INTRODUCCION
Durante el desarrollo de la guía se comprenderá la importancia que tienen los procesos de los programas en relaciones públicas, objetivos del programa, contenidos del mensaje para lograr persuasión e investigación de los públicos objetivos. Se aprenderá a identificar los públicos internos y externos en un programa de relaciones públicas. Además de lo anterior se analizara la importancia de publicity como recurso utilizado por las empresas para obtener un espacio gratuito en los medios de comunicación. Se identificará la importancia que tienen las relaciones públicas en el plan de mercadeo de una organización.
GUÍA 2 PREGUNTAS ORIENTADORAS ¿Cuáles son los objetivos del desarrollo de un plan de relaciones públicas? Tenemos claro que las relaciones publicas se constituyen en un proceso para solucionar problemas, en esta medida encontramos objetivos generales de acuerdo con el texto Casos de relaciones públicas y comunicación corporativa, estos objetivos incluyen: ejercer influencia sobre el cliente, esto a su vez se verá traducido en la información transmitida, la modificación de las actitudes frente a las situaciones o productos, entre otros. También puede contener objetivos de aplicación del plan de RRPP y de su propia composición; es así que los objetivos deben estar basados en el o los problemas a solucionar, pero en general debe alcanzar los anteriormente planteados. Si tenemos en cuenta la definición de Joan Costa sobre la imagen de una empresa en la que determina que es la representación mental en el imaginario colectivo, de un conjunto de atributos y valores que funcionan como un estereotipo y determinan la conducta y opiniones de esta conducta. Además de lo anterior, entendemos la RRPP como una herramienta para dar soluciones a problemas y analizamos desde ese punto de vista los objetivos, llegamos a objetivos como: Proyectar una imagen positiva de la empresa, Fomentar mejoras en las estrategias de comunicación, encontrar desde la comunicación y las buenas relaciones, un diferenciador frente a su competencia, minimizar el impacto de posibles inconsistencias anteriores; como vemos todo lo anterior nos lleva de nuevo a los objetivos básicos y principales de un plan de relaciones públicas expuestos al comienzo de este desarrollo, estos son: ejercer influencia sobre el cliente, modificar las actitudes de este y mejorar la imagen corporativa de la compañía. Del libro: Relaciones públicas, la eficacia de la influencia, podemos extraer puntos importantes que hacen referencia a los objetivos y al entendimiento de algunos conceptos que tienen que ver directamente con estos. Lo primero que sugiere, es que los objetivos del RRPP deben estar en línea con los de la organización y deben ser entendidos como el punto al que se quiere llegar. Los objetivos podemos separarlos en dos grupos, el primero es el de los objetivos de impacto, en el podemos diferenciar los objetivos cognitivos todos referentes al mensaje por lo que se entiende esta variable para ser medida a partir de los objetivos de este tipo que sean definidos; luego encontramos los objetivos afectivos, en donde podemos centrarnos en la actitud y los objetivos conativos entre los que diferenciamos el comportamiento, en todos los casos se trata de elementos persuasivos y que permitan modificar la imagen corporativa. En el segundo grupo encontramos los objetivos de impacto los objetivos de producción que podrían relacionarse con las estrategias de distribución del mensaje.
¿Quiénes componen los públicos externos e internos en el programa de Relaciones Públicas? En las relaciones publicas, PUBLICO se refiere a todo grupo social con un interés determinado, y en algunas ocasiones con un nivel cultural especifico. Los públicos de una organización se clasifican en dos grupos:
Públicos internos: son los grupos sociales afines que integran el organigrama de la organización. Ejemplo: accionistas, directivos, funcionarios, empleados, etc.
Públicos externos: son los grupos sociales que interactúan con la organización, pero no forman parte del organigrama de la misma. Ejemplo: proveedores, canales de distribución, medios de comunicación, grupos de referencia, la competencia, entidades financieras, el gobierno, entre otros.
¿Cuál es la finalidad del Publicity? El Publicity se refiere a todas las comunicaciones no personales que genera una organización, producto, servicio o idea y que no son pagadas de manera directa. Por lo general llega en forma de una noticia, editorial, o el anuncio sobre una compañía, sus productos o servicios. Con el Publicity la empresa u organización intenta generar una historia favorable de manera que afecte la conciencia, el conocimiento y opiniones de las personas respondiendo de manera positiva. La principal característica del Publicity, es su alta credibilidad.
Esta es la actividad que en Colombia conocemos como free press, en la que las empresas a través de periodistas que cuentan con buena relación con diferentes medios del país, se apalancan en estos, para transmitir un comunicado de la información que se requiera; a manera de noticia, chisme, tendencias o información confidencial. Estas notas para los periodistas no tienen costo, pero ellos lo cobran dentro de su portafolio de servicios ofrecidos, pues son el puente que hacen entre la empresa, los artistas, entidades, etc. y los diferentes medios. ¿Cuál es la diferencia entre las RRPP, el Marketing y la Publicidad?
