Unidad 9(1)

CAPITULO 9 Trabajar con tablas

En muchas oportunidades se necesita crear una tabla para organizar información que de esta manera se verá y comprenderá de mejor forma.

Crear una tabla En la pestaña Insertar, el grupo de comandos Tablas, al dar clic en el ícono Tabla, se despliega una cuadrícula, donde se puede seleccionar la cantidad de filas y columnas que la tabla va a tener, con solo este paso se dibujará la tabla en el documento del tamaño seleccionado.

Insertar tabla Si se escoge la opción Insertar tabla que está de primera, aparecerá un pequeño cuadro de diálogo, donde también se puede definir el número de columnas y filas y otras opciones como ancho de columna, si debe autoajustares el tamaño al contenido o el contenido a la ventana. Además si estas condiciones deben recordarse cuando se inserten otras tablas.

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Una vez que se determina el número de columnas y filas se da clic en aceptar. De esta forma se dibujará en el documento la tabla de acuerdo con las medidas que se escogieron para la misma.

En la banda de opciones se activarán las Herramientas de tabla, en la pestaña Diseño, se puede escoger un diseño de colores o combinación de colores y otros que se verán seguidamente.

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Dibujar una tabla También se puede dibujar una tabla compleja; por ejemplo, una con celdas de diferente alto o que tenga un número variable de columnas por fila, para esto es la opción dibujar tabla.

1. Haga clic en el lugar en que desee dibujar la tabla.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo de comandos Tablas, haga clic en Tabla.

3. Haga clic en Dibujar tabla.

4. El puntero se convierte en un lápiz.

5. Arrastre con click izquierdo y suelte cuando tome la forma deseada.

6. Dibuje líneas en las columnas y de las filas. De la siguientes maneras.

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Hoja de cálculo de Excel

Otra forma de crear una tabla es con la opción Hoja de cálculo de Excel, para realizar esta operación debe ejecutar los siguientes pasos: 1. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla y a continuación, haga clic en Hoja de cálculo de Excel.

2. Inmediatamente se insertará como una página de Excel dentro de la hoja del documento, esta hoja de cálculo de Excel, puede hacerse más grande o más pequeña, de acuerdo a las necesidades y tiene la ventaja que al estar ubicada en ella se tiene todas las funciones del Excel, así que si se quiere hacer fórmulas u otras operaciones se pueden realizar.

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3. Una vez que los datos estĂŠn insertados en las columnas y filas, se hace clic fuera de la hoja de Excel y la tabla queda en el documento.

4. Antes de dar clic fuera de la hoja se le puede dar formato, diseĂąo y estilo.

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Tablas rápidas

De igual forma que en las portadas, o los encabezados y pies de páginas, el Word implementa una serie de plantillas para tablas, estas pueden ser vistas y escogidas en la opción Tablas rápidas, que se encuentra al final del menú de tabla.

Se puede encontrar desde calendarios, tablas con subtítulos, tipo lista, matriz, y doble, al hacer clic sobre el estilo se inserta en la hoja y después de esto se puede trabajar cambiando los datos a los que realmente se necesitan.

La pestaña de Herramientas de tabla se activa de forma que se puede cambiar diferentes aspectos, tal como se verá más adelante.

Para insertar una tabla rápida, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar una tabla.

2. En el grupo de comandos tablas de la pestaña Insertar, haga clic en Tabla.

3. Seleccione Tablas rápidas y a continuación, haga clic en la tabla que desee.

4. Si es necesario, reemplace los datos del marcador de posición en la tabla por los datos que desee.

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Agregar una tabla rápida a la galería de tablas rápidas

Si se desea agregar una tabla a la galería para poder utilizarla cada vez que se necesita y no tener que diseñarla en cada ocasión, se debe realizar los siguientes pasos: 1. Haga clic en la tabla que desee agregar.

2. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Presentación.

