De nödvändiga samtalen Exempel på checklistor för de nödvändiga och svåra samtalen Svåra samtal med personalen:
Som ledare måste du ofta ge medarbetare återkoppling i olika situationer. Det kan vara samtal om allt från medarbetarens privata problem som påverkar arbetsinsatsen till att du som ledare ska säga upp personen. Men hur gör du detta på ett respektfullt sätt? Vilka fallgropar finns? Hur hanterar du olika reaktioner? Vad händer efter samtalet, och hur hittar du som ledare stöd? Källa: Birgitta Svensson Ström är beteendevetare med lång erfarenhet av och bred kompetens inom individ- och ledarutveckling. De senaste 15 åren har hon bland annat varit omställningsledare och ingått i ledningsgruppen i TeliaSonera, och utbildare i ”nödvändiga och svåra samtal”, samt bollplank till ledare i linjen. Nedan följer hennes exempel på hur man kan tänka kring och arbeta med svåra samtal. Förberedelser
• Bestäm hur mycket tid du avsätter för samtalet, ca ½ - 1 timme. • Se till att du har samlat faktaunderlag som behövs vid samtalet
122 | Del 5: Checklistor och mallar för kompetensfrågor
• Klargör för dig själv vad du vill ha sagt och hur du ska förmedla budskapet. • Fundera över dina egna känslor och reaktioner inför den här uppgiften. Hur påverkas ditt beteende? • Förbered dig mentalt på olika reaktioner (t.ex. oförståelse, gråt, ”avsaknad” av känslor, bitterhet, undanglidande) från den du ska samtala med. Föreställ dig hur du ska bemöta dessa reaktioner. Samtalet
• Var fokuserad på medarbetaren, låt inget annat störa eller distrahera samtalet. • Välj en lugn och ostörd plats och förskansa dig aldrig bakom skrivbordet. • Var tydlig och rak i din kommunikation. • Inled med bakgrund och orsak till samtalet. • Uppmuntra medarbetaren att tala om hur han/hon tänker och känner sig just nu. Tillåt eventuella känsloyttringar. • Var inte rädd för tystnad, medarbetaren kan behöva andrum för att tänka över vad du sagt. • Följ upp vad medarbetaren säger och kolla att du förstått rätt. Använd kontrollfrågor, t.ex. ”som jag förstår dig så menar du…?” • Kontrollera även att medarbetaren har tagit emot och uppfattat din information genom att exempelvis ställa frågan: