Page 1


TIP DAN TRIK MENGOPTIMALKAN WINISIS (CDS/ISIS VERSI WINDOWS)

B. Mustafa

IPB Press 2006


PENDAHULUAN

Pembahasaan mengenai Winisis dalam buku ini merupakan topik yang diperuntukkan bagi pemakai yang sudah biasa menggunakan program Winisis. Pembaca buku ini diasumsikan sudah mengenal dan sudah biasa memanfaatkan fitur-fitur dasar program Winisis dengan baik. Bagi pemakai pemula program Winisis dianjurkan membaca dan mempelajari buku lain penulis dengan judul Winisis: Software Tepat Guna untuk Pengelolaan Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi. Pembahasaan dimulai dengan cara elegan mengosongkan database pada Winisis. Persoalan mengosongkan database CDS/ISIS dengan mudah dilakukan pada versi DOS, karena sudah disediakan pada menunya. Namun pada CDS/ISIS versi Windows tidak disediakan secara langsung melalui menu, sehingga diperlukan suatu teknik tersendiri untuk memunculkan menu pengosongan database pada menu Winisis. Pembahasan dilanjutkan dengan beberapa teknik melakukan konversi data dari dan ke Winisis dari dan ke berbagai program aplikasi yang banyak digunakan oleh perpustakaan di Indonesia misalnya MS.ACCESS atau MS.EXCEL, Cardbox Plus, Inmagic atau VTLS. Kemudian diuraikan mengenai cara menampilkan logo pada layar cantuman Winisis, dilanjutkan dengan pembahasaan mengenai manfaat file ANY dan file STOPWORDS untuk penelusuran efektif pada Winisis. Fitur unik Winisis dibahas secara ringkas berupa tip ringkas membuat sistem hypertext pada Winisis. Dalam era perpustakaan digital, fitur ini akan sangat bermanfaat. Dalam rangka membuat sistem pengamanan secara sederhana terhadap database yang dikelola dengan Winisis, topik mengatur operator input data pada Winisis dan membatasi akses terhadap ruas tertentu dalam database Winisis serta membuat pick-list untuk pemasukan data pada Winisis merupakan pembahasan yang diperlukan dan akan menarik bagi pengelola database. Pembahasan diakhiri dengan uraian mengenai sistem otomasi sirkulasi tanpa pemograman dengan Winisis untuk perpustakaan kecil. Proses otomasi sistem sirkulasi merupakan cita-cita pada umumnya


perpustakaan. Dengan teknik ini, cita-cita tersebut dapat dicapai tanpa harus membeli software aplikasi sirkulasi yang sering tidak terjangkau, terutama bagi perpustakaan kecil. Pembaca yang ingin lebih mendalami Winisis atau program aplikasi dan utility yang berkaitan dengan CDS/ISIS dapat membaca buku yang terdapat dalam daftar pustaka di akhir buku ini atau rajin mengunjungi sistus UNESCO di www.unesco.org untuk memperoleh informasi mutakhir mengenai perkembangan program ini. Saya berharap buku sederhana ini dapat membantu para pembaca, baik sebagai teoritis maupun praktisi, sebagai pengajar, mahasiswa atau pembaca umum, dalam rangka mempelajari dan menerapkan Winisis. Sesungguhnya semua itu tergantung pada para pembaca sekalian.

Jika setelah membaca buku ini, para pembaca kemudian dapat

menerapkannya untuk pengembangan dan peningkatan mutu layanan perpustakaan atau unit sistem informasi dan dokumentasi, maka tujuan pembuatan buku telah tercapai, Insya Allah.


DAFTAR ISI Buku II: Tip dan Trik Mengoptimalkan Winisis 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Cara Elegan Mengosongkan Database pada Winisis Konversi Data MS.Access ke Winisis Konversi Data dari dBase atau FoxPro ke Winisis Konversi Data Winisis dengan Struktur Berbeda Konversi Data Berlabel ke Winisis Konversi Data Winisis ke MS.Excel Konversi Data VTLS ke Winisis Menampilkan Logo pada Layar Cantuman Winisis Manfaat File ANY untuk Penelusuran Efektif pada Winisis Manfaat File STOPWORDS untuk Penelusuran Efektif pada Winisis Tip Ringkas Membuat Sistem Hypertext pada Winisis Mengatur Operator Input Data pada Winisis Membatasi Akses terhadap Ruas Tertentu dalam Database Winisis Sistem Otomasi Sirkulasi Tanpa Pemograman dengan Winisis untuk Perpustakaan Kecil 15. Membuat Pick-list untuk Pemasukan Data pada Winisis


1. CARA ELEGAN MENGOSONGKAN DATABASE PADA WINISIS

Ada kalanya diperlukan untuk mengosongkan isi cantuman suatu database. Jika hal itu akan dilakukan ada beberapa cara. Cara pertama adalah cara sederhana yaitu dapat dengan proses ekspor dan impor data. Ini berarti proses ekspor satu cantuman dilakukan pada suatu database. Kemudian satu cantuman itu diimporkan lagi ke dalam database yang sama sambil memilih opsi LOAD (menghapus semua cantuman yang ada). Sehingga akhirnya database hanya berisi satu cantuman. Satu cantuman tersisa ini dapat diedit dengan memasukkan data pertama yang baru menggantikan data lama. Untuk lebih jelasnya lihat tulisan lain penulis mengenai hal ini dengan judul Mengosongkan Database pada Winisis. Cara kedua lebih elegan, namun lebih sulit yaitu dengan menambahkan suatu perintah internal pada menu Winisis. Perintah internal ini sesungguhnya sudah ada dalam program Winisis, tetapi opsi perintahnya tidak ditampilkan pada menu. Oleh karena itu opsi ini perlu dimunculkan pada menu. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk itu: 1. Jalankan program Winisis, sebaiknya pilih versi terbaru, misalnya Winisis 1.5 2. Buka database MNENDF.MST yang terdapat dalam folder \WINISIS\MENU\ 3. Pindah misalnya ke cantuman ke 7. Cantuman ini berisi perintah-perintah dibawah Tab Utils. 4. Buka menu pengeditan data 5. Klik ikon kaca pembesar, untuk memunculkan semua ruas yang masih kosong 6. Ketikkan pada ruas 05 teks berikut: &Kosongkan[11107] . Lihat tampilan berikut:

1


7. 8. 9. 10.

Simpan dan tutup hasil pengeditan Tutup program Winisis Kemudian jalankan lagi Winisis Uji dengan membuka salah satu database yang mau dikosongkan, misalnya database CDS.MST (Sebaiknya ekspor lebih dahulu semua isi database CDS.MST, agar nanti dapat diimporkan kembali seperti semula). 11. Klik Tab Utils, pindah dan klik perintah Kosongkan, akan muncul kotak pesan berikut:

12. Kalau disini YES diklik, akan muncul kotak pesan berikut:

13. Muncul pertanyaan konfirmasi sampai dua kali (karena kalau dipilih YES, maka tidak ada cara lagi untuk mengembalikan datanya). Jawab YES dua kali jika memang benar-benar mau mengosongkan database 14. Seketika database dikosongkan. Bahkan byte MST dan XRFnya tinggal 512 KB! Selamat mencoba, tetapi selalu hati-hati menggunakan fungsi ini!!

2


2. KONVERSI DATA MS.ACCESS KE WINISIS

Adakalanya diperlukan untuk memindahkan data dari suatu basis data dengan perangkat lunak satu ke basis data dalam perangkat lunak lain. Hal ini dapat disebabkan karena mengganti perangkat lunak yang selama ini digunakan; atau memperoleh data dari luar untuk digabung dengan data yang ada, namun data yang datang menggunakan perangkat lunak yang berbeda dari yang digunakan selama ini. Dalam hal seperti ini untuk dapat menggunakan data baru yang diterima atau menggunakan perangkat lunak baru untuk data lama, maka harus melakukan suatu proses yang disebut konversi data. Konversi data dapat diartikan sebagai melakukan suatu proses manipulasi data sedemikian rupa sehingga data dapat digunakan lagi dengan menggunakan perangkat lunak lain yang berbeda. Dalam tulisan ini akan diuraikan teknik konversi data dari basis data dalam perangkat lunak MS.ACCESS ke dalam basis data CDS/ISIS versi Windows atau Winisis. Kedua perangkat lunak ini banyak digunakan di perpustakaan Indonesia. Proses konversi data dari MS.ACCESS ke Winisis memerlukan suatu utility atau program lain. Dalam tulisan ini akan digunakan program konversi DB3ISO.COM yang dibuat khusus untuk konversi ke Winisis dengan berpedoman pada standar pertukaran data elektronik ISO 2709. Utility ini dapat didownload dari situs UNESCO (www.unesco.org) atau hubungi penulis melalui e-mail. Langkah-langkah mengkonversi data yang dibuat dalam MS.ACCESS ke dalam basis data Winisis: 1. Jalankan program MS.ACCESS dan buka database yang mau dikonversi, misalnya database BUKU sehingga muncul tampilan misalnya seperti berikut:

3


2. Lakukan ekspor data dengan langkah FILE>>EXPORT. 3. Pilih tipe data hasil ekspor yaitu tipe DBIII dan beri nama misalnya DOKU lalu simpan file hasil proses ekspor ini ke dalam suatu folder tertentu. Lihat tampilan berikut:

4. 5. 6. 7. 8. 9.

Untuk memudahkan proses konvesi buat satu folder dengan nama KONVERSI. Copy file program DB3ISO.COM ke dalam folder itu, demikian pula file DOKU.DBF. Sekarang jalankan program DB3ISO dengan mengklik ganda file DB3ISO. Tekan E untuk memulai proses konversi. Ketika ditanyakan nama basis data, ketik DOKU.DBF . Ketika ditanyakan OUTPUT ISO FILE yang akan dihasilkan, ketik saja DOKU.ISO, lalu tekan ENTER. 10. Ketika ditanyakan INPUT FST FILE, tekan saja ENTER. 11. Ketika ditanyakan kode pembatas ruas (Field Separator), ketik saja # (hash) lalu tekan ENTER.

4


12. Ketika ditanyakan kode pembatas cantuman (Record Separator), ketik saja ~ (tilde) lalu tekan ENTER. 13. Ketika ditanyakan mulai dari nomor berapa, tekan saja ENTER 14. Ketika ditanyakan nomor terakhir berapa, tekan saja ENTER 15. Ketika ditanyakan RENUMBER FROM, tekan saja ENTER 16. Lalu tekan X untuk KELUAR. Perhatikan gambar berikut untuk melihat tahapan proses konversi yang diuraikan diatas.

