Exportar e Importar Datos en Access

Universidad Técnica Nacional Sede Cañas, Guanacaste

Carrera: Asistencia Administrativa Curso: Base de Datos

“Exportar e importar Datos en Access”

Grupo #1 Integrantes: Irela Rodríguez Campos Nicole Gatjens Romero

Profesor: Lic. José Omar López Navarro III Cuatrimestre ,2021 Fecha 01 de noviembre de 2021

Contenido Introducción ........................................................................................................... 3 Importar datos ........................................................................................................ 4 Exportar Datos ....................................................................................................... 6 Exportar a Word y Excel ........................................................................................ 8 Importar datos de hojas de Excel ........................................................................ 9 Corrección de errores ....................................................................................... 11 Importación de archivos de texto ...................................................................... 12 Obtener Datos por Vinculación ......................................................................... 15 El Administrador de Tablas Vinculadas ............................................................. 16 Conclusión ........................................................................................................... 18 Bibliografía ........................................................................................................... 19

Introducción

Una de las características más útiles de Access es su capacidad para interactuar con los datos de muchos otros programas. De hecho, es difícil resumir en un solo artículo todas las maneras en que se pueden mover datos a Access y desde este.

(Microsoft, s.f.)

Access es una herramienta muy importante y debemos saber, como llegar a sacarle provecho no solo en nuestro lugar de trabajo, sino en nuestros hogares también.

Como seres Humanos debemos aprender la importancia de los medios tecnológicos, y uno de estos es el avance de la Tecnología y las herramientas digitales como lo es Access, pues a través de esta herramienta es como muchas empresas e instituciones, llevan el correcto orden de la documentación e información que forma parte de la empresa.

Importar datos Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente.

Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar una opción de la sección Importar.

Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.

Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc..., solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón Aceptar.

En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los objetos que queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.

4

En la imagen verás que el botón Opciones >> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro.

Desde allí podrás seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los objetos.

Como habrás podido observar existen otros métodos de importación de datos, podrás acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la sección Importar.

Por ejemplo, para importar la información de una base de datos de un archivo de texto simplemente deberemos hacer clic en el botón Archivo de texto.

En este caso se abrirá el Asistente para importación de texto, donde podrás indicar la forma en la que está formateado el archivo del que vas a tomar la información, incluso te podrás guardar esa descripción y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas características utilizando el botón Importaciones guardadas.

Para ver mejor cómo utilizar este asistente visita el avanzado de Importación de texto .

A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la definición de la tabla, en este caso Access nos avisará que se han producido errores en la importación y creará una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.

5

Exportar Datos En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo, de texto.

Ahora veremos el proceso contrario, enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo, de texto.

Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la sección Exportar de la pestaña Datos Externos.

Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto y entonces ejecutar el comando Exportar.

Si haces clic en el botón Más desplegarás más formatos de exportación entre ellos Base de datos de Access que te permitirá exportar datos de una base de datos a otra rápidamente.

Se abrirá el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y sólo tendrás que indicar en qué base de datos quieres copiar el objeto, a continuación Access abrirá un cuadro de diálogo Exportar donde te permitirá cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte.

Si el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de diálogo Exportar como este:

6

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos llamada prueba.accdb.

Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y también elegir qué parte queremos exportar.

En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar únicamente su estructura seleccionando la opción Sólo definición.

Como puedes ver, también podrás exportar datos a archivos de texto o a archivos XML. En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opción Exportar datos con formato y diseño.

7

Si activamos esta opción podremos elegir el modo en el que se guarda la información en el archivo de texto mediante este cuadro de diálogo:

Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la tabla.

Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intención es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opción predeterminada seleccionada.

Si no activas la opción Exportar datos con formato y diseño, se abrirá el Asistente para exportación de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importación. Podrás especificar el modo en el que se formateará el archivo de salida e incluso guardar esa especificación.

Exportar a Word y Excel También, desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

- Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF. - Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX u otros tipos que podremos elegir.

Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción Combinar con Microsoft Office Word que se encuentra en el desplegable del botón Más y así crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.

