QuickView analýza ZÁKAZNÍK s.r.o.
září 2012 Tato vzorová analýza je založena na skutečných datech existujícího zákazníka. Veškeré identifikační údaje byly odstraněny.
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 2
3.9.2012
Autorské právo Zpráva obsažená v tomto dokumentu je intelektuálním vlastnictvím společnosti Print Partners s.r.o. a to jak po dobu projektu tak i po jeho skončení. Print Partners s.r.o. tímto uděluje souhlas společnosti ZÁKAZNÍK s.r.o. používat tuto zprávu v souvislosti s rozhodnutími ohledně svého tiskového prostředí (soubor reprografických zařízení k pořizování, množení a šíření dokumentů). ZÁKAZNÍK s.r.o. není oprávněna kopírovat a distribuovat jakoukoiv část této zprávy bez výslovného písemného souhlasu Print Partners s.r.o.. ZÁKAZNÍK s.r.o. bude udržovat obsah této zprávy, která je intelektuálním vlastnictvím Print Partners s.r.o., v tajnosti a nebude jej sdílet s žádnou třetí stranou.
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 3
3.9.2012
Obsah 1
2
3
Úvod ................................................................................................... 4 1.1
Váš tiskový park jako příležitost ............................................................. 4
1.2
Představení Print Partners s.r.o. ............................................................. 5
Parametry stávajícího stavu ............................................................... 6 2.1
Stávající zařízení..................................................................................... 6
2.2
Pracovní skupiny..................................................................................... 7
Stávající situace ................................................................................. 8 3.1 Analýza stávajících zařízení .................................................................... 8 3.1.1 Všechny technologie .....................................................................................8 3.1.2 Monochromatická zařízení .............................................................................8 3.1.3 Barevná zařízení ..........................................................................................8 3.1.4 Monochromatická vs. barevná zařízení ............................................................9 3.2 Analýza stávajícího měsíčního objemu tisku ......................................... 10 3.2.1 Všechny technologie ................................................................................... 10 3.2.2 Monochromatická zařízení ........................................................................... 11 3.2.3 Barevná zařízení ........................................................................................ 11 3.2.4 Podle pracovních skupin .............................................................................. 11 3.3 Náklady................................................................................................. 12 3.3.1 Předpoklady .............................................................................................. 12 3.3.2 Měsíční náklady podle technologií (Kč) .......................................................... 12 3.3.3 Monochromatická zařízení – náklady (Kč) ...................................................... 13 3.3.4 Color devices – náklady (Kč) ....................................................................... 13 3.3.5 Měsíční náklady podle pracovních skupin ....................................................... 14
4
Obecná doporučení pro daný tiskový park ........................................ 15
5
Přehled všech tiskových zařízení – stávající situace ......................... 16 5.1
Měsíční analýza dle zařízení .................................................................. 16
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 4
1
3.9.2012
Úvod
1.1 Váš tiskový park jako příležitost V dnešním stále více konkurenčním prostředí většina obchodních společností hledá způsoby redukce nákladů. Zeptejte se například jakéhokoliv finančního ředitele jaká je hodnota vozového parku jejich společnosti a dostanete prakticky okamžitě odpověď. Jsou ale i skryté náklady, které nenápadně vysávají společnosti. Jedním z nich jsou i náklady na tisk a výrobu dokumentů ve společnostech. Je totiž fakt, že 78% dnešních organizací neví kolik tiskových zařízení přesně mají a nemají představu kolik je tisk ročně stojí. Význam nákladů na tisk je podceňován a obvykle mnohonásobně přesahuje nejlepší odhady. Management tisku ve firmách ale zatím nebyl příliš podrobován zkoumání a málo společností hledala v této oblasti úspory. Naopak boom způsobený výrazným poklesem ceny laserového a inkoustového tisku v uplynulých 15 letech vedl k tomu, že společnosti mají dnes nekontrolovaná a často nekontrolovatelná, zastaralá a neefektivní tisková portfolia. Správa takového tiskového parku navíc často zbytečně zatěžuje IT oddělení (podle některých odhadů je až třetina požadavků na IT helpdesk spojena se selháním tiskárny), oddělení nákupu a vlastní uživatele. Společnosti se při managementu nákladů spojených s tiskem ale stále soustředí na cenu pořízení zařízení a cenu spotřebního materiálu. Podle studie agentury Gartner přitom ale náklady na tyto položky tvoří pouze 45,5% celkových nákladů na vlastnictví. Zbývajících (a převažujících) 54,5% nákladů na celkové vlastnictví (TCO) pak tvoří náklady na technickou podporu a servis, správu infrastruktury a softwaru spojeného s tiskovým prostředím a náklady na nedostupnost tiskových zařízení (činnost koncového uživatele). Základním předpokladem pro usměrnění těchto nákladů, které byste nenašli jako samostatnou položku snad v žádném finančním účetnictví, je optimalizovat tiskové prostředí a začít sledovat celkové náklady na vlastnictví tiskové flotily.
