Archivo notarial

1.

ARCHIVO NOTARIAL. 1.1.

Definición

2.

CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO NOTARIAL:

3.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

4.

CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO: 4.1.

Compilación.

4.2.

Dirección.

4.3.

Organización.

4.4.

Formación.

4.5.

La Custodia.

4.6.

Índice Cronológico.

5. INSPECCIÓN ORDINARIA Y CONTROL AL DESEMPEÑO NOTARIAL: 5.1.

Principios.

5.2.

Partes Intervinientes.

5.3.

Marco Normativo.

5.4.

Clases de Inspección.

5.5.

Niveles de Evaluación del Desempeño.

6.

ACCIONES QUE CONTEMPLAN UNA INSPECCIÓN PROGRAMADA POR LA DIRECCIÓN DEL NOTARIADO PLURINACIONAL.

UNIDAD 9: GESTIÓN Y FUNCIÓN NOTARIAL Dra. Magda E. Cordero Lobaton.

1.1.

Definición

Uno de los aspectos más importantes a considerar dentro de la Gestión y Función Notarial es el manejo y organización del Archivo Notarial.

Al efecto es significativo establecer que el ARCHIVO NOTARIAL, es un archivo centralizado donde regularmente y de forma periódica y sistemática, son depositados los documentos que se generan en una notaría, para evitar su destrucción y mantener su conservación y seguridad.

También se entiende que el ARCHIVO NOTARIAL es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural y legal por el Notario de Fe Pública, en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.

Por su parte el Art. 83 de la ley 483 refiere que el ARCHIVO NOTARIAL está compuesto por los Registros, los documentos protocolizados, los libros índices y libros especiales.

En tanto que el Numeral XII del Art. 2 del D.S. 3946, que modifica el Parágrafo I del Artículo 53 del Decreto Supremo Nº 2189, hace referencia al Archivo Notarial, con el siguiente texto: “I. El Archivo de la oficina notarial es el conjunto de documentos protocolares y extra-protocolares, en originales o matrices, en medio físico y digital, ordenados cronológica y secuencialmente por su clase.

En cada tipo de documentos, físicos y digitales, el orden cronológico genera un número de orden secuencial comenzando del 1, en cada gestión anual. Los tomos se conformarán de hasta doscientas (200) hojas, velando que el registro se agregue de forma íntegra en el tomo respectivo.”

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Quedando vigente el Numeral II: Por cada tomo se debe elaborar un Anexo Índice con los más importantes datos de cada escritura pública como ser su número, identificación de las partes y trámite notarial. Este Anexo debe remitirse a la Dirección del Notariado Plurinacional en formato impreso y digital, cada vez que se concluya con un tomo, lo que permitirá ejercer la supervisión y el control del servicio notarial.

Asimismo, se modifica el Artículo 54 del Decreto Supremo Nº 2189, de 19 de noviembre de 2014, con el siguiente texto: ARTÍCULO 54.- (ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES).

Todos los documentos notariales, según su tipo y clase, serán registrados y archivados en físico en el protocolo notarial, y digitalmente en el Sistema Informático del Notariado Plurinacional.” En lo que respecta al registro y archivo digital, este extremo será implementado una vez se ponga en vigencia el Sistema Informático del Notariado Plurinacional.

Al efecto es importante considerar que el protocolo notarial, es la compilación ordenada cronológicamente de las matrices, a partir de los cuales el notario extiende los instrumentos públicos.

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Según normativa legal y doctrinal, el Archivo notarial está compuesto por: a)

Tomos de los documentos Protocolares: los cuales comprenderán: Escrituras Públicas y Actas de Protocolización; Poderes, Protestos de Letras de Cambio, Certificaciones de Firmas entre los más importantes.

b)

Tomos de los documentos Extra Protocolares: referidos a las Cartas Notariadas,

Actas

de

Notoriedad,

declaraciones

voluntarias,

certificados de vivencia, certificados de reproducción, copias legalizadas, entre otros. c)

Libros Índices: Son también parte del Archivo notarial los LIBROS INDICES los cuales deben tener un tomo exclusivo por gestión.

