PENGANTAR Perpustakaan telah ada sejak adanya kebudayaan umat manusia. Sebagaimana peradaban yang selalu berubah dan berkembang, maka perpustakaan juga selalu mengalami perubahan dan perkembangan sejalan dengan perjalanan kehidupan umat manusia. Perpustakaan masa kini haruslah sesuai dengan gaya hidup dan kebutuhan
masyarakat
yang sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi. Perpustakaan Provinsi Riau yang dalam sejarah perkembangannya telah beberapa kali mengalami perubahan nama dan fungsi serta lokasi, saat ini sedang dalam tahap membangun dan merenovasi gedung. Gedung baru yang berkesan modern namun tetap bercirikan budaya Melayu dan bernuansa agamis direncanakan selesai pada akhir tahun 2007. Agar perpustakaan dapat beroperasi dan berfungsi penuh dalam melayani penggunanya segera setelah selesai pembangunan gedung, tepatnya pada awal tahun 2008 maka disusunlah Grand Design Perpustakaan Provinsi Riau dengan tema: “Perpustakaan Modern Berbasis Budaya Melayu dengan Nuansa Agamis yang Didukung oleh Pemanfaatan Teknologi Mutakhir� Dalam Grand Design ini telah dirancang konsep-konsep pengembangan dan implementasinya, serta rincian kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun 2007-2010.
Semoga
Grand Design ini dapat dijadikan pijakan dalam
penataan ruang perpustakaan dan mebeler, penataan infrastruktur teknologi komunikasi dan informasi, pengembangan SDM, sistem manajemen, pengembangan dan pengolahan koleksi, berbagai jenis layanan, promosi dan kerjasama, serta pengembangan perpustakaan masa depan, sehingga perpustakaan Provinsi Riau mampu menghadirkan pengetahuan dunia (world’s knowledge) untuk masyarakat Riau dan masyarakat Indonesia dalam meningkatkan taraf ekonomi
serta
penelitian
dan
pengembangan
kehidupan sosial (research
and
development).
Pekanbaru, 20 Desember 2006 Tim Penyusun
ii
Grand Desain Perpustakaan Provinsi ..................
DAFTAR ISI PENGANTAR
i
EXECUTIVE SUMMARY
1
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang 1.2.Tujuan 1.3. Ruang Lingkup Kegiatan 1.4. Indikator Kinerja
8 10 11 12
BAB 2 KEADAAN UMUM PROVINSI RIAU 2.1. Profil Provinsi Riau 2.2. Keadaan Umum Perpustakaan Provinsi Riau
15 27
BAB 3 TINJAUAN TEORITIS
40
BAB 4 PEMBENTUKAN PERPUSTAKAAN PROVINSI RIAU 4.1. Pembanunan Gedung 4.2. Penataan Ruang dan Mebeler 4.3. Penataan Infrastruktur Teknologi Informasi
82 84 89
BAB 5 PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA 5.1. Analisa Kebutuhan 5.2. Magang 5.3. Studi Banding 5.4. Diklat Teknis dan Diklat Fungsional 5.5. Pendidikan Formal Perpustakaan 5.6. Rekrut Tenaga Baru 5.7. Pengembangan Kemampuan dan Ketrampilan SDM di Era Digital
102 102 104 105 106 106 107
BAB 6 PENGEMBANGAN KOLEKSI DAN PENGOLAHAN 6.1. Pengembangan Koleksi 6.2. Pengolahan Bahan Pustaka Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ……………
i
113 119 iii
BAB 7 LAYANAN DAN PROMOSI 7.1.Pengembangan dan Penataan Sistem Layanan Perpustakaan 7.2.Promosi Layanan dan Promosi Perpustakaan
126 139
BAB 8 PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN PROVINSI RIAU 8.1.Pengembangan Layanan Perpustakaan Masa Depan 146 8.2.Pengembangan Sistem Layanan Terpadu Dengan Perpustakaan dan Pusat-Pusat Informasi di Provinsi Riau 153 DAFTAR PUSTAKA
155
LAMPIRAN •
iv
Tahapan Pengembangan Sistem Perpustakaan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi ..................
159
Badollahi Mustafa, Drs., M.Lib. Pustakawan, Perpustakaan Institut Pertanian Bogor
Sugiharto, S.Sos. Pustakawan, Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – LIPI
Zurniaty Nasrul, MLS. Konsultan Perpustakaan/Sekjen Ikatan Pustakawan Indonesia
Fauzi Asran, Drs. Kepala Perpustakaan Jakarta Islamic Center
H. R. Erisman, Drs., M.Si Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau
Mega Putra RM., Drs. Kepala Bidang Pengembangan dan Perawatan Perpustakaan Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau
Moh. Aries, Drs., M.Lib Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia
Romi Satria Wahono, M.Eng. Direktur Utama, PT. Brainmatics Cipta Informatika
Tiva Riawati, S.Sos. Pustakawan, Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau
Wien Muldian Kepala Perpustakaan Departemen Pendidikan Nasional
Woro Titi Haryanti, Dra., M.A. Kepala Pusdiklat Perpustakaan Nasional R.I.
EXCECUTIVE SUMMARY Perpustakaan Modern Berbasis Budaya Melayu dengan Nuansa Agamis yang Didukung oleh Pemanfaatan Teknologi Mutakhir
erpustakaan modern yang dimaksud adalah perpustakaan dengan konsep
layanan
yang
disesuaikan
dengan
kebutuhan
dan
karakteristik masyarakat modern yang memerlukan beragam informasi dalam beragam format termasuk digital, namun juga tetap menyediakan layanan perpustakaan secara konvensional yaitu format tercetak, sehingga disebut juga sebagai perpustakaan hibrida, yaitu memadukan bahan pustaka dan layanan digital dengan bahan pustaka tercetak/terekam dengan layanan tradisional. Budaya Melayu yang merupakan budaya masyarakat Provinsi Riau menjadi ciri khas dan kekayaan utama Perpustakaan Provinsi Riau yang akan dilayankan kepada masyarakat. Untuk semua itu akan dioptimalkan pemanfaatan teknologi mutakhir. Perpustakaan Provinsi Riau dalam memberikan layanannya tidak lepas dari budaya Melayu. Ini berarti semua kekayaan khasanah literatur dan kebijakan daerah perlu dihimpun dan dikelola dengan baik sehingga dapat disajikan kepada masyarakat secara utuh, lengkap, akurat, cepat dan nyaman melalui berbagai format layanan baik secara konvensional maupun dengan memanfaatkan teknologi mutakhir. Dengan pendekatan ini, diharapkan masyarakat Provinsi Riau maupun masyarakat Indonesia pada umumnya, bahkan masyarakat dunia dapat mengetahui dengan mudah dan cepat serta lengkap dan akurat mengenai kekayaan budaya Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
1
Melayu, sekaligus sebagai institusi yang menyediakan informasi dalam semua bidang bagi masyarakat Provinsi Riau. Melalui institusi Perpustakaan Provinsi Riau ini pun masyarakat Provinsi Riau dapat membagi informasi dan pengetahuan yang dimilikinya kepada masyarakat luas, bukan saja bagi masyarakat Provinsi Riau, masyarakat Indonesia dan dunia.
Sebaliknya
Perpustakaan
Provinsi
Riau
menghadirkan
pengetahuan dunia (world’s knowledge) untuk masyarakat Riau. Perpustakaan menjadi wahana belajar sepanjang hayat dan berperan sebagai pusat pembudayaan kebiasaan membaca masyarakat. Untuk
semua
itu
diperlukan
rancangan
yang
matang
pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau, yang dituangkan dalam dokumen Grand Design Perpustakaan Provinsi Riau. Rangkuman dokumen Grand Design ini dapat dengan mudah dipahami melalui dua diagram berikut. Dua buah diagram berikut menggambarkan dasar dan strategi pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau. Diagram pertama menggambarkan dasar dan arah serta keterkaitan antara pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau dengan lingkungan masyarakat serta pemerintah pusat dan daerah, sedangkan diagram kedua menggambarkan strategi implementasi pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau.
2
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Diagram 1. Dasar dan Arah Pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau
Kecenderungan (trend) perkembangan perpustakaan
Kebijakan Pemerintah Pusat /Daerah mengenai perpustakaan
Visi dan Misi Provinsi Riau serta Perpustakaan Provinsi Riau
Teknologi pendukung
• • • • • •
ICT Web-based Multimedia Mesin penelusur Personalisasi Open source software • RFID
Perpustakaan Provinsi Riau
Konten informasi, teknik penelusuran, waktu dan lokasi, kebiasaan membaca
Strategi Pengembangan
Perpustakaan Kota / Kabupaten Dan lembaga terkait Budaya Melayu dan Nuasa Agamis
Kebutuhan Informasi dan kebiasaan pemakai/ masyarakat
• • • • •
Pengembangan sistem Pengembangan konten Pengembangan SDM Pengembangan SOP Penataan tata ruang layanan • Sistem organisasi dan fungsi • Promosi dan layanan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
3
Diagram 2. Strategi Implementasi Pembangunan Perpustakaan Provinsi Riau
Pengembangan Pengembangan Perpustakaan Masa Perpustakaan Masa Depan (2007 – 2010) Depan (2007 – 2010) • Pengembangan • Pengembangan Layanan Layanan • Kerjasama layanan • Kerjasama layanan dengan pihak lain dengan pihak lain
Pengembangan Pengembangan Layanan Layanan dan dan Promosi Promosi Perpustakaan Perpustakaan (2007 (2007 – 2010) – 2010) • •Bilik Bilik Melayu Melayu • Layanan • Layanan untuk untuk orang orang cacat cacat • Layanan • Layanan manula manula • Layanan • Layanan anak, anak, remaja remaja dandan dewasa dewasa • Layanan • Layanan multimedia multimedia dandan digital digital • Community • Community Center Center • Promosi • Promosi perpustakaan perpustakaan (pameran, (pameran, bimbingan bimbingan pemakai, pemakai, lomba-lomba, lomba-lomba, bedah bedah buku, buku, story story telling, telling, talkshow, talkshow, dll.) dll.)
4
Pembangunan dan Renovasi Gedung (2006 – 2007)
Penataan ruang, Mebeler dan Rambu-rambu (2007)
• Landmark/ikon Provinsi Riau • Nuansa Melayu dan agamis • Sarat teknologi modern
• Nyaman, indah, asri, trendi • Ramah • Ergonomis
Penataan Infrastruktur Teknologi (2007)
Perpustakaan Provinsi Riau Modern (2007-2010)
Pengembangan Koleksi dan Pengolahan (2007 – 2010) • Survei minat pengguna • Bahan umum/ referensi tercetak • Multimedia • Format digital • Koleksi Melayu • Koleksi deposit
• Sistem jaringan (WiFi) • Hardware (RFID) • Software (Integrated Web-based) • Dataware • Brainware
Pengembangan SDM (2007 - 2010) • • • • • •
Magang Studi banding Rekrut tenaga baru Diklat teknis Diklat fungsional Pendidikan formal (D3, S1, S2)
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Untuk
memudahkan
dalam
tahap
pengembangan
dan
implementasi, dokumen Grand Design disusun dengan sistematika sebagaimana berikut ini : Setelah halaman-halaman awal yang terdiri atas judul luar, judul dalam, halaman pengesahan, kata pengantar dan daftar isi, maka isi dokumen Grand Design adalah sebagai berikut:
Bab 1 Pendahuluan • • • •
Latar belakang Tujuan Ruang lingkup kegiatan Indikator kinerja
Bab 2 Keadaan Umum Provinsi Riau • •
Profil Provinsi Riau Keadaan Umum Perpustakaan Provinsi Riau
Bab 3 Tinjauan Teoritis Bab 4 Pembentukan Perpustakaan Provinsi Riau • • •
Pembangunan Gedung Penataan Ruang dan mebeler Penataan Infrastruktur Teknologi Informasi
Bab 5 Pengembangan SDM Bab 6 Pengembangan Koleksi dan Pengolahan • •
Pengembangan Koleksi Pengolahan Bahan Pustaka
Bab 7 Layanan dan Promosi • •
Pengembangan sistem layanan perpustakaan Promosi layanan dan promosi perpustakaan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
5
Bab 8 Pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau • •
Pengembangan layanan perpustakaan masa depan Pengembangan sistem layanan terpadu dengan perpustakaan dan pusat-pusat informasi di provinsi Riau
Daftar Pustaka Dalam
rangka
pengembangan
sistem
perpustakaan
secara
berkesinambungan perlu dibuat pentahapan pengembangan sistem perpustakaan sebagai berikut:
Tahun 2007: •
Pembangunan gedung
•
Penataan ruang
•
Pengadaan dan penataan mebeler
•
Pengadaan bahan pustaka (termasuk koleksi Melayu)
•
Penataan sistem layanan
•
Pengadaan hardware
•
Pengadaan software
•
Penataan sistem jaringan
•
Pengembangan SDM (magang, studi banding, diklat teknis dan fungsional, pendidikan formal, rekrut tenaga baru)
•
Pembuatan SOP
•
Penataan ulang sistem organisasi
•
Operasional (pengolahan bahan pustaka, input data ke komputer)
6
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tahun 2008: •
Pengembangan bahan pustaka
•
Pengembangan software (lanjutan)
•
Pengembangan SDM (lanjutan)
•
Pengembangan sistem layanan
•
Pengembangan perpustakaan digital
•
Operasional (pengolahan, input data, konversi data digital, metadata)
•
Promosi dan sosialisasi (kepada pengguna dan pengambil kebijakan)
•
Pembinaan perpustakaan di Provinsi Riau
Tahun 2009: •
Pengembangan bahan pustaka
•
Pengembangan sistem kerjasama layanan
•
Lanjutan pengembangan perpustakaan digital
•
Promosi dan sosialisasi (kepada masayarakat pengguna dan pengambil kebijakan)
Tahun 2010: •
Pengembangan bahan pustaka
•
Pengembangan perpustakaan digital
•
Operasional (konversi data digital, metadata)
•
Promosi dan sosialisasi (kepada pengguna dan pengambil kebijakan).
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
7
BAB 1 PENDAHULUAN
”Buku mencerdaskan bangsa” (Bung Hatta)
ab ini menguraikan mengenai latar belakang dan tujuan pembentukan Perpustakaan Provionsi Riau, ruang lingkup kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka membangun perpustakaan Provinsi Riau serta indikator kinerja yang menunjukkan beberapa angka indikator dan kondisi Perpustakaan Provinsi Riau saat ini (tahun 2006) dan harapan untuk tahun 2007 sampai tahun 2010.
1.1. Latar belakang Pengembangan sistem perpustakaan terpadu dan modern di Provinsi Riau dalam rangka menyebarluaskan informasi kepada masyarakat dan untuk meningkatkan minat baca masyarakat serta mendukung pelestarian budaya daerah merupakan suatu usaha yang sangat penting dan diperlukan di era keterbukaan ini.
Sistem dan
infrastruktur awal pengembangan sistem layanan perpustakaan terpadu sesungguhnya sudah dirintis. Hal ini dapat dilihat dengan adanya Badan Perpustakaan
dan
perpustakaan
di
8
Arsip tingkat
Daerah
Provinsi
kabupaten
kota.
Riau Namun
serta
beberapa
masih
perlu
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
dikembangkan dan disempurnakan agar sesuai dengan tuntutan kebutuhan stakeholders yang semakin kompleks. Namun menghadapi kemajuan kebutuhan masyarakat terhadap informasi yang diiringi dengan kemajuan pesat dalam teknologi informasi, maka diperlukan suatu sistem layanan perpustakaan modern yang didukung oleh sistem manajemen dan teknologi mutakhir serta dengan menjalin sistem jaringan kerja sama layanan terpadu antar seluruh perpustakaan dan pusat informasi di Provinsi Riau. Terdapat banyak perpustakaan dan pusat-pusat informasi di daerah provinsi Riau. Namun Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Riau, sebagaimana tupoksinya (tugas pokok dan fungsi), bertugas melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi, serta budaya daerah khususnya bagi masyarakat di daearah provinsi Riau dan untuk masyarakat Indonesia serta masyarakat internasional pada umumnya. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Riau dapat berperan dan berfungsi sebagai pembina dan koordinator dalam sistem perpustakaan di provinsi Riau. Namun BPAD Riau harus dapat bersinerji dengan seluruh perpustakaan, pusat informasi dan dokumen serta instansi lain yang terkait.
Bahkan terbuka kemungkinan BPAD Riau dapat
bersinerji dengan berbagai instansi penyedia informasi dalam bidang yang sama atau terkait di Indonesia dan luar negeri, yang potensial menyumbangkan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi serta budaya daerah atau memanfaatkan ilmu pengetahuan yang ada dalam rangka mencerdaskan masyarakat secara umum. Oleh karena itu perlu dilakukan usaha untuk mengembangkan Sistem Perpustakaan di Provinsi Riau. Sebagai langkah awal yang
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
9
strategis untuk mencapai hal itu, perlu dikembangkan Grand Design pengembangan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di provinsi Riau, yang pada akhirnya akan mencakup pula pengembangan perpustakaan di dalam provinsi Riau.
Pada tahap awal fokus diarahkan pada
pengembangan model sistem perpustakaan di BPAD Riau, namun pada saat yang bersamaan perlu dipersiapkan skenario pengembangan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan
di beberapa kabupaten/kota
hingga pada akhirnya mencapai seluruh sebagian besar pusat-pusat informasi dan perpustakaan di provinsi Riau.
1.2. Tujuan Tujuan kegiatan yang dirancang dalam Grand Design ini adalah: 1. Membangun Sistem Perpustakaan di Provinsi Riau dengan berfokus pada pengembangan model Perpustakaan Provinsi Riau dan sistem jaringan dengan perpustakaan di kabupaten/kota. 2. Pengembangan SDM Perpustakaan Provinsi Riau sehingga mampu memberikan layanan prima kepada masyarakat dengan memanfaatkan teknologi mutakhir. 3. Membangun suatu institutional repository sebagai tempat untuk pengumpulan dan pengawetan hasil-hasil intelektual institusi dan budaya daerah (Melayu) dalam bentuk dokumen dan paket informasi dalam berbagai format dan memungkinkan akses seluasluasnya bagi masyarakat terhadap khasanah kekayaan informasi dan budaya daerah tersebut. 4. Menyediakan fasilitas yang lebih nyaman bagi pengguna dalam memanfaatkan langsung sumber-sumber informasi yang ada,
10
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
sehingga diharapkan akan mampu meningkatkan minat baca masyarakat provinsi Riau. 5. Menyediakan fasilitas yang akan lebih memudahkan masyarakat dalam melakukan akses ke sumber-sumber informasi yang ada di luar provinsi Riau melalui fasilitas komunikasi yang disediakan. 6. Menyesuaikan sistem organisasi dan manajemen terutama yang berkaitan langsung dengan sistem layanan perpustakaan agar lebih efektif dalam rangka pengembangan sistem dan layanan perpustakaan terpadu di provinsi Riau.
1.3. Ruang lingkup kegiatan Ruang
lingkup
kegiatan
yang
akan
dilaksanakan
adalah
mengembangkan model sistem manajemen dan layanan perpustakaan terpadu dan modern mencakup perancangan sistem, pengelolaan dan pelayanan serta pengembangan infrastruktur, pengembangan sumberdaya manusia, pengembangan koleksi sistem manajemen pengelolaan dan pelayanan sistem perpustakaan, dalam rangka mengoptimalkan fungsi gedung Perpustakaan Provinsi Riau yang sedang dibangun, serta membuat konsep kerja sama layanan terpadu antar perpustakaan dan pusat-pusat informasi di Provinsi Riau.
Untuk itu beberapa kegiatan yang perlu dilaksanakan adalah: 1. Pembangunan gedung perpustakaan 2. Penataan ruang-ruang 3. Pelengkapan mebeler dan rambu-rambu 4. Pelengkapan bahan-bahan pustaka (buku, majalah, dan berbagai bentuk dan format dokumen dan informasi)
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
11
5. Pengembangan sistem manajemen perpustakaan 6. Pengembangan infrastruktur 7. Pengadaan Hardware 8. Pengembangan Software 9. Pengembangan sistem koneksi jaringan intranet/internet dan jaringan lokal (LAN) 10. Pengembangan SDM yang berkaitan dengan pengelolaan dan layanan perpustakaan modern. 11. Pembuatan SOP (Standard Operation Procedure) mengenai manajemen perpustakan 12. Penyediaan konten untuk layanan automasi perpustakaan dan perpustakaan digital (pembuatan metadata, penyediaan dokumen digital) 13. Promosi dan sosialisasi sistem perpustakaan kepada masyarakat 14. Penataan ulang struktur organisasi yang terkait dengan layanan perpustakaan
modern
dan
terpadu
dengan
perpustakaan
kabupaten/kota 15. Membangun koordinasi dan kerjasama perpustakaan dan unit pusat informasi di provinsi Riau dan daerah lain.
1.4. Indikator kinerja Pada akhir tahun 2006 ini baseline sebagai embrio pengembangan, pengelolaan dan pelayanan sistem perpustakaan di Provinsi Riau dapat dilihat pada Tabel 1.1. berikut. Indikator kinerja berikut menunjukkan peningkatan secara bertahap sampai tahun 2010 sesuai dengan pentahapan pengembangan sistem perpustakaan secara berkesinambungan.
12
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tabel 1.1. Indikator Kinerja No.
Tolok Ukur
1
Jumlah pustakawan yang terampil dalam pengelolaan perpustakaan Jumlah pustakawan yang terampil dalam memberi layanan prima Jumlah pustakawan yang terampil dalam pengelolaan teknologi informasi Jumlah pustakawan yang terampil menggunakan teknologi informasi Volume koleksi umum
2
3
4
5
6
7
Volume koleksi dokumen Melayu/Deposit Jumlah database
Baseline (2006)
2007
2008
2009
2010
52
60
70
80
100
40
50
60
70
100
7
20
30
40
50
18
30
40
50
60
180.515
300.000
500.000
800.000
1.000.000
3800
4000
5000
6000
10000
-
350.000
600.000
900.000
1.200.000
132.334
150.000
200.000
250.000
400.000
8
Jumlah pengunjung per tahun
9
Jumlah jam layanan per hari
8
8
10
11
13
10
Koleksi digital
-
10.000
15.000
20.000
30.000
Sumber: Lembaran data statistik Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau tahun 2006.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
13
BAB 2 KEADAAN UMUM PROVINSI RIAU ”Tak kan Melayu hilang di bumi”
ab ini menguraikan mengenai keadaan dan kondisi umum Provinsi Riau dari berbagai aspek baik geografis, kependudukan, sosial kemasyarakatan dan budaya, pembangunan, visi dan misi Provinsi Riau. Juga diuraikan mengenai kondisi Perpustakaan Provinsi Riau saat ini, termasuk SDM, koleksi, layanan, dan berbagai aspek lainnya termasuk sejar perpustakaan serta misi dan visi Perpustakaan Provinsi Riau.
Dalam tradisi Melayu, ada semacam ungkapan "Adat Bersendikan Syarak, dan Syarak Bersendikan Kitabullah". Hal ini menyiratkan bahwa secara langsung atau tidak tradisi kebudayaan melayu tetap berpegang teguh pada ajaran Islam. Adat dalam Melayu sangat diutamakan dan menjadi ukuran derajat seseorang. Orang yang tidak tahu adat atau kurang mengerti adat dianggap sangat memalukan dan dapat dikucilkan dari kelompok masyarakat. Ungkapan atau cap kepada mereka yang "tak tahu adat" atau "tak beradat". Begitu pentingnya sehingga timbul ungkapan lain, "Biar mati Anak, jangan mati Adat". Ungkapan lainnya adalah: "Biar mati Istri, jangan mati Adat". Semua ungkapan ini menunjukan betapa adat-istiadat dalam masyarakat Melayu sangat dijunjung tinggi. "Tak kan Melayu hilang di bumi", adalah keyakinan masyarakat 14
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Melayu Riau akan tradisi dan budayanya. Kalimat ini diucapkan secara turun-temurun dan telah mendarah-daging bagi orang Melayu. 2.1. Profil Provinsi Riau 2.1.1. Keadaan Alam Provinsi Riau terdiri dari daerah daratan dan
perairan, dengan
luas lebih kurang 8 135 897 km2, sebesar 235 306 km2 (71,33 persen) merupakan daerah lautan dan hanya 94 561,61 km2 (28,67 persen) daerah daratan. Di samping itu di daerah lautan yang berbatasan dengan negara lain diperkirakan luas daerah Zone Ekonomi Ekslusif adalah 379 000 km2.
Keberadaannya
membentang dari lereng Bukit Barisan sampai
dengan Selat Malaka, terletak antara 01o05'00’’ Lintang Selatan sampai 02o25'00’’
Lintang Utara atau antara 100o00'00’’Bujur Timur-
105o05'00’’ Bujur Timur. Di daerah daratan terdapat 15 sungai, di antaranya ada 4 sungai yang
mempunyai arti penting sebagai prasarana perhubungan seperti
Sungai Siak (300 km) dengan kedalaman 8-12 m, Sungai Rokan (400 km) dengan kedalaman 6-8 m, Sungai Kampar (400 km) dengan kedalaman lebih kurang 6 m dan Sungai Indragiri (500 km) dengan kedalaman 6-8 m. Ke 4 sungai yang membelah dari pegunungan dataran tinggi Bukit Barisan bermuara di Selat Malaka dan Laut Cina Selatan itu dipengaruhi pasang surut laut.
2.1.2. Pemerintahan Sebagai Provinsi, Riau dikepalai oleh seorang Gubernur/ Kepala Daerah dengan satu orang Wakil Gubernur. Di dalam melaksanakan tugasnya, ada 3 organisasi perangkat staf pemerintahan daerah yaitu: Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
15
Sekretaris Daerah (Sekda), Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) dan Badan Pengawasan Daerah (Bawasda). Daerah Provinsi Riau terdiri dari 9 kabupaten (Kuantan Singingi, Indragiri Hulu, Indragiri Hilir, Pelalawan, Siak, Kampar, Rokan Hulu, Bengkalis dan Rokan Hilir)
dan 2 kota yaitu Kota Pekanbaru yang
merupakan Ibukota Provinsi
Riau, dan Kota Dumai. Tiap Kabupaten
dikepalai oleh seorang Bupati, Kota oleh seorang Walikota. Dari 11 Kabupaten/Kota yang ada di Provinsi Riau terdapat 173 kecamatan dimana masing-masing kecamatan terdiri dari beberapa kelurahan/desa yang dikepalai oleh seorang Lurah/Kepala Desa. Data tahun 2005 menunjukkan
bahwa di daerah ini terbagi atas 1 483
kelurahan/desa.