RELACIONES PÚBLICAS se llama Relaciones públicas (RR.PP.) a la rama de la comunicación que se encarga de crear, modificar y mantener la imagen positiva ya sea de una empresa, organización, ente público o privado, o persona y fortalecer los vínculos con todos sus públicos Internos, externos o indirectos. También a la persona que desarrolla esta profesión su misión es generar un vínculo entre la organización, la comunicación y los públicos relacionados además de convencer e integrar de manera positiva, para lo cual utiliza diferentes estrategias, técnicas e instrumentos. MARKETING Es un sistema total de actividades mercantiles, encaminada a planear, fijar precios, promover y distribuir productos y servicios que satisfacen las necesidades de los consumidores potenciales. Marketing es el proceso interno de una sociedad mediante el cual se planea con antelación cómo aumentar y satisfacer la composición de la demanda de productos y servicios de índole mercantil mediante la creación, promoción, intercambio y distribución física de tales mercancías o servicios también es el conjunto de actividades destinadas a lograr, con beneficio, la satisfacción del consumidor mediante un producto o servicio. PUBLICIDAD es una técnica del marketing mix cuyo objetivo fundamental es crear imagen de marca, recordar, informar o persuadir al público para mantener o incrementar las ventas de los bienes o servicios ofertado a publicidad hace uso de numerosas disciplinas tales como la psicología, sociología, la estadística la comunicación social, la economía y la antropología.
¿Cuál es el aporte de las RRPP al plan de mercadeo de una organización?
Las relaciones públicas son factor determinante en el plan de mercadeo de una organización ya que se consideran como una función directiva que mantiene relaciones de mutuo beneficio entre una organización y sus clientes objetivos de quienes depende su éxito o fracaso en las relaciones comerciales. Estas evalúan las actitudes de sus clientes, apoyan las comunicaciones de marketing diseñadas para vender un producto o servicio. El marketing se encarga de identificar las necesidades y deseos de su público objetivo con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfacen esa demanda; mientras que las relaciones publicas hacen su aporte generando publicity de los productos o servicios consolidando planes de fidelización con el público cliente ya sean actuales o potenciales de acuerdo a la imagen positiva que la organización desee proyectar. En consecuencia toda organización que quiera cumplir con sus objetivos de negocio, deben dar la misma importancia a las relaciones públicas como al marketing. Estas contribuyen de una forma fundamental en su supervivencia y crecimiento, el no hacerlo implicaría correr riesgos que las podrían condenar al fracaso.
Philip Kotler afirma que “Las Relaciones Públicas constituyen la quinta P de la estrategia de Marketing, de allí que es fundamental disponer de un profesional de esta disciplina para el desarrollo de una Campaña de Marketing Integral”. El aporte de las relaciones publicas al marketing es utilizado para lograr una serie de objetivos, pero sin lugar a dudas el más importante es lograr la concientización, informar y educar para conseguir comprensión, confianza y de esta forma darle razones al consumidor de comprar el producto o servicio y que se mantenga fiel a la marca.
ACTIVIDADES 7. Lea el siguiente texto: La Universidad de la Montaña es una reconocida institución de educación superior a las afueras de la ciudad, la cual ha sufrido una catástrofe natural al inundarse sus instalaciones hasta en 3 metros de altura. Esta situación ha afectado la universidad, debido a que sus equipos electrónicos, equipos de oficina, puestos de trabajo y de estudio, biblioteca, laboratorios y demás elementos básicos para la formación de sus estudiantes, se perdieron por esta situación. Los directivos de la institución han manejado la situación correctamente, de igual forma, han estado dispuestos a responder las preguntas, inquietudes y presiones de los medios de comunicación quienes han estado al tanto de lo sucedido y preguntan constantemente por las bases de datos e información histórica que se ha podido perder. De igual forma los directivos también han desarrollado acciones de contingencia para que las actividades académicas de sus estudiantes no se vean afectadas. Los estudiantes han sido trasladados a sedes alternas que la universidad ha conseguido por medio de alianzas, ayudas y patrocinios. Aunque la comunidad en general ha apoyado la institución para salir de esta calamidad, los directivos conocen los efectos negativos que puede traer esta situación con respecto a la imagen, confianza, respaldo y entrada de futuros estudiantes por problemas en el campus. Por ser el mejor equipo, su grupo ha sido contratado por la universidad para proponer un programa de Relaciones Públicas para el manejo de crisis. Su cliente espera un documento con un informe completo de la planeación, ejecución y presupuesto del programa.
8. Descripción del cliente Realice una investigación de una situación real que se haya presentado alguna vez. No olvide realizar una descripción de las instituciones que vivieron calamidades de este estilo con una referencia completa de los sucesos, busque información en fuentes
secundarias que permita reconocer la situación que vivieron estas instituciones. En lo posible adjunte material audiovisual y/o gráfico de estos sucesos investigados. CLIENTE: UNIVERSIDAD DE LA SABANA PROBLEMA: Ha sufrido una catástrofe natural al inundarse sus instalaciones hasta en 3 metros de altura. PÚBLICOS IMPLICADOS: estudiantes, profesores, personal administrativo y operativo, directivos, y en general toda la comunidad universitaria, además de la comunidad vecina y los medios.
