Page 1

N AV I G AT O R

4

hlavní benefity,

2/2012

žby Co jsourinttoSesrvlu ices (MPS)?

Managed P ého tisku formou Zajištění kancelářsk ady, zbavují služby. Redukují nákl u a zajišťují vás starostí se správo y na tisk. transparentní náklad

ROZHOVOR

Co na poli služeb MPS nabízejí společnosti Canon, HP, OKI, Xerox

které vám služby MPS přinesou

Nasazení MPS ve

společnosti Nedcon Bohemia

TÉMA

MANAGED PRINT Ušetřete SERVICES POD LUPOU

Steven Swift o službách MPS v Evropě:

na nákladech a zvedněte

produktivitu vaší organizace


EDITORIAL

Obsah 2 editorial

3

K

aktuálně

onzultanti renomovaných společností vedou debaty o tom, kdy překročí Managed Print Services 50% podíl na celkových tržbách v oblasti produktů a služeb pro kancelářský tisk. Podle některých prognóz to bude na západ od nás již v roce 2014 a dále za velkou louží možná již v roce 2013. Na konferenci věnované MPS v Berlíně závěrem roku 2011 položil kdosi z účastníků panelu zástupců výrobců tiskových technologií otázku,

Aktuální číslo MPS Navigatoru má ambici pomoci vám zorientovat se ve službách MPS a pomoci vám najít k nim vlastní cestu. jak vidí MPS ve střední a východní Evropě. Konsenzuální odpověď panelu byla taková, že stav MPS v tomto regionu je bezpochyby ve značném závěsu za západní Evropou. Ovšem vzhledem k tomu, jak zásadní socio-ekonomickou transformací tento region prošel za poslední dvě desetiletí, tak je daleko přizpůsobivější, a proto nástup služeb MPS je zde sice zpožděný, ale bude mnohem strmější. Bohužel v ČR je koncept MPS často nepochopen a interpretován s velkým posunem oproti původní myšlence. Aktuální číslo MPS Navigatoru má proto ambici pomoci vám zorientovat se ve službách MPS a pomoci vám najít k nim vlastní cestu. Děkujeme za vaši přízeň.

Tibor Brunclík výkonný ředitel Toner Expres & Print Partners P.S.: Další číslo MPS Navigatoru vychází v listopadu 2012 a bude věnováno tématu optimalizace tiskových parků.

4–8

hlavní téma Služby Managed Print Services pod lupou

10–11

jiné pohledy Ušetřete na nákladech a zvedněte produktivitu vaší organizace

12–13

rozhovor Co na poli MPS nabízejí výrobci tiskových technologií

14

případová studie MPS ve společnosti Nedcon Bohemia

15

jednou větou Jak skoncovat s plýtváním

Minulé číslo věnované tématu EKONOMIKA TISKU najdete na našem facebooku www.facebook.com/TonerExpres 2

VYDAVATEL: PROSPECTEA Česká republika, s. r. o., Lisabonská 2394/4, 190 00 Praha 9, IČ: 29028809, redakce@prospectea.cz EVIDENČNÍ ČÍSLO: MK ČR E 20756


AKTUÁLNĚ

Novinky HP – snadné ovládání, vysoký výkon a tisk z tabletů a chytrých telefonů Řada nových tiskáren LaserJet Pro 400 M401 od společnosti HewlettPackard zahrnuje hned tři konfigurace v závislosti na výbavě. Jedná se o monochromatické single tiskárny zaměřené hlavně na rychlý tisk a vysokou měsíční výtěžnost. Zvládnou tisknout rychlostí až 35 stránek za minutu, v základní výbavě mají vstupní zásobník na 250 listů a přední port USB. Zatímco model M401n je základ, s modely M401dn a M401dw dostanete velký dotykový ovládací panel s úhlopříčkou 3,5 palce, automatickou duplexní jednotku pro oboustranný tisk a případně i připojení WiFi. Pokud byste přece jen potřebovali využít kromě tisku také skener, kopírku nebo fax, společnost HP nabídne také dva multifunkční modely M425dn a M425dw. Tato multifunkční zařízení mají stejnou výbavu a výkony jako výše uvedené modely z řady Pro 400 M401, navíc přidají právě multifunkční schopnosti. Nejnáročnější zákazníky uspokojí nová modelová řada barevných multifunkčních tiskáren

HP LaserJet Enterprise 500 color MFP M575 a její monochromatická verze, řada HP LaserJet Enterprise 500 MFP M525. Všechny modely v této řadě zvládnou tisk, kopírování a skenování, a pokud si pořídíte modely M525f nebo M575f, dostanete také fax. V základní výbavě najdete například vstupní zásobník na 500 listů papíru, přijímač WiFi nebo velký dotykový ovládací panel s úhlopříčkou 20,32 cm a nástrojem HP Quick Sets pro ovládání jedním dotykem. Nástroj HP Quick Sets má funkci „send-to“ přímo na kontrolním panelu a umožňuje uživatelům náhled, editaci a přiblížení skenovaných dokumentů. Všechny tyto tiskárny disponují možností vzdáleného připojení, a splňují tak zvyšující se nároky malých a středních firem. Možnosti připojení zahrnují službu HP ePrint, bezdrátové připojení a podporu pro službu Apple AirPrint a Google CloudPrint. Díky tomu mohou zaměstnanci firem tisknout z chytrých telefonů nebo tabletů, ať už jsou kdekoli.

Nové tiskárny od společnosti Xerox pro úspory nákladů i náročné grafiky zařízení je velký barevný 7palcový dotykový displej, na kterém snadno najdete všechny funkce a nastavení. Díky výkonnému procesoru 1,33 GHz a paměti o kapacitě 1 GB se může zařízení ColorQube 8900 pochlubit rychlostí tisku až 44 stránek za minutu. Samozřejmostí je pak duplexní jednotka pro oboustranný tisk a síťové připojení. Další zajímavou novinkou od společnosti Xerox je profesionální grafická A3 barevná laserová tiskárna Xerox Phaser 7800 určená do prostředí zvýšených nároků na kvalitu tisku, správu barev a produktivitu. Maximální

formát média je SRA3, včetně podpory formátu typu „banner“ s délkou až 1 200 mm. Výhodou modelu Phaser 7800 je také možnost tisku na papír velmi vysoké gramáže. Standardní provedení potiskne papír až do gramáže 350 g/m2, automatický oboustranný tisk až do 250 g/m2. S rozšiřující sadou pro těžká média se gramáž automatického oboustranného tisku zvýší až na 300 g/m2. Dalším prvkem volitelné výbavy je aplikace PhaserMatch 5.0 pro správu barev, kalibrace a profilování tiskárny i monitoru (displeje) dodávaná v sadě se spektrofotometrem PhaserMeter by X.Rite.

