4.1 Conoscenze avanzate di elaboratori di testo
Obiettivo del capitolo Nel seguente capitolo vengono illustrate molte delle funzioni offerte da Microsoft Word 2003 per formattare in modo pi첫 avanzato i documenti di testo. Viene illustrata la procedura per disporre un testo su pi첫 colonne in modo da far assumere un aspetto tipico di una pagina di un giornale. Vedremo come usare le funzioni di traduzione. Vengono illustrati tutti i tipi di immagine che possono essere inseriti e le possibili disposizioni del testo eventualmente presente nel documento rispetto alla figura. Tra i tipi di immagine verranno analizzate nel dettaglio le funzioni per creare e personalizzare grafici e diagrammi. Data l'importanza che possono assumere in casi di collaborazione, vengono descritti gli strumenti per la gestione delle revisioni e dei commenti. Word 2003 offre tutti gli strumenti per creare gli ipertesti, inserendo i collegamenti ad altri documenti, all'interno del documento stesso o a pagine Web.
Fase Quattro ◊ 2 Diventare esperti Vedremo anche come automatizzare certe sequenza di operazioni, per renderne più snella l'esecuzione, tramite la definizione e il richiamo di macro. Studieremo la gestione dei dati presenti in una tabella, riordinandoli e, nel caso di dati numerici, effettuando anche delle operazioni su di essi. Completeremo il capitolo trattando la stampa unione, descrivendo l'importanza che assume in molti ambiti e la procedura per creare lettere unite a un elenco di indirizzi memorizzati.
Nuove abilità Alla fine del capitolo sarai capace di:
Gestione del testo su più colonne;
Usare gli strumenti per la traduzione di un testo da una lingua ad un'altra;
Inserire e modificare immagini di vario tipo: forme, diagrammi, WordArt e grafici. Vengono descritte anche tute le possibilità di allineare l'immagine inserita rispetto al testo eventualmente presente nel documento;
Capire quando un oggetto deve essere incorporato nel documento e quando deve essere collegato ad esso;
Attivare e gestire le revisioni in un documento;
Confrontare e unire documenti;
Rivedere i commenti in un documento;
Impostare un documento con la struttura di un ipertesto, inserendo collegamenti ad altri documenti, a pagina Web o ad altri punti nel documento stesso. Navigare tra le pagine visualizzate tramite i pulsanti presenti sulla barra di strumenti apposita;
Creare e modificare un elenco;
Modificare l’aspetto di ogni pagina in un documento;
Lavorare con i dati in una tabella, riordinandoli ed inserendo delle funzioni sui dati di tipo numerico;
Definire macro per automatizzare sequenze di operazioni;
Impostare la stampa unione selezionando i dati da un elenco memorizzato sul tuo PC oppure creandone uno nuovo;
Proteggere un documento da modifiche accidentali;
Impostare opportunamente le opzioni del programma.
Nuove parole Alla fine di questo capitolo conoscerai i seguenti termini:
Revisioni;
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 3 ◊ Fase quattro
Commenti;
Collegamenti ipertestuali;
Campo;
Macro;
Lettere tipo;
Stampa unione;
Firma digitale.
Fase Quattro ◊ 4 Diventare esperti
4.1.0 Disporre il testo in colonne
Spesso nasce l'esigenza di disporre una porzione di testo o un intero documento su più colonne, per motivi di stampa, per migliorarne la leggibilità o per creare un “pieghevole” (un depliant), in definitiva per far assumere al documento un aspetto più professionale. Ricordiamo che, se la modifica deve essere apportata ad una parte di testo, questo, prima di procedere con l'operazione, deve essere selezionato. Se il testo deve essere suddiviso in più colonne con la stessa larghezza, possiamo usare il comando Colonne sulla barra degli strumenti. Al clic su tale pulsante viene aperto un menu su cui deve essere trascinato il mouse in corrispondenza del numero di colonne che dobbiamo definire. Per suddividere il testo in due colonne uguali, per esempio, dobbiamo fare clic sul pulsante Colonne e trascinare il mouse sul secondo elemento (Figura 4.1.1). Nella parte inferiore del menu viene indicato il numero di colonne. Rilasciando il mouse sull'elemento corrispondente al numero desiderato, avviene l'impostazione del testo sul numero di colonne stabilito.
Figura 4.1.1 - Impostazione del numero di colonne. Per determinare la suddivisione in un numero di colonne superiore a quattro, per tracciare una linea separatrice tra le colonne o per definire le colonne con larghezze diverse, dobbiamo lavorare nella finestra di dialogo che viene aperta selezionando la voce di menu Formato → Colonne. Supponiamo di voler suddividere un testo selezionato su due colonne di larghezza, rispettivamente di otto e cinque centimetri, e di voler separare le due colonne con una linea. Le opzioni da impostare nella finestra sono riportate in Figura 4.1.2.
Figura 4.1.2 - Impostazione delle opzioni per la definizione delle colonne.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 5 ◊ Fase quattro La finestra ci permette di definire un numero di colonne maggiore di quattro, impostando il numero nella casella relativa a Numero di colonne. Nella sezione Larghezza e spaziatura deve essere definita la misura della larghezza delle colonne e dello spazio che le separa. Se le due colonne devono avere la stessa larghezza selezioniamo l'opzione Stessa larghezza per tutte le colonne. Per tracciare una linea di separazione tra le colonne deve essere attivata l'opzione Linea separatrice. L'applicazione delle impostazioni definite avviene facendo clic sul pulsante OK. In Figura 4.1.3 è riportato il risultato dell'applicazione dell'impostazione definita su un breve testo di esempio. Per eliminare la formattazione in colonne del testo è sufficiente impostare il testo su una sola colonna attivando uno dei due metodi illustrati.
Figura 4.1.3 - Risultato dell'applicazione delle impostazioni delle colonne.
4.1.1 Modificare lo stile di un documento usando i modelli Nella fase 1.7.7 abbiamo studiato l'importanza dell'uso degli stili all'interno di un documento, oltre alla loro definizione e modifica. Uno degli usi della definizione degli stili consiste nella memorizzazione all'interno di essi di un certo tipo di carattere, di paragrafo, di tabulazione e, in generale, di tutto ciò che concerne la formattazione del testo. Lo stile può essere "visibile" all'interno dello stesso documento o in tutti i documenti. Per applicare le formattazioni memorizzate nello stile anche ai documenti che verranno creati in futuro, è sufficiente selezionare l'opzione Aggiungi al modello nella finestra in cui vengono definite le proprietà dello stile. Se vogliamo che le impostazioni memorizzate nello stile siano "visibili" anche nei documenti esistenti creati sulla base di un modello, dobbiamo procedere come segue: - apriamo il modello a cui vogliamo apportare le modifiche; - richiamiamo la funzione per la modifica degli stili definiti ed impostiamo opportunamente le proprietà degli stili; - salviamo e chiudiamo il modello; - apriamo il documento in cui devono essere riportati gli stili modificati; - attiviamo la finestra Modelli e aggiunte (Figura 4.1.4) selezionando la voce omonima dal menu Strumenti;
Fase Quattro ◊ 6 Diventare esperti
Figura 4.1.4 - Definizione delle aggiunte da importare dal modello. -
Nella casella di testo Modello del documento dobbiamo definire il modello da cui devono essere importate le modifiche. Possiamo ricorrere all'aiuto della finestra di navigazione che viene aperta facendo clic sul pulsante Allega…. Selezionando l'opzione Aggiorna automaticamente gli stili del documento vengono apportate le modifiche agli stili del documento attivo, secondo le impostazioni definite le modello.
4.1.2 Tradurre il testo in un’altra lingua
In Word 2003 può essere usata una comoda funzione di traduzione da una lingua ad un'altra, che può essere attivata selezionando la voce Traduci dal menu Strumenti (Figura 4.1.5).
Figura 4.1.5 - Attivazione della funzione di traduzione del testo. Nel Riquadro delle attività (Figura 4.1.6) vengono riportate le opzioni della traduzione.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 7 ◊ Fase quattro
Figura 4.1.6 - Impostazione e risultato della traduzione. Nella sezione Traduzione del riquadro possiamo impostare la lingua originale "Italiano" nell'esempio) e quella con cui deve essere tradotta ("Inglese" nell'esempio). Le opzioni di traduzione possono essere affinate nella finestra di dialogo che viene aperta attivando il collegamento Opzioni di traduzione…. Facendo clic sul pulsante Inizia ricerca oppure premendo il tasto Invio viene effettuata la traduzione e viene riportato il risultato nella parte centrale del riquadro delle attività. Nel nostro esempio la parola è stata tradotta, ma non sempre questo avviene; in tutti i casi in cui il programma non è in grado di effettuare la traduzione possiamo ricorrere all'aiuto della funzione più approfondita che viene attivata selezionando la voce Tutto il materiale di riferimento nella parte inferiore del riquadro stesso.