8

Importar datos de hojas de Excel Es posible especificar la importación de una parte de una hoja electrónica o de un archivo de hoja electrónica completo en una nueva tabla o la adición a una tabla existente. Si la primera fila de celdas contiene nombres apropiados para los nombres de campo de la tabla Access resultante, puede indicar a Access que utilice estos nombres para los campos.

Access determina el tipo de datos para los campos de una nueva tabla basándose en los valores encontrados en las primeras filas de los datos que están siendo importados. Cuando importa una hoja electrónica en una una nueva tabla, Access almacena los datos alfanuméricos como campos de un tipo de datos Texto y una longitud de entrada de 255 caracteres, los datos numéricos como Numérico con la propiedad TamañoDelCampo establecida a Doble, los datos numéricos con formato de moneda como Moneda, y cualquier dato de fecha u hora como Fecha/Hora. Si Access encuentra una mezcla de datos en cualquiera de las columnas de las primeras filas, importa esa columna como un tipo de datos Texto.

Si las primeras filas no son representativas de todos los datos de su hoja electrónica, puede que desee insertar una fila ficticia al principio de la hoja electrónica con los valores adecuados con el tipo de datos que desea para toda la columna. Después de haber importado podrá eliminar esa fila fácilmente.

Figura 4-2. Fichero Excel a Importar Para importar una hoja electrónica siga estos pasos: 1. Abra la base de datos Access que desea que reciba la hoja electrónica. Si ya se encuentra abierta active la ventana Base de Datos.

2. Seleccione la orden Obtener datos externos del menú Archivo, y elija Importar en el submenú. Access abrirá el cuadro de diálogo Importar.

3. Seleccione el tipo de hoja electrónica que desea importar (Excel) en la lista desplegable Tipo de archivo. Seleccione la carpeta y el nombre del archivo de hoja electrónica a importar.

9

Pulse el botón Importar.

Después seleccionar una hoja de trabajo o un rango. Coloque una marca en la casilla de verificación Primera fila contiene títulos de columna si ha colocado nombres en la parte superior de las columnas en la hoja electrónica. Pulse el botón Siguiente para pasar al siguiente paso, en la ventana que aparece, puede especificar si desea importar los datos a una nueva tabla o si desea añadir los datos a una tabla existente y pulse el botón Siguiente.

A medida que se desplaza campo a campo, el cuadro combinado Tipo de datos visualiza el tipo de dato que el asistente elige para cada campo. Si la información no es correcta, debería salir del asistente y editar la hoja electrónica para corregir los datos de la columna.

Además, puede seleccionar ciertas columnas que no desea que aparezcan en la tabla final colocando una marca en la casilla de verificación No importar el campo (Saltar). Pulse el botón siguiente.  En la siguiente ventana, podrá identificar un campo como clave principal para la nueva tabla.  Pulse el botón Siguiente para pasar a la pantalla final donde podremos escribir el nombre de la nueva tabla y seleccionar una opción para iniciar el Asistente para analizar tablas para llevar a cabo un análisis sobre la nueva tabla.  Pulse el botón Terminar para importar los datos. Access muestra un mensaje que indica el resultado del procedimiento de importación. Si la importación se lleva a cabo con éxito, la nueva tabla tendrá el nombre de la hoja electrónica que ha sido seleccionada. Si indica la adición de los datos a una tabla existente y Access encuentra errores, puede optar por completar el proceso de importación con errores o volver a iniciar el Asistente para intentar corregir el problema.

10

Corrección de errores Si intenta utilizar una columna que contenga valores nulos o duplicados como clave principal al importar la hoja electrónica nos lo indicará el asistente con un mensaje de error entonces se lleva a cabo el proceso de importación de los Datos, pero no define una clave principal. Esto le ofrece la posibilidad de corregir los datos de la tabla y después definir la clave principal.

