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MANUAL USO DEL PORTAL Y SOFTPHONE DE NUEVA CENTRAL TELEFÓNICA

Manual uso del portal y Softphone de nueva central telefónica

Ingresá al perfil de tu extensión 1. Ingresá al ícono que tendrás en tu escritorio o accedé al link: http://192.168.81.135/ desde tu buscador favorito.

2. Colocá tu número de extensión tanto en el campo de usuario como en el de la contraseña.

3. Da clic en “Login”.

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Cambio de lenguaje y contraseña en el portal 1. Una vez hayás ingresado, da clic en la flecha que aparece en la esquina superior derecha, para que se despliegue el menú.

2. En dicho menú, da clic en “Profile”.

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3. Seleccioná idioma “Español”.

4. Si lo deseás, en ese mismo cuadro, podés colocar una nueva contraseña.

5. Finalizá este procedimiento dando clic en “Apply”.

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Reporte de llamadas recibidas 1. Para conocer tu reporte de llamadas recibidas, ingresá a “Portal” al lado izquierdo de la pantalla.

2. En el menú que se despliega, presioná en el “+” al lado de “My Extension”.

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3. Luego sobre el nuevo submenú que se despliega, da clic sobre “Call Logs”.

4. Allí te aparecerán todas las llamadas que se han registrado a tu extensión. Podrás ver la fecha y hora en que fueron recibidas o realizadas, los números o extensiones desde o a dónde se llamó, el tiempo y duración de la conversación; así como, realizar filtros de búsqueda para determinar el registro de llamadas en fechas específicas.

Además, podrás exportar dicho registro en PDF o CSV, y escuchar las grabación de las llamadas dando clic en el ícono .

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Buzón de llamadas 1. Para ingresar a tu buzón de llamadas, ingresá a “Portal” al lado izquierdo de la pantalla.

2. En el menú que se despliega, presioná en el “+” al lado de “My Extension”.

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3. Luego sobre el nuevo submenú que se despliega, da clic sobre “Voicemail”.

4. De esta manera, verás en pantalla un listado con todos tus mensajes de voz. Podrás ver la hora y fecha en que se grabaron, de qué número, la duración, escucharlos dando clic sobre el ícono y eliminarlos una vez escuchados y tramitados, dando clic sobre el ícono .

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¿Cómo saber si una extensión está libre u ocupada?

1. Ahora podrás conocer si tu compañero (a) está disponible para trasladar una llamada. Sólo tenés que ingresar a “Operator” en la esquina superior izquierda de la pantalla.

2. Luego en el menú que se despliega, da clic en el “+” al lado de “Switchboard”.

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3. Seguidamente en el submenú que se muestra, da clic en “FOP2 Switchboard”.

4. Esperá unos segundos a que carge la pantalla:

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5. Te aparecerá el siguiente panel en el que podrás ver quiénes están en línea, ocupados o desconectados.

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Significado de colores en panel de conexión:

• Cuando un usuario esté libre el cuadro de su extensión se verá de este color:

• Cuando un usuario esté ocupado o en llamada, el cuadro de su extensión se verá de este color:

• Cuando un usuario esté

desconectado el cuadro de su extensión se verá de este color:

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Botones del panel de conexión: Cuando ingresás al panel de conexión verás diferentes botones en una barra de herramientas que se mantendrá siempre en la parte superior:

A continuación, te detallamos la función de cada uno de estos botones para tu mayor facilidad:

Marcar: Da clic en el panel de conexión sobre la extensión que deseás llamar, y luego presioná el botón “Marcar” para efectuar la llamada.

Transferencia ciega: Da clic en el número de extensión que deseás llamar, dentro del panel de conexión, y luego presioná “Transferencia ciega” para trasladar la llamada a dicho número y colgá.

Migración a Whatsapp Business

Transferencia atendida: Da clic en el número de extensión que deseás llamar, dentro del panel de conexión, o marcá dicho número en el cuadro de marcación. Después, presioná “Transferencia atendida” para enviar la llamada a esa extensión, anunciá la llamada que estás trasladando a la otra persona, y colgá.

