Hyvä hallintotapa -sarja: Vuorovaikutus ja kielelliset oikeudet

Viranomaisen työ ei ole mekaanista päätösten tekemistä, vaan se on vuorovaikutusta asiakkaan ja viranomaisen välillä. Kun palautamme mieliimme aiempia artikkeleita, voimme todeta, että hallintopäätös on yleensä kirjallinen, ja jos se annetaan suullisesti, se on myös viipymättä annettava kirjallisesti. Tästä voimme päätellä, että hallintopäätös ja valvontatyö on aina kielellinen operaatio.

Valvontatyössä viranomainen kohtaa erilaisia tilanteita. Valvonnan edetessä hallinnon asiakas voi esittää viranomaiselle kysymyksen varsinaisen valvonnan kohteen lisäksi myös muusta yleisestä asiasta. Hallintolain (434/2003) 8.1 §:n nojalla viranomaisen on annettava asiakkaalleen toimivaltansa rajoissa hallintoasian hoitamiseen maksutonta neuvontaa sekä vastattava asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin. Mikäli asia ei kuulu viranomaisen toimivaltaan, on viranomaisen hallintolain 8.2 §:n nojalla pyrittävä ohjaamaan tiedustelu toimivaltaiseen viranomaiseen.

Juridisesti neuvontavelvollisuus ulottuu hallintoasian hoitamiseen liittyviin välittömiin kysymyksiin. Tästä voidaan mainita esimerkiksi paloturvallisuuden itsearviointiin liittyvät menettelylliset tai palotarkastuksen kulkuun liittyvät kysymykset. Vaikka neuvontavelvollisuus kattaa käytännössä lähinnä asian vireillepanoon ja käsittelyyn liittyvät asiat, on asiassa lisäksi huomioitava pelastusviranomaiselle pelastuslain (379/2011) 27.2 §:n 1 kohdan nojalla asetettu velvollisuus antaa neuvontaa ja tuottaa turvallisuusviestintää muun ohella tulipalojen ja muiden onnettomuuksien ehkäisemiseksi. Tämä tukee laillisuusvalvonnan linjaa, jonka mukaan neuvontaa on annettava myös muuhun kuin varsinaisen asian käsittelyyn koskeviin kyselyihin. Neuvontavelvollisuus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että viranomaisen pitäisi selvittää asiakkaalle hänen kannaltaan paras mahdollinen vaihtoehto tai esimerkiksi täyttää hakemusta tai lomaketta asiakkaan puolesta, sillä se asettaisi viranomaisen puolueettomuuden ja riippumattomuuden kyseenalaiseksi. Viranomainen voi neuvoa asiakasta oikeaan suuntaan, mutta ei voi hoitaa asiaa asiakkaan puolesta. Neuvonta ei myöskään tarkoita sitä, että viranomaisen pitäisi sitovasti ennakoida tulevaa ratkaisuaan. Mikäli viranomainen neuvoo asiakasta sisällöllisissä asioissa, on huomioitava yhdenvertaiseen kohteluun, puolueettomuuteen sekä esteellisyyden välttämiseen liittyvät seikat.

Kysymyksiin ja tiedusteluihin voidaan vastata joko suullisesti tai kirjallisesti riippuen asiasta ja sen esitystavasta. Mikäli asiakas esimerkiksi ottaa yhteyttä pelastusviranomaiseen kirjallisesti, asiaan vastataan kirjallisesti. Sen sijaan yksinkertaisissa asioissa viranomainen voi antaa neuvontaa myös suullisesti. Arvio siitä, milloin asiassa annetaan kirjallinen tai suullinen neuvo, ratkeaa arvioimalla kysymyksen laatua. Jos asiakas esimerkiksi soittaa päivystävälle palotarkastajalle ja asia on laaja tai monimutkainen, palveluperiaatetta ja hyvää hallintotapaa noudattaen viranomainen palaa asiaan kirjallisesti. Muussa tapauksessa vastaus voidaan antaa suullisesti. Kysymykseen ja tiedusteluihin on vastattava täsmällisesti, asiallisesti sekä hyvää ja selkeää kieltä käyttäen.

