Procedure melden en registreren van bijna ongevallen 2013

Procedure voor het melden en registreren van (bijna) ongevallen en gevaarlijke situaties

Assen versie 04 Maart 2013

Procedure melden en registreren van bijna ongevallen 2013

Page 1 of 7

Inhoud: Inleiding Welke ongevallen moeten gemeld worden bij de Arbeidsinspectie Checklist meldingsprocedure ongevallen en gevaarlijke situaties Tabel reactietermijn gemelde calamiteiten Meldingsformulier voor (bijna) ongevallen en gevaarlijke situaties Register van Arbeidsongevallen Het melden van (vermoede) beroepsziekten

Procedure melden en registreren van bijna ongevallen 2013

Page 2 of 7

Inleiding Het is belangrijk inzicht te hebben in het functioneren van ons Arbo-zorgsysteem. Dit inzicht kan voor een deel afgeleid worden uit een registratie m.b.t. de aard van de (bijna) ongevallen, incidenten, het ziekteverzuim dat tot gevolg heeft, de registratie van gevaarlijke situaties, de taakrisicoanalyses. Maar ook het functioneren van ons BedrijfsHulpVerleningsteam per vestiging, die de opleidingen hebben afgerond. Het is daarom van belang hier zicht op te krijgen.

Dit betekent dat er een meldingsprocedure moet zijn, dat de meldingen geregistreerd en geanalyseerd worden, maar ook dat er uit het oogpunt van preventie gevaarlijke situaties worden gemeld, ook incidenten met klanten moeten worden gemeld. Deze meldingen moeten worden geanalyseerd op vooraf vastgestelde termijnen, die voor iedereen duidelijk moet zijn.

Het melden en registreren van (bijna) ongevallen en gevaarlijke situaties bij OIM Orthopedie heeft een interne en een externe functie. Een interne, om analyses mogelijk te maken waardoor ongevallen in de toekomst zoveel mogelijk kunnen worden voorkomen. Ook is het mogelijk om te kijken wat deze maatregelen de organisatie gaan kosten.

Een externe omdat bepaalde ongevallen aan de Arbeidsinspectie gemeld moeten worden en ook is het mogelijk dat familie van de medewerker moet worden ingelicht.

Welke ongevallen moeten gemeld worden bij de Arbeidsinspectie In artikel 9 van het Arbo-besluit wordt aangegeven dat ongevallen gemeld moeten worden.

Hierbij gaat het om de volgende meldingsverplichtingen: 1.

Een in verband met de Arbeid overkomen ongeval dat: a. ernstig lichamelijk of psychisch letsel (zodanige schade aan de gezondheid dat dit binnen 24 uur na het ongeval leidt tot opname in een ziekenhuis ter behandeling of observatie, alsmede letsel dat naar redelijk oordeel blijvend zal zijn), of b. de dood tot gevolg heeft.

2.

Een gebeurtenis met: a. grote materiele schade (schade aan gebouwen, materieel, grondstoffen of producten die het directe gevolg is van de gebeurtenis van tenminste â‚Ź 50.000,-. Hierbij telt alleen de directe schade en niet de zogenaamde vervolgschade of gevolgschade), en b. waarbij tevens gevaar heeft bestaan voor werknemers (er is toevallig niets gebeurd).

Procedure melden en registreren van bijna ongevallen 2013

Pagina 3 van 7

Checklist meldingsprocedure (bijna) ongevallen en gevaarlijke situaties 1.

2.

3.

Een (bijna) ongeval of incident moet gemeld worden omdat de melding tot doel heeft een onderzoek in te stellen naar de oorzaak, dit om een soortgelijk (bijna) ongeval in de toekomst te vermijden. Het gaat er niet om schuldigen aan te wijzen en te veroordelen, de organisatie wil leren van deze situaties om te voorkomen dat er herhaling plaatsvindt. Voor de melding is een formulier opgesteld “Meldingsformulier�, deze dient binnen 24 uur zo volledig mogelijk te worden ingevuld. Deze formulieren zijn in het bezit van alle BHV-ers.

Definitie van ongeval.

Een arbeidsongeval is een plotselinge gebeurtenis die een lichamelijk letsel veroorzaakt en die voorvalt tijdens en door het feit van de uitvoering van de taken.

Definitie van (bijna) ongeval.

Een ongeval wat bijna plaatsvond, maar nog net is vermeden door snel ingrijpen of door geluk en plaats vind tijdens de uitvoering van de taken.

Definitie van incident.

Een incident is een plotselinge gebeurtenis, die niet werkgerelateerde is, maar waarbij toch mogelijke schade en/of letsel tot gevolg kan hebben. Als voorbeeld: Je bent op een vestiging aan het werk en plotseling komt er een boze klant binnen die een medewerker belaagd met b.v. een kruk. Of een receptiemedewerker die vocaal belaagd wordt door een klant.

Definitie van gevaarlijke situatie.

De definitie van een gevaarlijke situatie is dat er tijdens een rondgang, of tijdens de uitvoering van de taken, wordt ontdekt dat er een dreiging is voor een gevaarlijke situatie. Als voorbeeld: een medewerker is bezig met het slijpen van een gipsmodel en de kabel van het gereedschap wordt beschadigd, waardoor kortsluiting of in het contact komen met stroom een gevaarlijke situatie kan zijn.

Een ongeval dient gemeld te worden bij de afdeling HRM, de Regiomanager en de afdeling Kwaliteit, Arbo en Milieu Functionaris (verder KMA functionaris genoemd) door een BHV-er of een andere melder. Het type verwonding, of eventuele opname en/of ziekteverzuim wordt ook gemeld aan HRM en de Regiomanager. De KMA functionaris zal in overleg met HRM en de Regiomanager, of de betrokken functionaris bekijken of er verdere acties ondernomen moeten worden of dat de Arbeidsinspectie moet worden ingeschakeld. De termijn hiervoor is eveneens 24 uur.

