PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

OKŁADKA:

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA: ROZLICZANIE WNIOSKÓW O FINANSOWANIE DZIAŁALNOŚCI STUDENCKIEJ

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

Zawartość: Słowo wstępu ................................................................................................. 3 Składanie wniosków do Komisji FDS ................................................................ 4 Przyznane dofinansowanie na projekt. I co dalej? ........................................... 4 Co oferuje Uczelnia? Zakupy i usługi na PWr ................................................... 5 Rozliczanie projektów na wydziale .................................................................. 6 Rozliczanie projektów w Dziale Studenckim .................................................... 7 Zamówienia w elektronicznym Systemie Zamówień ........................................ 8 Faktura? Po co mi ona?................................................................................. 10 Jak rozliczyć bilety PKP i PKS?........................................................................ 12 Jak zamówić i rozliczyć bilety lotnicze?.......................................................... 13 Zakupy i usługi zagraniczne, rozliczanie faktur .............................................. 14 Przedpłaty i zaliczki. ...................................................................................... 14 Rozliczanie zarobionych środków .................................................................. 15 Sprawozdania z projektów ............................................................................ 15 Spis załączników do poradnika ...................................................................... 16

Treści zawarte w poradniku mogą stać się nieaktualne wraz ze zmianami organizacyjnymi w jednostkach uczelni bądź zmianami w dokumentach regulujących działalność studencką na Politechnice Wrocławskiej.

Op ra co wan i e: m gr Ma rt a Pru s, m gr in ż . Mi ch ał Ska ln y Kon su lta cj e, op ra wa gr a fi czn a i skł ad : m gr in ż . K am il N a wir s k i Wszelkie prawa zastrzeżone, kopiowanie, skanowanie, fotografowanie jedynie za zgodą pisemną wydawcy. Poradnik jest wydaniem bezpłatnym sfinansowanym przez Politechnikę Wrocł awską. ©Copyright by Dział Studencki Politechniki Wrocławskiej, Wrocław 2012 S t r o n a |2

Dział Studencki

Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

Słowo wstępu

Szanowni Studenci!

Aktywność studencka jest nieocenioną działalnością, dającą szansę na świetną zabawę, zdobywanie doświadczenia, rozwój osobisty i nawiązywanie trwałych relacji z ambitnymi młodymi ludźmi. Jednocześnie jest ona bardzo ważna dla Politechniki Wrocławskiej, która dzięki niej ma szansę na spełnienie części oczekiwań, jakie są stawiane przed jedną z najlepszych Uczelni w kraju. To na rzecz tej aktywności corocznie Senat Politechniki Wrocławskiej przyznaje środki z własnego budżetu. To dzięki tej aktywności studenci pozyskują pokaźną sumę ze źródeł zewnętrznych każdego roku. Prawidłowe wydatkowanie tych środków finansowych jest niestety obostrzone wieloma niekiedy bardzo skomplikowanymi procedurami. Odpowiadając na Wasze potrzeby został przygotowany krótki poradnik przybliżający i mam nadzieję, wyjaśniający część tych zawiłych procedur. Poradnik jest uzupełnieniem szkoleń prowadzonych przez pracowników Uczelni i Waszych bardziej doświadczonych kolegów i koleżanki. Poradnik został napisany w sposób nieformalny tak, aby każdy, nawet rozpoczynający działalność student, mógł znaleźć w nim wskazówki do rozliczenia najczęściej pojawiających się wydatków. Bardzo serdecznie dziękuję autorce poradnika Pani Marcie Prus, która zebrała i opisała codzienne sprawy związane z działalnością aktywnych studentów w Politechnice Wrocławskiej. Życząc wszystkim działającym studentkom i studentom samych sukcesów w rozliczaniu projektów, chciałbym przypomnieć, że studiowanie w Politechnice Wrocławskiej to nie tylko zdobywanie wiedzy w ławach szkolnych, ale również rozwijanie własnych pasji i zainteresowań, niejednokrotnie w żaden sposób nie związanych z kierunkiem studiów.

Z poważaniem Dyrektor Działu Studenckiego mgr inż. Michał Skalny Politechnika Wrocławska

3|S t r o n a

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

Składanie wniosków do Komisji FDS 1. Wnioski składaj zgodnie z Zasadami finansowania działalności studenckiej z budżetu Politechniki Wrocławskiej udostępnionymi na stronie Działu Studenckiego: www.dzialstudencki.pwr. wroc.pl/doc/aktywnosc_finans. php oraz przedstawianymi podczas szkoleń z Finansowania Działalności Studenckiej.

