Legal Tech- sprzęt w kancelarii 2/2

1. Serwer – chcesz mieć dostęp do plików na których pracujesz w każdym miejscu na świecie, ale boisz się powierzyć je Google albo Microsoft? Rozwiązaniem tego dylematu jest własny serwer z chmurą. Serwer ma kilka zalet. Jedną z nich, przy założeniu pracy online, jest dostęp do prywatnej chmury, spełniającej wymagania RODO. Z drugiej strony Serwer w Kancelarii może działać wyłącznie po sieci lokalnej, jako miejsce zapisywania efektów pracy wszystkich prawników i pracowników kancelarii, bądź jako magazyn obecnych materiałów lub multimedialne archiwum, lub wszystkie wymienione funkcje na raz. Przy wyborze należy zwrócić uwagę na wielkość pamięci i prędkości Internetu które obsługuje. Należy też pamiętać, że serwer jest rodzajem komputera wyposażonego w dyski pamięci. Dlatego przy wyborze należy zwrócić uwagę na ilość dysków i funkcję podwójnego zapisu. Tzn. przy zapisu na dwóch dyskach jednocześnie tego samego pliku, ma to dużą zaletę wprzypadku awarii pamięci. Te nie zdarzają się często ale ważne jest posiadanie kopii zapasowych Prosty Serwer z dostępem do Internetu można znaleźć od kwoty 800 zł, na duże i skomplikowane maszyny należy przeznaczyć ponad 4000 zł.

2. UPS (zasilacz awaryjny) – jeżeli twoja kancelaria jest wyposażona w własny serwer, bądź chcesz zminimalizować ryzyko utraty danych, warto rozważyć zakup zasilacza awaryjnego. Jest to urządzenie kumulujące energię na zasadzie działania akumulatora, przypadku przerwy lub zakłóceń dostawy energii elektrycznej z sieci energetycznej urządzenie przełącza się na pracę z akumulatora i dostarcza prąd do urządzeń które są do niego podpięte. Czas podtrzymania napięcia wynosi od kilku minut do kilkudziesięciu godzin i zależy m.in. od obciążenia zasilacza oraz pojemności akumulatora. Przy wyborze tego sprzętu znaczenie mają dwa parametry, moc skuteczna i Moc pozorna. Moc skuteczna określa wartość rzeczywistą mocy zasilacza (RMS). Moc zasilacza (UPS) jest podawana jako moc pozorna (jednostka VA). Do bezpiecznego działania stacji roboczych wystarczają zasilacze UPS o mocy 300–500 VA (przy rozbudowanych stacjach roboczych od 1000–1200 VA), natomiast serwery wymagają mocy od 500 VA. Przedział cenowy jest szeroki, podstawowe jednostki można nabyć od 200 zł natomiast bardziej wydajne (z większym zapasem mocy) to koszt ok. 4 000 zł

Pieczątki – co prawda nie ma obowiązku posiadania własnej pieczęci, aczkolwiek przyjęło się, że prawnicy posługują się nimi w pracy. Najczęściej spotykane to:

Imienna (imię nazwisko i tytuł Adwokat, czasem rozbudowana o nr wpisu na listę adwokatów)

Firmowa (z pełnymi danymi adresowymi firmy – często odciskana na górze pism) „Wpłynęło” / „odebrano”- z datownikiem – bardzo przydatna do oznaczania korespondencji i zachowania terminów.

Potwierdzam za zgodność z oryginałem – z datownikiem, ułatwiającą poświadczenie kopii dokumentu za zgodność z oryginałem.

Niektórzy posiadają także pieczątki:

Odpis

Egzemplarz dla kancelarii

Załącznik nr ……

Automatyczny numerator – to pieczątka która pozwala np. numerować strony,

Papier – Czy papier ma znaczenie? Jaki papier wybrać? Czy jest to pole do oszczędzania? Tyle pytań dotyczącej rzeczy która znajduje się w każdej kancelarii bez wyjątku a jego brak w nieodpowiednim momencie może przyprawić każdemu pełnomocnika sporo stresu. Przy wyborze odpowiedniego papieru należy mieć na uwadze takie cechy jak: gramatura, grubość i klasa. Pierwsze z nich mówi o wadze papieru, i wyraża się ją w gramach na metr kwadratowy (g/m2). Im wyższa gramatura, tym cięższa, grubsza i sztywniejsza będzie pojedyncza kartka. Standardowe papiery do drukarek rozpoczynają się od wartości 80 g/m2. Grubość papieru (pojedynczej kartki) jest wyrażana w mikronach a za standard przyjmuje się 110 mikronów. Ważnym elementem przy wyborze papieru jest jego klasa, (A,B,C), choć te normy nie są zunifikowane, przyjmuje się że papier o klasie Ajest najbielszy, klasa B to wariant pośredni, natomiast papier klasy C stanowi opcję najbardziej ekonomiczną. Przed podjęciem decyzji o zakupie papieru warto zapoznać się ze specyfikacją producenta sprzętu drukującego który wskazuje optymalne papiery do druku. Warto także dowiedzieć się czy dany papier pyli podczas niszczenia, co ma wpływ na żywotność niszczarki.