3. En el grupo de comandos Tabla, haga clic en Seleccionar y a continuación, en Seleccionar tabla.

4. En el grupo Tablas de la pestaña Insertar, haga clic en Tabla.

5. Seleccione Tablas rápidas y a continuación, haga clic en Guardar selección en galería de tablas rápidas.

6. Rellene la información en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación:

 Nombre: Escriba un nombre único para el bloque de creación.  Galería: Seleccione Tablas en la lista.  Categoría: Seleccione una categoría, como General o Integrada, o cree una categoría nueva.  Descripción: Escriba una descripción del bloque de creación.  Guardar en: Haga clic en Bloques de creación en la lista.

Puede seleccionar una plantilla diferente en la lista Guardar en si desea que la tabla esté disponible en esa plantilla. Una plantilla debe estar abierta para que aparezca en la lista de nombres de plantillas.  Opciones Elija una de estas opciones:  Seleccione Insertar contenido en su propio párrafo para colocar el contenido en su propio párrafo, aunque el cursor esté en medio de un párrafo.

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 Seleccione Insertar contenido en su propia página para colocar el bloque de creación en una página independiente con saltos de página delante y detrás del bloque de creación.

Edición dentro de la tabla

Cuando se determina el tamaño de la tabla llega el momento de trabajar dentro de la misma, para esto hay que tener en cuenta que las tablas están divididas en filas, columnas y celdas.

Para escribir dentro de una celda es necesario seleccionarla o posicionarse en ella. De igual forma con las filas y columnas, cuando se necesita aplicar formatos en varias celdas al mismo tiempo.

Escribir Para escribir dentro de las celdas de una tabla solamente es necesario hacer clic dentro de la celda y empezar a escribir.

La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente

Alineación del texto Desde el grupo de comandos Alineación dentro de la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla, se puede acceder a diferentes opciones para colocar el texto dentro de las celdas.

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Un primer grupo de opciones van a permitir establecer la situación del texto dentro de los márgenes fijados por las celdas de una tabla.

 Alinea arriba a la izquierda. Aliena el texto con la esquina superior izquierda de esa celda.  Alinear arriba en el centro. Centra el texto y lo alinea con la parte superior de la celda.  Alinear arriba a la derecha. Alinea el texto con la esquina superior derecha de la celda.  Alinear en el centro a la izquierda. Centra el texto verticalmente y lo alinea con la parte izquierda de la celda.  Alinear verticalmente. Centra el texto horizontalmente y verticalmente en la celda.  Alinear en el centro a la derecha. Centra el texto verticalmente y lo alinea con la parte derecha de la celda.  Alinea abajo a la izquierda. Aliena el texto con la esquina inferior izquierda de esa celda.  Alinear abajo en el centro. Centra el texto y lo alinea con la parte inferior de la celda.  Alinear abajo a la derecha. Alinea el texto con la esquina inferior derecha de la celda.

Dirección de texto Otra de las opciones del grupo de comandos alineación es: Con la opción Dirección de texto, , que aparece en el grupo de comandos Alineación dentro de la pestaña Presentación de Herramientas de tabla, se puede conseguir 9

cambiar la orientación del texto dentro de una tabla. Para realizar esto se debe hacer lo siguiente: 1. Se coloca el cursor dentro de la celda se desea modificar la dirección del texto, o bien se seleccionan las celdas cuya alineación se va a modificar.

2. Al pulsar el botón para cambiar la alineación actual, se presentan varias opciones dentro de cada posición, cada vez que se pulsa cambia la alineación hasta llegar a su situación inicial.

3. También existe la posibilidad de cambiar la orientación del texto a través del menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre alguno de los elementos de la tabla.

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Además en este caso, al pulsar sobre esta opción, se abre un cuadro de diálogo que me va a permitir indicar la orientación del texto que se desea establecer dentro de las celdas seleccionadas.

Ordenar datos En Herramientas de tabla, en la pestaña Presentación, grupo de comandos Datos, se encuentra la opción Ordenar.

Esta opción permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar.

Al dar clic en esta opción aparecerá un cuadro de diálogo llamado ordenar, como el siguiente:

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1. En el apartado Ordenar por seleccionar de la lista desplegable la columna por la cual se quiere hacer la ordenación.

