Handboek verduurzamen

Handboek

Verenigd verduurzamen Dé verduurzamingsgids voor VvE’s DATUM Oktober 2023

Voorwoord an je appartement verduurzamen krijg je geen spijt. Door bijvoorbeeld isolatie aan te brengen en V zonnepanelen te installeren daalt je energierekening. Bovendien is het noodzakelijk om de CO2uitstoot te verlagen en zo de klimaatdoelstellingen van Nederland te halen. Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) spelen hierin een belangrijke rol, maar het verduurzamen van appartementsgebouwen is een complex proces. Zo zijn er veel stappen te zetten en is er veel expertise nodig. Ook hebben appartementseigenaren binnen één VvE vaak verschillende belangen.

Vereniging Eigen Huis heeft deze Verduurzamingsgids ontwikkeld om VvE’s te helpen bij het verduurzamen van hun gebouw en het creëren van draagvlak hiervoor onder de appartementsbewoners. De vereniging leidt je met dit handboek stap voor stap door het verduurzamingsproces en gaat in op de uitdagingen waarmee VvE’s te maken kunnen krijgen bij het verduurzamen van het gebouw. Je krijgt handige tips en concrete voorbeelden, zodat de verduurzamingsklus zo soepel mogelijk verloopt.

Omdat geen enkele VvE hetzelfde is, is het belangrijk om deze gids als een soort checklist te gebruiken. Richt het verduurzamingsproces in op een manier die het beste bij jouw VvE past.

2 van 36

1.

INLEIDING

4

2.

VERDUURZAMEN IN FASEN

5

3.

FASE 1. ORIËNTATIE

6

3.1

Vaststellen wie een actieve rol in het project krijgen

7

3.2

Onderzoek de verduurzamingsaanpak van de gemeente

8

3.3

Stand van zaken en wensen in kaart brengen

9

3.4

Wensenlijst opstellen

10

3.5

Verzekeringscheck

10

FASE 2: ALGEMENE VERKENNING

12

4.

4.1 4.2

5.

6.

7.

8.

9.

Onderzoeken verduurzamingsopties

13

4.1.2. Vergunningencheck

13

Financiële mogelijkheden in kaart brengen

14

4.2.1

Subsidies

14

4.2.2

Extra bijdragen VvE-leden

15

FASE 3. VERDIEPING

17

5.1

Uitwerken verschillende scenario’s

18

5.2

Resultaten presenteren

19

5.3

Besluitvorming over de verduurzamingsmaatregelen

19

5.4

Opstellen programma van eisen

21

FASE 4. OFFERTEFASE

22

6.1

Aanvragen offertes

23

6.2

Offertes vergelijken en keuze uitvoerende partij

23

6.3

Regelen subsidies en leningen

24

6.4

Vergunning aanvragen

24

6.5

Contract opstellen

25

FASE 5: BOUWVOORBEREIDING

27

7.1

Maken van een planning

28

7.2

Voldoen aan de Arbowet

28

7.3

Omgevingsvergunning in orde?

28

7.4

Verzekeringen op orde?

28

FASE 6: UITVOERING

29

8.1

Coördinatie uitvoering

30

8.2

Communicatie tijdens de uitvoering

30

OPLEVERING & NAZORG

31

9.1

Opleveringskeuring

32

9.2

Betalen van de facturen

34

9.3

Hertaxatie appartementsgebouw voor de opstalverzekering

34

9.4

Evaluatie

34

3 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | augustus 2023

Inhoud

1.

Inleiding

Een goed onderhouden en energiezuinig appartementsgebouw levert vaak een belangrijke bijdrage aan het woonplezier van appartementseigenaren. Zeker bij oudere gebouwen is verduurzamen geen overbodige luxe. Verduurzamen verhoogt het wooncomfort en verlaagt de energierekening. Ook is het gunstig voor de waarde van de appartementen en het levert klimaatwinst op.

REDENEN OM TE VERDUURZAMEN: Kostenbesparing: door te verduurzamen kunnen VvE’s en individuele appartementseigenaren besparen + op energie- en onderhoudskosten.

Verbetering wooncomfort: verduurzaming kan bijdragen aan een verbetering van het wooncomfort, + bijvoorbeeld door het verminderen van tocht.

Verkoopbaarheid en waardevermeerdering: verduurzaming maakt woningen beter verkoopbaar en kan + de waarde van appartementen verhogen.

Klimaat en milieu: internationaal is afgesproken dat de CO2-uitstoot omlaag moet. In Nederland moeten + in 2050 alle gebouwen van het aardgas af zijn. Woningen moeten daarom worden verduurzaamd.

4 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | augustus 2023

Redenen genoeg dus om te gaan verduurzamen. In dit handboek staan tips, tools en concrete informatie.

2. Verduurzamen in fasen Het verduurzamen van een appartementsgebouw is complex en vraagt om verschillende vaardigheden en veel kennis. Houd rekening met financiële, bouwkundige en juridische onderwerpen waarover je binnen de VvE beslissingen moet nemen. Dit blijkt vaak een uitdaging te zijn. Je moet immers met elkaar besluiten nemen over de verduurzamingsmaatregelen, terwijl niet iedereen dezelfde ideeën of belangen heeft. Het creëren van draagvlak hiervoor en een goed doordachte aanpak vergroot de slagingskans. Om je hierbij te helpen heeft Vereniging Eigen Huis de fasen en te ondernemen stappen daarin voor je uiteengezet.

Oriëntatie 1

•

Stel vast wie een actieve rol in het project krijgt

GEDEELDE VISIE

•

Onderzoek wat de wijkaanpak van de gemeente wordt

EN WENSENLIJST

•

Zoek uit welk groot onderhoud er gepland staat

•

Stel een wensenlijst op

•

Doe een verzekeringscheck

Verkenning 2

•

Verken de verduurzamingsopties

INZICHT IN

•

Breng de financiële mogelijkheden in kaart

MOGELIJKHEDEN

Verdieping 3

•

Werk verschillende scenario’s uit

PROGRAMMA

•

Presenteer de resultaten aan de VvE-leden

VAN EISEN

•

Neem besluiten over de te nemen maatregelen

•

Stel een programma van eisen op

Offertetraject 4

•

Vraag offertes op

AFSPRAKEN MET

•

Vergelijk de offertes en kies uitvoerende partijen

UITVOERENDE PARTIJ

•

Regel de financiering

•

Vergunning aanvragen

•

Stel een contract op en teken het

5

6

7

•

Maak een planning

KLAAR VOOR

•

Voldoe aan de arbowet

ACTIE!

•

Omgevingsvergunning in orde?

•

Check de verzekeringen

Uitvoering

TEVREDEN

•

Coördineer de uitvoering

VVE-LEDEN

•

Communiceer tijdens de uitvoeringsfase

Oplevering & nazorg

INZICHT IN

•

Regel een opleveringskeuring

VERLOPEN PROCES

•

Betaal rekeningen

•

Laat het pand opnieuw taxeren en geef wijzigingen door aan de verzekeraar

•

Evalueer

5 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

Bouwvoorbereiding

3. Fase 1

Oriëntatie WAT DOE JE ALLEMAAL IN DEZE FASE? •

Vaststellen wie een actieve rol in het project krijgt

•

Onderzoeken wat de plannen van de gemeente zijn ten aanzien van verduurzamen

•

Inzicht verkrijgen in welk (groot) onderhoud er staat gepland

•

Stand van zaken en wensen in kaart brengen

•

Opstellen wensenlijst

•

Verzekeringscheck

6 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

1

3.1 VASTSTELLEN WIE EEN ACTIEVE ROL IN HET PROJECT KRIJGEN Verduurzamen vraagt om verschillende expertises. Ook is het vaak een langdurig traject. Het is daarom verstandig een kartrekker aan te wijzen en een commissie te vormen met een groep enthousiaste mensen uit de VvE.

KLEINE VVE Woon je in een kleine VvE? Dan is een kartrekker vaak al genoeg. Je ziet bij kleine VvE’s vaak dat één bewoner zich inzet voor verduurzamen. Onderling overleg met andere VvE-leden is dan wel belangrijk. Ook kun je onderling alsnog afstemmen wie wat uitzoekt binnen het proces, zodat niet al het werk bij één persoon komt te liggen.

