Legal Tech- sprzęt w kancelarii 1/2

Dziś o tym co każdy prawnik ma w swoim biurze albo co powinien mieć. Za nami egzamin adwokacki, Pomorska Izba Adwokacka poszerzy swoją liczebność się o kolejnych adwokatów. Cześć z nich rozpocznie wykonywanie zawodu z jednoosobowych kancelariach. Rozpoczęcie pracy w zawodzie adwokata wiąże się nie tylko z formalnościami typu wpis na listę i otwarcie działalności gospodarczej, to także przemyślenia związane z organizacją pracy w swojej pierwszej kancelarii, w tym kupnem nowego sprzętu.

Pozwoliłem sobie na stworzenie subiektywnej „check listy” artykułów biurowych przydatnych nie tylko w jednoosobowej kancelarii adwokackiej, ale także w każdej kancelarii, dla osób które zajmują się pracą biurową. W miarę możliwości postaram się o przedstawienie zakresu cenowego sprzętu, aby przyszli adwokaci mogli oszacować pierwsze inwestycje.

Komputer

Autor uważa. że dylemat pomiędzy komputerem stacjonarnym tzw. Pecetem a laptopem, został już rozwiązany i z tego sporu zwycięsko wyszedł laptop. To wszystko przez miniaturyzację i zwiększenie osiągów tych sprzętów a także szeroką dostępność i zakres cenowy. Jeżeli ktoś jeszcze tęskni dużą klawiaturą może kupić większego laptopa bądź dokupić do niego większą klawiaturę wraz z myszką. Jeśli chodzi o rekomendowane produkty dla prawników to zauważyć należy, że część z nas korzysta z produktów marki Apple, do ich zalet należą między innymi dobra jakość wykonania, stabilność oprogramowania a także intuicyjny interfejs. Jeśli chodzi o sprzęty działające na systemie operacyjnym Windows sugeruję rozważyć zakup laptopa z klasy „ultrabook” np. firmy Dell, seria Inspirion lub Latitude– ta w szczególności kierowana do pracy w biurach lub wyższa a co za tym droższa seria XPS, z bądź Lenovo seria thinkpad, bądź X1 Carbon. pozostałych marek Microsoft (seria Surface). Asus-(seria Zenbook), HP (seria Spectre).

Wielkość laptopa zależy od głównego przeznaczenia. Obecnie na rynku dominują rozmiary od 13” do 17”. Najnowsze rozwiązania typu bez ramkowe wyświetlacze pozwalają na zamieszczenie 14” wyświetlacza w mniejszej obudowie. Mniejsze laptopy będą idealne do torby na salę rozpraw, czy na spotkanie z klientem. Laptopy o większej matrycy posiadają pełną klawiaturę (tzn. z uzupełnieniem o klawiaturę numeryczną), i z uwagi na większe gabaryty, są dobrym rozwiązaniem do pracy stacjonarnej.

Przy wyborze laptopa należy zwrócić uwagę czy będziemy potrzebować napędu CD, obecnie producenci z uwagi na koszty i wielkość sprzętu odchodzą od seryjnego montowania napędu CD w mniejszych laptopach. (zakup dodatkowego napędu zewnętrznego to koszt w granicach 50-150 zł w zależności od modelu).

Niektóre z modeli laptopów są wyposażone w dotykowy ekran co jest czasem przydatnym rozwiązaniem (np. do pracy z większą ilością zdjęć czy plikiem pdf.). Część produktów pozwala także na zmianę laptopa poprzez jego złożenie w tablet.

Z indywidulanych rzeczy w laptopie o których należy pamiętać, a mało kto zwraca na nie uwagę to rodzaj wyświetlacza tzn. matowy lub połysk – tu wybór zależy od własnego upodobania.

Przed zakupem konkretnego modelu sugeruje przetestowanie klawiatury. W zależności od producenta przyciski różnią się skokiem i siłą nacisku. Dobranie odpowiedniej klawiatury w sprzęcie pozwoli na długie i bezproblemowe pisanie.

Ważną rzeczą przy wyborze komputera osobistego jest jego kompatybilność z pozostałym sprzętem biurowym. Choć powyższe zdaje się oczywistością, warto dobierać sprzęt na zasadzie jednego producenta bądź wcześniej sprawdzić czy na przykład laptop ma odpowiedni port do dodatkowego monitora.

Zakres cenowy produktów Apple’a zaczyna się od kwoty 3 800 zł, nowych ultrabooków z systemem Windows od 3 000 zł. Często istnieje możli-

wość zakupu sprzętu używanego – poleasingowego w lepszej cenie – szczególnie na portalu allegro.pl lub stronach specjalizujących się z takiej sprzedaży.

