K u l i s s z A „A m i n i n c s A K e l e s y s b e n , A z n e m i s l é t e z i K” V é g H
d á N i E l
A Művészetek Palotája 2005-ös megnyitása előtt több hónappal készen állt az a rendezvény-nyilvántartó program, amely azóta a Müpa valamennyi folyamatát összekapcsoló és irányító rendszerré nőtte ki magát. A Kelesys titkairól a fejlesztőt, Kelevitz Ferencet faggattuk.
keresték meg a területen járatos Kelevitz Ferencet, aki korábbi tapasztalatai és az – akkor még óvatos – Müpás igények alapján néhány hónap alatt elkészítette a Kelesys rendszer első verzióját.
K e l e v i t z f e r e n c
A program internetes alapú, azaz lényegében bárhonnan elérhető a megfelelő jogosultság birtokában. „Minden rendezvény adatlapja úgy épül fel, hogy mindenki a maga feladatkörének és jogosultsági szintjének megfelelően tölti a rendszert” – avat be a részletekbe a fejlesztő. A rendszer három plusz egy felhasználói szintet kezel. A legfelsőbb szintet a mindent látó és tudó, „a rendszer rezdüléseit is érzékelő” négy rendszeradminisztrátor képviseli, őket követik a sorban az egyes modulokat kezelő felelősök, majd a csaknem kétszáz Müpás felhasználó. A dolgozók hozzáférése teljes körűen személyre szabható: van, aki csak a rendezvények – programszervezők által rögzített – adatait tekintheti meg, van, aki csak egy-egy részterülethez fér hozzá, a vezetőség pedig rálát a pénzügyi adatokra és a jelentésekre is. „A rendszer fizikailag sohasem töröl, 2005-ig visszamenőleg minden bevitt adat megvan, és az is visszanézhető, hogy egy adott mezőt ki, mikor és mire változtatott” – árulja el Kelevitz Ferenc.
Még épült a Müpa, amikor az eleinte maroknyi csapat már a majdani programokat szervezte. Hamar nyilvánvalóvá vált, hogy a kisebb helyszíneken máig használatos „fekete könyv”, azaz a papíralapú rendezvény nyilvántartás egy ekkora kulturális központ üzletviteléhez nem megfelelő. Ekkor
A hírességek akár évekre előre foglalt naptára miatt az adott rendezvény első adatai hosszú-hosszú hónapokkal korábban bekerülnek a rendszerbe, mint a műsorral és a közreműködőkkel kapcsolatos részletek, vagy a kontaktok, hivatalos iratok. A szerződéskötést követően, a rendezvény közeledtével exponenciálisan sűrűsödnek a feladatok, ekkor pontosítják a kellékeket, töltik fel a színpadrajzot,
sajtófotókat, szövegeket. A „nagy nap” után pedig a dokumentációval, a jelentésekkel, teljesítési igazolásokkal, elszámolásokkal egészül ki a rendezvény adatlapja. A felhasználók legszélesebb csoportja a Müpa közönsége. Ők ugyan közvetlenül nem találkozhatnak az adatbázisokkal, de a www.mupa.hu weboldalon található minden rendezvénnyel kapcsolatos információ a Kelesys-ből érkezik, és a nemrégiben felállított jegykiadó totemek is a rendszer részét képezik. A rendezvény nyilvántartó program maga ugyanis alig változott az elmúlt hat évben (az adatszerkezet megváltozatása a statisztikák összehasonlíthatósága szempontjából nem is volna szerencsés), ám a rendszer alaposan kinőtte magát. Ahogy a Müpa megismerte és megszerette az internetes nyilvántartás előnyeit, úgy mutatkozott igény újabb és újabb, a rendezvény nyilvántartó rendszerhez kapcsolódó modul kifejlesztésére. Az első bővítés a fotóarchiváló-rendszer volt, amely a rendezvények fotóit tartalmazó mappákat kapcsolja össze a képek leírásaként hasznosítható rendezvény-adatokkal. Erre a mintára készült el a hangtárat és a mozgóképes anyagokat, majd a sajtószemle-adatbázist kezelő modul, illetve a fellépők életrajzait a Müpa weboldalán elérhetővé tévő alkalmazás, a Müpapédia. Végül a szerződéseket a rendezvényekkel összekötő iratkezelővel, valamint a pénzügyi elszámolásához használt könyvelőprogramot és a jegyértékesítő rendszert integráló modullal vált teljessé a rendszer. Nem véletlenül meséli büszkén Kelevitz Ferenc: „a Müpában immár szlogenné vált, hogy az az információ, ami nincs a Kelesys-ben, nem is létezik”.
mm56
MUPA 2012_1.indd 56
12/15/11 3:01:07 PM