Emailhulp = methodisch werken Net als het voeren van persoonlijke gesprekken vergt ook emailhulp een methodische aanpak. De Artevelde Hogeschool werkt momenteel binnen het project OptiMail aan een methodiek ‘emailhulp’. Het schema hieronder is een vrije overname van wat in de ‘methodiekmap online’ van het Steunpunt CAW te lezen staat. Bezin evenwel eer je emailhulp opstart! Ga met overleg te werk, ook bij het éénmalig beantwoorden van een emailvraag.
Stappen Jezelf als klankbord
Richtvragen Wat roept de vraag in eerste instantie bij jou op? Acht je het mogelijk om de gestelde vraag via mail af te handelen.
Inhoud van de mail
Lees je een vraag achter de vraag? Welke informatie lees je in de mail? Structureer de informatie: leerling/klas/thuis/vrije tijd/… Vind je sterktes, mogelijkheden,…
Verwachtingen van de cliënt
Welke informatie ontbreekt en wat is er nodig om ze te verkrijgen? Ken je de verwachtingen van de cliënt? Vallen deze verwachtingen binnen de scope van je werksetting?
Je stelt je mail op! (zie ook verder… je stuurt een mail!)
Kan jij aan die verwachtingen voldoen? Wat is daarvoor nodig? Zorg voor een duidelijk onderwerp. Welke aanspreektitel is gepast? Indien nodig stel je jezelf en je centrum heel kort voor. Hoe wordt in je centrum met gegevens omgegaan (DRM). Het stellen van de vraag positief bekrachtigen. Wat je begrepen hebt uit de mail van de hulpvrager kort weergeven. Eventueel aangeven wat je niet begrijpt, niet kan plaatsen. Heb je vermoeden, hypothesen… geef ze weer in vraagvorm. Mogelijke volgende stappen weergeven Peil naar de mogelijkheden om deze stappen effectief ook uit te voeren. Verduidelijk nog eens je aanbod en je grenzen. Sluit gepast af en vraag naar een reactie.
6