Kolorowy Papier – w niektórych sądach podczas przeglądania akt sprawy można zauważyć mały „life trick” sekretarzy sądowych ułatwiający życie sędziom ale i też stronom przeglądającym akta. Są nim protokoły z rozpraw drukowane na kolorowym papierze. Jaki ma to sens? Ogromny! Przy wielotomowej sprawie. dzięki temu rozwiązaniu łatwo ustalić umiejscowienie protokołu rozprawy i się z nim zapoznać. Czemu by nie skorzystać z takiego rozwiązania u siebie w firmie i nie oznaczać np. pierwszej strony pozwu i pism procesowych w aktach adwokata innym papierem?

Dziurkacz i zszywacz– dobra rada – nie po jednym ale po dwa, a sekretariat będzie szczęśliwy. W pracy każdego adwokata zdarzają się sprawy i pisma bardziej obszerne. Tu wielkość sprzętu rzeczywiście ma znaczenie, od niej zależy ilość kartek które można zszyć albo przedziurkować jednocześnie. Praca przy kompletowaniu i archiwizacji obszernego pisma jest przyjemniejsza i wydajniejsza jeśli można czynności wykonać jednym ruchem a nie dzielić je na części. Warto nie oszczędzać na tym sprzęcie bo jest to czasem zakup na lata. Przy wyborze dziurkacza, zwrócić uwagę powinna ilość kartek którą może obsłużyć jednorazowo, odpowiednia prowadnica do ustawienia, a także systemy wspomagające nacisk – redukujące potrzebną siłę. Przy wyborze zszywacza, również ważna jest ilość stron ale także wielkość zszywek. Są zszywacze z funkcją zaginania zszywek na „płasko” by oszczędzić miejsce w aktach. Niektóre sprzęty wychodzą w wspólnych seriach, przez co mogą mieć te same kolory i współgrać wyglądem. Polecane firmy: Leitz, Tetis, Senso, Eagle. Przedział cenowy jest bardzo szeroki od 20 zł do 2 000 zł przy sprzęcie do profesjonalnego archiwizowania.

Rozszywacz – tak zwane „ząbki”, jest to mała acz praktyczna rzecz. Rzadko jednak ktoś wie, że popularne „ząbki” mają swoich większych braci którzy idealnie nadają się do rozszywania większych zszywek. Przy pracy z dużymi aktami i korzystaniu z większego zszywacza, warto mieć oba rozszywa-

cze na wyposażeniu. Koszt małego rozszywacza to ok. 3 zł, ceny większych zaczynają się od 13 zł. Produkty warty zauważenia to Tetis Senso (ok. 15 zł).

Koszulki/obwoluty na papier- warto pamiętać że jest ich kilka rodzajów, przeważnie są przeźroczyste, do wyboru mamy krystaliczne i groszkowane, o ich jakości stanowi parametr μm wskazujący grubość folii z jakiej są zrobione, im grubsza tym koszulki są bardziej trwałe. Na rynku występują koszulki z kolorowym brzegiem, które mogą być przydatne w pracy lub przy archiwizacji dokumentów. Szukając koszulek, należy ustalić ile docelowo kartek zamierzamy w nich przechowywać, do większej ilości dokumentów nadawać się będą koszulki poszerzane.

Teczki, Segregatory, pojemniki na akta. Można powiedzieć, że co pełnomocnik to inna forma prowadzenia spraw i ich akt. Ten punkt mógłby być osobnym materiałem, przez co ograniczę go tylko do wskazania że zaplanowanie sobie sposobu archiwizacji dokumentów wswoim biurze ma kluczowe znaczenie dla wydajności pracy. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, najpopularniejszymi z nich są segregatory (te zaś mogą się od siebie różnić np. szerokością), i teczki. Teczki mogą być wolnostojące lub wpinane do segregatora. Istnieją także system teczek podwieszanych w specjalnych szafkach archiwizacyjnych, oraz pudełka na akta. Decyzja w tym przedmiocie uzależniona jest od wielkości spraw które się prowadzi. Obszerniejsze sprawy wymagają osobnych segregatorów i nie zmieszczą się w teczkach podwieszanych, a contrario, sprawy które nie są rozbudowane a jest ich wiele będą doskonale wyglądać w archiwum podwieszanym.

Drobne rzeczy przydatne w każdej Kancelarii:

nożyczki, taśma klejąca, klipsy archiwizacyjne, korektor.

adw. dr Dominika Wetoszka Redaktor Naczelna adw. Agnieszka Kapała Sokalska Redaktor

apl. adw. Albert Kolor Redaktor Adw. Albert Kolor