17. Sekarang berkas DOKU.ISO sudah terbentuk di dalam folder KONVERSI dan siap untuk diimporkan ke basis data USER pada WINISIS. 18. Langkah selanjutnya adalah menjalankan program WINISIS 19. Buat struktur data untuk menampung hasil konversi tadi, misalnya nama berkas itu adalah DOKU. Buat ruas (field) dengan jumlah sesuai banyaknya ruas di MS.ACCESS. Beri kode ruas (TAG) dengan angka berurutan saja, misalnya angka 1 sampai 12 seperti berikut:

5


20. Setelah struktur database DOKU selesai, lakukan proses impor data dalam Winisis seperti biasa. Nama berkas ISO yang akan diimpor adalah DOKU.ISO yang terletak di folder KONVERSI. Lihat tampilan berikut:

21. Setelah diimpor hasilnya adalah seperti gambar berikut:

Perhatikan bahwa kini dalam database DOKU di Winisis ada 4111 cantuman yang sebelumnya dalam program MS.ACCESS. 22. Jangan lupa setelah selesai proses impor agar data dapat ditelusur degan baik lakukan pengindeksan database secara lengkap (FULL). Selamat mencoba!

6


3. KONVERSI DATA DBASE/FOXBASE KE CDS/ISIS

Adakalanya data dari suatu database dengan perangkat lunak satu harus dipindahkan ke database dalam perangkat lunak lain. Hal ini dapat disebabkan karena akan mengganti perangkat lunak yang selama ini digunakan; atau apabila memperoleh data dari luar untuk digabung dengan data yang ada, namun data yang datang menggunakan perangkat lunak yang berbeda dari yang digunakan selama ini. Dalam hal seperti ini untuk dapat menggunakan data baru yang diterima atau menggunakan perangkat lunak baru untuk data lama, maka harus dilakukan suatu proses yang disebut konversi data. Konversi data dapat diartikan sebagai melakukan suatu proses manipulasi data sedemikian rupa sehingga data dapat digunakan lagi dengan menggunakan perangkat lunak lain yang berbeda. Dalam tulisan ini akan diuraikan teknik konversi data dari database dalam perangkat lunak dBase atau FoxBase ke dalam database CDS/ISIS. Kedua perangkat lunak ini banyak digunakan di perpustakaan Indonesia. Perangkat lunak DBase dan FoxBase dengan beragam versinya dapat dikelompokkan ke dalam suastu jenis perangkat lunak yang serupa. Keduanya menghasilkan database dengan ekstensi DBF. Keduanya dalam lingkup sistem operasi DOS. Versi Windows dari kedua perangkat lunak ini pun ada. Namun tidak dibahas dalam tulisan ini, karena pada prinsipnya sama saja dalam hal konversi data ke CDS/ISIS. Proses konversi data dari dBase atau FoxBase memerlukan suatu program bantu. Dalam tulisan ini akan digunakan program konversi DB3ISO.COM yang dibuat khusus untuk konversi file DBF ke CDS/ISIS dengan berpedoman pada standar petukaran data elektronik ISO 2709. Utility atau program bantu ini dapat didownload dari situs UNESCO di www.unesco.org atau hubungi penulis di alamat e-mail diatas. Langkah-langkah untuk mengkonversi data yang dibuat dalam dBase atau FoxBase ke dalam database CDS/ISIS: 1. Periksa ruas-ruas (field) pada database dalam program dBase/FoxBase. File yang perlu dilihat adalah file dengan ekstensi DBF. Sebagai contoh database yang akan dipindahkan

7


2.

3.

4.

5.

6.

adalah database mahasiswa (MHS.DBF) dalam FoxBase ke dalam database USER pada CDS/ISIS Catat nama ruas dan urutannya. Misalnya nama ruas dan urutan database MHS.DBF adalah sebagai berikut: Ruas pertama adalah nomor mahasiswa dengan nama ruas NAMA Ruas kedua adalah nama mahasiswa dengan nama ruas NO_MHS Ruas ketiga dalah alamat mahasiswa dengan nama ruas ALAMAT Ruas keempat adalah jurusan mahasiswa dengan nama JURUSAN Ruas kelima adalah fakultas mahasiswa dengan nama ruas FAKULTAS Sedangkan database USER dalam CDS/ISIS misalnya mempunyai struktur data sebagai berikut: Ruas pertama adalah nomor mahasiswa dengan kode ruas (tengara atau TAG) 10 Ruas kedua adalah nama mahasiswa dengan kode ruas 20 Ruas ketiga adalah alamat mahasiswa dengan kode ruas 30 Ruas keempat adalah fakultas mahasiswa dengan kode ruas 40 Ruas kelima adalah jurusan mahasiswa dengan kode ruas 50 Nilai dari database dalam Foxbase yang akan dipindahkan adalah yang terdapat di dalam ruas NAMA, NO_MHS, ALAMAT dan FAKULTAS. Nilai dalam ruas JURUSAN tidak akan dipindahkan. Urutan setelah perpindahan ada sedikit perubahan, yaitu nilai yang terdapat pada ruas urutan pertama pada database FoxBase (NAMA) masuk ke dalam ruas urutan kedua pada database CDS/ISIS (NAMA atau TAG 20). Sebaliknya nilai yang terdapat pada ruas urutan kedua pada database FoxBase (NO_MHS) akan dipindahkan ke dalam ruas pertama pada database CDS/ISIS (ruas 10). Untuk mengatur pemindahan data dengan syarat seperti pada langkah 4 diatas, perlu dibuat sebuah file berekstensi FST (misalnya PINDAH.FST) dengan menggunakan program EDITOR (misalnya EDIT di DOS atau NOTEPAD di Windows). Isi file itu misalnya adalah sebagai berikut: 10 0 V2 20 0 V1 30 0 V3 40 0 “^a”V5 Keterangan: Baris pertama tertulis “10 0 V2” (angka SEPULUH lalu SPASI lalu angka NOL lalu tulisan V2). Ini berarti bahwa ketika proses konversi dilakukan, nilai yang ada di dalam ruas kedua dari database dBase/FoxBase (nomor mahasiswa) akan dipindahkan ke dalam ruas 10 (nomor mahasiswa) pada database CDS/ISIS. Baris kedua berarti nilai dalam ruas pertama (nama mahasiswa) dari database dBase/FoxBase akan dipindahkan ke ruas 20 (nama mahasiswa) pada database CDS/ISIS. Baris ketiga berarti nilai dalam ruas ketiga (alamat) dari database dBase/FoxBase akan dipindahkan ke ruas 30 (alamat) pada database CDS/ISIS. Sedangkan ruas keempat dari database dBase/FoxBase (jurusan) tidak dipindahkan ke database CDS/ISIS. Tetapi isi ruas kelima dari dBase/FoxBase akan dipindahkan ke ruas 40 (fakultas) dalam database CDS/ISIS, sambil ditambahkan tanda tundung a (^a). Selanjutnya salin file PINDAH.FST ini ke dalam folder yang sama dengan file program DB3ISO.COM dan file MHS.DBF. Misalnya di dalam folder KONVERSI. 8


7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Sekarang jalankan program DB3ISO dengan mengetik DB3ISO lalu tekan ENTER Tekan E untuk memulai proses konversi Ketika ditanyakan nama database, ketik MHS.DBF lalu tekan ENTER Ketika ditanyakan OUTPUT ISO FILE yang akan dihasilkan, ketik saja HASIL.ISO, lalu tekan ENTER Ketika ditanyakan INPUT FST FILE, ketik PINDAH.FST lalu tekan ENTER Ketika ditanyakan kode pembatas ruas (Field Delimitter), ketik saja # (hash) lalu tekan ENTER Ketika ditanyakan kode pembatas cantuman (Record delimitter), ketik saja ~ (tilde) lalu tekan ENTER Ketika ditanyakan mulai dari nomor berapa, tekan saja ENTER Ketika ditanyakan nomor terakhir berapa, tekan saja ENTER Ketika ditanyakan RENUMBER FROM, tekan saja ENTER Lalu tekan X untuk KELUAR Sekarang file HASIL.ISO sudah terbentuk di dalam folder KONVERSI siap untuk diimporkan ke database USER pada CDS/ISIS. Langkah selanjutnya adalah menjalankan program CDS/ISIS dan membuka database USER (yang akan menampung data Mahasiswa dari database MHS.DBF) Lakukan proses impor data dalam CDS/ISIS seperti biasa. Nama file ISO yang akan diimpor adalah HASIL.ISO yang terletak di folder KONVERSI. Jangan lupa setelah selesai proses impor agar data dapat ditelusur, maka lakukan pengindeksan lengkap (Full).

Sesungguhnya data dari database yang dibuat dengan MS-ACCESS atau EXCEL dapat pula dikonversi ke dalam CDS/ISIS. Tekniknya sama saja dengan konversi data dari database dBase/FoxBase ke CDS/ISIS. Hanya saja data dari ACCESS atau EXCEL tersebut perlu disave-as dulu ke dalam format DBF.

Lihat juga bab dengan judul Konversi Data

MS.ACCESS ke Winisis.

9


4. KONVERSI DATA WINISIS DENGAN STRUKTUR BERBEDA

Proses memindahkan data Winisis dengan struktur database sama dapat dilakukan dengan mudah menggunakan fitur ekspor dan impor. Namun jika database yang dipindahkan tidak sama struktur datanya diperlukan sedikit trik agar data dapat dipindahkan dengan benar. Berikut akan diuraikan petunjuk memindahkan database Winisis dengan struktur data yang tidak sama. Misalnya ada dua database yang struktur datanya berbeda. Sebutlah database pertama adalah BUKU dan database kedua bernama BOOK. Secara sederhana struktur data kedua database itu misalnya adalah sebagai berikut: Struktur database BOOK adalah: 100 Pengarang 200a Judul 300abc Penerbitan (Kota: Penerbit, Tahun Terbit) 400 Jumlah halaman Lihat contoh datanya pada gambar berikut:

Struktur database BUKU adalah: 100a Pengarang 245a Judul 260abc Penerbitan (Kota: Penerbit, Tahun Terbit) Tidak ada ruas yang menampung informasi jumlah halaman Lihat contoh datanya pada gambar berikut:

10


Struktur kedua database sederhana diatas masing-masing mempunyi tiga dan empat ruas. Dengan tanda ruas (TAG) yang berbeda. Tanda sub ruasnya (^a, ^b, ^c) pun berbeda. Pertama-tama buat sebuah berkas menggunakan program NOTEPAD dari Windows dan berkas itu diberi nama UBAH.FST (ekstensinya harus FST, namanya boleh saja yang lain misalnya GANTI.FST). Isi berkas itu misalnya adalah seperti berikut:

Baris pertama berarti: Winisis diminta untuk memindahkan isi ruas 100 dari data BOOK (yang tidak ada ^anya) ke ruas 100 di database BUKU, sekaligus menambahkan tanda ^a. TAGnya sama, tetapi yang satu ada ^a yang lainnya tidak ada ^a. Baris kedua berarti: Winisis diminta untuk memindahkan isi ruas 200 dari database BOOK ke dalam ruas 245 di database BUKU. Keduanya sudah ada ^anya, hanya berbeda TAG. Baris ketiga berarti: Winisis diminta untuk memindahkan isi ruas 300 yang sudah ada ^a, ^b dan ^cnya dari database BOOK ke ruas yang sama yaitu 300 dan juga sudah ^a, ^b dan ^cnya di database BUKU. Walaupun TAG dan ^a sama persis, setiap ruas tetap harus dituliskan. Kalau ada ruas yang tidak dituliskan dalam berkas UBAH.FST ini, maka isi ruas tersebut tidak akan dipindahkan ke database sasaran. Karena itu baris keempat diperlukan untuk memindahkan data dalam ruas 400 yang ada di database BOOK ke ruas 400 yang akan dibuat di database BUKU. Kemudian simpan atau copy berkas UBAH.FST ini ke dalam folder C:\WINISIS\DATA\ BUKU\ sebagai folder tempat semua file database BUKU berada. 11