d)

Los Registros: Es significativo contar con Libros de Registros de Documentos Protocolares y Extra protocolares, por lo tanto, es aconsejable tener tantos libros de registros como Documentos Notariales se generen, para efectos de registro y control adecuados, puesto que esto impedirá la duplicidad de hora en los trámites notariales. Hecho que puede llegar a constituirse en generador de Responsabilidad Disciplinaria.

e)

Libros Especiales: Es importante tener un Libro destinado al registro de los trámites y documentos que son entregados al Notario, puesto que pueden generarse diversos fenómenos que determinen que el Hecho, Acto o Negocio Jurídico no se perfeccione.

Por lo tanto, se deberán consignar como mínimo los siguientes datos: Tipo de documentación que se deja, ejemplo: Folio Real, Certificado Catastral, etc.; si esta documentación es original, copia fotostática legalizada o una fotocopia simple, la cantidad de hojas que se dejan, así como solicitar un teléfono de referencia.

Resulta acertado contar con un registro de la entrega de copias fotostáticas legalizadas y/o duplicados de documentos notariales, si bien toda solicitud debe presentarse por escrito por una persona que acredite interés legal para obtener duplicados y legalizadas, no es menos cierto que para efectos de llevar un adecuado control se debería contar con este registro.

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Los archivos Notariales son importantes, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la extensión de segundos traslados, copias fotostáticas legalizadas o certificadas, certificaciones entre otros.

La proyección de su importancia estriba en que estos al ser originales firmados y rubricados por las partes, constituyen documentos públicos que se integran al tráfico jurídico, mediante TESTIMONIOS como instrumentos públicos que hacen plena prueba sobre las convenciones que estos expresan.

Los registros notariales son de propiedad del Estado Plurinacional de Bolivia, siendo el notario de fe pública el responsable por la custodia de los registros notariales a su cargo, por su conservación e integridad documental.

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La Doctrina y principalmente los países pertenecientes a la Unión Internacional del Notariado Latino, coinciden en establecer que las características más importantes del Archivo Notarial son:

4.1. Compilación Comprende el conjunto de los documentos que dieron lugar, al protocolo original y su matriz, registrados cronológicamente y organizados según el tipo o clase de trámite notarial.

4.2. Dirección Compete al notario determinar la forma en que llevará su Archivo, dentro de los parámetros que la Ley le señale.

4.3. Organización Es la preparación y estructuración formal del Archivo.

La estructura organizativa de una Archivo notarial puede ser: a)

Convencional: Cuando responde a un procedimiento uniforme y estandarizado de archivamiento.

b) Tecnificada: Si el notario utiliza los avances tecnológicos, para perfeccionar la labor archivística, tanto en la etapa de edición o configuración

jurídica,

como

en

la

fase

propiamente

del

ordenamiento, clasificación y custodia de los archivos.

La edición o configuración jurídica tiene como elemento primordial la fijación indeleble y permanente, del acto o contrato, en un medio físico idóneo, que le sirva de soporte físico, con caracteres de durabilidad e inalterabilidad, aun a pesar del transcurso del tiempo. Sin embargo y en concordancia con el sistema digital al que se ingresara en poco tiempo, la fijación indeleble y permanente también se proyectara en el soporte digital.

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4.4. Formación Los archivos notariales deben estar conformados bajo los criterios de: a) Secuencia Numérica y cronológica; b) Naturaleza y c) Compilación Documental.

4.5. La Custodia Está referida a la tenencia y posesión de los archivos, bajo condiciones, de: a) CUIDADO: Que no es más que el celo que pone el notario para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el deterioro y alteración del contenido de los documentos que lo componen.

Es de vital importancia observar tres aspectos fundamentales:  La Humedad  Temperatura y 

Ventilación adecuada que debe existir en el Archivo para evitar el deterioro.

b) SEGURIDAD: Son las condiciones externas de guarda, que eviten la pérdida, deterioro y destrucción de los documentos, que forman un archivo.