Vaikka viranomaisen antama neuvonta ei käytännössä sisällä julkisen vallan käyttöä, eikä siten ole saajaa velvoittavaa toimintaa, viranomaisen antama neuvo on yleensä sitova. Asiakkaat saavat luottaa siihen, että menettelyä koskevat neuvot ja ohjeet pitävät paikkansa. Viranomaisen antama väärä neuvonta nauttii täten luottamuksensuojasta. Jos asiakas on vilpittömässä mielessä toiminut viranomaisen antaman väärän neuvonnan mukaisesti, voi virheellisen neuvonnan nojalla toiminut vahinkoa kärsinyt saada vahingonkorvauslain nojalla korvausta kärsimästään vahingosta.

Perustuslain 17 §:n mukaan jokaisella on muun ohella oikeus käyttää tuomioistuimessa ja muussa viranomaisessa omaa kieltään, joko suomea tai ruotsia. Samaisen pykälän 2 momentin nojalla myös saamenkielisten sekä vammaisuuden vuoksi tulkitsemis- ja käännösapua tarvitsevien oikeudet turvataan. Suomi on kielilain (423/2003) 5 ja 6 §:n nojalla jaettu yksi- ja kaksikielisiin kuntiin. Viranomaisten työ- ja käsittelykieli määritellään saman jaon perusteella yksi- tai kaksikielisiksi. Kielilain 10 §:n nojalla jokaisella on oikeus käyttää suomea tai ruotsia valtion viranomaisissa, tuomioistuimissa sekä kaksikielisissä kunnallisissa viranomaisissa. Kulloinkin voimassa oleva jako yksi tai kaksikieliseen kuntaan säädetään Valtioneuvoston asetuksessa kuntien kielellisestä asemasta. Kaksikielisessä kunnassa asiointi on mahdollistettava suomeksi ja ruotsiksi, jolloin asiointi, neuvonta, oppaat ja asiakirjat on laadittava suomeksi ja ruotsiksi. Asiakas päättää kaksikielisessä kunnassa asiointikielen. Asiassa on kuitenkin huomattava, että kielilain 10.2 §:n nojalla myös yksikielisessä kunnassa kuuleminen on järjestettävä sellaisessa viranomaisaloitteisessa velvoittavassa asiassa, joka välittömästi kohdistuu henkilön tai hänen huollettavansa perusoikeuksiin, suomeksi tai ruotsiksi riippuen henkilön omasta kielestä. Viranomaisen on myös asianosaisen pyynnöstä annettava tällaisessa tapauksessa päätöksestä virallinen käännös asiakkaan omalle kielelle, suomeksi tai ruotsiksi. Osaa viranomaisista koskee myös saamen kielilaki (1086/2003), jolloin sen 2 §:n mukaisten viranomaisten on järjestettävä asiointi saameksi.

Hallintolain 9 § asettaa viranomaiselle hyvän kielenkäytön vaatimuksen, jonka nojalla viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Asiallisuusvaatimus tarkoittaa sellaista kielenkäyttöä, joka ei ole syrjivää, loukkaavaa tai väheksyvää. Selkeysvaatimus puolestaan tarkoittaa puheen ja tekstin ymmärtämistä tukevien sanojen ja lauseopin rakenteiden käyttöä. Ymmärrettävyysvaatimuksen mukaan viranomaisen puheen ja tekstin tulee olla käsitettävää. Viranomaisen kirjallisten päätösten sekä asiakirjojen on oltava hyvällä ja ymmärrettävällä kielellä kirjoitettuja. Tämä vaatimus koskee myös suullista neuvontaa. Oheisen summaten: vaikeaselkoista virkakieltä – kapulakieltä – tulee välttää.

Sebastian De Caro,

hyvän hallinnon puolesta