2. Seleccionar el tipo de datos que contiene la columna por la cual se realiza la ordenación (Tipo: texto, números o fechas).

3. Determinar si la ordenación será ascendente o descendente.

4. Si el contenido de varias celdas de la columna de ordenación primera se repite se puede especificar para estas filas otro criterio de ordenación mediante las opciones de Luego por, incluso un tercero.

5. Existe la posibilidad de no tener en cuenta la primera fila para ordenar una tabla, Sin encabezado o Con encabezado.

6. El botón de Opciones despliega un cuadro de diálogo que permite, entre otras cosas, determinar si las palabras que comiencen con mayúsculas precederán a las que comiencen con minúsculas, el idioma y la clase de separadores que se toman en cuenta.

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Movimiento dentro de la tabla Se puede desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas, lo cual se verá a continuación.

Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.

Para desplazarse Una celda a la izquierda Una celda a la derecha Una celda arriba Una celda abajo Al principio de la fila Al final de la fila Al principio de la columna Al final de la columna

Presione las teclas MAY + TAB TAB flecha arriba flecha abajo Alt + Inicio Alt + Fin Alt + AvPág Alt + RePág

Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.

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Márgenes de celda

Se puede definir el espacio o margen que se quiere que exista entre el borde de la celda y el texto o gráficos que contiene. Se puede definir el margen superior, inferior, Izquierdo y derecho.

En Herramientas de tabla, pestaña Presentación, grupo de comandos Alineación, en Margenes de celda.

En Márgenes de celda predeterminados, si se desea cambiar los márgenes se puede realizar al ajustar con las flechas los cuatro márgenes de la celda.

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Agregar Para agregar una celda dentro de la tabla, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en una celda situada a la derecha o encima del lugar donde desea insertar la celda.

2. En Herramientas de tabla, en la pestaña Presentación, haga clic en la flechita del grupo de comandos Filas y columnas.

3. Haga clic en una de las opciones siguientes.

 Desplazar las celdas hacia la derecha: Insertar una celda y desplazar hacia la derecha todas las demás celdas de esa fila.

Nota Word no inserta una nueva columna. Esta acción puede hacer que haya una fila con más celdas que las demás.  Desplazar las celdas hacia abajo: Insertar una celda y desplazar las celdas existentes una fila hacia abajo. Se agrega una nueva fila al final de la tabla.  Insertar una fila completa: Insertar una fila encima de la celda en la que se ha hecho clic.  Insertar una columna completa: Insertar una columna a la izquierda de la celda en la que se ha hecho clic.

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Agregar una fila encima o debajo 1. Haga clic en la celda encima o debajo de la cual desea agregar una fila.

2. En Herramientas de tabla, en la pestaña Presentación, siga uno de estos procedimientos.  Para agregar una fila encima de la celda, haga clic en Insertar arriba dentro del grupo de comandos Filas y columnas.  Si desea agregar una fila debajo de la celda, haga clic en Insertar debajo dentro del grupo de comandos Filas y columnas.

Agregar una columna a la derecha o a la izquierda Para agregar una columna a la tabla, se debe ejecutar los siguientes pasos: 1. Haga clic en la celda a la izquierda o a la derecha de la cual desea agregar una columna.

2. En Herramientas de tabla, en la pestaña Presentación, siga uno de estos procedimientos.  Para agregar una columna a la izquierda de la celda, haga clic en Insertar a la izquierda dentro del grupo de comandos Filas y columnas.  Si desea agregar una columna a la derecha de la celda, haga clic en Insertar a la derecha en el grupo de comandos Filas y columnas.

También con click derecho sobre en la celda, fila o columna aparecerá un menú contextual, click izquierdo en la opción Insertar. Se puede Insertar.

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Eliminar en una tabla Para eliminar una tabla con todo y su contenido, siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en la tabla.

2. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Presentación.

3. En el grupo de comandosFilas y columnas,haga clic en Eliminar y a continuación, elija la opción.

Eliminar una celda 1. Seleccione la celda que desea eliminar haciendo clic en su borde izquierdo.

2. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Presentación.