Selanjutnya lakukan langkah-langkah berikut: 1. Periksa letak database BOOK yang akan dipindahkan isi datanya. Misalnya database BOOK berada dalam folder C:\WINISIS\DATA\BOOK\. 2. Jalankan program Winisis versi 1.5. 3. Buka database dengan mengklik DATABASE lalu klik OPEN. 4. Browse lokasi database BOOK di folder C:\WINISIS\DATA\BOOK\. 5. Klik ganda berkas BOOK.MST. 6. Database BOOK segera terbuka. 7. Lakukan ekspor SEMUA cantuman dengan mengklik DATABASE>> EXPORT. 8. Lalu tentukan nama berkas hasil ekspor, misalnya SEMUA.ISO, lalu klik OK. 9. Tidak usah melakukan perubahan RANGE MFN yang tertulis From MFN 1 to MFN 9999999, karena cantuman akan diekspor semua. 10. Klik OK, segera semua cantuman terekspor dengan nama berkas SEMUA.ISO Lihat gambar berikut:

11. File SEMUA.ISO ini akan tersimpan dalam folder C:\WINISIS\WORK\. 12. Selanjutnya buka database BUKU dengan mengklik-ganda berkas BUKU.MST yang misalnya terdapat folder C:\WINISIS\DATA\BUKU\. 13. Selanjutnya lakukan proses IMPOR dengan mengklik DATABASE dan IMPORT. 14. Lalu pilih berkas yang mau diimpor, yaitu file SEMUA.ISO dengan mengklik berkas SEMUA.ISO itu, kemudian klik OK. 15. Pada kotak bertuliskan RFORMATTING FST isikan tulisan berikut: C:\WINISIS\DATA\BUKU\UBAH.FST. 16. Klik bulatan dengan tulisan MERGE atau UPDATE. Titik hitam pindah ke bulatan pertama atau ketiga dari tiga bulatan putih. Perintah ini akan menggabung data baru dari database BOOK ke dalam database BUKU sesuai dengan ruasnya. Perhatikan gambar berikut:

12


17. Klik OK. 18. Lalu klik COMPLETE. Maka database BUKU akan berisi semua cantuman yang sebelumnya berada dalam database BOOK, sekaligus menyesuaikan TAGnya dengan TAG di database BUKU. 19. Database ini belum bisa segera digunakan karena belum diindeks. Oleh karena itu perlu dilakukan proses pengindeksan dengan teknik FULL. 20. Lakukan proses pengindeksan dengan cara mengklik DATABASE. 21. Lalu Klik I/F UPDATE. 22. Lalu klik bulatan dengan tulisan FULL INVERTED FILE GENERATION. 23. Lalu klik OK. 24. Maka akan berlangsung proses pengindeksan dan menghapus semua informasi data lama 25. Kini database BUKU telah berisi semua cantuman dari database BOOK dan siap untuk digunakan. Selamat mencoba!!

13


5. KOVERSI DATA BERLABEL KE WINISIS

Cantuman database berlabel sering didapatkan ketika mendownload cantuman dari suatu database misalnya dari internet atau dari CD-ROM. Kalau jumlahnya banyak dan ingin disimpan dan dimanfaatkan untuk penelusuran, database ini dapat disimpan sebagai suatu database. Salah satu program yang dapat menampung database berlabel seperti itu adalah CDS/ISIS baik versi DOS maupun versi Windows yang lebih dikenal sebagai WINISIS. Dalam uraian ini akan digunakan WINISIS versi 1.5 untuk menampung hasil konversi database berlabel dari MEDLINE. Berikut adalah salah satu contoh database berlabel. Contoh ini didownload dari database MEDLINE suatu database bidang kedokteran.

Untuk menyederhanakan pembahasan

cantuman hasil download ini sudah dibuang sebagian ruasnya. 1 of 3 AN 84065325. AU Okazaki-N. IN Department of Internal Medicine, National Cancer Center Hospital, Tokyo, Japan. TI Life of advanced cancer patients after knowing the nature of their own disease: a personal experience of seven cases. SO Jpn-J-Clin-Oncol 1983 Dec, VOL: 13 (4), P: 703-7, ISSN: 0368-2811. LG EN. DE ADULT; AGED; DEPRESSION; AB To seven patients suffering from advanced cancer who wished to know what their disease was and whose families supported them in their wish, I informed them of the name of the disease and how advanced their case was. After being told they had cancer, not only did the patients become more cheerful to and more trustful of their families, but also they came to place greater confidence in us' doctors and nurses. Their wish to live was strong and they all wanted to have their anticancer therapy continued. At the terminal stage, four of them merely wanted to have their pain relieved, and two of them became depressive when the symptoms of approaching death became evident. But judging from the total clinical course of the seven carefully screened patients, I believe that informing them of the true nature of the disease brought about favorable results. Author. 2 of 3 AN 83260350. AU Weddington-W-W-Jr. IN University of Chicago, IL. TI Longitudinal management of chronic pain. SO Compr-Ther 1983 Jun, VOL: 9 (6), P: 14-20, ISSN: 0098-8243. LG EN. DE ANALGESICS-ADDICTIVE/therapeutic use=

14


3 of 3 AN CA109(20):175985w TI Factors affecting coagulation with aluminum sulfate - II. Dissolved organic matter removal AU Kuo, Ching Jey; Amy, Gary L. CS Dep. Civ. Eng., Univ. Arizona LO Tucson, AZ 85721, USA SO Water Res., 22(7), 863-72 SC 61-5 (Water) IS 0043-1354 PY 1988 AB The effects of initial water quality conditions and water treatment variables on the removal of dissolved org. matter (DOM) during coagulation with Al2(SO4)3 are described. Initial pH, initial turbidity, Al dose, preozonization dose, and flocculation time were studied as exptl. variables. An orthogonal exptl. design was employed with statistical anal. of data by the Duncan's Mutliple Range test. The removal of DOM was studied by measuring nonpurgeable org. C and UV absorbance. Treated waters derived from selected expts. were further characterized to elucidate how important characteristics of the DOM affect its removal.

Perhatikan cantuman diatas. Ada tiga cantuman yang setiap cantumannya mempunyai label AN (Accession Number atau nomor induk cantuman), TI (title atau judul), AU (AUTHOR atau pengarang) dan seterusnya. Isi informasi setelah setiap label ini akan dipindahkan ke dalam ruas di Winisis sesuai dengan nama ruasnya. Jadi isi ruas AN akan dimasukkan ke dalam ruas nomor induk (misalnya TAG 1) di Winisis.

Demikian pula isi ruas TI

(Title=judul) akan dipindahkan ke ruas Judul (misalnya TAG 2) di Winisis. Demikian seterusnya untuk semua ruas berlabel di MEDLINE akan dipindahkan ke ruas yang sesuai di Winisis. Tentu saja struktur database yang akan menampung data dari MEDLINE ini perlu dibuat di Winisis. Pada awal setiap cantuman ada teks 1 of 3 (nomor urut temuan 1 dari 3 total temuan), dan 2 of 3 serta 3 of 3 yang menunjukkan nomor urut temuan dalam suatu penelusuran. Jadi kalau diperhatikan lebih saksama maka semua cantuman selalu didahului oleh satu frasa yang sama yaitu of 3. Karena frasa of 3 ini ada pada awal semua cantuman, frasa ini nanti akan bermanfaat untuk menetapkan ciri awal dari setiap cantuman. Penentuan ciri atau tanda berupa teks atau frasa yang sama yang mendahului atau mengakhiri semua cantuman yang ingin dikonversi perlu dilakukan. Demikian pula dengan kode atau label yang sama yang mendahului setiap ruas perlu diidentifikasi. Untuk keperluan mengkonversi database berlabel seperti diatas ke program Winisis diperlukan bantuan utility atau program yang dikenal sebagai FANGORN. FANGORN adakah program bantuan yang dibuat oleh Hugo Besemer dan Nieuwenhuysen dari

15


Belanda (1992). Untuk memperoleh utility ini dapat didownload dari situs Unesco di www.unesco.org atau hubungi penulis melalui alamat imel diatas. Jumlah maksimum ruas cantuman berlabel diatas adalah 13 ruas. Jumlah ruas maksimum ini perlu diketahui untuk merancang file bantuan konversi yang disebut sebagai file spesifikasi (specification file).

File spesifikasi ini diperlukan oleh program FANGORN sebagai

“jembatan� mengkonversi data dari MEDLINE ke Winisis agar ruas sesuai dengan isinya untuk semua cantuman. File spesifikasi akan menjamin bahwa isi ruas tertentu di MEDLINE (misalnya AB=Abstrak) sebagai data sumber akan masuk ke ruas tertentu yang diperuntukkan bagi data abstrak (dalam hal ini ruas 13) di Winisis. Langkah-langkah mengkonversi database berlabel ke Winisis: 1. Untuk memudahkan proses konversi, siapkan database berlabel yang mau dikoversi dalam suatu folder misalnya folder KONVERSI. Hitung jumlah maksimum ruasnya. Dalam hal ini sudah disediakan file MEDLINE.DWN yang ruas maksimumnya telah dihitung sebanyak 13 ruas. 2. Copy utiliy FANGORN ke dalam folder KONVERSI itu. 3. Jalankan FANGORN dengan mengklik ganda file FANGORN. 4. Isikan NEW ketika ditanyakan Name of Specification file?. 5. Isikan 13 (sesuai dengan jumlah maksimum label database MEDLINE) ketika ditanyakan jumlah ruas yang akan dikonversi. 6. Ketik UBAH ketika ditanyakan Name for specification file? Perhatikan tampilan pada gambar berikut:

7. Langkah diatas diperlukan untuk membuat file spesifikasi. Keluar dari FANGORN dengan menekan sembarang di papan ketik lalu ketik X. 8. Lakukan pengisian data ke file spesifikasi menggunakan NOTEPAD seperti berikut:

16


SPECIFICATION FILE Which conversion is specified : MEDLINE ke WINISIS Number of fields :13 Text indicating start/end of record :of 3 Tag indicating start/end of record : Line indicating start/end of record : Two texts indicating start/end of rec.:

Konversi dari MEDLINE ke Winisis Sebanyak 13 ruas Frasa penanda awal tiap cantuman

Tag in incoming file :AN Tag in ISO-2709 file :1 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace :

Tanda awal ruas pertama data sumber Kode ruas pertama data sasaran

Tag in incoming file :AU Tag in ISO-2709 file :2 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace :

Tanda awal ruas kedua data sumber Kode ruas kedua data sasaran

Tag in incoming file :IN Tag in ISO-2709 file :3 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace :

dst dst

Tag in incoming file :TI Tag in ISO-2709 file :4 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : Tag in incoming file :CS Tag in ISO-2709 file :5 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : Tag in incoming file :LO Tag in ISO-2709 file :6 (The following is not mandatory)

17


: Spaces in continuation lines Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : Tag in incoming file :SO Tag in ISO-2709 file :7 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : Tag in incoming file :SC Tag in ISO-2709 file :8 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : Tag in incoming file :IS Tag in ISO-2709 file :9 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : Tag in incoming file :PY Tag in ISO-2709 file :10 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : Tag in incoming file :LG Tag in ISO-2709 file :11 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : Tag in incoming file :DE Tag in ISO-2709 file :12 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file :

18


Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : Tag in incoming file :AB Tag in ISO-2709 file :13 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace :

9. 10. 11. 12.