První mobilní multifunkční zařízení na světě Potřebujete při svých cestách tisknout, kopírovat a skenovat? Společnost HewlettPackard nedávno představila první mobilní multifunkční tiskárnu HP Officejet 150 Mobile All-in-One. Novinka slibuje rychlost tisku až 22 stránek za minutu a na jedno nabití baterie zvládne vytisknout až 500 stránek, což uspokojí i náročnější uživatele. Kompaktní, snadno přenositelná tiskárna disponuje kromě barevného dotykového displeje také portem USB a čtečkou paměťových karet, na které umí přímo skenovat. Díky vestavěnému rozhraní Bluetooth není potřeba vozit s sebou další kabely k propojení s notebookem.

3

Text: Michal Král Snímky: archiv TE

V minulém čísle časopisu MPS Navigator (v online podobě jej najdete na stránce www.facebook. com/TonerExpres) jsme vás informovali o revolučním systému účtování nákladů u tiskových zařízení Xerox ColorQube s technologií tuhého inkoustu. Tentokrát nás zaujal nový model A4 barevného multifunkčního zařízení ColorQube 8900, u něhož se společnost Xerox zaměřila kromě vyššího výkonu také na nízké provozní náklady. Multifunkční zařízení ColorQube 8900 dokáže být při dlouhodobém chodu až o 17 % úspornější než předchozí modely. Dominantou tohoto


HLAVNÍ TÉMA

MPS POD LUPOU

Co jsou to skutečně

MPS a co vám přinesou? Zatímco u nás zůstává koncept služby Managed Print Services stále velmi nepochopený, celosvětově se jedná o nejvýraznější trend v oblasti kancelářského tisku, který se vyplatí neignorovat.

Služby MPS – prodejní trik nebo efektivní služba? Říkáte si, že služby MPS jsou další marketingovou strategií výrobců tiskových technologií, jejímž cílem je větší prodej multifunkčních tiskáren? Že platba za kopie a pronájem kopírek je zde již 20 let, tedy že služby MPS nejsou nic nového, a nevidíte důvod měnit způsob, jakým zajišťujete své potřeby tisku a kopírování dnes? Pak reagujete jako většina českých firemních zákazníků a právě

vám je určeno toto vydání MPS Navigatoru. Jeho hlavním smyslem je poskytnout vám jasné sdělení o tom, co jsou to služby MPS, jaké benefity přinášejí zákazníkům a co se na tomto poli nabízí v ČR. Na úvod je třeba objasnit, co jsou, anebo ještě lépe co nejsou, služby Managed Print Services. Volný překlad definice asociace MPSA (americká asociace poskytovatelů služeb MPS) zní takto: Aktivní správa

a optimalizace tiskových zařízení a souvisejících obchodních procesů. Jinak řečeno je to způsob efektivní správy tiskového parku externím dodavatelem. Rozhodně to tedy není jen pronájem tiskových zařízení, samotná platba za vytištěné stránky nebo optimalizace, jak ji známe v českém podání, tedy přijít a navrhnout, jak jednu značku tiskáren nahradíme jinou.

Zjednodušení práce

Jak jsou služby MPS zaváděny? S

polečnost Photizo Group představila již na sklonku minulého desetiletí svůj model zavádění služeb MPS do firem jako proces, který obvykle zahrnuje 3 fáze. V první fázi je cílem zákazníka získat kontrolu nad doposud neřízeným tiskovým parkem, zprůhlednit jeho náklady a zjednodušit jeho správu. V další fázi pak následuje optimalizace tiskového prostředí, tedy úprava skladby tiskových zařízení za účelem snížení nákladů. V poslední fázi je pak optimalizované prostředí využito ke zlepšení procesů. Pojďme se nyní podívat na to, jak to může vypadat v praxi.

Fáze 1: získání kontroly nad tiskovým parkem

Společnost, která poslední dvě desetiletí nakupovala různé tiskové technologie bez ucelené strategie, často podobně jako 90 % společností neví, jaké jsou její skutečné náklady na tisk (zdroj: Buyers Laboratory). Po předání správy tiskového parku poskytovateli služeb MPS dostane zákazník zpravidla poprvé jasnou informaci o skutečných a kompletních přímých nákladech na tisk v podobě ceny za vytištěnou stránku. Díky zavedení služeb MPS získává přehled o jejich zdrojích a zároveň také první úspory pramenící z konsolidace dodavatelů produktů a služeb pro tisk a z racionalizace použití stávající tiskové techniky. Outsourcovaná správa tiskového parku založená na vzdáleném monitoringu tiskáren, kopírek a faxů umožňuje dodávat zákazníkovi potřebné produkty a služby automatizovaně a s garancí zajištění provozuschopnosti tiskového parku.