AANWIJZEN VAN EEN KARTREKKER Een kartrekker moet beschikken over de nodige kennis en vaardigheden en is betrokken en gemotiveerd. Diegene is projectleider en stuurt de commissie aan en coördineert acties.

“ Pols binnen de VvE of er mensen zijn die deze rol op zich willen nemen. Zijn er meerdere personen, dan kan de VvE de kartrekker aanwijzen.”

- Arianne Timmerman, kennisspecialist, Vereniging Eigen Huis

INSCHAKELEN VAN EEN ENERGIEDESKUNDIGE OF VERDUURZAMINGSCOACH Is er niemand binnen de VvE die deze rol op zich wil of kan nemen óf heeft de VvE sowieso de voorkeur om deze taak uit handen te geven aan een onafhankelijke partij? Dan kan de VvE een energiedeskundige of verduurzamingscoach inschakelen. Deze expert heeft vaak alle kennis en vaardigheden in huis om de VvE goed te begeleiden tijdens het proces. Dit brengt natuurlijk wel kosten met zich mee, waarover de VvE moet besluiten.

SAMENSTELLEN VAN EEN VERDUURZAMINGSCOMMISSIE Verder is het belangrijk om een verduurzamingscommissie of projectgroep te vormen. Gedurende het verduurzamingsproces kan de samenstelling van de commissie veranderen. Zo zijn in de beginfase vooral mensen nodig die anderen kunnen inspireren en enthousiasmeren. En mensen die kunnen verbinden en (tijdelijk) worden uitgebreid.

7 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

organiseren. Ontbreekt er gaandeweg expertise (denk aan juridische of financiële kennis), dan kan de groep

BELANGRIJKE EIGENSCHAPPEN VAN EEN VERDUURZAMINGSCOMMISSIE •

Open: de commissie moet openstaan voor ideeën en oplossingen voor verduurzaming van het appartementsgebouw.

•

Betrokken: de commissie moet het gemeenschappelijk belang van verduurzamen voor ogen houden en betrokkenheid tonen bij het thema en de VvE.

•

Enthousiasmerend: het creëren van draagvlak onder de VvE leden is één van de belangrijkste taken van de verduurzamingscommissie. Het helpt daarbij als er mensen in de commissie zitten die goed zijn in het enthousiasmeren en meekrijgen van anderen.

•

Communicatief vaardig en transparant: de commissie moet duidelijk en effectief kunnen communiceren met de leden van de VvE en externe partijen zoals aannemers en adviseurs. Daarbij is openheid en transparantie van belang!

•

Samenwerkingsgericht: de commissie moet in staat zijn om met externe partijen te werken en samen te werken met andere commissies binnen de VvE en VvE-leden.

•

Doelgericht: de commissie moet een helder doel voor ogen hebben en zijn gericht op het bereiken van de verduurzamingsdoelstellingen van de VvE.

•

Deskundig: de commissie moet beschikken over voldoende kennis en kunde op het gebied van verduurzaming, zodat de commissie goed geïnformeerd advies kan geven aan de VvE. Is de juiste kennis niet in huis, dan is het verstandig experts te betrekken.

•

Geduldig: binnen een VvE hebben leden verschillende belangen. Soms is het lastig deze mensen mee te krijgen en gaat het verduurzamingsproces minder snel dan gewenst.

DE ROLLEN VAN EEN VERDUURZAMINGSCOMMISSIE Een verduurzamingscommissie binnen een VvE kan verschillende belangrijke taken vervullen. Het is aan de VvE om te besluiten welke taken de commissie heeft.

MOGELIJKE ROLLEN: •

Starten: de commissie kan verduurzamingsprojecten initiëren en starten.

•

Begeleiden: de commissie kan de uitvoering van de projecten begeleiden.

•

Bemiddelen: omdat appartementseigenaren vaak verschillende belangen hebben, is het belangrijk om hierin een bemiddelende rol in te nemen.

•

Adviseren: de commissie kan leden van de VvE advies geven over verduurzamingsmaatregelen en welke maatregelen het geschiktst zijn voor het gebouw. Verder is het belangrijk dat de commissie met de leden communiceert over de projecten en de voortgang ervan, en rapporteert aan de leden over de projecten.

•

Uitvoeren: de verduurzamingscommissie voert uit en vraagt onder meer subsidies aan en organiseert bijeenkomsten om de voortgang van een project te bespreken.

Voortgang bewaken: de commissie bewaakt de voortgang van een project en zorgt dat het binnen budget en volgens planning verloopt.

•

Evalueren: ten slotte kan de commissie de projecten evalueren en aanbevelingen doen voor verdere verduurzaming.

3.2 ONDERZOEK DE VERDUURZAMINGSAANPAK VAN DE GEMEENTE Onderzoek in deze fase hoever de gemeente is met de zogenoemde wijkaanpak verduurzaming. De gemeente kan al plannen hebben om collectieve voorzieningen aan te leggen, zoals een wijkaansluiting op een warmtenet. In dat geval is het minder logisch om te investeren in warmtepompen, maar is isoleren wel noodzakelijk.

8 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

•

PROGRAMMA AARDGASVRIJE WIJKEN (PAW) Met het Programma Aardgasvrije Wijken (PAW) wil de overheid leren hoe woningen en andere gebouwen in 2050 van het aardgas af kunnen. In 2023 doen 64 gemeenten mee om woonwijken aardgasvrij te maken of hierop voor te bereiden.

3.3 STAND VAN ZAKEN EN WENSEN IN KAART BRENGEN Breng de huidige situatie van het appartementsgebouw in kaart en onderzoek de wensen en behoeften van appartementseigenaren.

STAND VAN ZAKEN Om te kunnen bepalen welke verduurzamingsmaatregelen interessant zijn, moet de VvE de huidige situatie in kaart brengen. Dat kan bijvoorbeeld met thermografiecamera’s, blowerdoortesten, en energie-audits. Ook een analyse van energierekeningen kan informatie geven over de energie-efficiëntie. Verder is het belangrijk om bewoners te vragen wat hun ervaring is met het huidige wooncomfort en de isolatie van hun huis.

“ Het kan handig zijn een energiedeskundige in te schakelen die het complex onderzoekt en bekijkt welke verbeteringen er nodig zijn. Zo’n deskundige kan ook helpen bij andere onderzoeken in deze fase.”

- Jan Roelof Hoving, bouwkundig specialist, Vereniging Eigen Huis

THERMOGRAFIE

Met een thermografiecamera kan de warmte-uitstraling in kaart worden gebracht. Op de beelden zijn de temperatuurverschillen in verschillende kleuren zichtbaar. Hiermee zijn warmtelekken en isolatie

BLOWERDOORTEST Tijdens de test wordt bijgehouden hoeveel lucht het gebouw binnenkomt of verlaat.

Dit gebeurt vaak steekproefsgewijs bij een aantal representatieve woningen. Dit maakt het opsporen van luchtlekken mogelijk, waardoor aanbevelingen kunnen worden gedaan voor energiebesparing en verbetering van het binnenklimaat.

ENERGIE-AUDIT Een energie-audit toont aan hoe energie-efficiënt een gebouw is, waar energie verloren gaat en wat kan worden verbeterd.

9 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

problemen zichtbaar.

GEPLAND ONDERHOUD Zorg voor goed zicht op gepland onderhoud. Het is bijvoorbeeld niet handig om zonnepanelen te plaatsen als over een paar jaar de dakbedekking moet worden vernieuwd. Vaak staat gepland onderhoud in een meerjarenonderhoudsplan (mjop) of duurzaam meerjarenonderhoudsplan (dmjop). Heeft de VvE zo’n plan nog niet? Laat het dan opstellen. Hiervoor is subsidie beschikbaar.

Meer weten over subsidies voor VvE’s?

Klik hier of scan de QR-code.

WENSEN EN BEHOEFTEN Inventariseer welke wensen en behoeften bewoners van het appartementencomplex hebben. Dit geeft richting aan de te nemen maatregelen en hiermee creëer je draagvlak onder de bewoners. Stuur de VvE-leden bijvoorbeeld een enquête waarin zij hun mening kunnen geven.

Tip

Vereniging Eigen Huis heeft een enquête ontwikkeld die je kunt aanpassen en versturen. Download de enquête of scan de QR-code.