2.1.3. Penduduk Dilihat dari jumlahnya penduduk Riau menurut hasil SP 2000 Riau menempati urutan ke 4 bila dibandingkan dengan 8 Provinsi yang ada di Sumatera. Dengan luas daratan 86 461,91 km2 hasil SP 2000 menunjukkan banyaknya penduduk Riau tercatat 3 755 juta jiwa dengan laju pertumbuhan per tahun 1990-2000 relatif tinggi yaitu 3,8 persen, tetapi merupakan penduduk terjarang di Sumatera yaitu 43 jiwa per km2. Penduduk Riau berjumlah 3 755 485 jiwa yang terdiri dari 1 934 399 penduduk laki-laki dan 1 821 086 perempuan.
Banyaknya rumah
tangga yang terdapat di Provinsi Riau pada tahun 2000 tercatat 896 278 rumah tangga dengan rata-rata penduduk 4,18 per rumah tangga.
16
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Gambar 2.1.
Penduduk Provinsi Riau Menurut Jenis Kelamin 2002-2005 (Ribu)
3000 2500 2000 1500 1000 Perempuan Laki-laki
500 0 2002
2003
2004
Laki-laki
2005
Perempuan
Berdasarkan SP2000 Kepadatan penduduk per-km menurut kabupaten/kota menunjukkan bahwa
Kota Pekanbaru
menempati
urutan tertinggi yaitu 1 311,18 orang per km2, diikuti Kota Dumai 100,26 per km2, dan sebaliknya Kabupaten Pelalawan kepadatan penduduknya terendah yaitu 12,76 orang per km2. Penyebaran penduduk yang tidak merata merupakan satu dari sejumlah masalah kependudukan. Ketidakmerataan dapat menimbulkan kondisi yang kurang sehat bagi kegiatan ekonomi, pertahanan keamanan dan
keadilan sosial
penyebaran penduduk
lain.
Untuk itu
pemerintah mengusahakan
yang lebih merata dari daerah
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
yang
padat
17
penduduknya
ke daerah yang jarang
penduduknya, yang disebut
transmigrasi. Sejak Pra Pelita sampai dengan Pelita VI tahun kelima, pemerintah telah menempatkan 131 408 kepala keluarga atau 542 271 jiwa sebagian besar transmigrasi berasal dari Provinsi-Provinsi di Pulau Jawa.
2.1.4. Pendidikan Berhasil atau tidaknya
pembangunan suatu bangsa banyak
dipengaruhi oleh tingkat pendidikan penduduknya. Semakin maju pendidikan berarti akan
membawa berbagai pengaruh positif bagi
masa depan berbagai bidang kehidupan. Demikian pentingnya peranan pendidikan, tidaklah mengherankan kalau pendidikan senantiasa banyak mendapat perhatian dari pemerintah maupun masyarakat. Pada tahun 2005/2006 Sekolah Dasar berjumlah 3507, murid 724.132 dan guru 27.925, dengan rasio murid terhadap guru 25,93 dan ratio murid terhadap sekolah 206,48. Data statistik pendidikan menengah terbatas pada SLTP dan SLTA di lingkungan Dinas pendidikan Nasional saja. Pada tahun 2005/2006 terdapat 1 079 SLTP umum dan 225 SMU, dengan jumlah murid SLTP 260 714. Sedangkan rasio murid terhadap guru
SLTP 26,98. Angka-angka tersebut diatas masih cukup baik
dibandingkan dengan keadaan tahun-tahun sebelumnya. Jika dibandingkan dengan tahun 2004/2005 yaitu 405 SLTP, 163 SLTA, dengan 153 881 murid SLTP, 75 585 murid SLTA serta guru SLTP 10 471 dan guru SLTA 5 340 dengan ratio murid terhadap guru SLTP 14,70 dan murid terhadap guru SLTA 14,15.
18
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
2.1.5. Pendidikan Tinggi Selain 2 buah Perguruan Tinggi Negeri yaitu Universitas Riau dan Universitas Islam Negeri Sulthan Syarif Kasim, pada tahun 2004/2005 ada 5 buah Universitas dan 23 Sekolah Tinggi serta 28 Akademi di Provinsi Riau dalam lingkungan APTISI Riau serta 16 buah Perguruan Tinggi Swasta Islam siap menampung lulusan SLTA.
2.1.6. Industri Sektor industri saat ini merupakan sektor utama kedua setelah sektor pertambangan dan penggalian dalam perekonomian Riau. Pada tahun 2004 jumlah perusahaan industri besar dan sedang di Provinsi Riau sebanyak 163 perusahaan. Berdasarkan kelompok industri, jumlah perusahaan yang terbanyak adalah pada kelompok industri makanan dan minuman (15) yaitu sebanyak 95 perusahaan, diikuti kelompok industri kayu, barang-barang dari kayu (tidak termasuk furnitur), dan barangbarang anyaman (20) sebanyak 27 perusahaan, serta kelompok industri alat angkutan, selain kendaraan motor roda empat atau lebih (35) sebanyak 16 perusahaan. Industri Besar dan Sedang di Provinsi Riau menyerap tenaga kerja sebanyak 124.444 orang dengan pengeluaran untuk pekerja sebesar 1.218, 37 milyar rupiah. 2004 sebesar
Nilai output pada industri besar dan sedang tahun
41.844,18 milyar rupiah dengan biaya input yang
dikeluarkan sebesar 27 998, 25 milyar rupiah. Selanjutnya dapat dilihat bahwa nilai produksi barang yang dihasilkan perusahaan industri besar dan sedang mencapai 41.608, 39 milyar rupiah. Nilai tambah menurut harga pasar yang dihasilkan sebesar 131.845, 91 milyar rupiah. Nilai tambah terbesar juga dihasilkan oleh sub sektor industri industri makanan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
19
dan minuman (15) sebesar 8.667, 02 milyar rupiah atau 62,60 persen dari total nilai tambah yang dihasilkan.
2.1.7. Pertambangan Produksi Minyak Bumi di Provinsi Riau, pada tahun 2005 sebanyak 166,22 juta barel. Di samping minyak mentah, sumber daya alam yang potensi lainnya adalah gambut, pasir, granit, dan batubara.
2.1.8. Air Minum Air minum ataupun air bersih mempunyai peranan yang penting dalam kehidupan masyarakat. Dari 12 buah perusahaan air minum pada tahun 2003 tercatat
kapasitas potensial
air minum 1 118 liter per
detik. Sedangkan pada tahun 2004 jumlah Perusahaan Air Minum menjadi 14 perusahaan dengan kapasitas potensial air minum 1 428 liter perdetik. Produksi air minum yang di salurkan pada tahun 2004 sebesar 15,06 juta m3, sejumlah 7,42 juta m3 (49,32 persen) di distribusikan ke kelompok Non Niaga yaitu rumah tangga dan instansi pemerintah, 1,99 juta m3 (13,28 persen) ke kelompok Niaga, 0,23 juta m3 (1,51 persen) ke kelompok sosial, 0,11 juta m3 (0,73 persen) ke kelompok industri dan 0,03 juta m3 (0,21 persen) ke kelompok khusus. Sedangkan air minum yang susut/hilang dalam penyaluran sebesar 5,26 juta m3 (34,95 persen).
2.1.9. Energi Kebijakan pemerintah di bidang kelistrikan ditujukan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong kegiatan ekonomi khususnya sektor industri. Untuk mencapai sasaran tersebut
20
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
diupayakan peningkatan daya terpasang pembangkit tenaga listrik serta perluasan jaringan distribusi agar tersedia tenaga listrik dalam jumlah yang cukup dengan pelayanan yang baik. Kapasitas terpasang pembangkit listrik wilayah Riau tahun 2005 sebesar 118 012 KW dan tenaga yang dibangkitkan sebesar 266 485 796 KWH.
Jumlah pelanggan PLN tahun 2005 sebanyak 456 981, sebesar
88,87 persen merupakan pelanggan rumah tangga.
2.1.10. Konstruksi Berbagai usaha dilakukan pemerintah dalam rangka memenuhi kebutuhan perumahan yang sehat dan teratur. Pada tahun 2005 pengembang swasta telah membangun 4 355 unit perumahan yang tersebar di beberapa kabupaten/kota Provinsi Riau. Kabupaten/Kota yang terbanyak dibangun perumahan adalah Kota Pekanbaru sebanyak 2 822 unit, diikuti Kampar sebanyak 1 119 unit dan sisanya di Kabupaten Pelalawan dan Dumai sebanyak 297 dan 89 unit. Jika dibandingkan dengan tahun lalu, banyaknya rumah yang dibangun pengembang swasta mengalami kenaikan sebesar 43,02 persen.
2.1.11. Perhubungan Darat Prasarana jalan merupakan urat nadi kelancaran lalu lintas di darat. Lancarnya arus lalu lintas akan sangat menunjang perkembangan perekonomian suatu daerah. Guna menunjang kelancaran perhubungan darat di daerah Riau pada tahun 2005 tercatat panjang jalan 21 260,09 km dan jembatan 840 buah. Di lihat kondisinya, jalan yang baik tercatat sepanjang 5 960,06
km (28,03 persen), sedang 6 982,21 km (32,84
persen), rusak/rusak berat 8 317,82 km (39,12 persen). Jika panjang jalan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
21
dirinci menurut jenis permukaan diperoleh proporsi 29,98 persen di aspal, 30,31 persen jalan kerikil dan 5,94 persen jalan beton serta 33,76 persen jalan tanah Selanjutnya dari 840 buah jembatan sebanyak 440 jembatan dengan konstruksi beton, 49 komposit, 198 dengan konstruksi kayu, dan 148 buah rangka.
2.1.12. Hotel dan Pariwisata Jumlah wisman yang berkunjung ke Provinsi Riau pada tahun 2004 sebanyak 59.272 orang atau mengalami penurunan tipis sebesar 0,60 persen dibandingkan dengan tahun sebelumnya.Wisman tersebut sebagian besar berasal dari negara-negara ASEAN yaitu sebesar 67,28 persen dari jumlah seluruhnya, sisanya berasal dari negara Asia (22,16 persen), Eropa (7,65 persen), Amerika (1,63 persen), Australia dan Selandia Baru (0,68 persen) dan negara lainnya 0,61 persen. Besarnya jumlah wisman memerlukan peningkatan dalam bidang akomodasi, kamar dan tempat tidur. Pada tahun 2005 jumlah akomodasi 302 unit, jumlah kamar 7 977 unit dan jumlah tempat tidur 13 269 unit atau masing-masing mengalami peningkatan sebesar 4,14 persen, 6,52 persen dan 6,99 persen dibanding tahun sebelumnya. Pada tahun 2005 jumlah surat biasa dan tercatat yang dikirim sebanyak 2.937.072 surat, sedangkan jumlah surat biasa dan tercatat yang diterima berjumlah 2.765.050 surat. Aktifitas lain dari kantor pos adalah pengiriman/penerimaan pos paket.
2.1.13. Perbankan Pada akhir tahun 2005 di Riau terdapat 178 buah Kantor Bank (tidak termasuk Bank Indonesia) yang terdiri dari :
22
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
- Kantor Pusat 1 buah - Kantor Cabang 58 buah - Kantor Cabang Pembantu 92 buah - Kantor Kas 27 buah Pengerahan dana masyarakat melalui perbankan dari tahun ke tahun menunjukkan perkembangan yang cukup menggembirakan. Dana dari masyarakat yang berhasil dihimpun perbankan pada akhir tahun 2005 berjumlah 20.649,61 milyar rupiah yang terdiri dari giro sebesar 8.417,91 milyar rupiah, deposito 4.833,90 milyar rupiah dan tabungan 7.397,79 milyar rupiah. Dibandingkan akhir tahun 2004, total dana yang dihimpun tahun 2005 tercatat sebesar 20.649,61 milyar rupiah, yang berarti terjadi kenaikan sebesar 27,18 persen. Sementara itu pada akhir tahun 2005 pemberian kredit perbankan meningkat menjadi 19,05 triliun rupiah yang berarti naik sebesar 24,29 persen dibanding pemberian kredit pada tahun sebelumnya yang berjumlah 15,32 triliun rupiah. Di sisi lain pinjaman perbankan tahun 2005 menurut sektor ekonomi diberikan ke perindustrian 4 683,6 milyar rupiah, pertanian 4 634,17 milyar rupiah, dan sektor lainnya 3 938,48 milyar rupiah. Selanjutnya upaya pemerintah untuk meningkatkan kegiatan ekonomi yang semakin berat adalah dengan menciptakan iklim usaha yang menunjang kegiatan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dan Penanaman Modal Asing (PMA). Besarnya investasi PMDN di daerah Riau pada tahun 2005 yang digunakan untuk industri makanan 1.634,45 milyar rupiah, dan jasa lainnya 5,58 milyar rupiah.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
23
2.1.14. Keuangan Daerah Dalam Perencanaan Anggaran dan Belanja Negara, pemerintah menganut prinsip anggaran berimbang dan dinamis. Jumlah anggaran menurut kewenangannya tahun 2004/2005 berjumlah 2.437,72 milyar rupiah, dimana bidang administrasi umum pemerintah diberikan sebesar 1.013,73 milyar rupiah, disusul bidang pemukiman sebesar 561,19 milyar rupiah dan bidang pendidikan dan kebudayaan sebesar 382,43 milyar rupiah. Di sisi lain, realisasi penerimaan Provinsi
Riau tahun 2005
berjumlah 3.286,50 milyar rupiah. Dibanding dengan realisasi penerimaan Provinsi Riau 2004 yang berjumlah 2.298,31 milyar rupiah naik sebesar 42,99 persen.
Realisasi Pengeluaran Dati I Riau 2005 berjumlah
2.437,72 milyar rupiah yang terdiri dari belanja aparatur daerah sebesar 712,99 milyar rupiah dan pelayanan publik
sebesar 1.724,74 milyar
rupiah. 2.1.15. Konsumsi dan Pengeluaran Salah satu
indikator yang
dipakai untuk mengukur tingkat
kesejahteraan penduduk adalah data konsumsi kalori dan protein per kapita.
Kesejahteraan dapat dikatakan makin baik apabila kalori dan
protein yang dikonsumsi
penduduk
semakin
meningkat
sampai
akhirnya melewati standar kecukupan konsumsi kalori/protein per kapita sehari. Menurut Widya Pangan dan Gizi (1988) norma kecukupan gizi yang dianjurkan per kapita
per hari adalah penyediaan
energi 2500
kalori dan protein 55 gram. Di samping itu FAO (Food and Agriculture Organization) menganjurkan
bahwa
bagi Indonesia untuk mencapai
kecukupan gizi yang seimbang dapat digunakan pola penyediaan pangan harapan
24
dengan kecukupan
energi
dari
padi-padian 50 persen,
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
umbi-umbian 5 persen, pangan hewani 15-20 persen, lemak dan minyak 10 persen, biji berminyak/ kacang-kacangan 8 persen, gula 6-7 persen dan sayur-sayuran 5 persen. Dari hasil Survei Sosial Ekonomi Nasional (SUSENAS) yang dilaksanakan oleh BPS dapat dilihat gambaran secara umum mengenai konsumsi kalori dan protein. Untuk
tahun 2005
rata - rata konsumsi
kalori per kapita sehari untuk Propinsi Riau adalah 2083,42 gram dan rata-rata konsumsi protein per kapita sehari menunjukkan angka 58,01 gram. Secara umum, gambaran mengenai konsumsi kalori dan protein pada tahun 2005 menunjukkan peningkatan dibanding tahun-tahun sebelumnya. Pada tahun 2002 rata-rata konsumsi kalori per kapita sehari Propinsi Riau menunjukkan angka 1992,5 dan rata-rata protein per kapita sehari menunjukkan angka 55,65. Pengeluaran rata-rata sebulan penduduk Riau di daerah kota pada tahun 2005 telah mencapai 451.776 rupiah sedangkan di daerah pedesaan baru mencapai 296.034 rupiah atau hanya sebesar 65,52 persen pengeluaran rata-rata masyarakat kota. Secara keseluruhan pengeluaran rata-rata per kapita
sebulan penduduk Riau diperkirakan 350.859
rupiah. Pada tahun 2005
persentase
pengeluaran makanan terhadap
seluruh pengeluaran di Riau masih cukup tinggi yaitu sekitar 55,77 persen. Selain itu perbedaan pengeluaran untuk makanan di daerah kota dengan daerah pedesaan masih cukup tinggi. Persentase pengeluaran untuk makanan di daerah kota hanya sekitar 47,08 persen sedangkan di daerah pedesaan 62,99 persen menunjukkan tingkat kehidupan penduduk kota lebih tinggi dari penduduk pedesaan.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
25
2.1.16. Pendapatan Regional Hingga kini alat untuk mengukur tingkat kemakmuran masyarakat suatu daerah secara tepat sulit ditemukan, namun secara tidak langsung, salah satu ukuran yang dianggap dapat mendekati pencapaian kemakmuran tersebut yakni dengan menggunakan angka pendapatan regional. Manfaat pendapatan regional antara lain adalah untuk mengetahui tingkat produk yang dihasilkan oleh seluruh faktor produksi, besarnya laju pertumbuhan ekonomi, dan stuktur perekonomian pada suatu periode di suatu daerah tertentu. Dari hasil penghitungan PDRB Riau yang telah dilakukan oleh BPS Riau dapat disajikan angka-angka pendapatan regional secara seris dari tahun ke tahun. Untuk tahun 2005 dalam bab ini disajikan seris data 6 tahunan dari tahun 2000-2005. 2.1.17. Produk Domestik Regional Bruto Dengan cenderung membaiknya pertumbuhan ekonomi dunia yang
membawa dampak langsung maupun tidak langsung terhadap
pertumbuhan ekonomi nasional dan termasuk Riau. Bila dilihat dari angka PDRB atas dasar harga belaku tanpa migas, maka telah terjadi kenaikan dari 64.527,87 miliar rupiah pada tahun 2004 meningkat menjadi 79.055,37 miliar rupiah pada tahun 2005. Demikian pula angka PDRB atas dasar harga konstan 2000 tanpa migas tahun 2005 mencapai sebesar 33.512,54 miliar rupiah yang lebih tinggi dari tahun 2004 yakni sebesar 30.879,77 miliar rupiah. 2.1.18. Pendapatan Regional Per Kapita Salah satu indikator yang dapat digunakan sebagai alat mengukur kemajuan pembangunan ekonomi suatu daerah adalah pendapatan per kapita. Angka ini diperoleh melalui nilai nominal PDRB dikurangi pajak 26
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
tak langsung netto dan dikurangi lagi penyusutan kemudian dibagi dengan jumlah penduduk pertengahan tahun. Pendapatan per kapita Riau termasuk migas atas dasar harga berlaku sebesar 27,54 juta rupiah tahun 2005 lebih besar dari angka tahun 2004 sebesar 23,11 juta rupiah. Begitu juga bila diamati atas dasar harga konstan 2000 tercatat tahun 2004 sebesar 15,21 juta rupiah kemudian naik menjadi 15,71 juta rupiah pada tahun 2005. Sementara itu bila diamati pendapatan per kapita tanpa migas atas dasar harga berlaku juga meningkat dari tahun 2004 sebesar 13,05 juta rupiah menjadi 15,66 juta rupiah pada tahun 2005, demikian pula bila diamati atas dasar harga konstan 2000 telah terjadi peningkatan dari 6,25 juta rupiah di tahun 2004, kemudian naik menjadi 6,64 juta rupiah pada tahun 2005. 2.2. Keadaan Umum Perpustakaan Provinsi Riau 2.2.1. Sejarah Sejarah
Perpustakaan Provinsi Riau diawali dari berdirinya
Perpustakaan Negara di Tanjung Pinang pada tahun 1958 yang kemudian dipindahkan ke Pekanbaru pada tahun 1960. Perpustakaan negara yang berada di bawah Departemen Pendidikan dan Pengajaran tersebut mempunyai
dua tugas pokok yaitu sebagai perpustakaan umum dan
sebagai perpustakaan referensi. Pada tahun 1976 Perpustakaan Negara berubah nama menjadi Perpustakaan Wilayah yang merupakan Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Pusat Pembinaan Perpustakaan. Tugas Perpustakaan Wilayah adalah menyediakan koleksi bahan pustaka untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan kebudayaan. Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
27
Sesuai dengan Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1989 Tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (RI), Perpustakaan Wilayah
berubah
nama
menjadi
Perpustakaaan
Daerah
yang
berkedudukan sebagai satuan organisasi Perpustakaan Nasional RI yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. Perpustakaan Daerah mempunyai tugas pokok “melaksanakan pembinaan layanan dan pengembangan perpustakaan di daerah serta melaksanakan layanan dan pelestarian bahan pustaka”. Nama Perpustakaan Daerah diubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi pada tahun 1997 dengan Keputusan Presiden Nomor 50 Tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional. Perpustakaan Nasional Provinsi yang merupakan instansi vertikal Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang berada di daerah dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. Perpustakaan Nasional Provinsi bertugas
melaksanakan kegiatan di
provinsi yang meliputi pengembangan, pembinaan dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan di instansi atau lembaga pemerintah maupun swasta dalam rangka pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya serta pelayanan informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Lahirnya Undang–Undang Nomor 25 Tahun 1999 Tentang Otonomi Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000, Perpustakaan Nasional Provinsi Riau tidak lagi menjadi instansi vertikal Perpustakaan Nasional RI, dan berubah nama menjadi Badan Perpustakan dan Arsip Provinsi Riau. Sesuai Keputusan Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah No.50 Tahun 2000 dan Peraturan Daerah Provinsi Riau
28
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Nomor 28 Tahun 2001 kedudukan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Riau adalah sebagai perangkat daerah yang diserahi wewenang, tugas dan tanggung jawab menunjang penyelenggaraan Otonomi Daerah, Desentralisasi,
Dekonsentrasi
dan
tugas
pembantuan
di
bidang
perpustakaan dan arsip di daerah. Sejak tahun 2004 nama Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau berubah menjadi Perpustakaan Provinsi Riau, namun struktur organisasi dan tata kerja
tetap mengacu kepada Peraturan Daerah
Provinsi Riau Nomor 28 tahun 2001.
2.2.2. Visi dan Misi 2.2.2.1. Visi Visi
Perpustakaan
Provinsi
Riau
yaitu:
“Terwujudnya
Perpustakaan Provinsi Riau yang profesional dalam pengelolaan perpustakaan sebagai sumber pengetahuan dan informasi untuk mencapai Sumber Daya Manusia Riau yang berkualitas menunjang Visi Riau Tahun 2020”.
Makna visi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Terwujudnya Perpustakaan Provinsi Riau yang profesional, maksudnya Perpustakaan Provinsi Riau mampu melaksanakan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien dengan dukungan prasarana, sarana dan dana yang memadai sesuai dengan tuntutan kebutuhan dan peningkatan pelayanan kepada masyarakat.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
29
b. Profesional kemampuan
dalam
pengelolaan
teknis
sumber
daya
perpustakaan manusia
adalah pengelola
perpustakaan yang memenuhi syarat–syarat yaitu menguasai pekerjaan, loyal, mempunyai integritas, mampu bekerja keras, komitmen dan motivasi yang tinggi. c. Perpustakaan sebagai sumber pengetahuan dan informasi adalah suatu tekad untuk memberikan motivasi kepada masyarakat Riau bahwa perpustakaan mempunyai nilai strategis dan penting dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia. d. Dalam upaya untuk menyediakan sumber daya manusia Riau yang berkualitas dapat dilakukan dengan menumbuhkan minat dan budaya baca masyarakt melalui perpustakaan. e. Untuk menyongsong Visi Riau Tahun 2020 dimaksudkan, bahwa perumusan Visi Perpustakaan Provinsi Riau tidak terlepas dan mempunyai kaitan erat dengan Visi Riau Tahun 2020, yaitu: “Terwujudnya Provinsi Riau sebagai pusat perekonomian dan kebudayaan Melayu dalam lingkungan masyarakat yang agamis, sejahtera lahir dan batin di Asia Tenggara tahun 2020”. 2.2.2.2. Misi Untuk mencapai visi tersebut ditetapkan Misi Perpustakaan Provinsi Riau sebagai berikut: a. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia Perpustakaan Provinsi Riau. b. Meningkatkan pelayanan perpustakaan kepada masyarakat. c. Meningkatkan minat dan budaya baca masyarakat.
30
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
d. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana Perpustakaan Provinsi Riau. e. Meningkatkan
upaya–upaya
pembinaan
dalam
rangka
pemantapan pengelolaan perpustakaan.
2.2.3. Tugas Perpustakaan Provinsi Riau Perpustakaan Provinsi Riau menjalankan beberapa tugas/peran sebagai berikut: a. Pembina perpustakaan dan pustakawan b. Perpustakaan deposit dan referensi c. Pusat kerja sama perpustakaan di Wilayah Provinsi Riau d. Perpustakaan umum di Wilayah Ibu Kota Provinsi Riau 2.2.4. Struktur Organisasi dan Sumberdaya Manusia Meskipun pada tahun 2004 nama Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau berubah menjadi Perpustakaan Provinsi Riau, namun struktur organisasi dan tata kerja tetap mengacu kepada Peraturan Daerah Provinsi Riau Nomor 28 tahun 2001. Struktur organisasi dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
31
STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN PROVINSI RIAU Berdasarkan SK Mendagri dan Otonomi Daerah No. 50 Tahun 2000 tanggal 17 Nop. 2000 dan Peraturan Daerah Provinsi Riau No. 28 Tahun 2001 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Riau
KEPALA BADAN
Bagian Tata Usaha KELOMPOK TENAGA AHLI/ FUNGSIONAL Sub Bag Adm Umum & Humas
Bidang Pengembangan dan Perawatan Perpustakaan
Sub Bidang Pengembangan Perpustakaan
Sub Bidang Perawatan Perpustakaan
Bidang Pelayanan Perpustakaan
Sub Bagian Kepegawaian
Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Perlengkapan
Sub Bagian Perancangan
Bidang Pengolahan Arsip
Bidang Pembinaan dan Perawatan Arsip
Sub Bidang Pelayanan Naskah
Sub Bidang Pelayanan, Pengolahan dan Penataan Arsip
Sub Bidang Pembinaan Arsip
Sub Bidang Pelayanan Non Naskah
Sub Bidang Penyimpanan dan Akuisisi Arsip
Sub Bidang Perawatan Arsip
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau
Pada Tabel 2.1. terlihat bahwa pegawai perpustakaan saat ini berjumlah 108 orang.
Dilihat dari tingkat pendidikan, 34 orang (31,48
%) berpendidikan sarjana, 18 orang (16,66 %) D2/D3, dan 56 orang (51,85 %) berpendidikan SLTA/SLTP/SD.