4


Snížení nákladů až o 30 %

Vyšší dostupnost tisku, zlepšení funkcionality

Zprůhlednění nákladů na tisk

Více o přínosech MPS čtěte na str. 6

Fáze 2: nasazení pravidla 4S pro optimalizaci Díky lepším informacím o použití tiskového parku, které vznikají jako vedlejší produkt monitoringu tiskového parku, je nyní zákazník spolu se svým poskytovatelem služeb MPS schopen přistoupit k rozumné optimalizaci tiskových parků. Na rozdíl od analýz, které jsou často vedeny výrobci a jednobarevnými dodavateli tiskových řešení za účelem prodeje techniky, se optimalizační projekty postavené na předešlé správě stávajícího tiskového parku opírají o reálnou

znalost prostředí zákazníka. Mají tedy potenciál naplnit smysl optimalizace tiskového prostředí, tedy dosáhnout úspory jak přímých nákladů na tisk (to jsou ty, za které dostává zákazník faktury), tak i nákladů nepřímých (mzdových nákladů, nákladů sdílených, jako jsou náklady na elektrickou energii, pronájem, zajištění infrastruktury IT a dalších nákladových položek reálně navyšovaných tiskem). Kompetentní poskytovatel služeb MPS zdokumentuje skutečné současné náklady na

tisk a navrhne, jak využít stávající techniku a případně novou techniku tak, aby bylo dosaženo nižší ceny za stránku vytištěných dokumentů. V závislosti na míře osvícenosti a přístupu zákazníka k inovacím dochází k implementaci navrženého tiskového řešení podle pravidla 4S: dosažení správného počtu správných tiskových zařízení, která jsou správně umístěná a správně používaná. Druhá fáze přináší zákazníkům asi nejhmatatelnější přínosy v podobě redukce přímých (fakturovaných) nákladů o 10 až 30 %.

Fáze 3: zlepšením oběhu dokumentů k hladším firemním procesům

Logickou nadstavbou druhé fáze je využití již zracionalizovaných tiskových technologií ke zlepšení obchodních procesů, které jsou snad od nepaměti spojeny s oběhem dokumentů. Multifunkční stroje totiž již dávno pouze nechrlí stovky papírů, ale umožňují elektronizaci dokumentů a řízení jejich oběhu v organizaci. Zákazník tak například přechází na skenování transakčních dokumentů, jako jsou faktury, automatizaci jejich oběhu za účelem schválení, zaúčtování a proplácení. Výsledkem tohoto přístupu je pak značné zjednodušení rutinních operací a procesů zahrnujících schvalovací činnosti, k nimž jsou potřebné jakékoli dokumenty.

5


HLAVNÍ TÉMA

MPS POD LUPOU

Čtyři hlavní benefity, které vám služby MPS přinesou MPS přinášejí snížení nákladů, jejich zprůhlednění, zvýšení dostupnosti tisku pro uživatele a zjednodušení práce všem, kdo se o tiskový park starají.

1 nížení

PŘÍMÉ NÁKLADY = cena za stránku

J

ak služby MPS sníží přímé náklady, které tvoří zejména pořizovací cena zařízení, cena spotřebních materiálů, papíru, servisních služeb a preventivní údržby? Skutečně v praxi funguje to, že když budeme platit za stránku, zaplatíme méně, než kdybychom platili tiskové kazety a servis? Při zajištění tisku formou služby MPS dochází obvykle ke konsolidaci dodavatelů. Ekonomové by efekt z toho plynoucí pojmenovali jako úsporu z rozsahu, nákupčí by řekl, že je to množstevní sleva.

S až ů d a l k á n o 30 %

Výrobci vám dají „slevu“ Zde se krásně naplňuje české pořekadlo, že je lepší vrabec v hrsti než holub na střeše. Většina služeb MPS totiž pro jejich poskytovatele představuje mnohem dlouhodobější spolupráci se zákazníky, než je jednorázová transakce typu nákup tiskové kazety nebo oprava tiskárny. Proto mají obchody se službami MPS značnou podporu již samotných výrobců tiskových technologií. Ti dnes velmi často vyrábí modely tiskových zařízení, které jsou určeny výhradně pro obchody zajištěné smlouvou a dodávané koncovým uživatelům formou kontrolované distribuce přes specializované obchodní partnery nebo přímým prodejem. Tyto modely tiskáren mají nižší pořizovací ceny a hlavně nižší provozní náklady než srovnatelné stroje ve volné distribuci. Společnost Hewlett-Packard pak svého vrabce v hrsti materializuje tak, že jestliže existuje tonerová kazeta s označením Q7551A, existuje také kazeta s označením Q7551AC. Právě „C“ na konci produktového čísla označuje, že kazeta je distribuována kontrolovaně, výhradně prostřednictvím specializovaných partnerů a výhradně pro obchody zajištěné smlouvou MPS, ve kterých zákazníci platí za vytištěné stránky. Kazeta s céčkem na konci je znatelně levnější a tato sleva se přímo přenáší na koncového zákazníka. Skutečně tak platí, že pokud si zákazník pořídí tiskárnu a sám si do ní nakupuje tiskové kazety, přijde ho jedna stránka dráž, než když bude platit za vytištěné stránky.

6

Služby MPS a neoriginální kazety – laciný trik či reálná alternativa? Existuje ještě další zdroj úspory na spotřebních materiálech, který se ve službách MPS ve světě hojně využívá, a tím je nasazení neoriginálních tiskových kazet. Můžete si říci, že takovou úsporu si dokážete zajistit sami prostým nákupem renovovaných kazet. Dokážete to ale skutečně s garantovanou servisní odezvou a s převzetím závazku udržovat dlouhodobě tisková zařízení v plně provozuschopném stavu? Významní čeští renovátoři tiskových kazet vám mohou nabízet garanci bezpečí vaší tiskárny. Neboli pokud jejich kazeta poškodí tiskárnu, oni ponesou náklady na opravu. V takové garanci se ale nemluví o těžko postižitelném celkovém zkrácení životnosti tiskárny. Na druhou stranu, pokud se zamyslíte nad nasazením neoriginálních kazet ve službě MPS, eliminujete jakákoli rizika, jako je poškození stroje nebo nižší výtěžnost tiskové kazety tím, že platíte za kvalitně vytištěné stránky, nikoli za tonerové kazety, opravy, údržbu nebo nákup nového zařízení, když to původní doslouží dříve, než jste předpokládali.

Zmenší se objem tištěných dokumentů Známá manažerská poučka říká, že co se měří, to se zlepšuje. A platí to i v případě tisku. Jestliže v současnosti nikdo nesleduje, co se dnes tiskne a kolik to stojí, je nadmíru jasné, že dochází k plýtvání. Jakmile dojde ke zprůhlednění nákladů na tisk, které služby MPS jednoznačně přinášejí, začnou se uživatelé k tisku chovat rozumněji.