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 5
3.9.2012
1.2 Představení Print Partners s.r.o. Print Partners je společnost nezávislá na jakémkoliv výrobci. Nejsme jednobarevným dodavatelem – dealerem výrobce. Neživí nás prodej hardware! Naším cílem není vyměnit vaše stávající tiskárny a kopírky za jiné. Je dost dobře možné, že vaše vybavení je vyhovující, ale může být využíváno efektivněji. Optimalizace je často chápána jako centralizace tisku na malý počet velkých strojů. Náš přístup je jiný. Respektujeme individualitu vašeho prostředí a procesů. Hledáme řešení pro snížení nákladů na tisk, které vám bude vyhovovat.
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 6
3.9.2012
2 Parametry stávajícího stavu 2.1 Stávající zařízení Počet tiskáren (P) .....................................
22
Počet kopírek (C) ......................................
2
Počet multifunkčních zařízení (MFP) ............
6
Počet faxů (F) ..........................................
7
Fax 19%
MFP 16% Copier 5%
Printer 60%
Current devices split
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 7
3.9.2012
2.2 Pracovní skupiny Pracovní skupina
počet uživtelů / pracovní skupina
Bezpečnostní technici
2
Obchodní odd.
35
Expedice
4
IT
13
Péče o zákazníky
5
Personální odd.
1
Pokladna
1
Správa budov
4
Marketing
7
Účetní odd.
16
Vedení obchodu
8
Technické odd.
11
Kancelář ředitele
1
Sklad tiskáren
0
Logistika
4
Nákupní odd.
2 16
2012 © Print Partners s.r.o.
114
Strana 8
3.9.2012
3 Stávající situace 3.1 Analýza stávajících zařízení 3.1.1 Všechny technologie Technologie
Počet zařízení
Počet výrobců
Počet modelů
Copier
2
1
1
Fax
7
1
4
MFP
6
3
5
22
3
12
37
5
22
Počet zařízení
Počet výrobců
Počet modelů
Copier
2
1
1
Fax
7
1
4
MFP
5
3
4
16
1
8
30
4
17
Počet zařízení
Počet výrobců
Počet modelů
MFP
1
1
1
Printer
6
3
4
7
3
5
Printer
3.1.2 Monochromatická zařízení Technologie
Printer
3.1.3 Barevná zařízení Technologie
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 9
3.9.2012
3.1.4 Monochromatická vs. barevná zařízení
Color 19%
Mono 81%
Mono Color 6
16
Printer(s)
0
2
Copier(s)
1
5
MFP(s)
0
7
Fax
Dei Devices split mono/color per technology
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 10
3.9.2012
3.2 Analýza stávajícího měsíčního objemu tisku 3.2.1 Všechny technologie Technologie
Počet
Mono objem
Color objem
Celkem objem.
Copier
2
996
0
996
Fax
7
9 242
0
9 242
MFP
6
31 904
177
32 081
22
76 722
8 017
84 739
37
118 864
8 194
127 058
Printer
3.2.1.1
Všechny stránky Fax 7%
MFP(s) 25%
Copier(s) 1%
Printer(s) 67%
Volume split per technology
3.2.1.2
Mono versus barevné Color 6%
Mono 94%
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 11
3.9.2012
3.2.2 Monochromatická zařízení Technologie
Počet
Mono objem
Color objem
Celkem objem
Copier
2
996
0
996
Fax
7
9 242
0
9 242
MFP
5
31 195
0
31 195
16
74 337
0
74 337
30
115 770
0
115 770
Počet
Mono objem
Color objem
Celkem objem
MFP
1
709
177
886
Printer
6
2 385
8 017
10 402
7
3 094
8 194
11 288
Počet
Mono objem
Color objem
Cekem objem
Bezpečnostní technici
1
2 617
0
2 617
Obchodní odd.
6
12 344
81
12 425
Expedice
3
16 131
0
16 131
IT
1
676
0
676
Kancelář ředitele
1
354
0
354
Logistika
2
20 989
0
20 989
Péče o zákazníky
1
0
7 525
7 525
Nákupní odd.
1
1 000
0
1 000
Personální odd.
