4. Budsjett, regnskap og selvkostberegninger I dette kapitlet gjøres det rede for regnskapsgrunnlaget for selvkost-beregningene og hva som forener og skiller selvkostkalkyler fra budsjett og regnskap for virksomhetene. Regnskapsføring og selvkostberegninger skal dokumentere at det ikke foregår kryssubsidiering. Gebyrinntektene fra vann- og avløpstjenestene skal ikke subsidiere kommunale skattefinansierte tjenester eller tjenester som kommunen og selskapene
tilbyr i markedet. Det skal heller ikke skje en urimelig subsidiering mellom kommuner som samarbeider om produksjon av vann- og avløpstjenestene. I dette kapitlet utdypes hvordan kommuner og selskap skal dokumentere sammenhengen mellom regnskap og selvkostberegning samt hvordan dokumentasjonskravet kan ivaretas.
4.1. Årshjul for budsjett, regnskaps og selvkostberegninger Selvkost er en beregning av inntekter og kostnader som tar utgangspunkt i regnskapet. I kursiv følger et utdrag fra retningslinjenes kapittel 4 om grunnlagsdata og ulike regnskapsprinsipper for selvkostberegningen (side 11): Retningslinjene legger derfor opp til at selvkostberegningene kan ta utgangspunkt i regnskapsreglene som gjelder for den aktuelle virksomheten. Kommuner følger kommunelovens regnskapsregler, som har periodisering etter anordningsprinsippet, dvs. kjente utgifter og inntekter. Kommuner baserer sin selvkostkalkyle på utgifter og inntekter regnskapsført etter kommunelovens regnskapsregler. Dette innebærer at selvkostkalkylen ikke bygger på et rent kostnadsbegrep slik kostnad er definert i regnskapsteorien (forbruk av varer og tjenester) 1). For selskaper (herunder også enkelte interkommunale selskaper) som skal utarbeide selvkostkalkyler vil imidlertid 1) Disse retningslinjene benytter gjennomgående begrepet kostnader, med mindre annet er presisert, for å skille mellom begrepene kostnad og utgift på en korrekt måte. For de to begrepene brutto og netto driftsutgifter har en imidlertid ikke gjort endringer ettersom disse to begrepene er såpass innarbeidet i publiseringen av nøkkeltall i KOSTRA.
grunnlaget være regnskapsførte kostnader og inntekter i henhold til regnskapslovens regler. Ulike regnskapsregler kan medføre enkelte periodiseringsforskjeller i selvkost kalkylene, noe som kan gi noen gebyrforskjeller enkelte år, men avviket vil være av et begrenset omfang. Primært vil forskjellene være knyttet til eventuelle ulikheter i periodi seringen i kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske rentekostnader). Over tid vil forskjeller som følge av ulik periodisering viskes ut. Retningslinjenes kapittel 7.4.1 «Sammenhengen mellom regnskap og etterkalkyle» angir følgende sammenheng og krav til dokumentasjon: I den detaljerte beregningen av selvkost, bør det framgå hvordan uttrekk fra regnskapet til kalkyle er foretatt, både når det gjelder direkte og indirekte kostnader. Alternativt kan regnskapet være tilrettelagt for å kunne trekke ut/ rapportere selvkosttjenester direkte. Etterkalkylen vil således være et sammendrag av de regnskapsmessige uttrekk, i tillegg til at kalkylen også inkluderer kalkulatoriske kost nader og håndtering av årets finansielle resultat.
Tabell 4.1. Forklaring av begrepene som benyttes i Norsk Vanns veiledning Selvkostberegning/selvkostkalkyle
En beregning av inntekter og kostnader i forkant og etterkant av et regnskapsår.
Selvkostbudsjett/ selvkost forkalkyle for et år
En selvkostkalkyle som gjøres i forkant av et år, og som danner grunnlag for beregning av gebyrsatser for abonnentene og prising av selvkosttjenesten som kommunen ev. kjøper fra et selskap.
Selvkost økonomi-plan/selvkost for-kalkyler for 4 år
En forkalkyle på utviklingen av selvkost for økonomiplan-perioden. Utarbeides som grunnlag for kommunestyrets fastsettelse av gebyrene for budsjettåret.
Selvkostregnskap/ selvkost etterkalkyle
Et uttrekk av faktiske driftskostnader fra driftsregnskapet og beregnende kapitalkostnader basert på faktisk sats for kalkulatorisk rente og faktisk gjennomførte investeringer. Det vil være forskjellig fra kommune-/ selskapsregnskapet, da det gjelder forskjellige regler for disse regnskapene.
Selvkostresultatet
Differansen mellom inntekter og kostnader i selvkostregnskapet/-etterkalkylen.
Selvkostfond
Hvert selvkostområde (vann og avløp) har sitt eget selvkostfond. Selvkostresultatet for kommunen eller ev. et selskap, avsettes til et selvkostfond (ved overskudd på gebyrinntektene) eller motregnes mot et selvkostfond (ved underskudd på gebyrinntektene). Et positivt selvkostresultat (overskudd), som er avsatt på selvkostfondet tilbakeføres som hovedregel til abonnentene innen fem år. Tilsvarende dekkes et underskudd som hovedregel inn senest innen fem år.
Bundet fond i selskapene
Selskap som produserer deler av selvkosttjenesten for eierkommunen/ene og som ikke selv har selvkostfondet, må også avregne selvkostresultatet mot et bundet fond. «Overskudd» på fondet er gjeld som selskapet har til eierkommunene, ikke egenkapital i selskapet. Et ev. «underskudd» vil være en fordring selskapet har i kommunene. N O R S K VA N N R A P P O R T 2 1 0 / 2 0 1 5 2 9