Stránky budou směrovány na levnější zařízení Dojde-li při zavedení služeb MPS na optimalizaci tiskového prostředí, téměř jistě přestanete posílat černobílé stránky na barevná zařízení s vysokou cenou za černobílou kopii, budou eliminována redundantní zařízení, která poskytují stejnou funkčnost, ale za vyšší cenu za stránku než jiná ekonomičtější zařízení ve firmě, a přestanete tisknout barevně to, co rozhodně barevné být nemusí. Dojde totiž k tomu, že ve firmě bude dle principu 4S správný počet správných zařízení, na správných místech a budou správně používána. I když zůstanou ostatní faktory ovlivňující cenu stránky konstantní, jen pouhou optimalizací tiskového parku dojde ke snížení ceny za stránku.

NEPŘÍMÉ NÁKLADY =

N

epřímé náklady nejčastěji nabývají formu mzdových nákladů. Ať se jedná o čas office manažerů, pracovníků IT nebo například účetních, máme tendenci tyto skryté náklady nevidět nebo je bagatelizovat. Uspořit se přitom dá tím, že eliminujete nebo alespoň redukujete činnosti, které mohou zajistit počítače a efektivnější odborníci.

Využijte lidi lépe, než k hlídání tonerů Začíná to již eliminací hlídání tiskových kazet a dalších spotřebních materiálů. Víte o tom, že multifunkční barevná tiskárna má až 12 různých spotřebních materiálů? Opravdu chcete „hlídat“ stav všech těchto materiálů ve všech zařízeních, objednávat zásoby, za tyto zásoby materiálu zodpovídat a zpracovávat administrativní agendu, která s tím souvisí? Věděli jste, že činnosti související s výměnou jediné tiskové kazety zaberou v průměru 23 minut čistého času všech osob, které se na tom podílí (zdroj: Gartner Group)? Přitom dnes existují technologie, díky nimž mají poskytovatelé služeb MPS přehled o všech spotřebních materiálech, a pomocí sofistikovaných aplikací včas vyhodnotí, do kterých tiskáren jejich zákazníků a kdy je třeba dodat jaké tiskové kazety, aniž by o jejich potřebě dodání měl zákazník sebemenší tušení.

Poruchy nesníží produktivitu uživatelů Poskytovatelé služeb MPS spoří nepřímé náklady svým zákazníkům také tím, že předcházejí poruchám strojů díky pravidelné, automaticky iniciované preventivní údržbě


(nejen) čas vašich lidí tiskových zařízení a díky okamžitému předání zprávy o chybovém stavu tiskového zařízení poskytovateli služeb MPS bez účasti zákazníka. Na základě tohoto hlášení dodavatel zahajuje opravu. Díky těmto postupům je minimalizována doba nedostupnosti tiskového zařízení kvůli poruše či opravě, což má přímý dopad nejen na čas osob, které se o tiskárny starají, ale především na produktivitu uživatelů zařízení.

Zjednodušené rozúčtování nákladů vám ušetří čas

Úsporu času na straně zákazníka přináší také nový a jednodušší způsob vyúčtování služeb. Místo samostatných faktur na spotřební materiály, opravy a případnou preventivní údržbu, a dokonce místo měsíčních odpisů hmotného investičního majetku, dostává zákazník od svého poskytovatele služby MPS fakturu za vytištěné stránky členěnou podle zařízení či oddělení. Odpadá tak práce s mnoha doklady a s alokováním nákladů.

Úspora za elektřinu Díky dosažení stavu správného počtu tiskových zařízení v organizaci a řízené obnově tiskového parku se časem zbavíte zbytečných žroutů elektrické energie, kterými tiskárny zapékající toner na papír rozhodně jsou, zejména pak ty starší.

V

2 ní ě n d e l h ů

íte, proč se ve firmách plýtvá? Protože se neví a neřeší, co kolik stojí. Jedna z otázek, kterou konzultant služeb MPS klade zákazníkům, když se snaží vyčíslit jejich náklady na tisk, se týká výše částky, kterou platí za servis a údržbu tiskáren. V naprosté většině případů zákazník odpovídá, že to není schopen říci, protože vždy objedná a zaplatí servis dle potřeby a fakturu předá do účtárny a také tvrdí, že to jsou zanedbatelné náklady. Právě tito zákazníci jsou ideální cílovou skupinou „opravářů“ tiskáren. Ekonomičtěji se zákazníci nechovají ani ke spotřebním materiálům. Prodejci tiskových náplní, kteří se také zabývají sběrem či výkupem prázdných kazet, by mohli potvrdit, že mezi tímto „odpadem“ je relativně vysoké procento náplní, které nejsou plně spotřebovány. Jak je to možné? Je to jednoduché. Tiskárna v jistý okamžik zobrazí zprávu Toner Low nebo jí podobnou a pak už je jen na zodpovědnosti a zkušenostech uživatelů, zda skutečně onen zbývající toner skončí na papíře nebo jako odpad. Podobně je tomu se sledováním vytížení tiskových zařízení. Společnosti často zakoupí nákladné multifunkční zařízení, které pak měsíčně odepisují a už si neuvědomují, že na toto zařízení s relativně nízkou cenou za stránku tisknou minimální počet stran, jelikož pohodlní uživatelé trvají na svých lokálních tiskárnách s cenou za stránku 2krát až 3krát vyšší.

Zpr ladů nák k na tis

Se službami MPS budete vědět, za co platíte

Jak tedy služby MPS zvýší transparentnost nákladů na tisk? Tak především veškeré přímé náklady na tisk budou vyjádřeny jako konečná smluvní cena za vytištěnou stránku. V této ceně budou veškeré náklady na všechny spotřební materiály, náhradní díly, opravy, preventivní údržbu, dopravu, alokaci nákladů a další nasmlouvané služby. Měsíční fakturace poskytovatele služeb MPS může také zahrnovat pronájem tiskových zařízení. Veškeré náklady jsou prostě předem známé a pevně dané.