Simpan dan keluar dari program pengeditan (NOTEPAD). Jalankan lagi utility FANGORN dengan mengklik-ganda file FANGORN. Ketika ditanyakan Name of specification file, ketik UBAH dan tekan ENTER. Ketika ditanyakan Name of incoming file, ketika MEDLINE.DWN lalu tekan ENTER. 13. Ketika ditanyakan Name of ISO-2709 file, ketik MEDLINE.ISO lalu tekan ENTER. Perhatikan gambar berikut:

14. Kalau tidak ada error, maka proses konversi data ke format ISO berlangsung. Ketika proses selesai sempurna akan terdengar bunyi beeb beberapa kali. Pada gambar diatas tertulis ada 4 cantuman (record) yang dikonversi. Padahal dari sumber MEDLINE.DWN hanya ada tiga cantuman. Hal ini memang selalu terjadi. Jadi selalu ada tambahan cantuman kosong di awal file hasil konversi. Cantuman kosong ini nanti bisa dibuang saja. 15. File hasil konversi berbentuk file ISO ini disimpan dalam folder KONVERSI dan kalau dibuka dengan program NOTEPAD akan tampil seperti gambar berikut:

19


16. Sekarang jalankan Winisis dan buka database yang akan menampung hasil konversi misalnya database DOKU. 17. Kemudian lakukan proses impor data seperti berikut:

18. Sehingga cantuman dari MEDLINE kini sudah ada dalam database Winisis seperti berikut:

20


19. Nama ruas di Winisis yang saat ini masih berupa angka saja, misalnya Satu, Dua, Tiga dan seterusnya seperti diatas, dapat diganti dengan nama ruas yang lebih sesuai misalnya ruas Nomor Induk, Pengarang, Judul dan seterusnya. 20. Jangan lupa melakukan proses pengindeksan lengkap dengan mengklik DATABASE>>I/F UPDATE dan pilih FULL agar data hasil konvesi dapat ditelusur dengan baik. Selamat mencoba!

21


6. KONVERSI DATA WINISIS KE MS.EXCEL

Adakalanya diperlukan untuk memindahkan data dari suatu database dengan perangkat lunak satu ke database dalam perangkat lunak lain. Hal ini dapat disebabkan karena mengganti perangkat lunak yang selama ini digunakan; atau memperoleh data dari luar untuk digabung dengan data kita, namun data yang datang menggunakan perangkat lunak yang berbeda dari yang digunakan selama ini. Dalam hal seperti ini untuk dapat menggunakan data baru yang diterima atau menggunakan perangkat lunak baru untuk data lama, maka harus melakukan suatu proses yang disebut konversi data. Konversi data dapat diartikan sebagai melakukan suatu proses manipulasi data sedemikian rupa sehingga data dapat digunakan lagi dengan menggunakan perangkat lunak lain yang berbeda. Dalam tulisan ini akan diuraikan teknik konversi data dari database dalam perangkat lunak CDS/ISIS ke perangkat lunak MS.EXCEL. Kedua perangkat lunak ini banyak digunakan di perpustakaan Indonesia.

Perangkat lunak MS.EXCEL sangat umum digunakan orang.

Banyak perpustakaan menggunakan MS.EXCEL untuk mengelola basisdata. Konversi Data dari ISIS ke MS.EXCEL: 1. Dalam proses ini akan digunakan program CDS/ISIS versi Windows atau WINISIS 1.5 dan MS.EXCEL 2000. 2. Misalnya database yang akan dikonversi datanya adalah BUKU (yang berada dalam C:\WINISIS\DATA\BUKU\), dengan struktur data sederhana sebagai berikut: 100 Pengarang 245 Judul 260 Penerbit 3. Buat teks format tampilan baru (berkas PFT), beri nama misalnya XLS.PFT, yang isinya seperti berikut:

‘ ” ’,v100,’ ” ’,’,’,’ ” ’,v245,’ ” ’,’,’,’ ” ’,v260,’ ” ’/ Simpan berkas ini dalam folder yang sama dengan berkas-berkas database BUKU dalam C:\WINISIS\DATA\BUKU\.

22


4. Buka lagi database BUKU yang mau dikonversi, pilih format XLS dan klik ikon editor PFT sehingga muncul dua jendela. Periksa tampilan cantuman yang kini menjadi seperti gambar berikut

5. Cetak ke berkas (bukan ke printer) cantuman yang mau dikonversi melalui DATABASE>>PRINT. 6. Dalam menu pencetakan di WINISIS, lakukan setting berikut: • Tentukan cantuman yang mau dikonversi, semua (Current Browse set) atau sejumlah cantuman saja (MFN Range) • Ubah Output To ke: ASCII File (Windows-ANSI), jadi bukan dicetak ke printer. • Ubah FORMAT menjadi XLS

• •

Klik Print Beri nama berkas cetakan yang akan dihasilkan, misal ISISXLS.TXT. Berkas ini secara default akan disimpan di dalam folder WINISIS\WORK, namun dapat pula ditempatkan di folder mana saja sesuai keinginan. 23


Klik OK untuk memulai proses pencetakan ke berkas.

7. Setelah selesai proses pencetakan, maka berkas ISISXLS dapat dilihat isinya menggunakan program NOTEPAD misalnya sebagai berikut:

8. Selanjutnya jalankan program MS.EXCEL. 9. Melalui FILE>>OPEN, buka berkas ISISXLS.TXT yang berada dalam folder C:\WINISIS\WORK\. 10. Lakukan perubahan setting sebagai berikut: • Klik bulatan Delimited • Start import at row 1 • Windows (ANSI) • Klik NEXT • Klik COMMA, hilangkan bulatan hitam pada kotak TAB • Text qualifier: “ • Klik NEXT • Klik General • Klik Finish, proses impor data ke Worksheet EXCEL dimulai.

24


Perhatikan tiga gambar berikut yang menampilkan proses mengimpor data ISISXLS.TXT ke dalam program MS.EXCEL.

25


11. Sesuaikan lebar kolom di MS.EXCEL dan beri judul pada tiap awal kolom.

12. Simpan berkas ISISXLS dalam format MS.EXCEL, misalnya ISISXLS.XLS. 13. Proses konversi data ISIS ke format MS.EXCEL sudah selesai. Selamat mencoba! Teknik ini dapat pula dilakukan jika ingin mengkonversi data CDS/ISIS ke MS.ACCESS dengan penyesuaian pada saat akan mengimpor data ISISXLS.TXT ke program MS.ACCESS yaitu mulai dari langkah ke 8. Selain dengan cara itu, tentu saja data yang sudah dalam MS.EXCEL dengan mudah dipindahken ke MS.ACCESS melalui fitur SAVE AS di MS.EXCEL.

26


7. KONVERSI DATA VTLS KE WINISIS

Saat ini banyak Badan Perpustakaan Daerah di berbagai provinsi di Indonesia yang masih menyimpan dan menggunakan program VTLS (Virginia Tech Library System). Mereka masih memiliki sejumlah data mengenai katalog koleksi perpustakaan mereka dalam program Micro VTLS yang dibeli beberapa tahun yang lalu. Cantuman dalam database ini jumlahnya cukup banyak sehingga sayang kalau tidak dapat dimanfaatkan. Sistem Micro VTLS yang diinstal itu sejak tahun 1997 modul sirkulasinya tidak dapat lagi digunakan, karena biaya pemeliharaannya terlalu besar, sehingga tidak cukup dana untuk lanjut menggunakannya. Namun ada sebagian perpustakaan daerah yang masih menjalankan modul OPACnya (Online Public Access Catalog), karena memang masih dapat digunakan untuk menelusur saja. Untuk dapat memanfaatkan database yang cantumannya sudah cukup besar itu pada program lain, diperlukan suatu proses konversi data dari format Micro VTLS ke program lain yang akan menampung dan mengelola cantuman dalam database tersebut. Salah satu program yang dapat menampung dan mengelola cantuman database VTLS tersebut adalah CDS/ISIS, baik versi DOS maupun versi Windows (Winisis). Oleh karena itu, jika program yang akan digunakan adalah Winisis, diperlukan teknik untuk mengkonversi database VTLS ke bentuk format yang dapat diterima Winisis. Untuk dapat melakukan konversi itu, diperlukan program bantu yaitu FANGORN yang sudah sangat terkenal bagi pengguna CDS/ISIS serta program VTLS2CDS yang dibuat khusus untuk konversi data ini. Program bantu FANGORN dapat didownload dari situs UNESCO di ftp.unesco.org/pub.

Sedangkan untuk mendapatkan program bantu

VTLS2ISO peminat dapat mengubungi penulis, via imel. Kedua program bantu (utility) ini berbasis DOS.

27


Pada halaman-halaman berikut akan dijelaskan secara rinci tahap demi tahap teknik melakukan konvesi data dari VTLS ke Winisis. Satu langkah awal, yaitu menyediakan data berupa teks dari VTLS harus dilakukan sendiri oleh staf perpustakaan yang akan melakukan konversi data VTLSnya. Oleh karena penulis tidak punya program VTLS. Biasanya staf pengelola Micro VTLS sudah mampu melakukan proses awal ini. Contoh data teks yang diperlukan dapat dilihat pada gambar berikut. Berikut adalah langkah-langkah utama dan rinci untuk melakukan proses konversi data dari cantuman program VTLS ke program Winisis: PRINSIP LANGKAH KONVERSI DATA DARI VTLS KE WINISIS Print File cantuman dari database di VTLS menjadi file teks Konversi file teks menggunakan VTLS2CDS, hasilnya berupa file teks Konversi file teks menggunakan FANGORN hingga menjadi file ISO Buat struktur database dalam WINISIS yang akan menampung cantuman hasil konversi Impor data ISO ke dalam struktur database yang telah dibuat Lakukan proses pengindeksan FULL pada program WINISIS agar cantuman dapat ditelusur

28


Langkah-langkah lebih rinci konversi data VTLS ke CDS/ISIS: 1. Print file sejumlah cantuman database berupa teks dari program VTLS 2. Beri nama misalnya VTLS1.TXT 3. Print file lagi sejumlah cantuman lain database berupa teks dari program VTLS dengan nama VTLS2.TXT. Isi dari file teks ini kalau dibuka menggunakan program NOTEPAD kurang lebih seperti gambar 1 berikut:

