РАЗВИТИЕ ДЕЛОВЫХ И ЛИЧНЫХ КАЧЕСТВ ЛЕГЕНДА О МАТРИЦЕ Однажды ужасно уставший от работы и бесконечных дел, которые не заканчивались, а только перетекали из одного в другое, Дуайт Эйзенхауэр вспылил и одним широким движением скинул со стола многочисленные бумаги, которые разлетелись по всему кабинету. Немного успокоившись, президент начал собирать документы и автоматически раскладывать их по стопкам — в одну стопку он складывал документы первоочередной важности, в другую — те, что не требовали срочного решения. В итоге перед ним оказались две одинаковые стопки бумаги. Он, как истинный президент, взялся за первую стопку и понял, что и ее следует разложить на две — дела важные и срочные и дела важные, но несрочные. Точно такая же участь постигла и вторую стопку. Президент логично разделил дела на четыре категории, взял лист бумаги и запечатлел все это в таблице. ЧЕТЫРЕ КАТЕГОРИИ ДЕЛ Задачи А. Важные и срочные. Критические ситуации, проекты с «горящим» сроком — их необходимо выполнять без промедления. Задачи Б. Важные и несрочные. Стратегическое планирование в бизнесе, личностное 22
развитие — для этих задач необходимо устанавливать временные рамки. Задачи В. Неважные и срочные. Спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к непосредственным обязанностям. Задачи Г. Неважные и несрочные. Мелочи, которые, казалось бы, нужно выполнить через неделю-другую, а лучше, хорошенько подумав, перепоручить заместителям. Матрица выглядит следующим образом:
задачи решили, с кем встречались, кто вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени. Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам. А теперь приступайте к обработке результатов. КВАДРАНТ 1 Дела, которые требуют немедленного решения. Они срочные, важные и так и кричат о себе: «Сделай! Прими реше-
Важные и срочные дела:
Важные и несрочные дела:
Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи
Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов
Срочные и неважные дела:
Несрочные и неважные дела:
Некоторые телефонные звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность
Рутинная работа Некоторые письма Некоторые телефонные звонки «Пожиратели» времени Развлечения
Давайте попробуем проанализировать наши обязанности и наш рабочий день с точки зрения этой матрицы. Выпишите из вашего еженедельника или дневника план одного дня. Что вы сделали, какие
ние! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!» Что вы получили? Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют вами, а не вы своей жизнью. ХОРОШИЙ СЕКРЕТАРЬ •4/2012