4.1.3 Inserire e modificare immagini
Un'immagine, di qualsiasi tipo essa sia, viene inserita selezionando la voce opportuna dal menu Inserisci → Immagine. Nel sottomenu che viene attivato sono presenti le voci relative a tutti i tipi di immagine che possiamo inserire nel punto del documento in cui è attivo il cursore.
Fase Quattro ◊ 8 Diventare esperti Analizziamo il caso in cui deve essere inserita un'immagine prelevata da una nostra collezione, presente in memoria nel nostro computer. Selezionando la voce Inserisci → Immagine → Da file viene aperta la finestra per l'esplorazione delle risorse dalla quale deve essere selezionata l'immagine da inserire. La stessa finestra viene aperta facendo clic sul pulsante Inserisci immagine ( ) dalla Barra del Disegno. Selezionata l'immagine completiamo l’operazione facendo clic sul pulsante Inserisci. Ridimensionamento dell'immagine Per selezionare l'immagine è sufficiente fare clic in qualsiasi punto della stessa. Si attivano otto quadratini sul bordo; posizionando il cursore in uno di tali quadrati e spostando il mouse, tenendone premuto il tasto sinistro, la dimensione dell’immagine viene modificata. Durante il ridimensionamento viene tracciato un bordo tratteggiato (Figura 4.1.7) a indicare la dimensione finale dell'immagine nel momento in cui verrà rilasciato il tasto del mouse.
Figura 4.1.7 - Ridimensionamento di un'immagine. Modifiche dell'aspetto dell'immagine L'aspetto di un’immagine viene modificato operando con i pulsanti presenti nella barra degli strumenti Immagine (Figura 4.1.8) che viene automaticamente attivata selezionando l'immagine stessa. Per attivarla manualmente selezioniamo la voce Immagine dal menu Visualizza → Barre degli strumenti.
Figura 4.1.8 - Barra degli strumenti Immagine. Il primo pulsante riattiva la funzione di inserimento di un'altra immagine. Il secondo pulsante, tramite un menu a discesa, imposta il Colore dell'immagine, (Automatico, Gradazioni di grigio, Bianco e nero, Colori attenuati). I quattro pulsanti successivi la luminosità dell'immagine.
servono per regolare il contrasto e
Il pulsante Ritaglia ( ) serve, appunto, per ritagliare una parte dell'immagine, escludendo le aree che non desideriamo visualizzare .
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 9 ◊ Fase quattro
Col pulsante Ruota a sinistra ( antiorario. Il comando
) avviene la rotazione dell'immagine di 90 gradi in senso permette di comprimere l'immagine; tramite una finestra di
dialogo possono essere definite le opzioni di compressione. Con il pulsante possiamo definire la disposizione dell'immagine rispetto al testo eventualmente presente nei pressi dell'immagine. Le varie opzioni verranno approfondite nella sezione 4.1.8. Il clic sul pulsante apre la finestra per la definizione del formato dell'immagine, che viene aperta anche selezionando la voce Formato immagine dal menu di scelta rapida associata a qualsiasi punto dell'immagine. Possiamo impostare le opzioni per impostare le dimensioni, la posizione, l'eventuale bordo e tutto ciò che riguarda la formattazione dell'immagine. Per rendere trasparente un colore è necessario fare clic su un punto di tale colore nell'immagine, dopo aver fatto clic sul pulsante Imposta colore trasparente ( ). L'ultimo pulsante reimposta il formato dell'immagine, com'era in origine, prima di eventuali modifiche.
4.1.4 Disegnare e modificare forme
Le forme vengono inserite in un documento per “animare” il testo creando semplici effetti grafici; combinando vari tipi di forme possiamo ottenere oggetti più o meno complessi. In Word troviamo, per esempio, linee, ovali, cubi, simboli di diagrammi di flusso, decorazioni, ecc. Le funzioni per la gestione delle forme sono state descritte nella fase 1.2.10. Ricordiamo che per inserire una forma possiamo selezionare la voce Forme dal menu Inserisci → Immagine e selezionare, nella barra degli strumenti Forme (Figura 4.1.9) che viene automaticamente aperta, la categoria a cui appartiene la forma da tracciare.
Figura 4.1.9 - Barra degli strumenti Forme. La stessa operazione può essere effettuata selezionando il disegno da tracciare dal menu associato al pulsante Forme dalla barra del Disegno. Scelta la forma, per inserirla è necessario fare clic nel punto di inserimento e tracciare il disegno trascinando il mouse tenendone premuto il tasto sinistro. Al rilascio del tasto viene creato il disegno delle dimensioni date dall'area tracciata con il mouse durante lo spostamento. La forma può essere ridimensionata e ruotata usando i cerchietti bianchi, e rispettivamente quello verde, presenti intorno al bordo (Figura 4.1.10).
Fase Quattro ◊ 10 Diventare esperti
Figura 4.1.10 - Esempio di forma. Può essere inserito un testo all'interno di una qualsiasi forma chiusa, selezionando la voce Aggiungi testo dal menu di scelta rapida viene attivato il cursore all'interno della forma. Tramite i pulsanti della barra del Disegno possiamo colorare le forme, modificarne lo spessore e il tipo delle linee di contorno, creare effetti di ombreggiatura e tridimensionali.
4.1.5 Creare un diagramma
Un diagramma è un elemento che espone dati sotto forma di grafico. Per esempio i diagrammi di Venn sono usati in molti ambiti per descrivere insiemi di elementi, oppure i diagrammi circolari vengono usati per rappresentare cicli di eventi continui e ripetuti. Un diagramma viene inserito selezionando la voce Diagramma dal menu Inserisci → Immagine oppure facendo clic sul pulsante nella barra del Disegno. Il tipo di diagramma deve essere selezionato tra quelli riportati nella finestra Raccolta diagrammi che viene automaticamente aperta. Il primo elemento è un organigramma. Se, per esempio, dobbiamo creare un diagramma di Venn è sufficiente selezionare il pulsante associato al tipo di diagramma (il quinto) e fare clic sul pulsante OK (Figura 4.1.11).
Figura 4.1.11 - Selezione del tipo di diagramma. Il diagramma viene inserito nel punto in cui era attivo il cursore quando abbiamo richiamato la funzione. Viene automaticamente visualizzata la barra Diagramma (Figura 4.1.12) che contiene tutti gli strumenti per lavorare sul diagramma stesso.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 11 â—Š Fase quattro
Figura 4.1.12 - Barra degli strumenti Diagramma. Tra i vari pulsanti, il clic sul primo inserisce un nuovo elemento nel diagramma, mentre il pulsante permette di modificare lo stile del diagramma, selezionandone uno tra tutti quelli raccolti nella finestra che viene aperta (Figura 4.1.13).
Figura 4.1.13 - Applicazione di uno stile per il diagramma. L'applicazione dello stile selezionato avviene facendo clic sul pulsante OK, in seguito al quale tutti gli elementi del diagramma rispettano la formattazione impostata. Per aggiungere un testo esplicativo a ciascun elemento è sufficiente fare clic nella casella associata all'elemento per attivare il cursore al suo interno (Figura 4.1.14) e digitare il testo desiderato.
Figura 4.1.14 - Attivazione del cursore all'interno di un elemento del diagramma.
Fase Quattro ◊ 12 Diventare esperti Il testo può essere modificato in ogni suo aspetto, usando tutti gli strumenti per la formattazione del carattere e del paragrafo. Nell'esempio di Figura 4.1.15 sono state aggiunte le lettere A, B e C ai tre elementi del diagramma. Un elemento del diagramma viene eliminato premendo il tasto Canc dopo averlo selezionato.
Figura 4.1.15 - Esempio di digitazione del testo associato ad ogni elemento.