Terminy szkoleń są ogłaszane odpowiednio wcześniej na stronie Działu Studenckiego w zakładce Najnowsze informacje. Wymagamy, aby każda osoba składająca wniosek (koordynator projektów) z danego podmiotu studenckiego (organizacji studenckiej, agendy kultury, koła naukowego lub grupy studentów składającej wniosek) uczestniczyła w tym szkoleniu.

Szkolenie jest aktualne przez okres 12 miesięcy od daty jego odbycia.

2. Wnioski K1K, K1N, K2 i K3 musisz złożyć przynajmniej 2 tygodnie przed organizowanym wydarzeniem elektronicznie i w formie papierowej, wnioski budżetowe (B1) i cykliczne (C1) raz w roku do 15. stycznia. W zeszycie wniosków, który znajduje się w Biurze Informacji Studenckiej (pok. 142 w bud.

A-1), zarejestruj wniosek nadając mu kolejny numer z zeszytu. Numer wniosku z zeszytu wpisz na wniosek papierowy, który po uzupełnieniu wepnij do segregatora znajdującego się tuż obok zeszytu wniosków. Zeszyt i segregator są zabierane o godzinie 12:00 w przeddzień posiedzenia Komisji FDS, dlatego ze składaniem wniosku papierowego nie zwlekaj do ostatniej chwili!

Przyznane dofinansowanie na projekt. I co dalej?

3. Po posiedzeniu Komisji FDS w zeszycie oraz w systemie pojawia się informacja dotycząca podjętych decyzji. Przed rozpoczęciem rozliczania wniosku sprawdź, czy środki na działalność studencką zostały przyznane. Środki mogą być przyznane w całości lub części, dlatego niezbędne jest sprawdzenie we wniosku na jakie pozycje konkretnie lub jakimi obostrzeniami Komisja objęła S t r o n a |4

Dział Studencki

Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

Twój wniosek. Pamiętaj, aby stosować się do uwag we wniosku podczas rozliczania projektu.

UWAGA: Dział Studencki nie wypłaci Ci pieniędzy przyznanych we wniosku, żebyś mógł realizować zakupy!!! Płatności dokonywane są przelewem po przeprowadzeniu stosownej procedury. W nielicznych przypadkach możesz poprosić o wypłacenie zaliczki przez Dział Studencki, o ile taką zaliczką dysponuje pracownik działu.

4. Musisz liczyć się z faktem, że przyznane dofinansowanie może ulec zmniejszeniu w trakcie rozliczania - w przypadku rozliczania wniosków na wszelkie wyjazdy lub inne projekty, gdzie w uwagach jest zaznaczone, że przyznano np. po 10 zł/os.

Przykład: Wyjeżdża 100 osób, kwota przyznana to 10 zł x 100 = 1000 zł max.

Pod uwagę bierzemy liczbę osób faktycznie wyjeżdżających. Jednocześnie kwota dofinansowania nie może przekroczyć 1000 zł.

Możliwe są dwa przypadki: 1. Wyjeżdża 120 osób, a nie 100 (ile było przewidzianych) - dofinansowanie maksymalne 1000 zł, 2. Wyjeżdża o 20 osób mniej niż było w założeniach (80 osób) dofinansowanie 10 zł x 80 = 800 zł.

Aby rozliczyć wyjazd lub uzyskać przeksięgowanie środków zapoznaj się z wytycznymi wyjazdów studenckich w Zasadach organizacji wyjazdów studenckich oraz złóż stosowne dokumenty (załączniki do wyżej wspomnianych Zasad).

Co oferuje Uczelnia? Zakupy i usługi na PWr 5. Pamiętaj, że pierwszeństwo w wykonywaniu niektórych usług mają poszczególne jednostki Politechniki Politechnika Wrocławska

5|S t r o n a

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

Wrocławskiej. Jeżeli więc jednostki te mają możliwość, powinieneś brać je jako pierwsze pod uwagę. Jednostki, o których mowa to: a. Dział Transportu (usługi transportowe), b. Drukarnia Oficyny Wydawniczej (ksera i druki do formatu B2+ oraz usługi powiązane), c. Magazyn PWr (artykuły biurowe, gadżety PWr i środki czystości).

