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AGENDA DE TRABAJO

1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA E INDICADORE 2. MARCO LÓGICO 3. GESTIÓN DE CALIDAD TOTAL 4. GOBIERNO ELECTRÓNICO 5. TRANSPARENCIA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

DIRECCIÓN NACIONAL DE PRESUPUESTO VISION: Expresar el Plan de Gobierno en términos de recursos públicos con miras a contribuir al logro del bienestar general de toda la ciudadanía

MISIÓN: Cautelar una asignación y aplicación eficiente de los recursos públicos ajustados al marco de la política fiscal, utilizando sistemas e instrumentos de planificación, gestión financiera y presupuestaria y control de gestión .

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

1. Promover y optimizar la asignación eficiente de los recursos públicos procurando el logro de los objetivos prioritarios de la acción gubernamental 2. Asesoramiento oportuno y eficaz a la autoridad política en la elaboración de la política fiscal 3. Optimizar el proceso de evaluación y control de la gestión presupuestaria

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

METAS

INDICADORES

1.- Promover y optimizar la asignación eficiente de los recursos públicos procurando el logro de los objetivos prioritarios de la acción gubernamental

Que las instituciones que prestan servicios directos a la comunidad formulen presupuestos orientados a resultados

-Proporción de instituciones que prestan servicios directos a la comunidad con POR - Variación Costo unitario de la asistencia técnica

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

2- Asesoramiento oportuno y eficaz a la autoridad política en la elaboración de la política fiscal

METAS

La Información entregada, es actualizada, oportuna y de calidad.

INDICADORES

- Disminución de período para la entrega de informes de política (eficacia). - Variación del número de áreas incluidas en los informes (calidad)

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

3.- Optimizar el proceso de evaluación y control de la gestión presupuestaria

METAS

Incremento de la cobertura de instituciones/progr amas evaluados

INDICADORES

- Variación en el número de programas evaluados - Variación Costo unitario de los programas evaluados

ANร LISIS DE FORTALEZAS-DEBILIDADES/ AMENAZAS-OPORTUNIDADES AMBIENTE INTERNO

FORTALEZAS Se cuenta con recursos humanos altamente capacitados y comprometidos con los objetivos de la organizaciรณn

DEBILIDADES Insuficiente adecuaciรณn entre la remuneraciรณn y las responsabilidades que deben asumir los agentes de la organizaciรณn

FORTALEZAS

DEBILIDADES

Cuenta con un marco normativo y de procedimiento adecuado

Insuficiente adecuación entre la remuneración y las responsabilidades que deben asumir los agentes de la organización

Se cuenta con un nivel tecnológico de última generación.

Insuficiente de personal

AMBIENTE EXTERNO

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

Posicionamiento clave en el organigrama de las instituciones gubernamentales

Falta de compromiso de los gerentes públicos con los sistemas de evaluación

Cuenta con una trayectoria de confiabilidad y reconocimiento en toda la administración pública

Insuficiencia de adhesión de los responsables de las distintas áreas con los objetivos de la política fiscal

OPORTUNIDADES Estabilidad de la situación económica del país

Continuidad en el mediano plazo de las principales políticas públicas

AMENAZAS Resistencia al cambio o a la incorporación de nuevas practicas de gestión por parte de los agentes públicos

PRODUCTOS ESTRATĂ‰GICOS

1. Presupuesto de las entidades que prestan servicios directos a la comunidad orientados a resultados 2. Informes de polĂtica fiscal elaborados 3. Programas evaluados

Productos Estratégicos/ Relevantes/ Intermedios

Usuarios/Externos Internos

Prioridad/ Relevancia

Presupuesto de las entidades que prestan servicios directos a la comunidad orientados a resultados

• La comunidad • El poder legislativo • La autoridad política • Las instituciones que prestan tales servicios

Alta

Informes de política fiscal elaborados

• La autoridad política • Ministro de Hacienda

Alta

Productos Estratégicos/ Relevantes/ Intermedios

Usuarios/Externos Internos

Programas evaluados • El poder legislativo • La autoridad política • Las instituciones que operan el programa • La Dirección de Presupuesto

Prioridad/ Relevancia

Alta

1. Presupuesto de las entidades que prestan servicios directos a la comunidad orientados a resultados Proporción de instituciones que prestan servicios directos a la comunidad con Presupupuesto Orientado a Resultados Variación Costo unitario de la asistencia técnica

2. Informes de política elaborados

Disminución de período para la entrega de informes de política (eficiencia). Variación del número de áreas incluidas en los informes.