3.4 WENSENLIJST OPSTELLEN Stel na onderzoek en inventarisatie een voorlopige wensenlijst op. Vermeld daarop de verwachtingen en behoeften op het gebied van het verbeteren van de energie-efficiëntie en duurzaamheid van het complex en eventueel de

•

Zonnestroominstallatie om elektriciteit mee op te wekken.

•

Woningen isoleren om warmteverlies te verminderen en energie te besparen.

•

Gebruik duurzame materialen bij onderhouds- en renovatiewerkzaamheden.

•

Fietsen stimuleren, bijvoorbeeld met verbeterde fietsenstallingen.

•

Oude verlichting verwijderen en ledverlichting plaatsen.

•

VvE-leden bewustmaken van het belang van duurzaamheid en kleine energiebesparende maatregelen nemen.

3.5 VERZEKERINGSCHECK Als je een verduurzamingstraject begint, moeten de VvE-verzekeringen op orde zijn.

OPSTALVERZEKERING De verplichte opstalverzekering biedt onder andere dekking tegen de gevolgen van brand, storm of waterschade.

Controleer ook of glas is meeverzekerd. Vaak is een aparte glasverzekering nodig!

10 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

individuele appartementen.

AANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING Voor VvE’s met een modelreglement vanaf 1983 is naast een opstalverzekering ook een aansprakelijkheidsverzekering verplicht. Deze biedt dekking als de VvE aansprakelijk is, bijvoorbeeld bij schade aan een auto (of letselschade bij een persoon) als er een deel van de dakbedekking naar beneden valt.

MODELREGLEMENT VAN VOOR 1983 Ook voor VvE’s met een modelreglement van voor 1983 is het verstandig om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Valt er tijdens de verbouwing bijvoorbeeld iemand over een drempel in de centrale hal? Dan kan de schade enorm zijn, waardoor de VvE in haar vermogen kan worden aangetast.

BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING EN RECHTSBIJSTANDVERZEKERING De bestuurdersaansprakelijkheids- en rechtsbijstandverzekering zijn niet verplicht, maar wel aan te raden. Hiermee is het bestuur van de VvE bijvoorbeeld verzekerd bij schade door het handelen van een bestuurder of bij een juridisch conflict met een aannemer.

EENVOUDIG EEN COMPLEET VERZEKERINGSPAKKET AFSLUITEN VOOR VVE’S Vereniging Eigen Huis biedt leden een aantrekkelijk VvE-verzekeringspakket aan. Hiermee sluit je alle benodigde VvE-verzekeringen in één keer af, tegen aantrekkelijke voorwaarden. Daarbij heb je toegang tot de herstelservice en 24/7 noodhulp.

Meer weten over verzekeringen voor VvE’s?

11 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

Klik hier of scan de QR-code.

4. Fase 2

Algemene verkenning WAT DOE JE IN DEZE FASE? •

Verduurzamingsopties verkennen

•

Financiële mogelijkheden in kaart brengen

In de oriëntatiefase is onder andere vastgesteld wie actieve rollen gaan vervullen in het verduurzamingsproces.

Ook is een wensenlijst opgesteld. Tijdens de algemene verkenning verken je de verduurzamingsopties en breng je de financiële mogelijkheden in kaart.

12 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

2

4.1 ONDERZOEKEN VERDUURZAMINGSOPTIES Elk gebouw is anders. Hierdoor is er niet één juiste verduurzamingsoplossing. Zoek daarom de mogelijkheden uit.

Een aantal voorbeelden: MAATREGEL

VERLAGEN ENERGIEREKENING

COMFORT

MILIEUWINST

VERBETERING

(COLLECTIEF)

INDIVIDUEEL

INDIVIDUEEL

Isolatie:

check

check

Vloeren, gevels,

Verschillen

daken

door ligging

en kozijnen

appartement in

COLLECTIEF

VERPLICHTING

gebouw Zonnepanelen

check

check

• Individuele installatie • Collectieve installatie

Verduurzamen

check

verwarming en warm water Groen dak

check

check

Vooral de

Bevordering

eigenaren onder

biodiversiteit

het dak Laadvoorzieningen

check

check

Klik hier of scan de QR-code.

4.1.2

VERGUNNINGENCHECK Voor sommige verduurzamingsmaatregelen is een omgevingsvergunning nodig. Controleer op omgevingsloket.nl of je inderdaad een omgevingsvergunning nodig hebt

ONGELIJK PROFIJT Een mogelijk probleem bij het isoleren van een appartementencomplex is dat een deel van de bewoners er veel baat bij heeft en een ander deel minder. Van bijvoorbeeld het isoleren van de vloer op de begane grond hebben vooral de bewoners van de onderste appartementen profijt, terwijl bij dakisolatie vooral de VvE-leden op de bovenste verdieping profiteren.

13 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

Meer mogelijke maatregelen?

4.2 FINANCIËLE MOGELIJKHEDEN IN KAART BRENGEN Financiering is een belangrijke voorwaarde om te kunnen verduurzamen. De VvE moet de kosten gezamenlijk dragen, maar verdient deze op den duur terug omdat de maandelijkse kosten voor stroom en gas dalen. Voor het financieren van de verduurzamingsmaatregelen zijn verschillende mogelijkheden.

INTERN Opgebouwd reservefonds

EXTERN Extra bijdrage VvE

Subsidies

Leningen

leden (eenmalig of maandelijks)

Praktijkvoorbeeld Kennedyflat Egmond aan Zee THEA HAMANN, VVE-BESTUURSLID In 2018 werd bij de Kennedyflat vastgesteld dat de gas- en stijgleidingen aan vervanging toe waren. Thea: “Er waren op veel plekken lekkages en roestplekken. Omdat vervanging van de gasleidingen volgens nieuwe bouweisen niet mogelijk was, moesten we van het aardgas af. Verduurzaming was geen doel, maar bleek wel de beste optie. Aanvankelijk zagen weinig bewoners warmtepompen en zonnepanelen zitten, uit vrees voor de kosten en twijfels over de effecten van duurzaam verwarmen. Doorslaggevend was dat de VvE voor de renovatie een gunstige financiering kon afsluiten. Hierdoor konden we de bewoners garanderen dat hun maandelijkse bijdragen niet zouden stijgen. Toen was iedereen aan boord.” De VvE kon bij het Nationaal Warmte Fonds 600 duizend euro lenen. Ook het bedrijf dat de hoofdinstallatie leverde en de VvE deskundig bijstond, wilde de vereniging helpen door een uitgestelde betaling van de eenmalige projectbijdrage toe te staan. Door de betaling te spreiden over vijftien jaar, jaarlijks een bedrag voor groot onderhoud te blijven reserveren en doordat sommige kosten wegvallen (zoals het vastrecht voor aardgas), stegen de maandelijkse bijdragen van de bewoners niet. Uit de eigen spaarpot haalde de VvE nog eens 300 duizend euro om de totale geschatte kosten van 1,2 miljoen euro te dekken.

SUBSIDIES

Om VvE’s te stimuleren te gaan verduurzamen, zijn er landelijke en regionale subsidies, zoals:

SUBSIDIEREGELING VERDUURZAMING VOOR VERENIGINGEN VAN EIGENAARS (SVVE) Naast subsidie voor advieskosten voor verduurzaming, energie en oplaadpunten is er ook subsidie voor de verduurzamingsmaatregelingen. Ook de aansluiting op een warmtenet valt hieronder.

STIMULERINGSREGELING AARDGASVRIJE HUURWONINGEN (SAH-REGELING) Voor gemengde VvE’s is er de Stimuleringsregeling aardgasvrije huurwoningen (SAH-regeling). Deze subsidie krijgt een VvE voor bestaande woningen die binnen vijf jaar van het aardgas afgaan. De subsidie vergoedt een deel van de aanpassingen in de woningen en de aansluitkosten op een warmtenet.

SUBSIDIEREGELING COÖPERATIEVE ENERGIEOPWEKKING (SCE) Met de SCE kunnen VvE’s een tegemoetkoming ontvangen voor het opwekken van hernieuwbare (duurzame) elektriciteit uit zonne-energie, windenergie of waterkracht.

14 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

4.2.1

INVESTERINGSSUBSIDIE DUURZAME ENERGIE (ISDE) Voor zonnepanelen en kleine windturbines kunnen VvE’s de Investeringssubsidie duurzame energie aanvragen.

REGIONALE SUBSIDIES Sommige gemeenten bieden VvE’s ook subsidies aan. Informeer hiernaar bij de gemeente.

