DOM en línea: Reduciendo la burocracia gracias a la digitalización

from Revista Negocio&Construcción | edición 14

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DOM EN LÍNEA

REDUCIENDO LA BUROCRACIA gracias a la digitalización

DOM En Línea es una plataforma digital gratuita disponible para todas las municipalidades de Chile, que permite efectuar 80 trámites en las Direcciones de Obras Municipales (DOM) a través de internet. Esta herramienta busca establecer un sistema de información sobre el estado de tramitación de los permisos de urbanización y de edifi cación en cada municipalidad.

Desde 2017, el MINVU lidera esta iniciativa con el apoyo de una mesa público-privada compuesta por la Asociación de Directores de Obras Municipales (ADOM), la Cámara Chilena de la Construcción (CChC), la Asociación de Ofi cinas de Arquitectos (AOA), el Instituto de la Construcción (IC), el Colegio de Arquitectos de Chile (COARQ), y el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo (MINECON), a través de la Corporación de Fomento de la Producción (CORFO) y la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo (SUBDERE). Y en esta oportunidad conversamos con Liliane Etcheberrigaray Cárdenas, Coordinadora Nacional de DOM en línea, sobre los avances de esta plataforma desde nuestra última entrevista en la edición de noviembre del año pasado.

¿Cuál fue el avance de DOM en Línea durante el año 2020?

Con motivo de la pandemia de coronavirus, DOM en Línea habilitó desde mayo de 2020 una primera versión simplifi cada de la plataforma denominado “Módulo de Emergencia”, para realizar los trámites vía remota, la cual se complementó con mejoras y nuevas funcionalidades durante el año, poniendo a disposición actualmente 80 trámites en las 92 comunas que se encuentran adscritas a la Plataforma de forma voluntaria.

Paralelamente, DOM en Línea continúa avanzando para levantar cada trámite de forma parametrizable e interoperable,

validado con la normativa vigente, agregando inteligencia y mejoras cualitativas a la forma de revisión de los proyectos, vinculando la normativa urbana a las reglas que la misma plataforma valida en un ingreso de expediente digital.

Esto se complementa con una agenda de interoperabilidad ya sea con diversas instituciones del Estado como el Ministerio de Economía, el Ministerio de Transportes, Servicio de Impuestos Internos, Instituto Nacional de Estadísticas, Planbim de CORFO, como con Municipalidades que cuenten con Plataformas propias o privadas.

¿Que se planea para el año 2021?

Para el año 2021, se planeó una estrategia que combina una labor jurídico administrativa, dictando el Reglamento de la Plataforma, el desarrollo tecnológico de todos los trámites vigentes según la normativa, gestión de cambio e implementación gradual de la plataforma, que involucra un acompañamiento directo a cada municipalidad y un despliegue territorial en todas las regiones, junto a una labor de difusión y comunicación, que considera la capacitación continua y gratuita a todos los funcionarios municipales del país, a través de cursos de planifi cación territorial, normativa urbana y funcionamiento de plataformas digitales. Actualmente, la Plataforma DOM en Línea se encuentra en operación mediante un “Módulo de Ingresos” inicial, con 80 trámites, a disposición de todas las comunas que deseen implementarla de forma voluntaria y gratuita. Se espera implementarla en 150 comunas el segundo trimestre de 2021, sumando 196 comunas durante el tercer y cuarto trimestre, abarcando la totalidad de las comunas del país durante el presente año 2021, lo que incorpora la interoperabilidad con otras plataformas.

“DOM en Línea continúa avanzando en paralelo para levantar cada trámite de forma parametrizable e interoperable, validado con la normativa vigente, agregando inteligencia y mejoras cualitativas a la forma de revisión de los proyectos, vinculando la normativa urbana a las reglas que la misma plataforma valida en un ingreso de expediente digital”

“Desde que inició su operación, en enero de 2019, la Plataforma ha recibido más de 8000 solicitudes, dentro de las cuales se encuentran más de 6.000 solicitudes de Certifi cados, Solicitudes de Permisos de Obra Menor, Permisos de Edifi cación, Subdivisión y Urbanización, Regularizaciones por leyes simplifi cadas y Permisos en Zonas Declaradas Afectadas por Catástrofe”

La habilitación de esta herramienta es parte de un proceso de habilitación gradual y capacitación progresiva en las municipalidades, apoyando la digitalización, la productividad y la reactivación económica.