Transferencia a móvil: Colocá el número al que querés trasladar la llamar en la barra “Llamar”, y luego da clic en “Transferencia a móvil” para enviar la llamada a dicho número externo.

Transferencia al correo de voz: Da clic sobre este botón si querés que la llamada entrante se dirija al buzón de voz de tu extensión.

Capturar llamada: Da clic sobre este botón para contestar la llamada que te está entrando en ese momento.

Migración a Whatsapp Business

Escuchar: Esta opción estará habilitada sólo en caso de que seas supervisor o jefatura, podés utilizarla para escuchar una llamada que está entrando en la extensión de uno de tus colaboradores en ese momento. Para ello, deberás marcar en el panel de conexión la extensión que requerís escuchar y luego presionar este botón, en ese momento tu teléfono sonará, cuando contestés podrás escuchar la extensión solicitada.

Susurrar: De igual forma, está opción estará habilitada sólo para jefaturas. Da clic sobre una extensión de alguno de tus colaboradores que querás escuchar, luego presioná “Susurrar”. En ese momento, tu teléfono sonará, cuando contestés podrás escuchar la llamada de la extensión solicitada, y después podrás hablar con el usuario de dicha extensión, sin que la otra persona escuche.

Colgar: Da clic en este botón para colgar la llamada que hayás recibido.

Grabación: Da clic en este botón para que se empiece a grabar la llamada.

Conferencia: Da clic en este botón para agregar números a una llamada en conferencia.

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La caja de filtro: Con este barra podrás realizar búsquedas y filtros con mayor facilidad.

Para ello, sólo ingresá el número de extensión o nombre del usuario al que querés llamar, y automáticamente te aparecerán los resultados más cercanos a lo que buscás.

El cuadro de marcado: En esta barra podrás realizar diversas funciones como lo son: 1. Marcar a un número de teléfono o extensión: cuando necesités realizar una llamada, escribí el número en dicha barra y da “Enter” para generar la llamada.

2. Transferir a cualquier número: si estás en una llamada, podés escribir en esta barra el número al que querés transferir la llamada y luego dar “Enter” para enviar la llamada a ese número.

3. Agregar a otro número a una conferencia: da clic en el botón de Conferencia, luego ingresá el número que querás agregar a dicha llamada en esta barra y da “Enter” para incorporarlo.

4. Búsqueda en la agenda telefónica: todo lo que escribás en dicha barra se buscará en la agenda mientras lo vas escribiendo. Podés usar las teclas de flecha para seleccionar el resultado que deseás y dar “Enter” para originar una llamada.

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Cuadro de selección de presencia: Establecé tu condición para que el resto de compañeros puedan saber si estás disponible o no. Podés indicar si estás “Disponible”, “En reunión”, “En almuerzo”, “En receso”, o indicar si no podés recibir llamadas eligiendo “No molestar” u “Otro” si ninguna de las opciones anteriores es la que deseás. En dicha opción, podrás personalizar tu estado de acuerdo a tu preferencia.

Elementos en los botones de extensión: Los botones de extensión que observás en el panel de conexión poseen diferentes elementos.

A continuación te detallamos el significado de cada uno de ellos:

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2

1

3

4

6

5

1. Ícono de presencia: este ícono muestra el estado de presencia de hayás colocado en tu extensión (disponible, en almuerzo, entre otros).

2. Etiqueta nombre y número: acá observarás el número de extensión seguido del nombre del usuario que utiliza esa extensión.

3. Ícono de correo de voz: si tenés un correo o buzón de voz almacenado o en espera de ser atendido, te aparecerá un sobre. Cuando pasás el mouse sobre esta opción te indicará cuántos mensajes tenés en ese momento.

4. Ícono de actividad de tu línea: si tu extensión está sonando aparecerá un teléfono vibrando, si estás realizando una llamada aparecerá una flecha hacia la derecha, si estás con una llamada entrante aparecerá una flecha hacia la izquierda, y si estás en espera, aparecerá un reloj de arena.

5. Identificador de llamadas 6 líneas: acá se mostrará el nombre y número de la persona que llama.

6. Temporizador: mostrará el tiempo de la llamada.

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¿Cómo usar nuestro Softphone?