SITUACIÓN REAL: La Universidad de la Sabana, se encuentra ubicada en el Km. 7, Autopista Norte de Bogotá, en el municipio de Chía (Cundinamarca), cuenta con 8500 estudiantes, es una universidad de carácter privada. Descripción de la situación: Debido a una fuerte temporada invernal que vivió Colombia, el día 25 de abril de 2011, a las 9 y 30 am, el jarillon de contención de las aguas del rio Bogotá, que rodea el campus universitario de la Universidad de la Sabana se rompió, ocasionando una fuerte inundación la cual afecto el 90% de las instalaciones. Cabe anotar que desde hace 20 años en la universidad de la Sabana, no se presentaba una inundación de esta magnitud. Entre las instalaciones afectadas se encontraron: los salones del primer piso de todos los edificios del campus (aproximadamente 35 de 96 que hay en 9 edificios), todos dotados con video beams, televisores, tableros y escritorios. Sin contar con algunos centros de cómputo, 30 laboratorios afectados, entre los cuales se encuentran: el de biología molecular, el de neurociencias, microbiología, operaciones unitarias, química analítica, que estaban dotados con equipos de alta tecnología (varios de estos equipos cuestan alrededor de cien millones de pesos), la biblioteca Octavio Arizmendi Posada, en la cual la hemeroteca contaba con 700 títulos de revistas con 35.000 fascículos, la sala virtual contenía 30 computadores, con sus sillas y mesas, de la colección de derecho donada por el señor Gaspar Caballero Sierra se perdieron aproximadamente 5000 volúmenes, y de la oficina de publicaciones 4000 volúmenes, la rectoría, canchas deportivas, la capilla, los restaurantes (el embarcadero, kioscos, punto verde y mesón), el fluido eléctrico tuvo que ser interrumpido, para evitar un problema más grave. Los edificios K y L, que iban a ser inaugurados el 10 de mayo del mismo año, fueron los más afectados, pues allí fue donde el nivel del agua alcanzo su mayor altura. Esta construcción de 4000m2, cuenta con espacios y equipos audiovisuales de última tecnología, en el primero de los cuatro pisos se encuentra un estudio de televisión de 190 mts2, con capacidad para cuatro escenarios al mismo tiempo, la inversión fue de cerca 2,5 millones de dólares, en solo la compra de equipos audiovisuales, instalaciones y montajes.
Como consecuencia de la inundación, las directivas de la universidad decidieron suspender las clases, hasta tanto no se disminuyeran los niveles de agua del rio. Desde ese mismo día, la universidad comenzó las obras para cerrar el boquete en el jarillon, cuando este estuvo controlado, se iniciaron las actividades de recuperación del campus, desinfección de suelos, salones, retiro de lodos, limpieza, recolección de desechos y reconstrucción. Sin embargo el día 21 de mayo del mismo año, se volvió a inundar el campus, pero se logro cerrar nuevamente el jarillon y continuar con las actividades de recuperación que ya se venían adelantando. Las directivas contrataron a dos equipos para rehabilitar el campus universitario, uno de ellos comenzó un proyecto para prevenir inundaciones futuras con la asesoría de una firma especializada en ingeniería y con el concepto técnico de una misión holandesa experta en contención y drenaje de agua. El segundo equipo fue el encargado del saneamiento del campus y garantizo las condiciones de salubridad para el regreso de los estudiantes, profesores y empleados. Además, se sembraron 500 liquidámbares y diez mil agapantos, que remplazaron a los árboles y flores que desaparecieron por las inundaciones. Mientras estas actividades de recuperación se llevaban a cabo, los estudiantes fueron ubicados en sedes alternas (la clínica, la caro, Arrayanes y Forum), así mismo se realizaron jornadas académicas virtuales, con el fin de que los estudiantes pudieran culminar el semestre con éxito, el cual termino una semana después de lo estipulado.
Luego de una rehabilitación de las instalaciones y después de tres meses de la primera Inundación, el 25 de julio de 2011, la comunidad universitaria volvió a retomar sus clases. El problema fue superado pero afecto a 2000 cursantes de maestrías, especializaciones y diplomados, además de 6500 de pregrados en 19 carreras que tiene la institución, también a los 900 empleados y los cerca de 1000 profesores con que cuenta la universidad. Después de lo sucedido la institución seguirá contando con la asesoría del Centro de Agricultura de la Universidad del Estado de Luciana y seguirá aplicando los lineamientos de la Organización Mundial de la Salud (OMS) para el abordaje de desastres y las medidas de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades de Atlanta.
9. Oportunidades y problemas de relaciones públicas. Identifique los problemas y oportunidades que la Universidad de la Montaña obtiene con esta situación. Argumente sus respuestas de forma crítica, observando y evaluando cada posible situación. No olvide tener en cuenta las reglas para la redacción de un problema u oportunidad.