2
8 208
177
8 385
Pokladna
2
8 736
0
8 736
Správa budov
2
2 950
141
3 091
Marketing
4
1 889
270
2 159
Účetní odd.
4
30 372
0
30 372
Vedení obchodu
3
2 426
0
2 426
Technické odd.
4
10 172
0
10 172
37
118 864
8 194
127 058
Printer
3.2.3 Barevná zařízení Technologie
3.2.4 Podle pracovních skupin Pracovní skupina
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 12
3.9.2012
3.3 Náklady 3.3.1 Předpoklady Technologie Copier Fax MFP Printer
Papír - náklady
Mono pokrytí (%)
Barevné pokrytí (%)
Měsíční odpisy
0,00 0,00 0,00 0,00
5,00 5,00 5,00 5,00
5,00 5,00 5,00 5,00
36 36 36 36
3.3.2 Měsíční náklady podle technologií (Kč) Počet
Čb. stránky
Color stránky
Zařízení
Servis
Celkem
Na stránku
Copier
2
164,82
0,00
0,00
209,16
373,98
0,3755
Fax
7
4 875,94
0,00
2 111,46
1 241,67
8 229,07
0,8904
MFP
6
11 133,63
404,49
207,52
3 325,52
15 071,16
0,4698
22
28 605,47
22 675,85
2 444,57
13 612,44
67 338,33
0,7947
37
44 779,86
23 080,34
4 763,55
18 388,79
91 012,54
0,7163
Technologie
Printer
Fax 9% MFP 17%
Copier(s) 0% Printer(s) 74%
Monthly costs per technology
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 13
3.9.2012
3.3.3 Monochromatická zařízení – náklady (Kč) Počet
Čb. stránky
Color stránky
Zařízení
Servis
Celkem
Na stránku
Copier
2
164,82
0,00
0,00
209,16
373,98
0,3755
Fax
7
4 875,94
0,00
2 111,46
1 241,67
8 229,07
0,8904
MFP
5
10 622,33
0,00
207,52
3 139,46
13 969,31
0,4478
16
27 246,09
0,00
1 945,04
12 861,87
42 053,00
0,5657
30
42 909,18
0,00
4 264,02
17 452,16
64 625,36
0,5582
Technologie
Printer
3.3.4 Color devices – náklady (Kč) Počet
Čb. stránky
Color stránky
Zařízení
Servis
Celkem
Na stránku
MFP
1
511,30
404,49
0,00
186,06
1 101,85
1,2436
Printer
6
1 359,38
22 675,85
499,53
750,57
25 285,33
2,4308
7
1 870,68
23 080,34
499,53
936,63
26 387,18
2,3376
Technologie
Color device(s) 29%
Mono Device(s) 71% Costs split per color/mono devices
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 14
3.9.2012
3.3.5 Měsíční náklady podle pracovních skupin Qty
Mono stránky
Color stránky
Zařízení
Servis
Celkem
Na stránku
Bezpečnostní technici
1
1 602,91
0,00
207,52
549,57
2 360,01
0,9018
Obchodní odd.
6
4 785,40
171,45
767,93
2 325,15
8 049,93
0,6479
Expedice
3
7 058,96
0,00
525,17
3 910,76
11 494,89
0,7126
IT
1
246,74
0,00
186,47
40,56
473,77
0,7008
Kancelář ředitele
1
134,82
0,00
195,29
21,24
351,34
0,9925
Logistika
2
5 432,52
0,00
0,00
1 887,69
7 320,21
0,3488
Péče o zákazník
1
0,00
21 619,77
249,76
451,50
22 321,03
2,9663
Nákupní odd.
1
384,29
0,00
0,00
0,00
384,29
0,3843
Personální odd.
2
3 435,91
404,49
0,00
1 760,85
5 601,25
0,6680
Pokladna
2
3 800,10
0,00
0,00
1 834,56
5 634,66
0,6450
Správa budov
2
1 822,20
322,22
0,00
649,11
2 793,53
0,9038
Marketing
4
857,74
562,41
525,66
306,24
2 252,05
1,0431
Účetní odd.
4
9 773,46
0,00
477,70
2 568,63
12 819,79
0,4221
Vedení obchodu
3
1 234,35
0,00
579,65
167,61
1 981,61
0,8168
Technické odd.