Známé náklady lze adresovat jejich zdrojům S pevně danou cenou za stránku lze pak počítat v rozpočtech, hlavně ale cena umožňuje přesně adresovat náklady na tisk jejich zdrojům. V závislosti na tom, jak strukturuje daná organizace své náklady, je možné náklady adresovat oddělením, hospodářským střediskům, projektům nebo samotným uživatelům. Prakticky to může vypadat tak, že na konci měsíce přijde do firmy faktura za vytištěné stránky a s ní přehledný report toho, kolik které oddělení „protisklo“. Manažer IT pak jednoduše tento report předá vedoucím jednotlivých oddělení a účetní zaúčtuje reálné náklady každého střediska. Vedoucí jednotlivých oddělení mohou navíc dostat do ruky report nákladů s přesností na projekty či uživatele a zvážit, zda jsou takové náklady oprávněné.

7


HLAVNÍ TÉMA

3

MPS POD LUPOU

N

ejdražší nákladovou položkou prakticky každé organizace jsou mzdové náklady. Je proto důležité, aby tiskový park podporoval produktivitu zaměstnanců, nikoli aby jim komplikoval práci tím, že kvůli výpadkům zařízení způsobeným poruchou, chybějícím spotřebním materiálem nebo kvůli jinému nedostatku museli měnit postupy práce. Rovněž je zbytečné, aby v době dostupné technologie digitalizace dokumentů trávili zaměstnanci svůj drahý čas stěhováním stohů papírů po kancelářích nebo poštou. Rozumné nasazení multifunkčních strojů umožní uživatelům skenovat dokumenty do e-mailu, adresáře nebo spouštět přímo z displeje stroje automatizované procedury distribuce a zpracování dokumentů.

nost p u t s o d Vyšší lepšení tisku, z nality funkcio

jednodušení práce všech, kteří se starají o tiskový park, jsme se věnovali již výše v části o nepřímých nákladech, protože tato práce je především nákladem společnosti. Její zjednodušení si tedy pouze shrneme do stručného přehledu změn, které služby MPS přinesou. Po jejich zavedení již nikdo nemusí: ■ „hlídat“ dostatečnou zásobu tiskových náplní a papíru. ■ tvořit objednávky, telefonovat a řešit s dodavateli objednávky. ■ pamatovat na preventivní údržbu, a přesto (nebo možná právě proto) bude realizována. ■ zodpovídat za zásoby tiskových kazet v hodnotě desítek tisíc korun. ■ hlásit poruchy strojů, které stroj oznámí na displeji. ■ řešit opravy porouchaných tiskáren. ■ „pitvat“ příchozí faktury dodavatelů, aby je spravedlivým dílem rozdělil mezi kolegy. ■ kontaktovat interní podporu IT, když si neví rady se strojem, obrátí se rovnou na HelpDesk poskytovatele služby MPS. ■ hlásit stavy počítadel kopírek dodavateli. ■ zkoumat, zda jsou stroje využívány co nejlépe, to za zákazníka činí poskytovatel služeb MPS. ■ účtovat odpisy velkých strojů. ■ účtovat, schvalovat a proplácet více než jednu fakturu měsíčně. 

Zjed ráce p

8

poskytovatel služeb MPS Nezávislost na jediné značce Pokud nejste přesvědčeni, že stav vašeho tiskového parku vyžaduje radikální řešení, tedy „vyhrnout“ vše, co máte, a nasadit novou techniku, pak byste si měli vybrat spíše nezávislého poskytovatele služeb MPS. Tedy nezávislého na jediné značce. Výrobci a jejich dealeři, chcete-li koncesionáři, totiž budou logicky cílit na jednobarevnost tiskového parku.

Vzdálená správa tiskových parků Váš dodavatel služeb MPS musí disponovat specializovaným softwarem pro vzdálený dohled nad tiskovým parkem. Nenechte se přitom unést pocitem, že se jedná o nástroje, jako je například Web Jet Admin, které používá vaše oddělení IT již dnes třeba pro instalaci ovladačů nebo zjištění stavu tiskových náplní. Nástroje určené pro zjednodušení správy tiskáren pracovníky IT nejsou stejné jako nástroje pro management tiskových flotil čítajících tisíce tiskových zařízení desítek různých značek. Takové nástroje rozhodně nejsou distribuovány zdarma výrobci, ale jsou velmi nákladnou vstupní bariérou pro každého poskytovatele služeb MPS. Jsou tedy jedním ze znaků odlišujících rádoby poskytovatele služeb MPS od těch skutečně profesionálních. Vzdálený monitoring musí být schopen předávat poskytovateli informace o stavech spotřebních materiálů, chybové hlášky tiskáren, stavy počítadel tiskových zařízení a další cenné informace nepřetržitě. Software musí mít vysoké bezpečnostní standardy a nesmí zatěžovat interní infrastrukturu zákazníka.

Servisní kapacity, Service Level Agreement (SLA) Váš poskytovatel služeb MPS musí disponovat servisními kapacitami pro záruční

a pozáruční servis více značek tiskových technologií ve všech potřebných lokalitách. Kvalitní služba MPS se vyznačuje jasně definovanou úrovní poskytovaných servisních služeb. Smlouvy obvykle pracují se dvěma diametrálně odlišnými pojmy popisujícími servisní odezvu – zahájení opravy a dokončení opravy. Zákazníci bohužel tyto termíny často nerozlišují. Kvalitní SLA by mělo také určovat, kdy bude porouchané zařízení nahrazeno náhradním.

Špičková logistika Zajištění včasné dodávky potřebných materiálů a služeb klade vysoké nároky na logistické postupy a skladové kapacity poskytovatele služeb MPS, na kterého se chcete plně spolehnout. Takže úplně jinak něco takového zvládne dodavatel, který je schopen dodávat široké spektrum produktů a služeb ve velkých objemech, než někdo specializující se více méně na jedinou značku tiskových technologií.