Meer weten over subsidies voor VvE’s?

Klik hier of scan de QR-code.

OPGEBOUWD RESERVE Soms zit er in het reservefonds voldoende geld om (een deel van) de verduurzamingsmaatregelen te financieren.

Hierdoor mag toekomstig onderhoud natuurlijk niet in gevaar komen. Als er financiële ruimte is, moet de VvE hierover een besluit nemen met een gekwalificeerde meerderheid. Meer informatie hierover vind je op pagina 20.

4.2.2

EXTRA BIJDRAGEN VVE-LEDEN EENMALIG:

De VvE kan ook besluiten dat de leden eenmalig een extra bijdrage doen. Vaak kan de VvE hiertoe beslissen met een gewone meerderheid.

MAANDELIJKS: Het is ook mogelijk de maandelijkse bijdrage aan het reservefonds te verhogen. Zeker als er nieuwe installaties worden aangeschaft, is er een afschrijving. Hierdoor kan het slim zijn om de maandelijkse bijdrage te verhogen.

“ Een hogere maandelijkse bijdrage of een eenmalige extra bijdrage voelen huishoudens direct in hun portemonnee. Zorg er daarom bij de presentatie van dit voorstel voor dat duidelijk is wat de voor- en nadelen zijn. Misschien gaan de energiekosten omlaag? Wat is de terugverdientijd?”

15 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

- Karin Boog, financieel specialist, Vereniging Eigen Huis

LENINGEN Naast subsidies is er de stimuleringslening via de gemeente of de landelijke energiebespaarlening voor de VvE. Deze zijn er speciaal voor verduurzamingsmaatregelen. Zo kan een actieve VvE maximaal 33.000 euro per appartementsrecht lenen, tenzij deze alleen laadpalen wil financieren. Looptijden van 10, 15 of 20 jaar zijn mogelijk en aflossing verloopt op basis van maandannuïteiten. Het geleende bedrag wordt in een bouwkrediet gestort.

Let wel: bestaat jouw VvE uit tenminste 8 appartementen, dan mag er meer geleend worden voor een Zeer Energiezuinig (ZEP)-pakket en ZEP+ of Nul op de Meter en is een looptijd van 30 jaar mogelijk. Dit geldt niet voor kleine VvE’s net minder dan 8 appartementen. Doe de Quickscan van warmtefonds.nl om erachter te komen hoeveel dan wel mogelijk is. Kleine VvE’s hebben daarentegen geen verplichting voor het opstellen van maatwerk energieadvies en MJOP. Een compleet overzicht van de voorwaarden en meer informatie vind je op eigenhuis.nl HOGERE MAANDELIJKSE BIJDRAGE Geld lenen kost geld. De lening moet worden afbetaald en je betaalt rente. Hierdoor gaat de maandelijkse bijdrage omhoog. Hiertegenover staat wel dat de energierekening vaak omlaaggaat en het wooncomfort stijgt. Als de energietarieven hoog zijn, kunnen de kosten en opbrengsten elkaar opheffen.

Meer weten over leningen voor VvE’s?

16 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

Klik hier of scan de QR-code.

5. Fase 3

3

Verdieping •

Uitwerken verschillende scenario’s

•

Resultaten presenteren

•

Nemen van besluiten over de maatregelen

•

Opstellen programma van eisen

In de verkenning (fase 2) heb je een aantal verduurzamingsmaatregelen bekeken en onderzocht welke financiële mogelijkheden er zijn om te verduurzamen. In de verdiepingsfase onderzoek je welke maatregelen technisch mogelijk zijn en breng je de kosten en baten van die maatregelen in kaart. Tijdens deze fase neemt de VvE ook een besluit over de maatregelen, waarna de VvE een definitief programma van eisen kan opstellen.

Nu de VvE verder in het proces komt, is het goed met de commissie te kijken of

Tip

alle expertise in huis is. Denk aan financiële- en bouwkundige kennis, maar ook aan mensen die kundig zijn in projectmanagement en communicatie. De expertise die niet in huis is, kan de VvE inhuren.

17 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

WAT DOE JE ALLEMAAL IN DEZE FASE?

5.1

UITWERKEN VERSCHILLENDE SCENARIO’S

Tijdens deze verdiepingsfase breng je verschillende scenario’s in kaart. Op basis van deze scenario’s kan de VvE een weloverwogen besluit nemen over de meest passende optie voor jullie appartementencomplex.

Denk bij het maken van scenario’s aan de mate van verduurzamen (van licht, gemiddeld tot volledig verduurzamen), aan verschillende mogelijkheden, zoals soorten zonnepanelen, isolatie-opties en verschillende energiebesparende maatregelen.

MAATREGELEN HAALBAAR VOOR JULLIE APPARTEMENTENCOMPLEX? Voor de scenario’s doe je een haalbaarheidsonderzoek. Een bouwkundige doet dan een inschatting van de kosten.

Bekijk de maatregelen op kosten en terugverdientijd. Kijk ook naar de technische, juridische en financiële haalbaarheid. Je geeft antwoord op vragen als: voldoet de VvE aan de subsidievoorwaarden, is de dakconstructie goed genoeg voor zonnepanelen en zijn er voor de aanpassingen vergunningen nodig?

Praktijkvoorbeeld VvE Wijdeblik RUUD JOBSE, VOORZITTER VVE-BESTUUR “Ons appartementencomplex uit 1965 kon wel worden verduurzaamd. Daarom lieten we eerst de oost- en westgevel en het trappenhuis beter isoleren. Omdat ons pand vrij oud is, waren niet alle isolatiemaatregelen verstandig. Voor vloerisolatie moest de constructie van het pand worden aangepast. Dat was gewoonweg te duur. Om inzicht te krijgen in welke verduurzamingsmaatregelen de VvE het beste kon laten uitvoeren, liet de VvE een rapport opstellen door een energieprestatieadviseur. Die stelde drie scenario’s in verschillende gradaties van verduurzaming voor. Onlangs is het dak geïsoleerd en komende zomer worden zonnepanelen geïnstalleerd.”

SCENARIO’S UITWERKEN “Een VvE kan de mogelijke verduurzamingsmaatregelen vaak zelf wel uitvoeren, maar het uitwerken van scenario’s vereist behoorlijk wat kennis. Het is verstandig hiervoor een expert in te schakelen”, zegt Jan Roelof Hoving, bouwkundig specialist bij Vereniging Eigen Huis. Bij meerdere maatregelen kan de VvE ook kiezen voor een algemeen bouwkundig adviesbureau. Het voordeel van een externe adviseur is dat in de offertefase meerdere

Tip

Het kan soms beter zijn om met kleine verduurzamingsmaatregelen te beginnen. Een totaal pakket kan namelijk overweldigend zijn.

KOSTEN HAALBAARHEIDSONDERZOEK Het inschakelen van een externe adviseur voor een haalbaarheidsonderzoek brengt kosten met zich mee. Het besluit hiertoe moet door de VvE worden genomen. Mogelijk heeft de projectleider of verduurzamingscommissie een volmacht met maximumbedrag van de VvE gekregen om dit te regelen. Indien de kosten van het haalbaarheidsonderzoek onder dit bedrag vallen, hoeft de VvE hier niet apart over te stemmen.

18 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

uitvoerende bedrijven offertes kunnen maken, volgens een eenduidig advies of ontwerp van de adviseur.

5.2 RESULTATEN PRESENTEREN Als alle scenario’s in kaart zijn gebracht, is het belangrijk deze aan alle VvE-leden te presenteren. Organiseer hiervoor een bewonersbijeenkomst, zodat er genoeg tijd is om het gesprek met elkaar aan te gaan en vragen te bespreken. Neem in een volgende vergadering een besluit.

Voor het vergroten van het draagvlak onder de VvE-leden, is het belangrijk duidelijk te maken hoe de maatregelen bijdragen aan het verminderen van de energiekosten en het verbeteren van de leefomgeving.

Tips om het draagvlak onder appartementseigenaren te vergroten: •

Betrek VvE-leden bij het proces.

•

Communiceer duidelijk over de plannen en voortgang van het verduurzamingsproject. Bijvoorbeeld via vergaderingen, nieuwsbrieven of een website.

•

Wees transparant over de kosten van de verduurzamingsmaatregelen, de verwachte terugverdientijd en de financieringsmogelijkheden.