Indien nodig wordt ook contact opgenomen met de betrokken vestiging over de werklocatie. Ook bestaat de mogelijkheid om een deskundige via de Arbo-dienst in te schakelen.

Bij de melding van het ongeval, incident, bijna raak of gevaarlijke situatie dient de volgende informatie op het meldingsformulier vermeld te worden: a.

Om welke melding het gaat; b.

Naam BedrijfsHulpVerlener, medewerker of rapporteur; c.

De dag waarop en het tijdstip van de dag waarop het ongeval plaatsvond; d.

Naam van de werknemer (slachtoffer); e.

De dag van de week waarop het ongeval plaatsvond; f.

Tijdstip waarop het plaatsvond; g.

Functie van het eventuele slachtoffer; h.

Afdeling of vestiging waar het heeft plaatsgevonden; i.

Het soort werk waarbij het ongeval plaatsvond; j.

De leeftijd van de werknemer die er bij is betrokken;

Procedure melden en registreren van bijna ongevallen 2013

Pagina 4 van 7

k. l. m. n. o. p. q. r. s.

4.

5.

6.

7.

Omschrijving van de aangetroffen situatie; Soort letsel indien van toepassing; Handelingen die zijn uitgevoerd Gebruikte materialen/middelen; Verdere bijzonderheden; Vervolg actie b.v. naar dokter, ziekenhuis etc.

Hoeveelheid bestede tijd; Handtekening BHV-er, medewerker of rapporteur; Specifieke meldingen, eventuele situatie schets indien noodzakelijk of een voorstel ter preventie.

Het formulier wordt na afwerking geregistreerd en krijgt een uniek volgnummer. Door de KMA functionaris wordt beslist eventueel in overleg of er een vervolg actie moet worden genomen. Indien er een vervolg actie wordt beslist, wordt dit binnen 24 uur verwerkt en gecommuniceerd. Door de KMA functionaris worden de resultaten maandelijks verwerkt in een rapportage.

Gevaarlijke situaties moeten direct worden gemeld bij de KMA functionaris, het gaat dan om situaties waarbij ongevallen een gevolg kunnen zijn, wanneer er niets aan de situatie wordt gedaan. Deze meldingen worden door de KMA functionaris beoordeeld en eventueel zelf onderzocht, de uitkomst wordt gecommuniceerd met eventueel de regiomanager en de melder van de gevaarlijke situatie binnen 24 uur.

Het registreren van deze gevaarlijke situatie wordt gedaan door de KMA functionaris, uitkomsten worden maandelijks gerapporteerd.

Elk kwartaal worden de diverse melding geĂŤvalueerd en besproken, van dit overleg tussen de KMA functionaris en HRM wordt indien nodig een verslag opgesteld.

Tabel reactietermijn gemelde calamiteiten.

Soort melding

Wijze van Melden

Ongeval

Formulier

Termijn invullen en inleveren formulier 24 uur

Bijna ongeval Incident

Formulier

1 week

Formulier

48 uur

Gevaarlijke Formulier situatie

Direct

Wie

Aan

Reactie termijn KMA functionaris

Wie analyseert

BHV-er Medewerker Rapporteur BHV-er Medewerker BHV-er Medewerker BHV-er Medewerker

HRM KMA functionaris Regio Manager KMA functionaris Regio Manager KMA functionaris Regio Manager KMA functionaris Regio Manager

24 uur

KMA functionaris En eventueel een deskundige KMA functionaris

Procedure melden en registreren van bijna ongevallen 2013

2 weken 24 uur 24 uur

KMA functionaris Regio Manager KMA functionaris Regio Manager

Pagina 5 van 7

Meldingsformulier (zie definitie op pagina 4 procedure)

O ongeval

O bijna ongeval

O incident

Naam BedrijfsHulpVerlener (rapporteur):

O gevaarlijke situatie Vestiging:

Tel: Datum + tijdstip melding: Naam werknemer:

Geb datum:

Datum van invullen: Datum gebeurtenis:

dag:

Tijdstip: Functie slachtoffer: Afdeling van slachtoffer (indien van toepassing): Afdeling of plaats waar gebeurtenis plaatsvond: Aangetroffen situatie: Soort letsel: Handeling BedrijfsHulpVerlener: Gebruikte materialen/middelen: Bijzonderheden: Verdere behandeling bij:

O n.v.t. O Arts O ziekenhuis

Verzuim tot gevolg?:

O Ja

O Nee O onbekend

Tijdsbesteding BedrijfsHulpVerlener: Ondernomen actie/wat is noodzakelijk: O Is reeds telefonisch doorgegeven aan HRM of KMA-functionaris.

O Regio Manager is ingelicht.

O Er is een situatie schets toegevoegd aan de melding.

Handtekening BedrijfsHulpVerlener:

Procedure melden en registreren van bijna ongevallen 2013

Pagina 6 van 7

Het melden van (vermoede) beroepsziekten Dit artikel is komen te vervallen. De wetgever heeft deze meldingsplicht veranderd.

Om toch aan de benodigde informatie te komen, over de ontwikkeling van beroepsziekten in Nederland, wil het kabinet zich aansluiten bij het registratie- en signaleringsysteem van het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

Bedoeling is dat er door melding van Arbo-diensten een representatief inzicht ontstaat.

Procedure melden en registreren van bijna ongevallen 2013

Pagina 7 van 7