4. Lakukan terus untuk semua cantuman dalam database VTLS diprint file dengan nama standar seperti diatas (VTLS3.TXT, VTLS4.TXT dst) 5. Buat suatu folder sementara tertentu, misalnya namanya KONVERSI 6. Salin semua file hasil print file ke dalam folder KONVERSI tersebut 7. Salin file program konversi VTLS2CDS.COM ke dalam folder KONVERSI 8. Salin file program konversi FANGORN.EXE ke dalam folder KONVERSI 9. Mulai melakukan proses konversi dengan tahapan lengkap seperti berikut: a. Jalankan program VTLS2CDS.COM b. Ketika ditanyakan Nama file input, ketik nama file VTLS1.TXT lalu tekan ENTER. c. Ketika ditanyakan Nama file output, ketik nama file VTLSISO1.TXT, lalu tekan ENTER. Lihat gambar berikut:

29


d. Proses konversi tahap awal berlangsung. Hasilnya adalah file teks dengan struktur data yang lebih jelas kalau dibaca dengan program NOTEPAD. Lihat gambar berikut:

e. Lakukan untuk semua file teks lainnya, misalnya VTLS2.TXT dst. f. Kini terdapat sejumlah file (VTLSISO1.TXT, VTLSISO2.TXT dst) yang berupa file teks dengan struktur data lebih jelas kalau dibaca dengan program NOTEPAD. Semua file ini disimpan dalam folder KONVERSI. g. Buka salah satu file dengan menggunakan program NOTEPAD, misalnya VTLSISO1.TXT 30


h. Perhatikan isi datanya seperti tampak pada gambar diatas. i. Pada awal teks terdapat tulisan 00000. Tulisan 00000 juga terdapat pada setiap awal cantuman yang lain. j. Terdapat angka-angka di depan setiap baris. Misalnya di depan nama PENGARANG terdapat angka 10000 dan di depan JUDUL terdapat angka 24500. Angka-angka ini sesungguhnya adalah KODE RUAS dalam format INDOMARC. Sebelum nama pengarang dan judul terdapat kode TUDUNG A (dengan huruf kecil). Ini sesungguhnya adalah KODE SUBRUAS. Setelah memeriksa sejumlah cantuman database, terlihat bahwa terdapat 22 ruas yang berbeda. k. Perhatikan setiap baris. Semuanya terdapat angka kode INDOMARC di depannya. Dengan melihat isi data dapat diketahui ruasnya misalnya PENERBIT, SUBJEK dan sebagainya. l. Kini akan dilakukan konversi file teks ke bentuk ISO. m. Jalankan program FANGORN. n. Muncul pertanyaan tentang bahasa pengantar yang akan digunakan, tekan saja huruf E untuk menggunakan bahasa Inggris (English).

o. Ketika ditanyakan Name of Specification file, ketik NEW, lalu ENTER p. Ketika ditanyakan Number of fields in incoming file, jawab 22, ENTER q. Ketika ditanyakan Name for specification file, ketik saja VTLSF.TXT. Perhatikan gambar diatas. r. Lalu tekan ENTER, maka segera berlangsung proses pembuatan file spesifikasi, yang hasilnya kalau dibuka menggunakan NOTEPAD dan diisi sesuai nama ruas sumber dan ruas sasaran, sehingga seperti gambar berikut:

31


s. Isikan seluruh semua kode ruas sumber dan kode ruas sasaran seperti diatas. Misalnya ruas sumber adalah 10000 dan ruas sasaran adalah 100, yaitu ruas PENGARANG. Isikan seterusnya sampai sebanyak 22 ruas. t. Setelah selesai, simpan dan keluar dari program NOTEPAD. u. Sekarang jalankan lagi program FANGORN, lalu ketik E ketika ditanyakan bahasa pengantar yang akan digunakan. v. Lalu ketika ditanyakan lagi Name of specification file, kini ketik VTLSF.TXT, lalu ENTER. Perhatikan gambar 6 berikut:

32


w. Ketika ditanyakan Name of incoming file or X for DOS, sekarang ketik VTLSISO1.TXT x. Ketika ditanyakan Name of ISO-2709 file or X for DOS, ketik VTLS1.ISO, lalu tekan ENTER y. Maka proses konversi data VTLS ke bentuk ISO segera dimulai. Ketika proses selesai mengkonversi semua data, akan terdengar bunyi beep.

z. Pada gambar diatas, tampak jumlah cantuman yang berhasil dikonversi ke bentuk ISO sebanyak 6 cantuman sebagai contoh. Selanjutnya jalankan Winisis, lalu buka database yang akan menampung impor file VTLS1.ISO, misalnya database BUKU. Kalau belum ada database tersebut, perlu dibuat lebih dahulu, yang strukturnya harus sesuai dapat menampung data VTLS yang akan diimporkan. Kemudian lakukan proses impor seperti biasa. Setelah itu jangan lupa lakukan proses pengindeksan FULL, agar data hasil konversi dari VTLS dapat segera ditelusur dengan program Winisis. Dengan demikian, maka data dari VTLS kini dapat Anda konversi sedemikian rupa sehingga dapat dijalankan menggunakan program CDS/ISIS baik versi DOS maupun versi Windows. Lihat juga bab dengan judul Konversi Data Berlabel ke Winisis.

33


8. MENAMPILKAN LOGO PADA LAYAR CANTUMAN WINISIS

Salah satu kelebihan lain Winisis (CDS/ISIS versi Windows) adalah dapat menampilkan gambar pada setiap cantuman yang ditampilkan. Misalnya logo perpustakaan atau logo lembaga induk perpustakaan ingin ditampilkan pada setiap pemunculan cantuman suatu database. Penerapan teknik ini tentu akan membuat tampilan KATALOG ONLINE menjadi lebih menarik. Berikut diuraikan teknik sederhana menampilkan gambar atau logo pada setiap cantuman suatu database. Winisis yang digunakan adalah versi terbaru 1.5. Winisis versi-versi sebelumnya (1.3 atau 1.4) juga sudah mempunyai fitur ini, namun bentuk perintahnya agak berbeda. Fitur Winisis versi 1.5 lebih lengkap dalam hal ini. Pertama-tama siapkan gambar atau logo dengan format BMP (bitmap) atau JPG (Joint Photographic Expert Group) yang biasa dibaca “jipeg�. Winisis versi 1.5 sudah mengenal dua format gambar ini. Format lain seperti GIF, TIFF, PIC, PSD, PCX dan sebagainya belum dikenal secara langsung oleh Winisis Sebaiknya ukuran gambar tidak terlalu besar, misalnya dibawah 100 KB atau sekitar 75x75 pixels. Gambar dengan format BMP akan langsung dikenali oleh Winisis meskipun tanpa disertai tiga huruf ekstensi dari gambar itu. Sedangkan jika gambar berformat JPG tidak langsung dikenali oleh Winisis. Agar dikenali oleh Winisis, nama gambar berformat JPG harus dilengkapi dengan tiga huruf ekstensinya. Jadi nama file gambar harus ditulis lengkap, misalnya GAMBAR.JPG. Lain halnya jika gambar berformat BMP, cukup ditulis GAMBAR Winisis sudah langsung dapat mengenalinya.

Kemudian file gambar tersebut

harus disimpan dalam folder

\WINISIS\BG\ agar dapat dibaca langsung oleh Winisis. Pengaturan path folder ini ditetapkan oleh parameter 141 pada file SYSPAR.PAR. Perhatikan isi file SYSPAR.PAR yang pada salah satu barisnya tertulis: 141=C:\WINISIS\BG\. Selanjutnya buka database dan tampilkan salah satu cantumannya. Dalam pembahasan ini akan dibuka database CDS.MST yang sudah disertakan pada saat Winisis selesai diinstal. Kemudian tampilkan layar pengeditan PFT dengan mengklik ikon yaitu ikon PFT Editor, yang terletak tiga dari kanan.

34


Akan muncul dua jendela, yaitu jendela atas menampilkan cantuman dan bagian bawah menampilkan jendela untuk mengedit format tampilan. Ketik teks berikut pada baris pertama format tampilan: bpict(('logoipb '),16)/ lalu aktifkan perintah dengan mengklik ikon halilintar di layar pengeditan PFT, sehingga tampilan menjadi seperti gambar berikut:

Ikon halilintar

Perintah BPICT meminta Winisis menampilkan gambar. Gambar yang ditampilkan bernama LOGOIPB. Tentu saja file LOGOIPB.BMP ini harus sudah tersimpan dalam folder \WINISIS\BG\. Kode perintah angka 16 meminta Winisis menempatkan logo pada posisi sebelah kanan atas dari layar cantuman, seperti pada contoh gambar diatas. Angka ini dapat diubah sesuai posisi gambar yang diinginkan. Setelah tampilan sesuai dengan yang diharapkan, klik ikon gambar disket di jendela pengeditan PFT dan beri nama untuk format tampilan baru ini, kemudian simpan agar dapat digunakan lagi. Berikut adalah arti angka-angka yang dapat dipilih: 0 1 2 4 8 16 32

gambar di posisi kiri atas sejumlah gambar kecil berderet menjadi latar belakang cantuman satu gambar besar memenuhi seluruh layar cantuman gambar ditempatkan di tengah bagian atas cantuman gambar ditempatkan rapat sebelah kiri tengah cantuman gambar ditempatkan sebelah pojok kanan atas (seperti contoh diatas) gambar ditempatkan di pojok kiri bawah cantuman.

35


Angka-angka ini bisa dikombinasikan untuk menghasilkan efek penempatan gambar pada posisi yang diinginkan. Misalnya jika ditulis angka 12 (berarti kombinasi posisi 4 dan 8), maka hasilnya adalah satu gambar kecil ditempatkan di tengah-tengah (pusat) layar. Karena angka 4 memerintahkan agar gambar ditempatkan di tengah secara horisontal dan angka 8 memerintahkan agar gambar ditempatkan di tengah secara vertikal. Sehingga kombinasi kedua perintah ini membuat gambar kecil diposisikan tepat di tengah-tengah tampilan cantuman seperti gambar berikut:

Winisis sesungguhnya juga memiliki kemampuan sederhana dalam menganimasikan gambar. Misalnya

suatu gambar ditampilkan pada cantuman suatu database. Kemudian apabila

kursor dilewatkan diatas gambar itu, maka gambar seketika dapat berubah bentuk. Perintah fitur ini dan fitur-fitur lain Winisis akan dibahas dalam tulisan lain penulis. mencoba!