Dari 34 orang yang
berpendidikan sarjana, hanya satu orang berlatar belakang pendidikan bidang perpustakaan, dan dari 18 orang yang berpendidikan D2/D3, 7 orang di bidang perpustakaan. Ditinjau dari segi usia 32 orang (29,62 %) berusia di 50 tahun ke atas, 56 orang (51,85 %) berusia 40-49 tahun, 19
32
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
orang (17,59 %) berusia 31-39 tahun, dan 1 orang berusia di bawah 30 tahun.
Tabel 2.1. Data SDM Perpustakaan Provinsi Riau Tahun 2006 No. PENDIDIKAN ≥ 50 1. 2. 3.
Sarjana Perpustakaan Sarjana bidang lain
-
USIA Tahun 40 - 31 – 49 39 1
JUMLAH ≤30 -
1
14
17
2
-
33
-
3
4
-
7
4.
D2/D3 Perpustakaan D2/D3 bidang lain
8
3
-
-
11
5.
≤ SLTA
10
33
12
1
56
32
56
19
1
108
Jumlah
2.2.5. Koleksi Dari Tabel 2.2. terlihat koleksi Perpustakaan Provinsi Riau menurut subjeknya cukup beragam, mulai dari Karya Umum, Filsafat, Agama, Ilmu-Ilmu Sosial, Ilmu-Ilmu Terapan, Kesenian dan Olah Raga, Kesusateraan, Sejarah dan Geografi, serta Buku-Buku Cerita.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
33
Tabel 2.2. Data Koleksi Perpustakaan Provinsi Riau Tahun 2002-2003
No.
Kelompok Subjek
No. Klas DDC
Jumlah Eksemplar
1.
Karya Umum
000
6 190
2.
Filsafat
100
7 852
3.
Agama
200
22 045
4.
Ilmu – Ilmu Sosial
300
22 071
5.
Bahasa
400
10 031
6.
Ilmu – Ilmu Murni
500
8 085
7.
Ilmu- Ilmu Terapan
600
35 959
8.
Kesenian dan Olah Raga
700
11 7 48
9.
Kesusasteraan
800
8 552
10.
Sejarah dan Biografi
900
6 617
11.
Buku – Buku Cerita (Fiksi)
-
41 095
Jumlah
180 515
Menurut jenisnya pada tahun 2006 seperti terlihat pada Tabel 2.3. koleksi perpustakaan terbanyak adalah Koleksi Umum (35000 judul), Koleksi Deposit 380 judul, Koleksi anak–anak 310 judul, dan Koleksi referensi 280 judul. Selain itu terdapat
162.420 eksemplar koleksi
Perpustakaan Keliling.
34
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tabel 2.3. Data Koleksi Perpustakaan Provinsi Riau Tahun 2006
No.
Koleksi
Jumlah Judul
Jumlah Eksemplar
35000
137020
1.
Umum
2.
Referens
280
2600
3.
Anak-anak
310
6000
4.
Deposit
380
3800
5.
Perpustakaan Keliling
13000
Jumlah
2.2.6
162420
Pengguna dan Layanan Perpustakaan Provinsi Riau menyediakan berbagai jenis layanan
kepada penggunanya berupa: -
Layanan baca ditempat
-
Layanan peminjaman
-
Layanan pendidikan pengguna
-
Layanan referensi
-
Layanan perpustakaan keliling
-
Dan layanan khusus Bilik Melayu Selain layanan tersebut Perpustakaan Provinsi Riau
menyelenggarakan
berbagai
kegiatan
untuk
juga
memasyarakatkan
perpustakaan dan peningkatan minat baca antara lain: -
Lomba menulis
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
35
-
Lomba pidato
-
Lomba menggambar untuk anak-anak
-
Bercerita (story telling)
-
Seminar, Lokakarya, dan pertemuan sejenis lainnya. Pengunjung yang datang ke perpustakaan cukup banyak dan
beragam, mulai dari anak –anak, pelajar, mahasiswa hingga masyarakat umum. Dari Tabel 5 terlihat jumlah pengunjung pada tahun 1999-2000 sebanyak 111.645 orang. Pada tahun 2000-2001 menurun menjadi 101.825 orang. Pada tahun 2001-2002 jumlah pengunjung ini naik kembali menjadi 103.430 orang. Namun pada tahun 2002 – 2003 jumlahnya jauh berkurang, yakni hanya 91.065 orang. Jika dibandingkan dengan pengunjung pada tahun 1999 maka pengunjung pada tahun 2003 berkurang menjadi hanya berkisar 80% saja. Tabel 2.4. Jumlah Pengunjung Perpustakaan Provinsi Riau Tahun 1999 – 2003 No.
Tahun
Jumlah orang
1.
2002 – 2003
91 065
2.
2001 – 2002
103 430
3.
2000 – 2001
101 825
4.
1999 – 2000
111 645
Pengunjung yang datang ke perpustakaan pada tahun 2002 - 2003 seperti terlihat pada Tabel 6 paling banyak berasal dari kalangan mahasiswa 57%, pelajar 27%, umum 11%, dan anak – anak 4%.
36
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tabel 2.5. Jumlah Pengunjung Perpustakaan Provinsi Riau Menurut Jenisnya Tahun 2002 – 2003 No.
Jenis Pengunjung
1.
Umum
Jumlah Orang 10 097
2.
Mahasiswa
54 426
57,57
3.
Pelajar
24 769
27,20
4.
Anak – Anak
4 378
4,14
91 065
100
Jumlah
Persentase % 11,09
Jumlah pengunjung tersebut meningkat dari tahun ke tahun seperti yang terlihat paada Tabel 2.6. yaitu 39.075 orang pada tahun 2004, 80210 orang pada tahun 2005, dan 132.334 orang pada tahun 2006. Tabel 2.6. Jumlah Pengunjung Perpustakaan Provinsi Riau Menurut Jenisnya Tahun 2004 - 2006 No .
Jenis Pengunjung
2004 Jumlah Persen Orang tase (%) 21349 54,63
2005 Jumlah Persen Orang tase (%) 43019 53,63
2006 Jumlah Persen Orang tase (%) 87935 66,44
1.
Mahasiswa
2.
Umum
8591
21,98
20062
25,01
21540
16,27
3.
Pelajar
9011
23,06
13011
16,22
16874
12,75
4.
Anak-anak
124
0,31
4118
5,13
5985
4,52
100
80210
100
132334
100
Jumlah
39075
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
37
Jumlah anggota perpustakaan seperti terlihat pada Tabel 2.7. meningkat dari tahun ke tahun. Jumlah anggota terbanyak adalah mahasiswa. Tabel 2.7. Jumlah Anggota Perpustakaan Provinsi Riau Menurut Jenisnya Tahun 2004 – 2006 No.
Jenis Pengunjung
2004 Jumlah Persen Orang tase (%) 3222 59,95
2005 Jumlah Persen Orang tase (%) 3417 53,92
2006 Jumlah Persen Orang tase (%) 2670 69,27
1.
Mahasiswa
2.
Umum
1546
28,76
1242
19,60
568
14,73
3.
Pelajar
442
8,22
1424
22,47
488
12,66
4.
Anak-anak
164
3,05
253
3,99
128
3,32
5374
100
6336
100
3854
100
Jumlah
Frekwensi penggunaan koleksi perpustakaan seperti terlihat pada 2.8. pada tahun 2004 dan 2005 jumlahnya sama yaitu 197.360. Pada tahun 2006 meningkat menjadi 394.720.
38
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tabel 2.8. Data Pemanfatan Koleksi Perpustakaan Provinsi Riau Tahun 2004 - 2006 No.
Kelompok Subjek
No.Klas DDC 000
Jumlah Judul 2004 2005 2006 27118 54393 27243
1.
Karya Umum
2.
Filsafat
100
38701
37707
18601
3.
Agama
200
23987
57133
27432
4.
Ilmu – Ilmu Sosial
300
30876
61321
28987
5.
Bahasa
400
9875
15182
7243
6.
Ilmu – Ilmu Murni
500
11234
18204
8976
7.
Ilmu- Ilmu Terapan
600
21347
67200
30321
8.
Kesenian dan Olah Raga Kesusasteraan
700
5021
8704
4987
800
17321
56979
26900
Sejarah dan Biografi Buku – Buku Cerita (Fiksi) Jumlah
900
9876
15410
8211
197360
197360
394720
9. 10. 11.
-
2.2.5. Keadaan Mutakhir (November 2006) Pada tanggal 24 November 2006 pembangunan gedung baru dan renovasi gedung
Perpustakaan Provinsi Riau dimulai dengan acara
peletakan batu pertama oleh Gubernur Riau. Pembangunan dan renovasi
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
39
gedung yang dilengkapi dengan sarana dan mebelair yang diperlukan ditargetkan selesai pada bulan Oktober 2007. Konsekwensi dari pekerjaan pembangunan gedung mengakibatkan ruang kerja, ruang koleksi, dan ruang baca tidak dapat digunakan. Seluruh koleksi disimpan/ditumpuk dalam sebuah ruangan. Layanan perpustakaan untuk sementara ditiadakan.
40
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
BAB 3 TINJAUAN TEORITIS “I can see further, only because I stand on the shoulder of a giant” (IsacNewton)
ab ini menguraikan tinjauan teroritis yang dikutip dari berbagai sumber literatur mengenai pengembangan perpustakaan dalam berbagai aspek antara lain pengembangan koleksi, pengolahan, layanan perpustakaan, pengembangan SDM, pemanfaatan teknologi informasi dan kerjasama layanan serta promosi. Hal ini sesuai dengan prinsip yang telah dikatakan oleh pemikir besar Isac Newton bahwa kita dapat maju dan berkembang karena kita belajar dari kumpulan pengetahuan dan kebijakan orang-orang terdahulu.
Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang di era masyarakat informasi ini dimanfaatkan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi dan pelestarian khasanah budaya. Kini peranan perpustakaan cenderung berkembang lebih jauh yaitu perpustakaan sebagai pusat komunitas, dimana masyarakat dapat berkumpul di perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan budaya melalui berbagai aktifitas keilmuan dan sosial. Pada prinsipnya perpustakaan, sebagaimana disebutkan dalam Encyclopedi Americana, 1991) mempunyai tiga kegiatan pokok yaitu pertama mengumpulkan (to collect) semua informasi yang berkaitan dan diperlukan masyarakat penggunanya; Kedua, melesetarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan (to preserve); dan ketiga Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
41
adalah menyiapkan dan menyediakan bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pengguna yang membuthkan (to make available). Kini dalam era teknologi informasi ini, perpustakaan juga harus dapat menyediakan akses yang mudah kepada sumber-sumber informasi agar penggunanya dapat memperoleh informasi yang tidak dimiliki oleh perpustakaan secara mudah cepat dan lengkap. Salah
satu
kegiatan
awal
perpustakaan
dalam
mengisi
perpustakaan dengan sumber-sumber informasi adalah pengadaan (akuisisi) koleksi bahan pustaka.
Kegiatan akuisisi bahan pustaka
merupakan kegiatan inti di perpustakaan yang menentukan arah dan tujuan perpustakaan serta cerminan masyarakat yang dilayani. Kegiatan akusisi ini meliputi penentuan kriteria koleksi perpustakaan dalam pembentukan koleksi awal, dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Ini menjadi titik tolak pengembangan koleksi selanjutnya. Pengembangan koleksi bahan pustaka bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna dan kebutuhan staf, dengan melakukan kegiatan survei kebutuhan untuk bahan pertimbangan pengadaan bahan pustaka yang akan diadakan. 3.1. Pemberdayaan Dokumen Dengan semakin pesatnya ilmu pengetahuan yang ditandai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, maka perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan yang prima dari berbagai sumbersumber informasi yang beragam, baik yang tercetak, terekam dan digital. Kekuatan koleksi yang dimiliki merupakan salah satu modal perpustakaan tersebut untuk berkembang diperlukan strategi dan kebijakan pengembangan koleksi yang handal dalam pemberdayaan
42
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
dokumen atau sumber informasi yang dimilikinya, serta didukung oleh sumberdaya manusia yang profesional dibidangnya. Dalam pemberdayaan dokumen setidaknya mempunyai beberapa tahapan yang perlu dipersiapkan oleh perpustakaan atau pusat informasi antara lain: •
Mempunyai kebijakan pengembangan koleksi yang sesuai kebutuhan saat itu.
•
Mengadakan koleksi baik tercetak, terekam, maupun digital yang sesuai dengan kebutuhan users perpustakaan.
•
Menyediakan fasilitas tempat untuk penyimpanan koleksi dan tempat untuk mengakses koleksi tersebut.
•
Manajemen administrasi pengelolaan dokumen yang baik.
•
Mempunyai SDM yang handal dan profesional untuk mengelola dokumen tersebut.
•
Memberikan layanan prima dokumen tercetak, terekam, dan digital kepada pengguna atau pencari informasi.
•
Menganggarkan dana secara rutin sesuai kebutuhan untuk pengembangan koleksi perpustakaan.
•
Mengadakan kerjasama dan membentuk jaringan (networking) dengan pihak lain guna peningkatan layanan sumberdaya informasi.
•
Untuk evaluasi perlu mengadakan survei kebutuhan pengguna.
Dalam perencanaan pemberdayaan dokumen, selanjutnya perlu dilakukan upaya
bimbingan
pemakai
perpustakaan,
melakukan
promosi
perpustakaan, dan menyebarluarkan brosur atau pamplet untuk menarik minat pengguna informasi.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
43
3.1.1. Pemberdayaan Dokumen Tercetak Dokumen tercetak terdiri dari Buku-buku (diantaranya terdiri dari buku ilmiah, fiksi, referen dan umum), dan dokumen tercetak bukan buku seperti brosur, pamflet, majalah, terbitan berkal, kliping, peta, dan lainlain. Prosedur atau langkah pemberdayaan yang harus diupayakan agar dokumen tercetak tersebut dapat dimanfaatkan oleh user antara lain: •
Menyediakan koleksi atau dokumen tercetak yang sesuai kebutuhan pengguna (users).
•
Menyediakan tempat yang sesuai dan cukup luas, nyaman untuk pengguna dalam mengakses dan memenfaatkan koleksi tersebut.
•
Koleksi mudah diakses dan dijangkau oleh pengguna.
•
Koleksi yang tersedia memadai dan selalu uptodate sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
•
Koleksi dokumen tercetak harus senantiasa terawat dan tertata rapi sehingga mudah ditemukan kembali apabila dibutuhkan.
•
Mempunyai
pencatatan
peminjaman
yang
baik,
untuk
pengendalian koleksi agar tidak mudah hilang. •
Koleksi dokumen disusun berdasarkan suatu sistem temu kembali tertentu yang memudahkan pustakawan atau pengguna mencari dokumen tersebut.
•
Membuar rencana lengkap mengenai kebutuhan pengguna perpustakaan dan digunakan sebagai salah satu pertimbangan kebijakan pengembangan koleksi.
•
Pustakawan/petugas perpustakaan senantiasa memberikan layanan dan bimbingan kepada pengguna dalam mencari dan memakai dokumen tercetak tersebut.
44
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
•
Membuat laporan atau statistik pemakaian koleksi tercetak, guna mengetahui kebutuhan pengguna dan keterpakaian koleksi tercetak tersebut.
•
Mengadakan evaluasi pemakaian dan keadaan koleksi tercetak untuk pengadaan koleksi berikutnya.
3.1.2. Pemberdayaan Dokumen Terekam Dokumen terekam dan audio visual, biasanya lebih dikenal dengan koleksi pandang dengar adalah semua koleksi berupa audio visual yang pemanfaatan dan pemberdayaannya membutuhkan peralatan pandang dengar dengan ruangan khusus untuk menyimpan dan menggunakannya. Dokumen terekam (audio visual) terdiri dari: a. Microform (yang terdiri dari mikrofis, mikrofilm, aperture card, mikrooptik) b. Video record (yang terdiri dari video kaset, video disk, Digital video disk) c. Audio record (terdiri dari audio kaset, rekaman suara, piringan hitam, pita dan kawat suara/ tape & wire audio, CD-ROM). d. Picture (yang terdiri dari gambar, lukisan, seni grafis, reproduksi, cetakan, dan lain sebagainya). Langkah-langkah atau prosedur pemberdayaan koleksi terekam ini agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna antara lain: •
Menyiapkan ruang penyimpanan khusus, dengan suhu dan keadaan tertentu.
•
Menyiapkan peralatan untuk menggunakan koleksi terekam tersebut seperti komputer, microreader, Video player, audio player
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
45
dan earphone, televisi, dan peralatan lainnya sesuai koleksi yang dimiliki. •
Mempunyai sistem simpan temu kembali koleksi audio visual yang mudah digunakan.
•
Mempunyai pencatatan pemakaian koleksi dokumen terekam tersebut.
•
Memberikan bimbingan cara penggunaan koleksi audio visual tersebut,
agar
pengguna
tidak
dibuat
bingung
untuk
menggunakannya. •
Membeli dan mempunyai kualitas barang/dokumen terekam yang baik, serta perawatan yang kontinyu sehingga koleksi tidak mudah rusak.
•
Menyiapkan ruangan khusus serta sarana dan prasaran pendukung guna
memberikan
kepuasan
kepada
pengguna
dalam
memanfaatkan koleksi terekam tersebut. 3.1.3. Pemberdayaan Dokumen Digital Memasuki era digitalisasi dengan perkembangan teknologi informasi, komunikasi dan internet,
dokumen dalam bentuk digital
tidaklah asing lagi bagi kita untuk mendapatkannya. Dokumen digital biasanya berupa file digital yang untuk mengaksesnya dibutuhkan perangkat komputer. Dokumen digital yang terdapat di harddisk atau server komputer dan di CD-ROM ini dapat diakses melalui komputer offline. Sedangkan dokumen digital yang terdapat di dunia maya dapat diakses melalui jaringan global internet; Dokumen tersebut dapat berupa fulltext atau abstrak e-journal, e-book, bulletin board, Online public access catalogue, dan internet databases, serta koneksi web page.
46
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Pemberdayaan koleksi dokumen digital agar dapat di akses oleh pengguna dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: •
Mempersiapkan
tempat
layanan
yang
memadai
untuk
mengakses koleksi digital. •
Mempunyai perangkat peralatan untuk mengakses dokumen digital seperti komputer, modem, salauran telepon.
•
Mendaftarkan diri ke salah satu internet access provider.
•
Mempersiapkan SDM yang menjalankan dan mengoperasikan akses online internet, dan akses dokumen digital secara offline.
•
Mempromosikan dokumen digital yang kita miliki melalui website, atau brosure.
•
Memaksimalkan pemanfaatan akses internet tersebut untuk hemat biaya, dan mendapatkan informasi secara digital, seperti: informasi berbagai bidang profesional, teknologi, sains, profesi, ekonomi, dan lain-lain; Sebagai sarana bisnis, iklan, publikasi secara online, bullitin board, koneksi web page, tanpa batas jarak dan waktu, dan jasa layanan informasi. Sebagai media komunikasi (dengan e-mail, tranfer informasi), kerjasama bertukar informasi, pengetahuan dan dokumen digital dengan lewat e-mail, newsgroup, millis, dll.
•
Perencanaan
maintenance/perawatan
dan
pengembangan
dokumen digital di website/internet secara kontinyu. •
Membuat
training
peningkatan
kemampuan
sumberdaya
manusia/pustakawan, dan penambahan sarana dan prasarana penunjang (infrastruktur) secara bertahap, dengan perencanaan penganggaran yang sesuai kebutuhan.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
47
•
Pengkajian dan evaluasi pemakaian dan pemanfaatan dokumen digital baik yang di akses secara offline, maupun yang diakses online lewat internet.
•
Membuat aturan tata cara penggunaan atau cara mengkases dokumen digital serta rincian biaya yang harus dibayar oleh pengguna untuk mengaksesnya, dengan diiringi kebijakan yang mendukung kearah kemajuan.
Dengan perencanaan pemberdayaan dokumen tersebut, diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi dokumen tercetak, terekam dan digital,
sehingga
menambah
akses
informasi
pengguna
untuk
mendapatkan informasi dari sumber-sumber informasi tersebut dengan variasi sumber informasi berbagai bentuk, yang apada akhirnya dapat menghasilkan layanan yang prima dan kepuasan pengguna perpustakaan atau pusat informasi. 3.2. Infrastruktur Teknologi Informasi Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi,
perpustakaan
digital
perkembangan jenis perpustakaan
atau
cyber
library.
Ukuran
banyak diukur dari penerapan
teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia
48
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran
informasi
ilmu
pengetahuan
dan
kebudayaan
yang
berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum. Untuk menghadapi semakin gencarnya serbuan electronic devices perpustakaan tidak hanya dituntut untuk memberikan layanan pada pengguna dengan informasi yang tepat (right information for the right users), tetapi faktor kecepatan waktu dalam layanan informasi juga lebih dituntut. Sehingga sekarang persepsi masyarakat menuntut perpustakaan menjadi right information, right users and right now. Dalam mengelola sebuah perpustakaan seringkali pustakawan merasa
terhambat
dalam
aktivitasnya,
karena
semua
kegiatan
kepustakawanan dilakukan dengan manual, atau kalaupun ada kegiatan tersebut
dengan
komputerisasi
hanya
setengah-setengah
(tidak
terintegrasi), terutama dalam kegiatan pokok perpustakaan seperti kegiatan pengadaan, pengolahan, dan sirkulasi dilakukan sendiri-sendiri, tanpa terintegrasi satu dengan yang lainnya, padahal seluruh kegiatan kepustakawanan tersebut satu dengan yang lainnya saling berhubungan dan tak dapat dipisahkan. Untuk menunjang kegiatan perpustakaan di era globalisasi informasi ini dibutuhkan suatu grand desain sistem informasi dan automasi perpustakaan yang terpadu (terintegrasi), mulai dari sistem pengadaan (akuisisi), sistem pengolahan (katalogisasi), sistem sirkulasi bahan pustaka dan katalog online/OPAC (Online Public Access
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
49
Catalogue), serta sistem data anggota perpustakaan.
Dengan sebuah
sistem informasi dan automasi perpustakaan yang terintegrasi, yang didukung dengan peralatan komputerisasi yang memadai, dapat membantu pustakawan dalam melaksanakan aktivitas kepustakaannya dan dapat memberikan kualitas layanan yang prima kepada pengguna secara profesional dan dapat menciptakan perpustakaan yang proaktif. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain: 1.
Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
2.
Penerapan
teknologi
informasi
sebagai
sarana
untuk
menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital. Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang automasi perpustakaan.
50
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
3.2.1. Faktor Penggerak •
Kemudahan mendapatkan produk TI
•
Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
•
Kemampuan dari teknologi informasi
•
Tuntutan layanan masyarakat serba “klick”
3.2.2. Alasan lain •
Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
•
Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
•
Meningkatkan citra perpustakaan
•
Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
3.3.
Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen.
Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
3.4.
Cakupan dari Automasi Perpustakaan
•
Pengadaan koleksi
•
Katalogisasi, inventarisasi
•
Sirkulasi, reserve, inter-library loan
•
Pengelolaan penerbitan berkala
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
51
•
Penyediaan katalog (OPAC)
•
Pengelolaan anggota Menurut Sulistyo-Basuki (1989), untuk keperluan automasi
perpustakaan maka perlu digunakan paket perangkat lunak tertentu, seperti CDS/ISIS yang telah beredar saat ini merupakan perangkat lunak yang khusus dirancang untuk keperluan perpustakaan.
Lebih lanjut
menurut Rouf (1990) pengertian automasi untuk perpustakaaan adalah penggunaan mesin untuk membantu tugas perpustakaan. Pengertian mesin disini diasosiasikan dengan perangkat komputer. Seperti dikemukakan Kusumaningrum (1998: 119) keberhasilan penerapan teknologi informasi atau lebih khusus automasi, lebih bergantung pada manusia, bukan pada perangkat keras atau lunak. Lebih lanjut menurut Kusumaningrum (1998) tujuan automasi di perpustakaan adalah untuk mengatasi pekerjaan yang menumpuk, meningkatkan efisiensi, memberikan pelayanan baru, serta mengadakan kerjasama dan sentralisasi. Nugroho
(1992),
mengemukakan
bahwa
dalam
bidang
perpustakaan, inti dari sistem informasi perpustakaan (data buku, data anggota, dan sebagainya), pada dasarnya yang dilakukan oleh perangkat lunak pengolah data perpustakaan adalah memberikan kemungkinan akses terhadap basis data perpustakaan kepada pemakainya. Hariyadi (1995), mengatakan bahwa banyak perpustakaan yang menggunakan program pengelolaan pangkalan data dan program perpustakaan untuk membangun pangkalan data bibliografi, sebagian dantaranya telah menyajikan pangkalan data bibliografinya dalam bentuk OPAC (Online Public Access Catalogue).
52
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Sistem informasi dan automasi perpustakaan dapat dikembangkan untuk satu perpustakaan (intern), tetapi dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi seperti sekarang ini, sistem informasi dan automasi perpustakaan tersebut dapat dikembangkan dalam suatu jaringan lokal LAN (Local Area Network) maupun dalam sistem jaringan yang lebih luas seperti jaringan global internet. Hal ini seperti lebih lanjut dikemukakan oleh Widodo (1992) sebagai berikut : Sistem informasi perpustakaan dengan sarana jaringan komputer setempat LAN (Local Area Network) dapat dikembangkan lagi menjadi suatu jaringan komputer kota besar MAN (Metropolitan Area Network) atau bahkan menjadi jaringan komputer nasional bersama-sama dengan perpustakaan-perpustakaan lain sebagai anggota. Hal tersebut dapat terlaksana dengan menggunakan jasa telepon atau jasa Sistem Komunikasi Data Paket (SKDP) yang disediakan oleh PT. Telkom. Jaringan komputer ini selanjutnya dapat dihubungkan dengan perpustakaan lain maupun pangkalan data yang berada di dalam lingkup nasional maupun internasional. (Widodo, 1992). Untuk menngetahui dan menggunakan sebuah sistem informasi atau sistem komputerisasi, dalam automasi perpustakaan harus melihat konsep siklus hidup suatu sistem, karena sebuah sistem merupakan kumpulan elemen, yang saling berinteraksi satu sama lain guna mencapai sasaransasaran tertentu. Dalam pengembangan sistem informasi setiap sistem bergerak melalui beberapa fase siklus hidup sistem. Siklus hidup suatu sistem sangat penting dalam penyelidikan sistem. Setiap sistem bergerak melalui beberapa beberapa fase siklus hidup sampai kemudian sistem berfungsi normal, hanya memerlukan sedikit perawatan selama beberapa tahun. Sistem kemudian secara Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
53
bertahap meluruh sampai berakhir pada suatu titik di mana sistem tidak berfungsi, dan siklus hidup baru kemudian dimulai dengan perkembangan sistem baru. (George M. Scott, 1997: 468) Suatu sistem informasi automasi perpustakaan biasanya digunakan sesuai dengan kebutuhan dan selera perpustakaan yang bersangkutan, tetapi secara teoritis untuk menentukan penggunaan suatu sistem, terlebih dahulu harus mengkaji dan melihat siklus hidup sistem tersebut. Secara garis besar masing-masing fase dalam siklus hidup sistem adalah sebagai berikut: 1). Fase studi awal. Dalam fase ini akan ditemukan adanya masalah baru yang berkaitan dengan sistem informasi yang ada, ataupun kesempatan untuk mengembangkan sistem baru. Sejumlah penelitian awal diperlukan untuk mengetahui apakah suatu proyek sistem memang benar diperlukan atau tidak. 2). Fase analisis sistem. Dalam fase ini masalah atau kesempatan yang berhubungan dengan sistem diidentifikasi, kekuatan atau kelemahan dari sistem yang lama diuji, dan kemudian ditentukan apa yang harus disempurnakan. 3). Fase perancangan desain sistem. Dalam fase perancangan, sistem baru atau penggunaan komputer dirancang agar memenuhi keperluan yang telah ditetapkan dalam fase analisis. Selama fase ini, baik kajian piranti keras maupun sistem piranti lunak dilengkapkan. 4). Fase penerapan. Fase ini meliputi pemrograman, pemasangan perangkat, dan berbagai aktivitas lain yang berhubungan dengan penerapan desain sistem baru.