Oportunidades:
Tenemos la oportunidad de demostrar que son una universidad con sentido humano y de pertenencia por el campus, que pueden superar cualquier adversidad que se les ponga en el camino, que tienen fortaleza y que son solidarios, que son una comunidad de personas responsables, con valores y creativos, haciendo que todo esto repercuta de forma positiva en la buena reputación que tiene dicha universidad. Tenemos la oportunidad de generar un impacto positivo en los públicos potenciales, a través de una campaña social, liderada por grupo solidario que este conformado por padres de familia, estudiantes, empleados, graduados, profesores, para realizar jornadas de limpieza, siembra de árboles, organización de salones, venta de camisetas, gorras y manillas, que están personalizadas con los símbolos de la campaña. Tenemos la oportunidad, de realizar un plan de acción, para poder seguir adelante con las clases y no suspender el semestre definitivamente, buscando alianzas con colegios u otras universidades, que colaboren con el préstamo de sedes alternas para llevar a cabo las clases de manera presencial, también habilitando plataformas virtuales, aprovechando así los recursos tecnológicos con que cuenta la universidad. Tenemos la oportunidad, de implementar nuevos programas académicos, relacionados con el medio ambiente, generando así una responsabilidad social con el entorno y creando un valor ambiental, en la comunidad universitaria. Tenemos la oportunidad, de utilizar eficazmente las redes sociales y los medios de comunicación, logrando con esto que los públicos potenciales y públicos internos, estén al tanto de la situación, comunicando la verdad e informando paulatinamente y oportunamente lo sucedido en el campus.
Problemas: Hay un problema, los públicos potenciales al ver la catástrofe generada por el rio, tienen la incertidumbre de matricularse en una universidad que está en la rivera del rio, bajando así el número de inscripciones para el próximo semestre. • Hay un problema, no haber sido previsivos a tiempo, no estar preparados para catástrofes naturales, se debió haber invertido tiempo en formación y prevención con estándares internacionales, en protocolos de evacuación en casos de inundación, incendio y/o sismos. • Hay un problema, se genera una mala imagen de la universidad por la competencia agresiva de públicos externos, que desean que los estudiantes deserten o no ingresen a la universidad, esto lo hacen a través de redes sociales o del voz a voz.
• Hay un problema, la imagen de la Universidad de la Montaña, la cual es una de las mejores universidades del país se ve afectada, debido a que no se habían realizado las obras requeridas en los jarillones para evitar una inundación de esta magnitud. 10. Identificación de los públicos. Identifique los públicos en los cuales la universidad debe trabajar por medio del programa de Relaciones Públicas. Explique las razones por las que estos deben ser tenidos en cuenta. Realice una Priorización de los mismos. La identificación de los públicos en los cuales la universidad interviene y trabaja es por medio de la investigación esta consta de identificar a los grupos a los que deben dirigirse, determinar la investigación de datos apropiados que nos serán de utilidad a la hora de comunicarnos con estos públicos. Para dirigirnos a los públicos eficazmente, debemos segmentar cada público en diferentes categorías, de manera que cada categoría pueda convertirse en un público independiente para dirigirle mensajes específicos los cuales son los medios de comunicación, por ejemplo, pueden segmentarse en medios públicos de una comunidad. Los públicos de la comunidad pueden segmentarse en, líderes de la comunidad y organizaciones de la comunidad. DIFERENTES CATEGORIAS DE LOS PRIORIDAD:
PÚBLICOS DE LA UNIVERSIDAD
DE LA MONTAÑA POR
• Quién es ese público? Son todos aquellos que están de una u otra manera involucrados con la universidad y relacionados con la situación de esta. • ¿Por qué es importante para nosotros? Porque son aquellos que hacen parte de la cadena de valor de la Universidad, estos Stakeholders son los que pueden contribuir en ayudar a salir de la crisis o por el contrario de agravar la situación dependiendo el manejo que se dé. • ¿Cuán activo o implicado está este público en relación con nuestros intereses? En orden de importancia el público está implicado en los intereses de la universidad ya que esta depende de los recursos de dichos públicos, en orden de prioridades. •¿Qué públicos son más importantes para nosotros, ordenados por prioridad? A continuación mencionaremos los públicos pioritarios. DIFERENTES CATEGORIAS DE LOS PRIORIDAD:
PÚBLICOS DE LA UNIVERSIDAD
DE LA MONTAÑA POR
ESTRUCTURA DIRECTIVA: Equipo de gobierno, Decanos y directores de escuelas, Consejo de gobierno. Juntas de centro, Consejo de estudiantes, Comisiones y consejos, Defensor de la universidad, Consejos de departamento, Consejos de estudio, Representantes sindicales, consejo social. PERSONAL DE DOCENTES Y INVESTIGADOR: Director de departamento, Coordinadores de estudio, Profesorado vinculado permanente o temporalmente ESTUDIANTES: Estudiantes de grado, Estudiantes de postgrado, Estudiantes de doctorado. Asociaciones de estudiantes. PERSONAL DE ADMINISTRACION Y SERVICIOS: jefes de servicios, asesores de servicio, personal técnico, personal de contacto, resto del personal.
