Unidad 3 excel básico(1)

Contenido Unidad 03

Fórmulas y Funciones................................................................................................................................... 2 2.3 Fórmulas y funciones ......................................................................................................................... 2 Sintaxis de la función ................................................................................................................................ 2 Argumentos de las funciones .................................................................................................................. 3 Introducir una fórmula en una celda ....................................................................................................... 3 Pasos para insertar una función ............................................................................................................. 4 2.4. Categorías de funciones ............................................................................................................................ 5 Funciones Estadísticas ............................................................................................................................. 5 Funciones Matemáticas ................................................................................................................................ 6 Funciones Lógicas .................................................................................................................................... 7 Ejemplos de estas funciones ................................................................................................................... 7 Funciones Financieras.............................................................................................................................. 9 Funciones Texto ...................................................................................................................................... 12 2.5. Edición de Datos .................................................................................................................................. 13 2.6. Copiar Fórmulas................................................................................................................................... 13

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Fórmulas y Funciones

2.3 Fórmulas y funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas, sirven para simplificar el trabajo, ya que son herramientas de cálculo muy útiles que Microsoft Excel pone a nuestra disposición para ser usadas en hojas de cálculo. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

Sintaxis de la función

Las funciones en Excel tiene la siguiente sintaxis

Nota: Si los números se ingresan de forma manual, el separador es un punto y coma.

Si es un rango de celdas son dos puntos.

Siempre inicia con el signo igual y a continuación, sin espacios en el medio, el nombre de la función seguido de un paréntesis que contendrá todos los argumentos separados por dos punto (:) para un rango de celdas.

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Una función puede insertarse directamente en la celda si conoce el argumento, o bien utilizar un asistente a través del Botón Insertar funciones, localizado en la Barra de formulas.

Argumentos de las funciones

A los valores que utiliza una función para ejecutar las operaciones o cálculos se denominan argumentos. El número de argumentos que una función puede llevar depende del tipo función. Los argumentos más comúnmente utilizados son: valores numéricos, valores de texto, referencias de celda, rangos de celdas, nombres, rótulos y funciones anidadas.

Introducir una fórmula en una celda

Las funciones en Excel están organizadas y agrupadas en categorías que facilitan el trabajo. Entre las categorías más utilizadas están las matemáticas y trigonométricas, las financieras, las lógicas, de búsqueda, estadísticas, de texto, pero existe otras más.

Para insertar una función se debe elegir primero su categoría y luego localizar y seleccionar el tipo de función que se requiere.

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Pasos para insertar una función

1. Posesiónese en la celda en la cual insertará la fórmula.

2. De un clic en el botón Insertar Función que se localiza en la Barra de Fórmulas, con lo cual se abre el cuadro Insertar función 3. Seleccione la categoría de función y luego el tipo que requiere

4. De un clic en el Botón Aceptar para visualizar el cuadro Argumento de función.

5. Definida los argumentos de la función. Por ejemplo si esta con la función estadística promedio, seleccione el grupo de celdas (rango) que contiene los valores a promediar 6. Finalmente de clic en el Botón Aceptar.

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2.4. Categorías de funciones Existen diez categorías diferentes de funciones: matemáticas y trigonométricas, estadísticas, lógicas, financieras, fecha y hora, texto, científicas, búsqueda y referencia, base de datos e información, algunas de las cuales tienen una sintaxis más compleja que otras. Una característica poderosa de Excel es que el usuario puede definir sus propias funciones.

Funciones Estadísticas Algunas de las funciones estadísticas más utilizadas son:

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Funciones Matemáticas Algunas de las funciones estadísticas más utilizadas son: Nombre

Sintaxis

Descripción

Suma

=suma(numero1:numero2)

Suma todos los números de un rango de celdas

Redondear

=REDONDEAR(134,6778;2)

Redondea un numero a un numero de decimales especificado

Redondear(numero:cantidad_ceros) Residuo

=RESIDUO(45;3) =RESIDUO(numero;divisor)

Raiz

=RAIZ(64) =RAIZ(numero)

Producto

=PRODUCTO(num1;num2;num3;…) =PRODUCTO(23;45;45)

Abs

ABS(NUMERO) =ABS(-78)

Potencia

=POTENCIA(numero;potencia) =POTENCIA(5;6)

Proporciona el residuo después de dividir el numero por el divisor Obtiene la raiz del numero especificado Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve el producto Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, un numero sin signo Devuelve el resultado de elevar un numero a una potencia

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Funciones Lógicas Las funciones lógicas se utilizan para hacer comparaciones Algunas de las funciones estadísticas más utilizadas son:

Ejemplos de estas funciones =SI(A1>=70; ”Aprobado”; “Reprobado”) =SI(Y(A1>=50;A1<70) ; "Examen Ext"; " NO ") =SI(O(A1>=70;B1<3) ;"Aprobó"; " Reprobó ")

La función =SI() es una de las más poderosas que se utilizan en Excel. Esta función tiene la sintaxis siguiente: =SI(condición;verdadero;falso)

En donde condición es una comparación. Si la comparación se cumple, se ejecutará el argumento verdadero, en caso contrario, se ejecutará el argumento falso.

Por ejemplo: =SI(A1>=70;”Aprobado”;”Reprobado”) 7

Aquí se pregunta, Si el valor (contenido) en la celda A1 es mayor o igual que 70, muestre la palabra Aprobado, en caso contrario, (es menor a 70), muestra la palabra Reprobado.