54
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
5). Kematangan sistem dan fase pemeliharaan. Fase ini mencakup pengoperasian sistem secara terus menerus setelah dipasang dengan baik. Biasanya kinerja sistem mencapai puncaknya dan makin lama menurun akibat adanya perubahan kondisi lingkungan, biaya operasi, atau kondisi peralatan yang makin aus. Di akhir fase ini sistem dianggap tidak dapat beroperasi secara baik sehingga perlu diganti.
3.5.
Layanan Referensi Layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi
dari suatu sistem automasi perpustakaan, namun yang lebih penting adalah penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan referens. Layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet).
3.6.
Peran CD-ROM •
Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
•
Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.
3.7.
Peran Internet •
Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.
•
Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
•
Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
55
3.8.
Keperluan Pengguna Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti
permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan. Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya : •
Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
•
Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
•
Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
•
Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
•
Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja
3.9.
Unsur-unsur Automasi Perpustakaan Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa
unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :
56
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
3.9.1. Pengguna (users) Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna. Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhankebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer. Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru. Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan. 3.9.2. Perangkat Keras (Hardware) Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
57
mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan. Kecenderungan perkembangan komputer : •
Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
•
Harga terjangkau (murah)
•
Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
•
Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
3.9.3. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multiuser).
58
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Contoh software aplikasi Sistem automasi perpustakaan sbb: •
Produk
luar
negeri:
CDS/Isis,
Winisis,
WWWIsis,
Genesis,
Greenstone, Inmagic, Tinlib, Carbox, Dynix, VTLS, dll. •
Produk aplikasi dalam negeri: Indonesis, Sistem Informasi Automasi Perpustakaan (SIAP), Sipisis, NCI Bookman, LASer (Library Automation Service), Siprus (Sistem Perpustakaan), Dila (Digital Library Application), Duta Vipop (Duta wacana visual program automasi perpustakaan), SOP (Sistem Automasi Perpustakaan), LONTAR (Library Automasi and Digital Archieves), dsb.
Sistem Informasi Automasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi,
keanggotaan,
OPAC,
pengelolaan
terbitan
berkala,
sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.
3.9.4. Kriteria Penilaian Software Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut :
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
59
•
Kegunaan
: fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan
kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan. •
Ekonomis
:
biaya
yang
dikeluarkan
sebanding
untuk
mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan. •
Keandalan
: mampu menangani operasi pekerjaan dengan
frekuensi besar dan terus-menerus. •
Kapasitas
: mampu menyimpan data dengan jumlah besar
dengan kemampuan temu kembali yang cepat. •
Sederhana
: menu-menu yang disediakan dapat dijalankan
dengan mudah dan interaktif dengan pengguna •
Fleksibel
: dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem
operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
3.9.5. Menentukan Software Untuk menentukan softaware yang akan digunakan, dapat diperoleh melalui : •
Membangun sendiri
•
Mengontrakkan keluar
•
Membeli software jadi yang ada di pasaran
Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus : •
Sesuai dengan keperluan
•
Memiliki izin pemakaian
•
Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
60
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
•
Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses
tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat Sekelompok
lunak
yang
besar
digunakan
pengguna
oleh
biasanya
sejumlah
perpustakaan.
menjustifikasikan
layanan
dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak. 3.9.6. Network / Jaringan Jaringan
komputer
telah
menjadi
bagian
dari
automasi
perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
61
Gambar 3.1. Contoh Konfigurasi Topologi Sistem Jaringan di Perpustakaan
EDP
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah : •
Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
•
Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
•
Protokol komunikasi yang digunakan
•
Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan.
62
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
3.9.7. Data Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Gambar 3.2. Model dasar sistem informasi
Data
Pengolahan
Informasi
Gambar 3.3. Model Pengembangan Sistem Informasi Penyimpanan
Masukan
Pengolahan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
Keluaran
63
3.9.8. Standar basis data katalog Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu, dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuanpertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedurprosedur yang digunakan bersama. Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan, tetapi bagaimana dengan data lain seperti subyek, pengarang, penerbit, dan lain lain.
3.9.9. Metadata Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan
64
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur
dari sebuah data. Dicontohkan
metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.
3.9.10. Indomarc Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing-masing. Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2709 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik. Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan
dengan
baik
kebanyakan
objek
fisik
sumber
pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
65
berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku Langka.
3.9.11. Dublin Core Dublin Core
merupakan salah satu skema metadata yang
digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi. Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut: a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum. c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut. Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu : 1. Title: judul dari sumber informasi 2. Creato : pencipta sumber informasi 3. Subject: pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi 4. Description: keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian 5. Publisher: orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi 6. Contributor: orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
66
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
7. Date: tanggal penciptaan sumber informasi 8. Type: jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya 9. Format: bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi 10. Identifier: nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs 11. Source: rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi 12. Language: bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi 13. Relation: hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya. 14. Coverage: cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu 15. Rights: pemilik hak cipta sumber informasi
3.9.12. Manual Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem. Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya
dalam
lingkungan
jaringan
dimana
pemasukan
dan
pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
67
pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur. 3.9.13. Tahapan Membangun Sistem Automasi Perpustakaan
PERSIAPAN
Tahap Persiapan
SURVEI Survei
DESAIN Disain PEMBANGUNAN
UJI COBA
Pembangunan
Hasil •
Definisi masalah
•
Maksud dan tujuan
•
Kerangka kerja
•
Perkiraan waktu dan biaya
•
Analisa kond. Sumber daya
•
Analisa kebutuhan
•
Analisa sistem berjalan
•
Menyusun logika kerja sistem
•
Disain data, table, database, relasi.
•
Disain input, proses dan output
•
Spes. Peralatan yang diperlukan
•
Pembuatan program aplikasi.
•
Instalasi software, jaringan klien server
TRAINING Uji coba OPERASIONAL
Training
•
Dokumentasi
•
Tes sistem keseluruhan
•
Evaluasi, perbaikan
•
Training : staf,operator, teknisi, administrator
Operasional
68
•
Sosialisasi
•
Sistem siap digunakan.
•
Bantuan teknis
•
Pengembangan lebih lanjut
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
3.10. Perpustakaan Digital 3.10.1 Pengertian perpustakaan digital Sesungguhnya
prinsip
perpustakaan konvensional.
perpustakaan
digital
sama
dengan
Jadi tetap ada kegiatan pengembangan
koleksi, pengolahan, pemeliharaan dan pelayanan bahan pustaka. Perbedaannya dengan perpustakaan tradisional/konvensional adalah terutama pada format dokumen yang dilayankan (full digital document) dan model pelayanannya. Menurut Arms (2002), Perpustakaan Digital (Digital Library) adalah: A managed collection of information, with associated sources where the information is stored in digital formats and accessible over a network. A crucial part of this definition is that the information is managed. (Arms, 2002). Karena itu perpustakan digital berbeda misalnya dengan situs biasa atau misalnya blogs. Kini banyak bermunculan blog yang dibuat orang di internet untuk menyajikan informasi mereka. Namun blog seperti ini biasanya tidak ada jaminan akan ditayangkan terus, tidak ada seleksi informasi yang disajikan. Hal ini karena blog atau situs biasa dibuat oleh siapa saja. Sedangkan perpustakaan digital dibuat oleh seseorang atau lembaga yang memang bertujuan akan menajikan informasi secara bertanggungjawab. Berikut adalah beberapa definisi lain perpustakaan digital: From a research perspective, digital libraries are content collected and organized on behalf of user communities. From a library perspective, digital libraries are institutions that provide information services in digital formats. (Deegan, 2002)
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
69
• • •
• •
A digital library is a managed collection of digital objects The digital objects are created or collected according to principles of collection development The digital objects are made available in a cohesive manner, supported by services necessary to allow users to retrieve and exploit the resources just as they would any other library materials The digital objects are treated as long-term stable resources and appropriate process are applied to them to ensure their quality and survivability Perpustakaan digital adalah: “merupakan suatu organisasi yang menyediakan sumber informasi termasuk penyiapan staff yang ahli dalam menyeleksi, menstruktur, mengakses, menginterpretasi, menyebarkan, menyimpan berbagai hasil kerja berupa digital dan menyajikannya secara ekonomis untuk keperluan masyarakat”. (Don Waters - Direktur Digital Library Federation, Amerika.(1998),
Sedangkan Putu (2005) mendaftarkan dan membandingkan empat jenis perpustakaan sebagai berikut:
Perpustakaan ”Biasa” atau Tradisional
Perpustakaan Multiple Media
Koleksinya sematamata bahan tercetak, berupa buku, jurnal, surat kabar, peta, dan sebagainya.
Koleksinya sama dengan perpustakaan biasa, ditambah media analog dan elektronik
70
Perpustakaan Hibrida
Koleksinya sama dengan perpustakaan multiple media, ditambah bahan digital yang interaktif
Perpustakaan Multimedia Digital
Koleksinya melulu digital, bersifat interaktif, dan dapat merupakan perpustakaan tanpa lokasi fisik (virtual)
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Rusbridge (dalam Deegan, 2002) mendefinisikan perpustakaan hibrida sebagai berikut ”Designed to bring a range of technologies from different sources together in the context of a working library, and also to begin to explore integrated systems and services in both the electronic and print environments”
3.10.2 Pengembangan perpustakaan digital Hasil pertemuan Expert Meeting on Digital Content Development for Information Sciences for Information Societies with Special Reference to The Asia/Pacific Region, Tokyo: 26 -28 Maret 2001, Ada 7 (tujuh) faktor yang perlu diperhatikan dalam pengembangan digitasi data dan informasi iptek : 1. Visi yang jelas dan kepemimpinan yang kuat (usaha bersama dan dukungan pemerintah). 2.
Jaringan telekomunikasi yang murah, handal dan kapasitas tinggi.Pengiriman
kandungan
informasi
secara
digital
membutuhkan jaringan yang efektif. Biaya telekomunikasi yang tinggi, akan menghambat penggunaan internet, dan juga merupakan kendala dalam mengakses informasi secara digital. 3. Peranan Sektor Swasta. Tersedianya layanan informasi digital komersialisasi adalah penting dalam pengetahuan berbasis kemasyarakatan 4. Strategi pemerintahan secara elektronik (e-government) terutama bidang sektor umum pada layanan informasi digital. 5. Kerangka hukum dan pengaturan yang stabil dan transparan adalah sangat penting. Hak kekayaan intelektual (HAKI) perlu dilindungi dan diatur.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
71
6. Keterampilan informasi yang memadai. Dalam hal ini, sektor publik maupun swasta membutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang memadai secara kuantitas dan kualitas. 7. Kesadaran akan kebutuhan informasi. Perorangan dan organisasi mempunyai banyak kebutuhan informasi. Untuk menuju perpustakaan digital dibutuhkan perangkat pendukung antara lain: •
Dokumen yang akan digitalisasi
•
Sarana dan prasarana/ peralatan untuk mendigitasi (spt: scanner, komputer, dll.)
•
SDM yang profesional dibidangnya.
•
Sistem Informasi dan Automasi Perpustakaan yang terintegrasi untuk mengakses dokumen digital tersebut.
3.11.
Konservasi dan Preservasi Perpustakaan
sebagai salah satu pusat informasi, bertugas
mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan pustaka untuk dapat dimanfaatkan oleh pengguna secara efektif dan efisien. Agar bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dapat digunakan dalam jangka waktu yang relaif lama, perlu suatu penanganan agar bahan pustaka terhindar dari kerusakan, atau setidaknya diperlambat proses kerusakannya, dan mempertahankan kandungan informasi itu yang sering kita sebut sebagai preservasi bahan pustaka. Indonesia yang mempunyai iklim tropis kecenderungan rusaknya bahan pustaka karena temperatur yang tinggi akibat cuaca yang panas atau akibat kelembaban udara karena cuaca dingin di musim hujan sangat potensial untuk menjadikan kerusakan bahan pustaka. 72
Sebab lainnya
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
adalah tempat penyimpanan yang kurang memenuhi standar, serta kurang sadarnya pemakai bahan pustaka akan arti pentingnya ikut menjaga dan melestarikan bahan pustaka yang dipinjarn, banyaknya buku yang halaman tertentunya dilipat karena malas mencatat sehingga kertas menjadi rusak, dibuat catatan dan coretan di sana-sini, merobek bagian yang penting dan masih banyak contoh lainnya. Selain beberapa faktor di atas, kerusakan bahan pustaka dapat juga terjadi karena ancaman yang datang dari alam, seperti gempa bumi, banjir, kebakaran dan lain-lain. Pelestarian dan pengawetan bahan pustaka mencakup beberapa unsur diantaranya: keuangan, pengelolaan, sumber daya manusia, metode dan teknik tertentu yang dipakai petugas teknik untuk melindungi bahan pustaka dan kebijakan yang diberikan dari atasan. Banyak cara untuk menjaga agar bahan pustaka kita tidak cepat rusak dan banyak cara pula untuk memberikan pendidikan pemakai, agar mereka menyadari pentingnya menjaga keawetan bahan pustaka yang sangat diperlukan tersebut.
3.11.1. Pengertian Preservasi Dureau dan Clement, dalam buku Dasar-dasar Pelestarian dan Pengawetan
Bahan
Pustaka,
menyebutkan
bahwa
pelestarian
(preservation) mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan, termasuk cara penyimpanan dan alat-alat bantunya, taraf tenaga kerja yang diperlukan, kebijaksanaan, teknik dan metode yang diterapkan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka serta informasi yang dikandungnya. Dengan demikian tujuan pelestarian bahan pustaka adalah melestarikan kandungan informasi yang direkam dalam bentuk fisiknya, atau dialihkan pada media lain, agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
73
Pendapat Dureau dan Clement tersebut mengandung pengertian bahwa preservasi bahan pustaka ini menyangkut usaha yang bersifat preventif, kuratif dan juga mempermasalahkan faktor-faktor yang mempengaruhi pelestarian bahan pustaka tersebut. Unsur pengelolaan dan keuangan meliputi kegiatan bagaimana mengelola bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna dengan baik tanpa mengabaikan kelestarian bahan pustaka tersebut. Sedangkan dalam hal keuangan, seberapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk kegiatan pelestarian bahan pustaka, sehingga dengan jelas dalam mengalokasikan biaya untuk kegiatan tersebut. Kebutuhan untuk keperluan pelestarian harus direncanakan dengan matang, sehingga dana yang terserap dapat dipertanggungjawabkan. Unsur
cara
penyimpanan
meliputi
kegiatan
bagaimana
memperlakukan bahan-bahan pustaka dalam pengaturan di tempat penyimpanan. Hal ini penting dan perlu diperhatikan agar bahan pustaka yang dimiliki tidak cepat rusak, sebab sering kita jumpai jilid dan buku rusak sebelum buku itu digunakan. Di mana bahan pustaka harus disimpan dan dipertimbangkan, oleh siapa yang menyimpan, alat-alat bantu apa yang diperlukan untuk penyimpanan dan untuk kegiatan pelestarian pada umumnya. Alat-alat tersebut misalnya alat-alat untuk keperluan penjilidan, alat angkut berupa kereta dorong dan lain-lain. Taraf tenaga kerja yang diperlukan dalam rangka kegiatan pelestarian bahan pustaka ini menyangkut kuantitas dan kualitas, maksudnya berapa banyak tenaga yang dibutuhkan dan dengan kualifikasi bidang apa serta tingkat kemampuannya. Karena kegiatan preservasi bahan pustaka ini bersifat preventif disamping juga kuratif, diperlukan kesadaran dan pemahaman dari berbagai pihak, baik oleh pustakawan,
74
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
tenaga administrasi, dan pengguna perpustakaan. Setiap perpustakaan perlu menegaskan sejauh mana ia akan memperoleh bahan pustaka dan memelihara
bahan-bahan
yang
ditambahkan
ke
koleksinya.
Kebijaksanaan ini akan berkaitan dengan perencanaan keuangan. Kebijaksanaan pada tahap awal dilakukan dalam seleksi bahan pustaka, yaitu memutuskan apakah akan menambahkan koleksi atau tidak. Kemudian menentukan waktu yang diperlukan untuk menyimpan. Menyimpan bahan-bahan pustaka untuk jangka waktu yang relatif lama memerlukan biaya besar, tempat penyimpanan dan pada akhirnya biaya pengawetan dan perbaikan. Perpustakaan tidak selamanya harus melestarikan kandungan informasinya ke dalam bentuk fisik yang lain, misalnya dalam bentuk mikro (microfiche/microfilm) atau CD-ROM. Seringkali orang meyamaratakan anatara kegiataan pelestarian, pengawetan, dan perbaikan. Dalam dunia perpustakaan dan dokumentasi, hal ini merupakan sesuatu yang berbeda kegiatannya, yang dapat dirumuskan sebagai berikut: •
Preservation (Pelestarian) mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan, termasuk cara penyimpanan dan alat-alat bantunya, taraf tenaga kerja yang diperlukan, kebijakan, teknik dan metode yang diterapkan untuk melestarikan bahan pustaka dan arsip serta informasi yang dikandungnya.
•
Conservation
(Pengawetan) merupakan kebijakan dan cara
tertentu yang dipakai untuk melindungi bahan pustaka dan arsip dari kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis. •
Restoration
(Perbaikan)
merupakan
teknik-teknik
dan
pertimbangan- pertimbangan yang digunakan oleh petugas teknis
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
75
yang bertugas memperbaiki bahan pustaka dan arsip yang rusak akibat waktu, pemakaian, atau faktor-faktor lainnya. Berdasarkan The International Review Team for Conservation and Preservation, serta J.M. Dureu dan D.WG. Clements dalam Principles for the preservation and conservation of library materials, maka preservasi dan konservasi bahan pustaka dengan maksud melestarikan kandungan informasi ilmiah yang direkam dengan dialihkan pada media lain dan melestarikan bentuk fisik bahan pustaka sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin. Tujuan pelestarian bahan pustaka adalah untuk melestarikan kandungan informasi ilmiah yang direkam dan dialihkan pada media lain. Juga untuk melestarikan bentuk fisik asli bahan pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin.
3.11.2. Faktor penyebab kerusakan bahan pustaka Untuk dapat memberikan perlakuan terhadap bahan pustaka yang tepat, agar terhindar dari kerusakan, perlu memahami faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut. Adapun faktor penyebab tersebut, sebagai berikut:
3.11.2.a. Faktor internal Faktor internal yaitu kerusakan bahan pustaka yang disebabkan oleh faktor buku itu sendiri, yaitu bahan kertas, tinta cetak, perekat dan lain-lain. Kertas tersusun dari senyawa-senyawa kimia, yang lambat laun akan terurai. Penguraian tersebut dapat disebabkan oleh tinggi rendahnya
76
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
suhu dan kuat lemahnya cahaya. Kandungan asam pada kertas akan memepat kerapuhannya.
3.11.2.b. Faktor eksternal Faktor eksternal yaitu kerusakan bahan pustaka yang disebabkan oleh faktor luar dari buku, yang dapat dibagi faktor manusia dan faktor bukan manusia (alam). Faktor manusia, yaitu kerusakan bahan pustaka yang disebabkan pemanfaatan dan perlakuan terhadap bahan pustaka yang kurang tepat. Manusia, meliputi pustakawan sebagai orang yang memberikan layanan, dan pengguna yang terdiri dari mahasiswa, dosen, karyawan dan pihak luar. Larangan membawa makanan, minuman ke dalam ruang perpustakaan bukan merupakan hal yang tanpa alasan, sebab ceceran sisa makanan atau kandungan minyak, jika menempel pada buku akan mengundang serangga atau tikus. Pengguna perpustakaan kadang melipat halaman bagian yang dianggap penting, akan menyebabkan cepat rusaknya buku tersebut.
3.11.2.c. Faktor bukan manusia, antara lain: 1. Suhu dan kelembaban udara Suhu dan kelembabab udara ini sangat erat hubungannya, karena jika kelembaban udara berubah, maka suhu juga akan berubah. Di musim penghujan suhu udara rendah, kelembaban tinggi, memungkinkan tumbuhnya jamur pada kertas, atau kertas menjadi bergelombang karena naik turunnya suhu udara. 2. Serangga dan binatang pengerat
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
77
Beberapa jenis serangga yang dapat merusak bahan pustaka, seperti kecoa, rayap, kutu buku dan lain-lain. Tikus merupakan binatang pengerat yang suka merusak buku, terutama buku-buku yang tertumpuk, apalagi di tempat gelap. 3. Kuat lemahnya cahaya Sumber cahaya yang digunakan untuk penerangan ruang perpustakaan ada dua, yaitu cahaya matahari dan cahaya lampu listrik. Kita tahu bahwa cahaya matahari maupun cahaya lampu listrik mengandung sinar ultra violet. Ultra violet inilah yang dapat menyebabkan rusaknya kertas/buku. Perhatikanlah kertas yang langsung kena sinar matahari, warnanya akan cepat berubah dan semakin suram. 4. Perabot dan peralatan Perabot yang berhubungan langsung dengan buku/bahan pustaka adalah rak. Jumlah rak jika kurang sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan buku bertumpuk pada rak tersebut. Ukuran rak yang tidak sesuai dengan ukuran buku, dan penempatan yang terlalu rapat, dapat menyebabkan bahan cepat rusak. Peralatan yang digunakan untuk memindahkan buku dari ruang ke ruang lain atau dari lantai bawah ke lantai atas pada gedung perpustakaan, juga berpengaruh pada kerusakan bahan pustaka.
3.11.3. Pentingnya bagi pustakawan Bertolak dari makna preservasi dan faktor penyebab yang telah diulas di muka, maka pustakawan perlu memahaminya. Hal ini penting karena:
78
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Seorang pustakawan, dengan memahami tentang pelestarian bahan pustaka, mampu mengelola kegiatan tersebut, sehingga bahan-bahan pustaka
sebagai
koleksi
perpustakaan
dapat
dimanfaatkan
oleh
masyarakat pengguna dalam jangka waktu relatif lama. Pustakawan dapat merencanakan kegiatan, menentukan prioritas, dapat menentukan biaya yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kerja itu. Dengan memahami pengetahuan pelestarian bahan pustaka, seorang pustakawan dapat melakukan penyimpanan bahan pustaka sebagaimana seharusnya disimpan. Memahami bahwa buku itu terdiri dari bahan organik yang bersifat tidak tahan lama. Proses kerusakan itu dapat dihambat dengan memperhatikan kebersihan, suhu dan kelembaban udara, pencahayaan dan sebagainya. Seorang pustakawan juga dapat menentukan alat bantu yang tepat untuk keperluan kegiatan pelestarian bahan pustaka. Dengan memahami tentang preservasi, pustakawan dapat menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan dan kualifikasinya. hal ini berkaitan dengan volume pekerjaan dan anggaran.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
79
BAB 4 PEMBENTUKAN PERPUSTAKAAN PROVINSI RIAU Perjalanan yang bermil-mil selalu dimulai dari satu langkah (Pepatah Cina)
ab ini menguraikan tentang strategi dan langkah-langkah yang dilakukan untuk membangun Perpustakaan Provinsi Riau, yaitu secara berurutan adalah pembangunan gedung, penataan ruang, pengadaan dan penataan mebeler serta rambu-rambu, penataan infrastruktur teknologi informasi, pengembangan SDM, pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan serta promosi dan pengembangan sistem layanan masa depan. Semua dilakukan dalam rangka menuju pengembanagn layanan Perpustakaan Porvinsi Riau yang modern.
Pembangunan Perpustakaan Provinsi Riau perlu dilakukan secara terencana, sistematis dan efektif sesuai dengan prinsip manajemen dan kaidah ilmu perpustakaan. Perpustakaan hakikatnya terdiri atas fisik gedung dan perlengkapan yang ada di dalamnya, koleksi yang dilayankan, manusia sebagai pengelola dan pengguna serta sistem organisasi dan manajemen
untuk
mengatur
kegiatan
sehingga
tercipta
layanan
perpustakaan sebagai tujuan didirikannya suatu perpustakaan. Oleh karena itu, pembangunan perpustakaan sudah barang tentu dimulai dengan pembangunan gedungnya. Selanjutnya gedung perlu diisi dengan perabot dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan fungsional, estetika
80
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
dan
keindahan,
keamanan
dan
kaidah
ergonomis.