Una notaría que ofrece servicio de Ambiente exclusivo, para custodia de los archivos, garantiza en forma más adecuada y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a los riesgos inesperados de robo, incendio y destrucción o deterioro por causas naturales. c) AUTONOMÍA: Que es la capacidad de dirigir y determinar la forma en que se va a organizar un archivo, sin que terceras personas tengan potestad para alterarlo, salvo mandato expreso de la ley.

Sin embargo, esta autonomía está sujeta a las disposiciones que la normativa notarial en Bolivia, establece sobre la forma que un notario debe llevar su archivo y específicamente a los diferentes registros que forman del archivo notarial: entre los cuales tenemos documentos protocolares, documentos extraprotocolares y otros que la ley determine.

4.6. Índice Cronológico El notario llevará índices cronológicos de instrumentos protocolares y los documentos extra protocolares.

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El índice consignará los datos necesarios para individualizar cada instrumento, como ser número, fecha, partes intervienes y tipo de Hecho Jurídico, Acto Jurídico y/o Negocio Jurídico.

Estos índices deben ser insertados al inicio de cada tomo.

Asimismo, y sin perjuicio de lo anteriormente señalado, se debe formar un tomo exclusivo de índices.

La compilación de Índices que se conforman anualmente se envía a la DIRNOPLU bajo la modalidad del Parte.

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Se debe considerar que la función notarial es una actividad reglada y se halla sujeta a las disposiciones legales, contempladas en la Constitución Política del Estado, la Ley 483, el D.S. 2189 y el D.S. 3946.

El procedimiento que determina el manejo apropiado del ARCHIVO NOTARIAL es la INSPECCIÓN ORDINARIA Y CONTROL AL DESEMPEÑO NOTARIAL. La INSPECCIÓN ORDINARIA y control al desempeño notarial, son herramientas de control y gestión destinadas a controlar el desempeño efectivo de los compromisos y obligaciones del desempeño notarial.

Es una actividad que permite a los notarios asegurar su permanencia en el Servicio Notarial y está orientada a mejorar la calidad de este noble servicio.

Debido a que de este procedimiento desarrollado por la DIRNOPLU, puede emerger Responsabilidad Administrativa para el Notario de Fe Pública, puesto que se pueden emitir informes ante las autoridades sumariantes y en el peor de los casos mediante una Evaluación de Desempeño Negativa se determinaría la Cesación de sus Funciones de conformidad al Art. 15 Inc. b) de la Ley 483, es necesario que el Notario, como sujeto alcanzado de este control deba observar reglas básicas del manejo del archivo notarial.

La INSPECCIÓN ORDINARIA y control al desempeño notarial, se desarrollan bajo los principios de transparencia, objetividad y celeridad, que tiene que contemplar la Administración Pública, así como desempeño, capacidad, eficacia, efectividad, transparencia y pleno cumplimiento de la ley.

Al efecto es necesario tener un concepto claro de lo que se entiende como: a) INSPECCIÓN: Es el procedimiento mediante el cual se examinan y verifican los procesos, procedimientos, documentos de respaldo del Servicio Notarial. b) CONTROL: Son las acciones adelantadas por la DIRNOPLU para asegurar el cumplimiento del Servicio Notarial y la evaluación del desempeño notarial y su función con la Sociedad.

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La inspección ordinaria y control al desempeño notarial, tiene por objeto evaluar el desempeño de los Notarios (as) de Fe pública, en el marco de lo establecido en el Art. 18 Inc. k) de la ley 483, que a la letra señala: Someterse a evaluación del desempeño, cuando sea requerido, así como a la realización de las inspecciones administrativas y/o disciplinarias.

Al efecto la DIRNOPLU cuenta con un Manual de PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN ORDINARIA Y CONTROL AL TRABAJO NOTARIAL, puesto en vigencia mediante Resolución Administrativa DIRNOPLU 08/2016, de fecha 11 de octubre de 2016.