Si utilizamos el asistente para funciones, la ventana del asistente se tendría que observar de la siguiente manera:

Las funciones Y y O, se trabajaran en conjunto con la función SI, por tanto si utilizamos la función SI con la función Y, se deberán cumplir dos condiciones, si se trabaja con la función O, se deberá cumplir alguna de las dos condiciones.

Ejemplo:

=SI(Y(A1>=50;A1<70);"Examen Ext";" NO ")

En donde la primera condición (A1>=50) y la segunda (A1<70) se tienen que cumplir ambas para que se ejecute el argumento verdadero o sea aparecerá las palabras Examen Ext, en caso contrario, se ejecutará el argumento falso o sea aparecerá NO.

Ejemplo: =SI(O(A1>=70;B1<3);"Aprobó";" Reprobó "))

En donde se deberá cumplir alguna de las condiciones ya sea (A1>=70) o (B1<3).

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Si se cumple alguna de las dos se ejecutará el argumento verdadero o sea aparecerá la palabra aprobó, en caso contrario, (las dos son falsas o no se cumplen) se ejecutará el argumento falso por lo que aparecerá Reprobó.

Funciones Financieras Como su nombre lo indica, las funciones financieras son muy útiles para la elaboración de cálculos financieros como la conversión monetaria, el desarrollo de operaciones sobre rentas, calculo de intereses, entre otros.

Algunas de las funciones financieras más utilizadas son:

Para utilizar las funciones financieras de EXCEL debemos tener claro los propósitos de la mayoría de ellas, estos son lograr calcular:   

Tasa: Tasa de interés, puede ser anual o mensual.

Nper: Número de pagos periódicos constantes de una inversión (plazo).

Pago: Indica el pago periódico de una anualidad.

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

Va: Indica el valor actual de una inversión, o sea el monto del crédito o préstamo.



Vf: Valor futuro de una inversión después del último pago, debe llegarse a ser 0.

Tipo: Cuando se realiza el pago. 0 = final del período, 1 = principio del período.

Período: Es el período calculado para el pago, el número de pago del préstamo, por ejemplo si el crédito es a 5 años, el período será entre 1 y 60

En donde la Tasa de interés anual es del 19%, por lo que se deberá dividir entre 12, para sacar el interés mensual, mientras que el nper es 3 años, por lo que se deberá multiplicar por 12 que corresponde a cada mes del año, el valor actual (Va) corresponde a ¢ 5.000.000,00.

Los datos son:

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Muy importante: Nunca digite los separadores de miles ni el símbolo de moneda, ya que Excel los tratará como literales y no como números. Escriba el valor utilice el separador decimal, luego proceda a formatear las celdas con el formato moneda.

Observemos cómo funciona la función PagoInt: el préstamo es de 5,000,000.00 , con una tasa de interés anual de 35% y un período de 5 años.

Recordemos que los intereses se deben dividir entre 12 y los años se deben multiplicar por 12, ya que ambos casos corresponden a los meses del año.

Si utilizamos la función Pago para calcular los pagos mensuales de un préstamo sería la siguiente = PAGO(B2/12; B3*12; B1)

Mientras que la función para conocer el interés mensual PagoInt, sería la siguiente: =ABS(PAGOINT($B$2/12;1;$B$3*12;A7)

Observa que utilizamos el signo dólar ($) para el direccionamiento absoluto para indicar que el cálculo siempre corresponderá a estas celdas.

De forma tal que si hacemos el desglose de todas las cuotas quedaría así: Curso Básico Microsoft Excel

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Funciones Texto Estas funciones son útiles para trabajar con caracteres, por lo que no realizan ningún tipo de cálculo. Algunas de las funciones de Texto más utilizadas son:

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2.5. Edición de Datos Como se ha mencionado antes para insertar un dato en una celda sin importar el tipo es suficiente posicionarse sobre la celda. Así de sencillo es modificar un dato, para cambiar la información será suficiente con dar un doble clic en la celda, ahora puede seleccionar todo el contenido y sustituirlo o solo parte de la información.

Para eliminar un dato, basta con dar clic en la celda que lo contiene y luego presionar la tecla suprimir.

Inmediatamente después de ingresar un dato utilizando el Botón deshacer puede regresar a la acción anterior.

2.6. Copiar Fórmulas Resulta muy tedioso hacer la misma fórmula varias veces dependiendo de la cantidad de datos que sea necesario calcular, sin embargo hay una forma sencilla y rápida de copiar la formula. Una vez introducida la primera fórmula, bastará copiarla en las celdas correspondientes siguiendo los pasos a continuación:

a) Ubica el cursor encima de la esquina inferior derecha de la celda que contiene la formula a copiar hasta que el cursor adopte la forma de una cruz negra:

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b)

De clic con el botón izquierdo y arrastre el mouse mientras mantiene presionado el botón del mouse hasta la última celda en la cual desea copiar.

c)

Suelta el botón mouse.

d)

Observa cómo en las celdas aparecen los resultados correspondientes

Si es necesario copiar una formula en una celda que no se encuentra contigua a la que la contiene siga los siguientes pasos.

a) Selecciona la celda que contiene la formula b) Abra el Menú Edición (clic derecho) y seleccione la opción copiar, aparecerá un borde intermitente. c) De un clic en la celda en la que desea copiar la formula. d) Abra el Menú Edición (clic derecho) y seleccione la opción pegar, desaparecerá el borde intermitente y el la fórmula copiada en la celda seleccionada.

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