Aby skorzystać z usług oferowanych przez jednostki Uczelni, wypełnij formularz zamówienia, a następnie przynieś go do podpisu Dyrektorowi Działu Studenckiego. W tym przypadku nie rób rozeznania cenowego. W podobny sposób możesz zamówić wydruki plakatów poza Uczelnią, w firmie STUDIO L, z którą Uczelnia ma podpisaną umowę przetargową (umowa obowiązuje do 30.08.2013r.). Jeżeli jednostki PWr lub STUDIO L nie mają możliwości wykonania usługi w danym terminie bądź towar w magazynie jest niedostępny, dopiero wtedy możesz przystąpić do zamówienia towaru/usługi w firmach zewnętrznych. Odbywa się to według zasad opisanych poniżej, zawsze po uprzednim uzyskaniu adnotacji, że jednostka Uczelni czy STUDIO L nie ma możliwości zrealizowania zamówienia.

Na druku do Oficyny Wydawniczej musisz każdorazowo wpisywać kwotę, za jaką ma być zrealizowana usługa (kwota musi być niższa bądź równa kwocie przyznanej na wydruki, aby nie generować przekroczeń wniosku). Podobnie postępuj, gdy pobierasz materiały z magazynu.

Pamiętaj, aby druki do magazynu wypisywać zawsze w 3 egzemplarzach (2 egzemplarze zostają w magazynie, trzeci jest przekazywany z magazynu do Działu Studenckiego). Pamiętaj również, żeby podać nam numer wniosku, do którego mamy przypisać ten koszt!

Rozliczanie projektów na wydziale 6. Rozliczanie wniosków Kół Naukowych i grup studentów powiązanych z jednym wydziałem: Środki przyznane na wnioski składane przez koła naukowe lub grupy studentów przekazujemy na konto Wydziału, S t r o n a |6

Dział Studencki

Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

Instytutu czy Katedry wskazane przez koordynatora projektu. Tam też rozlicz swój projekt (chyba, że były inne ustalenia dotyczące rozliczania wniosku, wtedy jest on rozliczany jak wnioski Organizacji Studenckich i Agend Kultury).

W tym celu musisz zgłosić się do Działu Studenckiego i poinformować nas na jakie konto mamy przekazać przyznane na dany wniosek środki. Dział Studencki nie przekazuje przyznanych środków automatycznie po posiedzeniu Komisji, lecz dopiero po uzyskaniu informacji od koordynatorów projektów!

Konieczne jest złożenie sprawozdania z wydanych środków w terminie 30 dni od zakończenia projektu.

Rozliczanie projektów w Dziale Studenckim 7. Rozliczanie wniosków Agend Kultury, Organizacji Studenckich i grup studentów powiązanych z kilkoma wydziałami: a. Każdy wydatek dotyczący danego wniosku zgłoś w Dziale Studenckim odpowiednio wcześniej (wydatek zaliczkowy ok. 1-2 tygodnia wcześniej, wydatek związany z przelewem z PWr ok. 3-4 tygodnie wcześniej). Związane jest to z wymogiem zgłaszania każdego wydatku w postaci wniosku w Systemie Zamówień, a prawidłowe wydatkowanie środków publicznych nie jest łatwe. b. Wydatki muszą być zgodne z pozycjami na wniosku oraz nie mogą przekraczać kwoty przyznanej na poszczególne pozycje oraz całości przyznanego dofinansowania przez Komisję FDS. Nie możesz łączyć pozycji z wniosku, przenosić kwot między pozycjami ani między wnioskami! c. Jeżeli planujesz przychody z innych źródeł, musisz poinformować nas podając wstępną kwotę (aby kwota całościowa projektu nie przekroczyła finansowania wraz z przychodami) oraz na jaki zakup/usługę zostanie ona przeznaczona.

O wszelkich zmianach informuj Dział Studencki na bieżąco.

Politechnika Wrocławska

7|S t r o n a

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

Zamówienia w elektronicznym Systemie Zamówień 8. Składanie wniosków w Systemie Zamówień na zakupy bądź usługi płatne przelewem z konta PWr wymaga poprawnego złożenia formularza e-mailem (marta.prus@pwr.wroc.pl lub elzbieta.grzebyk@pwr.wroc.pl).