5.1. Principios Los principios generales en los que se encuentra estructurado este manual son los principios gestores que rigen la Ley 483, como ser: a) Interculturalidad. b) Servicio a la Sociedad. c) Integridad. d) Neutralidad. e) Legalidad. f) Rogación. g) Inmediación. h) Cultura de Paz. 5.2. Partes Intervinientes Los actores a los cuales refiere el Ámbito de Aplicación del Manual están referidos a:  La Dirección del Notariado Plurinacional.  La Unidad de Servicios Notariales.  La Dirección Departamental del Notariado Plurinacional.  La Unidad Administrativa Financiera.  La Unidad de Planificación.  El Evaluado que es el Notario de Fe Pública.

Desde esta conceptualización podríamos señalar que el Sujeto Activo de las Inspecciones Ordinarias y extraordinarias será la DIRNOPLU y la Dirección Departamental del Notariado Plurinacional, a través de las instancias designadas al efecto, en tanto que el sujeto pasivo es el Notario (a) de Fe Pública.

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5.3. Marco Normativo El marco normativo en el cual se desarrolla la Inspección básicamente está determinado por la: a) La C.P.E. b) La Ley 483. c) Decreto Supremo 2189. d) Decreto Supremo 3946.

Un objetivo al cual está orientada la Inspección y Control Notarial es unificar criterios para el manejo adecuado del Archivo Notarial y así alcanzar un correcto impacto en el desarrollo de la Función y gestión Notarial, para obtener criterios de Excelencia y mejoramiento en el Servicio Notarial.

5.4. Clases de Inspección Es importante que el Notario de fe pública, tenga conocimiento que la Inspección y Control Notarial, puede tener su origen en los siguientes ámbitos especiales: a) Ordinarias: programadas por la DIRECCIÓN DEL NOTARIADO PLURINACIONAL. b) Extraordinarias: A raíz de una denuncia, queja y/o emergente de una necesidad. c) Por acciones judiciales o administrativas.

5.5. Niveles de Evaluación del Desempeño De todo lo manifestado se establece que la Inspección y Control Notarial es una herramienta esencial en el proceso de evaluación y permanencia en el Servicio Notarial.

Al efecto, existen 4 Niveles en la Evaluación del Desempeño Funcional: a)

Calificación No Satisfactoria.

b)

Nivel Satisfactorio.

c)

Nivel Destacado.

d)

Nivel Sobresaliente.

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En ese contexto pasamos a analizar cuáles son los aspectos que se toman en cuenta en una Inspección: a) La oficina Notarial tiene que ser de fácil acceso y estar identificada con el código asignado correspondiente. b) Los ambientes de la oficina Notarial tienen que observar lo dispuesto por el Art. 2 Núm. VI del D.S. 3946: deben estar y adecuadamente identificados, debe existir un ambiente dentro de la oficina Notarial que se encuentre destinado exclusivamente al Archivo Notarial. El cual tiene que estar resguardado en un lugar seguro, que no permita el acceso a terceros extraños a la misma.

Se encuentra prohibido que se realice la atención de usuarios que requieran del servicio notarial en ambientes en los que se encuentren los archivos notariales, puesto que se corre el riesgo de que estos puedan ser extraídos.

También, es de vital importancia que la conexión eléctrica se encuentre en óptimas condiciones, puesto que un corto circuito podría ocasionar un incendio y la pérdida del archivo, al efecto es recomendable contar por lo menos con un extinguidor.

La Iluminación en todos los ambientes tiene que ser óptima y adecuada, asimismo se debe observar absoluta limpieza en todos los espacios de la oficina notarial. c) En cuanto al ambiente destinado al Archivo Notarial, tiene que contar con una adecuada ventilación, no tiene que existir humedad, puesto que ello condenaría a que los folios de nuestro archivo sufran deterioros y ello denotaría un inadecuado resguardo.

En ese entendido, los ambientes en los que se encuentre el archivo No deberían estar por ejemplo en azoteas, puesto que el techo sin ventilación genera temperaturas elevadas, no debe haber filtración, observar una adecuada temperatura que según muchos peritos en documentología es de 15º. Incluso como medida de resguardo debería existir barbijos, guantes de látex y alcohol en el Archivo, destinados a la manipulación de los tomos, puesto que cuando no se utiliza estas medidas de seguridad, se corre el riesgo de manchar con tinta y/o grasa las hojas de los Tomos.