3. Programas Evaluados

Variación en el evaluados por año

número

programas

Costo unitario de las evaluaciones realizadas

INDICADORES DE DESEMPEÑO 1. Proporción de instituciones que prestan servicios directos a la comunidad con Presupuesto Orientado a Resultados Producto relevante al que se vincula: Presupuesto Orientado a Resultados, de las entidades que prestan servicios directos a la comunidad Indicador de desempeño:

Eficacia

Fórmula de Cálculo: N° de instituciones que prestan servicios directos a la comunidad con Presupuesto Orientado a resultados / Total de entidades que prestan servicios directos a la comunidad

Medios de Presupuesto

Verificaci贸n:

Ley

L铆neas de Base Efectivo 2004 40%

Estimado 2005 50%

Meta 2006 80%

Anual

2. Variación Costo unitario de la asistencia técnica Producto relevante al que se vincula: Presupuesto Orientado a Resultados, de las entidades que prestan servicios directos a la comunidad

Indicador de desempeño:

Eficiencia

Fórmula de Cálculo: (Costo unitario de la asistencia técnica año n / Costo unitario de la asistencia técnica año n-1)*100

Medios de Verificaci贸n: Ley Anual de Presupuesto

L铆neas de Base Efectivo 2004 100%

Estimado 2005 98%

Meta 2006 95%

3. Disminución de período para la entrega de informes de política (eficiencia).

Producto relevante al que se vincula: Informes de política elaborados Indicador de desempeño: Fórmula de Cálculo:

Eficiencia

Cantidad de Informes por año

Medios de Verificación: Documentos entregados Líneas de Base Efectivo 2004

Estimado 2005 2

Meta 2006 4

4. Variación del número de áreas incluidas en los informes Producto relevante al que se vincula: Informes de política elaborados Indicador de desempeño:

Calidad

Fórmula de Cálculo: (Áreas incorporadas por año / Total de áreas)*100 Medios de Verificación: Documentos entregados Líneas de Base Efectivo 2004 50%

Estimado 2005 75%

Meta 2006 100%

5. Variación en el número de programas evaluados por año Producto relevante al que se vincula: Programas evaluados Indicador de desempeño:

Eficacia

Fórmula de Cálculo: [(Programas evaluados en el año / Programas evaluados año anterior) -1]*100 Medios de Verificación: Informes de evaluación entregados Líneas de Base Efectivo 2004 30%

Estimado 2005 40%

Meta 2006 60%

6. Costo unitario de las evaluaciones realizadas Producto relevante al que se vincula: Programas evaluados Indicador de desempeño:

Eficiencia

Fórmula de Cálculo: Costo anual del Programa de evaluación

/ N° de Programas evaluados Medios de Verificación: informes elaborados

Ley Anual de Presupuesto e

Líneas de Base Efectivo 2004 100%

Estimado 2005 95%

Meta 2006 90%

MARCO LÓGICO SERVICIO:

Dirección Nacional de Presupuesto

PROGRAMA: SISTEMA DE EVALUACIÒN DE PROGRAMAS UNIDAD RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE EVALUACIÒN DE PROGRAMAS OTROS ORGANISMOS INVOLUCRADOS: INSTITUCIONES EVALUADAS PERÌODO DE EJECUCIÒN: 2006-2008 IDENTIFICACIÒN PRESUPUESTARIA: A 22

POR $100 MILLONES

APORTE DE TERCEROS: $50 MILLONES (BID) OBJETIVO ESTRATEGICO A QUE SE VINCULA EL PROGRAMA: OPTIMIZAR EL PROCESO DE EVALUACIÒN Y CONTROL DE LA GESTIÒN PRESUPUESTARIA PRODUCTO A QUE SE VINCULA: PROGRAMAS EVALUADOS

JUSTIFICACIÓN DEL PROGRAMA: LA EVALUACION DE LOS PROGRAMAS MAS SIGNIFICATIVOS, CONTRIBUYE A UNA ASIGNACIÒN Y APLICACIÒN EFICIENTE DE LOS RECURSOS PUBLICOS EN EL MARCO DE LA POLITICA FISCAL, TENIENDO EN CUENTA QUE NO EXISTE OTRO SISTEMA EN LA ADMINISTRACIÒN PUBLICA QUE DESARROLLEN ESTA TAREA.