Ciekawą alternatywą dla laptopa/PC jest komputer all in one – czyli monitor z wbudowanym komputerem z tyłu- zajmuje mniej miejsca w biurze niż PC, ale nie można go zabrać w torbę.

W zależności od upodobań do każdego ze sprzętów można dokupić dodatkową klawiaturę lub myszkę. Tu na uwagę zasługuje myszka z kulką, którą zamiast przesuwać całą myszką, przesuwamy kursor.

Jednym z rzadko stosowanych dodatków do sprzętu jest filtr prywatyzujący. Rodzaj folii naklejanej na monitor pozwala zabezpieczyć dane przed wzrokiem osób patrzących z boku (najczęściej od kąta 30 stopni). Koszt takiego filtru to od 50 zł to 350 zł w zależności od producenta i rozmiaru.

Drukarka

Jednym z niezbędnych sprzętów w pracy adwokata jest drukarka. Wybór jest bardzo szeroki, dlatego przy wyborze tego sprzętu należy zadać sobie kilka pytań pomocnych.

Ile środków przeznaczamy na sprzęt? Czy zależy nam na nowym sprzęcie? Ile osób będzie pracowało na drukarce? Czy zależy nam bardziej na cenie wydruku czy na prędkości?

Podstawową rzeczą, w którą drukarka powinna być wyposażona to skaner/xero, które w pracy adwokata jest niezbędne. Przy wyborze należy zwrócić uwagę na prędkość skanowania, jego jakość (ilość pixeli), oraz funkcje ADF – Automatyczny podajnik dokumentów, pozwalająca na bezobsługowe skanowanie większej ilości dokumentów za jednym razem.

Kolor czy czarno białe. Te pytanie przewija się bardzo często przez głowę prawników kupujących sprzęt drukujący. Zaletą kolorowej drukarki jest, jak łatwo się domyślić jest…. druk w kolorze. Do wad można zaliczyć dodatkowe tusze (przeważnie 3). Jeżeli kancelaria nie pracuje bardzo często na zdjęciach, lub materiałach kolorowych to za drukarką monochromatyczną przemawia jej prędkość druku która zawsze jest szybsza niż druk w kolorze. Częściej drukarki monochromatyczne są tańsze niż ich kolorowe odpowiedniki.

Duże.

Top sprzętów drukujących stanowią tzw. kombajny drukujące, są to laserowe kopiarki z wieloma funkcjami. Ich zaletą jest prędkość wydruku (mierzona w ilości kartek na minutę), możliwość dużych przebiegów, dokładność i możliwość drukowania w kolorze. Do wad należy uznać koszt zakupu, koszt serwisowania oraz duże gabaryty. Godne uwagi są sprzęty takie jak Konica Minolta, Ricoh, Xerox,

Jeśli ktoś ma naprawdę dużo miejsca, może zainwestować w kombajn z rozszerzonymi możliwościami – zakupując kombajn z finiszerem. Niektóre firmy mają w ofercie dodatki do kombajnów jak automatyczne zginanie papieru albo jego zszywanie i dziurkowanie. Czy wyciągnięcie z drukarki poukładanych i zszytych 20 egzemplarzy dużego pisma procesowego nie brzmi jak miód dla uszu adwokata?

Zakres cenowy kombajnów jest szeroki – używane zaczynają się od 3000 zł natomiast nowe z wieloma funkcjami to koszt ok. 11 000 zł, a czasem i więcej.

Jeżeli nie chcesz wydawać jednorazowo dużej kwoty na sprzęt drukujący istnieją dwa alternatywne rozwiązania. Często taki sprzęt możesz kupić taniej jako poleasingowy. Innym rozwiązaniem jest najem urządzenia drukującego. Rozliczenie następuje na zasadzie czynszu stałego i ilości wydruków (liczonych od strony np. 4 gr/str.). Plusem najmu/dzierżawy jest brak zmartwień o tusz i koszty eksploatacji, albowiem te są w cenie usługi, a my troszczymy się wyłączenie o to, aby nie zabrakło papieru. Sprzedażą

i dzierżawą takich drukarek zajmują się wyspecjalizowane firmy, które będą w stanie zaoferować ciekawe rozwiązania w rozsądnych cenach.

Średnie.

Jeżeli w biurze nie ma miejsca na wielki kombajn drukujący można rozważyć urządzenia bardziej kompatybilne. Przy wyborze takiej drukarki również należy zwrócić uwagę na prędkość druku, koszt tuszy/lub tonerów. W tym segmencie pojawiają się drukarki i laserowe, ale także na tusz, co wpływa na jakość koszt eksploatacji i prędkość druku. Ważnymi cechami, które są czasem pomijane przy wyborach to prędkość skanowania/kserowania dokumentów, oraz wielkość pojemnika na papier. Do niektórych modeli można dokupić dodatkowy pojemnik na papier, przez co obsługa drukarki będzie przyjemniejsza(mniej dokładania papieru).Większość drukarek jest wyposażona w kilka pojemników na papier i podajnik z tyłu. Warto zwrócić na to uwagę, jeśli planujemy wydruki na kopertach, czy drukarka obsługuje dany format koperty/ papieru. Niektóre z drukarek mogą pracować na większych papierach (np. format A3 do mapek albo rysów).