4.1.6 Creare oggetti WordArt
Tra gli elementi grafici che possono essere utilizzati all’interno di un documento di testo vi sono le WordArt, testi in formato grafico, che abbiamo descritto nella fase 2.5.8 in relazione all’applicativo Microsoft Publisher, tutte le funzioni viste per l’inserimento, la personalizzazione e la gestione di questi elementi sono le stesse che possono essere attivate in Word. Ricordiamo che per inserire una WordArt nel punto in cui è attivo il cursore dobbiamo fare clic sul pulsante Inserisci WordArt nella barra del Disegno, oppure selezionare la voce WordArt dal menu Inserisci → Immagine. Nella finestra di dialogo che viene aperta deve essere digitato il testo e, se vogliamo, modificato il tipo di carattere. In Figura 4.1.16 vediamo un esempio di WordArt: per la sua gestione possono essere utilizzati gli stessi strumenti che applichiamo alle immagini.
Figura 4.1.16 - Esempio di WordArt.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 13 ◊ Fase quattro
4.1.7 Collegamento e incorporamento di oggetti
All'interno di un documento Word possiamo collegare o incorporare un oggetto creato con un applicativo differente, in particolare un file di Excel, un grafico o un’immagine. La differenza tra i due casi consiste nel fatto che se il file originale dell'oggetto collegato viene modificato, le variazioni vengono riportate anche in quello contenuto nel documento. Se l'oggetto invece viene incorporato risulta "svincolato" dall'originale, ne è una copia, le eventuali modifiche apportate nel file originale non verranno riportate nell’oggetto inserito nel documento. Nel caso dell'immagine, l'una o l'altra operazione viene scelta dal menu a discesa (Figura 4.1.17) associato al pulsante Inserisci nella finestra che viene aperta quando si chiede l'inserimento di un'immagine con il comando Inserisci → Immagine → Da file. Per inserire o collegare un file creato in precedenza, dobbiamo lavorare nella finestra che viene aperta selezionando la voce di menu Inserisci → Oggetto. Per impostare il collegamento (Figura 4.1.17) selezioniamo la voce Collega al file nella scheda Crea da file della finestra Inserisci oggetto, se non la selezioniamo il file verrà incorporato nel documento.
Figura 4.1.17 - Inserimento o collegamento di un oggetto. Nel documento appare un riquadro contenente il file selezionato nella casella Nome file. Se l'oggetto è stato incorporato, al doppio clic del mouse sul riquadro vengono attivati tutti gli strumenti propri dell'applicazione con cui è stato creato l'oggetto; per esempio se l'oggetto inserito è una tabella di Excel, al doppio clic, pur rimanendo nella finestra di Microsoft Word, vengono attivate le barre degli strumenti di Excel, offrendo così la possibilità di modificare l'oggetto come desiderato; le modifiche apportate nel riquadro non vengono apportate all'oggetto originale. Se facciamo doppio clic sull'oggetto collegato invece, viene aperto il programma con cui l’oggetto è stato creato. Nel caso di Excel, oltre alla finestra di Word, viene aperta quella di Excel, contenente la regione di celle del foglio Excel collegato (Figura 4.1.18).
Fase Quattro ◊ 14 Diventare esperti
Figura 4.1.18 - Apertura di un collegamento nel documento di Word. Le modifiche apportate all'originale vengono riportate anche nel documento di Word, anche quando il documento è chiuso.
4.1.8 Allineare il testo e le immagini
Se abbiamo inserito un'immagine in un documento contenente testo possiamo impostare le varie opzioni per disporre l'immagine rispetto al testo come desiderato. Tutte le opzioni per l'allineamento sono state analizzate nella fase 2.5.14, per l'applicativo di Publisher 2003, e sono le medesime per Word. Ricordiamo che tutte le opzioni di allineamento sono raccolte nella scheda Layout della finestra Formato Immagine, attivata selezionando la voce omonima dal menu di scelta rapida associato all'immagine oppure dal menu Formato → Immagine. Alcuni tipi di allineamento permettono di impostare le opzioni avanzate per personalizzarne la disposizione. Per esempio, per l'Incorniciato viene data la possibilità di allineare anche orizzontalmente il testo. Facendo clic sul pulsante Avanzate (Figura 4.1.19) possiamo personalizzare ulteriormente l'allineamento del testo e la posizione dell'immagine.
Figura 4.1.19 - Richiesta della disposizione del testo rispetto all'immagine. La finestra Layout avanzato è suddivisa in due schede:
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 15 â—Š Fase quattro -
Posizione immagine in cui può essere definita con precisione la posizione dell'immagine nella pagina(Figura 4.1.20);
Figura 4.1.20 - Impostazione della posizione nella pagina. -
Disposizione testo in cui viene definita la disposizione del testo rispetto all'immagine (Figura 4.1.21).
Figura 4.1.21 - Impostazione della disposizione del testo rispetto all'immagine.
4.1.9 Aggiungere un grafico a un documento
L'inserimento di un grafico all'interno di un documento, può essere effettuato in due modi: - l'inserimento come oggetto del file contenente il grafico, seguendo la procedura descritta nella sezione 4.1.7;
Fase Quattro ◊ 16 Diventare esperti - l'uso degli strumenti propri di Word 2003 per l'inserimento e la gestione dei grafici. Descriviamo ora il secondo metodo. Indipendentemente dalla presenza o meno nel documento dei dati su cui deve essere creato il grafico, esso viene inserito selezionando la voce Inserisci → Immagine → Grafico. Se il grafico deve essere creato sulla base dei dati contenuti in una tabella presente nel documento, essa deve essere selezionata prima di procedere con l’inserimento. Nel caso in cui desideriamo inserire il grafico e poi assegnargli valori numerici, selezioniamo sempre Inserisci → Immagine → Grafico; viene definito un grafico basato su una tabella di dati predefiniti (Figura 4.1.22) che vengono visualizzati in una finestra dedicata. 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
Est Ovest Nord
1° 2° 3° 4° Trim. Trim. Trim. Trim.
Figura 4.1.22 - Creazione di un grafico non basato su una tabella di dati esistente nel documento. Nella tabella contenuta nel Foglio dati i dati preimpostati possono essere modificati digitando quelli su cui intendiamo definire il grafico. Il numero di righe e di colonne della tabella ovviamente possono essere variati, eliminandone o aggiungendone di nuove. Le variazioni
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 17 ◊ Fase quattro nella tabella dati vengono immediatamente riportate nel grafico. Fatte le dovute variazioni alla sorgente dei dati, facendo clic in un punto al di fuori dell'area del documento dedicata al grafico, ne viene confermato l'inserimento nel documento. A questo punto il grafico è presente nel documento e può essere gestito con tutti gli strumenti analizzati per le immagini, in quanto viene considerato come tale; può essere ridimensionato, spostato, allineato rispetto al testo ecc. Per tornare alla fase di modifica e definizione del grafico dobbiamo fare doppio clic sul riquadro che lo contiene. Notiamo che sulla barra degli strumenti, quando è attiva la modalità di gestione del grafico, vengono attivati tutti i pulsanti utili per le sue impostazioni (Figura 4.1.23), sostituendo quelli relativi alla gestione del testo, tipici di Word. Figura 4.1.23 - Barra degli strumenti per la gestione del grafico.
4.1.10 Importare dati in un grafico
Se un grafico deve essere basato su una tabella di dati contenuti in un file esterno, dobbiamo aprire tale file all'interno della finestra attivata selezionando il pulsante oppure la voce Importa dati dal menu Modifica. (La funzione di importazione può essere effettuata solo quando siamo in fase di modifica del grafico, mediante un doppio clic su di esso). Nella finestra Opzioni di importazione dati selezioniamo la posizione in cui si trova la tabella in questione. Nel caso in Figura 4.1.24 è stato scelto un file di Excel come origine dei dati, per cui viene data la possibilità di scelta tra i tre fogli di lavoro che lo compongono.
Figura 4.1.24 - Selezione dell'origine dei dati da importare. Se nel file di origine sono state nominate delle aree di celle (si veda la sezione 4.3.0 per la rinomina di una regione di celle), nella finestra vengono riportati anche tali nomi. Nella casella Intervallo può essere definita la regione di celle precisa a cui appartengono le celle contenenti i dati su cui deve essere creato il grafico.
4.1.11 Modificare l’aspetto di un grafico
Un grafico può essere modificato in ogni suo aspetto; ricordiamo che se non siamo in fase di modifica del grafico, esso viene considerato come un'immagine. Facciamo doppio clic su di esso, nella barra degli strumenti riportata in Figura 4.1.24 sono contenuti i pulsanti
Fase Quattro ◊ 18 Diventare esperti relativi alle modifiche fondamentali che possono essere apportate al grafico. In particolare con il pulsante Tipo di grafico (Figura 4.1.25) può essere modificato il tipo di grafico istogramma, a torta ecc.) selezionando quello desiderato nel menu a discesa ad esso associato.