POBLACION OBJETIVO DEL PROGRAMA: DIRECTA: INSTITUCIONES OPERADORAS DE LOS PROGRAMAS A EVALUAR POBLACION BENEFICIADA: INSTITUCIONES OPERADORAS DE LOS PROGRAMAS EVALUADAS INDIRECTA: CIUDADANÍA

PROGRAMA: Sistema de Evaluaci贸n de Programas Componentes

1. Metodolog矛a desarrollada 2. Procedimientos institucionales implementados

PROGRAMA: Sistema de Evaluación de Programas SERVICIO:

Dirección Nacional de Presupuesto

1 2 3 Enunciado del Indicadores / Medios de Objetivo información verificación Fin Contribuir a cautelar una asignación y aplicación eficiente de los recursos públicos

4 Supuestos

Los responsables de los programas asumen la evaluación como herramienta gerencial

PROGRAMA: Sistema de Evaluación de Programas SERVICIO: 1 Enunciado del Objetivo

Dirección Nacional de Presupuesto 2 3 Indicadores Medios de /informació verificació n n

Propósito

Eficacia

Sistema de evaluación de programas implementado

Porcentaje del total de programas a evaluar evaluados

Informe de ejecución del programa

4 Supuestos

Se mantiene la voluntad eolítica de realizar una adecuada evaluación

1 Enunciado del Objetivo

2 Indicadores /información

3 Medios de verificació n

4 Supuestos

Eficiencia Costo unitario de las evaluaciones

Registro Contable

Calidad

Informe incorporad o en el Proyecto de presupuest o año siguiente

Porcentaje de aceptación de las recomendacion es por parte de los gerentes de los programas

Buena disposición de las instituciones evaluadas para entregar información necesaria

1 Enunciado del Objetivo

2 Indicadores /información

3 Medios de verificación

Economía Porcentaje de ejecución presupuestal del sistema

Estados de ejecución presupuestari a

Porcentaje de los recursos del Registros sistema de presupuestari origen externo os y contables

4 Supuestos

Componentes

Indicadores

1. MetodologĂŹa desarrollada

- Se hizo o no

2. Procedimientos institucionales implementados

- Numero de procedimientos implementados sobre el total de procedimientos a implementar

Componentes

Indicadores

2. Procedimientos institucionales implementados

- Tiempo real de implementaci贸n de procedimientos sobre el total del tiempo esperado. - Calificaci贸n de la metodolog铆a por expertos en la materia (en escala de 1 a 10)

Componentes

Indicadores

2. Procedimientos institucionales implementados

- Porcentaje de aceptaci贸n de los procedimientos por parte de las instituciones que van a ser evaluados. - Costos por programa VS costo otros programas similares

1 Enunciado del Objetivo

2 Indicadores /informaci贸n

Componentes

Eficacia

1. Metodolog矛a desarrollada

Se hizo o no

3 4 Medios de Supuesto verificaci贸n s Registros propios

2.Procedimientos Registros Numero de institucionales propios procedimientos implementados implementados sobre el total de procedimientos a implementar

Las institucion es implement an las recomend aciones

Enunciado del Objetivo

Indicadores /informaci贸n

Medios de Supuestos verificaci贸n

Eficiencia

Tiempo real de Registros implementaci贸n propios de procedimientos sobre el total del tiempo esperado

Estabilidad en la estructura de la organizaci贸n

1 Enunciado del Objetivo

2 Indicadores /información

3 Medios de verificación

Calidad Calificación de la metodología por expertos en la materia (en escala de 1 a 10)