Z ciekawych rozwiązań korzystają marki: Epson (seria eco tank albo workforce), Xerox(seria Versalink, workcentre), Brother, HP, lecz i tu zasada jest podobna jak przy wyborze laptopów. Każda firma ma różne linie produktów, od budżetowych do biznesowych.

Ceny takich sprzętów zaczynają się od ok. 1000 zł w wzwyż. Optymalny sprzęt można znaleźć w granicach 3000 zł – 5000 zł

Małe

Pozostaje pytanie czy mała drukarka jest potrzeba w biurze? Myślę, że tak – może nie zawsze, ale bywa pomocna. Można przecież kupić dużą drukarkę monochromatyczną a małą kolorową którą będzie się używać tylko to kolorowych wydruków.

Cena – takie drukarki w kupnie są tanie – jest to koszt ok 300 zł, do 1000 zł., natomiast jeśli chodzi o tusze, trzeba zwrócić na nie uwagę, bo czasem potrafią kosztować podobnie co drukarka. Z ratunkiem przychodzi rynek zamienników które są o wiele tańsze.

Osobiście uważam, że mała drukarka powinna być na wyposażeniu każdego adwokata, ale nie każdej kancelarii. Zdarzają się sytuacje awaryjne, gdzie (odpukać) główny sprzęt przestaje działać, a termin upływa dziś. Wtedy z pomocą przychodzi sprzęt zapasowy, który można przywieść z domu albo wyciągnąć z szafy w kancelarii.

Monitor.

Ułatwieniem w pracy jest dodatkowy monitor, na którym można odpalić lexa, bądź przeglądać fotokopie. Jest to usprawnienie w pracy, w szczególności w dobie postępującej informatyzacji.

Powtórzę się, jeśli chodzi o jakość sprzętu, albowiem tu również występuje zasada – każdy producent ma różne linie produktów. Ułatwieniem w wyborze dodatkowego monitora jest analiza przestrzeni roboczej w miejscu pracy. Jeśli przyjmujemy klientów za biurka, monitor powinien stać w takim miejscu, które nie przesłoni nam klienta.

Nie wszystkie monitory muszą stać. Mogą być także zamontowane na ramieniu, które pozwoli na swobodne przemieszczanie się sprzętu.

Czym kierować się przy wyborze monitora? Podobnie jak ekrany w komputerach, należy zwrócić uwagę czy jest on matowy czy połyskujący. Warto zwrócić uwagę na proporcje obrazu, albowiem monitory występują w różnych wersjach od „kwadratowych” po panoramiczne, do zakrzywionych.

W ocenie autora, dobrym rozwiązaniem jest monitor panoramiczny o formacie 21:9, który można podzielić na dwie sekcje, przez co będziemy dysponować aż 3 obszarami roboczymi. Jeśli chodzi o wybór wielkości monitora, te podawane są w calach i tu

pozostawia się do uznania dla zamawiającego. Im większy monitor tym droższy.

Rzeczy, które warto rozważyć przy wyborze to między innymi kompatybilność z posiadanym sprzętem. Bardzo często producenci laptopów posiadają w swojej ofercie także monitory, tożsamość producenta może nie gwarantuje, ale daje pewne założenie, że oba sprzęty będą ze sobą lepiej pracować.

Wyższe modele monitorów mogą być służyć jako „huby”, to znaczy, że mogą być wyposażone np. w dodatkowe gniazda usb dla sprzętów, tak aby odciążyć porty w laptopie. Jest, bo ciekawe rozwiązanie – wszystkie sprzęty można podłączyć do monitora a ten do laptopa jednym przewodem. Niektóre modele mogą także służyć do ładowania laptopów, ale tu ważna uwaga, przy wyborze sprzętu należy zwrócić uwagę na przewód którym monitor ma być połączony z laptopem, bywa tak że dodatkowe funkcję wymagają nowszego przewodu (np. typu usb-c), którego nie wszystkie laptopy posiadają.

Ceny monitorów zaczynają się od 300 zł kończąc w kilkudziesięciu tysiącach.

Rozsądny monitor można kupić w cenie ok. 1500

zł.

Do producentów monitorów wartych uwagi należą Dell, iiyama, LG, AOC. Ciąg dalszy w następnym wydaniu.

adw. dr Dominika Wetoszka Redaktor Naczelna adw. Agnieszka Kapała- Sokalska Redaktor

apl. adw. Albert Kolor Redaktor Adw. Albert Kolor