•

Geef iedereen binnen de VvE voldoende informatie over de voordelen van verduurzaming, zoals de besparing op de energiekosten, de bijdrage aan een beter milieu en de waardestijging van het appartementsgebouw.

•

Maak gebruik van de ingeschakelde deskundige(n) om de plannen toe te lichten. Externe deskundigen kunnen het verhaal soms beter en met onafhankelijke blik overbrengen.

5.3 BESLUITVORMING OVER DE VERDUURZAMINGSMAATREGELEN Nadat alle VvE-leden op de hoogte zijn gebracht over de mogelijke maatregelen, moet de VvE uit de gepresenteerde scenario’s gaan kiezen. Dergelijke besluiten worden tijdens de vergadering van eigenaars genomen.

Vaak komen tijdens deze jaarlijkse vergadering meerdere onderwerpen aan bod. Het kan daarom verstandig zijn om een aparte vergadering te organiseren.

UITNODIGING VOOR DE VERGADERING Het is belangrijk VvE leden tijdig uit te nodigen voor de vergadering. In het splitsingsreglement staat binnen welke termijn dit moet gebeuren.

AGENDA Het is belangrijk bij de uitnodiging een agenda mee te sturen. Dit verplicht het splitsingsreglement. Maak in de agenda ook duidelijk waarover een besluit moet worden genomen.

Download de voorbeeldagenda of scan de QR-code.

BESLUITEN TIJDENS DE VERGADERING VAN EIGENAARS De VvE moet stemmen over de uit te voeren verduurzamingsmaatregelen en wijze van financiering.

Alle appartementseigenaars zijn stemgerechtigd. Soms is er een verschil in het aantal stemmen per appartementseigenaar. In de splitsingsakte staat hoeveel stemmen iedere eigenaar heeft. Let op: Als er twee of meer eigenaars zijn van één appartementsrecht, dan kan maar één van hen het stemrecht uitoefenen. Binnen gemengde VvE’s (VvE met eigenaars en huurders) zijn verhuurders nog afhankelijk van een stemming onder de huurders.

19 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

Tip

Kun je wel een voorbeeld gebruiken?

STEMVERHOUDINGEN Je kan te maken hebben met diverse stemverhoudingen, afhankelijk van waarover moet worden gestemd. Een stemverhouding verwijst naar het aantal stemmen dat nodig is om een besluit te nemen. In grote lijnen zijn er drie verschillende stemverhoudingen: •

•

GEWONE/VOLSTREKTE MEERDERHEID Meestal worden besluiten genomen op basis van een meerderheid van stemmen (de helft plus 1).

GEKWALIFICEERDE MEERDERHEID

In sommige gevallen (vaak belangrijke besluiten) moet er een gekwalificeerde meerderheid zijn, bijvoorbeeld bij het besluit om een nieuwe installatie aan te brengen. Een gekwalificeerde meerderheid is een grotere meerderheid, bijvoorbeeld 2/3e. Voor besluiten die met een gekwalificeerde meerderheid genomen moeten worden, geldt vaak ook een quorum.

•

UNANIMITEIT

Hierbij moet een besluit door alle appartementseigenaars goedgekeurd worden. Dit is vaak nodig bij besluiten tot splitsingsaktewijzigingen.

Meer weten over besluitvorming en stemverhoudingen?

Klik hier of scan de QR-code.

QUORUM Naast stemverhoudingen is het belangrijk te weten of er sprake is van een quorum-eis: het minimaal aantal stemmen dat aanwezig moet zijn op een vergadering om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen.

kan bijvoorbeeld meer stemmen hebben, maar is wel in één persoon aanwezig.

Wordt een besluit genomen terwijl het quorum niet wordt behaald, dan is dit besluit vernietigbaar.

WAT ALS ER NIET VOLDAAN WORDT AAN HET QUORUM? Als het quorum niet gehaald wordt, kunnen er geen besluiten worden genomen. Het bestuur moet dan een tweede vergadering uitroepen. De quorum-eis vervalt dan en besluiten kunnen worden genomen met een gekwalificeerde meerderheid. Een hoge opkomst voor deze vergadering is nog steeds belangrijk zodat zo’n besluit breed gedragen wordt. In de uitnodiging moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede vergadering gaat. Hierbij is het verstandig om te vermelden dat het gaat om de punten waarover op de eerste vergadering niet kon worden besloten, omdat het quorum niet werd gehaald. Let op: deze vergadering mag niet vroeger dan twee weken en niet later dan zes weken na de eerste vergadering plaatsvinden.

20 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

Let op!

het aantal stemmen hoeft niet hetzelfde te zijn als het aantal hoofden. Iemand

Praktijkvoorbeeld Kennedyflat Egmond aan Zee THEA HAMANN, VVE- BESTUURSLID Het begin van het proces bleek schipperen tussen de belangen en de weerstand van de bewoners proberen te overwinnen. “We hadden geluk dat na verloop van tijd iedereen inzag dat er iets moest gebeuren. Hiervoor hebben we veel met de bewoners gesproken en gemaild. De VvE is gelukkig erg sociaal. Men luistert naar elkaar. Dat hielp enorm”, zegt Thea. Doorslaggevend was dat de VvE voor de renovatie een gunstige financiering kon afsluiten. Thea: “Hierdoor konden we de bewoners garanderen dat hun maandelijkse bijdragen niet zouden stijgen. Toen was iedereen aan boord.”

5.4 OPSTELLEN PROGRAMMA VAN EISEN Nadat binnen de VvE een besluit is genomen over de te nemen maatregelen, kan de VvE een programma van eisen op stellen. Beschrijf hierin de wensen en randvoorwaarden van de verduurzamingsmaatregel(en).

Een goed opgesteld programma van eisen verkleint de kans op misverstanden over wat er moet worden opgeleverd en dient als basis voor het opstellen van een offerte en contract. Ook kan het worden gebruikt als toetsingsinstrument bij de oplevering van het project.

Een programma van eisen kan verschillende onderdelen bevatten, zoals: •

Functionele eisen: welke functies de maatregelen moeten vervullen en wat ze opleveren.

•

Technische eisen: zoals afmetingen, materialen, veiligheidsvoorschriften.

•

Randvoorwaarden: voorwaarden op het gebied van budget, planning, kwaliteitsborging en duurzaamheid.

•

Wensen: niet noodzakelijk voor het functioneren van de verduurzamingsmaatregel. Bijvoorbeeld de wens voor een specifieke kleur of ontwerp.

•

Verantwoordelijkheden: de afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Voor eenvoudige werkzaamheden kan het programma van eisen een vrij simpele omschrijving zijn van wat de VvE precies wil. Bij grotere projecten is het beter om een technische omschrijving of bestek met tekeningen op te (laten) stellen.

Vraag bij tenminste drie aanbieders (gratis) offertes op in de offertefase. Met het programma van eisen vergelijk je de aanbieders eenvoudiger.

21 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

Tip

6. Fase 4

Offertefase WAT DOE JE ALLEMAAL IN DEZE FASE? •

Offertes aanvragen

•

Offertes vergelijken en kiezen uit uitvoerende partijen

•

Financiering regelen

•

Vergunning aanvragen

•

Contract opstellen

22 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

4

6.1 AANVRAGEN OFFERTES Nadat het programma van eisen is opgesteld, kun je aan de slag met het opvragen van offertes.

Bij het vinden van een betrouwbare partij voor de verbouwing of verduurzamingsmaatregelen kun je binnen de VvE te vragen of er mensen zijn die geschikte partijen kennen.

Tip

Vraag referenties op bij de partijen die je op het oog hebt.

NEEM EEN RISICO-INVENTARISATIE EN EVALUATIE MEE IN JE OFFERTEAANVRAAG Geef bij de offerteaanvraag aan dat je graag ook een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) door de uitvoerende partij wilt laten opstellen. Hiermee zorg je dat de uitvoerende partij nadenkt over wat er op arbeidsgebied moet worden geregeld voor een veilige situatie tijdens de uitvoering van de werkzaamheden.

6.2 OFFERTES VERGELIJKEN EN KEUZE UITVOERENDE PARTIJ Vraag voor de verduurzamingsmaatregelen altijd meerdere offertes op. Let bij het beoordelen van de offertes op het volgende: •

Wat is de geldigheidsduur van de offerte en zijn de ontbindende voorwaarden meegenomen?