El Módulo de Ingresos es la actualización del Módulo de Emergencia desarrollado en el contexto de la pandemia de COVID19 y permite realizar a través de internet todo tipo de solicitudes hacia las Direcciones de Obras Municipales y también la gestión interna de revisión en las DOM y su correspondiente respuesta a los solicitantes.

¿Cuáles son las principales funcionalidades del actual módulo de ingresos?

El Módulo de Ingresos de la plataforma DOM en Línea, incluye las siguientes funcionalidades:

i) Ingreso a través de internet hacia las Direcciones de Obras de más de 80 tipos de trámites. Toda persona que cuente con su Clave Única activada, podrá completar un formulario web y enviar su solicitud vía internet. Este formulario permite que se adjunten los archivos que componen el expediente de solicitud. Para cada archivo adjunto se dispone de una capacidad de 20MB y no existe un límite a la cantidad archivos a cargar.

ii) Creación de usuarios con asignación de roles para cada funcionario DOM. A cada funcionario municipal que cumpla alguna función en la Dirección de Obra respectiva, se le creará un usuario personal para que pueda ingresar al sistema y operar a través de él. A cada usuario se le podrá asignar distintos roles según las funciones que cumple en la DOM.

iii) Flujo de trabajo y derivación interna para las Direcciones de Obras. Para la gestión interna de revisión de las solicitudes que in-

gresan por el sistema, se defi ne un fl ujo de trabajo que permite que el expediente vaya avanzando por diversos estados, cada uno con sus respectivas tareas y responsables.

iv) Herramientas de priorización y seguimiento interno para las Direcciones de Obras. Para cada solicitud que haya ingresado a la DOM, estará disponible información sobre el plazo total de revisión, los días que lleva en la DOM, con un semáforo asociado al vencimiento del plazo de revisión, el estado en el que se encuentra y el funcionario responsable del trámite según su avance por el fl ujo de trabajo.

v) Registro de pago presencial, informe de pago vía transferencia y pago en línea (Transbank o TGR). El sistema cuenta con cuatro opciones de pago para agilizar la implementación y facilitar el uso de sus solicitantes.

vi) Firma electrónica avanzada del Estado integrada para los DOM. La plataforma DOM en Línea está integrada con la Firma Electrónica que la SEGPRES pone a disposición de todo el sector público de manera gratuita, para que las y los Directores de Obras puedan ocuparla directamente en la plataforma.

vii) Comunicación a través de la plataforma del resultado de la solicitud a los solicitantes. La comunicación de los diversos hitos dentro del proceso de ingreso y revisión de una solicitud (admisibilidad, ingreso, acta de observaciones, aprobación o rechazo), se informan a través del sistema, información que el solicitante puede realizar a través del sistema con su usuario por Clave Única.

¿DOM en línea tiene algún costo para las municipalidades?

No tiene costo alguno para el municipio, tampoco de hardware o software porque es completamente por internet y no necesita programas o aplicaciones especiales, solo tener acceso a internet y queda operativa en tres días hábiles. Cualquier municipalidad puede implementarlo, no tiene límite o mínimo de usuarios y no necesitan disponer de almacenamiento, porque todo queda en MINVU.

¿Cuáles son los benefi cios a la fecha y el impacto en la gente?

Desde que inició su operación, en enero de 2019, la Plataforma ha recibido más de 8000 solicitudes, dentro de las cuales se encuentran más de 6.000 solicitudes de Certifi cados, Solicitudes de Permisos de Obra Menor, Permisos de Edifi cación, Subdivisión y Urbanización, Regularizaciones por leyes simplifi cadas y Permisos en Zonas Declaradas Afectadas por Catástrofe. Estos indicadores son relevantes en un año marcado por una pandemia y con restricciones para poder acceder presencialmente a los servicios del Estado, por lo que las iniciativas de digitalización se hacen más necesarias y valoradas al ser herramientas de ayuda a la comunidad, que fomentan el acceso equitativo a los servicios del Estado, enfocándose en llevar una plataforma de alto estándar a todo el territorio nacional. N&C