Průběžná optimalizace Součástí služeb MPS je i optimalizace tiskových parků. Nejedná se pouze o jednorázovou analýzu, po níž následuje návrh úprav ve skladbě tiskáren, kopírek a faxů. Jedná se především o schopnost průběžně vyhodnocovat využití a náklady tiskových technologií. Při výběru poskytovatele služeb MPS byste si měli ověřit, zda má dodavatel prokazatelné výsledky v optimalizaci tiskových parků, jasné know-how a také technologii optimalizace tiskových parků. Jedna věc je schopnost o tom poutavě vyprávět a srovnat náklady na jednotlivé tiskárny v excelové tabulce a druhá věc je jasná technologie, čili postup vyhodnocování využití a nákladů tiskových parků, kvalitní softwarové vybavení pro simulaci různých scénářů a jejich srozumitelný reporting v rukou konzultantů s prokazatelnými výsledky práce. 

Text: Tibor Brunclík Snímky: ISTOCK a archiv TE

4 í nodušen

Z

Co by měl nabídnout váš


JINÉ POHLEDY

MPS POD LUPOU Poskytovatelé služeb Managed Print Services tvrdí, že dokážou snížit vaše náklady na kancelářský tisk a kopírování o 30 %. To pro typickou organizaci se 100 zaměstnanci znamená úsporu 15 000 eur za rok. Je to opravdu možné, nebo to má nějaký háček? Je to něco, co by vaše společnost měla zvážit? Možná si myslíte, že služby MPS jsou jen pro velké podniky, ale nehodí se také pro středně velké a menší organizace? Steven Swift je nezávislý konzultant, který zastával seniorské pozice v odvětví tisku a zobrazování v uplynulých 20 letech. Je také Preferred Consulting Partner společnosti Photizo Group v Evropě.

Steven Swift o službách MPS v Evropě:

Ušetřete na nákladech a produktivitu vaší organizace V

tomto článku se pokusím demystifikovat služby MPS, vysvětlit, co to je, jaké jsou potenciální výhody a jak využít jejich možností pro vaši organizaci. Nejdříve mi ale dovolte položit jednu otázku. Víte, kolik tiskáren vaše společnost vlastní a kolik utratíte za tisk a správu dokumentů? Nezávislé audity u široké škály organizací v mnoha evropských zemích ukázaly, že většina neví, a ti, kteří si myslí, že ví, jsou překvapeni, když jsou jim předložena přesná čísla. Téměř vždy totiž odhadují výrazně nižší počet tiskáren a nižší částky, které vynakládají. Bylo zjištěno, že organizace, které neadaptovaly služby MPS, mají v průměru jednu tiskárnu na každé tři zaměstnance a za tisk utratí průměrně asi 500 eur za 1 rok. Možnosti tiskového parku nejsou většinou plně využity a zároveň absence jasné strategie a infrastruktury způsobuje, že služby poskytované uživatelům jsou často nedostačující. Takže nejenže náklady jsou vyšší, než je nutné, ale i produktivita zaměstnanců trpí. Proč většina organizací neví, kolik utratí za tisk, a proč tomu nevěnuje větší pozornost? Existuje mnoho důvodů, ale tím hlavním je především fakt, že zodpovědnost za tisk je zpravidla rozdělena mezi mnoho různých lidí v organizaci, a na tisk se tradičně pohlíží jako na funkci s nízkou prioritou. Změny v technologiích a pracovních procesech v posledních letech, zejména splývání tisku

10

Celkové výdaje za služby MPS v regionu EMEA (Evropa, Střední východ, Afrika) v milionech dolarů. Zdroj: 2011 Photizo Group MPS Market Forecast Study

a kopírování, však vytvořily možnosti zefektivnit správu dokumentů a tím snížit náklady a zvýšit produktivitu zaměstnanců. Služba MPS je jednoduše proces, který vám umožní získat přehled a spravovat celkovou produkci dokumentů ve vaší společnosti. Běžně to začíná vyhodnocením a zprůhledněním současného stavu a nákladů, následují návrhy na optimalizaci tiskového parku s cílem snížit náklady upravením počtu a typu zařízení, zvýšit produktivitu zjednodušením infrastruktury a poskytovat lepší uživatelskou podporu.

Ve většině případů organizace svěří tuto odpovědnost externímu expertovi na tisk, ale existují společnosti, které si to organizují samy. Jakmile je dosaženo základní optimalizace tisku, jsou zde další možnosti, jak využít výhody zavedení nástrojů pro správu tisku, například funkce follow-me, která činí tisk pohodlnějším pro uživatele a která redukuje objem zbytečného tisku. V evropských organizacích zmiňovaných výše byla průměrná úspora 34 % a počet používaných tiskáren se u nich snížil téměř o 70 %. Výhody ale výrazně přesahují pouhé úspory na přímých


zvedněte adaptovány většinou velkými společnostmi. Ale obrovský rozvoj šíře sortimentu a funkcionality softwarových nástrojů pro správu tiskáren pomohl zjednodušit a automatizovat procesy, takže služby MPS mohou být efektivně implementovány do středních a malých společností. Což jsou v současnosti také místa, kde se v Evropě odehrává nejrychlejší růst. A to mě přivádí k poslednímu bodu, tedy k zodpovězení otázky, ke komu jít pro nabídku služeb MPS. Všichni hlavní a známí výrobci tiskáren a zařízení MFP mají velmi profesionální

programy služeb MPS. Ale nejrychlejší růst, především pro středně velké a menší firmy, se odehrává u nezávislých poskytovatelů služeb MPS. Ti totiž mají podstatnou výhodu v tom, že většinu svých výnosů získávají za služby, které poskytují uživatelům, a jsou méně závislí na prodeji přístrojů a spotřebního materiálu. To znamená, že mohou zaujmout nezávislé a někdy nákladově efektivnější stanovisko a například využít některá ze stávajících zařízení zákazníka od různých výrobců, místo aby se snažili nahradit je vlastními přístroji. 