Kemudian
mengembangkan substansi isi dari perpustakaan yaitu bahan pustaka dan layanannya. Pada akhirnya diperlukan sistem manajemen untuk mengatur semua itu. Di era teknologi ini, pemanfaatan teknologi mutakhir kiranya sudah menjadi keharusan agar sistem layanan yang diharapkan dapat tercapai secara efektif dan cepat. 4.1. Pembangunan Gedung Pembangunan
gedung sedang dilakukan. Rancangan gedung
berlantai enam sudah jadi. Maket dan site plan gedung sudah dibuat dan didisplay untuk dilihat. Namun yang perlu menjadi perhatian dan penekanan adalah bagaimana membuat Gedung Perpustakaan Provinsi Riau tampil berbeda dan tidak konvensional dibandingkan dengan gedung-gedung lain di sekitarnya bahkan di seluruh Provinsi Riau. Hal ini tampaknya sudah disadari oleh user yaitu Pemerintah Provinsi Riau maupun pihak arsitek gedung, sehingga telah dirancang bentuk gedung yang unik. Rancangan unik ini juga mempunyai makna filosofis yang mengusung aspek budaya lokal Melayu dan lingkungan yang agamis dari Provinsi Riau. Aspek ini tampak dari arsitek bangunan, yaitu bentuk unik bangunan mirip rehal atau tempat membaca Al Qur’an.. Namun bentuk fisik gedung ini perlu ditopang oleh fungsi dan peranan yang strategis dalam pengembangan budaya masyarakat Provinsi Riau, sedemikian rupa sehingga gedung Perpustakaan Provinsi Riau akan menjadi ikon atau landmark dari Provinsi Riau. Jika orang berkunjung ke Riau maka yang teringat adalah gedung perpustakaan. Sebagaimana orang ingat pada Gedung Opera House jika
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
81
disebut kota Sydney Australia atau ingat Jakarta ketika disebut Monas. Ingat Malaysia ingat Menara kembar. Filosopi gedung yang modern dan memadukan unsur budaya Melayu dan Islam, dan makna simbolis, mulai dari jumlah dan bentuk tiang, dan tampak gedung yang berupa rehal, tempat membentang ayat suci Al Qur’an, dan bermakna Iqra “bacalah” yang juga bermakna alam semesta yang terbentang tak berhingga ini merupakan buku Allah SWT yang maha segala-gala. Hanya bagi orang-orang yang berfikir dan zikir, yang dapat mengambil manfaat dan hikmah, yang seimbang antara kehidupan dunia dan akhirat, yang tentunya selalu dalam kehidupannya berfikir tentang penciptaan langit dan bumi, dan tanda-tanda kebesaran Sang Pencipta. Pada kesimpulannya adalah manusia dengan keseimbangan itu akan mencapai suatu kesimpulan yang hakiki ”Ya Allah tidak Engkau jadikan ini semua dengan sia-sia, maha suci enggkau dan peliharalah kami dari siksa neraka”. Maka nuansa Islam baik dari segi nilai arsitektur, dan akhlaq, dimana nilai-nilai tersebut yang mendasari budaya melayu, juga akan diwujudkan dalam disain interior perpustakaan, dan juga fasilitas yang tersedia. Sangatlah
penting
menterjemahkan
kebutuhan
mayoritas
pengunjung yang beragama Islam, untuk memudahkan mereka dalam menjalankan Ibadah, terutama 5 waktu. Maka dengan memperhitungkan setiap lantai akan menampung sejumlah pengguna, tentunya ketersediaan tempat shalat, dengan daya tampung 10-15 orang, hadir disetiap lantai.
82
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
4.2. Penataan Ruang dan Mebeler Penataan ruang dan mebeler untuk Perpustakaan Provinsi Riau perlu dirancang dengan baik. Hal ini karena kesan pertama pengunjung terhadap perpustakaan banyak dipengaruhi oleh penataan ruang interior perpustakaan. Prinsip penataan ruang dengan konsep penyediaan lobby luas setelah pengunjung memasuki ruang perlu diadopsi. Konsep ini biasanya diterapkan di hotel-hotel berbintang. Dimana tamu disuguhi ruang yang lapang, tertata apik dan asri sesaat setelah memasuki ruang melalui pintu atau lobby utama. Konsep ruang luas ini memberi kesan lapang dan welcome bagi tamu atau pengunjung.
Teknik ini perlu
diterapkan di Perpustakaan Provinsi Riau. Pengunjung diharapkan akan senang melangkahkan kakinya
memasuki
ruangan dan memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan jika rancangan tata letak
ruang
dibuat
lapang dan nyaman. Tanpa
mengurangi
Gambar 4.1. Contoh Mebeler untuk Anak-anak
penataan ruangan yang efisien, tentu kehadiran “sudut lima waktu” merupakan ciri khusus” yang tampil dalam disain gedung. Ornamen dalam gedung perpustakaan seharusnya juga bernuansa melayu dan Islam, baik dalam bentuk lukisan, meja utama di lobby yang akan digunakan sebagai pintu masuk bagi pengunjung, yang langsung akan bertemu dengan staf perpustakaan.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
83
Meja utama di lobby akan berfungsi
sebagai
“meja
informasi” layanan pengguna secara
umum,
dan
juga
sirkulasi yang terpusat. Untuk ruangan Bilik Melayu
juga
ditampilkan
nuansa melayu yang lebih kental, mulai dari meja, kursi, Gambar 4.2. Contoh Ruang Baca Anak
rak, juga lampu. Dimana kalau
dimungkinkan kesemua benda yang hadir, merupakan benda antik, asli ataupun duplikat. Di Bilik Melayu ini pula tentunya naskah-naskah kuno Melayu dapat dipajang. Karenanya luasan Bilik Melayu harus benar-benar dipertimbangkan jumlah koleksi khusus yang ada, dan kemungkinan menjadi “Pusat kajian sejarah Melayu”. Pemilihan mebeler yang sesuai dengan fungsi yang memenuhi asas ergonometrik, dengan penampilan asri dan indah kokoh kuat sehingga bertahan lama perlu diperhatikan. Penempatan ruang-ruang perlu disesuaikan dengan permintaan dari user dalam hal ini adalah Kepala Badan Perpustakaan Provinsi Riau dengan memperhatikan asas kemudahan pemanfaatan layanan oleh pengguna perpustakaan.
84
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tabel 4.1. Penempatan ruang-ruang berdasarkan lantai di gedung baru (bangunan II) 6 lantai adalah sebagai berikut:
Lantai
1
2
3
Peruntukan •
Lobby utama
•
Ruang baca koran dan majalah
•
Ruang baca koran dan majalah
•
Display buku baru
•
Ruang Tata usaha
•
Ruang Pendaftaran anggota
•
Meja OPAC
•
Cafe
•
Ruang main anak
•
Ruang Manajemen Perpustakaan Keliling
•
Ruang Koleksi Umum
•
Koleksi Anak-anak
•
Meja OPAC dan Sirkulasi
•
Ruang Koleksi Umum
•
Ruang Koleksi Dewasa
•
Meja OPAC dan Sirkulasi
•
Ruang Referensi
•
Ruang Koleksi Deposit
•
Bilik Melayu
•
Meja OPAC
4
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
85
5
6
•
Ruang Belajar Mandiri
•
Fasilitas kontrol TI
•
Ruang Server
•
Ruang Kabid Layanan
•
Kelompok Pustakawan
Tabel 4.2. Penempatan ruang-ruang berdasarkan lantai di gedung lama bangunan I adalah sebagai berikut: Lantai 1
Peruntukan •
Ruang Pimpinan
•
Ruang Rapat
•
Ruang Bagian Umum
•
Ruang Bidang Pengembangan dan Perawatan
2
3
86
Perpustakaan
•
Ruang Serba Guna (Floating building)
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tabel 4.3. Penempatan ruang-ruang berdasarkan lantai di gedung lama bangunan III adalah sebagi berikut:
Lantai
Peruntukan •
Ruang Pameran
1
•
Ruang Serbaguna
2
•
Ruang Theater
Gambar 4.3. Contoh Meja Komputer OPAC (Online Public Access Catalog)
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
87
Gambar 4.4. Contoh Meja Sirkulasi (Peminjaman dan Pengembalian Buku)
4.3. Penataan Infrastruktur Teknologi Informasi Penataan infrastruktur teknologi informasi Perpustakaan Provinsi Riau perlu mengikuti konsep teori pengembangan sistem informasi. Sistem informasi (SI) sendiri merupakan interaksi terpadu antar komponen
(sumberdaya)
manusia
(brainware),
perangkat
lunak
(software), perangkat keras (hardware), perangkat jaringan (netware) dan data (dataware) yang didisain untuk mendukung aktivitas mulai dari pengumpulan data (data collecting), pengolahan data (data processing),
88
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
penyimpanan data (data storing), penyebaran informasi (dissemination of information), serta kontrol terhadap keseluruhan aktivitas tersebut (overall performance control). Definisi diatas dapat direpresentasikan dalam suatu model umum SI seperti pada gambar berikut. Model SI pada Gambar DA RE TA A WA NW I RE A Performance BR
Control System
S O Data F T W A R E
Process
Data Store
H A R Info D W A R E
4.5. tersebut diatas juga memberi
cara
pandang
yang utuh tentang sistem informasi, dimana keberadaan dan fungsi kelima komponen sistem bersifat mutlak untuk mendukung keberjalanan
kesuluruhan
aktivitas sistem informasi.
N E T WA R E
Gambar 4.5. Model Umum Sistem Informasi
Cara pandang yang hanya mengutamakan sebagian dari kelima komponen sistem tersebut, merupakan cara pandang yang tidak utuh (parsial) terhadap suatu sistem informasi. Terlebih penting lagi bahwa model tersebut memandang sistem informasi sebagai produsen atau industri informasi (information industry), yang perlu menjamin kualitas dan ketersediaan informasi sebagai produk yang harus sesuai kebutuhan, sampai tepat waktu, dan aman bagi konsumen yang membutuhkannya. Hal ini berkaitan erat dengan konsep IRM (Information Resource Management) yang memandang data dan informasi sebagai suatu sumberdaya yang vital
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
dari suatu organisasi
89
(enterprise) yang harus dikelola seperti layaknya sunberdaya yang lain seperti peralatan, buku atau dokumen, dan sumber daya manusia. 4.3.1. Komponen Sistem Informasi 4.3.1.a. Manusia (Brainware) Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem (system information managing team). Pengguna akhir adalah mereka yang menggunakan sistem informasi ataupun informasinya saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem adalah mereka yang membangun, mengoperasikan dan merawat sistem informasi. Perpustakaan Provinsi Riau perlu mempersiapkan pengelola sistem dalam jumlah dan kualifikasi serta kompetensi yang cukup untuk mengelola keseluruhan sistem perpustakaan sesuai dengan bagian-bagian dalam sistem manajemen di Perpustakaan Provinsi Riau. 4.3.1.b. Perangkat Keras (Hardware) Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah
(processing repositori
machine),
atau media penyimpanan
data
(memory),
pencetak informasi dan unit
Input/Output
(peripherals) scanner,
stylus
seperti pen,
Gambar 4.6. Contoh Pintu Security untuk Keamanan Koleksi
camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors),
90
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
printer, plotter, microphone, speaker, modem, data display dan sebagainya. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-Based Information System). Untuk mendukung sistem automasi yang diterapkan, Perpustakaan Provinsi Riau menyediakan perangkat keras dalam jumlah dan spesifikasi mutakhir yang sesuai kebutuhan dan kompatibel dengan keseluruhan sistem, baik berupa perangkat komputer maupun periferal serta peralatan teknologi informasi lainnya.
4.3.1.c. Perangkat Lunak (Software) Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program pengembangan, dan program sistem operasi (Operating System Software).
Perpustakaan Provinsi Riau perlu
mengimplementasikan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan, mudah digunakan dan di pelihara serta dapat dikembangkan mengikuti perkembang an teknologi.Pilihan perangkat lunak yang tepat akan sangat mendukung kelancaran sistem automasi perpustakaan. Keterpaduan antar sistem yang digunakan merupakan hal yang perlu mendapat perhatian. 4.3.1.d. Jaringan (Netware) Sumberdaya telekomunikasi
yang
jaringan meliputi
meliputi media
seluruh
sarana
telekomunikasi,
untuk prosesor
telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi, topologi dan aturan (protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi. Sistem jaringan yang digunakan harus menjamin konektifitas antar perangkat
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
91
keras dan perangkat lunak. Sehingga pemanfaatan dan pendayagunaan sumberdaya dapat efektif dan efisien.
4.3.1.e. Data (Dataware) Sumberdaya data meliputi semua fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem informasi. Informasi berbeda dengan data. Informasi adalah data yang telah diolah dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image), audio, atau video.
Keakuratan, kesinambungan, konektifitas dan
kemutakhiran
keamanan
data
serta adalah
masalah yang sangat penting dalam manajemen automasi
perpustakaan.
Perpustakaan Provinsi Riau harus
selalu
menjamin
validitas data agar dapat memberikan layanan yang Gambar 4.7. Teknologi Jaringan RFID untuk Layanan Sirkulasi (Peminjaman dan Pengembalian) Mandiri
92
tepat
kepada
pengguna
perpustakaan.
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
4.3.2. Aktivitas Sistem Informasi 4.3.2.a. Pengumpulan Data (Data Collecting) Aktivitas ini meliputi pengumpulan data dari berbagai sumber yang diperlukan, strukturisasi dan kodifikasi data, hingga entri (pemasukan) data. Pemasukan data dapat dilakukan secara manual (melalui keyboard, scanner, digitizer, stylus pen) atau non-manual, misalnya melalui pesawat tilpun atau faksimil, kamera, sensor ukur yang dihubungkan langsung (interfaced) ke sistem komputer. Pemilihan alat untuk data entri ini sangat bervariasi tergantung dari jenis, bentuk, volume, serta lokasi data yang akan dimasukkan ke sistem komputer. Prinsipnya adalah bagaimana agar dalam entri data ini kelambatan dan kesalahan manusia (human's errori) dapat diminimalisasi. Jika potensi kesalahan yang terjadi masih besar, maka berlaku kondisi GIGO (Garbage in Garbage Out), artinya data masuk yang salah adalah "sampah" sehingga produk informasinyapun akan setara dengan "sampah".
Data dalam berbagai bentuk: teks, citra (image), suara
(audio), video dari berbagai sumber harus dapat ditangani oleh suatu sistem informasi yang memerlukannya. 4.3.2.b. Pengolahan Data (Data Processing) Aktivitas ini meliputi komputasi dan analisis (matematik, statistik numerik ataupun logik), komparasi data, pengurutan data (data sorting), konversi data, meringkas data (data summarizing), klasifikasi dan organisasi data, validasi dan verifikasi data, pembaharuan dan penghapusan data serta pelacakan data (data search).
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
93
4.3.2.c. Penyimpanan Data (Data Storing) Aktivitas ini mencakup pengorganisasian (strukturisasi, kodifikasi, indeksasi) dan penyimpanan data dalam media penyimpanan komputer sehingga dapat dengan mudah dan cepat untuk diakses bagi kepentingan aktivitas keseluruhan sistem informasi. 4.3.2.d. Penyebaran informasi (Information Dissemination) Aktivitas ini dimulai dari produksi informasi, penyajian informasi, pembuatan laporan (report production), pencetakan informasi, klasifikasi informasi, serta penyampaiannya ke pengguna atau yang memerlukannya. 4.3.2.e. Kontrol Terhadap Sistem Aktivitas ini meliputi auditing (evaluasi dan pemantauan terhadap komponen, aktivitas, dan kinerja sistem informasi), pengamanan (security) sistem, pengaturan pemakaian sistem, pemantauan kesesuaian informasi dengan kebutuhan pengguna, pengaturan hak dan wewenang, pengorganisasian dan peningkatan kemampuan tim pengelola, serta pelaksanaan sistem reward and penalty. 4.3.3. Perangkat Lunak SI Kinerja suatu sistem informasi sangat tergantung kepada sumberdaya perangkat lunak (software) untuk melakukan aktivitasnya dalam melakukan transformasi input (data) menjadi output (informasi). Software dikelompokkan menjadi dua jenis: 1. Software Sistem (System Software): software yang digunakan untuk mengelola dan mendukung operasi dari sistem komputer dan sistem informasi yang didukung oleh sistem komputer 94
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
tersebut. Software sistem yang digunakan di Perpustakaan Provinsi Riau harus mendukung sepenuhnya software aplikasi yang akan digunakan. 2. Software Aplikasi (Application Software): software yang digunakan untuk mendukung suatu tugas aplikasi tertentu, misalnya aplikasi perpustakaan, aplikasi akutansi, aplikasi penggambaran, aplikasi kearsipan, aplikasi geografis, aplikasi teknik dan sebagainya. Software
Software Sistem
Software Manajemen Sistem
• LINUX • PostgreSQL • Apache
Software Dukungan Sistem
• Firewall • Bind (DNS) • DHCP
Software Aplikasi
Software Pengembangan Sistem
• PHP • C++ • Java • Web Service
Software Aplikasi Umum
• Word Processing • Spreadsheet • DBMS • Telecommu nications • Graphics • Integrated package
Software Aplikasi Spesifik
• OPAC • Circulatio n • Catalog editing • Document Manageme nt System • User authenti-
Gambar 4.8. Klasifikasi software
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
95
Trend (kecenderungan) penggunaan/pemilihan software saat ini lebih ditekankan pada: •
Easy-to-use software. Ini berarti tersedia fasilitas bantuan (online) help, komunikatif, automatic guidance dan error detection (intelligence software).
•
Multiplatform software. Ini berarti dapat digunakan pada berbagai lingkungan hardware dan sistem operasi.
•
High-level language software. Ini berarti menggunakan bahasa yang mendekati bahasa alami (natural language).
•
Fasilitas plug-in.
•
Dukungan multimedia: menyediakan fasilitas untuk mengakses dan menampilkan data pada berbagai media baik teks, citra, suara, video.
•
Integrasi yang mudah dengan software aplikasi lain.
•
Mendukung aplikasi multiguna.
•
Mendukung untuk multiuser dan networking.
•
Mengakomodir pemilihan berbagai preferensi user: tampilan, format, style.
•
Icon-based and graphical menu or interface.
4.3.4. Implementasi Teknologi Informasi di Perpustakaan Provinsi Riau 4.3.4.a. Hardware Untuk mendukung sistem automasi pada setiap unit kegiatan di perpustakaan, mulai dari pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan dan tata laksana perpustakaan, serta manajemen perpustakaan diperlukan 96
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
beragam hardware berupa komputer dan peralatan teknologi informasi lainnya dengan spesifikasi tertentu dalam jumlah yang cukup sesuai dengan jenis kegiatan serta lokasi kegiatan. Setiap ruangan dari ke enam lantai harus menampung peralatan automasi yang terhubung secara terpadu dalam suatu sistem jaringan sesuai dengan peruntukannya. 4.3.4.b. Software Software sistem dan aplikasi yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan dan handal untuk digunakan dengan mudah dan ramah oleh beragam orang, baik yang ahli maupun yang umum. Untuk itu disarankan untuk membeli software sudah teruji dengan baik di lapangan digunakan oleh perpustakaan ukuran besar. 4.3.4.c Sistem Jaringan Sistem jaringan kabel kecepatan tinggi digunakan untuk menghubungkan semua lantai (backbone sistem jaringan). Pada setiap lantai sistem jaringan menggunakan sistem Wireless Fidelity (WiFi) untuk menghubungkan seluruh workstasion yang ada di lantai tersebut melalui fasilitas Access Point..
4.3.5. SDM TI Sumberdaya Manusia (SDM) dengan latar belakang Teknologi Informasi (TI) yang kuat perlu dimiliki oleh Perpustakaan Provinsi Riau. Beragam kompetensi TI perlu disediakan antara lain SDM TI dengan kemampuan programming, design web, pengelolaan database dan sistem jaringan. Level latar pendidikan dapat beragam sesuai kebutuhan, yaitu D3 atau S1.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
97
4.3.6. Perpustakaan digital Layanan perpustakaan digital perlu segera diwujudkan untuk memperkuat layanan di Perpustakaan Provinsi Riau. Untuk itu dapat dimulai dengan menyiapkan konten dan sistem serta prosedur untuk menayangkan
fulltext
dokumen
budaya
Melayu
khas
koleksi
perpustakaan.
Fasilitas perpustakaan digital ini juga harus dirancang
sedemikian rupa sehingga para penulis mengenai budaya Melayu dapat mempublikasikan sendiri karyanya melalui perpustakaan digital yang dibangun, selain tentu saja dapat diakses dengan mudah dan cepat oleh publik agar mereka dapat mengetahui kekayaan budaya Melayu melalui fasilitas internet. Konten koleksi perpustakaan digital diberikan alternatif layanan dalam bentuk multimedia sebagai media pembelajatran.
4.3.7. Design web perpustakaan Untuk
mendukung
pengembangan
perpustakaan
digital,
diperlukan rancangan web yang lengkap, menarik dan fungsional serta aman yang datanya selalu mutakhir. Karena itu perlu dirancang web perpustakaan secara baik oleh web designer profesional sekaligus harus disediakan tenaga khusus untuk menangani web ini, baik disain, mesin pencarinya, maupun kontennya yang selalu muatkhir. Sebaiknya semua tenaga itu adalah staf tetap perpustakaan. Namun kalau belum memungkinkan maka dapat melakukan sistem kerja sama outsourching untuk SDM dengan kompetensi tertentu. Misalnya tenaga programmer dan web designer dapat merupakan tenaga paruh waktu.
98
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
4.3.8. E-learning (Learning Management System) Dalam mendukung proses pemahaman yang berorientasi pada proses pendidikan yang mandiri perlu ditambahkan konsep e-learning sebagai alat dalam pendistribusian materi atau konten pembelajaran.
Gambar 4.9. Ilustrasi akses e-learning
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
99
BAB 5 PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA Pustakawan profesional adalah salah satu kunci kesuksesan layanan prima perpustakaan dalam rangka meningkatkan minat baca dan kecerdasaan masyarakat Provinsi Riau
ab ini menguaraikan program pengembangan sumberdaya manusia untuk meningkatkan mutu layanan prima Perpustakaan Provinsi Riau melalui analisis kebutuhan untuk kemudian melaksanakan program magang, diklat teknis dan diklat fungsional, studi banding, pendidikan formal dan rekrut tenaga baru.
Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) diperlukan untuk menjamin kelancaran layanan prima Perpustakaan Provinsi Riau. Kunci keberhasilan pengembangan perpustakaan adalah tersedianya SDM dalam jumlah dan kualitas yang memadai. Pembinaan SDM harus dilakukan secara berkesinambungan. Memperhatikan data SDM yang kini dimiliki oleh Perpustakaan Provinsi Riau sangat tidak ideal. Hal ini dapat dilihat bahwa hanya ada satu orang sarjana bidang perpustakaan dan tujuh orang diploma (2 dan 3) bidang perpustakaan. Sedangkan cukup banyak staf dengan latar belakang sarjana bidang lain sebanyak 33 orang dengan umur kebanyakan diatas 40 tahun dan diatas 50 tahun sudah sebanyak 14 orang.
100
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Pegawai ini dalam waktu beberapa tahun ke depan akan pensiun. Kondisi SDM ini sangat tidak ideal untuk mendukung pengembangan layanan perpustakaan prima yang dicita-citakan. Kalau karena itu pengembangan SDM di Perpustakaan Provinsi Riau perlu segera mendapat perhatian serius. Pengembangan SDM dapat dilakukan melalui berbagai cara yaitu antara lain melalui magang, kunjungan studi banding, diklat teknis dan diklat fungsional, pendidikan formal dan rekrut tenaga baru. Namun sebelumnya perlu dilakukan kajian dan analisis kebutuhan.
5.1. Analisa kebutuhan Dalam hal penambahan tenaga baru atau peningkatan kemampuan dan status staf diperlukan analisis kebutuhan. Analisis ini diperlukan untuk menghitung secara tepat kebutuhan staf untuk Perpustakaan Provinsi Riau, baik dalam jumlah maupun kualifikasi serta keterampilan dan kompetensi. Beberapa kompetensi yang diperlukan Perpustakaan Provinsi Riau jika ingin mengembangkan layanan perpustakaan modern dan terpadu adalah kompetensi ilmu perpustakaan secara umum, kompetensi ilmu komputer dengan spesifikasi web design, database, sistem jaringan, programmer; ilmu sosial dan komunikasi serta kompetensi sastra budaya, terutama kompetensi dalam bidang budaya Melayu.
5.2. Magang Program magang staf pada suatu lokasi perpustakaan lain atau unit selain
perpustakaan
yang
dianggap
telah
melakukan
kegiatan
perpustakaan secara lebih baik sehingga dapat dicontoh. Berikut hal-hal yang perlu diperhtikan sebelum memilih progam magang:
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
101
1. Materi. Garis besar materi magang yang perlu diikuti adalah: a. Manajemen perpustakaan. b. Keterampilan dan ilmu perpustakaan. c. Keterampilan teknologi informasi dan automasi perpustakaan. d. Kepribadian dan kemampuan memberi layanan prima. 2. Peserta. Perhatikan latar belakang peserta magang. Pertimbangan utama adalah minat peserta pada materi magang dan tujuan penempatan staf setelah mengikuti program magang. 3. Durasi. Berapa lama program magang akan dilakukan. Rata-rata pelatihan efektif dilakukan paling lama satu atau dua minggu. 4. Lokasi magang atau instruktur magang.Perhatikan kompetensi instruktur atau lembaga yang melaksanakan program magang. Apakah sudah melaksanakan materi atau kegiatan yang akan diikuti dengan baik sehingga dapat ditiru oleh staf untuk diterapkan di Perpustakaan Provinsi Riau. Berikut adalah contoh beberapa perpustakaan atau instansi yang dapat didatangi untuk program magang antara adalah: A.
Dalam
Negeri:
Perpustakaan
Nasional,
PDII-LIPI,
Perpustakaan UI, Perpustakaan IPB, Perpustakaan BINUS, Perpustakaan ITB, Perpustakaan Depdiknas. B. Luar Negeri: Perpustakaan Nasional Singapura , Perpustakaan Negara Malaysia,
Perpustakaan Negara Brunei Darussalam,
Perpustakaan Nasional Negeri Belanda, Perpustakaan Nasional Cina. 5. Perkiraan Biaya.
102
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
5.3. Kunjungan Studi Banding Kunjungan studi banding adalah program jangka pendek satu sampai paling lama tiga hari untuk mengunjungi suatu perpustakaan atau jenis instansi lain dalam rangka melihat secara langsung pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan dan layanan perpustakaan yang telah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat ditiru dan diterapkan di Perpustakaan Provinsi Riau. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum merencanakan kegiatan studi banding: 1. Materi. Garis besar aspek yang perlu diamati pada saat mengikuti studi banding adalah: a. Aspek manajemen perpustakaan. b. Cara
dan
mekanisme
dalam
Keterampilan
dan
ilmu
perpustakaan. c. Ketrampilan teknologi informasi dan automasi perpustakaan. d. Kepribadian dan kemampuan memberi layanan prima. 2. Peserta. Perhatikan latar belakang peserta magang. Pertimbangan utama adalah minat peserta pada materi magang dan tujuan penempatan staf setelah mengikuti program magang. 3. Durasi. Berapa lama program magang akan dilakukan. Rata-rata pelatihan efektif dilakukan paling lama satu atau dua minggu. 4. Lokasi magang atau instruktur magang. Perhatikan kompetensi instruktur atau lembaga yang melaksanakan program magang. Apakah sudah melaksanakan materi atau kegiatan yang akan diikuti dengan baik sehingga dapat ditiru oleh staf untuk diterapkan di Perpustakaan Provinsi Riau. Berikut adalah contoh
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
103
beberapa perpustakaan atau instansi yang dapat didatangi untuk program studi banding antara adalah: A.