LIDERES DE OPINION AMBITO EDUCATIVO Y UNIVERSITARIO: ámbito empresarial, económico, político y social. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Periodistas locales y nacionales. ENTORNO: comunidad regional, municipal, centros educativos, universidades y centros de formación.
11. Métodos de investigación. Realice una investigación exploratoria de metodología cualitativa donde pueda reconocer los datos necesarios para identificar la percepción de estudiantes universitarios sobre esta situación. Es necesario reconocer su punto de vista sobre las acciones tomadas por la universidad, la forma como se pueden sentir afectados y su disposición para estudiar un nuevo programa en la misma institución. Como mínimo se debe realizar el análisis de tres entrevistas las cuales se registrarán en formato audiovisual. No olvide colgar en internet el video y reportar el link para su respectiva revisión. ¿Cómo se vio afectado por el impacto de las inundaciones ocasionadas por el invierno?, ¿volvería a estudiar un programa nuevo?, ¿cómo se vio afectado por las acciones que tomo la universidad en el momento de la crisis?, ¿qué medidas le parecieron más efectivas? NOMBRE DEL ENTREVISTADO: Diego Castro FACULTAD: Derecho OPINIÓN: Me vi afectado porque la movilidad desde el portal del norte y la universidad se vio afectada en demasía, ya que el agua no dejaba entrar a los vehículos y los trancones eran impresionantes. En cuanto a tomar otro programa en la universidad lo pensaría, ya que las medidas de choque de la universidad fueron bastante negligentes y poco elaboradas producto del cual se dio la inundación que afecto el campus y también las actividades que se desarrollan en el mismo. Dentro de las medidas que me parecieron efectivas, destaco las que empleo la gobernación de Cundinamarca con el dragado y la construcción de diques y barreras para que no entrara más agua al campus como tal. Desde el punto de vista de la afectación que pudo sufrir la universidad y el trabajo más grande por hacer están: el refuerzo a la información de calidad y de seguridad de las instalaciones y la responsabilidad, y el desarrollo de medidas que dejo un sinsabor dado que el estudiante lo ve como un proceso de mala calidad y que dejo en una mala posición la imagen corporativa de la universidad. Quien se vio de alguna manera beneficiado y se atribuye en gran medida la disminución del impacto, es a la Gobernación de Cundinamarca, lo que indica que la percepción de los estudiantes frente a las actividades desarrolladas por la universidad no fueron las mejores. ENTREVISTADO: Daniel Tejeiro. FACULTAD: Finanzas.
PREGUNTA 1: ¿Cómo se vio afectado por el impacto de las inundaciones ocasionadas por el invierno?, OPINIÓN: En el momento en el que la Universidad se inundó, nos vimos realmente afectados ya que nos tocó terminar el semestre en un campus improvisado que consiguió la universidad. Las actividades académicas se detuvieron por una semana, lo que causo demoras en proyectos y cronogramas de estudios. PREGUNTA 2: ¿volvería a estudiar un programa nuevo? OPINIÓN: Claro que si PREGUNTA 3: ¿cómo se vio afectado por las acciones que tomo la universidad en el Momento dela crisis?, OPINIÓN: El cambio de campus dificulto el correcto desarrollo de los cronogramas ya que no se contaba con los recursos completos como tableros, computadores, video beam, etc. PREGUNTA 4: ¿qué medidas le parecieron más efectivas? OPINIÓN: La universidad conto con un excelente plan de contingencia el cual logro en tan solo una semana tener estudiando nuevamente a más de 5mil estudiantes. Con transporte, y excelente información en cuanto a transportes, parqueaderos, ubicación de salones etc. http://www.youtube.com/watch?v=H-s4hAUFW4Q&feature=youtube_gdata 12. Metas y objetivos. Defina la Meta principal del programa de Relaciones Públicas. No olvide las reglas para la redacción de una meta. Después determine los objetivos de impacto y los objetivos de producción con los cuales alcanzará la meta. El objetivo es llegar a la meta en beneficio de la comunidad Montañista. Para lograr todo lo anterior, vamos a seguir los siguientes pasos, teniendo en cuenta los resultados de los informes entregados, del análisis situacional de la Universidad a causa de esta catástrofe natural: La meta es que la “Universidad de la Montaña”, sea percibida como una institución segura, sana, organizada y protegida de catástrofes naturales. En donde los estudiantes, el cuerpo docente y los colaboradores del área administrativa; se sentirán salvaguardados por la infraestructura de las instalaciones y los jarillones, reforzados y reconstruidos para este fin y se recobrara la confianza de la comunidad Montañista y seguirá prestando sus servicios de educación profesional. La meta es que la “Universidad de la Montaña”, sea una institución segura, sana, organizada y protegida de catástrofes naturales. En donde los estudiantes, el cuerpo docente y los colaboradores del área administrativa; se sentirán salvaguardados por la infraestructura de las instalaciones y los jarillones, reforzados y reconstruidos para este fin y se recobrara la confianza de la comunidad Montañista y seguirá prestando sus servicios de educación profesional.