Además, si el asistente tiene problemas con la conversión de datos, crea una tabla de errores de importación en la base de datos que contiene un registro por cada error. La tabla no sólo lista el tipo de error, sino además el campo y fila de la hoja electrónica de origen que tiene los datos. Los campos que no han podido importarse se quedarán vacíos en la tabla destino. A continuación, deberíamos corregir estos errores en la ventana Tabla en Vista Diseño. (htt7)

11

Importación de archivos de texto A diferencia de los datos de una hoja electrónica, podemos importar datos de un archivo de texto en Microsoft Access incluso aunque los datos del archivo de texto no estén organizados en columnas y filas de una manera ordenada. Podemos conseguir que Access entienda los datos de un archivo de texto creando un archivo de texto delimitado, en el que se incluyen caracteres especiales para delimitar los campos de cada registro, o creando un archivo de texto de anchura fija en el que cada campo ocupa la misma posición en cada registro.

(htt6)Access necesita distinguir dónde comienza y dónde termina un campo en cada una de las cadenas de texto leídas. Access soporta tres caracteres separadores estándar: la coma, el tabulador y el espacio. Cuando utiliza una coma como separador, la coma (o el retorno de carro al final del registro) indica el final de cada registro, y el siguiente campo comienza en el primer carácter que sea distinto de un blanco. Las comas no forman parte de los datos, para incluirla, debe encerrar toda la cadena de texto entre comillas simples o dobles. Si alguna de las cadenas de texto contiene dobles comillas, debe encerrar las cadenas en simples comillas y viceversa. Access acepta sólo una comilla simple o doble pero no ambas como delimitador de texto, es decir, no se puede incluir un carácter de comilla simple en un campo y un carácter de doble comilla en otro campo del mismo archivo. Otra forma muy común de separar los datos es utilizar el carácter de tabulación entre los campos. De hecho, cuando almacena un archivo de hoja electrónica como texto, el programa almacena las columnas separadas por tabuladores. Por omisión, Access asume que los campos de un archivo de texto delimitado están separados por comas y que las cadenas de texto están encerradas entre dobles comillas. Si desea importar un archivo que está delimitado de otra forma, podemos especificar delimitadores diferentes y separadores en el Asistente para la importación de texto.

Una de las cosas más importantes que debe recordar es que los datos deberían tener un tipo de datos uniforme en todas las filas de cada columna. Si se trata de un 12

archivo de texto delimitado, los delimitadores deben ser los mismos a lo largo del archivo.

Access también puede importar archivos de texto cuando los campos aparecen en posiciones fijas en cada registro del archivo. Cada campo debe empezar en la misma posición en todos los registros. Para preparar la importación de este tipo de archivo, primero debe eliminar cualquier tipo de encabezado o líneas de resumen del archivo. El archivo debe contener sólo registros, con los datos que desee importar en posiciones fijas.

Figura 4-4. Archivo de texto de anchura fija Para importar un archivo de texto en una base de datos Access siga estos pasos: Abrir la base de datos Access que desea que reciba los datos del archivo de texto.

Seleccione la orden Obtener datos externos del menú Archivo, y elija Importar en el submenú.

1. Seleccione Microsoft Access en la lista Tipo de archivo, y a continuación seleccione la carpeta y el nombre del archivo mdb que contiene el objeto de Access que desea importar.

2. Seleccione Archivos de texto en la lista desplegable Tipo de archivo, y a continuación seleccione la carpeta y el nombre del archivo que desea importar.

3. En esta ventana, el asistente indica si considera que los datos están delimitados o son de anchura fija y visualiza las primeras filas de datos, que podrá examinar para confirmar la elección del asistente. Si la elección es

13

errónea, probablemente sea debido a que sus datos poseen un formato incorrecto.

4. Si se trata de un archivo delimitado, el Asistente para importación de texto le mostrará un cuadro de diálogo donde podrá comprobar el carácter que delimita los campos del archivo de texto y el carácter cualificador que encierra las cadenas de texto. Si el asistente no encuentra un campo de texto entre comillas en la primera línea, podría asumir que no existe ningún texto entre comillas. Es posible que necesite cambiar el Cualificador de texto de {ninguno} a " si fuese este el caso 5. En lugar de mostrar los caracteres delimitadores, el asistente ofrece una representación gráfica de la posición en la que considera que comienza cada campo. Para cambiar la definición de un campo, podemos hacer clic y arrastrar cualquier línea para desplazarla a una nueva posición. También podemos crear un campo adicional haciendo clic en la posición en la que los campos sean separados. Si el asistente crea demasiados campos, podemos hacer doble clic sobre las líneas divisorias adicionales para que sean eliminadas.