Figura 4.1.25 - Scelta del tipo di grafico. La stessa modifica può essere apportata selezionando il tipo desiderato selezionando la voce Tipo di grafico dal menu di scelta rapida associato a qualsiasi punto del grafico stesso (Figura 4.1.26).
Figura 4.1.26 - Menu di scelta rapida associato ad un punto del grafico. Il menu di scelta rapida, in generale, contiene le voci relative alle funzioni più importanti che possono essere attivate a quel punto specifico del grafico in cui abbiamo attivato il menu. Per esempio, se deve essere modificato il colore di una delle serie dei dati, dobbiamo attivare il menu di scelta rapida su tale serie e selezionare la voce Formato serie dati, dalla finestra di dialogo che viene aperta possono essere apportate tutte le modifiche desiderate. In generale, quindi, la modifica dell'aspetto di ogni parte del grafico avviene lavorando nella finestra di dialogo che viene aperta selezionando la voce Formato seguita dal nome della parte del grafico da modificare. Nella finestra Opzioni grafico che viene aperta selezionando l'omonima voce dal menu di scelta rapida associato a qualsiasi punto del grafico, possono essere impostate tutte le particolari opzioni per la personalizzazione degli elementi che lo caratterizzano; per esempio l'inserimento del titolo, la visualizzazione della legenda e la sua posizione relativa al grafico, la personalizzazione degli assi e altro.
4.1.12 Attivare e gestire le revisioni in un documento
Le revisioni sono un valido strumento per effettuare modifiche a un documento su cui stanno lavorando più persone, poiché permette di tenere traccia delle modifiche apportate da ogni utente. Cerchiamo di capirne l'utilità con un esempio: a uno studente è stata
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 19 ◊ Fase quattro assegnata come compito, la stesura di una relazione su un determinato argomento. Al termine della scrittura lo studente la manda via posta elettronica al suo insegnante, che provvede a effettuarne la correzione. Egli, prima di iniziare, attiva la modalità revisione, in modo che ogni modifica apportata alla relazione venga evidenziata graficamente nel testo: tutto il testo eliminato viene inserito in un commento e quello aggiunto viene sottolineato. Quando lo studente riceve la relazione revisionata, ha la possibilità di vedere le variazioni fatte dal professore, e potrà agire ulteriormente sul testo accettando le singole modifiche per renderle definitive o rifiutandole per mantenere il testo originale o per apportarne altre. Vediamo come devono essere gestite le funzioni inerenti la revisione. Attivazione delle revisioni Vediamo ora quali passi deve compiere chi revisiona il documento. Anzitutto, deve essere attivata la modalità revisione selezionando la voce Strumenti → Revisioni e facendo clic sul pulsante presente nella barra degli strumenti Commento che viene automaticamente aperta (Figura 4.1.27).
Figura 4.1.27 - Barra degli strumenti Commento. Un modo alternativo per attivare le revisioni consiste nella selezione della voce Revisioni dal menu di scelta rapida (Figura 4.1.28) associato al pulsante REV nella barra di stato.
Figura 4.1.28 - Attivazione delle revisioni dalla barra di stato. Quando la funzione di revisione è attiva, il carattere del pulsante REV della barra di stato da grigio chiaro si colora di nero e ciascuna modifica viene evidenziata e riportata in un commento sul lato destro della pagina. Approfondiremo la gestione dei commenti nella sezione 4.1.15. Nella porzione di testo riportata in Figura 4.1.29, sono state sostituite le parole "E'" e "comprata", con "È" e "acquistata".
Figura 4.1.29 - Esempio di porzione di testo revisionata. Le parole eliminate sono state inserite come commento al lato destro della pagina e quelle aggiunte sono state sottolineate e scritte in rosso. A ogni riga contenente una revisione viene aggiunta una piccola barra verticale sulla parte sinistra della pagina. La formattazione delle revisioni può essere personalizzata nella finestra di dialogo (Figura 4.1.30) che viene aperta selezionando la voce Opzioni dal menu associato al pulsante REV nella barra di stato
Fase Quattro ◊ 20 Diventare esperti oppure selezionando la voce Opzioni dal menu a discesa associato al pulsante Mostra nella barra degli strumenti Commento (Figura 4.1.27).
Figura 4.1.30 - Finestra per la personalizzazione della formattazione delle revisioni. Gestione delle revisioni Lo studente riceve il documento revisionato. Aprendo il documento e scorrendolo prende immediatamente visione di tutte le revisioni fatte. Se il documento non è tanto lungo e può essere scorso tutto andando a rivisitare revisione per revisione, può essere selezionata la voce Accetta revisione o Rifiuta revisione dal menu di scelta rapida (Figura 4.1.31) associato a ciascuna di esse.
Figura 4.1.31 - Menu di scelta rapida associato ad una revisione. Per scorrere di revisione in revisione possiamo usare i due pulsanti e della barra Commento, per visualizzare la revisione precedente e, rispettivamente, quella successiva. La revisione attiva può essere eliminata anche selezionando la voce Rifiuta revisione dal menu a discesa associato al pulsante (riportato in Figura 4.1.32) della barra Commento.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 21 ◊ Fase quattro
Figura 4.1.32 - Rifiuto di una revisione. Come possiamo notare in Figura 4.1.32 nel menu a discesa può essere selezionata la voce Rifiuta tutte le revisioni per riportare il documento allo stato originale, eliminando tutte le revisioni fatte. Il pulsante complementare ( ) permette di accettare una revisione per volta oppure di accettarle tutte con l'attivazione di un solo comando attivabile dal menu a discesa. Facendo clic sul pulsante Riquadro delle revisioni ( ) nella parte inferiore della finestra (Figura 4.1.33) vengono riportati tutti i commenti e le revisioni inserite nel documento. In questo modo è più semplice gestire tutti i commenti, selezionando la voce opportuna dal menu di scelta rapida (Figura 4.1.31) associato a ciascuna revisione riportata.
Figura 4.1.33 - Tutti i commenti e le revisioni presenti nel documento.
4.1.13 Inviare un documento mediante la posta elettronica per la revisione Come abbiamo sottolineato nell'esempio riportato nella sezione precedente, spesso il documento da revisionare e quello revisionato vengono inviati tramite la posta elettronica. Per inviare il documento attivo come allegato a un messaggio, possiamo selezionare la voce di menu File → Invia a → Destinatario di posta elettronica (per revisione). Viene così creato un nuovo messaggio nel programma per la posta elettronica impostato come predefinito nel nostro sistema, con il documento attivo impostato come allegato. L'oggetto e il corpo del messaggio sono già compilati e sono indicativi del contenuto della e-mail che stiamo componendo. Ovviamente deve essere digitato l'indirizzo del destinatario e ogni parte del messaggio può essere modificata secondo necessità. Il procedimento per la creazione del messaggio verrà descritto nella sezione 4.4.0.1 quando affronteremo gli strumenti per la gestione della posta elettronica con Outlook 2003.
Fase Quattro ◊ 22 Diventare esperti
4.1.14 Confrontare e unire documenti
Un comodo strumento consiste nel confronto e, se necessario, nell'unione di due documenti distinti. Supponiamo di avere due documenti, docuno e docdue, che contengono testi parzialmente uguali. Per vedere in quali parti essi si differenziano, possiamo attivare la funzione di confronto. Se vogliamo che vengano riportate in uno dei due, le parti di testo che sono state aggiunte o eliminate rispetto all'altro, possiamo attivare la funzione di unione. Quando è attivo uno dei due documenti, per esempio docuno, avviamo la funzione selezionando la voce di menu Strumenti → Confronta e unisci documenti. Nella finestra di dialogo deve essere selezionato il documento docdue e selezionate opportunamente le opzioni nella parte inferiore della finestra per personalizzare l’operazione da eseguire (Figura 401.34).