Si tenés una computadora con sistema operativo Windows o macOS, contarás con las siguientes funcionalidades:

Nombre de usuario

Disponible: usuario correctamente conectado

Estado de uso

Teclado

Llamar y colgar Registro de llamadas Llamadas perdidas

Transferir llamada

Agenda Volver al menú

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Hacer una llamada: Podés llamar de varias formas, ya sea marcando desde el teclado o utilizando el panel numérico.

También podés seleccionar un contacto desde la agenda, desde la lista de llamadas perdidas o desde el registro de llamadas.

Para llamar, marcás el número en el teclado del teléfono o de la computadora y das clic en “Llamada”.

De igual forma, si te equivocás al marcar, podés borrar con la tecla “Retroceso” de la computadora.

Te aparecerá “Marcando”, a no ser que el teléfono al que llamés esté ocupado.

Cuando se establece la conexión, el Softphone cambia de “Marcando” a “Conectado”.

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Una vez que hayás terminado la conversación, para colgar tenés que dar clic en “Terminar llamada”, y el Softphone cambiará de “Conectado” a “Colgado“.

Si la otra persona es quien cuelga el teléfono, el Softphone cambia de “Conectado” a “Colgado”.

Responder una llamada: Da clic en “Aceptar” para recibir la llamada que te está ingresando. En caso de que no podás contestar, presioná la tecla “Escape” o da clic sobre “Rechazar”, para cortarla.

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Si tenés abierta otra aplicación a pantalla completa, te aparecerá en la esquina inferior derecha de la pantalla la siguiente ventana.

Una vez que hayás terminado la conversación, para colgar tenés que dar clic en “Terminar llamada”, y el Softphone cambiará de “Conectado” a “Colgado”.

Si la otra persona es quien cuelga el teléfono, el Softphone cambia de “Conectado” a “Colgado”.

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Transferir una llamada: podés transferir de dos formas, ya sea de manera “Ciega” o “Asistida”.

Transferencia ciega: Una vez que aceptés una llamada, para transferirla a otro teléfono, presioná “Transfer”.

Escribí el número al que deseás pasar la llamada y después da clic en “Colgar” para hacer el traslado.

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Transferencia asistida: Si querés conversar con la persona antes de transferirle una llamada, tenés que abrir una nueva línea, dando clic en “Line2”, quedando así, la llamada de la primera línea en espera. De esta manera, se verá encender y apagar de forma intermitente la línea 1.

Seguidamente, hablás con la persona a la que deseás pasar la llamada marcando su número y presionando “Llamar”. Cuando la persona admita la llamada, podés transferirla presionando “Transfer” y luego dando clic en “Líne1”.

En caso de que la persona no admita la llamada, podés colgar la llamada que tenés en ese momento en la línea 2 y, recuperar la de la primera línea presionando “Líne1”.

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Agenda: contarás con una agenda telefónica en la cual podrás realizar múltiples funciones.

Para ingresar a ésta, sólo da clic sobre el ícono que se encuentra en la parte inferior de la pantalla del teléfono virtual.

Borrar todos los contactos

Borrar contactos

Abrir agenda

Información de un contacto

Llamar a un contacto Agregar a un contacto

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Agregar un contacto: Ingresá a la agenda y da clic en el “+” que aparece debajo de la pantalla.

Seguidamente te aparecerá el siguiente cuadro, al que deberás darle clic en “OK”:

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Después, te aparecerá un nuevo cuadro en el cual deberás rellenar los campos que se te solicitan, con la información del nuevo contacto y después dar clic en “Nuevo”.

Luego, agregá el número del contacto nuevo, da clic en “OK” y luego en “Cerrar”.

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Llamar a un contacto: Para llamar a un contacto, ingresá a la agenda, y te aparecerá la lista de contactos que hayás agregado siguiendo los pasos anteriores.

Después, pulsá sobre el nombre del contacto al que deseés llamar, y se establecerá la comunicación.

Si tenés muchos contactos y, la lista no cabe entera en la pantalla, podés seleccionar el nombre subiendo y bajando en la lista con las teclas de arriba y abajo del teclado o haciendo scroll con el mouse.