6. En la siguiente ventana especificaremos si la importación del texto se realizará en una nueva tabla o si los datos serán añadidos a una tabla existente. Si decide crear una nueva tabla, el asistente visualizará una ventana en la que podremos especificar o confirmar los nombres de campo (incluso aunque la primera fila del archivo de texto contiene los nombres), seleccionar el tipo de los datos de los campos y establecer las propiedades de indexación. Pulse Siguiente para pasar a la siguiente pantalla donde podrá seleccionar una clave principal.

7. Si decide agregar los datos a una tabla existente, las columnas deberán coincidir exactamente con las de la tabla destino (de izquierda a derecha) o el archivo deberá ser un archivo delimitado cuyos nombres de columna de la primera fila coincidan con los nombres de columna de la tabla destino.

8. En la ventana final del asistente, deberemos confirmar el nombre de la nueva tabla o la tabla destino, y pulsar el botón Terminar para importar los datos.

Access visualiza un cuadro de mensaje de confirmación para mostrar el resultado del proceso de importación. Si el asistente encuentra un error que evita que algún dato sea importado, volverá a abrir la ventana final del asistente. Puede pulsar los botones Atrás para volver a visualizar los parámetros que han sido establecidos y poder así corregirlos

14

Obtener Datos por Vinculación Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actúa como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexión para poder ver y editar sus datos, aunque ésta se encuentre en un archivo diferente.

Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño).

Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexión con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrás trabajar con ella del mismo modo que si estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarán reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectúen en la base de datos origen, quedará reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estarás copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedará ninguna conexión entre tu tabla y la del origen de la importación.

Para importar una tabla vinculada sólo deberás acceder a la pestaña Datos externos y hacer clic en el botón Access de la sección Importar para recuperar datos de otra tabla de Access.

En el cuadro de diálogo que se abrirá selecciona la opción Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

15

Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se añadirá automáticamente a tu base de datos.

El Administrador de Tablas Vinculadas Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser útil poder cambiar la ubicación del origen de esas tablas o saber en qué lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas.

Para acceder al cuadro de diálogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrás que hacer clic en la pestaña Herramientas de base de datos y luego hacer clic en Administrador de tablas vinculadas:

16

Esta herramienta nos permitirá actualizar nuestra base de datos cuando la ubicación de la tabla vinculada haya cambiado.

Veamos cómo funciona.

Este es el aspecto que muestra el Administrador.

Desde aquí podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en Aceptar y Access actualizará las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base de datos.

Para cambiar la ubicación de las tablas originales sólo tenemos que marcar la opción Preguntar siempre por la nueva ubicación.

Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntará dónde debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos, el programa la recordará y actualizará la estructura y ubicación de las tablas.

17

Conclusión Access proporciona varias maneras de copiar un objeto como, por ejemplo, una tabla o un formulario de una base de datos a otra. Copiar y pegar un objeto es mucho más fácil, pero exportar un objeto le ofrece más opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición y los datos de la tabla o exportar solo la definición de esta (es decir, una copia en blanco de la tabla). También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para uso futuro. (Microsoft, s.f.)

18

Bibliografía (s.f.).

Obtenido de https://si.ua.es/es/documentacion/office/access/importarvincular-y-exportar-datos.html

(s.f.). Obtenido de https://es.justexw.com/como-importar-datos-de-una-base-dedatos-de-access.html Microsoft. (s.f.).

Obtenido de https://support.microsoft.com/eses/office/introducci%C3%B3n-a-la-importaci%C3%B3n-vinculaci%C3%B3ny-exportaci%C3%B3n-de-datos-de-access-08422593-42dd-4e73-bdf14c21fc3aa1b0 saklar.

(7 de nov de 2016). youtube. Obtenido de .youtube: https://www.youtube.com/watch?v=tfKpA2xNXKw&ab_channel=saklar

urrutia, c. (Wed 19 de Feb de 2014). 2021 Prezi Inc. Obtenido de 2021 Prezi Inc.: https://prezi.com/zoy-gw8bvgcz/exportar-e-importar-una-base-de-datos-enmicrosoft-access/

19