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Asimismo, es aconsejable de que el Archivo Notarial no se encuentre cerca de servicios sanitarios, tomas de agua y/o tuberías, puesto que en caso de que exista una fuga del líquido elemento se provocaría la inundación del archivo. d) Si la Inspección se realiza sobre archivo de una gestión que aún no ha finalizado se revisan si los primeros tomos cuentan con las actas de apertura. Si la inspección se realiza sobre archivo de gestiones pasadas, se examinan si todos los libros cuentan con las actas de inicio y cierre.

Para así dar cumplimiento al Art. 46 de la ley 483 la AUTORIZACIÓN y CIERRE

de

REGISTRO,

que

son

autorizados

por

la

Dirección

Departamental. e) Se verifica si todos los tomos cuentan con una numeración correlativa.

Asimismo, se identifica si faltan tomos en el archivo. f) Se controla la existencia de índices en cada libro, sea este protocolar o extra protocolar. g) Si la inspección se realiza en el primer trimestre de la gestión, se verifica que los tomos que se hayan formado, se encuentren debidamente EMPASTADOS. De conformidad al Art. 86 de la Ley 483.

Observando la normativa vigente en lo que respecta al número de folios que conforma cada protocolo. Ya que si bien la ley 483, en su Art. 86 establece que cada tomo debía comprender hasta 200 hojas y el D.S. señalaba 500 Hojas, el Numeral XII del Art. 2 del D.S. 3946, que modifica el Parágrafo I del Artículo 53 del Decreto Supremo Nº 2189, establece de forma clara, que los tomos se conformarán de hasta doscientas (200) hojas, velando que el registro se agregue de forma íntegra en el tomo respectivo.” h) También, se verifica la existencia de Firmas e Impresiones Dactilares de los usuarios que intervienen en una actuación notarial, principalmente en los documentos Protocolares, debiendo tomar cuidado en que todos los intervinientes rubriquen o digiten en todas las hojas. Al igual si las minutas se encuentran firmadas y selladas por abogado, cuando en la transcripción de la Matriz se evidencia este extremo, puesto que una innovación de la ley 483, es el hecho que el Notario puede ser fuente generadora de sus propios documentos, es decir que puede elaborar y redactar sus Contratos. i)

Se

comprueba

que

todos

los

documentos

protocolares

y

extraprotocolares lleven el sello circular y lineal del Notario, así como su firma y rúbrica en cada documento; en el entendido de que estos son instrumentos perfeccionados que ya ingresaron al tráfico jurídico a través de testimonios, en los cuales siempre se consigna la leyenda lleva sello, firma y signo notarial. j)

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J.

Por otro lado, se realiza la verificación principalmente en lo que respecta a los tomos referidos a los protocolos de Certificación de Firmas, que No se haya dado curso a la Certificación de Firmas de ningún contrato que por ley tenga que observar la forma de Documento Público, como ser Anticréticos, Donaciones, Hipotecas Voluntarias.

K) Se deberá tener extremo cuidado al momento de realizar el archivo notarial el adjuntar la Impresión de la Verificación de datos del Usuario mediante el sistema del Sistema de Verificación de Datos Personales (SIVDAP), así como la impresión de la confirmación de datos sobre la vigencia y autenticidad de documentos notariales emitidos por otras notarias de fe pública.

I)

Es de vital importancia que el Notario imprima todas las actuaciones que realiza en los Formularios y/o Valores notariales que la DIRNOPLU emite. Puesto que el Núm. 15 del Art. 2 del D.S. 3946, establece que todo documento notarial deberá redactarse en valores notariales. Sin hacer ningún tipo de discriminación en especificar un determinado tipo de documento.