Dalam
Negeri:
Perpustakaan
Nasional,
PDII-LIPI,
Perpustakaan UI, Perpustakaan IPB, Perpustakaan BINUS, Perpustakaan ITB, Perpustakaan Depdiknas. B. Luar Negeri: Perpustakaan Nasional Singapura, Perpustakaan Negara Malaysia,
Perpustakaan Negara Brunei Darussalam,
Perpustakaan Nasional Negeri Belanda, Perpustakaan Nasional Cina. 5. Perkiraan Biaya.
5.4. Diklat Teknis dan Diklat Fungsional Dalam merencanakan program diklat teknis dan diklat fungsional bagi staf perpustakaan berikut hal-hal yang perlu diperhatikan: 1. Materi. Garis besar materi yang perlu diberikan adalah: a. Manajemen perpustakaan. b. Keterampilan dan ilmu perpustakaan. c. Ketrampilan teknologi informasi dan automasi perpustakaan. d. Kepribadian dan kemampuan memberi layanan prima. 2. Peserta. Perhatikan latar belakang peserta pelatihan. Pertimbangan utama adalah minat peserta pada materi pelatihan dan tujuan penempatan staf setelah mengikuti pelatihan. 3. Durasi. Berapa lama pelatihan akan dilakukan. Rata-rata pelatihan efektif dilakukan paling lama satu atau dua minggu. 4. Pemateri
atau
instruktur
pelatihan.Perhatikan
kompetensi
instruktur atau lembaga yang melaksanakan pelatihan.
104
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
5. Lokasi. Pelatihan dapat dilakukan di lokasi Perpustakaan Provinsi Riau atau di lokasi instruktur misalnya di Perpustakaan Nasional Jakarta, Perpustakaan PDII-LIPI, Perpustakaan IPB Bogor, Perpustakaan UI Jakarta. 6. Perkiraan Biaya.
5.5. Pendidikan formal perpustakaan: Pendidikan formal untuk staf Perpustakaan Provinsi Riau dalam bidang perpustakaan dan teknologi informasi perlu pula direncanakan dengan baik sesuai kebutuhan dan ketersediaan formasi. pendidikan
formal
Untuk
ini
dana dapat diperloleh dari APBD dan APBN serta melalui sponsorship dari perusahaaan asing yang ada
di
Provinsi
Riau
misalnya Caltex dan lainlain . Level pendidikan formal yang perlu diikuti adalah:
Diploma
Tiga,
Sarjana Strata Satu dan
Gambar 5.1. Salah Satu Contoh Kegiatan Pengembangan SDM
Pasca Sarjana.
5.6. Rekrut Tenaga Baru Pengadaan tenaga baru (rekrut tenaga baru) diperlukan untuk menjamin kesinambungan staf dari tahun ke tahun. Hal ini karena secara bertahap akan ada pegawai yang pensiun.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
105
Pengadaan tenaga baru diperlukan untuk berbagai bidang antara lain: Bidang:
Perpustakaan level D3 dan S1
Bidang:
Pranata komputer D3 dan S1
Pengembangan Kemampuan dan Ketrampilan SDM di Era Digital Memasuki era digital, demi memenuhi tuntutan kebutuhan pengguna,
Perpustakaan
Provinsi
Riau
dikembangkan
menjadi
perpustakaan digital. Untuk itu sumberdaya manusia (SDM) yang ada secara bertahap perlu ditingkatkan melalui pendidikan dan latihan yang terencana dan mantap agar siap melaksanakan program-program yang akan dilaksanakan. Melihat kondisi dan komposisi yang ada, peningkatan SDM ini tidak hanya secara kualitas tetapi juga kuantitas agar mereka siap mengelola
perpustakaan
digital,
dan
agar
pencapaian
program
perpustakaan tahun 2010 dapat terwujud secara real. Pada saat ini 30 persen pegawai berada pada usia diatas 50 tahun dan menurut hasil analisis pada BAB II Keadaan Umum Provinsi Riau setiap tahun harus mendapat formasi minimum 10 orang karena itu perekrutan pegawai harus lebih diarahkan kepada pemenuhan kebutuhan SDM pada bidang keilmuan TI dan perpustakaan lebih dahulu. Sejalan dengan program dan perkembangan tersebut, secara kualitas SDM yang ada di berbagai Perpustakaan di Provinsi Riau perlu juga ditingkatkan kemampuannya agar secara sinergi dapat berkoordinasi dan bekerja sama dengan Perpustakaan Provinsi Riau. Para pengelola perpustakaan tersebut berfungsi sebagai pemanfaatan dan pemasok informasi yang mereka miliki terhadap sistem yang akan dibangun.
106
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Sebagai panduan dalam mengadakan pendidikan, pelatihan dan pengembangan SDM, perlu dipetakan secara komprehensif kompetensi SDM yang ditargetkan sebagai berikut: a) Skill Manajemen Informasi Termasuk dalam skill manajemen informasi: •
Mencari informasi. Proses mencari informasi terdiri atas kemampuan: Mendefinisikan kebutuhan informasi pengguna, mengidentifikasi
kebutuhan
pengguna,
melakukan
penelusuran. •
Menggunakan informasi. Proses menggunakan informasi terdiri atas: mengevaluasi infomasi yang didapat, menilai informasi
yang
didapat,
mengintegrasikan
dan
mengkoordinasikan informasi dari berbagai sumber berbeda, melakukan klasifikasi informasi, mempunyai kemampuan memilah dan membuang informasi yang dianggap tidak perlu, interpretasi informasi, meringkas dan mengidentifikasi detail informasi yang relevan. •
Membuat dan menciptakan informasi.
•
Organisasi informasi. Melakukan abstraksi (abstracting), pengindeksan (indexing), resensi dan review.
•
Diseminasi informasi: Kemampuan menyampaikan dan mempromosikan ide-ide secara jelas dalam berbagai bentuk (tertulis, oral, presentasi).
b) Skill Teknologi Informasi Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi informasi untuk membantu semua proses kerja. Beberapa skill TI yang diperlukan:
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
107
•
Disain database dan manajemen database.
•
Metadata, merupakan kemampuan mendifinisikan kebutuhan field atau data about data (metadata) bagi sebuah objek yang didefinisikan lebih lanjut desain databasenya.
•
Data Warehousing, merupakan repository atau kumpulan data dan informasi yang diekstrak dari beragam sumber basisdata untuk
keperluan
analisis,
reporting
dan
pengambilan
keputusan. •
Management dan kontrol source data.
•
Reporting,
kemampuan
dalam
menganalisis
data
dan
mengekstrak informasi serta men-generate inferensi untuk keperluan decision support. •
Penyajian report dalam bentuk visual knowlegde sehingga lebih mudah dipahami dan lebih mudah untuk saling berbagi.
•
Internet, yang dimaksud adalah kemampuan dasar, menengah, dan lanjut dalam memanfaatkan semaksimal mungkin fiturfitur yang dimiliki internet.
•
Web, kemampuan ini khususnya ditujukan kepada kelompok SDM tertentu di perpustakaan untuk menunjang terbentuknya media publikasi, diseminasi dan media berbagi pengetahuan melalui web/internet.
•
Multimedia merupakan skill dalam menghasilkan produk digital baik yang berfungsi nantinya untuk sekadar profile hingga berfungsi sebagai media pengemasan informasi.
•
Aplikasi
perangkat
lunak,
kemampuan
mengoperasikan
perangkat lunak yang berkaitan dengan bidang kerjanya.
108
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
•
Perangkat keras meliputi kemampuan: pengenalan komponen perangkat
keras,
iagnosis
dan
dan
Troubleshooting,
maintenance. •
Desain Intranet/Ekstranet, meliputi kemampuan mendesain, memasang, dan merawat jaringan komputer.
•
Sistem Informasi Management, adalah kemampuan untuk mengidentifikasi masalah, baik lokal unit kerja maupun secara global dalam lingkup perpustakaan.
Secara umum dalam pengembangan sistem perpustakaan digital, selain pengembangan SDM dengan kompetensi bibliografis dan kompetensi lainnya yang diperlukan, strategi Perpustakaan Provinsi Riau dalam mengembangkan SDM dengan kompetensi TI adalah dengan menyiapkan staf dengan kompetensi senior programmer. Staf inilah yang akan berfungsi sebagai sistem analisis dari pengembangan sistem perpustakaan
digital
Programmer,
yang
secara
keseluruhan.
terutama
menguasai
Sedangkan aspek
Junior
teknis
dalam
pengembangan sistem (misalnya pembuatan program atau coding program),
dapat
dilakukan
melalui
prinsip
outsourching
atau
memanfaatkan tenaga bantuan dari luar. Hal ini untuk menanggulangi keterbatasan ketersediaan SDM dengan kapasistas TI yang beragam. Dalam menghadapi kekurangan tenaga programmer, maka yang penting perpustakaan mempunyai seorang senior programmer yang bertanggung jawab dalam menata sistem yang ada dan memikirkan pengembangan sistem yang harus dilakukan perpustakaan secara berkala. Keperluan junior programmer bisa ditanggulangi dengan mengambil tenaga part time dari luar seperti mahasiswa atau alumni dari program
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
109
ilmu komputer yang baru lulus, sehingga bisa menghemat biaya. Senior programmer akan mengarahkan dan mengevaluasi produk-produk dari para junior programmer.
110
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
BAB 6 PENGEMBANGAN KOLEKSI DAN PENGOLAHAN
agian ini menguraikan prinsip dan teknik pengembangan koleksi untuk mendukung sistem layanan perpustakaan yang akan dilakukan di Perpustakaan Provinsi Riau, terutama pengembangan koleksi Melayu, baik dalam bentuk tercetak, terekam maupun dalam bentuk digital. Pada bagian ini juga diuraikan sistem pengolahan bahan pustaka untuk memudahkan pemanfaatan koleksi dengan didukung oleh infrastruktur teknologi informasi, sehingga perpustakaan bukan hanya dapat menyediakan informasi yang sesuai dan akurat bagi pengguna yang tepat tetapi juga dalam waktu yang cepat, lengkap dan nyaman.
Koleksi bahan pustaka merupakan jiwa dari sebuah perpustakaan. Perpustakaan Provinsi Riau perlu mempunyai suatu kebijakan dalam pengembangan koleksi.
Hal ini karena sesuai dengan jiwa visi dan
misinya untuk melestarikan budaya Melayu, dan meningkatkan minat baca dan kecerdasaran masyarakat Provinsi Riau, maka pengembangan koleksi untuk mendukung tujuan mulia itu perlu mendapat perhatian. Untuk memberikan layanan kepada pengguna secara cepat, tepat dan mudah, maka diperlukan sistem pengolahan yang efektif dengan memanfaatkan sistem dan teknologi informasi modern, sesuai dengan kaidah-kaidah pengelolaan bahan pustaka.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
111
6.1. Pengembangan Koleksi Pengembangan koleksi perpustakaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna sesuai dengan visi dan misi perpustakaan. Kekuatan Koleksi
merupakan salah satu modal perpustakaan
untuk
berkembang. Pengembangan koleksi Perpustakaan Provinsi Riau dilakukan dengan mengikuti tahapan kegiatan berikut :
6.1.1. Menyusun rencana kerja operasional pengadaan bahan pustaka 1). Perumusan kebijakan pengembangan koleksi, dengan cakupan pedoman, peraturan, penekanan (stressing), dan penyediaan anggaran. •
Mempelajari peta dan kondisi masyarakat pengguna,
•
Prosentasi bidang-bidang atau subyek pengetahuan bahan pustaka yang akan diadakan,
•
Seleksi, dengan menggunakan alat bantu berupa katalog terbitan,
brosur,
bibliografi,
daftar
tambahan
buku
(accession list), permintaan pengguna, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi, dll. Perpustakaan Provinsi Riau sebagai perpustakaan deposit dan menyelenggarakan layanan khusus Bilik Melayu dalam kebijakan pengembangan koleksinya haruslah mencantumkan bahwa semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di wilayah Provinsi Riau harus ada dalam koleksi perpustakaan.
112
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
2). Menghimpun alat seleksi bahan pustaka Mengumpulkan semua alat seleksi bahan pustaka yang akan digunakan untuk kegiatan proses pengadaan bahan pustaka atau koleksi baru yang akan diadakan.
Alat seleksi bahan
pustaka ini antara lain berupa: katalog terbitan, brosur, daftar tambahan buku, bibliografi, permintaan pengguna, permintaan staf
atau
karyawan
instansi
tersebut,
perkembangan
penerbitan, perkembangan informasi, saran dari pengunjung, daftar buku dari penerbit dan toko buku yang dapat diakses melalui internet, dan alat bantu seleksi lainnya yang diperlukan.
Ini diperlukan untuk proses pengadaan bahan
pustaka baik tambahan koleksi baru maupun pengadaan jumlah
eksemplar
buku
yang
sudah
ada
di
koleksi
perpustakaan.
6.1.2. Survei Minat Pengguna Survei Minat pengguna adalah kegiatan membuat
instrumen,
me-
ngumpulkan, mengolah dan menganalisis data serta membuat laporan hasil
survei
untuk
mengetahui bidang atau subyek yang diminati pengguna, jenis pustaka yang diperlukan, terma-
Gambar 6.1. Gambar Koleksi Buku di Rak
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
113
suk jenis layanan yang dibutuhkan. Survei ini dapat dilakukan dengan mengadakan wawancara dengan para pengguna potensial yang rajin menggunakan perpustakaan, atau dengan cara menyediakan formulir isian yang disediakan untuk pengunjung perpustakaan. Mereka dipersilakan untuk memberikan masukan tentang buku-buku atau sumber informasi yang dibutuhkan, jenis layanan yang diperlukan, dan jasa lain yang diminati. Perpustakaan Provinsi Riau perlu melakukan survei minat pengguna. 6.1.3. Survei Bahan Pustaka Survei bahan pustaka dilakukan untuk mengamati dan browsing secara langsung bahan pustaka yang ada di toko buku, penerbit, pameran, dan perpustakaan lain sebagai bahan pertimbangan dalam pengadaan bahan pustaka. Hal ini dilakukan untuk mengetahui : -
Buku apa saja yang ada
-
Buku yang sudah lama, namun masih diperlukan atau tetap penting bagi perpustakaan.
-
Bentuk fisik buku, perbandingan harga, dan data bibliografis lainnya yang diperlukan.
6.1.4. Membuat dan Menyusun Desiderata Kegiatan ini dilakukan dengan membuat deskripsi bahan pustaka yang disusun dalam bentuk lembaran kartu atau daftar, sebagai sarana atau bahan seleksi pengadaan bahan pustaka yang akan diadakan.
6.1.5. Menyeleksi Bahan Pustaka Seleksi bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survei minat pengguna, atau memilih langsung 114
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
buku-buku/
bahan
pustaka
yang
akan
diadakan
untuk
koleksi
perpustakaan dalam kurun waktu satu tahun anggaran. Begitu anggaran tersedia, maka buku atau bahan pustaka tersebut segera diadakan dan dapat segera disajikan kepada pengguna perpustakaan.
6.1.6. Pengadaan bahan pustaka Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: •
Pembelian langsung, ataupun melalui pihak ketiga.
•
Hasil tukar menukar koleksi dengan perpustakaan lain
•
Hasil dari pemberian atau hadiah lembaga atau institusi lain.
•
Hasil kerjasama dengan pihak lain.
•
Hasil fotokopi, duplikasi, hasil digitasi ataupun pembuatan CD dari koleksi lain.
•
Hasil penerbitan sendiri atau terbitan lembaga induknya. Jika pengadaan bahan pustaka dilakukan guna menambah dan
melengkapi koleksi yang sudah ada, maka jumlah koleksi akan terus bertambah, tetapi setelah koleksi diletakkan dalam rak
di ruang
perpustakaan maka perlu diperhitungkan adanya penyusutan karena beberapa faktor diantaranya: kerusakan akibat dipakai, hilang, rusak tidak dapat diperbaiki lagi, dipinjam tetapi tidak kembali, dikeluarkan dari jajaran koleksi karena sudah tidak relevan lagi, dan diganti dengan edisi terbaru. Pengadaan bahan pustaka Melayu perlu mendapat perhatian khusus karena khasanah literatur dan dokumen Melayu akan menjadi ciri khas dari koleksi Perpustakaan Provinsi Riau.
Untuk mengadakan
dokumen Melayu ini, Perpustakaan Provinsi Riau perlu menyediakan dana yang cukup untuk membeli dokumen yang dimaksud dari berbagai
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
115
sumber. Selain itu perlu pula
pemilik atau pencipta dokumen Melayu
didorong untuk menyerahkan dokumennya ke Perpustakaan Provinsi Riau melalui Peraturan atau Undang-undang Wajib Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. 6.1.6.1 Pengadaan Bahan Pustaka Tahun 2007 - 2009 Dengan dibangunnya gedung baru perpustakaan Provinsi Riau yang dilengkapi mebeler dan peralatan yang sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan moderen, maka koleksi yang sudah ada saat ini kecuali koleksi deposit dan koleksi bilik Melayu dianggap tidak layak dalam sistem dan kondisi perpustakaan yang dirancang rapi, indah, menarik, dan sesuai kebutuhan pengguna. Mengingat besarnya jumlah bahan pustaka yang akan diadakan dan banyaknya volume kegiatan lainnya yang akan dilaksanakan, serta terbatasnya SDM untuk pekerjaan tersebut pada tahun 2007 – 2009, maka pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui pihak ketiga dalam satu paket kegiatan dengan pengolahan/pembuatan data base dan kelengkapan bahan pustaka. Setiap bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan haruslah bahan pustaka yang sudah siap untuk disusun di rak sesuai jenis koleksi dan kelompok subjek/klasifikasinya dan sudah tercantum dalam data base perpustakaan dan siap untuk dilayankan. Seleksi dan penyusunan daftar bahan pustaka yang akan diadakan beserta harga dilaksanakan
dengan bantuan konsultan dan sebuah Tim yang
dibentuk oleh Kepala Badan perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau. Daftar bahan pustaka telah siap pada setiap awal tahun anggaran. Anggaran yang memadai perlu disediakan untuk mengadakan bahan pustaka sebagai berikut:
116
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tahun 2007 sebanyak 200.000 judul Tahun 2008 sebanyak 200.000 judul Tahun 2009 sebanyak 300.000 judul Bahan pustaka yang diadakan termasuk untuk koleksi perpustakaan keliling.
6.1.6.2. Pengadaan bahan pustaka Melayu dan Riau Koleksi Melayu dan Riau yang merupakan koleksi khusus dan unik merupakan koleksi unggulan Perpustakaan Provinsi Riau
yang
meliputi naskah kuno Melayu, karya klasik Melayu, sejarah Melayu dan Riau dan karya tokoh-tokoh Melayu. Koleksi Melayu Riau ini yang ditempatkan di Bilik Melayu didukung oleh koleksi Deposit yang meliputi karya yang diterbitkan di Riau, karya yang ditulis oleh orang Riau dan karya tentang Melayu dan Riau dalam berbagai bidang. Untuk mengumpulkan koleksi tersebut diatas perlu dibina kerja sama dengan perpustakaan dan lembaga informasi, lembaga penelitian dan perguruan tinggi, penerbit dan toko buku, baik yang ada di Riau maupun di wilayah lain, yang kemungkiinan mempunyai koleksi yang dibutuhkan. Untuk memberdayakan koleksi khusus tersebut diatas, agar dapat diakses oleh masyarakat informasi mengenai koleksi ini perlu diintegrasikan dalam web site Perpustakaan Provinsi Riau. Sebagai pengawasan bibliografi koleksi Melayu perlu disusun Bibliografi Melayu dan Riau.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
117
6.2. Pengolahan Bahan Pustaka Pengolahan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan penting dari rangkaian kegiatan menyiapkan bahan pustaka dan dokumen agar dapat dimanfaatkan secara efektif oleh pengguna perpustakaan. Pengolahan bahan pustaka mencakup pekerjaan mengidentifikasi dokumen secara fisik (deskripsi fisik) dan isi (deskripsi subjek), mempersipkan dokumen agar secara fisik dapat digunakan serta mempersiapkan sistem wakil dokumen yang akan digunakan untuk proses temu kembali dokumen. Kegiatan pengolahan bahan pustaka mencakup kegiatan katalogisasi, klasifikasi dan penentuan nomor panggil dokumen, penentuan subjek, pemberian kelengkapan fisik dokumen untuk proses pemanfaatan dokumen serta untuk sistem keamanan dokumen. Pengolahan untuk semua jenis bahan pustaka dilakukan secara terpusat pada bagian pengolahan.
Bagian layanan untuk semua jenis
bahan pustaka yang diolah, baik berupa buku umum, referensi, majalah, koleksi deposit atau koleksi Melayu hanya melayankan jenis bahan pustaka itu, tetapi tidak melakukan pengolahan tersendiri.
6.2.1. Katalogisasi Katalogisasi berarti mendeskripsikan secara fisik dokumen atau bahan pustaka agar dokumen dapat dikenali. Dengan proses katalogisasi ditentukan judul dokumen, penanggungjawab dokumen (pencipta, penyadur, editor), penerbitan dokumen (kota terbit, penerbit dan tahun terbit dokumen), gambaran tentang fisik dokumen (jumlah halaman) dan sebagainya.
118
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Standar panduan yang digunakan adalah prinsip AACR2 (AngloAmerican Cataloging Rules edisi ke 2).
Prinsip ini digunakan oleh
hampir semua perpustakaan di Indonesia untuk mengolah (deskripsi fisik) dokumen atau bahan pustaka. 6.2.1. Klasifikasi Klasifikasi adalah proses mengelompokkan dokumen atau bahan pustaka berdasarkan isi atau subjeknya serta memberikan kodifikasi standar berdasarkan subjek tersebut.
Berbagai standar klasifikasi
digunakan di Indonesia, namun pada umumnya untuk jenis perpustakaan daerah dan perpustakaan umum, kebanyakan standar penomoran klasifikasi menggunakan DDC (Dewey Decimal Classification). Perpustakaan Provinsi Riau akan tetap menggunakan DDC dalam menentuan nomor klasifikasi dokumen sebagaimana sudah dilakukan selama ini. Bagan DDC yanag digunakan selain versi mutakhir yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI, Perpustakaan Riau perlu memiliki edisi asli DDC versi terakhir. 6.2.2. Pengindeksan dan penentuan tajuk subjek verbal Pengindeksan atau penentuan subjek verbal adalah kegiatan lain dalam pengolahan dokumen nyang perlu dilakukan. Penentuan subjek verbal suatu dokumen atau bahan pustaka adalah menentukan subjek dokumen kemudian menyajikan subjek tersebut dalam bentuk kata-kata verbal (kata atau istilah) yang standar. Standar panduan yang digunakan untuk itu adalah Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional versi terakhir.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
119
6.2.2. Nomor Panggil Dokumen (Call Number) Nomor
panggil
pada
label
buku
merupakan
salah
satu
kelengkapan dokumen yang diperlukan agar suatu dokumen dapat dimanfaatkan dalam sistem layanan perpustakaan. Berbagai cara dapat digunakan untuk menentukan nomor panggil dokumen. Salah satunya adalah dengan menggunakan gabungan nomor kode klasifiaski buku dengan singkatan nama penanggungjawab karya (pengarang atau penaggungjawab karya lainnya) dan huruf awal dari buku yang diolah. Diharapkan nomor panggil ini bersifat agak unik sehingga memudahkan penempatan dokumennya pada rak serta dapat tertata dengan rapi mudah ditemukan jika dicari kembali untuk dimanfaatkan. Berikut contoh nomor panggil buku yang berjudul The Basics of librarianship karangan Colin Harrison dan Rosemary Oates:
020 HAR b Kode 020 menunjukkan subjek kepustakawanan (librarianship) pada sistem klasifikasi DDC dan HAR adalah tiga huruf pertama nama keluarga dari Colin Harrison sebagai pengaranag pertama dan huruf b adalah huruf pertama dari kata Basics. Kata The tidak digunakan karena merupakan kata depan dalam bahasa Inggris. Sistem pemberian nomor panggil seperti ini dapat digunakan pada sistem pengolahan dokumen yang akan dilakukan. Kelengkapan fisik lainnya seperti slip kembali, kartu buku, kantong buku dan sebagainya dapat digunakan atau tidak perlu digunakan tergantung pada sistem global yang digunakan dalam pengolahan bahan 120
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
pustaka. Jika akan menggunakan sistem automasi perpustakaan secara terpadu maka kelengkapan fisik tersebut dapat ditinggalkan.
6.2.3. Format pengisian database Dalam mengisi database dokumen sistem yang digunakan adalah format INDOMARC (Indonesian Machine Readable Catalog). Sistem ini digunakan oleh hampir semua perpustakaan di Indonesia yang menerapkan sistem automasi dalam pengolahan data dokumen atau bahan pustaka. INDOMARC mengatur ruas-ruas, sub-ruas, tipe dan cara penulisan ruas serta kode standar bagi unsur data bibliografi dokumen dan bahan pustaka. Misalnya pengarang atau penanggungjawab karya diberi kode 100, judul karya diberi kode 245 dan seterusnya. Secara lengkap standar format INDOMARC dapat dilihat pada lampiran.
6.2.4. Format pengisian metadata untuk layanan dokumen digital Format pengisian database untuk layanan dokumen digital, sebagaimana data bibliografi, juga perlu mengikuti standar yang umum digunakan. Khusus untuk metadata dokumen digital biasanya digunakan adalah format Dublin Core. Format Dublin Core yang yang terdiri atas 15 ruas sangat sederhana untuk diterapkan. Berikut adalah standar format Dublin Core yang akan digunakan untuk metadata dokumen digital.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
121
6.2.5. Format Standar Dublin Core: Isi
Nama ruas Title
Judul dari sumber informasi
Creator
Pencipta sumber informasi
Subject
Pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
Description
Keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
Publisher
Orang atau badan
yang mempublikasikan
sumber informasi Contributor
Orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
Date
Tanggal penciptaan sumber informasi
Type
Jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya
Format
Bentuk
fisik
sumber
informasi,
format,
ukuran, durasi, sumber informasi Identifier
Nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
122
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Source
Rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
Language
Bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
Relation
Hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.