4
4 210,46
0,00
1 048,39
1 915,32
7 174,17
0,7053
37
44 779,86
23 080,34
4 763,54
18 388,79
91 012,53
0,7163
Pracovní skupina
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 15
3.9.2012
4 Obecná doporučení pro daný tiskový park 1. Mírný posun k centralizovanosti tiskového parku, ovšem pouze na úrovni jednotlivých oddělení. 2. Nasazení zařízení, která jsou vhodná pro objem daného oddělení. 3. Nasazení multifunkčních zařízení místo samostatných kopírek. 4. Používání originálních tonerů na všech nových tiskárnách. 5. Možnost použití neoriginálních tonerů tam, kde již není co zachraňovat (tiskárny zakoupené před rokem 2007). 6. Zavedení preventivní péče o tiskárny. 7. Ctění preferované značky tiskových zařízení – méně výrobců zařízení přináší jednodušší správu tiskového parku. 8. Nasazení vzdáleného monitoringu tiskáren a přenesení správy tiskového parku na dodavatele. Předmetem této zprávy není vyčerpávající návrh konkrétních opatření pro snížení TCO. Účelem této zprávy je vyčíslit náklady na tiskový park a vytvořit tak platformu pro další rozhododvání ohledně tiskového parku.
2012 © Print Partners s.r.o.
Strana 16
3.9.2012
5 Přehled všech tiskových zařízení – stávající situace 5.1 Měsíční analýza dle zařízení
Technologie Bezpečnost ní technici
OEM HP
Model LaserJet 3030
IP Address/ Serial Number 192.168.1.46 CNBF195533
Summary Obchod odd. (Color) Obchod odd. Obchod odd. Obchod odd. Obchod odd. Obchod odd.
Měsíčně stránek
Přímé náklady
Amortizace / Leasing
Servis
Náklady celkem
Na stránku (CPP)
2 617
1 602,91
207,52
549,57
2 360,01
0,9018
2 617
1 602,91
207,52
549,57
2 360,01
0,9018
Pořízení 3.2.2006
Canon
BJC-4550
244
309,09
0,00
51,24
360,33
1,4768
1.1.1996
Canon
FAX-L250
1 718
868,54
327,93
360,78
1 557,25
0,9064
2.1.2006
Canon
NP 6512
849
140,49
0,00
178,29
318,78
0,3755
1.10.1998
HP
LaserJet 1200n
2 136
820,83
0,00
448,56
1 269,39
0,5943
1.7.2001
5 584
2 126,57
195,29
1 172,64
3 494,50
0,6258
22.7.2005
1 894
691,31
244,72
113,64
1 049,67
0,5542
10.4.2007
12 425
4 956,83
767,94
2 325,15
8 049,92
0,6479
1 963
992,41
329,89
117,78
1 440,07
0,7336
1.4.2007
8 538
3 251,55
195,29
1 792,98
5 239,82
0,6137
7.7.2005
5 630
2 815,00
0,00
2 000,00
4 815,00
0,8552
HP HP
LaserJet 1320 series LaserJet P2015 series
192.168.1.45 XXXXXXXXXX 192.168.1.47 CNHW5BWHPG 192.168.1.52 CNBW6CK0V0
Summary Expedice
Canon
FAX-L220
Expedice
HP
LaserJet 1320 series
Expedice
Konica Minolta
Di450
2012 © Print Partners s.r.o.
CNHW56GGDD
Smlouva
Minolta Di 450
Strana 17
Technologie
OEM
Model
IP Address/ Serial Number
Summary IT
HP
LaserJet P2015 series
192.168.1.53 CNBW79L8F0
Summary Kancelář ředitele
HP
LaserJet 1320 series
192.168.1.50 CNHW636JBH
Summary Logistika
HP
LaserJet 2300 series
Logistika
Konica Minolta
Di152
192.168.1.39 CNCFD31805
Summary Péče o zákazníky (Color)
Oki Data
C5600DN
Summary Nákupní odd.
HP
LaserJet 1005w
Summary Personální odd. Personální odd.(Color)
HP
LaserJet 1300
HP
PSC 2210
2012 © Print Partners s.r.o.