36

Selamat


10. MANFAAT FILE ANY UNTUK PENELUSURAN EFEKTIF PADA WINISIS

File ANY adalah suatu file pendukung suatu database pada program Winisis yang berfungsi untuk mempercepat dan mempertepat proses penelusuran. Selain itu adanya file ANY akan membuat penelusuran menjadi lebih efektif. Dengan adanya file ANY maka penelusur akan mendapatkan beberapa cantuman yang memuat beberapa istilah yang berkaitan dengan hanya menuliskan satu istilah yang merangkum beberapa istilah lain. Misalnya dengan hanya mengetik pada penelusuran:

“ANY JABAR” (tanpa tanda kutip

dua tentunya), akan didapatkan cantuman yang memuat BOGOR, CIANJUR, SUKABUMI, BANDUNG, GARUT, SUMEDANG, TASIKMALAYA dan sebagainya. Karena semua nama kota diatas telah dicakup dalam istilah JABAR. File ANY harus dibuat sesuai dengan nama database dengan ekstensi ANY. Jadi kalau databasenya adalah BUKU, maka file ANYnya bernama BUKU.ANY. Kalau databasenya adalah COBA, maka file ANYnya adalah COBA.ANY. File ini dapat dibuat dengan program pengolah kata seperti NOTEPAD atau MS.WORD. Setelah selesai dibuat, file ini harus disimpan di dalam folder yang sama dengan semua file database. Contoh isi file ANY seperti berikut: Kolom ke 1

Kolom ke 31

S

S

ANY ASEAN ANY ASEAN ANY ASEAN ANY ASEAN ANY ASEAN ANY ASEAN ANY ASEAN ANY ASEAN

BRUNEI DARUSSALAM FILIPINA INDONESIA KAMBOJA LAOS MALAYSIA MUANTHAI MYANMAR

37


ANY ASEAN ANY ASEAN ANY JABAR ANY JABAR ANY JABAR ANY JABAR ANY JABAR ANY JABAR ANY JABAR ANY JENIS PERPUSTAKAAN ANY JENIS PERPUSTAKAAN ANY JENIS PERPUSTAKAAN ANY JENIS PERPUSTAKAAN ANY PEMASARAN ANY PEMASARAN ANY PEMASARAN

SINGAPURA VIETNAM BANDUNG BOGOR CIANJUR GARUT SUKABUMI SUMEDANG TASIKMALAYA PERPUSTAKAAN KHUSUS PERPUSTAKAAN AKADEMIK PERPUSTAKAAN SEKOLAH PERPUSTAKAAN UMUM IKLAN PROMOSI PUBLIKASI

Perhatikan bahwa setiap baris harus diketik dalam huruf kapital (huruf besar), kemudian disusun menurut abjad. Istilah kaitannya diketik mulai pada kolom ke 31. Setelah file ANY dibuat lengkap dan telah disimpan dalam folder yang sama dengan folder database, kemudian lakukan proses pengindeksan database secara lengkap (FULL). Setelah proses pengindeksan FULL, jika dilakukan penelusuran dan mengetikkan pada strategi penelusuran seperti berikut:

“ANY ASEAN” (tanpa tanda kutip dua), akan

didapatkan semua cantuman yang mengandung kata INDONESIA, SINGAPURA, MALAYSIA, FILIPINA, MUANTHAI, LAOS, KAMBOJA, BRUNEI, MYANMAR dan VIETNAM. Demikianlah pemanfaatan file ANY yang sangat jarang digunakan oleh pemakai CDS/ISIS atau Winisis. Padahal manfaatnya cukup besar untuk penelusuran efektif.

38


11. TIP RINGKAS MEMBUAT HYPERTEXT PADA WINISIS DENGAN MEMANFAATKAN PERINTAH OPENFILE

Syarat yang harus dipenuhi: 1. Program CDS/ISIS versi Windows (Winisis) yang digunakan adalah versi 1.4 atau versi 1.5 (Winisis versi 1.3 belum bisa menggunakan perintah OPENFILE) 2. Tersedia program aplikasi yang akan membaca teks lengkap (fulltext) yang akan ditampilkan (misalnya Acrobat Reader jika akan membuka file PDF, dsb) 3. Tersedia berkas teks lengkap yang disimpan pada suatu drive tertentu (di harddisk, server atau di CD-drive). Tahapan membuat sistem hypertext pada Winisis versi 1.4 atau 1.5: Tahap 1 Tambahkan ruas (tag) khusus menampung PATH teks lengkap, misalnya ruas 100. Tentu saja ada ruas-ruas lain, tetapi disini tidak dibahas lagi. Tahap 2 Buat format tampilan dengan tambahan teks seperti berikut:

LINK(('Klik teks lengkap'), if v100='' then 'Maaf belum ada teks lengkapnya!' else 'OPENFILE ',' ','c:'V100 fi)/ Tahap 3 Siapkan berkas teks lengkap yang akan ditampilkan melalui sistem hypertext, misalnya TEXT.PDF. Lalu disimpan dalam suatu folder tertentu pada drive tertentu. Misalnya akan disimpan di C:\Fulltext\TEXT.PDF Tahap 4 Pada ruas 100 ketikkan PATH seperti berikut:

\fulltext\text.pdf Maka ketika Winisis dijalankan dan suatu cantuman dibuka, akan muncul tampilan sebagai berikut:

Klik teks lengkap Jika tulisan hypertext ini diklik, akan muncul program Acrobat Reader dan membuka file TEXT.PDF atau kalau teks lengkapnya tidak ada akan muncul tulisan Maaf belum ada teks lengkapnya!. Selamat mencoba !!

39


12. MENGATUR OPERATOR INPUT DATA PADA WINISIS

Operator input adata adalah petugas yang ditugaskan khusus untuk melakukan input data ke komputer. Dalam organisasi yang jumlah stafnya cukup banyak, biasanya staf seperti ini hanya diberi wewenang untuk mengelola data tertentu saja dan khusus input data saja. Untuk mengelola data yang penting, terutama dalam pemeliharaan struktur, pemeliharaan dan pembuatan data cadangan (backup data) dilakukan oleh staf tertentu yang lebih terlatih dan lebih bertanggungjawab terhadap keamanan data yang biasa disebut administrator sistem. Ada kalanya tiap operator input data hanya ditugaskan untuk menginput database tertentu. Jadi tidak boleh menginput atau mengolah database lainnya yang menjadi tanggungjawab operator input data lainnya. Untuk mengatur setiap operator input data yang menggunakan program Winisis agar hanya boleh melakukan input data pada database yang menjadi tanggungjawabnya saja dan tidak dapat melakukan proses input pada database lain, perlu dilakukan langkah-langkah pengaturan pada program Winisis. Teknik ini dapat dilakukan jika bekerja dalam sistem stand alone atau dalam sistem jaringan lokal. Salah satu cara yang sederhana untuk mengatur akses sejumlah operator terhadap sejumlah database adalah dengan mengatur file SYSPAR.PAR. pada program Winisis. Prinsip teknik ini adalah dengan memberi kode tertentu kepada setiap operator input data. Dengan kode ini setiap operator tersebut menjalankan program Winisis dan akan mengakses database, maka database yang dapat diakses terbatas hanya yang diatur oleh administrator sistem program Winisis. Pertama-tama misalnya ada dua orang operator input data yaitu operator A dan operator B serta satu orang administratur sistem (AS). Kemudian misalnya ada dua database yang akan dikelola yaitu database BUKU dan database USER. Program Winisis yang digunakan ditempatkan pada satu komputer saja (stand alone) yang digunakan oleh operator A, operator B dan administratur sistem (SA).

40


Langkah-langkah menyiapkan pengaturan akses database oleh setiap operator dalam program Winisis: 1. Masuk ke folder \WINISIS\ 2. Copy file SYSPAR.PAR tiga kali, sehingga kini ada empat file yang isinya sama dengan isi file SYSPAR.PAR. Tentu saja nama keempat file itu perlu dibedakan. Copy pertama misalnya diberi nama file A.PAR dan copy kedua diberi nama file B.PAR serta file ketiga diberi nama AS.PAR. Keempat file harus berekstensi PAR. 3. Kemudian buka file SYSPAR.PAR misalnya dengan program NOTEPAD, sehingga isinya dapat dibaca seperti berikut: 1=C:\winisis\prog\ 2=C:\winisis\menu\ 3=C:\winisis\msg\ 4=C:\winisis\work\ 5=C:\winisis\data\ 14=0 141=C:\winisis\bg\ 102=DF 124=0 ; Highlight settings 142=10,1 ; Auto I/F Update 130=1 121=1 136=120 137=1 138=1 144=0 155=0 156=0 125=0 902=0 111=, 24 122=64, -4, -4, 1027, 741 1001=C:\winisis\data\buku\buku.mst 1002=C:\winisis\data\user\user.mst 0=! Perhatikan bagian ini (Tentu saja tulisan keterangan ini tidak ditulis) Tambahkan tulisan 0=! pada baris terakhir seperti diatas. Simpan file dan keluar dari NOTEPAD.

41


4. Kemudian edit pula isi file A.PAR sehingga isinya menjadi seperti berikut; 1=c:\winisis\prog\ 2=C:\winisis\menu\ 3=C:\winisis\msg\ 4=C:\winisis\work\ 5=c:\winisis\data\buku\ 6=BUKU Perhatikan bagian ini (keterangan ini jangan ditulis) 14=0 141=C:\winisis\bg\ 102=DF 124=0 ; Highlight settings 142=10,1 ; Auto I/F Update 130=1 121=1 136=120 137=1 138=1 144=0 155=0 156=0 125=1 Perhatikan bagian ini (keterangan ini jangan ditulis) 902=0 111=, 24 122=64, -4, -4, 1027, 741 1001=c:\winisis\data\buku\buku.mst Perhatikan bagian ini Pada baris ke 6 tambahkan tulisan 6=buku dan tambahkan pula tulisan 125=1 pada posisinya serta tulisan 1001=c:\winisis\data\buku\buku.mst pada baris terakhir seperti diatas. Tentu saja diasumsikan bahwa database BUKU telah dibuat serta telah disimpan di dalam folder C:\WINISIS\DATA\BUKU\. Baris perintah 6=buku meminta Winisis membuka langsung database BUKU dan baris perintah 125=1 membatasi operator A hanya dapat membuka database BUKU tersebut. 5. Demikian pula isi file B.PAR diedit sehingga seperti berikut: 1=C:\winisis\prog\ 2=C:\winisis\menu\ 3=C:\winisis\msg\ 4=C:\winisis\work\ 42


5=C:\winisis\data\user\ 6=USER Perhatikan bagian ini (keterangan ini jangan ditulis) 14=0 141=C:\winisis\bg\ 102=DF 124=0 ; Highlight settings 142=10,1 ; Auto I/F Update 130=1 121=1 136=120 137=1 138=1 144=0 155=0 156=0 125=1 Perhatikan bagian ini (keterangan ini jangan ditulis) 902=0 111=, 24 122=64, -4, -4, 1027, 741 1001=C:\winisis\data\user\user.mst Perhatikan bagian ini, berbeda isinya sedikit dengan isi file A.PAR Pada baris ke 6 tambahkan tulisan 6=user dan tambahkan pula tulisan 125=1 pada posisinya serta tulisan 1001=c:\winisis\data\user\user.mst pada baris terakhir seperti diatas. Tentu saja diasumsikan bahwa database USER telah dibuat serta telah disimpan di dalam folder C:\WINISIS\DATA\USER\. Baris perintah 6=user meminta Winisis membuka langsung database USER dan baris perintah 125=1 membatasi operator B hanya dapat membuka database USER tersebut. 6. File SA.PAR juga diedit sehingga menjadi seperti berikut: 1=c:\winisis\prog\ 2=C:\winisis\menu\ 3=C:\winisis\msg\ 4=C:\winisis\work\ 5=c:\winisis\data\ 14=0 141=C:\winisis\bg\ 102=DF 43