Figura 4.1.34 – Attivazione della funzione Confronto. Confronto Per effettuare il confronto tra il documento attivo (docuno) e quello che viene selezionato nella finestra (docdue) dobbiamo attivare l'opzione Anteprima confronto nella parte inferiore destra della finestra. Alla selezione di tale opzione, viene attivato il pulsante Confronta. Al clic su tale pulsante avviene il confronto tra i due documenti e vengono riportate, sotto forma di revisione, le differenze riscontrate. Unione Se vogliamo invece che i due documenti vengano uniti in modo da avere l'intero testo costituito da tutte le parti contenute in entrambi i documenti possiamo procedere con l'unione. Supponiamo che nel docuno sia contenuta la prima versione di un testo che successivamente è stato tagliato in certe sue parti e ampliato in altre ottenendo il docdue. Il risultato della funzione di Unione sarà un documento che contiene oltre al testo presente in docdue anche tutto ciò che in origine era contenuto in docuno. Dal menu a discesa associato al pulsante Unisci (Figura 4.1.35) possiamo scegliere il documento in cui avviene l'unione.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 23 ◊ Fase quattro
Figura 4.1.35 - Impostazione del documento in cui avviene l'unione. Se viene selezionata la voce Unisci, l'unione, sotto forma di revisione, come nel caso del confronto, viene effettuata nel documento non attualmente attivo (nell'esempio docdue). Se viene selezionata la voce Unisci nel documento corrente o Unisci in nuovo documento, l'unione viene fatta rispettivamente nel documento attivo (docuno nell'esempio) o in un nuovo documento.
4.1.15 Rivedere i commenti in un documento
Trattando gli argomenti inerenti le revisioni abbiamo spesso parlato di commenti: durante le revisioni, ogni porzione di testo eliminata costituisce un commento. Abbiamo anche visto la barra degli strumenti per la gestione dei commenti nel documento (Figura 4.1.27). Completando la descrizione della funzionalità dei commenti, possiamo dire che essi permettono all’utente di aggiungere delle “note a margine” ai testi e possono essere inseriti su punti specifici del documento stesso. Per inserire un commento nel punto in cui è attivo il cursore dobbiamo selezionare la voce di menu Inserisci → Commento. Per rivisitare tutti i commenti inseriti nel documento attiviamo il riquadro nella parte inferiore della finestra, come abbiamo analizzato nella sezione 4.1.12, precisamente nella Figura 4.1.33. La gestione di un commento avviene selezionando la voce opportuna dal menu di scelta rapida associato al commento stesso. In particolare un commento viene eliminato selezionando la voce Elimina commento dal menu di scelta rapida associato ad esso.
4.1.16 Creare un documento Web con collegamenti
In un documento di testo creato con Word 2003, corredato di immagini, elementi grafici, diagrammi e, in generale oggetti di vario genere, possono essere inseriti collegamenti ipertestuali in modo che il documento abbia le caratteristiche proprie di un ipertesto. I collegamenti inseriti permettono di "saltare" ad altri documenti di testo, a fogli di calcolo, a filmati, a pagine Web o, in generale, ad oggetti di vario tipo. Le caratteristiche degli ipertesti sono state descritte in varie sezioni della seconda fase (2.0). Ricordiamo che l'ipertesto è un documento strutturato in modo tale da permettere una lettura non solo sequenziale dei contenuti, ma offre la possibilità di passare alle differenti parti di interesse attivate dai vari
Fase Quattro ◊ 24 Diventare esperti collegamenti (o link) presenti nella pagina. Un collegamento ipertestuale può essere associato a una porzione di testo, una parola o a un'immagine. Prendiamo come esempio il brano seguente, alla parola "Cile" assegniamo un collegamento a un sito di approfondimento sulle informazioni del Paese.
Dopo aver selezionato la parola "Cile" dobbiamo attivare la voce Collegamento ipertestuale dal menu Inserisci o dal menu di scelta rapida associato alla selezione. Nella finestra che viene aperta (Figura 4.1.36) deve essere impostato il documento a cui deve essere effettuato il "salto".
Figura 4.1.36 - Impostazione del collegamento ipertestuale. Notiamo che è possibile collegare file presenti in una delle memorie locali oppure ad una pagina di un sito Internet (come nel caso dell'esempio). Facendo clic sul pulsante Descrizione, viene aperta una finestra di dialogo in cui deve essere digitato il testo che desideriamo venga visualizzato quando posizioniamo il cursore sul collegamento. Il collegamento all'interno del documento si distingue dal resto del testo per la diversa formattazione. Come impostazione predefinita viene scritto con caratteri azzurri ed è sottolineato. Posizionando il cursore sopra ad esso viene visualizzato il testo eventualmente digitato come descrizione, altrimenti viene riportato il percorso della pagina collegata; nell'esempio in Figura 4.1.37 è stato impostato come descrizione in testo "Vedi informazioni sul Cile".
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 25 â—Š Fase quattro
Figura 4.1.37 - Esempio di collegamento ipertestuale. La pagina collegata viene aperta facendo clic sul collegamento tenendo premuto il tasto Ctrl. La gestione del collegamento ipertestuale avviene selezionando la voce opportuna dal menu di scelta rapida associato al collegamento (Figura 4.1.38).
Figura 4.1.38- Menu di scelta rapida associato al collegamento. In particolare, un collegamento può essere modificato nella finestra che viene aperta (simile a quella riportata in Figura 4.1.36) selezionando la voce Modifica collegamento ipertestuale e può essere eliminato selezionando Rimuovi collegamento ipertestuale.
4.1.17 Aggiungere una barra dei collegamenti
Spesso, quando viene aperto un collegamento, viene attivata la barra degli strumenti Web (Figura 4.1.39) che permette di facilitare la navigazione tra i vari collegamenti.
Figura 4.1.39 - Barra degli strumenti per la navigazione tra i collegamenti. Come tutte le barre, se non viene attivata automaticamente, deve essere richiamata dal menu Visualizza → Barre degli strumenti. La barra contiene tutti gli strumenti visti per la navigazione in un Browser descritte nella sezione 2.0.0.
4.1.18 Creare e modificare un elenco
Nella fase 1.2.1 abbiamo giĂ descritto come creare e apportare modifiche ad un elenco puntato e numerato. In particolare abbiamo visto che la creazione di un elenco puntato, o numerato, avviene usando il pulsante ,o nella barra della formattazione. A ogni paragrafo appartenente all'elenco, viene aggiunto il simbolo, nel caso dell'elenco puntato e il numero progressivo, se numerato. Abbiamo inoltre visto che tutte le modifiche vengono apportate nella finestra (Figura 4.1.40) che viene aperta selezionando la voce Elenchi puntati e numerati dal menu Formato o dal menu di scelta rapida associato all'elenco selezionato.
Fase Quattro â—Š 26 Diventare esperti
Figura 4.1.40 - Modifica degli elenchi. Facendo clic sul pulsante Personalizza viene aperta un'ulteriore finestra in cui può essere personalizzato il simbolo (parte sinistra di Figura 4.1.41), se è un elenco puntato, o il formato del numero (parte destra di Figura 4.1.41) se l'elenco è numerato.
Figura 4.1.41 - Personalizzazione del simbolo o del numero nell'elenco. Come possiamo notare nelle due finestre riportate in Figura 4.1.41, possono essere impostate la distanza del simbolo o del numero rispetto al margine della pagina (nella sezione Posizione numero nella rispettiva finestra) e la distanza tra il simbolo (o il numero) e il testo (nella sezione Posizione testo nella rispettiva finestra).
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 27 ◊ Fase quattro Elenchi e righello Approfondiamo adesso la gestione degli strumenti presenti nel righello Nella fase 1.2.0 abbiamo studiato tutti gli elementi del righello, in particolare quello per il rientro della prima riga ( ) e quello per il rientro del resto del paragrafo ( ). Nella fase 1.2.3 abbiamo studiato le tabulazioni, a cosa servono e come vengono impostate nel righello. Vediamo un esempio di paragrafo impostato come elenco numerato. È consigliata la visualizzazione del testo nascosto (tramite il pulsante Mostra/Nascondi, sulla barra degli strumenti Standard) in modo che venga evidenziata la tabulazione inserita; la tabulazione viene visualizzata con una piccola freccia.