Informe del panel de expertos

Porcentaje de Informe del aceptación de los encuestador procedimientos por parte de las instituciones que van a ser evaluados

4 Supuestos

Actividades de los componentes Componente:

Desarrollo de Metodología

1.1. Recopilación, análisis y selección de metodologías 1.2. Capacitación a los evaluadores 1.3. Elaboración de Manual 1.4. Evaluación piloto de programas

Actividades de los componentes Componente: Procedimientos institucionales implementados 2.1. Determinaci贸n del flujograma de trabajo 2.2. Determinaci贸n del equipo evaluador y recursos necesarios 2.3. Creaci贸n de Base de Datos 2.4. Selecci贸n de programas a evaluar

1 Enunciado del Objetivo

2 Indicadores /información

3 Medios de verificació n

4 Supuestos

Eficiencia

Actividades 1.1 Recopilación, análisis y selección de metodologías

Costos por programa VS costo otros programas similares

Registros propios y de otros programas Existencia y disponibilidad de metodologías adecuadas

1 Enunciado del Objetivo

2 Indicadores /información

3 Medios de verificación

4 Supuestos

1.2 Capacitación a los evaluadores

Los Organismos Internacionale s mantienen el apoyo financiero

1.3 Elaboración de Manual

Las entidades colaboran con la realización de la evaluación piloto

1.4 Evaluación piloto de Programas

1 Enunciado del Objetivo 2.1 Determinación de flujograma de trabajo 2.2. Determinación del equipo evaluador y recursos necesarios 2.3 Creación de Base de Datos 2.4 Selección de programas a evaluar

Indicadores / Medios de Supuestos información verificación

GESTIÓN DE CALIDAD TOTAL 1.0 Satisfacción del Cliente y Ciudadano

5.0 Desarrollo del Personal y del Capital Intelectual

¿Qué prácticas se pueden implementar y con que documentos se puede demostrar la aplicación de los requerimientos del Criterio Ciudadanos y clientes?

¿Qué prácticas se pueden implementar y con que documentos se puede demostrar la aplicación de los requerimientos del Criterio Personal?

1.0 Satisfacción del Cliente y Ciudadano Productos o Procesos Estratégicos

1.1 Conocimiento de necesidades y expectativas de los clientes y ciudadanos

1.2 Relación integral con los clientes y ciudadanos

Programas evaluados

Información básica de Instructivos sobre las instituciones que la forma y operan los programas periodicidad de la información -Normativa, requerida -Misión, Visión,

Productos o Procesos Estratégicos

1.1 Conocimiento de 1.2 Relación integral necesidades y con los clientes y expectativas de los ciudadanos clientes y ciudadanos

Programas evaluados

-Funciones, -Objetivos, -Recursos, -Productos, etc Comunicación a entidades de los aspectos fundamentales de la evaluación a realizar

Establecer un sitio Web para consultas y observaciones y las respectivas respuestas (en un plazo de 5 días hábiles)

Productos o Procesos Estratégicos

Programas evaluados

1.1 Conocimiento de necesidades y expectativas de los clientes y ciudadanos

1.2 Relación integral con los clientes y ciudadanos

Planes para recoger los requerimientos de las instituciones que operan los programas

Reuniones mensuales con los responsables de los programas y elaboración de las minutas respectivas

Resumen mensual de consultas realizadas, diagnósticos e investigaciones

Encuesta de evaluación a responsables de programas y análisis de datos sobre proceso evaluativo

Productos o 1.1 Conocimiento de 1.2 Relación Procesos necesidades y integral con los Estratégicos expectativas de los clientes y clientes y ciudadanos ciudadanos Programas evaluados

Reuniones y minutas mensuales con los responsables de los programas Informe mensual de cumplimiento de compromisos o acuerdos

Modificación de los procedimientos según resultado de las encuestas en términos de plazos y procesos

Productos o 1.1 Conocimiento de 1.2 Relación Procesos necesidades y integral con los Estratégicos expectativas de los clientes y clientes y ciudadanos ciudadanos

Programas evaluados

Documento de criterios metodológicos para asegurar confiabilidad de la información Publicación en la página Web de los resultados de consultas y diagnósticos