124=0 ; Highlight settings 142=10,1 ; Auto I/F Update 130=1 121=1 136=120 137=1 138=1 144=0 155=0 156=0 125=0 Perhatikan bagian ini (keterangan ini jangan ditulis) 902=0 111=, 24 122=64, -4, -4, 1027, 741 Baris perintah 125=0 membuat petugas dengan kode AS (Administratur Sistem) dapat membuka database lain yang dimiliki. 7. Selanjutnya jika operator A menjalankan pogram Winisis, akan muncul kotak prompt seperti berikut:

8. Operator A harus memasukkan kode operatornya sendiri, dalam hal ini kode operatornya adalah A. Jadi operator A harus mengetik A dan mengklik Ok. Jika benar maka akan muncul program Winisis dan langsung membuka database BUKU untuk melakukan kegiatan selanjutnya. Lihat tampilan pada gambar berikut:

44


9. Jika operator, A mencoba mengklik DATABASE dan OPEN, maka tidak akan muncul jendela pemilihan database seperti biasa. Melainkan gambar berikut:

Operator A hanya bisa membuka database yang didaftar dalam jendela diatas. Tidak tersedia di Winisis cara lain untuk bisa membuka database lain. 10. Demikian pula jika operator input data B menjalankan Winisis, maka akan ditanyakan kode password. Jika operator B mengetikkan huruf B dan mengklik OK, maka Winisis akan jalan dan langsung membuka database USER. Operator B pun tidak dapat membuka database lain selain database USER. 11. Sedangkan jika kode password yang dimasukkan adalah AS (Administratur Sistem), maka Winisis dapat dijalankan secara lengkap. Ini berarti petugas yang mengetahui kode password AS dapat membuka semua database yang ada dan menggunakan semua fitur Winisis. Tentu saja kode A dan B serta SA perlu dibuat lebih khas dan diusahakan sedemikian rupa sehingga tidak diketahui oleh petugas lain, selain petugas yang bersangkutan dan Administratur Sistem. Selamat mencoba!

45


13. MEMBATASI AKSES TERHADAP RUAS TERTENTU DALAM DATABASE WINISIS

Akses pengguna program Winisis terhadap ruas-ruas suatu database tertentu dapat dibatasi. Pembatasan ini dapat dilakukan terhadap kegiatan input data, penampilan data atau pencetakan data. Dalam tulisan ini akan dibahas pembatasan akses pengguna dalam hal menampilkan data suatu database Winisis. Pembatasan dalam menampilkan data disini dimaksudkan bahwa pengguna tertentu hanya dapat mengakses data tertentu secara tidak lengkap, sedangkan pengguna lain yang diberi akses bebas tetap dapat melihat data secara lebih lengkap. Pembatasan ini dilakukan dengan menggunakan teknik kode atau password tertentu. Jadi pengguna yang akan diberi hak akses harus lengkap mengetahui password atau kode akses lengkap, sedangkan pengguna lain yang tidak boleh mengakses database secara lengkap tidak diberi kode atau password. Dengan demikian pengguna yang mengetahui password akses dapat melihat data secara lengkap. Sedangkan pengguna yang tidak mengetahui password akses tidak dapat melihat data secara lengkap. Teknik ini diperlukan jika memang ada data tertentu dari suatu database tidak boleh diketahui oleh sembarang orang yang dapat mengakses database tersebut. Berikut diuraikan teknik membatasi akses pengguna terhadap suatu database dalam Winisis. Diasumsikan bahwa sudah ada database yang akan diakses. Dalam uraian ini akan digunakan database sederhana sebagai contoh dengan nama BOOK yang sudah dibuat sebelumnya. 1. Langkah pertama adalah membuat program kecil dengan bahasa Pascal seperti berikut: Program CEK ( inp : string; lw, occ: real; out : string)[FORMAT]; {Minta password dan munculkan OKE hanya jika password benar} var line : string; ans : real; begin line:=inp; ans:=edit(line,0,0,0,0,1, 'Password dialog%Ketikkan Password %lalu klik OK'); if line='musita' then out:='OKE' else out:=''; end.

46


Kemudian file itu diberi nama misalnya CEK.PAS lalu simpan dalam folder \WINISIS\PROG\. 2. Selanjutnya COMPILE file PAS untuk menghasilkan file PCD yaitu file yang siap dijalankan oleh Winisis. Jika menemui kesulitan mengcompile di Winisis, sebaiknya proses COMPILE dilakukan di CDS/ISIS versi DOS. Cara ini yang penulis lakukan. 3. Buka database BOOK yang mau diolah yang tampilannya masih seperti berikut:

4. Lalu tampilkan jendela pengeditan format tampilan (PFT EDITOR) dan buat format tampilan baru sehingga formatnya seperti berikut:

5. Simpan format baru ini dengan nama sama yaitu BOOK.PFT

47


6. Buat lagi format tampilan lain yang namanya PASS.PFT seperti berikut:

7. Kemudian buat lagi format tampilan baru yang lebih lengkap dari format BOOK.PFT, simpan dan beri nama misalnya BOOK2.PFT yang isinya seperti berikut:

8. Selanjutnya keluar dari program Winisis. 9. Kemudian dengan Windows Explorer masuk ke folder \WINISIS\ untuk mengedit file SYSPAR.PAR. File SYSPAR.PAR itu setelah diedit isinya seperti berikut:

48


; Isis for Windows - Configuration File 1=C:\winisis\prog\ 2=C:\winisis\menu\ 3=C:\winisis\msg\ 4=C:\winisis\work\ 5=C:\winisis\data\book\ ada perubahan dari bentuk standar 6=book tambahan baris untuk membuat database default 8=% ; Default language 102=SH SH membuat mode penelusuran saja ; Activate Helpbar 121=1 124=1 angka 1 menghilangkan jendela pilihan format dll 125=1 angka 1 menghilangkan jendela Open Database 141=C:\winisis\bg\ 142=10,1 980=1 130=1 122=0, -4, -4, 1027, 741 1001=C:\winisis\data\book\book.mst hanya database BOOK yang bisa dibuka

10. Simpan dan jalankan kembali Winisis. Kini tampilannya seperti gambar berikut:

Database BOOK langsung terbuka dan tidak ada tombol-tombol MFN, FORMAT, NAVIGASI dan DICTIONARY yanag memang sengaja dihilangkan melalui perintah 124=1 di file SYSPAR.PAR. 11. Pengguna yang ingin melihat data lengkap akan mengklik baris warna hijau bertuliskan klik untuk tampilan lengkap, yang akan memunculkan prompt berikut:

49


12. Pengguna yang tidak diberi akses lengkap tidak mengetahui passwordnya.. Kalau pengguna tersebut tetap mencoba memasukkan kode password yang salah akan muncul tampilan berikut:

13. Pengguna diminta kembali ke tampilan awal dengan mengklik teks DISINI berwarna hijau. 14. Jika pengguna memasukkan password yang benar dan mengklik OK, akan muncul tampilan berikut:

Klik teks DISINI yang berwarna hijau, yang akan memunculkan tampilan lengkap berikut:

50


Demikianlah teknik yang dapat dilakukan untuk mengatur akses pengguna terhadap suatu database. Selamat mencoba. Berikut adalah listing program dan format tampilan yang digunakan dalam pembahasan diatas: Format tampilan BOOK: 'Pengarang : ',v100/'Judul : ',v200^a/'Penerbit : ',v300^a,', ',v300^b,', ',v300^c/'Jumlah halaman : ',v400/##link (('klik untuk tampilan lengkap'),'FORMAT pass')/ Format tampilan BOOK2: 'MFN: ',MFN(4)/MDL, " Pengarang [100] : "V100(0,16)/ " Judul [200^a] : "V200(0,16)/ " Penerbit [300^a^b^c]: "V300(0,16)/ "Jumlah halaman [400] : "V400(0,16)/ "Nomor HP : ",v500/ Format tampilan PASS: if &cek('')='OKE' then {b,fs30,cl4,'Password Anda ',fs40,'benar.'}/## 'klik ',link(('disini'),'FORMAT book2'),' untuk mengganti format tampilan. ' else {b,fs30,cl13,'Pasword Anda ',fs40,'SALAH !!'}/## 'klik ',link(('disini '),'FORMAT book'), 'untuk kembali ke format awal.' fi Program PASCAL CEK: Program CEK ( inp : string; lw, occ: real; out : string)[FORMAT]; {Minta password dan munculkan OKE hanya jika password benar} var line : string; ans : real; begin line:=inp; ans:=edit(line,0,0,0,0,1, 'Password dialog%Ketikkan Password %lalu klik OK'); if line='musita' then out:='OKE' else out:=''; end. Dikutip dengan penyesuaian dari buku: New Features of the WinISIS system: Guidebook for users of CDS/ISIS for DOS oleh Zbigniew M. Nowicki. International Trade Centre. Geneva, February 2001.

51


14. SISTEM OTOMASI SIRKULASI TANPA PEMOGRAMAN DENGAN WINISIS UNTUK PERPUSTAKAAN KECIL

Perpustakaan sering memerlukan suatu sistem otomasi untuk mempermudah sistem manajemen sirkulasi atau peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Sekarang ini banyak program aplikasi yang dapat digunakan untuk itu. Ada yang harganya murah ada pula yang harganya cukup mahal sehingga tidak terjangkau atau tidak efisien untuk dibeli oleh perpustakaan kecil. Jika jumlah transaksi peminjaman dan pengembalian buku kurang dari dua puluh lima buah buku dalam satu hari, maka tidak efisien untuk membeli program sistem otomasi dengan harga puluhan juta rupiah. Kecuali tentu saja jika tujuan implementasi sistem otomasi bukan azas pemanfaatan dan efisiensi, melainkan sekedar mengikuti perkembangan. Bagi perpustakaan kecil yang tidak mempunyai dana besar dengan jumlah transaksi sedikit dalam satu hari, maka pemanfaatan CDS/ISIS versi Windows atau Winisis kiranya dapat menjadi pilihan yang menarik. Winisis selain gratis, mudah diinstal dan digunakan, mudah dimodifikasi sesuai kebutuhan lokal (termasuk perubahan menu dan bahasa dialog), juga dapat dikembangkan sedemikian rupa hingga memenuhi secara terbatas kebutuhan suatu perpustakaan berskala kecil. Pembaca yang tertarik memanfaatkan berbagai fitur Winisis untuk berbagai keperluan perpustakaan, dokumentasi dan kearsipan dapat membaca beragam artikel penulis seputar Winisis di berbagai jurnal perpustakaan dan berupa makalah-makalah. SIRKULASI DENGAN WINISIS Prinsip sistem sirkulasi sederhana yang akan diuraikan disini adalah bahwa perpustakaan mempunyai suatu database yang memuat data bibliografi koleksi.

Koleksi ini akan

dipinjamkan kepada sejumlah pengguna yang terbatas baik jumlah maupun frekuensi peminjamannya.