3. En el grupo de comandos Filas y columnas, haga clic en Eliminar y a continuación, elija Eliminar celdas.

4. Haga clic en una de las opciones siguientes:

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 Desplazar las celdas hacia la izquierda: Eliminar una celda y desplazar hacia la izquierda todas las demás celdas de esa fila.

Nota Word no inserta una nueva columna. El uso de esta acción puede hacer que haya una fila con menos celdas que las demás.  Desplazar las celdas hacia arriba: Eliminar una celda y desplazar una fila hacia arriba todas las demás celdas existentes en esa columna. Al final de la columna se agrega una nueva celda en blanco.  Eliminar toda la fila: Eliminar toda la fila que contiene la celda en la que hizo clic.  Eliminar toda la columna: Eliminar toda la columna que contiene la celda en la que hizo clic.

También con click derecho sobre en la celda, fila o columna aparecerá un menú contextual, click izquierdo en la opción Insertar. Se puede eliminar celdas.

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Tamaño de celdas

Para cambiar una celda, siga los siguientes pasos: 1. Seleccione la celda que desea modificar haciendo doble clic en ella.

2. En Herramientas de tabla, haga clic en la ficha Presentación.

3. En el grupo de comandos Tamaño de celda, existen varias opciones:

 Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo ancho.  Establecer alto y ancho de celdas. El primer botón permite establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botón permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas).  Autoajustar. Cambia el tamaño del ancho de columna automáticamente basado en el tamaño del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamaño de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos.

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Combinar celdas Combinar celdas consiste en convertir 2 o más celdas en una sola por lo que dejará de haber borde de separación entre una celda y otra ya que serán una sola. Esto puede servir por ejemplo para utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla. En este caso habría que combinar todas las celdas de la primera fila en una sola.

Para realizar esto debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione las celdas que desea combinar haciendo clic en el borde izquierdo de una celda y sin soltar el botón, arrastre el mouse (ratón) por las otras celdas que desea combinar.

2. En Herramientas de tabla, en la pestaña Presentación, en el grupo de comandos Combinar, haga clic en Combinar celdas.

Dividir celdas Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos o más una celda. Para esto se debe hacer lo siguiente: 1. Haga clic en una celda o seleccione las celdas que desee dividir.

2. En Herramientas de tabla, en la pestaña Presentación, en el grupo de comandos Combinar, haga clic en Dividir celdas.

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3. Escriba el número de columnas o filas en las que desea dividir las celdas seleccionadas.

4. Esto es muy importante en las tablas para dividir algunas columnas en varios conceptos.

Dividir tablas

Se puede dividir una tabla en dos y de esta forma insertar texto o gráficos entre ellas, para realizar esta acción debe hacer lo siguiente: 1. Situar el cursor en una celda cualquiera de la nueva primera fila de la nueva tabla que se creará.

2. Hacer clic con el ratón, sobre la opción dividir tabla, del grupo de comandos Combinar dentro de la pestaña Presentación de Herramientas de tabla.

3. De esta manera la tabla aparece dividida en dos, a partir del punto indicado, y entre ambas tablas se establece un símbolo de , de manera que nos permitirá introducir texto, imágenes o cualquier otro elemento entre las dos tablas.

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Cambiar formato de la tabla Cada vez que se inserta una tabla dentro de un documento, en la banda de opciones aparecen las Herramientas de tabla, estas herramientas cuentan con dos pestañas Diseño y Presentación, en ambos casos, ayudan al manejo y administración de las tablas.

Opciones de estilo de tabla Dentro de este grupo de comandos se encuentran varias opciones que pueden ser marcadas para aplicarse o no, incluso se pueden aplicar todas al mismo tiempo.

Active o desactive la casilla de verificación que aparece junto a cada uno de los elementos de tabla para aplicarle o quitarle el estilo seleccionado.