192.168.1.35
3.9.2012
Měsíčně stránek
Přímé náklady
Amortizace / Leasing
Servis
Náklady celkem
Na stránku (CPP)
Pořízení
16 131
7 058,96
525,18
3 910,76
11 494,89
0,7126
676
246,74
186,47
40,56
473,77
0,7008
676
246,74
186,47
40,56
473,77
0,7008
354
134,82
195,29
21,24
351,34
0,9925
354
134,82
195,29
21,24
351,34
0,9925
8 989
3 146,15
0,00
1 887,69
5 033,84
0,5600
1.7.2003
12 000
2 286,37
0,00
0,00
2 286,37
0,1905
1.9.2001
20 989
5 432,52
0,00
1 887,69
7 320,21
0,3488
7 525
21 619,77
249,76
22 321,03
2,9662
7 525
21 619,77
249,76
451,50
22 321,03
2,9662
1 000
384,29
0,00
0,00
384,29
0,3843
1 000
384,29
0,00
0,00
384,29
0,3843
7 499
2 924,61
0,00
1 574,79
4 499,40
0,6000
1.7.2003
886
915,79
0,00
186,06
1 101,85
1,2436
1.11.2002
451,50
23.8.2007
24.4.2006
25.9.2007
1.5.2000
Smlouva
Strana 18
Technologie
OEM
Model
IP Address/ Serial Number
Summary Pokladna
HP
LaserJet 1150
Pokladna
HP
LaserJet 2300 series
192.168.1.51 CNCJ524748 192.168.1.37 CNCDD70724
Summary Správa budov (Color) Správa budov
HP
Deskjet 5550
HP
LaserJet 3030
CNBF049642
Summary Marketing Marketing (Color) Marketing (Color) Marketing
3.9.2012
Měsíčně stránek
Přímé náklady
Amortizace / Leasing
Servis
Náklady celkem
Na stránku (CPP)
Pořízení
8 385
3 840,40
0,00
1 760,85
5 601,25
0,6680
4 950
2 475,00
0,00
1 039,50
3 514,50
0,7100
1.12.2003
3 786
1 325,10
0,00
795,06
2 120,16
0,5600
1.7.2003
8 736
3 800,10
0,00
1 834,56
5 634,66
0,6450
282
423,90
0,00
483,12
1,7132
1.9.2002
2 809
1 720,51
0,00
589,89
2 310,40
0,8225
1.7.2004
3 091
2 144,41
0,00
649,11
2 793,52
0,9038
59,22
Canon
FAX-L200
981
495,95
330,38
58,86
885,19
0,9023
1.4.2006
HP
Deskjet 5550
117
193,86
0,00
24,57
218,43
1,8669
1.9.2002
HP
Deskjet 920c
200
402,44
0,00
42,00
444,44
2,2222
1.4.2002
HP
LaserJet 1320 series
861
327,90
195,29
180,81
704,00
0,8177
25.4.2005
2 159
1 420,15
525,67
306,24
2 252,06
1,0431
1 636
1 030,68
135,58
343,56
1 509,82
0,9229
2.1.2006
6 595
2 511,60
0,00
1 384,95
3 896,55
0,5908
20.1.2005
192.168.1.38 CNBW49HGPF
Summary Účetní odd.
Canon
FAX-L100
Účetní odd.
HP
LaserJet 1320 series
2012 © Print Partners s.r.o.
192.168.1.48 CNBW49RKMZ
Smlouva
Strana 19
Technologie
OEM
Model
Účetní odd.
HP
LaserJet P3005n
Účetní odd.
Olivetti
d-Copia 25
IP Address/ Serial Number 192.168.1.41 CNK1N92685
Summary Vedení obchodu Vedení obchodu Vedení obchodu (Color)
Měsíčně stránek
Přímé náklady
Amortizace / Leasing
14 002
4 033,65
342,12
8 139
2 197,53
0,00
30 372
9 773,46
477,70
Servis 840,12
Náklady celkem
Na stránku (CPP)
5 215,90
0,3725
2 197,53
0,2700
2 568,63
12 819,80
0,4221
0,00
Pořízení
Olivetti d-Copia 25
FAX-L220
245
123,86
329,89
14,70
468,45
1,9120
1.4.2007
Canon
NP 6512
147
24,33
0,00
30,87
55,20
0,3755
1.10.1998
Oki Data
C5600DN
2 034
1 086,16
249,76
1 457,97
0,7168
4.4.2007
2 426
1 234,35
579,65
167,61
1 981,62
0,8168
192.168.1.49
122,04
Canon
FAX-L220
1 472
744,18
329,89
88,32
1 162,38
0,7897
1.4.2007
Canon
FAX-L250
1 227
620,32
327,93
257,67
1 205,91
0,9828
2.1.2006
CNGW55DGBL
6 909
2 631,18
195,29
1 450,89
4 277,36
0,6191
22.7.2005
CNHW5BWHP4
564
214,79
195,29
118,44
528,52
0,9371
9.1.2006
10 172
4 210,47
1 048,40
1 915,32
7 174,17
0,7053
127 058
67 860,18
4 763,58
18 388,79
91 012,54
0,7163
HP HP
LaserJet 1320 series LaserJet 1320 series
Summary Total
2012 © Print Partners s.r.o.
Smlouva
1.1.2007
Canon
Summary Technické odd. Technické odd. Technické odd. Technické odd.
3.9.2012