Coverage
Cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
Rights
Pemilik hak cipta sumber informasi
6.2.6. Layanan Katalog Salinan (Copy Cataloging) Perpustakaan Provinsi Riau perlu menyediakan layanan katalog salinan
(Copy Cataloging), terutama bagi perpustakaan yang ada di
Provinsi Riau. Layanan katalog salinan adalah layanan bagi perpustakaan yang menginginkan metadata (data bibliografi) suatu buku. Perpustakaan yang mempunyai buku baru tidak perlu melakukan pengolahan katalogisasi dan klasifikasi sendiri (original cataloging), melainkan dapat mencari datanya di database Perpustakaan Provinsi Riau untuk kemudian dapat mengcopy (download) data bibliografi (metadata) itu untuk digabung dan digunakan di perpustakaan mereka. 6.2.7. Sistem Barcode Sistem pengolahan dokumen sudah harus menggunakan sistem barcode untuk identifikasi dokumen.
Kode barcode yang digunakan
sebaiknya adalah tipe Code 39. Dengan tipe Code 39 semua karakter A s/d Z, angka 0 s/d 9, serta beberapa karakter lain seperti $, /, +, %, titik
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
123
dan spasi dapat digunakan. Jumlah digit maksimal yang dapat digunakan untuk tipe ini adalah 16. Tipe ini yang paling cocok digunakan untuk data pada unit PUSDOKINFO. Baik untuk kode barcode dokumen (buku) maupun untuk kode barcode anggota perpustakaan. Untuk membuat barcode seperti ini disarankan menggunakan program aplikasi yang sudah jadi yang banyak terdapat di pasaran. Sedangkan untuk mencetaknya digunakan printer dengan jenis dan tipe yang juga banyak terdapat dipasaran. Ini untuk menjamin kesinambungan sistem. Tidak disarankan menggunakan peralatan pencetakan barcode khusus dengan kertas khusus. Karena kesinambungan sistem jika menggunakan cara ini sering terganggu. Berikut adalah dua buah contoh Barcode:
6.2.8. Sistem sekuriti Sistem
sekuriti
untuk
pengamanan
koleksi
disarankan
menggunakan Security tag dengan teknologi magnetik. Bahkan kalau memungkinkan dapat digunakan teknologi yang lebih modern yaitu teknologi RFID (Radio Frequency Identification Device). Dengan teknologi RFID, walau biayanya lebih besar, namun efektifitas dan kemudahan dapat lebih terjamin. Dengan sistem RFID baik pada dokumen maupun pada kartu anggota banyak kegiatan transaksi di perpustakaan dapat dilakukan dengan mudah. Tentu saja sistem ini perlu didukung oleh fasilitas yang modern yaitu penggunaan peralatan berbasis RFID. 124
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
BAB 7 LAYANAN DAN PROMOSI
agian ini antara lain membahas layanan perpustakaan sebagai salah satu Community Center, dimana perpustakaan dapat berfungsi sebagai tempat pembelajaran seumur hidup, juga sebagai katalisator perubahan budaya, dan pusat pembudayaan kebiasaan membaca, serta jembatan komunikasi antar masyarakat dan pemeritah, melalui penyediaan layanan perpustakaan.
7.1. Pengembangan dan Penataan Sistem Layanan Perpustakaan Sistem layanan perpustakaan adalah bagian di perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna. Sebaik apapun sistem lain yang dipersiapkan di perpustakaan jika sistem layanannya buruk maka sistem lain tidak akan bermanfaat.
Bagian layanan adalah bagian yang
bersentuhan langsung dengan pengguna. Pengguna menilai suatu perpustakaan berdasarkan layanan yang diberikan, bukan berdasarkan kecanggihan sistem pengolahan, sistem teknologi yang digunakan dan sebagainya.
Karena itu sistem layanan perpustakaan perlu mendapat
perhatian yang serius pada sebuah perpustakaan. Layanan perpustakaan dimulai saat pengguna datang ke perpustakaan baik hanya menggunakan layanan perpustakaan sesaat atau akan menjadi anggota perpustakaan yang akan menggunakan layanan perpustakaan secara berlanjut. Sesungguhnya layanan perpustakaan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
125
bahkan mulai dapat dirasakan pengguna saat pengguna mengetahui keberadaan perpustakaan melalui berbagai sumber informasi. Misalnya ketika orang melihat brosur atau lembar informasi mengenai perpustakaan atau melihat situs perpustakaan melalui internet. Namun yang akan diuraikan lebih rinci disini adalah saat pengguna atau calon pengguna datang langsung ke perpustakaan. Layanan dimulai saat calon pengguna datang untuk mendapatkan layanan perpustakaan misalnya mendaftar menjadi anggota. Kemudian berturut-turut berbagai layanan lain dapat dimanfaatkan oleh pengguna setelah memasuki perpustakaan, misalnya layanan bimbingan pengguna, layanan mencari informasi dan dokumen, layanan membaca di tempat dan seterusnya sesuai dengan jenis layanan yang disediakan di perpustakaan. Secara standar berikut adalah layanan yang dapat diberikan oleh Perpustakaan Provinsi Riau kepada pengguna dan calon pengguna:
7.1.1. Pendataan dan Pendaftaran Anggota Semua pengguna yang bermaksud akan meminjam keluar koleksi perpustakaan perlu mendaftar sebagai anggota terlebih dahulu. Untuk mendaftar menjadi anggota setiap calon perlu memenuhi kriteria dan persyaratan tertentu yang sudah ditetapkan terlebih dahulu melalui kebijakan perpustakaan. Peraturan keanggotaan Perpustakaan Provinsi Riau perlu dibuat sesuai dengan kebijakan nperpustakaan. Sistem automasi pencatatan keanggotaan Perpustakaan Provinsi Riau mencakup pencatatan jati diri anggota, sehingga data jati diri anggota
dapat
dimanfaatkan
dalam
pengelolaan
sistem
layanan
perpustakaan. Sistem automasi di bagian pencatatan anggota terpadu dengan keseluruhan sistem automasi. Sehingga data anggota yang sudah 126
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
dimasukkan melalui modul pencatatan anggota dapat dimanfaatkan oleh bagian lain dalam memberikan layanan kepada anggota, misalnya pada bagian sirkulasi saat pengguna akan meminjam atau mengembalikan koleksi yang dipinjam.
Gambar 7.1. Contoh Suasana Pendaftaran Anggota Perpustakaan Kelengkapan pencatatan keanggotaan (kartu anggota dsb) berbasis elektronik misalnya sistem barcode, magnetik atau RFID (Radio Frequency Identification Device). Layanan pencatatan keanggotaan pun perlu dibuat SOPnya untuk menjamin standar mutu layanan pencatatan keanggotaan. 7.1.2. Layanan Meja Informasi (Customer Service) Layanan meja informasi adalah layanan di bagian paling depan yang berfungsi memberi informasi kepada pengunjung tentang apa saja
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
127
yang dapat diperoleh pengunjung di perpustakaan. Layanan ini dapat disatukan atau didekatkan dengan layanan pencatatan anggota. Petugas yang ditempatkan pada bagian layanan ini haruslah petugas yang benar-benar terlatih baik secara teknik mengetahui apa dan bagaimana pengunjung mendapatkan informasi serta dibekali pula kemampuan dan ketrampilan menghadapi beragam karakteristik orang. Pustakawan yang sedang bertugas di bagian ini perlu diberi atribut tertentu sedemikian rupa sehingga mudah dikenali oleh pengunjung. Konter kerjanya pun dirancang sedemikian rupa sehingga memudahkan pengunjung untuk berdialog dengan petugas, misalnya pemanfaatn seragam khusus atau tanda-tanda khusus yang dikenakan. Bagian layanan ini perlu dilengkapi dengan peralatan seperlunya. Misalnya antara lain perlu disediakan workstasion khusus untuk petugas yang terhubung secara terpadu dengan sistem automasi. Sehingga jika ada pengunjung yang menanyakan suatu informasi, petugas dapat mencari informasi
melalui
workstasion
itu,
termasuk
menelusur
katalog
perpustakaan melalui modul OPAC. Sistem penjadwalan petugas yang piket pada bagian layanan ini perlu diatur sedemikian rupa petugas dapat bergantian menempati pos layanan tersebut. Perlu diperhatikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan para petugas ini harus merata serta dilengkapi dengan SOP untuk menjamin standar mutu layanan. 7.1.3. OPAC OPAC atau Online Public Access Catalog adalah fasilitas sistem automasi yang disediakan untuk umum agar memudahkan mereka mencari informasi dokumen yang dimiliki perpustakaan menggunakan
128
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
sarana komputer. Sistem automasi yang disediakan untuk pengguna harus memenuhi beberapa syarat yaitu harus mudah digunakan dan handal sehingga tidak mudah timbul gangguan, mengingat kemampuan dan karakter pengguna sangat beragam. OPAC merupakan sarana temu kembali dokumen pengganti kartu katalog yang selama ini digunakan. Dengan
demikian
kesinambungan
pasokan
tenaga
listrik
perlu
dipersiapkan secara saksama, sehingga fasilitas OPAC selalu dapat digunakan. Fitur-fitur OPAC yang disediakan minimal harus dapat digunakan untuk mencari dokumen jika pengguna mengetahui subjek dokumen atau mengetahui judul atau hanya mengetahu nama pengarang. Selain itu modul OPAC harus pula terintegrasi dengan modul sirkulasi.
Ini berarti jika ada sebuah buku dipinjam melalui modul
sirkulasi, maka secara real time jika dokumen itu dicari dan ditampilkan pada modul OPAC, maka status keberadaan dokumen harus dapat diketahui bahwa sedang dipinjam. Jumlah workstasion OPAC yang disediakan serta lokasi penempatannya
harus
diperhitungkan
secara
saksama
sehingga
mencukupi kebutuhan pengguna pada setiap lantai layanan. Sejumlah work stasion OPAC sebaiknya ditempatkan pada lobby utama. Selain itu pada setiap lantai layanan yang terdapat koleksi perpustakaan perlu disediakan workstasion OPAC yang memadai jumlah. Setidaknya tiga unit workstasion disediakan untuk setiap ruangan yang menampung koleksi dokumen atau bahan pustaka. Misalnya untuk ruang koleksi anakanak, ruang koleksi dewasa, ruang koleksi referensi, Bilik Melayu dan sebagainya. Sehingga jika di satu lantai terdapat dua ruangan terpisah yang ditempati jenis dokumen berbeda misalnya koleksi referensi dan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
129
koleksi deposit, maka di lantai tersebut harus disediakan enam unit workstasion OPAC, masing-masing tiga unit setiap ruangan. Pada setiap lokasi penempatan workstasion OPAC perlu disediakan panduan tertulis selain panduan secara online yang harus sudah tersedia pada modul OPAC.
Gambar 7.2. Contoh Meja Layanan OPAC (Online Public Access Catalog)
7.1.4. Referensi Koleksi referensi atau koleksi rujukan adalah salah satu jenis koleksi di perpustakaan yang terdiri atas dokumen berisi informasi rujukan. Koleksi rujukan umumnya tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang, tetapi hanya untuk dibaca di tempat di dalam perpustakaan.
130
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Beberapa contoh koleksi rujukan adalah: kamus, ensiklopedia, buku statistik, katalog, bibliografi, abstrak, indeks, peta, sumber geografi, sumber biografi dan sebagainya. Dalam ruangan tempat menyimpan koleksi rujukan perlu dipersiapkan meja baca khusus untuk membaca buku-buku referensi. Ada beberapa buku referensi yang ukurannya sangat besar sehingga memerlukan meja yang cukup besar, misalnya peta bumi dan sebagainya. Petugas referensi harus dipersiapkan secara khusus karena petugas referensi harus siap membantu pengguna dalam memanfaatkan buku-buku referensi.
Petugas harus mengetahui semua koleksi referensi yang
dimiliki serta mampu menggunakannya dengan baik. Bahkan petugas referensi harus mengetahui sumber-sumber referensi lain yang tidak terdapat di perpustakaan tetapi mungkin terdapat di lokasi lain atau perpustakaan lain di dalam provinsi Riau atau bahkan di luar Provinsi Riau bahkan di luar negeri melalui sarana akses yang tersedia, misalnya internet. Dengan demikian fasilitas akses internet perlu tersedia di dalam ruang referensi. Kemungkinan lain adalah menempatkan ruangan referensi
berdekatan
dengan
ruang
layanan
internet
sehingga
memungkinkan petugas dan pengguna yang mencari sumber-sumber referensi dapat memanfaatkan fasilitas internet. SOP (Standard Operation Procedure) untuk mengatur layanan referensi dibuat sebagai panduan petugas dalam memberikan layanan referensi.
Dengan adanya SOP setiap petugas diharapkan dapat
memberikan layanan dengan standar mutu yang sama.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
131
7.1.5. Sirkulasi Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman dan pengembalian buku. Hanya anggota perpustakaan yang dapat meminjam buku. Setiap anggota sudah diberi kartu anggota. Dengan menggunakan kartu anggota elektronik setiap anggota dapat meminjam buku sesuai dengan aturan yang telah dibuat. Sistem automasi digunakan untuk proses sirkulasi. Sistem automasi sirkulasi ini harus mempunyai fitur antara lain mengetahui buku-buku yang terlambat dikembalikan, menghitung denda, membuat statistik, melakukan reservasi buku, melacak buku-buku yang terlambat dikembalikan dan berbagai fitur lain. Untuk memudahkan proses transaksi sirkulasi perlu didukung oleh peralatan tambahan misalnya barcode scanner atau alat data capture lainnya sesuai dengan sistem yang digunakan, misalnya sistem magnetik atau RFID. Jumlah workstasion yang digunakan minimal dua unit untuk setiap konter peminjaman dan pengembalian. Sehingga jika ada empat ruangan yang akan digunakan untuk transaksi sirkulasi, maka diperlukan delapan unit workstasion. Buku-buku yang sudah diproses transaksi sirkulasi (peminjaman) bebas dibawa kemana-mana selama masih dalam gedung. Pemeriksaan bukubuku yang dibawa keluar dilakukan di pintu utama perpustakaan, baik secaramanual maupun menggunakan teknoogi sistem keamaman. Petugas yang melakukan proses transaksi sirkulasi harus sudah dipersiapkan dengan baik, baik ketrampilan menggunakan sistem komputer, maupun kemampuan memberikan layanan yang baik kepada pengguna. 132
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
SOP untuk seluruh kegiatan transaksi sirkulasi digunakan untuk menjamin standar mutu pekerjaan setiap petugas di bagian sirkulasi. 7.1.6. Layanan untuk anak-anak Ruangan untuk layanan anak-anak (Children Section) perlu didisain sesuai dengana jiwa anak-anak yang ceriah dan bebas. Bentuk, ukuran dan penempatan mebeler serta penataan rak harus esuai dengan ergonometrik anak-anak. Lokasi ruang anak-anak perlu disesuaikan dan diatur sedemikian rupa agar setiap sudut mudah diawasi petugas, namun anak-anak
tetap
diberi
keleluasaan
gerak
dalam
mencari
dan
memanfaatkan buku. Koleksi untuk anak harus disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kejiwaan dan pendidikan anak. Sistem automasi pada bagian layanan kepada anak-anak selain untuk memperlancar layanan juga berfungsi sebagai sarana pendidikan bagi anak-anak mulai membiasakan diri dengan teknologi informai. Pustakawan yang ditugaskan di bagian layanan anak-anak harus sudah dipersiapkan dengan baik terutama petugas harus memahami benar perkembangan jiwa anak-anak, sehingga dapat memberikan layanan dan bimbingan kepada anak dengan baik.
7.1.7. Kegiatan lain di Perpustakan Berbagai kegitaan rutin dapat dilakukan di perpustakaan antara lain kegiataan Story telling, baik dengan menggunakan orang lain yang ahli
dalam
berceritera
kepada
anak,
atau
perpustakaan
perlu
mempersiapkan sendiri staf yang punya kemampuan untuk melakukan kegiatan story telling. Kegiatan ini ditujukan terutama bagi anak-anak untuk mendorong peningkatan minat baca anak-anak. Selain itu kegiatan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
133
lain seperti pameran dan bursa buku dengan bekerja sama dengan penerbit akan ikut meramaikan perpustakaan sehingga dapat mendorong masyarakat lebih banyak menggunakan perpustakaan.
7.1.8. Layanan untuk remaja dan orang dewasa Layanan untuk remaja dan orang dewasa yang berada di lantai 2 dan lantai 3 menempati ruang yang paling luas. Koleksi untuk remaja dan dewasa mencakup dokumen dengan subjek dari golongan 0 sampai golongan 900. Untuk menggunakan koleksi ini, pengguna dapat mencari langsung atau
ke
rak
mencarinya
melalui
OPAC
sebelum
menuju
rak. Pengguna yang akan mem-baca di tempat jika sudah menda-patkan dokumen
yang
diminatinya
dapat
Gambar 7.3. Contoh Ruang Baca Umum
langsung membaca di tempat yang sudah disediakan. Pengguna dapat pula mengcopy dokumen yang diminati dengan membawa dokumen yang ingin dicopy ke lantai 1 bagian layanan fotocopy. Pengguna dapat pula mencari dokumen yang diminati terlebih dahulu pada workstasion OPAC. Setelah judul dokumen yang diminati ditemukan apda OPAC, maka pengguna mencatat nomor panggilnya untuk kemudian mencari dokumen yang diminati sesuai dengan kode 134
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
lantai, kode ruangan serta nomor panggil raknya. Jika pengguna ingin meminjam membawa pulang dokumen maka terlebih dahulu diproses transaksi peminjaman di konter sirkulasi. Petugas yang ditempatkan di layanan remaja dan dewasa perlu dipersiapkan secara baik, kemampuan teknis melayani, pengetahuan mengenai koleksi remaja dan dewasa serta informasi lain yang berhubungan dengan layanan untuk remaja dan dewasa. Petugas perlu pula dibekali dengan kemampuan memberi layanan prima. SOP untuk layanan remaja dan dewasa perlu pula dipersiapkan dan dipahami oleh petugas untuk menjamin standar mutu layanan di bagian ini. 7.1.9. Layanan untuk lansia Layanan khusus untuk lansia (lanjut usia) sengaja diberikan untuk memberi penghargaan dan perhatian khusus kepada warga yang berumur lanjut. Hal ini karena mereka secara fisik dan psikologis memang perlu mendapat perhatian. Tidak disediakan koleksi khusus untuk lansia.
Jadi pengguna yang
tergolong lansia dapat menggunakan seluruh koleksi perpustakaan yang diminati. Namun bagi mereka disediakan ruang khusus dengan fasilitas mebeler yang ditata sedemikian rupa sehingga memberi kenyamanan khusus bagi lansia dengan dekorasi nuansa tersendiri sesuai karakteristik para lansia. Semua petugas layanan dibekali pengetahuan, ketrampilan dan wawasan tentang mengapa layanan bagi lansia perlu mendapat perhatian khusus. Untuk itu SOP khusus untuk layanan lansia perlu pula dibuat.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
135
7.1.10. Layanan untuk orang cacat Orang cacat (disabled person) perlu mendapat perhatian secara khusus dan kemudahan. Mulai dari akses masuk ke perpustakaan, jalurjalur yang akan dilalui, rambu-rambu petunjuk serta koleksi khusus bagi mereka, misalnya koleksi untuk tuna netra (sistem Braille) perlu disediakan secara saksama. Semua petugas layanan dibekali pengetahuan, ketrampilan dan wawasan tentang mengapa layanan bagi orang cacat perlu mendapat perhatian khusus. Untuk itu SOP
khusus untuk layanan bagi orang
cacata perlu pula dibuat. 7.1.11. Layanan multimedia Layanan multimedia mencakup layanan bagi pengguna yang memerlukan bahan pustaka dengan format dan bentuk multimedia. Koleksi multimedia di perpustakaan antara lain adalah audio, video dan sebagainya.
Untuk memanfaatkan koleksi multimedia diperlukan
peralatan khusus yang ditempatkan secara khusus pula dalam suatu ruang tertentu. Sistem layanan yang digunakan perlu dirancang secara khusus pula termasuk aturan-aturan khusus penggunaan koleksi multimedia. Petugas yang bekerja di layanan multimedia perlu dipersiapkan secara khusus. Hal ini karena mereka harus mampu mengoperasikan peralatan khusus selain harus mengetahui kandungan informasi dari koleksi multimedia yang dilayankan. Untuk bagi mereka pun perlu dibuat SOP. 7.1.12. Layanan khusus (Bilik Melayu)
136
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Layanan Khusus Bilik Melayu adalah layanan khas Perpustakaan Provinsi Riau. Layanan ini belum ada di perpustakaan lain. Layanan khusus bilik Melayu adalah layanan yang mencakup penyediaan koleksi dokumen khasanah budaya Melayu. Terutama naskah kuno dan bukubuku mengenai Budaya Melayu. Koleksi dokumen Melayu dan ruangan layanan baca ditempatkan pada ruang khusus dengan dekorasi khas nuansa Melayu. Selain itu itu disediakan pula ruang diskusi khusus untuk penulis dan budayawan Melayu. Penggunaan layanan Khusus Koleksi Melayu perlu dirancang secara khusus dengan prinsip lebih meransang pemanfaatan dokumen dan informasi mengenai Melayu.
Serta mendorong semua orang untuk
berpartisipasi dalam mengembangkan budaya Melayu. SOP untuk layanan khusus ini perlu dibuat untuk menjamin standar layanan pada bagian ini. 7.1.13. Cafe Pustaka Layanan koleksi perpustakaan yang dipadukan dengan layanan ala cafe, yang
memungkinkan
masyarakat pengguna dapat membaca buku sambil menikmati suasana cafe dengan beragam suguhan. Gambar 7.3. Contoh Cafe Pustaka
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
137
7.2. Promosi Layanan dan Promosi Perpustakaan Perpustakaan Provinsi Riau sebagai perpustakaan umum, yang sepenuhnya dibiayai oleh masyarakat umum harus dapat diakses bagi semua anggota masyarakat sehingga mensyaratkan gedung perpustakaan memiliki letak yang baik, fasilitas ruang baca dan belajar yang baik, teknologi yang memadai serta jam buka yang memungkinkan anggota masyarakat mengunjunginya. Ketentuan tersebut tidak terdapat pada perpustakaan jenis lain seperti perpustakaan nasional, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi. Koleksi perpustakaan nasional tidak selalu dapat dipinjam umum sedangkan perpustakaan khusus, perguruan tinggi dan sekolah tidak dapat digunakan umum walaupun kini ada anjuran agar perpustakaan sekolah membuka dirinya bagi masyarakat sekitarnya. Untuk mengenalkan produk dan jasa layanan perpustakaan serta koleksi apa saja yang dimilikinya yang dapat diakses oleh masyarakat, perpustakaan perlu mempromosikan dirinya dengan berbagai cara diantaranya melalui Pameran, Bimbingan pemakai, Bedah buku, Seminar, Lomba-lomba, Storytelling, Brosur/leaflet, dan Promosi di media elektronik (talkshow, dll). dan media cetak.
7.2.1. Pameran Pameran adalah satu sarana yang dapat memenuhi sifat kodrati manusia, seperti keinginan untuk menonton, mengetahui, memperhatikan sesuatu, mendalami sesuatu, memahami atau menghayati. Dalam arti sempit, pameran adalah suatu pengaturan, penyusunan, dan penyajian benda-benda sedemikian rupa sehingga menimbulkan kesan serta pengertian tertentu bagi orang yang melihatnya. Dalam arti luas, pameran 138
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
adalah suatu cara penyediaan informasi dan penyampaian informasi yang mencakup segala aspek kegiatan yang secara sadar dan aktif dan diusahakan dalam bentuk visulisasi dan atau peragaan baik yang bersifat statis maupun dinamis sehingga menimbulkan suatu perhatian, interes, keinginan, keputusan, dan tindakan/action bagi masyarakat yang menjadi sasarannya. Salah satu jalan untuk mempromosaikn perpustakaan dan membina komunikasi antara pengguna dan perpustakaan adalah melalui pameran.
Tidak
ada
salahnya
bila
perpustakaan
mencoba
memvisualisasikan apa yang mereka punya melalui pameran. Dalam suatu pameran terdapat unsur yang dipamerkan, unsur yang memamerkan dan unsur yang menjadi sasaran pameran. Visualisasi pameran yang merupakan inti kegiatan pameran itu sendiri harus mempunyai daya tarik yang kuat sehingga pameran tersebut berhasil. Salah satu tolok ukur keberhasilannya adalah adanya feedback yang positif dari masyarakat terhadap pameran tadi. Dalam suatu kegiatan, ada beberapa karakteristik tata pameran yang harus diperhatikan antara lain: a. Jenis pameran Jenis pameran terbagi menjadi dua yaitu pameran tetap, diselenggarakan secara tetap yang meliputi semua jenis koleksi menurut sistematika penyajian dan teknik penataan tertentu. Sifatnya sebagai penerangan umum dan edukatif. Pameran temporer atau berkala diadakan untuk kebutuhan berkala di dalam rangka kegiatan tertentu dengan tema yang dapat selalu berubah. Sifatnya sebagai penerangan umum dan rekreasi. b. Sistem penyajian yang efektif
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
139
Pada prinsipnya jangan sampai pengamat merasa jenuh dalam menikmati obyek koleksi. Penyajian harus menarik minat dan merangsang daya pikir pengunjung, dapat menerangkan dengan jelas, caranya dengan menggabungkan konsep penyajian dengan modernisasi teknik peragaan, aman dan terjamin dengan cara memperhatikan konsep ruang dalam. •
Metode penyajian Metode penyajian memperhatikan nilai-nilai estesis yaitu segi keindahan, romantika untuk menciptakan suasana tertentu serta intelektual untuk informasi ilmu pengetahuan yang bersangkutan.
•
Teknik penyajian Terdiri dari 2 macam pergerakan yaitu pergerakan obyek pameran, obyek ditata pada suatu dasar yang dapat bergerak. Berikutnya adalah pergerakan pengamat atau pengunjung. Obyek diam, pengamat bergerak baik bergerak dengan sistem konvensional maupun sistem ban berjalan.
•
Teknik obyek pameran Terbagi dalam beberapa macam, yaitu diorama, sistem ruang terbuka,
sistem
panil
atau
dinding,
dengan
vitrine
(kotak/lemari kaca), serta dengan sistem slide atau film.
7.2.2. Bimbingan Pemakai Bimbingan pemakai adalah salah satu cara mempromosikan perpustakaan, yang tujuannya memperkenalkan jasa-jasa layanan perpustakaan
serta
kemudahan-kemudahan
penggunaan
atribut
perpustakaan. Pada kegiatan ini, pemakai atau pengguna perpustakaan
140
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
yang potensial diundang dalam suatu pertemuan yang dilakukan oleh perpustakaan,
pihak
perpustakaan
atau
pustakawan
memberikan
bimbingan penggunaan perpustakaan atau cara mencari informasi dengan mempergunakan alat bantu penelusura yang ada di perpustakaan. Bimbingan pemakai uni biasanya dilakukan secara berkala dalam kurun waktu 1 atau 3 bulanan.