5.0 Desarrollo del Personal y del Capital Intelectual 5.1 Sistemas de Trabajo Establecimien to de un sistema de descripción de cargos polifuncionale s recopilado en un manual

5.2 Desarrollo de Competencias Establecer un sistema de capacitación: -Desarrollo de competencias técnicas -Detección de necesidades -Plan de capacitación, -Registro de la capacitación realizada

5.3 Calidad de Vida Clima Organizacional optimo. Percepción por parte de los agentes sobre: -Sueldos -Horario -Sobre los jefes -Estilos de trabajo

5.1 Sistemas de Trabajo

5.2 Desarrollo de Competencias

5.3 Calidad de Vida

Conformación de equipos de trabajo multidisciplinario s

Desarrollo de competencias personales: -Liderazgo -Autoestima -Manejo del estrés -Sentido de pertenencia -Destrezas y habilidades

Ambientes laborales -Espacios físicos -Mobiliario -Ergonometría -Iluminación -Limpieza

Sistema de evaluación de desempeño y formularios

Procesar y documentar los puntos anteriores

GOBIERNO ELECTRONICO I. DIAGNOSTICO PRODUCTO: PROGRAMAS EVALUADOS

Conjunto de intervenciones públicas seleccionadas para medir el funcionamiento y resultados de programas, utilizando una metodología de evaluación común. Para la realización de las evaluaciones, se ha definido un proceso que incluye:

1. El desarrollo de la metodología a aplicar, que a su vez comprende:

i. Recopilación, análisis y selección del utilizar

método a

ii. Capacitación de los evaluadores, iii. Elaboración de un manual iv. Evaluación de programas.

carácter

piloto

algunos

2. El procedimiento institucional contempla:

i. la determinaciรณn de un flujograma ii. la conformaciรณn del equipo evaluador y la determinaciรณn de los recursos necesarios iii. la creaciรณn de una base de datos de todos los programas evaluables iv. la selecciรณn de los programas a evaluar

•

la vinculación con las instituciones ejecutoras de los programas evaluados

•

el seguimiento de las recomendaciones

•

la relación con otros agentes (Congreso Nacional, organizaciones intermedias, ciudadanía, autoridades políticas).

II. MODIFICACIONES EN LOS PROCESOS DE PROVISIÓN DE PRODUCTOS

Metodología desarrollada i. Recopilación, análisis y selección del método :  Se realizará búsqueda bibliográfica sobre el tema, vía internet.  Se solicitará asesoramiento experto a especialistas nacionales e internacionales del mundo académico, así como de otras instituciones públicas. Esta actividad incluirá intercambio vía correo electrónico.

ii. Capacitación de los evaluadores  En la actualidad se realiza mediante cursos presenciales dados por especialistas en evaluación, repartiéndose fotocopias de material bibliográfico.  Se propone reemplazar los cursos exclusivamente presenciales, por otros que combinen actividades presenciales con el acceso a elementos virtuales tales como teleconferencias con expertos internacionales , acceso a bibliotecas virtuales, e intercambio de experiencias con otros organismos evaluadores de otros países.

iii. Elaboración de Manual Actualmente se cuenta con ejemplares impresos, de cinco años de antigüedad, sin archivo digital. En consecuencia se propone:  Actualizarlo mediante una búsqueda de publicaciones similares originadas en centros de estudios especializados a través de internet.  Elaborar documento electrónico para publicarlo en la página web de la institución.

iv. Evaluación de carácter piloto de algunos programas Se probará sistema de relación con las instituciones operadoras de los programas, así como con otras institucione que deban aportar información vía correo electrónico.

III. PROCESOS DE SOPORTE INSTITUCIONAL

i. Determinaci贸n del flujograma Actualmente se cuenta con un gr谩fico en papel. Se propone su revisi贸n y reformulaci贸n en un software apropiado, como el Project, que permita hacer un monitoreo interno permanente del proceso.

ii. La conformación del equipo evaluador y la determinación de los recursos necesarios El equipo evaluador es parte de la Dirección Nacional de Presupuesto y la administración del recurso humano y financiero se realiza como parte del proceso de administración de dicha institución. Esto no tendrá mayores cambios.