Niezbędne informacje (w tytule e-maila wpisz „Zamówienie do <nr wniosku> <nazwa podmiotu studenckiego>): a. Nazwa podmiotu studenckiego, dla którego będzie realizowane zamówienie, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za zamówienie, numer kontaktowy do tej osoby. b. Numer wniosku, którego dotyczy zamówienie. c. Szczegółowy opis towaru (np. wynajem żeglugi pasażerskiej dla 130 osób w dniu 18 maja w godzinach 18:00-24:00). d. W przypadku usługi transportowej, noclegowej, gastronomicznej, itp. podaj liczbę osób, których dotyczy wniosek oraz inne ważne informacje (np. ilość posiłków w ciągu doby, liczbę dób w hotelu, miejsce wyjazdu, przyjazdu, itp.). e. Wielkość dostawy: ilość zamawianych sztuk, ilość miejsc, ilość porcji, itd. f. Forma dostawy: odbiór osobisty, dostawa gratis, dostawa w wyznaczone miejsce (wraz z kosztem), itp. g. Koszty: kwota netto za sztukę (ewentualnie za całość), stawka VAT, kwota brutto za całość. h. Informacja o płatności: płatność przelewem z 14-dniowym terminem płatności od dnia wystawienia faktury (nie wcześniej niż data sprzedaży bądź wykonania usługi). i. Termin dostawy: na kiedy potrzebny jest towar (planowana data zakupu bądź wykonania usługi). j.

Rozeznanie cenowe: prześlij zapytanie ofertowe, które wysłałeś do firm oraz 3 oferty mailowe, przesłane faksem bądź też ręcznie wypełnione przez oferenta wraz z jego pieczątkami, najlepiej w formacie pdf S t r o n a |8

Dział Studencki

Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

(nie może to być oferta w postaci print screen ze strony internetowej, na której przedstawione są oferty). W ofercie muszą znajdować się następujące informacje:  dokładny adres dostawcy/wykonawcy,  NIP,  telefon i osoba kontaktowa ze strony oferenta,  e-mail,  wartość całej oferty netto,  cena jednostkowa netto,  stawka VAT,  warunki płatności - preferowany przez nas sposób zapłaty to przelew z 14-dniowym terminem płatności (aby zdążyć z przelewem do upływu terminu).

Dostawa powinna być wliczona w cenę oferty (ewentualnie podaj informację o formie dostawy wraz z kosztem netto i stawką VAT). Wskaż też w e-mailu termin ważności oferty, która z ofert jest najtańsza, i że to ją wybierasz. Oferty w e-mailu opisz nazwami oferentów!

9. Po otrzymaniu e-maila z prośbą o złożenie wniosku w Systemie Zamówień pracownik Działu Studenckiego sprawdza dokument pod względem formalnym i merytorycznym, po czym jest on podpisywany przez różne jednostki. Wnioski w Systemie Zamówień są realizowane dość długo, dlatego też prosimy o rzetelne planowanie wydatków i wcześniejsze ich zgłaszanie do Działu Studenckiego.

10. Po zatwierdzeniu wniosków na zakupy zaliczkowe (za pieniądze otrzymane z Działu Studenckiego) jesteśmy informowani przez Biuro Zamówień Publicznych o możliwości rozliczania faktury (ew. o odmowie i braku możliwości rozliczania). Twoim obowiązkiem jest sprawdzanie w Dziale Studenckim (może być telefonicznie bądź mailowo) na jakim etapie znajduje się wniosek, czy został on już zatwierdzony i czy możesz przyjść do nas po zaliczkę.

11. Po zatwierdzeniu wniosków na zakup/usługę, do których jest wymagane zamówienie, Dział Zakupów generuje w systemie Politechnika Wrocławska

9|S t r o n a

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

zamówienie na podstawie przesłanych ofert, a po zebraniu koniecznych podpisów na zamówieniu jest ono w formie e-maila przesyłane automatycznie do oferenta wraz z prośbą o realizację zakupu/usługi (musisz pamiętać o podaniu e-maili do oferentów). Dział Studencki otrzymuje kopię takiego e-maila, stąd też wiemy, że firma otrzymała już zamówienie. W przypadkach, gdy brak jest np. adresu e-mail oferenta, Dział Studencki otrzymuje e-maila z zamówieniem, który jest przesyłany do osób zamawiających towar/usługę z prośbą o przekazanie zamówienia do wybranego dostawcy. Po przekazaniu zamówienia do dostawcy możesz rozliczyć zakup/usługę. Twoim obowiązkiem jest sprawdzanie w Dziale Studenckim (może być telefonicznie bądź mailowo) na jakim etapie znajduje się wniosek, czy został on zatwierdzony, czy możesz już realizować zakup/usługę.