Snímky: Istock a archiv TE

nákladech. Zefektivnění a zjednodušení tiskové infrastruktury obvykle zvýší spolehlivost a dobu provozuschopnosti zařízení, a tím zajistí lepší zákaznický servis a produktivitu. Není tedy překvapující, že služby MPS velmi rychle rostou a jsou na dobré cestě k tomu, aby se staly standardním způsobem nákupu kancelářského tisku. Další výhody služby MPS přinášejí pro oddělení IT, která obvykle zajišťují podporu tiskáren. Nezávislé výzkumy ukázaly, že něco mezi 10 až 20 % hovorů do centra podpory IT tvoří dotazy týkající se tisku. Při implementaci služeb MPS počet těchto hovorů klesá a navíc jsou vyřizovány poskytovatelem služeb, čímž se uvolní průměrně 10 % času zaměstnanců IT, kteří se mohou soustředit na důležitější úkoly. Dobrý poskytovatel služeb MPS nejen optimalizuje tiskový park, ale také soustavně poskytuje podporu pro zajištění kompletní průhlednosti a kontroly, a identifikuje další příležitosti pro zlepšování podle toho, jak se mění potřeby uživatelů a jak se vyvíjejí nové technologie. A toto může zahrnovat více než produkci dokumentů. Způsob, jakým se dokumenty tisknou, často poskytuje náhled do souvisejícího pracovního toku, a to může pomoci identifikovat další a ještě významnější možnosti pro zdokonalení, například zlepšení efektivity pracovních procesů a odstranění zbytečného tisku. Teď si možná říkáte, že služby MPS zní jako řešení pro velké a sofistikované organizace, ale ne pro vás. Je pravda, že když služby MPS před více než deseti lety začínaly, byly

Rapidní růst v segmentu malých a středně velkých firem. Zdroj: 2011 Photizo Group MPS Market Forecast Study

11


ROZHOVOR

1. Co na poli MPS nabízejí výrobci tiskových technologií

Jaká je vaše definice služeb Managed Print Services?

Aleš Bráza OPS Business Development Manager, Czech Republic and Slovakia, Hewlett-Packard s.r.o.

1.

Managed Print Services jsou především služby. Tedy něco, co zákazníkovi umožní bezproblémově pracovat s dokumenty (vytvářet je, zpracovávat, distribuovat či je archivovat). Přirovnal bych to k návštěvě dobré restaurace, kde se nemusíte starat, z jakých surovin kuchař jídlo připravil, a dostanete ho kvalitně zpracované, podle vaší chuti, naservírované ochotným personálem v příjemném prostředí a navíc ještě s dobrou hudbou. Neřešíte tak, kde sehnat kvalitní maso, abyste si mohli připravit steak, zda máte vhodnou pánev na jeho přípravu

a čerstvé přílohy. Ani to, jestli jste dostatečně dobrý kuchař, který steak zvládne připravit tak, aby chutnal. Služby Managed Print Services zkrátka umožňují zákazníkům pracovat s dokumenty ve fyzické i elektronické podobě bez nutnosti HW, SW a personálních investic za podpory externího dodavatele, který zajišťuje bezproblémovost celého procesu práce s dokumenty v dané společnosti přesně podle potřeb a přání klienta. A klient platí jen za to, co skutečně využívá.

2.

Společnost Hewlett-Packard nabízí dva modely služeb Managed Print Services. Model, který je určen pro větší korporátní a privátní zákazníky i státní správu, obsahuje nabídku řízení tisku, skenování, kopírování, stejně tak jako řízení podatelen, reprografických center, zpracování elektronických dokumentů, archivaci a vytěžování dat. Je to komplexní služba. Autorizovaní partneři mají možnost za podpory společnosti HP nabízet služby Managed Print Services pro menší společnosti, které potřebují primárně zajistit optimalizované tiskové prostředí. V tomto případě společnost HP poskytne HW a SW,

spotřební materiál a část zahrnující službu (dodávka a správa HW, spotřebního materiálu, případně účtovacího SW), fakturace a SLA jsou na partnerovi.

3.

Podle mého názoru jsou služby Managed Print Services vhodné jak pro velké organizace (řádově tisíce zaměstnanců), tak pro střední i menší firmy (desítky zaměstnanců). Dokonce jsem přesvědčen, že v mnoha menších společnostech je efekt zavedení řízených tiskových služeb vyšší než ve velkých korporátních firmách a přináší zajímavější ekonomické přínosy. V neposlední řadě vede zavedení takového typu služeb v menších společnostech často k zefektivnění a zrychlení práce s dokumenty a tím k úspoře času zaměstnanců a zvýšení efektivity jejich práce a k úsporám v nepřímých nákladech vynaložených na dokumentové procesy těchto firem. Samostatnou kapitolou je zavádění služeb MPS ve státních institucích, kde zatím není příliš rozšířené. Kromě efektů, které jsem již zmiňoval, přináší zavedení služeb MPS v takovýchto institucích hlavně zpřehlednění nákladů na tiskové a dokumentové

Antonín Brož ředitel přímého prodeje společnosti Canon CZ

absolvují důkladná školení a zvyšují si potřebnou kvalifikaci v oblasti služeb Managed Print Services. Klíčové milníky jsou samozřejmě certifikovány přímo společností Canon Europe.

1.

Služby MPS v pojetí společnosti Canon představují flexibilní řešení, které jde za hranice pouhého tisku a kopírování. Vše začíná důkladnou analýzou současného stavu tiskového řešení následovanou návrhem optimalizace, jejíž primární cíl je především úspora nákladů a času zákazníka.

3.

2.

4.

Nabízená škála služeb je shodná v obou případech. Záleží tedy jen na zákazníkovi, kterou formu bude preferovat. Jak reprezentanti přímého prodeje společnosti Canon CZ, tak zástupci partnerského prodeje pravidelně

12

Tiskové procesy jsou v některých společnostech stále považovány za sekundární nákladovou položku a někdy je opravdu zajímavé, kolik nákladů a času dokáže společnost vhodnou optimalizací ušetřit. Z tohoto pohledu si myslím, že služby MPS jsou vhodné pro všechny společnosti, které přesáhnou určitý měsíční objem tisku. Přesná segmentace vychází až z důkladné analýzy tiskového prostředí. Ke komplexnímu řízení, monitoringu a vyhodnocování tiskových procesů využíváme náš interní software Uniflow, který byl vyvinut pro potřeby společnosti Canon a patří mezi špičky v oboru. Vzhledem k tomu,

2. Co na poli služeb MPS

nabízíte v přímém obchodním modelu a co v prodeji přes partnerský kanál?

procesy a tím možnost jejich kontroly, která předtím mnohdy prakticky neexistovala.