52


Sebagai contoh dibuat rancangan sederhana database koleksi perpustakaan dengan struktur data seperti berikut: TAG 10 20 30 40 50 60

NAMA RUAS Pengarang Judul Penerbitan Deskripsi Fisik Subjek Nomor Panggil

Nomor TAG diatas sengaja

TIPE DATA Alphanumeric Alphanumeric Alphanumeric Alphanumeric Alphanumeric Alphanumeric

SUBRUAS abc ab abc

tidak mengikuti aturan yang ditetapkan dalam format

INDOMARC (Indonesian MAchine Readable Catalog), karena sistem yang akan dibuat sederhana dan hanya untuk keperluan internal perpustakaan. Kalau ingin membuat struktur database yang lebih lengkap berdasarkan INDOMARC tentu boleh saja. Untuk keperluan transaksi peminjaman dan statistik tambahkan lagi beberapa ruas pada database seperti berikut: TAG 100 200 300 400 500

NAMA RUAS Peminjam Tanggal Pinjam Tanggal Harus Kembali Tanggal Kembali Statistik Peminjaman

TIPE DATA Alphanumeric Alphanumeric Alphanumeric Alphanumeric Alphanumeric

SUBRUAS -

Selanjutnya buat struktur database seperti rancangan diatas. Definition Tabel)nya seperti berikut:

53

Format FDT (Field


Setelah database diisi cantuman dokumen perpustakaan, maka tampilannya misalnya seperti berikut:

PENGATURAN FORMAT TAMPILAN Format tampilan yang sesuai perlu dibuat. Format ini harus dibuat sedemikian rupa sehingga selain menampilkan data buku, juga ada sistem hypertext yang kalau diklik akan menunjukkan siapa yang meminjam buku itu, tanggal dipinjam, dan tanggal harus dikembalikan dan tanggal kembali. Untuk itu perlu dibuat format tampilan seperti berikut:

54


Perhatikan sistem hypertext yang dibuat. Jika teks Peminjaman yang berwarna hijau dengan garis bawah diklik, akan tampil nama peminjam, tanggal pinjam dan tanggal kembali. Tampilan datanya seperti kotak bagian atas. Format tampilannya seperti tulisan pada kotak bagian bawah. Jika hypertext bertuliskan Peminjaman diklik, akan tampil informasi mengenai peminjaman yaitu nama peminjam, tanggal pinjam dan tanggal kembali, muncul dalam suatu jendela (popup windows) seperti berikut.

Untuk menutup jendela ini, klik tanda kali (X) pada pojok kanan atas jendela itu. PROSES PENCATATAN PEMINJAMAN 1. Jika seorang peminjam sudah menemukan buku yang mau dipinjam dan membawanya ke meja petugas, maka petugas kemudian menelusur dan menampilkan cantuman buku itu misalnya seperti berikut:

55


2. Kemudian klik

ikon pengeditan data. Data peminjam perlu dimasukkan ke dalam

cantuman. Untuk itu klik ikon kaca pembesar warna biru agar pada lembar kerja (worksheet) pemasukan data memunculkan ruas kosong yang perlu diisi, yaitu nama peminjam, tanggal pinjam, tanggal kembali dan statistik yang sebelumnya tidak muncul seperti berikut:

3. Ketik nama peminjam, judul buku yang dipinjam, tanggal pinjam dan tanggal kembali, hingga tampilannya seperti berikut:

56


4. Demikian seterusnya setiap ada yang mau pinjam buku, ditelusur dulu cantumannya. Kemudian buka menu pengeditan, lalu masukkan data peminjam dan tanggal pinjam dan kembali serta jangan lupa tambahkan satu nilai pada ruas statistik peminjaman. Jadi kalau sebelumnya sudah berisi angka 10, perlu diubah menjadi angka 11. PENGEMBALIAN BUKU PINJAMAN Jika ada sebuah buku dikembalikan oleh peminjamnya, maka setelah buku diserahkan kepada petugas, petugas segera melakukan penelusuran cantuman buku itu pada database. Ketika cantuman buku itu muncul di layar, petugas segera membuka worksheet pengeditan data atas cantuman itu. Kemudian memindahkan kursor ke ruas tanggal kembali, lalu mengisi tanggal hari ini, sebagai tanggal pengembalian buku dan menyimpan hasil pengeditan dan kembali ke cantuman awal dataabse untuk menunggu proses transaksi selanjutnya (peminjaman atau pengembalan). Demikianlah sistem otomasi sirkulasi menggunakan Winisis tanpa pemograman. Sistem ini sangat sederhana dan sedikit agak repot, karena semua perubahan data senantiasa harus diketik. Sebenarnya ini bukan sistem otomasi yang sesungguhnya, tetapi hanyalah sistem pencatatan yang menggunakan komputer dengan perangkat lunak aplikasi Winisis. Karena itu kalau jumlah peminjam dan frekuensi peminjaman besar, maka sistem ini makin merepotkan.

57


MEMBUAT PICK-LIST UNTUK PEMASUKAN DATA PADA WINISIS

Pick-List adalah salah satu cara untuk membantu kemudahan dalam pemasukan data pada suatu sistem aplikasi. Dengan fitur pick-list, petugas input data hanya perlu memilih satu atau beberapa nilai yang telah disediakan dari suatu daftar nilai untuk dimasukkan ke dalam ruas tertentu dari suatu database. Sesungguhnya Winisis sejak versi 1.4 sudah menyediakan fitur ini. Pick-list pada Winisis dapat dibuat untuk membantu operatur input data, sehingga untuk menginput data tertentu operator hanya perlu memilih nilai yang ingin diinput dari suatu daftar yang sudah disediakan sebelumnya.

Fitur ini belum banyak dimanfaatkan oleh

pengguna Winisis. Hal ini karena memang panduan menggunakan fitur ini tidak tersedia dengan lengkap dalam buku manual Winisis. Pada tulisan ini akan diuraikan teknik sederhana membuat pick-list pada Winisis. Winisis yang digunakan adalah Winisis versi 1.5. Lihat juga tulisan lain penulis dengan judul Membuat Panduan Pemasukan Data Secara Online pada Winisis pada buku lainnya. Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk membuat pick-list pada suatu ruas tertentu dalam suatu database, misalnya database COBA.MST: 1. Pertama-tama tentukan ruas yang akan dibuat pick-listnya. Sebagai contoh pada database COBA yang unsur-unsur datanya NAMA, ALAMAT dan PEKERJAAN, pick-list akan dibuat pada ruas PEKERJAAN. 2. Selanjutnya tentukan nilai-nilai yang akan dimasukkan dalam pick-list. Sebagai contoh nilai-nilai yang akan dimasukkan ke dalam pick-list PEKERJAAN adalah: PNS, PEGAWAI SWASTA, WIRASWASTA , TNI-POLRI dan LAINNYA. 3. Jalankan Winisis dan buka database COBA, yang struktur databasenya sudah dibuat sebelumnya. Lihat tulisan penulis dengan judul Membuat Database pada Winisis pada buku lainnya. 4. Klik tab EDIT kemudian klik DATA ENTRY WORKSHEETS 5. Selanjutnya klik ruas PEKERJAAN lalu klik ikon

58


Kemudian isi kotak kosong sehingga muncul seperti tampilan berikut:

Perhatikan teks dalam kotak Pick-list definition: <>:notype:multi::'Pekerjaan:'/'PNS'/'PEGAWAI SWASTA'/'WIRASWASTA'/'TNI-POLRI'/'LAINNYA' Setelah perubahan pada worksheet ini disimpan, suatu file segera terbentuk dengan nama COBA.VAL. File akan tersimpan di dalam folder database COBA dan isinya seperti berikut: 30:choice:<>:notype:multi::'Pekerjaan:'/'PNS'/'PEGAWAI SWASTA'/'WIRASWASTA'/'TNI-POLRI'/'LAINNYA' Lihat tampilan gambar berikut:

59


Perhatikan bahwa ada tambahan teks 30:CHOICE: di dalam file COBA.VAL yang otomatis ditambahkan oleh Winisis, walau tidak diketikkan pada waktu membuat Pick-List Definition. 6. Selanjutnya lakukan pemasukan data pada database COBA.MST seperti berikut: Ikon Pick-list

7. Klik ikon Pick-list (lihat callout pada gambar diatas), yang akan memunculkan jendela pick-list seperti gambar berikut:

8. Klik salah satu jenis pekerjaan yang sesuai, lalu klik OK. Jenis pekerjaan segera tercopy ke dalam kotak ruas PEKERJAAN. Lihat tampilan berikut:

60


9. Lanjutkan pemasukan data sampai selesai. Berikut adalah penjelasan lebih lengkap mengenai perintah untuk membuat Pick-List: 30:choice:<>:notype:multi::'Pekerjaan:'/'PNS'/'PEGAWAI SWASTA'/'WIRASWASTA'/’TNI-POLRI’/’LAINNYA’ 30: choice: <>: notype: multi: :’my list’/ ’PNS’/…

nomor ruas (TAG) yang akan dibuatkan pick-list. perintah pick-list. pembatas item dalam pick-list fungsi papan ketik dinonaktifkan opsi perintah yang mengatur fitur pick-list. judul pick-list. format CDS/ISIS yang menghasilkan deretan nilai yang akan dipilih.

Kode perintah lainnya: tt:choice:[multi:][files:][sort:][add:][repeat:] [noansi:][firstdescribe:][notype:][<>:][//:]:format multi:

operator boleh memilih lebih dari satu item dari pick-list.

sort:

daftar item akan tersusun berabjad secara otomatis.

add:

item yang dipilih akan menambah item yang sudah ada dalam ruas.

61


notype:

menghalangi operator untuk mengetik dari papan ketik. Jendela Pick-list segera muncul begitu operator mengetik sesuatu pada papan ketik. Namun tombol dasar seperti Enter, Escape and Shift-Enter masih bisa digunakan.

firstdescribe: tiap item terdiri atas dua bagian. Bagian pertama adalah keterangan yang mudah dimengerti oleh operator input data. Bagian kedua adalah nilai sesunguhnya berupa kode yang akan masuk ke dalam ruas yang diinginkan. Cara ini berguna membantu operator mengetahui secara jelas arti nilai yang akan dimasukkan, walau nilai yang akan masuk berupa kode singkat. Perhatikan contoh berikut: 50:CHOICE:firstdescribe:multi::'Keahlian:'/'Biologi'/ 'BIO'/'Matematika'/'MAT'

Perintah diatas akan menghasilkan baris serta tampilan Pick-list berikut: Keahlian: Biologi BIO Matematika MAT

judul jendela

Jika Biologi diklik, maka BIO yang akan terinput ke dalam ruas database. Jika dipilih Matematika maka akan terinput MAT ke dalam ruas database. <>: and //:

otomatis akan mengapit item yang terpilih. Misalnya: 50:CHOICE:<>::'Keahlian:'/'Biologi'/â&#x20AC;&#x2122;Matematikaâ&#x20AC;&#x2122; akan menghasilkan: <Biologi><Matematika>

Selamat mencoba!

62

Tip dan Trik Mengoptimalkan Winisis (CDS/ISIS versi Windows)  

Mengoptimalkan fitur-fitur Winisis untuk mengembangkan sistem manajemen perpustakaan oleh B. Mustafa

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you