Faktura? Po co mi ona?

12. Po zrealizowaniu zakupu/usługi do Działu Studenckiego musisz dostarczyć poprawnie wystawioną i opisaną przez koordynatora (lub osobę odpowiedzialną za finanse w danym podmiocie) fakturę.

Przez poprawne wystawienie rozumie się: a. Zgodność nazwy firmy wystawiającej fakturę z firmą widniejącą na zamówieniu. b. Faktura jest oryginałem. c. Na fakturze widnieje poprawny 10-cyfrowy NIP firmy. d. Na fakturze widnieje konto bankowe firmy, na które należy wpłacić należność za zakup/usługę. e. Forma zapłaty jest zgodna z zamówieniem. f. Kwota na fakturze jest zgodna z kwotą na zamówieniu. g. Poprawna data sprzedaży i wystawienia faktury (data wystawienia nie może być wcześniejsza niż data sprzedaży).

S t r o n a | 10

Dział Studencki

Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

h. Poprawne dane odbiorcy (PWr) to: Politechnika Wrocławska Wybrzeże Wyspiańskiego 27 50-370 Wrocław NIP 896-000-58-51 Poprawny opis na fakturze musi zawierać informacje: a. Czego dotyczył zakup (np. faktura za zakup 20 okładek na dyplomy), w jakim celu zakupiłeś dany przedmiot, co się z nim stało (np. gadżety zostały rozdane uczestnikom konferencji w celach promocyjnych), jakiego projektu dotyczy, kiedy projekt ma/miał miejsce, jeżeli zakupiłeś środek wielokrotnego użycia, np. młotek, głośniki, słuchawki, banner, roll-up, itd., musisz wpisać go na ewidencję Uczelni. Ewidencję Kół Naukowych i niektórych podmiotów prowadzi opiekun, w pozostałych przypadkach P. Barbara Mich (C-13, 4.30). Pamiętaj!!! Numer z książki ewidencyjnej wpisz na fakturę (wraz z kwotą)! b. Jeżeli faktura dotyczy usługi - opisz na czym polegała i kiedy była zrealizowana, kto brał udział (w szczególności niezbędna jest lista osób przy usłudze noclegowej, transportowej, udział w konferencjach, szkoleniach, wyjazdach studenckich, itp.). c. Numer wniosku, którego dotyczy faktura, po zakończonym opisie (ok. 4-5 linijek max., opis nie powinien przekraczać 1/3 strony na odwrocie faktury); d. Podpis osoby odpowiedzialnej. Jeżeli kupowane były nagrody czy upominki przedstaw protokół konkursowy i potwierdzenie przekazania nagród dla zwycięzców oraz regulamin konkursu.

Pamiętaj, że nagrody o wartości powyżej 760 zł podlegają opodatkowaniu, co skutkuje tym, że zwycięzca musi odprowadzić podatek dochodowy w wysokości 10%.

Politechnika Wrocławska

11 | S t r o n a

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

e. Jeżeli faktura jest wystawiona zgodnie z umową zawartą między Politechniką a dostawcą (zarejestrowaną na Politechnice) wpisz na fakturę numer umowy. f. Jeżeli faktura dotyczy wykonania pieczątek, musisz wraz z fakturą przynieść pieczątki do Działu Studenckiego celem ich zarejestrowania. Pieczątki muszą być również przybite na odwrocie faktury wraz z wpisanym numerem z rejestru. g. Jeżeli w magazynie nie ma odpowiednich wkładów drukujących do drukarki/ksero, możesz go kupić po złożeniu zamówienia.

Powinieneś jednak pamiętać, że na odwrocie faktury w opisie trzeba wpisać numer ewidencyjny drukarki. Jeżeli drukarka nie jest wpisana na ewidencję (np. prywatna drukarka studenta), nie ma możliwości rozliczenia wkładu drukującego. h. Należy pamiętać również, że nie ma możliwości rozliczenia faktury za alkohol, wyroby tytoniowe, paliwo, bilety MPK bez faktury, itp.