Mientras esto se da, se seguirán dictando clases de manera presencial y virtual en la sede ubicada en Bogotá. Anticipándose al cambio y llevando la delantera de los problemas que se puedan generar con este acontecimiento, se buscará terminar satisfactoriamente en su totalidad la cátedra de cada materia. Se hará uso de las herramientas tecnológicas con la que se cuentan y que son un instrumento vital en este momento coyuntural.
Objetivos de impacto El objetivo es llegar a la meta en beneficio de la comunidad Montañista, para lograr todo lo anterior, vamos a seguir los siguientes pasos: Como medida preventiva, se debe identificar la amenaza de inundación. Identificar las áreas de riesgo biológico en los diferentes laboratorios y el anfiteatro existentes en la Universidad; el riesgo químico, identificación de colapso estructural, riesgo de electrocución y finalmente soporte sicosocial; en donde solicitamos el apoyo de la familia, los vecinos, y los profesionales de la salud mental, que pueden ayudar en la prevención de más serios problemas relacionados con el estrés durante los meses que siguen, mientras se trabaja en la reconstrucción de las edificaciones. Para lograr cumplir los objetivos se contará con que cada miembro de la comunidad montañista, tomando como base la misión de la Universidad, de formar profesionales en los diferentes sectores productivos de la sociedad colombiana, y que se desarrollé al pie de la letra el plan de acción que se están implementando para continuar con la formación académica y social de la comunidad.
Objetivos de producción La universidad Montañista se compromete a mantener informados en boletines diarios a los estudiantes, cuerpo docente y en general a la comunidad Montañista de la evolución de la situación y de la programación y planes de acción que se llevaran a cabo para continuar las labores diarias que están consignadas en el cronograma del año en curso. Estos boletines se compartirán a través de la página web, de la página de facebook y con los medios de comunicación en general, informando con responsabilidad la evolución de la situación de las instalaciones y su recuperación. Con el fin de mantener informado a todos los públicos interesados.
13. Estrategias. Defina las estrategias para alcanzar los objetivos. Tenga en cuenta los principios de la persuasión desde las fuentes, la estructura del mensaje, el contenido del mismo, las técnicas, los medios y los públicos definidos anteriormente. 1. Para identificar la amenaza de inundación, se contará con el reporte diario de la CAR, teniendo en cuenta que los jarillones ya se reforzaron y se estará informando a través de la página de la universidad para que los estudiantes estén enterados de cómo deben proceder. 2. Para prevenir contaminación y en caso de encontrarla, nos apoyaremos en empresas especializadas en catástrofes, en recolección de basuras, que harán registro de las actividades de limpieza realizadas y los procedimientos idóneos para asegurarnos que se están implementando los procedimientos requeridos para minimizar el impacto ambiental. 3. Se protegerá al personal profesional con uniformes e implementos de protección personal, necesarios para prevenir inhalaciones, enfermedades y contacto con sustancias químicas que amenacen con la salubridad de los colaboradores para este proceso. La finalidad es des inundar y desinfectar todo el lugar para comenzar una rápida reconstrucción y futuro uso de las instalaciones de la Universidad. 4. La Decana de Comunicaciones de la UNIVERSIDAD DE LA MONTAÑA a través de la página web www.universidaddelamontana.edu.co y fan page de facebook, mantendrá informada a la comunidad Montañista; entregándoles periódicamente comunicados e instrucciones de los procesos que se llevaran a cabo para continuar con el cronograma académico, puntos de atención, vías de comunicación y planes de acción para contribuir a la
reconstrucción de la sede campestre para el reintegro de los estudiantes, el cuerpo académico, departamento administrativo, decanaturas y Dirección de esta. 5. La Decana de Comunicaciones apoyada en el Director y los comités de convivencia implementaran una campaña de concientización en la Comunidad Montañista en donde se convocará a una rueda de prensa que se transcribirá y grabara para subirla a la página web y a la fan page de facebook. El mensaje principal es rescatar las valores y principios bajo los que trabaja la universidad, solicitando apoyo y solidaridad de parte de toda la comunidad, especialmente de los estudiantes, resaltando el apoyo de los lideres de cada grupo, para que siguiendo los procedimientos, se comience a vender en pro de la reconstrucción; camisetas, manillas, gorras y calcomanías. Invitando a la comunidad a trabajar en equipo. 6. Llamamos a cada uno de los estudiantes, a la perseverancia, tenacidad, constancia y responsabilidad, ética y creatividad de cada uno de los miembros de la comunidad Montañista, para que asuman con un alto compromiso y de manera individual esta nueva manera de estudiar y recibir el conocimiento presencial y virtualmente, de acuerdo a las necesidades de cada una de las materias recibidas; trabajando apoyados en el cuerpo académico, decanos y líderes de esta institución, salgamos invictos de esta situación ajena al control y manejo de los directivos de la Universidad. 7. Finalmente a través de un recurso de relaciones públicas, se comunicarán las diferentes actividades desarrolladas al interior de las instalaciones de la Universidad de la Montaña y hacia afuera; el apoyo, gestión y planes de acción desarrollados por toda la comunidad Montañista, desde estudiantes, personas del equipo administrativo, cuerpo académico, vecinos del sector, padres de estudiantes, entes gubernamentales y demás personas involucradas en el proceso de des inundación, reconstrucción y adaptación de los planteles académicos utilizados para continuar con la formación académica, mientras se logra habilitar la universidad para este fin.