•

Is de aannemer aangesloten bij een brancheorganisatie?

•

Is duidelijk welke werkzaamheden de uitvoerende partij verricht en welke materialen hij hierbij gebruikt?

•

Is duidelijk welke werkzaamheden je eventueel zelf moet doen?

•

Staan er afspraken in de offerte over de aanvang, duur en oplevering van de verduurzamingsmaatregelen?

•

Kunnen er nog extra kosten bijkomen? Let bijvoorbeeld op stelposten – dit zijn schattingen maar nog niet definitief vastgestelde bedragen.

•

Staan de betalingstermijnen in de offerte?

•

Worden er (algemene) voorwaarden genoemd en zijn deze ook meegeleverd?

•

Wat voor garantie geeft de uitvoerende partij op de producten en de montage?

•

Is er voldoende bescherming als de uitvoerende partij tijdens de verbouwing failliet gaat?

•

Vraag naar referenties van eerdere verduurzamingsprojecten en bekijk deze zorgvuldig.

Verder is het belangrijk dat een uitvoerder goed kan communiceren en op de hoogte is van relevante vergunningen en regelgeving.

De VvE moet een besluit nemen met betrekking tot de uitvoerende partij, om een overeenkomst te sluiten. Dit kan tijdens een nieuwe vergadering, maar het kan ook zijn dat de VvE al tijdens een eerdere vergadering (hoofdstuk 4.3) een mandaat heeft gegeven aan de verduurzamingscommissie om een overeenkomst te sluiten met een uitvoerende partij.

23 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

KEUZE UIT UITVOERENDE PARTIJ(EN)

6.3 REGELEN SUBSIDIES EN LENINGEN Vóórdat er gestart wordt met de uitvoering, moeten de eventuele subsidies en leningen worden aangevraagd en zijn toegekend.

SUBSIDIES In een eerdere fase is al in kaart gebracht welke subsidies er zijn. Nu is het zaak deze subsidies aan te vragen. De voorwaarden en aanvraagtermijn zijn per subsidie verschillend.

Meer informatie over subsidies en voorwaarden Klik hier of scan de QR-code.

De meeste subsidies voor verduurzamingsmaatregelen vraag je vooraf aan. Een uitzondering hierop is bij subsidie voor energieadvies en procesbegeleiding. Die vraag je pas achteraf aan. Het is noodzakelijk dat de VvE hier een financiële buffer voor heeft. Het risico bestaat dat de subsidie niet wordt toegekend. Het is dan niet de bedoeling dat de pot dan leeg is.

Praktijkvoorbeeld VvE Wijdeblik RUUD JOBSE, VOORZITTER VVE-BESTUUR “Voor onze verduurzamingsmaatregelen hebben wij zowel een lening en subsidie aangevraagd.

Voor de aanvraag van de lening kregen wij veel hulp van het Energiefonds. Deze begeleiding was zeer welkom. Het aanvragen van subsidie voor bijvoorbeeld glas- en isolatiepanelen is goed te doen.”

AFSLUITEN LENING In de offertefase wordt duidelijk hoe hoog de te verwachten kosten zijn en hoe die kunnen worden gefinancierd.

Let op!

Voordat de VvE een lening afsluit, moeten de leden een besluit nemen op de vergadering. Let hierbij op de voorwaarden van de subsidies of leningen. Het kan zijn dat voor specifieke leningen álle leden van de VvE een akkoordverklaring moeten tekenen.

6.4 VERGUNNING AANVRAGEN Voor sommige verduurzamingsmaatregelen is een omgevingsvergunning nodig. Het is belangrijk om deze vergunning op tijd te regelen. Houd er rekening mee dat na het verlenen van een vergunning een bezwaartermijn gaat lopen waarin belanghebbenden eventueel bezwaar kunnen maken.

24 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

Tijdens de bouwvoorbereiding is het noodzakelijk de lening te regelen.

6.5 CONTRACT OPSTELLEN Het is altijd verstandig een contract op te stellen waarin de VvE afspraken met de uitvoerende partij vastlegt.

Aan welke afspraken moet je denken?

•

BESCHRIJF DE WERKZAAMHEDEN SPECIFIEK

Maak duidelijke afspraken over de werkzaamheden en de materialen. Leg deze afspraken vast in een contract.

Hoe specifieker de omschrijving, des te minder ruimte er later is voor discussie. Een voorbeeld: is niet afgesproken van welk materiaal de nieuwe kozijnen zijn met het nieuwe hr++-glas, dan kan de uitvoerende partij voor goedkopere materialen kiezen. Mocht er een omgevingsvergunning nodig zijn, leg dan vast wie de aanvraag doet.

•

SPREEK AF WAT JE BETAALT EN WANNEER

Je kunt op verschillende manieren een prijs afspreken voor de verduurzamingsmaatregelen. Als de uitvoerende partij werkt met een uurtarief, een open begroting of een richtprijs weet je vooraf niet goed wat je uiteindelijk voor de verduurzamingsmaatregel betaalt. Je hebt de meeste zekerheid als je een vaste prijs afspreekt.

Leg ook vast wanneer je betaalt. Bij een kleine verduurzamingsmaatregel is het soms mogelijk in één keer achteraf te betalen. Bij meerdere aanpassingen is het gebruikelijk om in termijnen te betalen. Zorg er dan voor dat de betalingen gelijklopen met de vorderingen van het werk. Betaal niet vooruit; gaat de uitvoerende partij tijdens de verbouwing failliet, dan is de VvE mogelijk het geld kwijt.

•

LEG VAST HOELANG DE VERBOUWING GAAT DUREN

Spreek met de uitvoerende partij af op welke datum hij met de werkzaamheden start en op welke datum de oplevering is. In plaats van een concrete opleveringsdatum kun je ook een aantal werkbare werkdagen afspreken waarbinnen hij moet opleveren. Spreek een vergoeding af voor iedere dag die hij later oplevert.

Tip •

Laat je contract met de aannemer controleren door een juridisch specialist van Vereniging Eigen Huis.

Regel een Contractbeoordeling

LEG ONTBINDENDE VOORWAARDEN VAST Mogelijk zijn er nog zaken onzeker op het moment dat het contract wordt ondertekend. Misschien is er onherroepelijk is, is het belangrijk om een ontbindende voorwaarde in het contract op te nemen. Zo kun je binnen een afgesproken termijn nog van het contract af. Ook voor andere zaken die nog onzeker zijn kan een ontbindende voorwaarde opgenomen worden.

•

MAAK AFSPRAKEN OVER GARANTIE Maak afspraken over garantie op het werk en over de periode waarbinnen de uitvoerder aansprakelijk is voor gebreken. Als je algemene voorwaarden van de uitvoerder krijgt, staat dit daar vaak al in.

•

WELKE ALGEMENE VOORWAARDEN GELDEN? Informeer bij de uitvoerder welke algemene voorwaarden gelden naast de afspraken in het contract.

•

BESCHERM JEZELF TEGEN EEN FAILLISSEMENT Een van de risico’s die je loopt is dat de uitvoerende partij failliet gaat. Het werk moet dan door een ander afgemaakt worden; dit is vaak duurder. Betaal daarom nooit vooruit en voldoe de laatste termijn pas na oplevering.

25 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

een vergunning nodig en is deze nog niet afgegeven en onherroepelijk. Zolang deze nog niet afgegeven en

ONDERTEKENING OVEREENKOMST De VvE besluit over het aangaan van de overeenkomst. Het bestuur voert de besluiten uit en vertegenwoordigt doorgaans de VvE. Daarom is het gebruikelijk dat het bestuur tekent namens de VvE. De VvE kan er ook voor kiezen een volmacht te verlenen aan bijvoorbeeld de projectleider of een opzichter. Let op, het is belangrijk om geen betalingsverplichting aan te gaan voordat de financiering – zoals de toekenning van subsidies – rond is.

Let op!

Het is belangrijk geen betalingsverplichting aan te gaan voordat de financiering rond is, tenzij hierover ontbindende voorwaarden in het contract zijn opgenomen.

26 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | augustus 2023

•

7. Fase 5

Bouwvoorbereiding WAT DOE JE ALLEMAAL IN DEZE FASE? •

Maken van een planning

•

Voldoen aan de Arbowet

•

Omgevingsvergunning in orde?