13. Jeżeli w jednym dniu dokonujesz większych zakupów (zgodnie z zamówieniem) w jednym sklepie (np. zakupy na ognisko w markecie), łatwiej rozliczyć będzie kilka faktur poukładanych tematycznie w grupy niż jedną zbiorową (jeżeli zachodzi taka potrzeba, ponieważ jest kilka kategorii, np. węgiel, grill to są artykuły do grillowania; kiełbasa, chleb, napoje to są artykuły spożywcze; kubki, widelce, noże, tacki to są naczynia plastikowe).

14. Gdy dostarczysz do Działu Studenckiego fakturę, jest ona u nas sprawdzana, opieczętowywana i rozliczana w trakcie kilku dni od dnia jej złożenia.

Jak rozliczyć bilety PKP i PKS? 15.

Rozliczanie biletów PKP i PKS jest możliwe bez posiadania faktury za zakup biletów, a czas rozliczania biletów jest o wiele krótszy niż czas rozliczenia faktury.

Ważne jest, aby bilet posiadał NIP wystawcy. Aby rozliczyć bilety za przejazd, musisz wypełnić tzw. listę do wypłaty.

S t r o n a | 12

Dział Studencki

Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

Na liście w tytule wpisz nazwę podmiotu (organizacji, agendy, ew. koła), czego dotyczył wyjazd, w jakich dniach się odbył i dokąd podróżowano.

Dopisz również numer wniosku, którego dotyczył wydatek.

W kolumnach wpisz kolejno imię i nazwisko osoby wyjeżdzającej (każdy bilet powinien być wpisany w osobnym wierszu), wskaż relację pociągu/autobusu (skąd dokąd) oraz koszt przejazdu powtarzając to w rubryce „RAZEM”. Każda osoba musi potwierdzić podpisem odbycie podróży. Pamiętaj, że studentów i doktorantów obowiązuje zniżka 51% (do 26 roku życia), a Dział Studencki rozlicza jedynie 49%, które zapłacił student/doktorant. Ważne jest to w wypadku, gdy uczestnik np. zapomniał legitymacji i zapłacił za normalny bilet. Wtedy musisz liczyć się z faktem, że otrzyma on jedynie 49% wartości biletu (i taką kwotę należy tez wpisać na liście do wypłaty). Normalne bilety są rozliczane jedynie w przypadku pracowników PWr oraz wszystkich studentów i doktorantów, którzy przekroczyli 26 lat. Jeżeli biletów dotyczących jednego wyjazdu jest więcej niż wierszy na liście, wypełnij kolejną listę, wpisując kolejny nr porządkowy (poprzednia lista kończy się na numerze 11, kolejna lista rozpoczyna się od numeru 12). W tytule każdej kolejnej listy wpisz „ciąg dalszy”. Nie wpisuj kwot w rubrykach „RAZEM” i „SŁOWNIE”!

Jak zamówić i rozliczyć bilety lotnic ze?

16. Rozliczanie biletów lotniczych zakupionych w innej firmie niż firma wskazana przez Uczelnię jest możliwe jedynie w nielicznych przypadkach (musisz uprzednio skonsultować ten fakt w Dziale Studenckim). Aby rozliczenie biletu odbyło się bez problemów, wypełnij wniosek do wskazanej firmy (obecnie jest to Polish Travel Quo Vadis) o rezerwację i zakup biletu/wizy, zgodnie z zawartą umową pomiędzy Politechniką Wrocławską a w.w. firmą. Wypełniony i podpisany przez osobę wyjeżdżającą wniosek dostarcz do Działu Studenckiego, celem podpisania go przez Dyrektora Działu Studenckiego. Podpisany wniosek Politechnika Wrocławska

13 | S t r o n a

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

zostaje przesłany faksem z Działu Studenckiego do firmy, a po kilku dniach do Działu Studenckiego drogą pocztową przesyłane są faktury za przelot, które musisz odebrać i opisać według ww. zasad.

Zakupy i usługi zagraniczne, rozliczanie faktur 17. Rozliczanie faktur zagranicznych zależy od wielu czynników, dlatego zanim dokonasz zakupu za granicą zgłoś taki zamiar w Dziale Studenckim, gdzie przekażemy Ci wszelkie informacje dotyczące sposobu rozliczenia.

