at stillingsinnehaveren har det daglige ansvaret for det som behandles. Selv om den behandlingsansvarlige Personvern i barnehagen

pv18_personvern_mat.indd 9

n

9

09.10.2018 13:07

At opplysningsplikten inntrer når det er grunn til å tro, innebærer at det må foreligger en begrunnet bekymring for at barnet blir utsatt for mishandling eller andre former for alvorlig omsorgssvikt. Det kreves ikke at barnehagen er sikker på at barnets situasjon er alvorlig, men det må foreligge mer enn en vag mistanke om at dette er tilfelle.

Dersom barnehagen er i tvil om hvorvidt bekymringen for barnet er så alvorlig at den skal meldes til barneverntjenesten, kan det være nyttig å diskutere saken med andre fagpersoner, og også diskutere problemstillinger og få konkrete råd fra barneverntjenesten.

Hvordan oppfylle opplysningsplikten?

Opplysningsplikten er et selvstendig og individuelt ansvar som påligger alle barnehageansatte.

Gjennom sin daglige nære kontakt med barn er de ansatte i barnehagene i en sentral posisjon når det gjelder å kunne observere og motta informasjon om barns omsorgs- og livssituasjon. For at barn i alvorlige situasjoner skal bli sett av barnevernet og få den hjelp de har behov for, er det derfor svært viktig at de ansatte i barnehagene oppfyller opplysningsplikten når den inntrer.

Styreren er den som ofte gir slike opplysninger. Dersom styreren unnlater å melde fra til barneverntjenesten, har den enkelte barnehageansatte derfor et selvstendig ansvar for å formidle sin bekymring til barneverntjenesten.

Til refleksjon: • Hvilke rutiner har barnehagen for å drøfte om det skal gis melding til barnevernet?

Meldingens form og innhold Enhver henvendelse til barneverntjenesten som gjelder bekymring for et bestemt barn, regnes som en melding i barnevernlovens forstand. Dette gjelder uavhengig av om meldingen er fremsatt muntlig eller skriftlig, og uavhengig av hvem meldingen kommer fra.

For at barnehagen skal oppfylle sin opplysningsplikt, er det likevel en forutsetning at barnehagen (ofte ved styrer) gir seg til kjenne, slik at barneverntjenesten på best mulig måte kan vurdere innholdet i meldingen og behovet for å innhente ytterligere opplysninger fra barnehagen. Med andre ord er opplysningsplikten ikke oppfylt dersom meldingen til barneverntjenesten sendes anonymt. Meldingen må

30

n

pv18_personvern_mat.indd 30

Oppmerksomhetsplikt, opplysningsplikt og meldeplikt

09.10.2018 13:07

også inneholde opplysninger om hvilket barn meldingen gjelder, og hva bekymringen går ut på.

Utover dette er det ingen formelle krav til hvordan meldingen skal utformes.

Likevel bør meldingen: • Som regel utformes skriftlig. Dette gjelder med unntak av meldinger i akutte situasjoner.

• Beskrive bekymringen for barnet mest mulig konkret. Den bør gi en beskrivelse av observasjonene som er gjort, hvor lenge barnehagen har vært bekymret, og hvilke samtaler med barnet, foreldrene eller andre som har ført til bekymringen.

• Referere til tilfeller eller episoder som har ført til bekymringsmeldingen.

• Inneholde informasjon om hva barnehagen selv har foretatt seg. Dersom det er gjennomført foreldresamtaler, bør informasjon om utfallet av disse samtalene framkomme.

• Gi opplysninger om for eksempel hvor lenge barnehagen har arbeidet med foreldrene når det gjelder den konkrete bekymringen.

Informasjon til foreldrene om barnehagens melding til barneverntjenesten Som et generelt utgangspunkt bør barnehagen orientere foreldrene om at den sender melding til barneverntjenesten.

I visse tilfeller kan det være et vesentlig poeng at barnehagen overlater til barneverntjenesten og eventuelt politiet å vurdere når og på hvilken måte foreldrene skal informeres. Årsaken til at barnehagen i visse tilfeller bør unnlate å orientere foreldrene, er dels at dette kan hindre barneverntjenesten og politiet i å gi barnet (eller andre) tilstrekkelig beskyttelse, dels at det å orientere foreldrene kan svekke viktige bevis.

Oppmerksomhetsplikt, opplysningsplikt og meldeplikt

pv18_personvern_mat.indd 31

n

31

09.10.2018 13:07