14. Evaluación y control. Determine indicadores que permitan a los directivos de la Universidad de la Montaña, medir los resultados al finalizar el programa de Relaciones Públicas. Tenga en cuenta la evaluación de los objetivos cognitivos, afectivos y conativos. Evaluación y control: Control permanente y valoración final de: Objetivos de impacto. 1- Objetivos cognitivos: medidos a través de cobertura mediática, encuestas. 2- Objetivos afectivos: medidos a través de encuestas de actitudes. 3- Objetivos conativos: medidos a través de encuestas y observación de comportamientos.
La evaluación de este proyecto nos viene proporcionada por dos vías: (1) el control de la evolución en corto plazo: un informe semanal para cada objetivo nos indica cómo se hace el seguimiento del progreso de cada uno de los objetivos hacia su cumplimiento; y (2) la valoración a largo plazo de los resultados, que explica como los resultados esperados para cada objetivo van a ser valorados o medidos.
El control de la evolución se muestra en el proyecto para cada objetivo. La valoración o medición de los resultados se describe mediante una nueva formulación de cada objetivo.
INDICADORES PARA EVALUACIÓN Y CONTROL DE OBJETIVOS COGNITIVOS OBJETIVO INDICADORES Identificar las áreas de riesgo biológico en los Incrementar el conocimiento en los alumnos y diferentes laboratorios y el anfiteatro. demás personal en el refuerzo de las nuevas normas de seguridad (en un 60 por ciento durante la campaña de seguridad en el trabajo en tener claramente identificadas las áreas de riesgo biológico de 4 meses de duración).
Identificar el riesgo Químico.
Incrementar el conocimiento en planes de evacuación y prevención de desastres (en un 20 por ciento) a partir del segundo mes de iniciar labores académicas.
Identificación de Colapso estructural.
Incrementar las comunicaciones en normas y procesos de evacuación (en un 20 por ciento) a partir del segundo mes de iniciar labores académicas ante riesgos por fallas estructurales ante una situación de desastre.
Identificar riesgos de electrocución.
Incrementar la comunicación de señalización y medidas de seguridad (en un 20 por ciento) en las fuentes de alimentación eléctrica con que cuente la Universidad.
Soporte sicosocial.
Incrementar el apoyo de la Universidad a los alumnos y sus familias (en un 30 por ciento) mediante la utilización de profesionales en salud mental para superar los efectos relacionados con el estrés posterior al desastre.
Los objetivos cognitivos serán medidos a través de cobertura mediática, encuestas.
INDICADORES PARA EVALUACIÓN Y CONTROL DE OBJETIVOS AFECTIVOS PUBLICO OBJETIVO INDICADORES Medios de comunicación (locales, Promover actitudes favorables de los medios publicaciones impresas, periódicos, revistas, de comunicación (en el 80 por ciento de los canales de tv, emisoras de radio, medios medios de comunicación con respecto a la audiovisuales, portales en internet Imagen de la Universidad la Montaña) de esa manera se tendrá acceso a ellos. Se mantendrá constante comunicación con la prensa de los avances para superar la crisis con el fin de reforzar actitudes favorables por parte de la audiencia de estos medios de comunicación. Incrementar la cobertura informativa favorable de la Universidad de la Montaña (en un 80 por ciento para que tenga más proyección pública. Se recogerán artículos de prensa y revistas; de igual forma informaciones y reportajes de televisión y radio información que es vital para conocer que se piensa con respecto a la imagen de la Universidad, el estado de la competencia, identificación de problemas sociales que afectan las relaciones públicas con la Universidad de la Montaña; esta información es de gran utilidad para elaborar campañas que promuevan actitudes favorables
Padres de familia
Reforzar la opinión favorable de los padres de familia (en un 80 por ciento del total de los alumnos que pertenecen a la Universidad) en los tres primeros meses una vez se inicien las labores académicas. Se programaran eventos y comunicaciones para tal fin.
Estudiantes
Reforzar actitudes de confianza de los Montañistas (en un 80 por ciento) recurriendo a su sentido de pertenencia y orgullo hacia la Universidad una vez superada la emergencia en un tiempo récor, se programaran eventos y comunicaciones para reforzar su respaldo. Se medirán los resultados a través de encuestas.