Possiamo notare che: - la distanza del simbolo (o del numero) dal margine della pagina corrisponde a quella della posizione dell'elemento della rientro della prima riga ( ) del paragrafo nel righello; nell'esempio è impostato a 0,5 cm dal margine sinistro della pagina; - la distanza tra il simbolo (o il numero) e il testo è determinata dalla tabulazione che viene automaticamente definita nel momento in cui viene inserito l'elenco; nell'esempio riportato è stata definita una tabulazione sinistra ad 1,5 cm dal margine; - tutto il resto del paragrafo, viene allineato, come in un paragrafo non necessariamente appartenente ad un elenco, con il resto del paragrafo; nell'esempio è impostato a 1,5 cm dal margine sinistro della pagina. Elenchi e Copia formato Quando abbiamo definito uno o più paragrafi come elenco, sia puntato che numerato, e ne abbiamo personalizzato le impostazioni, ad esempio le distanze e il simbolo, per continuare l'elenco è sufficiente premere Invio per la creazione di un nuovo paragrafo, che avrà la stessa formattazione dei precedenti punti elenco. Se desideriamo che l'elenco riprenda dopo un certo numero di paragrafi al di fuori dell'elenco stesso, possiamo far uso della funzione Copia formato, che abbiamo studiato nella sezione 1.2.8. Questa funzionalità è di notevole aiuto in tutti quei casi in cui una parte di testo è già formattata come elenco strutturato in più livelli e la rimanente deve assumere lo stesso formato degli elenchi precedenti (Figura 4.1.42).
Figura 4.1.42 - Esempio di testo su cui deve essere impostato l'elenco. Supponiamo di dover formattare il testo "L'Argentina comprende:" come continuazione dell'elenco numerato e le tre sottovoci come elenco puntato, con la stessa formattazione
Fase Quattro ◊ 28 Diventare esperti dell'elenco contenente le regioni del Perù. Copiamo il formato dell’elenco numerato, sul paragafo che deve seguire la stessa numerazione. I passaggi da compiere sono: - selezioniamo l’elenco numerato e attiviamo la funzione Copia formato facendo clic sul pulsante
(Figura 4.1.43).
Figura 4.1.43 - Attivazione della funzione Copia formato. -
facciamo clic sull'estrema sinistra del paragrafo che deve seguire la numerazione nell'elenco (Figura 4.1.44).
Figura 4.1.44 - Applicazione della funzione Copia formato al paragrafo che deve continuare con la numerazione. -
ripetiamo la sequenza di operazioni selezionando un paragrafo appartenente all'elenco puntato e copiandone il formato sui tre paragrafi contenenti le regioni comprese in Argentina. Il risultato dell'operazione è quello riportato in Figura 4.1.45.
Figura 4.1.45 - Risultato dell'operazione Copia formato.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 29 ◊ Fase quattro
4.1.19 Lavorare con i dati in una tabella
Nella fase 1.2.9 sono state descritte tutte le funzioni di Word 2003 per la creazione, la gestione e la modifica delle tabelle. Esse sono molto usate nei documenti, in quanto aiutano notevolmente nella stesura di contenuti impostati in modo strutturato. Tra le funzioni applicabili ai dati di una tabella, vediamo l'ordinamento delle voci in base a una delle colonne e l’applicazione di funzioni ai dati numerici contenuti in una certa regione di celle. Illustriamo la procedura per ordinare e per inserire alcune funzioni nella tabella di esempio riportata in Figura 4.1.46.
Figura 4.1.46 - Tabella di esempio. Ordinamento Supponiamo di voler ordinare alfabeticamente i nomi delle località riportate nella prima colonna della tabella; selezioniamo la regione delle celle da ordinare. La correttezza della selezione è fondamentale per evitare che in seguito all'ordinamento vengano disallineati i valori corrispondenti per riga. Se i dati devono essere ordinati secondo una delle colonne, per esempio la prima, la selezione non deve comprendere solo le celle appartenenti ad essa, in quanto l'ordinamento verrebbe effettuato correttamente su tale colonna, ma verrebbe lasciato invariato l'ordine della seconda, nel nostro esempio i nomi delle località non corrisponderebbero più alle corrette distanze. Dobbiamo quindi selezionare tutte le righe dalla seconda alla nona e successivamente richiamare la funzione di ordinamento, selezionando la voce di menu Tabella → Ordina e impostare opportunamente le opzioni nella finestra di dialogo che viene aperta (Figura 4.1.47).
Figura 4.1.47 - Richiesta di ordinamento di alcune righe della tabella.
Fase Quattro ◊ 30 Diventare esperti Nella casella Ordina per della finestra Ordina deve essere selezionata la colonna su cui verrà effettuato l'ordinamento; nelle caselle corrispondenti vengono eventualmente impostati il tipo di dato contenuto nella colonna e il tipo di ordinamento, se crescente o descrescente. L'ordinamento può essere impostato per un massimo di tre colonne. Si pensi per esempio a una tabella contenente i dati anagrafici di alcune persone; possiamo ordinare le righe in base al cognome; se vi sono più persone con lo stesso cognome possiamo impostare la colonna contenente il nome come secondo ordinamento. Tutte le persone con lo stesso cognome, verranno ordinate in base al nome, per cui per esempio la riga contenente "Capini Mario" precederà quella contenente "Capini Paolo". Nella parte inferiore della finestra deve essere indicato se la tabella ha un’intestazione; se selezioniamo la prima opzione la prima riga della selezione verrà esclusa dall’ordinamento. L'ordinamento dei dati avviene facendo clic sul pulsante OK. Inserimento di funzioni Se una tabella contiene valori numerici possiamo impostare alcune formule per effettuare calcoli basati su tali valori. Vediamo un esempio con la tabella di Figura 4.1.46. Posizioniamo il cursore nella cella in cui desideriamo venga calcolata la somma e richiamiamo la finestra per l'inserimento della funzione selezionando la voce di menu Tabella → Formula. All'attivazione della finestra, nella casella Formula viene riportata la funzione =SUM(ABOVE). ABOVE indica che la somma viene eseguita sui dati presenti nelle celle posizionate al di sopra della cella attiva. Se abbiamo richiamato la formula da una cella non adiacente (Figura 4.1.51) consideriamo la tabella come costituita da celle che possono essere indicate con le coordinate secondo il metodo di Excel (colonne indicate da lettere e righe indicate da numeri). Per cui la formula (Figura 4.1.48) sarà =SUM(B2:B9), dato che le celle che delimitano l'intervallo sono quella contenuta nella seconda colonna della seconda riga (B2) e quella contenuta nella seconda colonna della nona riga (B9). Il simbolo di due punti (:) che separa le coordinate delle due celle, indica che il calcolo verrà svolto sui dati presenti in tutte le celle comprese tra le due indicate.
Figura 4.1.48 - Impostazione della formula. Nella casella Formato numero può essere impostata la formattazione del risultato numerico; al clic sul pulsante OK viene inserito nella cella il risultato del computo, colorato con sfondo grigio. Il risultato è un valore calcolato, definito campo: modificando i valori su cui deve essere calcolata la funzione, il risultato non viene aggiornato automaticamente, ma selezionando la voce Aggiorna campo (Figura 4.1.49) dal menu di scelta rapida associato al campo stesso. Per modificare la funzione inserita dobbiamo selezionare Modifica campo dal menu di scelta rapida associato ad essa ed attivare la voce relativa alla nuova funzione.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 31 â—Š Fase quattro
Figura 4.1.49 - Aggiornamento del risultato di una funzione. Ripetendo la sequenza di passaggi appena descritti possiamo completare la tabella inserendo la funzione per il calcolo del minimo (=MIN(B2:B9)) e quella per il calcolo del massimo (=MAX(B2:B9)) dei valori presenti nella tabella. Al richiamo della finestra Inserisci funzione viene automaticamente inserita la funzione per il calcolo della somma. La lista di tutte le funzioni che possono essere applicate è visualizzata nel menu a discesa associato alla casella Incolla funzione (Figura 4.1.50).
Figura 4.1.50 - Selezione della funzione da incollare. Selezionando la voce Attiva o disattiva codici di campo dal menu di scelta rapida associato ad una delle funzioni, viene sostituito il risultato numerico con il nome della funzione inserito tra parentesi graffe, ad indicare che quello è un campo calcolato; riportiamo in Figura 4.1.51 la tabella in cui sono stati visualizzati i codici di campo.
Figura 4.1.51 - Visualizzazione delle funzioni inserite nella tabella.
Fase Quattro ◊ 32 Diventare esperti
4.1.20 Automatizzare operazioni con le macro
Negli applicativi di Office 2003 possiamo rendere automatiche alcune operazioni, in particolare le più ripetitive, ricorrendo a sfruttando uno strumento, la macro, che ci permette di registrare con facilità delle sequenze di operazioni. Una macro può essere facilmente richiamata ogni volta che dobbiamo eseguire la sequenza di operazioni da cui è costituita. Se, per esempio dobbiamo impostare spesso elenchi puntati, formattati in una certa maniera, con un particolare simbolo e con ben definite distanze, sia tra il margine e il simbolo che tra il simbolo e il testo, possiamo definire una macro che, alla sua esecuzione, imposti il paragrafo selezionato come desiderato evitandoci di ripetere una a una tutte le operazioni. Per velocizzare l'esecuzione della macro, possiamo associarla a una combinazione di tasti o a un pulsante di una delle barre degli strumenti, associazione non obbligatoria, in quanto tutte le macro possono essere richiamate nella finestra che viene aperta selezionando la voce Strumenti → Macro → Macro.