•

Laatste verzekeringscheck

27 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

5

7.1

MAKEN VAN EEN PLANNING

Op basis van de informatie van de uitvoerder(s) kan de VvE een planning maken. Dit kan de verduurzamings­ commissie doen of overlaten aan de uitvoerende partijen. Houd een planning bij. Die is onder meer belangrijk voor de bewoners, zodat ze op de hoogte zijn van wanneer de werkzaamheden plaatsvinden, er vaklieden in het appartementencomplex rondlopen en wanneer er eventueel sprake kan zijn van geluidsoverlast. Communiceer over de planning en het liefst via verschillende kanalen. Stuur de planning rond via een nieuwsbrief of print de planning uit en hang deze op in gemeenschappelijke ruimten.

Praktijkvoorbeeld VvE Royal Park ED VELTKAMP, VOORZITTER VVE-BESTUUR “In ons appartementencomplex met tien woningeigenaren waren we het er snel over eens: ons gebouw uit 2009 moet worden verduurzaamd. Middels een meerjarenonderhoudsplan van Vereniging Eigen Huis maakten we inzichtelijk hoeveel we moesten begroten. Dat maakte gelijk duidelijk welke maatregelen prioriteit hadden. Ons platte dak was toe aan renovatie, dus dat lieten we gelijk isoleren. Dit was ook de hoogste kostenpost: 110.000 euro. Daarna gingen steeds meer lampen kapot en hebben we gelijk alle lampen vervangen voor ledlampen, inclusief bewegingssensoren. Vervolgens zijn 56 zonnepanelen geïnstalleerd op het dak. Na vier jaar tijd heeft de VvE al meer dan 70 procent van de kosten terugverdiend.“

7.2

VOLDOEN AAN DE ARBOWET

De VvE is verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van de uitvoerders én bewoners tijdens de uitvoering van verduurzamingsmaatregelen. Dit betekent dat de VvE verplicht is om te voldoen aan de Arbowet.

Zo moet de VvE moet ervoor zorgen dat er een veiligheidsplan, ofwel een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) komt. Hiermee worden de risico’s voor de gezondheid en veiligheid van de bewoners en de uitvoerders in kaart gebracht en bepaald hoe de veiligheid tijdens de werkzaamheden wordt gewaarborgd.

- Jan Roelof Hoving, bouwkundig specialist bij Vereniging Eigen Huis.

7.3

OMGEVINGSVERGUNNING IN ORDE?

Indien er een omgevingsvergunning nodig is, dan is het belangrijk om in de gaten te houden of deze is afgegeven en of de bezwaartermijn verstreken is. Houd ook de termijn in de gaten van de eventuele ontbindende voorwaarde.

7.4

VERZEKERINGEN OP ORDE?

Dit is het moment om nog een keer goed te controleren of alle verzekeringen echt op orde zijn. In hoofdstuk 2 hebben we al genoemd om welke verzekeringen het gaat. Als er zich in de tussentijd wijzigingen hebben voorgedaan, dan moeten deze worden gemeld bij de verzekeraar. Leg daarbij voor de zekerheid altijd vast dat je melding hebt gedaan van de wijzigingen.

28 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

“ Het opstellen van een RI&E kun je het beste overlaten aan de uitvoerende partij. Neem dit mee in de offerteaanvraag. Blijf er tijdens de uitvoering goed op letten dat de RI&E door de uitvoerende partij wordt nageleefd. Daarnaast is het ook belangrijk de bewoners te informeren over de verduurzamingsmaatregelen en de eventuele gevolgen ervan, zoals overlast tijdens de werkzaamheden of (tijdelijk) veranderde leefomstandigheden.”

8. Fase 6

Uitvoering WAT DOE JE ALLEMAAL IN DEZE FASE? •

Coördinatie uitvoering

•

Communicatie tijdens de uitvoeringsfase

29 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

6

8.1 COÖRDINATIE UITVOERING Als het gaat om eenvoudige verduurzamingswerkzaamheden, bijvoorbeeld spouwisolatie, dan kan een VvE-lid (van de verduurzamingscommissie) dit zelf in gang zetten. Bij uitgebreide verduurzamingswerkzaamheden kan de VvE een aparte bouwbegeleider in te schakelen of de adviseur/architect die je eventueel eerder al hebt ingeschakeld voor het maken van de plannen. Dit wordt dan vaak een opzichter genoemd. De opzichter is hoofdverantwoordelijke namens de opdrachtgever, in dit geval de VvE. LANGDURIGE PROJECTEN Bij langdurige projecten is het belangrijk om bouwvergaderingen in te plannen met de opzichters (indien aanwezig), vertegenwoordiging van de VVE en vertegenwoordiging van de uitvoerende partij(en). Dit wordt meestal de uitvoerder genoemd.

WAAR MOET JE OP LETTEN TIJDENS DE UITVOERING? Let tijdens de uitvoering van de maatregelen op: •

Projectplanning: zorg dat die wordt nageleefd.

•

Communicatie: houd contact met de leden van de VvE, de uitvoerder en andere betrokken partijen en communiceer over de voortgang van het project.

•

Kwaliteit: controleer geregeld of de maatregelen volgens de kwaliteitseisen worden uitgevoerd.

•

Budget: houd het project binnen het vastgestelde budget en communiceer eventuele afwijkingen en de redenen hiervoor.

•

Vergunningen en regelgeving: zorg dat de uitvoerder de vergunningen en regelgeving naleeft.

•

Veiligheid: zorg dat er veiligheidswerkzaamheden worden uitgevoerd en dat er aandacht is voor veiligheid van de bewoners, de uitvoerders en andere betrokkenen.

8.2 COMMUNICATIE TIJDENS DE UITVOERING Maak duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor de communicatie tijdens de uitvoeringsfase, zodat er geen misverstanden ontstaan en de verduurzamingsmaatregelen soepel verlopen. Het gaat hier om de communicatie met de uitvoerende partijen en met de bewoners van het appartementsgebouw.

Bij de uitvoering van meerdere verduurzamingsmaatregelen is er vaak een opzichter. In dat geval is de opzichter het aanspreekpunt. Diegene zorgt ervoor dat de uitvoerende partij op de hoogte is van de verwachtingen en eisen van de VvE. Ook zorgt hij ervoor dat de VvE-leden op de hoogte zijn van de voortgang en eventuele problemen die zich voordoen tijdens de uitvoering.

THEA HAMANN, VVE-BESTUURSLID Het duurde lang voordat de verduurzamingsmaatregelen echt konden worden uitgevoerd.

Het was daarom volgens Thea niet alleen zaak om de bewoners te enthousiasmeren, maar ook enthousiast te houden. “Goede communicatie is heel belangrijk. We hebben de VvE-leden geïnformeerd via onze website en nieuwsbrieven. Mijn appartement was als een van de eerste aan de beurt. Ik heb van de werkzaamheden foto’s gemaakt en die gedeeld, zodat iedereen zicht kreeg op de te verwachten werkzaamheden.”

30 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

Praktijkvoorbeeld Kennedyflat Egmond aan Zee

9. Fase 7

Oplevering & nazorg WAT DOE JE ALLEMAAL IN DEZE FASE? •

Opleveringskeuring

•

Betalen rekeningen

•

Hertaxatie pand (en aanpassen verzekeringen)

•

Evaluatie

31 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

7

9.1 OPLEVERINGSKEURING Bij de oplevering van de verbouwing inspecteer je samen met de aannemer of de verbouwing goed is uitgevoerd.

Dit kan de projectleider of opzichter doen, of eventueel een erkende keurder. Samen stel je een opleveringsrapport op, het zogenoemde proces-verbaal van oplevering. Hierin staan alle gevonden gebreken.

VOORBEREIDEN OP DE OPLEVERING Het is verstandig alle afspraken te verzamelen, zodat je deze tijdens de oplevering als een soort checklist bij je hebt.

HET OPLEVERMOMENT Tijdens de oplevering controleer je of de verduurzamingsmaatregelen volgens de afspraken zijn uitgevoerd. Noteer onderdelen die je niet goed kunt controleren, door bijvoorbeeld vuil, regen of te weinig licht.

Bij een opleveringsmoment moet je op een aantal zaken letten: •

Technische controle: zijn de verduurzamingsmaatregelen volgens de geldende technische eisen zijn uitgevoerd?

•

Gebruiksaanwijzingen: heeft de uitvoerder die gegeven voor de verduurzamingsmaatregelen?