Borrar contacto: Si necesitás borrar un contacto, ingresá a la agenda y buscá el contacto que requerís eliminar. Para ello, podés moverte en la pantalla del teléfono con los cursores de arriba y abajo del teclado, o haciendo scroll con el mouse. Una vez, hayás encontrado el contacto que vas a eliminar, seleccionalo y da clic sobre la “x” que aparece en la parte inferior de pantalla del teléfono.

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Seguidamente, te va a pedir una confirmación, debés de dar clic en “Sí” para finalizar.

Borrar todos los contactos: Para borrar todos los contactos, debés de ingresar a la agenda y dar clic sobre el botón “Borrar todos los contactos”:

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Posterior a ello, te a a pedir una confirmación, da clic en la opción “SÍ”.

Llamadas perdidas: Dando clic sobre el ícono que aparece en la parte inferior de la pantalla podrás acceder a la lista de llamadas perdidas.

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Si en la pantalla en la que verás la lista de llamadas perdidas, pulsás el botón central, accederás de nuevo al menú del teléfono. Para llamar a un número de la lista de llamadas perdidas, debés de dar clic dos veces en el número deseado.

Registro de llamadas: Dando clic sobre el botón que aparece en la parte inferior de la pantalla del teléfono, podrás acceder al registro de llamadas de tu número.

Cuando entrás en el registro de llamadas, podés ver las extensiones, el identificador de la llamada (que es el nombre de quién ha llamado), la hora de la llamada, la duración y la extensión desde donde ha sido desviada la llamada (si es el caso).

Si necesitás borrar el registro de llamadas, presioná en “Limpiar” y en “Cerrar” para cerrar el registro de llamadas.

Para llamar a un número del registro de llamadas, da clic dos veces en el número deseado.

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Teclas rápidas para usar nuestro Softphone Con estos botones podés crear accesos rápidos para marcar a una extensión o a un número de teléfono.

Tenés que pulsar en el lateral izquierdo para desplegar el panel de acceso rápido.

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Una vez desplegado el panel de acceso rápido, te aparecerán 4 paneles de hasta 20 teclas para asignar números de teléfono. Éstos aparecerán en la parte inferior del panel de acceso rápido:

Ahora pulsá con el botón derecho del mouse, sobre una de las teclas de acceso rápido.

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Seguidamente se te mostrará el siguiente cuadro, en el cual configurarás la tecla con la que llamarás de forma rápida al contacto que deseés. Para ello, indicá el nombre de dicho contacto en el campo “Label”, y el número de teléfono de dicho usuario en el campo “User ID”.

En el tipo de tecla, podés indicar si querés que el botón sea para una llamada rápida o una transferencia. En el caso de que querás programar la tecla para llamar a una persona en específico, debés seleccionar “Speed dial”.

O bien, si lo que querés es programar el botón para transferir una llamada recibida a un número específico, seleccioná la opción “BLF/XFer”.

Por último, si tenés varias cuentas (normalmente si el teléfono es usado por varios usuarios), podés vincular la tecla a una cuenta. Si solo lo usás vos, lo dejás tal como está “Any”.

Después da clic en “Ok”.

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De esta manera, podrás observar los botones de acceso rápido a números o extensiones determinadas, así:

Una opción interesante es compartir el panel de teclas rápida con otros usuarios de nuestra unidad o departamento.

Si querés tener un panel de teclas rápidas, equivalente al listado de teléfonos internos escritos en papel, podés introducir los números de la unidad/departamento en el panel y una vez completo, realizás lo siguiente:

• Da clic sobre el botón del panel (en verde).

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• Te aparecerá la siguiente pantalla, en la cual deberás dar clic en “Save” para guardar el fichero en la ubicación que vos deseés.

• Después, transferí por algún medio este fichero a otro compañero, podés hacerlo mediante correo electrónico, por ejemplo.

Una vez recibido el fichero, en el otro ordenador, ingresá a tu Softphone y en la misma pantalla pulsá sobre “Load”. Después, seleccioná el fichero enviado en la ubicación en la que lo guadarías.

Al cargar este fichero dispondrás del mismo panel en este teléfono. Como te indicamos, es el equivalente a disponer de un pequeño directorio telefónico compartido.