4.1.21 Personalizzare le operazioni delle macro
Supponiamo di dover impostare un paragrafo come elenco puntato contrassegnato dal simbolo dello smile (☺), allineato a un centimetro dal margine, con una distanza di un centimetro tra il simbolo e il testo. Attiviamo la registrazione della macro selezionando la voce Strumenti → Macro → Registra nuova macro. Nella finestra di dialogo che viene aperta (Figura 4.1.52) devono essere impostate opportunamente tutte le opzioni per personalizzare la macro;
Figura 4.1.54 - Impostazione delle opzioni per la creazione di una nuova macro. Assegniamo un nome alla macro ("Impostazione_elenco") e, se lo desideriamo, possiamo associarla a un pulsante della barra degli strumenti oppure a una combinazione di tasti selezionando i pulsanti Barre degli strumenti o Tastiera. Il nome della macro non deve contenente spazi. Nella casella Memorizza la macro in stabiliamo se memorizzare la macro nel solo documento attivo o in un modello di documento predefinito; nel primo caso la macro può essere attivata solo nel documento corrente, nel secondo in tutti i documenti di testo. Il campo Descrizione è facoltativo e, se inserito, serve per ricordare l'azione svolta nella macro. Una volta impostate, possiamo confermare le opzioni con il clic sul pulsante OK. Viene così avviata la registrazione di tutte le operazioni che costituiscono la macro. Durante la fase di registrazione viene attivata la barra degli strumenti Interrompi registrazione contenente due pulsanti, quello per terminare la registrazione della macro e quello per interromperla, per riprenderla successivamente.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 33 ◊ Fase quattro
Durante questa fase il cursore assume la forma di una freccia con associata una musicassetta ( ). A questo punto dobbiamo effettuare tutte le operazioni da memorizzare nella macro. Ricordiamo che tutto quello che stiamo facendo viene registrato, per cui non dobbiamo effettuare operazioni che "esulano" dall'obiettivo della macro. Nel nostro caso procediamo con l'impostazione dell'elenco puntato, come desiderato, dopo aver selezionato un paragrafo. Alla fine dell'impostazione, interrompiamo la registrazione facendo clic sul pulsante Interrompi registrazione nella barra degli strumenti omonima. Le modifiche apportate sono state registrate, oltre che nel paragrafo anche nella macro che abbiamo creato ("Impostazione_elenco"). Esecuzione di una macro Per eseguire la sequenza delle operazioni registrate nella macro è necessario aprire la finestra di dialogo (Figura 4.1.53) contenente tutte le macro definite nel documento, (attivando la voce di menu Strumenti → Macro → Macro), selezionare la voce relativa alla macro che abbiamo creato e fare clic sul pulsante Esegui.
Figura 4.1.53 - Finestra contenente le macro definite. Nel nostro esempio il paragrafo in cui è attivo il cursore viene impostato come elenco puntato secondo la formattazione che abbiamo definito durante la registrazione della macro stessa. Se avessimo associato la macro ad un pulsante o ad una combinazione di tasti, l'avremmo richiamata con il clic su tale pulsante o con la pressione della combinazione di tasti impostata. Infine la macro selezionata viene eliminata facendo clic sul pulsante Elimina.
4.1.22 Capire la stampa unione
La stampa unione è uno strumento che viene usato in tutti quei casi in cui un documento deve essere indirizzato a più persone, sia che siamo già in possesso della lista degli indirizzi dei destinatari, sia che tale lista debba essere creata. Word combina automaticamente il testo di un documento con nomi, indirizzi e altre informazioni allo scopo di creare lettere personalizzate, etichette di indirizzi, cataloghi e altri prodotti.
Fase Quattro ◊ 34 Diventare esperti Si pensi, per esempio, alla segretaria di una scuola che deve mandare per posta ordinaria a tutti i genitori degli studenti di una classe, la convocazione a una riunione per accordarsi su un determinato argomento o, semplicemente per discutere l'andamento della classe. Con la la stampa unione è possibile reperire i dati riguardanti i genitori da una lista di indirizzi contenuti in un file memorizzato nel computer, e inserirli opportunamente nel documento che deve essere letto da tutti. Il risultato dell'operazione di stampa unione è un documento unico contenente una convocazione per ogni indirizzo prelevato dal file impostato come origine dei dati. Vediamo l’esempio della convocazione dei genitori degli alunni di una classe per una riunione; il documento che deve essere inviato, è riportato in Figura 4.1.54.
Figura 4.1.54 - Documento di esempio da impostare come base per la stampa unione.
4.1.23 Preparare i dati per una lettera tipo
Quando il documento da inviare è attivo dobbiamo selezionare la voce di menu Strumenti → Lettere e indirizzi → Stampa unione. Il riquadro delle attività viene attivato con tutti gli strumenti per la gestione della stampa unione; in particolare viene visualizzato il primo passaggio (Figura 4.1.55) in cui deve essere selezionato il tipo di documento da creare.
Figura 4.1.55- Selezione del tipo di documento da creare con la stampa unione.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 35 ◊ Fase quattro Lasciamo attiva l'opzione Lettere e procediamo con il passaggio successivo, che viene visualizzato facendo clic sul collegamento Successivo: documento di partenza nella parte inferiore del riquadro. Nel secondo passaggio deve essere impostato il documento da usare come base per i vari destinatari. Nel nostro caso, dato che abbiamo già impostato il documento da inviare, attiviamo l'opzione Usa il documento corrente. È nel terzo passaggio che possiamo personalizzare il tipo di origine dei dati: se deve essere creato o se dobbiamo selezionarne uno tra quelli esistenti. Creazione dell'origine dei dati Se non siamo ancora in possesso di un file contenente le informazioni sui contatti, dobbiamo crearlo facendo clic sul pulsante Crea che viene attivato solo dopo aver selezionato l'opzione Crea un nuovo elenco nella parte superiore della finestra del riquadro, quando è attivo il terzo passaggio (Figura 4.1.56).
Figura 4.1.56 - Richiesta della creazione di un nuovo elenco di contatti. Viene visualizzata una finestra (Figura 4.1.57) contenente più caselle di testo, ognuna delle quali corrisponde a un'informazione che può appartenere all'anagrafica e ai dati di recapito di ciascun destinatario.
Fase Quattro â—Š 36 Diventare esperti
Figura 4.1.57 - Informazioni da inserire tra le informazioni dei destinatari. Per modificare la lista delle informazioni ed eventualmente aggiungere o eliminare campi facciamo clic sul pulsante Personalizza e selezioniamo il nome dei campi nella finestra che viene aperta (Figura 4.1.58). Una voce selezionata viene eliminata facendo clic sul pulsante Elimina. Per aggiungere altre informazioni, dobbiamo digitarle nella casella di testo contenuta nella finestra di dialogo che viene visualizzata facendo clic sul pulsante Aggiungi. Supponiamo di aver lasciato solo le informazioni relative al Nome e al Cognome per semplificare la procedura. Una volta personalizzato l'elenco dei campi che ci interessano, per memorizzare i dati dei destinatari confermiamo le modifiche facendo clic sul pulsante OK.
Figura 4.1.58 - Personalizzazione dell'elenco delle informazioni da memorizzare per ciascun destinatario. Viene cosĂŹ visualizzata la finestra contenente solo i campi che abbiamo scelto, in cui devono essere digitate le informazioni relative a ciascun destinatario. Procediamo poi con il salvataggio dell'origine dei dati. Viene visualizzata la finestra con tutti gli indirizzi inseriti (Figura 4.1.59).
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 37 â—Š Fase quattro
Figura 4.1.59 - Visualizzazione dell'elenco di tutte le informazioni dei destinatari. Apertura di un'origine di dati esistente Se abbiamo giĂ creato l'elenco dei destinatari, al terzo passaggio (Figura 4.1.60) selezioniamo la voce Usa elenco esistente, facciamo clic sul collegamento Sfoglia e selezioniamo il file contenente gli indirizzi dalla finestra di dialogo che viene aperta.