Público en general
Se reforzaran (en un 80 por ciento actitudes moderadamente favorables que existían por parte del público en general) antes de la inundación y que ahora han quedado débiles por causa de la información trasmitida por los diferentes medios de comunicación. Pensando en la entrada de futuros estudiantes se reforzara( en un 80 por ciento las comunicaciones y eventos como: Alocuciones, paneles, testimonios orales, reuniones, anuncios de resultados de encuestas, participación en eventos de la comunidad, utilización de líderes de opinión de alta credibilidad que refuercen actitudes favorables hacia la Universidad. Se evaluaran mediante pretests y postests para saber si se han formado nuevas actitudes o se han reforzado las que ya se tenían
Los objetivos afectivos serán medidos a través de encuestas de actitudes. INDICADORES PARA EVALUACIÓN Y CONTROL DE OBJETIVOS CONATIVOS PUBLICO OBJETIVO INDICADORES Medios de comunicación
Lograr que los medios de comunicación escritos radio y televisión puedan cambiar (en un 80 por ciento la actitud actual por una actitud favorable de todos los públicos objetivos del presente proyecto de relaciones públicas, mediante entrevistas a líderes de opinión, rueda de prensa, al ser un público con alta autoestima el de la Universidad de la Montaña puede ser persuadido para optar por una actitud muy favorable al recibir mensajes bien justificados.
Padres de familia
Promover (60 por ciento) una opinión más favorable de los padres hacia la Universidad de la Montaña antes de tres meses para aumentar la imagen positiva. Estimular (en un 15 por ciento) una mayor
participación en el programa de relaciones con los padres de los estudiantes (este año), con el fin de saber de sus necesidades informativas.
Estudiantes
Fomentar un feedback más positivo (40 por ciento) por parte de los estudiantes y mayor compromiso con el plan de relaciones públicas para mejorar la imagen de la Universidad
Público en general
Estimular una mayor (50 por ciento más) el interés de la comunidad en general por enterarse a través de los medios de comunicación de la Universidad y demás medios de comunicación escritos y audiovisuales de la situación actual del centro educativo. Asistencia a un evento programado por la Universidad donde se cuente con la presencia de un líder de opinión que genere credibilidad y confianza en padres y alumnos nuevos.
Los objetivos conativos serán medidos a través de encuestas y observación de comportamientos.
15. Marketing, publicidad y RRPP. Identifique cómo el programa de Relaciones Públicas puede complementar el plan de mercadeo y comunicaciones de la Universidad de la Montaña. Argumente su respuesta. Definitivamente son algunas de las preguntas que se deben tener presente al desarrollar el plan estratégico de cualquier organización y en el caso de la universidad de la montaña el programa de relaciones públicas con el plan de mercadeo y comunicaciones deben estar en una misma vía para generar en los públicos una sincronía en lo que se quiere expresar, un año después de lo ocurrido en la universidad de la montaña se evidencia que en un momento de crisis se puede convertir en grandes aprendizajes y oportunidades esto lo hace evidente en este comunicado del Rector de la universidad: A las 9:45 a.m. del lunes 25 de abril de 2011, la Universidad enfrentó uno de los más grandes retos de su historia. En medio de la fuerte temporada invernal se rompió el jarillón que rodeaba el Campus ocasionando su inundación. La reacción de las autoridades de la Universidad permitió que
esa misma semana se reiniciaran las clases de pregrado y posgrado en cuatro sedes alternas: la Clínica Universidad de La Sabana, Fórum calle 80, La Caro y Arrayanes. Luego de haber avanzado en los trabajos de rehabilitación, el 21 de Mayo el río Bogotá se apropió de nuevo del Campus. Finalmente, tres meses después de la primera inundación, el 25 de julio de 2011, las clases retornaron al Puente del Común. Un año después…“Evidenciamos que todo es para bien”. Desde el programa de relaciones públicas complementada con el plan de mercadeo y comunicaciones la universidad logro:
Repensar en una Universidad enfocada en la creación de un valor ambiental, donde gracias a esto se crearon nuevos programas académicos con una oferta relacionada con temas ambientales y evitar casos similares a nivel nacional, esto los convierte como un referente para todos sus competidores y vecinos. Lograron Fortalecer, movilizar y solidarizar a todos los públicos frente a la adversidad esto repercutió en forma positiva, favorable en su imagen, como un digno referente al afrontar adversidades y salir victorioso de estas.
CONCLUSIONES
Desde el punto de vista de comunicación, en una situación de crisis, se debe revisar y hacer un diagnostico del impacto en la marca de la empresa. Reconstruir a partir de los valores, las conductas y las acciones. Tomar decisiones coherentes y consistentes en los tiempos de crisis de manera que puede frenar el deterioro de la marca. Comunicar los hechos que van ocurriendo en tiempo real y comunicar las metas en el corto plazo e irlas socializando a medida que se van cumpliendo para recuperar la credibilidad, permitiendo que los empleados participen de esta transformación.
BIBLIOGRAFIA
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