Sin embargo , se incorporará un sistema de publicación en la intranet de la Dirección, que incluirá el cronograma de tareas a realizar por cada uno de los miembros del equipo, su grado de cumplimiento y otros aspectos de la evaluación del desempeño individual y colectivo. También se realizará la descripción de tareas, su asignación a los miembros del equipo y el seguimiento de sus avances, lo que se hará mediante la utilización de un software como el Coordinador.

iii. Crear una Base de Datos de todos los programas evaluables (aquellos que superan un costo determinado y que cumplen con condiciones mínimas de permanencia en su ejecución, de número de beneficiarios, etc.). La Base de Datos se incorporará en un archivo electrónico que permita su actualización permanente, así como la realización de análisis comparativos

preparar una aplicación que contenga los siguientes servicios tanto para el medio interno como externo de los contenidos de la evaluación. Elaborar términos de referencia Un Data Warehouse, que registre los diferentes documentos que se van produciendo en el proceso de evaluación El control del flujograma

iv. Selección de programas a evaluar La misma se realizará a partir del análisis de variables incorporadas en la base de Datos existentes y los parámetros establecidos. v. La vinculación con las instituciones ejecutoras de los programas evaluados Se buscará sustituir la mayor parte de interacción con las instituciones, que actualmente se realiza mediante oficios y reuniones, por intercambio mediante medios electrónicos.

vi. Se realizará un seguimiento permanente a las recomendaciones realizadas por las instituciones ejecutoras de los programas. vii. La relación con otros agentes (Congreso Nacional, Organizaciones Intermedias, Ciudadanía, autoridades políticas) La información sobre el proceso y sus resultados se incorporará en un sitio Web especialmente diseñado para informar a la ciudadanía. En ella habrá un área de consultas, para responder en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles.

IV. CANALES TECNOLÓGICOS QUE POTENCIEN LA TRANSPARENCIA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

A la ciudadanía le interesa conocer la efectividad de los distintos programas públicos o la calidad con que se entregan los bienes y servicios. Para superar la situación actual en la que la información se entrega sólo a las autoridades políticas y a los responsables de los programas, se propone crear una página web de acceso abierto a toda la ciudadanía

y con una dinámica de actualización permanente, que contenga información sobre las evaluaciones realizadas y sus resultados y los compromisos asumidos por las instituciones, como resultado de las recomendaciones surgidas de las evaluaciones y su cumplimiento. Esta página web contempla una sección de consultas, opiniones y sugerencias de la ciudadanía, con plazos máximos de respuesta de cinco días hábiles.

MEDIDAS CONCRETAS A IMPLEMENTAR PARA ASEGURAR TRANSPARENCIA

1. Determinación de los criterios de evaluación en base a organismos de reconocida trayectoria académica o de amplia experiencia en instituciones públicas nacionales o internacionales. 2. Comunicación a las instituciones ejecutoras de los programas sobre los criterios y el cronograma de realización de cada una de las etapas del proceso evaluatorio

3. Selección de los miembros del equipo evaluador mediante concurso público, de acuerdo a criterios establecidos por la Dirección del Servicio Civil. 4. Licitación Pública para la contratación de evaluadores en los casos en que se recurre a especialistas externos. 5. Los criterios de selección de programas a evaluar serán públicos y reconocidos (por ejemplo en base al monto involucrado o la población beneficiada).

6. El resultado de las evaluaciones deberá ser dado a conocer a: Las instituciones operadoras de los programas, a la ciudadanía, al Congreso Nacional, a las autoridades políticas y a los medios de comunicación. Previa entrega a la ciudadanía se envía a la institución ejecutora, la que lo analiza y envía su opinión. 7. Las recomendaciones surgidas de las evaluaciones serán objeto de seguimiento, el que será dado a conocer a los mismos destinatarios.

Para esto se creará una aplicación Web, donde se registrará el grado de avance en la implementación de las recomendaciones 8. Implementación de mecanismos para que las instituciones operadoras de los programas expresen su opinión respecto de todo el proceso evaluatorio y aporten sugerencias. 9. Análisis e incorporación de aquellas sugerencias que se consideren pertinentes.