m) Se debe tener especial atención en el tema de las actuaciones que se realizan a favor de personas que ignoran o están impedidas de firmar; ya que al comenzar con la inspección el personero de la DIRNOPLU, registra el nombre de todos los asistentes y/o personal que prestan sus servicios en la notaria, es en ese entendido que se realiza una revisión respecto a la identidad de los testigos que firman a ruego por la persona que está impedida y/o ignora firmar, en el caso de evidenciarse que quienes tengan relación de dependencia o sean auxiliares de la oficina notarial, realizan este “servicio”, implicara el posible inicio de proceso disciplinario, puesto que el Art. 80 de la ley 483 de manera taxativa señala entre otras prohibiciones y/o impedimentos que No pueden intervenir como testigos de impedimento de firma quienes tuvieran relación de dependencia o sean auxiliares de la notaria. n) Asimismo, se procede a la verificación del archivo delegado al Notario de gestiones pasadas, si bien muchos establecen que el Notario de Fe Pública no puede ser responsable por el manejo de los libros que otros notarios hicieron en su gestión, sin embargo, al momento de que se ingresó a la carrera notarial el año 2018, la DIRNOPLU dispuso que los archivos que no se encontraban empastados debían cumplir con este requerimiento, principalmente para evitar el extravió y/o perdida de folios.

Por lo tanto, se debe procurar que todos los archivos se encuentren empastados y limpios.

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o) En cuanto a la Organización del Archivo, es aconsejable que este se realice de forma adecuada comenzando desde el archivo más antiguo en adelante, procurando clasificar por secciones según la Gestión Notarial, debiendo colocar en un lugar determinado e identificado todos los tomos referidos a un Notario en específico sean Archivo Protocolar y Extraprotocolar. Siguiendo rigurosamente el orden correlativo de los tomos. p) A efectos de un adecuado manejo del archivo es importante contar con un inventario de todo el archivo notarial. El cual comprendería básicamente los siguientes datos: La Gestión, El Nombre del Notario, Empezar con los libros protocolares: Escrituras Públicas, Tomo 1 del 1-80 y así sucesivamente. También consignar las observaciones que se tuvieran en los protocolos. q) Es de vital importancia que el Notario cuente en su despacho con todos los Valores que son emitidos por la Dirección del Notariado, en cantidades razonables con el objetivo de acreditar que se brinda todos los servicios en cuanto a documentos Protocolares y Extraprotocolares: Para tal efecto se deberá contar con: Formularios Notariales, Caratulas Notariales, Formularios de Certificación de Firmas y Formularios de Autorización de Viaje del menor. r) Se deberá observar un correcto orden de toda la correspondencia que se envía a la Dirección del Notariado en cuanto al cumplimiento de todos los instructivos emitidos por la Dirección del Notariado Plurinacional y Dirección del Notariado Departamental principalmente en lo que respecta a la Comunicación que los notarios de fe pública, deben realizar sobre el inicio del Trámite Voluntario Notarial, así como dejar constancia en las notas que se adjunta como mínimo el acta de inicio y el original de la boleta de pago de alícuota a favor del Estado, a efectos de evitar la Duplicidad del Trámite, así como para la acreditación del pago de la alícuota a favor del Estado. Y así, demostrar el cumplimiento a la determinación del Art. 95 del D.S. 2189.

También, es necesario contar con los informes mensuales remitidos a la Dirección del Notariado Departamental sobre la observancia de los Instructivos referidos a la verificación de documentos Notariales emitidos por otras Notarias de fe Pública.

Por otro lado, y no menos importante en tener ordenados de forma cronológica los recibos de adquisición de valores notariales.

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s) Es necesario contar con un ambiente adecuado y exclusivo para la atención de los usuarios, el cual siempre se encuentre limpio y tenga una apropiada Iluminación. Contar con mobiliario que brinde comodidad al cliente en caso de espera, para lo cual se deberá tener sillones y sillas cómodas, en cantidad adecuada, para evitar que existan personas paradas y/o incómodas, botellón de agua, material de lectura para hacer un poco más amena la espera.

Asimismo, procurar contar con servicios sanitarios para las personas que requieran el uso del mismo.

Es siempre aconsejable y más aún en la coyuntura en que nos encontramos, tener alcohol en gel y/o líquido y pañuelos desechables para el uso del cliente, así como guantes de látex y barbijo para el personal de la oficina. También contar con un desinfectante de superficies considerando que el servicio notarial es una actividad que importa el contacto directo con el usuario.