Figura 4.1.60 - Selezione di un elenco di destinatari esistente. In seguito alla selezione del file, viene visualizzata la griglia contenente tutti gli indirizzi come riportato in Figura 4.1.59.
4.1.24 Selezionare dati per una lettera tipo
Se la lettera non deve essere inviata a tutti i destinatari della nostra lista, nella finestra contenente tutti i contatti, dobbiamo deselezionare tramite la casella di spunta i nominativi che non riceveranno la comunicazione. Se le informazioni devono essere filtrate in base a
Fase Quattro ◊ 38 Diventare esperti certi criteri, ad esempio, solo le persone che risiedono in una città , oppure che hanno un cognome che inizia con una lettera appartenente ad un certo intervallo secondo l'ordine alfabetico, possiamo richiamare il filtro selezionando, nella finestra Destinatari Stampa unione, la voce Avanzate dal menu a discesa associato all'intestazione della colonna contenente l'informazione da filtrare. Quello riportato in Figura 4.1.61 è il menu associato all'informazione Cognome.
Figura 4.1.61 - Attivazione del filtro in base ad alcune informazioni. Alla selezione della voce Avanzate viene aperta un'ulteriore finestra (Figura 4.1.62) per impostare i criteri per la selezione dei destinatari. Quello riportato nell'esempio è il criterio per selezionare i destinatari il cui cognome inizia con B, C, D ed E.
Figura 4.1.62 - Impostazione dei criteri a cui devono rispondere i destinatari. Facendo clic su OK, viene attivata la barra degli strumenti Stampa unione (Figura 4.1.63) con la quale possono essere richiamate tutte le funzioni relative alla gestione della stampa unione. Procedendo con la creazione guidata, verranno indicati anche i pulsanti della barra corrispondenti alle funzioni che descriveremo.
Figura 4.1.63 - Barra degli strumenti Stampa unione.
4.1.25 Creare una lettera tipo
Nel quarto passaggio (Figura 4.1.64) viene richiesto l'inserimento nel documento dei campi appartenenti all'origine dei dati dei destinatari.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 39 â—Š Fase quattro
Figura 4.1.64 - Quarto passaggio della creazione guidata. I quattro pulsanti corrispondono ai vari modi in cui possono essere inseriti i campi all'interno della lettera; al clic sul pulsante Altro viene aperta un'ulteriore finestra contenente tutti i campi che costituiscono l'origine dei dati. Per inserire il campo selezionato nel punto del documento in cui è attivo il cursore, dobbiamo fare clic sul pulsante Inserisci (Figura 4.1.65).
Figura 4.1.65 - Inserimento di un campo nel punto in cui è attivo il cursore nel documento. La finestra di Figura 4.1.65 viene aperta anche facendo clic sul pulsante Inserisci campo unione (
) nella barra degli strumenti Stampa unione.
Fase Quattro â—Š 40 Diventare esperti Dopo aver posto il cursore nel punto del documento in cui desideriamo compaiano i nominativi, selezioniamo il campo Nome e facciamo clic su Inserisci. Ripetendo la stessa sequenza di operazioni per ogni campo da inserire, otteniamo la struttura composta dai campi scelti (Figura 4.1.66). Le informazioni relative ai vari campi sono inserite tra parentesi angolate su sfondo grigio e non vanno modificate. Word attua l'associazione con la relativa informazione nel documento origine dei dati. Al di fuori delle parentesi possiamo fare qualsiasi modifica; per esempio deve essere inserito uno spazio tra i due campi per evitare che essi vengano visualizzati attaccati.
Figura 4.1.66 - Struttura dell'intestazione della comunicazione. Al quinto passaggio (Figura 4.1.67) vediamo l'anteprima della lettera associata alla lista degli indirizzi.
Figura 4.1.67 - Quinto passaggio della creazione guidata.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 41 ◊ Fase quattro Con i due pulsanti presenti nella parte superiore del riquadro delle attività possiamo scorrere la visualizzazione delle lettere personalizzate. Con il pulsante Escludi destinatario possiamo evitare la creazione della lettera per alcuni dei destinatari impostati. In pratica in questa finestra avviene la gestione dei destinatari effettivi della comunicazione. L'anteprima dell'associazione tra il documento e l'origine dei dati avviene facendo clic sul pulsante Visualizza dati uniti della barra degli strumenti Stampa unione. Al sesto passaggio (Figura 4.1.68) possiamo completare la procedura. Selezionando il collegamento Stampa avviene la stampa di un documento per ogni indirizzo impostato.
Figura 4.1.68 - Sesta fase della creazione guidata. È possibile memorizzare le lettere unite in un nuovo documento, in modo da poterle rivedere, modificare e stampare in seguito scegliendo Modifica singole lettere e selezionando la voce Tutti nella finestra Unisci in nuovo documento (Figura 4.1.69). In pratica se il documento da inviare è costituito da due pagine e gli indirizzi sono dieci, il risultato dell'operazione sarà un documento formato da venti pagine. La stessa finestra viene aperta facendo clic sul pulsante Unisci in un nuovo documento (
) presente nella barra degli strumenti Stampa unione.
Figura 4.1.69 - Impostazione degli indirizzi da unire.
Fase Quattro â—Š 42 Diventare esperti
4.1.26 Proteggere un documento
Se un documento contiene informazioni importanti e non vogliamo che in alcun modo venga modificato, possiamo proteggerlo assegnandogli una password. Possiamo limitarne l'accesso a un certo gruppo di utenti, in modo che possa essere aperto solo da chi ne ha il permesso. La protezione del documento attivo avviene selezionando la voce di menu Strumenti → Proteggi documento e impostando opportunamente le opzioni all'interno del Riquadro attività (Figura 4.1.70).
Figura 4.1.70 - Riquadro delle attivitĂ Proteggi documento. Il livello di protezione deve essere impostato selezionando la voce opportuna tra quelle elencate nel menu a discesa (Figura 4.1.71) associato alla casella contenuta nella seconda sezione del riquadro.
Figura 4.1.74 - Impostazione del livello di protezione.
Conoscenze avanzate di Elaboratori di testo 43 ◊ Fase quattro L'applicazione della protezione avviene facendo clic sul pulsante Applica protezione nella terza sezione del riquadro. Viene attivata una finestra di dialogo (Figura 4.1.72) in cui può essere eventualmente inserita una password per affinare la protezione. La protezione, in genere, non ha senso se non ha una password. Il documento così protetto, può essere modificato solo da chi conosce la password.
Figura 4.1.72 - Applicazione della protezione. La rimozione della protezione avviene selezionando la voce di menu Strumenti → Rimuovi protezione. Se è stata aggiunta una password per la modifica, essa deve necessariamente essere digitata in una finestra di dialogo che viene aperta; solo chi ne è a conoscenza può rimuovere la protezione.
4.1.27 Cambiare una cartella predefinita
Se poniamo attenzione, quando richiamiamo la funzione di salvataggio, o quella di apertura o altre, viene sempre visualizzata una cartella predefinita, che dobbiamo modificare per andare a cercare la posizione desiderata, a meno che non sia costituita dalla cartella proposta. Tutte le cartelle predefinite sono raccolte nella scheda Directory predefinite (Figura 4.1.73) della finestra Opzioni aperta selezionando la voce omonima dal menu Strumenti.
Fase Quattro ◊ 44 Diventare esperti
Figura 4.1.73 - Directory predefinite definite nel programma. Per modificare una cartella predefinita selezionata, dobbiamo selezionare la nuova posizione nella finestra di dialogo che viene aperta facendo clic sul pulsante Modifica.
4.1.28 Applicare una firma digitale
La firma digitale è un'informazione che vene inserita in un documento per certificare che il documento è stato creato proprio dall'utente che l'ha apposta. Un file "firmato" assicura che non sono state apportate modifiche al file dopo che ne è stata memorizzata la firma da parte dell'autore. La firma deve essere inserita nella finestra che viene aperta facendo clic sul pulsante Aggiungi presente nella finestra di dialogo Firma digitale (Figura 4.1.77).
Figura 4.1.77 - Inserimento di una firma digitale. Tale finestra viene aperta selezionando Strumenti > Opzioni > Protezione e facendo clic sul pulsante Firme digitali. Notiamo che in tale finestra vengono riportate le password per la protezione impostate come descritto nella sezione 4.1.27; l'inserimento delle password può essere effettuato anche in tale scheda.