•

Garantie: is de garantie voor de verduurzamingsmaatregelen aanwezig en wordt deze nageleefd?

•

Onderhoudsplan: bespreek - waar aanwezig - het onderhoudsplan voor de verduurzamingsmaatregelen met de uitvoerder en de leden van de VvE.

•

Schade: is die ontstaan tijdens de uitvoering van de verduurzamingsmaatregelen en wordt deze verholpen?

•

Documentatie: is de juiste documentatie aanwezig, zoals de vergunningen en de technische gegevens van de

32 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | augustus 2023

verduurzamingsmaatregelen?

TEKENEN VAN HET OPLEVERINGSRAPPORT De uitvoerder en de bestuurder van de VvE, of iemand anders die van de VvE een volmacht heeft gekregen, ondertekenen het opleveringsrapport. De uitvoerder verplicht zich hiermee tot het herstellen van de gebreken.

Ergens niet over eens? Neem deze zaken als discussiepunten op in het opleveringsrapport. De uitvoerder is dan nog niet verplicht tot herstel, maar het gebrek is dan wel tijd gemeld. Zo voorkom je dat je het recht op herstel verliest.

GARANTIES NA OPLEVERING Na de oplevering van de verduurzamingsmaatregelen is de uitvoerder nog aansprakelijk voor (verborgen) gebreken.

In het contract staat voor hoelang. Vaak is de aansprakelijkheidstermijn voor verborgen gebreken vijf jaar en voor ernstige gebreken twintig jaar. Daarnaast kunnen er garanties gelden voor specifieke onderdelen van de verbouwing. Kijk ook hiervoor in je contractstukken.

GEBREKEN Bij het constateren van gebreken bij of na oplevering zijn er een aantal stappen die je kunt ondernemen: •

Documenteer het gebrek inclusief foto’s en een beschrijving van de problemen, voor eventuele referentie.

•

Meld een gebrek direct aan de contractpartij. Vraag dan ook om een oplossing. Doe dit altijd schriftelijk.

•

Als de oplevering al enige tijd geleden is en het gebrek later aan het licht komt, controleer dan of er een bewijs van oplevering is en of hierin de gebreken zijn opgenomen.

•

Controleer of het gebrek valt onder de garantie en of het onderhoudsplan van de verduurzamingsmaatregelen hierop aansluit.

•

Informeer de VvE-leden over het gebrek.

•

Als er gebreken worden geconstateerd, kan de opdrachtnemer verplicht zijn om deze gebreken te herstellen binnen een bepaalde termijn.

•

Als de gebreken niet worden opgelost of als de opdrachtnemer weigert de gebreken te herstellen, kan de VvE een schadevergoeding eisen voor de kosten die zijn gemaakt als gevolg van de gebreken.

Als het gebrek niet wordt opgelost, kan je contact op te nemen met de geschillencommissie of juridische stappen ondernemen.

Win professioneel advies in voordat je stappen onderneemt!

Klik hier of scan de QR-code.

33 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

•

BEHEER EN ONDERHOUD Nieuwe installaties worden vaak geleverd met een onderhoudsplan of met je houdt documentatie waarin informatie staat over het onderhoud en de garanties die je krijgt, indien de VvE zich houdt aan de onderhoudsrichtlijnen.

De onderhoudsrichtlijnen zijn er om de prestaties, levensduur en veiligheid van de installatie te optimaal te houden door tijdige en effectieve onderhouds- en reparatiewerkzaamheden. Het is – vaak ook voor de verzekering – belangrijk dat de VvE zich houdt aan het schema van de vereiste inspecties en onderhoudsmomenten.

Tip

Het is belangrijk dat het onderhoud aan de nieuwe installatie(s) wordt aangevuld in het mjop, zodat er geld voor wordt gereserveerd in het reservefonds.

9.2 BETALEN VAN DE FACTUREN De facturen betaal je zoals is afgesproken in het contract met de uitvoerder. Denk ook aan de afspraken rond subsidies.

9.3 HERTAXATIE APPARTEMENTSGEBOUW VOOR DE OPSTALVERZEKERING Door verduurzaming kan de waarde van het appartementsgebouw stijgen. Hierdoor kan de verzekerde waarde voor de opstalverzekering niet meer kloppen. Daarom is het verstandig om het gebouwd opnieuw te laten taxeren.

9.4 EVALUATIE Na de uitvoering van de verduurzamingsmaatregelen kan het zinvol zijn het proces te evalueren.

Denk onder meer aan de volgende onderwerpen: •

Vraag feedback aan de VvE-leden over de uitvoering van de verduurzamingsmaatregelen, eventuele probleem die zich hebben voorgedaan en hun tevredenheid over de opgeleverde resultaten.

•

Bekijk of de maatregelen de verwachte resultaten hebben opgeleverd, zoals bijvoorbeeld een lager energieverbruik. Let op: een lager energieverbruik of de opbrengst uit (zonnepanelen) kan pas na een langere periode bekeken worden.

•

Is de VvE binnen het vastgestelde budget gebleven of waren er afwijkingen? Welke redenen hadden deze Is de planning van het project goed nageleefd of waren er eventuele vertragingen?

•

Hoe is de communicatie tussen de VvE-leden, uitvoerder en andere betrokken partijen verlopen?

•

Zijn de verduurzamingsmaatregelen volgens de geldende kwaliteitseisen uitgevoerd?

•

Zijn er veiligheidswerkzaamheden uitgevoerd en is er aandacht geweest voor de veiligheid van de bewoners, de uitvoerders en andere betrokkenen?

Een goede evaluatie geeft waardevolle inzichten voor eventuele toekomstige verbouwingen.

34 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | oktober 2023

afwijkingen en hoe kan dit in een toekomstig project worden voorkomen?

•

Praktijkvoorbeeld Kennedyflat Egmond aan Zee THEA HAMANN, VVE-BESTUURSLID Thea is tevreden met hoe het verbouwproces is verlopen. “Het was hard werken voor het bestuur. Ik weet niet of het zou zijn gelukt als wij onze schouders er niet onder hadden gezet.

Het bestuur had wel wat minder streng mogen zijn in de keuze voor verwarmingsopties, vindt Thea nu. “Sommige bewoners wilden graag een designradiator, maar dat hebben we misschien te veel tegengewerkt. We waren meer bezig met het bewaken van de planning. Hoe meer keuzes je mensen geeft, hoe ingewikkelder de planning. Dat zouden we misschien nu anders hebben gedaan.” Haar advies aan andere VvE’s die willen verduurzamen: “Begroot niet te krap.

Als je de expertise niet in huis hebt of simpelweg geen tijd hebt, moet je mensen inhuren.

35 van 36

Vereniging Eigen Huis | Handboek - Verenigd verduurzamen | augustus 2023

En dat is kostbaar.”

Is jouw Vereniging van Eigenaars (VvE) al lid van Vereniging Eigen Huis?

ALTIJD ANTWOORD OP JE VRAGEN Vereniging Eigen Huis helpt, naast particuliere huiseigenaren, ook het bestuur van een Vereniging van Eigenaars.

Bij Vereniging Eigen Huis zitten juridische, financiële en bouwkundige experts klaar om je te helpen en advies te geven.

Daarnaast behartigen wij ook je belangen en bieden wij diensten aan die specifiek voor VvE’s zijn ontwikkeld. Daarmee is jouw VvE verzekerd van de best mogelijke ondersteuning.

ALLE VOORDELEN OP EEN RIJ •

Altijd antwoord op al jouw juridische, financiële en bouwkundige vragen

•

Aantrekkelijke diensten speciaal ontwikkeld voor VvE’s

•

Voorlichting over verduurzaming en financiering daarvan

•

Collectieve belangenbehartiging voor VvE’s bij wet- en regelgeving

Regel direct je VvE lidmaatschap Klik hier of scan de QR-code.

HEEFT U VRAGEN? OF ADVIES NODIG? NEEM CONTACT MET ONS OP, WIJ HELPEN U GRAAG. Onze ledenservice is bereikbaar op maandag tot en met donderdag van 9.00 tot 21.00 uur en op vrijdag van 9.00 uur tot 16.30 uur. Stuur een e-mail via het contactformulier of mail naar ledenservice@eigenhuis.nl

Dit is een uitgave van Vereniging Eigen Huis • Postbus 735, 3800 AS, Amersfoort 13 oktober 2023