 Fila de encabezado: la primera fila de la tabla es tomada como los encabezados y se resalta el tipo de letra.  Fila de totales: se incluye una línea más gruesa que divide la última fila de la tabla de las demás para realzar que esta última fila corresponde a los totales y les aplica negrita.  Filas con bandas: cuando está activa, la tabla intercala colores más claros y más oscuros de línea por medio.  Primera columna: destaca en negrita los datos de la primera columna, muy útil en tablas de dos ejes de información.  Última columna: destaca en negrita los datos de la última columna, muy útil cuando en esta columna se encuentran los totales.

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 Columnas con bandas: cuando está activa, la tabla intercala colores más claros y más oscuros de columna por medio.

Estilos de tabla Dentro de este grupo de comandos se encuentran varias opciones para escoger de acuerdo al tipo de tabla que se está utilizando.

No solo son diseños diferentes sino también diferentes colores. Al hacer clic en la flecha se despliega la ventana de posibilidades.

Sombreado Al dar click en la flecha aparece el siguiente cuadro.

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Sombreado Permite cambiar los colores de celdas seleccionadas o de toda la tabla.

Bordes Agregar bordes de tabla 1. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Diseño.

2. En el grupo de comandos Tabla, haga clic en Seleccionar y a continuación, en Seleccionar tabla.

3. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Diseño.

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4. En el grupo Estilosde tabla, haga clic en Bordes y siga uno de estos procedimientos:  Haga clic en uno de los conjuntos de bordes predefinidos.  Haga clic en Bordes y sombreado, después en la pestaña Bordes y a continuación, elija las opciones que desea usar.

Quitar los bordes de tabla de toda la tabla 1. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Diseño.

2. En el grupo de comandos Tabla, haga clic en Seleccionar y a continuación, en Seleccionar tabla.

3. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Diseño.

4. En el grupo Estilos de tabla, haga clic en Bordes y a continuación, en Sin borde.

Agregar bordes de tabla sólo a las celdas especificadas 1. Seleccione las celdas que desee agregar bordes, incluidas sus marcas de fin de celda.

2. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Diseño.

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3. En el grupo de comandos Estilos de tabla, haga clic en Bordes y a continuación, en el borde que desea agregar.

Quitar los bordes de tabla sólo de las celdas especificadas 1. Seleccione las celdas a las que desee quitar los bordes, incluidas sus marcas de fin de celda.

2. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Diseño.

3. En el grupo de comandos Estilos de tabla, haga clic en Bordes y a continuación, en Sin borde.

Dibujar bordes En Herramientas de tabla, en la pestaña Diseño, en el grupo de comandos Dibujar bordes, se presentan varias opciones.

 Estos son las opciones que componen este grupo de comandos, para trabajar los bordes de las tablas.  Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones se puede cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que se desee.  Color de la pluma. Con este ícono se puede dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.  Lápiz. Como ya se explicó, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón.  Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic.

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Convertir texto en tabla

En algunas ocasiones se puede tener texto organizado en columnas y luego se desea tratar como una tabla, o una serie de variables, palabras, números, etc.

Para realizar esto solo se deben realizar los siguientes pasos: 1. Inserte caracteres separadores, como comas o tabulaciones, para indicar dónde desea dividir el texto en columnas. Utilice marcas de párrafo para especificar dónde desea que comience una nueva fila.

2. Por ejemplo, en una lista con dos palabras en una línea, inserte una coma o una tabulación detrás de la primera palabra para crear una tabla de dos columna 3. Seleccione el texto que desee convertir.

4. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla y a continuación, haga clic en Convertir texto en tabla.

5. En el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla, puede definir número de columnas y finas, autoajustar la tabla y en Separar texto en, haga clic en la opción del carácter separador usado en el texto.

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Convertir tabla en texto De igual forma se puede convertir una tabla en texto de forma similar a la que se explicó.

1. Una vez seleccionada la tabla ir a la pestaña Presentación, en el grupo de comandos Datos, seleccionar Convertir texto a ...,

2. Se indica el carácter que va a utilizar como separador en el texto resultante. Se puede cambiar si parece adecuado seleccionar otro carácter.

3. Pulsar Aceptar y la tabla será convertida en texto, se insertará el carácter separador elegido entre los datos de cada par de celdas.

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