7.2.3. Bedah Buku Bedah buku merupakan suatu kegiatan yang dapat dimanfaatkan untuk promosi perpustakaan, dimana suatu buku baru atau buku best seller, dengan mendatangkan pengarangnya membahas menngenai buku tersebut. Bedah buku ini dilaksanakan di perpustakaan dan sekaligus mempromosikan jasa perpustakaan tersebut.
7.2.4. Lomba-lomba Pada kurun waktu tertentu atau event perpustakaan untuk juga dapat mengadakan lomba-lomba untuk menarik minat pengunjung datang ke perpustakaan, diantaranya lomba membaca dan menceritakan kembali, lomba mengetik komputer, lomba membaca buku cerita anak-anak, lomba tulis karya ilmiah tentang perpustakaan, storytalling dan lain-lain disesuaikan dengan kegiatan atau dalam peringatan hari-hari besar nasional dan daerah.
7.2.5. Promosi lain Promosi perpustakaan dalam bentuk lain dapat dilakukan dengan cara membuat dan menyebarkan brosur tentang jasa layanan perpustakaan dan fasilitas yang dimiliki perpustakaan yang dapat dimanfaatkan oleh
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
141
para pengunjung perpustakaan, termasuk kekuatan koleksi yang dimilikinya.
Promosi perpustakaan dapat pula dilakukan dengan
Promosi perpustakaan dapat pula dilakukan di media elektronik seperti talkshow, atau berupa tulisan di media cetak. Idealnya semua kegiatan promosi perpustakaan harus sejalan dengan fungsi-fungsi perpustakaan yang akan dicapai, terutama Perpustakaan Provinsi Riau sebagai perpustakaan umum yang berfungsi sebagai agen perubahan sosial,
adalah tempat dimana segala lapisan
masyarakat bisa bertemu dan berdiskusi tanpa dibatasi prasangka agama, ras, kepangkatan, strata, kesukuan, golongan, dan lain-lain. Perpustakaan Provinsi Riau yang dapat diakses oleh umum sangat strategis dijadikan tempat anggota komunitas berkumpul dan mendiskusikan beragam masalah sosial yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari. Disini, perpustakaan tidak hanya menyediakan ruang baca, tetapi juga menyediakan ruang publik bagi komunitasnya untuk melepas unekuneknya dan kemudian berdiskusi bersama-sama mencari solusi yang terbaik.
Tugas
pustakawanlah
untuk
mendokumentasikan
semua
pengetahuan publik yang dihasilkan dan menyebarluaskan ke anggota komunitas yang lain. Seorang pustakawan dituntut tidak hanya mampu mengolah informasi, tetapi juga harus punya kepekaan sosial yang tinggi dan kemampuan berkomunikasi yang baik. Selain berfungsi sebagai agen perubahan sosial, Perpustakaan Provinsi Riau juga mempunyai fungsi berikut : •
Sebagai tempat pembelajaran seumur hidup (life-long learning). Perpustakaan Umumlah tempat dimana semua lapisan masyarakat dari segala umur, dari balita sampai usia lanjut bisa terus belajar tanpa dibatasi usia dan ruang-ruang kelas. Banyak program pemerintah,
142
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
seperti pemberantasan buta huruf dan wajib belajar, yang akan jauh lebih berhasil seandainya terintegrasi dengan Perpustakaan Umum. Bila di sekolah orang diajar agar tidak buta huruf dan memahami apa yang dibaca. Maka di Perpustakaan Umum, orang diajak untuk terbuka wawasannya, mampu berpikir kritis, mampu mencermati berbagai masalah bersama dan kemudian bersama-sama dengan anggota
komunitas
yang
lain
mencarikan
solusinya.
Tugas
Perpustakaan Umum membangun lingkungan pembelajaran (learning environment) dimana anggota komunitas pemakainya termotivasi untuk terus belajar dan terdorong untuk berbagi pengetahuan. Dalam konsep manajemen modern, hal ini disebut dengan Knowledge Management. •
Sebagai katalisator perubahan budaya. Perubahan perilaku masyarakat pada hakikatnya adalah perubahan budaya masyarakat. Perpustakaan
Umum
merupakan
tempat
strategis
untuk
mempromosikan segala perilaku yang meningkatkan produktifitas masyarakat.
Individu
komunitas
yang
berpengetahuan
akan
membentuk kelompok komunitas berpengatahuan. Perubahan pada tingkat individu akan membawa perubahan pada tingkat masyarakat. Komunitas yang berbudaya adalah komunitas yang berpengetahuan dan produktif. Komunitas yang produktif mampu melakukan perubahan dan meningkatkan taraf hidupnya menjadi lebih baik. •
Sebagai
jembatan
pemerintah.
Dari
komunikasi semua
antara
pengetahuan
masyarakat
dan
komunitas
yang
didokumentasikan di Perpustakaan Umum, fungsi perpustakaan berikutnya adalah melakukan kemas ulang informasi, kemudian memberikan kepada para pengambil keputusan sebagai masukan dari
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
143
masyarakat. Dengan begini masyarakat akan punya posisi tawar yang lebih baik dalam memberikan masukan-masukan dalam pengambilan kebijakan publik. Selain itu promosi perpustakaan dan layanan perpustakaan tentu saja dapat pula dilakukan dengan cara meningkatkan citra perpustakaan melalui peningkatan mutu layanan prima. Masyarakat yang datang ke perpustakaan dan mendapat layanan prima secara tidak langsung akan menjadi agen promosi perpustakaan. Pengunjung yang puas dengan layanan akan mempromosikan perpustakaan dan layanannya kepada orang lain.
Bahkan cara promosi seperti ini biasanya lebih efektif.
Namun jangan sampai terjadi hal sebaliknya.
Yaitu pengunjung
perpustakaan merasa tidak puas dan menyampaikannya kepada orang lain, sehingga berpengaruh buruk bagi citra perpustakaan.
Karena itu mutu
layanan sangat perlu dijaga. Termasuk disini adalah keramahan dan kerapihan petugas, kerapihan dan penataan apik interior perpustakaan, dan berbagai aspek lain yang perlu diperhatikan untuk meningkatkan citra atau image Perpustakaan Provinsi Riau. Pemanfaatan teknologi juga perlu diusahakan dalam melakukan promosi perpustakaan. Keberadaan web perpustakaan yang dirancang apik dan selalu berisi informasi mutakhir yang berguna dengan link yang efektif akan meningkatkan citra dan daya tarik perpustakaan. Semua ini merupakan media promosi perpustakaan.
144
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
BAB 8 PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN PROVINSI RIAU
agian ini membahas tentang konsep pengembangan layanan Perpustakaan Provinsi Riau di masa depan, kerjasama dengan perpustakaan dan pusat-pusat informasi, serta perguruan tinggi baik di Provinsi Riau maupun di luar provinsi dalam memberikan layanan informasi kepada masyarakat. Juga dibahas kerjasama dengan institusi lain dalam pengembangan minat baca dan kecerdasan masyarakat.
8.1. Pengembangan Layanan Perpustakaan Masa Depan Menyonsgsong dan memasuki ere teknologi informasi yang semakin modern, Perpustakaan Provinsi Riau perlu menyusun strategi pengembangan layanan perpustakaan. Beberapa aspek yang perlu dikembangkan menuju pengembangan layanan perpustakaan masa depan adalah penerapan: 8.1.1. Konsep The Friends of the Library/Partners (Mitra atau Sahabat Perpustakaan) Sahabat Perpustakaan Provinsi Riau (SPPR) adalah organisasi nonprofit yang memperoleh sebagian besar dananya dari beragam usaha yang sah dan legal, menggalang pengumpulan dana melalui keanggotaan dan kegiatan khusus masyarakat. SPPR terdiri dari anggota masyarakat yang sangat peduli terhadap pengembangan perpustakaan, yang secara Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
145
sukarela memanfaatkan semua karya dan karsanya, enerji dan pengalamannya, wewenang dan kemampuannya untuk memperkuat dan mengembangkan perpustakaan serta advokasi layanan perpustakaan. SPPR akan mempromosikan, mendorong dan melaksanakan kegiatan mencakup
perpustakaan
setempat
pengumpulan
dana,
melalui
kegiatan-kegiatan
menggalang
dukungan
yang untuk
perpustakaan, mensponsori kegiatan khusus perpustakaan, misalnya kegiatan untuk remaja dan anak-anak, sebagai tenaga sukarela jika diperlukan dan mengusahakan perpustakaan terdepan dalam aktifitas masyarakat. Semua ini tentu saja harus dilandasi keinginan untuk meningkatkan layanan Perpustakaan Provinsi Riau. Idealnya pembentukan SPPR diprakarsai dan dilaksanakan secara bersama antara komponen masyarakat dan pihak perpustakaan. Tentu saja dalam pembentukan organisasinya tetap harus mengikuti kaidahkaidah yang berlaku sesuai peraturan pemerintah mengenai pembentukan organisasi.
8.1.2. Pengoptimalan Pemanfaatan Teknologi Mutakhir Salah satu bentuk usaha pengoptimalan pemanfaatan kemajuan teknologi dalam rangka memberi layanan prima kepada masyarakat adalah dengan menyediakan layanan perpustakaan digital. Perpustakaan digital dalam pengertian dasar adalah suatu perpustakaan yang menyediakan layanan beragam informasi dalam bentuk digital secara full. Definisi lengkap mengenai perpustakaan digital dijelaskan dalam tinjauan literatur.
146
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
8.1.3. Perpustakaan Digital Dalam
konsep
pengembangan
sistem
layanan
berbasis
perpustakaan digital di Provinsi Riau ini mencakup unsur hubungan dengan instansi lain, misalnya hubungan dengan instansi seperti : perpustakaan di kabupaten/kota, perpustakaan perguruan tinggi dalam provinsi baik negeri (UNRI, UIN) maupun swasta serta unit pusat informasi instansi daerah atau swasta, dengan Perpustakaan Nasional RI atau lembaga inpormasi lain di Indonesia dan di luar negeri. Untuk itu sistem perpustakaan perlu didukung elemen dasar (basic elements) berupa koleksi lengkap dan bermutu, SDM yang handal, infrastruktur yang mendukung, manajemen modern, SOP sebagai panduan kerja sehingga menghasil mutu layanan yang standar, anggaran yang cukup dan didapatkan secara rutin dari berbagai sumber. Sistem perpustakaan selain memberikan layanan khusus langsung kepada pengguna, perlu didukung oleh sistem layanan umum (common services) di dalam pengelolaan perpustakaan yaitu berupa: sistem jaringan, database, sistem keamanan data, pelatihan. Berikut salah satu contoh model layanan perpustakaan digital yang disarankan untuk Perpustakaan Riau:
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
147
Gambar 8. 1. Model Layanan Perpustakaan Digital
Beragam koleksi perpustakaan dapat disajikan sebagai koleksi perpustakaan digital.
Jenis koleksi yang disajikan terutama adalah
dokumen yang khas hanya dimiliki oleh perpustakaan yang bersangkutan, ditambah dengan koleksi yang kiranya akan sering dimanfaatkan oleh masyarakat. Sedangkan jenis koleksi lain misalnya buku-buku umum, tidak perlu menjadi prioritas penayangan secara digital fulltext. Beberapa contoh dokumen yang potensial dilayankan secara digital fulltext melalui sistem perpustakaan digital adalah: Laporan penelitian, Artikel jurnal, Disertasi, Tesis, dan skripsi mahasiswa, Koleksi khusus (Misal: koleksi
148
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Melayu, koleksi deposit daerah, monografi daerah, perda, MoU, rekaman budaya daerah dan sebagainya). Dalam mengkaji rencana pengembangan perpustakaan digital, perancang perlu memperhatikan berbagai aspek pendukung dan yang berkaitan dengan rencana pengembangan perpustakaan digital. Diagram berikut menggambar aspek-aspek yang berkaitan dengan pengembangan perpustakaan yang perlu dikaji sebelum membangun sistem perpustakaan digital. Pada gambar diatas dapat dilihat Vertical Services yang merupakan ujung tombak layanan perpustakaan digital.
Layanan ini
antara lain mencakup OPAC (Online Public Access Catalog), Sirkulasi, ILL (Inter Library Loan), CAS (Current Awareness Service), Layanan perpustakaan keliling, peminjaman koleksti Bulk-loan), pameran, story telling, dan berbagai jenis layanan konvensional lainnya, Upload dokumen digital ke server, Download dokumen digital dari server, Link ke situs lain yang memuat informasi berkaitan dan berbagai ragam layanan yang mungkin diberikan kepada pengguna.
8.1.4. Peranan Pengguna dalam perpustakaan digital Dalam sistem perpustakaan modern peran pengguna lebih besar dari peran pengguna pada sistem perpustakaan konvensional. Hal ini karena pengguna pada sistem layanan perpustakaan modern dapat pula berperan sebagai produsen informasi sekaligus sebagai pengelola informasi, khususnya informasi digital. Sebagai pengguna, setiap orang yang mengakses dan memanfaatkan perpustakaan dapat memperoleh informasi yang diinginkan dan telah tersedia pada server perpustakaan. Sebagai produsen, setiap orang yang memanfaatkan sistem layanan
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
149
perpustakaan sesungguhnya
dalam batas dan syarat tertentu, dapat
mengupload (mengirim) dan mengshare
informasi digitalnya melalui
server perpustakan. Setiap orang yang mengupload informasi digital ke server, perlu memberi keterangan sebagai kelengkapan informasi yang dikirim biasanya berupa keterangan metadata yang akan memudahkan pencari informasi mendapatkan informasi sesuai kebutuhan mereka. Dengan demikian sesungguhnya pengirim informasi ke server berperan pula sebagai pengelola informasi. Setiap anggota masyarakat Provinsi Riau secara umum atau jika memenuhi syarat-syarat tertentu, dapat mengshare informasi yang dimiliki yang kiranya akan bermanfaat kepada masyarakat umum. Pada umumnya pengguna sistem perpustakaan modern dan terpadu dapat berkomunikasi interaktif dengan pengelola sistem. Dalam hal ini pengelola sistem, termasuk pustakawan yang mengelola konten dapat berkomunikasi interaktif dengan setiap pengguna melalui fasilitas komunikasi interaktif yang disediakan pada situs perpustakaan. Beragam fasilitas layanan dan fasilitas komunikasi interaktif yang biasanya disediakan pada sistem layanan perpustakaan. Media atau saluran yang digunakan oleh masyarakat dan pustakawan dalam berkomunikasi antara lain: e-mail, milis, fax, telpon, surat, kontak langsung dsb. Komunikasi dan diskusi antar masyarakat menghasilkan kumpulan informasi ilmu pengetahuan (unstructured knowledge). Pustakawan yang juga terlibat sebagai pengumpan akhirnya membentuk kumpulan ilmu pengetahuan yang kemudian menjadi structured knowledge. Selain itu keterlibatan pustakawan dalam interaksi antar pengguna, membuat pustakawan mengetahui secara tepat kebutuhan informasi masyarakat.
150
‌‌‌‌ ‌ Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Berikut adalah diagram alur terciptanya ilmu pengetahuan terstruktur dari kumpulan ilmu pengetahuan tidak terstruktur melalui komunikasi atau collaborative works yang tercipta dengan memanfaatkan fasilitas perpustakaan, termasuk dengan memanfaatkan informasi dari sumber-sumber menghimpun
lain
di
kumpulan
internet. ilmu
Perpustakaan
pengetahuan
berfungsi
terstruktur
itu
untuk untuk
pemanfaatan dimasa datang (Wicaksono, 2005).
Gambar 8.2. Diagram Alur Terciptanya Ilmu Pengetahuan Terstruktur
Masyarakat Melayu di Provinsi Riau dapat berperan aktif dalam berkontribusi menghasilkan dokumen digital, khususnya mengenai budaya Melayu.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
151
8.2. Pengembangan Sistem Layanan Terpadu Dengan Perpustakaan dan Pusat-Pusat Informasi di Provinsi Riau Pengembangan sistem layanan terpadu dengan perpustakaan dan pusat-pusat informasi di Provinsi Riau di tingkat nasional perlu dijalin dengan baik untuk menjamin bahwa pengguna Perpustakaan Provinsi Riau selalu dapat mengakes semua informasi yang dibutuhkan. Kerjasama
dan
hubungan
kerja
dan
layanan
dengan
berbagai
perpustakaan perlu antara lain dengan: - Perpustakaan Nasional - Perpustakaan kabupaten /kota - Perpustakaan perguruan tinggi di Provinsi Riau (UNRI, UIN, dsb) - Perpustakaan instansi pemerintah di Provinsi Riau - Perpustakaan khusus (LSM, instansi swasta dsb) - Perpustakaan sekolah Gambar 8.3. Contoh Bentuk Kerjasama Perpustakaan dengan Instansi Lain
- Perpustakaan komunitas
8.2.1. One-stop Services Dengan kerja sama sejumlah perpustakaan seperti diatas akan tercipta layanan yang disebut one stop services. Yang dimaksud dengan layanan One-stop Services adalah jika seorang pengguna mencari suatu informasi pengguna cukup mendatangi satu perpustakaan.
152
Dari
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
perpustakaan yang didatanginya itu, pengguna dapat mengetahui dan mendapatkan
informasi
yang
dicarinya,
meskipun
sesungguhnya
informasi itu sendiri tidak terdapat pada perpustakaan yang didatangi. Tentu saja hal dapat terjadi jika semua perpustakaan yang terlibat dalam kerjasama layanan ini sudah mempersiapkan diri dengan baik dalam hal fasilitas infrastruktur komunikasi, penyiapan konten dan metadatanya, sistem dan aturan yang kondusif.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
153
DAFTAR PUSTAKA Ardoni. Teknologi Informasi: Kesiapan Pustakawan Memanfaatkannya. — dalam Dinamika Informasi dalam Era Global, 1998. p.163-172. Barnes, Susan J (Editor). Becoming a digital library. New York : Marcel Dekker, 2004. Badan Pusat Statistik Provinsi Riau.—Riau dalam angka 2006. Pekanbaru : Badan Pusat Statistik Provinsi Riau kerjasama dengan Bappeda Provinsi Riau, 2006. Black, Kirsten. Project management for library and information service professionals. The Aslib Know How Series. London: Aslib, 1996. Brodart Library supplies and furnishings for libraries, for booksellers, for home. 2004. Chapman, Liz. Managing acquisition in library and information services.— London : Facet Publishing, 2004. Clyde, Laurel A. Weblogs and libraries. Oxford: Chandos Publishing, 2004. Creth, Sheila D. . The Electronic library: sluching toward the future or creating a new information environment. London: Cavendish Cenference Centre, 30 Sept.1996. melalui: http://www.ukoln.ac.uk/services/papers/follett/creth/paper.html Deegan, Marilyn dan Tanner, Simon. Digital futures: strategies for the information age. London: Library Association Publishing, 2002. De Saez, Eileen Elliott. Marketing concepts for libraries and information services. Second edition. London: Facet Publishing, 2002. Durisin, Patricia. (editor). Information literacy programs: success and challenges. Binghamton, NY: The Haworth Information Press, 2002. Dwiyanto, Arif Rifai. Peningkatan Manfaat Koleksi perpustakaan Melalui Perpustakaan Digital.—makalah Seminar Nasional Perpustakaan Digital dan Bedah Software Sipisis.—Bogor : Perpustakaan IPB, 2004.
154
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Eisenberg, Michael B; Lowe, Carrie A. and Spitzer, Kathleen L. Information litaracy: essential skills for the infromation age. Second edition. Westport, Connecticut: Libraries Unlimited, 2004. Gaylord 100 Best buys for the year.—New York : Gaylord Bros, 2000. Garjito. Kebijakan pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi (TI). Visi Pustaka, Vo. 7 No. 2, Desember 2005: 1-8. Greenstein, Daniel. Digital libraries and their challenges. Library Trend, 2000, Vol. 49 No. 2: 290-303. Hadi, Sungkono. Peran dan tanggungjawab profesional pustakawan sebagai pengelola sumber informasi. Jurnal Pustakawan Indonesia. Desember 2005, 5 (2): 11-20. Intner, Sheila S.; Tseng, Sally C and Larsgaard, Mary Lynette. (Editors). Electronic cataloging: AACR2 and metadata for serials and monographs. Binghamton, NY: The Haworth Information Press, 2003. Koswara, Engkos (editor). Dinamika Informasi dalam Era Global.—Bandung : Remaja Rosdakarya, 1998. 354p. Kusumaningrum, Indrati. Keberhasilan Penerapan Automasi Perpustakaan sebagai suatu Inovasi di Perguruan Tinggi.—dalam Forum Pendidikan, No.02, THN XXIII, 1998, p.117-139. Marimin, Tanjung, Hendri dan Prabowo, Haryo. Sistem informasi manajemen sumber daya manusia. Jakarta: Grasindo, 2006. Martin, William J. The global information society. Aldershot, England: AslibGrower, 1995. Matthews, Joseph R. Strategic planning and management for library managers. Westport, Connecticut: Libraries Unlimited, 2005. Mustafa, B.; Sujana, Janti G. Dan Toha, Yuyu Yulia. Dinamika perpustakaan IPB menuju universitas riset. Bogor: IPB Press, 2004. Myburgh, Sue. The New information professional: how to thrive in the infomation age doing what you love. Oxford: Chendos Publishing, 2005. Nicholas, David. Assessing information needs: tools, techniques and concepts for the internet ages.—2nd ed.—London : ASLIB., 2000. 163 p.
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
155
Nugroho, L.E. Pengaksesan Data Perpustakaan Secara Interaktif.—Makalah Seminar Aplikasi Komputer dalam Sistem Informasi Perpustakaan.— Yogjakarta : UGM, 2 Maret 1992. Paepcke, A. Et.al. Using distributed objects for digital library interoperability. Computer, Vol. 29 No. 5: 61-68. Pendit, Putu Laxman dkk.Perpustakaan digital: persfektif perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia. Jakarta: Perpustakaan Universitas Indonesia, 2005. Pressman, Roger S. Software Engineering: A Practitioner Approach. Fourth Edition. McGraw-Hill Companies, Inc. New York. 1997. Prytherch, Ray. (Editor). Gower handbook of library and information management. Aldershot, England: Gower Publishing, 1998. Rohanda. Peluang untuk bermitra (partnership) antar lembaga perpustakaan dengan lembaga laba: sebuah harapan dan pemikiran. Visi Pustaka. Juni 2005, 7 (1): 20-34. Rouf, A. Studi Kelayakan Automasi Perpustakaan.—Yogjakarta : UPT. Perpustakaan UGM, 1992. Scott, George M. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen.—Jakarta : Raja Grafindo Persada, 1997. 625p. Setiawan, Hadisiswoyo. Buku sebagai jembatan menuju abad XXI.— 2005. melalui: http://www.iapkkt.org dan http://www.mailachive.com/milia@iapkt.org Sulistyo-Basuki. Penyatuan atau pemisahan perpustakaan pada tingkaat provinsi, kabupaten dan kota dengan berbagai konsekwensinya. Visi Pustaka, Juni, 2004, 6 (1): 1-8. Sujana, Janti G. Bersama Perpustakaan Nasional RI meningkatkan citra bangsa Indonesia. Visi Pustaka, Juni 2005, 7(1):46-52. Sutarno NS. Perpustakaan dan masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia, 2003. Sutarno NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktik.. Jakarta : Samitra Media Utama, 2004.
156
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tedd, Lucy A. dan Large, Andrew. Digital libraries: principal and practices in a global environment. Munchen : K.G. Saur, 2005. Toha, Yuyu Yulia dan Abdul Rahman saleh. Peranan Standard Operation Procedure dalam rangka penataan manajemen perpustakaan dan produktivitas kerja di perpustakaan. Jurnal Pustakawan Indonesia. Vol. 5 No. 2, Desember 2005: 43-47. Tri Warningsih dan Prihanto, Igif G. (Editor). Aplikasi teknologi informasi di pusdokinfo dalam menghadapi abad 21. Jakarta: Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional, 1998. Unesco. A Curriculum for an information society: educating and training information professionals in the Asia-Pacific Region. Bangkok: UNESCO, 1998. Wicaksono, Hendro. Membangun sistem manajemen pengetahuan untuk pemakai perpustakaan berbasis intranet menggunakan perangkat lunak Open Source. Visi Pustaka, Vo. 7 No. 2, Desember 2005: 18-24. Widodo, P. Aspek Perangkat Keras dalam Komputerisasi Sistem Informasi Perpustakaan.—Makalah Seminar Aplikasi Komputer dalam Sistem Informasi Perpustakaan.—Yogjakarta : UGM, 2 Maret 1992. Witten, Ian dan Bainbridge. Building a digital library. Amsterdam: Morga
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
157
LAMPIRAN Dalam rangka pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau secara berkesinambungan perlu dibuat pentahapan pengembangan sistem perpustakaan sebagai berikut:
Tahun 2007 •
Pembangunan gedung
•
Penataan ruang
•
Pengadaan dan penataan mebeler
•
Pengadaan bahan pustaka (termasuk koleksi Melayu)
•
Penataan sistem layanan
•
Pengadaan hardware
•
Pengadaan software
•
Penataan sistem jaringan
•
Pengembangan SDM (magang, studi banding, diklat teknis dan fungsional, pendidikan formal, rekrut tenaga baru)
•
Pembuatan SOP
•
Penataan ulang sistem organisasi
•
Operasional (pengolahan bahan pustaka, input data ke komputer)
158
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006
Tahun 2008 •
Pengembangan bahan pustaka
•
Pengembangan software (lanjutan)
•
Pengembangan SDM (lanjutan)
•
Pengembangan sistem layanan
•
Pengembangan perpustakaan digital
•
Operasional (pengolahan, input data, konversi data digital, metadata)
•
Promosi dan sosialisasi (kepada pengguna dan pengambil kebijakan)
•
Pembinaan perpustakaan di Provinsi Riau
Tahun 2009 •
Pengembangan bahan pustaka
•
Pengembangan sistem kerjasama layanan
•
Lanjutan pengembangan perpustakaan digital
•
Promosi dan sosialisasi (kepada masayarakat pengguna dan pengambil kebijakan)
Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ………………
159
Tahun 2010 •
Pengembangan bahan pustaka
•
Pengembangan perpustakaan digital
•
Operasional (konversi data digital, metadata)
•
Promosi dan sosialisasi (kepada pengguna dan pengambil kebijakan).
160
………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006