18. Dział Studencki w niektórych przypadkach może dokonać opłat przed terminem do firm krajowych oraz zagranicznych. W tym wypadku również zgłoś się odpowiednio wcześniej do Działu Studenckiego, gdzie przekażemy Ci informacje, jak postąpić w tym przypadku i jakie dokumenty musisz nam dostarczyć, aby dana kwota została przelana na konto dostawcy.

Przedpłaty i zaliczki.

19. Możemy również dokonać przedpłaty/zaliczki, lecz jedynie w wypadku, gdy podpisywana była umowa, w której widnieje zapis o konieczności dokonania przedpłaty, lub gdy w podpisanym zamówieniu zostało zapisane w uwagach, że Politechnika Wrocławska dokona przedpłaty w danej wysokości.

20. Wszystkie przedpłaty, wcześniejsze opłaty i dyspozycje przelewów zagranicznych rozliczamy po dostawie towaru lub wykonaniu usługi na podstawie otrzymanej faktury. Przypilnuj jednak, aby na fakturze znajdował się zapis, że fakturę już zapłacono, lub że wpłacono zaliczkę w danej wysokości i ile pozostało do zapłaty. Otrzymaną i opisaną fakturę dostarcz do Działu Studenckiego.

S t r o n a | 14

Dział Studencki

Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

Rozliczanie zarobionych środków 21. Aby móc rozliczyć środki zarobione przez Organizację Studencką, Agendę Kultury czy Koło Naukowe (środki, które wpłynęły na konto podmiotu studenckiego - np. zgodnie z umową po wystawieniu faktury przez Dział Studencki, środki zebrane na kwitariusz, itp.) nie dotyczące żadnego realizowanego projektu, na który złożyłeś wniosek do Komisji FDS, musisz złożyć nowy wniosek o finansowanie, wpisując planowane koszty, zaznaczając, że są inne źródła finansowania (środki zarobione i w jakiej wysokości). Kwota wnioskowana do Komisji powinna wynosić 0,00 zł.

Jeżeli wydatki są zgodne z zasadami, zgoda na wydatkowanie ich jest tylko formalnością. Po zgodzie na wydatkowanie środków zarobionych, czyli po zatwierdzeniu wniosku przez Komisję możesz realizować zakupy, wyjazdy, usługi itd., zgodnie z zasadami rozliczania środków wymienionymi powyżej.

Sprawozdania z projektów 22. W terminie 30 dni od zakończenia realizacji projektu należy złożyć sprawozdanie z realizacji projektu. Jeżeli nie dopełnisz tego obowiązku, kolejne wnioski Twojego podmiotu nie będą rozliczane do momentu złożenia zaległych sprawozdań.

Politechnika Wrocławska

15 | S t r o n a

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

Spis załączników do poradnika Załączniki do poradnika zostały umieszczone na stronie internetowej www.dzialstudencki.pwr.wroc.pl .

1. Zasady finansowania działalności studenckiej 2. Zasady wykorzystywania środków finansowych, przeznaczonych na działalność studencką 3. Zasady organizacji wyjazdów studenckich wraz z wymaganymi dokumentami 4. Druk do Działu Transportu 5. Druk do Oficyny Wydawniczej 6. Wzór zamówienia do firmy STUDIO L 7. Wzór zapytania ofertowego 8. Wzór prawidłowej oferty 9. Wzór opisu faktury 10. Wzór protokołu Jury z rozstrzygnięcia konkursu 11. Wzór protokołu przekazania nagrody 12. Lista do wypłaty – bilety PKP i PKS 13. Wniosek o rezerwację/zakup biletu lotniczego Polish Travel Quo Vadis 14. Formularz sprawozdania z realizacji projektu

S t r o n a | 16

Dział Studencki

Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

Miejsce na notatki:

Politechnika Wrocławska

17 | S t r o n a

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

Miejsce na kontakty:

S t r o n a | 18

Dział Studencki

Rozliczanie Wniosków o Finansowanie Działalności Studenckiej

Promo mediów studenckich <grafika>

Politechnika Wrocławska

19 | S t r o n a

PORADNIK AKTYWNEGO STUDENTA

Okładka z tyłu <grafika>

S t r o n a | 20

Dział Studencki