Evitar el consumo de alimentos del personal, en los ambientes destinados a la atención del usuario, para lo cual es recomendable contar con un ambiente reservado al servicio de té y/o refrigerios del personal. t) En lo que respecta a los dependientes, es recomendable que los mismos siempre observen la limpieza y pulcritud en su presentación personal.

Exhortar sobre el trato que deben tener con el usuario, el cual debe enmarcarse en normas básicas de trato social, el saludo cordial, la atención gentil a los requirentes del servicio notarial.

Continuamente será importante actualizar al personal sobre la emisión de los instructivos por parte de la DIRNOPLU, así como la implementación de cambios en los procedimientos, la socialización de principios deontológicos También exhortar a los asistentes la lectura de la Ley 483, el D.S. 2189 y el D.S. 3946. Ya que la preparación y formación continua también alcanza al personal dependiente de la oficina

notarial. u) Es importante que la oficina Notarial cuente con equipos tecnológicos adecuados y suficientes para el ejercicio de la función del servicio notarial, siendo necesario a la fecha tener el servicio de Internet. Con el objetivo de implementar de forma adecuada y eficiente las herramientas informáticas del Notariado Plurinacional.

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Se debe contar con equipos de computación apropiados, impresoras de buena calidad para la impresión de los documentos. Contar con un Scanner para el caso de que se tenga que escanear algún tipo de documento o formulario.

Asimismo, es preciso tener cámaras de filmación, con el objeto de registrar el ingreso de personas ajenas a la oficina, así como realizar el control de las actividades en espacios comunes. v)

No se debe olvidar que el Arancel emitido por la DIRNOPLU, debe estar situado en un lugar visible al usuario, para que este pueda acreditar que el cobro que se realiza es el establecido. Y dar cumplimiento al D.S. 3946 de 24 de junio de 2019.

w)

El talonario de facturas se debe encontrar a la vista, ya que la Inspección tiene entre otros la finalidad de acreditar la correcta emisión de la Nota Fiscal, razón por la que se procederá a realizar el cotejo y relación de las facturas emitidas con los documentos registrados y elaborados.

x) Es fundamental que el Notario, en su labor diaria, aplique de forma inexcusable el Principio de Inmediación, rector de la actuación notarial puesto que, como Notarios debemos tener un contacto directo e inmediato con el usuario y el acto jurídico, como se recalcó en el Módulo referido a la PROTOCOLIZACIÓN DE CONTRATOS, es en ese contexto que el notario no puede delegar sus funciones a sus asistentes, ya que como Autor Material del documento Notarial, es el llamado para adecuar la voluntad de las partes a un Hecho Jurídico, Acto o Negocio Jurídico apropiado, es quien debe realizar los Juicios de: IDENTIDAD, CAPACIDAD Y LEGALIDAD, para así garantizar la eficacia, efectividad y seguridad de los Hechos, Actos y Negocios Jurídicos.

El Notario tiene la obligación de realizar la toma de impresiones digitales y firmas de los requirentes del servicio ya que la identificación de los usuarios es de exclusiva responsabilidad del fedatario.

Asimismo, el trato que se dispense a los usuarios siempre tiene que ser amable, cálido y de calidad y por qué no cariñoso, que el cliente encuentre en el notario a más de un asesor o un funcionario autenticador, una voz amable o muchas veces incluso un hombro en el que llorar. En ese entendido que el Notario deberá aplicar a cabalidad los principios y definiciones contemplados en la Ley 483, como ser Interculturalidad, Servicio a la Sociedad, Integridad, Neutralidad, Rogación, Inmediación, Asesoramiento y Dirección.

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fundamental, porque si el cliente recibe un trato cordial, cรกlido y respetuoso a momento de que el personal de la DIRNOPLU designado para la Inspecciรณn realice el SONDEO de OPINIร N, de las personas que se encuentren en la oficina, recibirรกn un informe por demรกs favorable. Hecho que es sumamente importante.

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