4.

Co se týče přímého obchodního modelu, nabízíme především SW SafeCom, ale dokážeme implementovat jakýkoli dostupný a certifikovaný systém zabezpečení tisku a řízení nákladů. Partneři mají možnosti neomezené.

5.

Na poli document workflow a komplexních dokumentových procesů nabízíme škálu produktů a řešení zahrnující implementaci jednoduchých DMS systémů pro malé a střední firmy až po implementaci komplexních DMS služeb a rozsáhlých renomovaných SW produktů (Documentum, Extream).

6.

Protože společnost HP stále zůstává výrobcem, jehož škála tiskového HW je nejširší jak technologicky, tak z hlediska počtu a kategorií modelů. 

že se jedná o modulární software, záleží jen na zákazníkovi, jaké má ve své společnosti priority.

5.

Společnost Canon, jako jeden z mála výrobců, disponuje opravdu širokým portfoliem produktů, díky kterým je schopna pokrýt všechny klíčové fáze oběhu dokumentů, od jeho pořízení v profesionální kvalitě až po digitální archivaci.

6.

Snažíme se dělat maximum, aby si nás zákazníci vybírali pro naše kvalitní služby, prokazatelné výsledky optimalizace u klíčových společností jak v České republice, tak v Evropě, a zázemí silného nadnárodního partnera s individuálním přístupem ke každému zákazníkovi. 


stále vhodné jen pro velké organizace, nebo již pro ně dozrál čas i v segmentu středních a menších zákazníků (SMB)? Jaká je vaše definice SMB?

zabezpečení tisku a řízení nákladů poskytujete zákazníkům, ať již v přímém obchodním modelu nebo prostřednictvím svých partnerů?

Radek Cinádr MPS Manager, společnost OKI Systems (Czech and Slovak), s.r.o.

1.

V praxi je možné pro pojem Managed Print Services najít celou řadou definic. Služby MPS společnosti OKI bychom mohli charakterizovat jako kompletní sadu složenou z analytických nástrojů, vlastních tiskových zařízení a podpůrných softwarových nástrojů a z navazující infrastruktury zajišťující servis, objednávky spotřebního materiálu, fakturování apod. Výstupem kvalitně zpracovaného projektu služeb Managed Print Services je potom optimální pokrytí tiskových potřeb koncového zákazníka.

2.

Produkty společnosti OKI se prodávají nepřímo. Obchody s tiskovými zařízeními a spotřebním materiálem probíhají výhradně prostřednictvím sítě obchodních partnerů. Ti totiž znají koncového zákazníka nejlépe, mají k němu

Antonín Masojídek XPS and XPPS product manager, XEROX CZECH REPUBLIC s.r.o.

1.

Služby MPS jsou konzultačními společnostmi přesně vymezeny a ve společnosti Xerox jsme si dali za cíl poskytovat je v plné šíři. Kontrakt typu služeb MPS má tyto vlastnosti: ■ Je víceletý a s platbou za každou vytisknutou stranu. ■ Tisková zařízení jsou pokud možno v pronájmu. ■ Provozuschopnost všech

na poli zlepšení firemních procesů pomocí document workflow / document managementu?

6. Proč by si zákazníci měli

vybrat na poli služeb MPS právě vás?

nejblíže a k prodané „krabici“ většinou přidávají to „něco“ navíc, což je nadstandardní péče, osobní přístup atd. Prodej přes naše partnery tedy nadále zůstává prioritou, nicméně v oblasti služeb MPS je společnost OKI schopna zajistit péči o zákazníka v plné míře i vlastními prostředky.

5.

3.

Protože společnost OKI: ■ nabízí kvalitní a praxí prověřená tisková zařízení s unikátní technologií LED, kterou před 23 lety přinesla a představila tiskovému světu. ■ pokryje požadavky zákazníka širokým portfoliem zařízení, od nejmenších A4 černobílých až po velká A3 barevná, dále nabízí jehličkové tiskárny, POS tiskárny a faxy. ■ není „kolosem“ se složitými schvalovacími procesy a byrokratickými překážkami. ■ není v oblasti služeb MPS žádným nováčkem, má fungující systém a silné zázemí. ■ má v ČR a SR úspěšnou 20letou historii se sítí cca 150 partnerů, má množství lokálních zastoupení celosvětově, kořeny společnosti OKI jsou v Japonsku (rok 1881, zakladatelem Kibataro Oki). 

Naše zkušenost je taková, že služby MPS postupně pronikají i k menším zákazníkům. Nezřídka se totiž setkáváme s případy, kdy se ozve zákazník poptávající třeba jen jedno multifunkční zařízení formátu A4 v pořizovací ceně 10 000 až 15 000 Kč a chce ho provozovat v režimu MPS. Ohledně otázky na definici SMB, ve společnosti OKI definujeme tuto oblast jako firmy a společnosti, které nemají svého vlastního manažera IT.

4.

Společnost OKI nabízí zákazníkům jak proprietární řešení založená na nástrojích a technologiích společnosti OKI, tak řešení třetích stran, a to pro oba zmiňované obchodní modely. Zabezpečení tisku poskytuje společnost OKI zákazníkům už u nejmenších A4 zařízení. Řízení a sledování tisku je možné přímo na samotném zařízení bez nutnosti provozovat dedikovaný server, podpora serverových řešení (SafeQ, MyQ) je však ze strany společnosti OKI také zajištěna.

zařízení je proaktivně monitorována systémem vzdálené správy. ■ Dodávky spotřebního materiálu jsou automatické a zásahy techniků řízené přímo ze společnosti Xerox. ■ Uživatel má k dispozici jednotný helpdesk s možností komunikovat telefonem, e-mailem nebo přes webový portál. ■ Provádí se pravidelná (čtvrtletní) vyhodnocení provozu a následná průběžná optimalizace tiskového prostředí. ■ Zákazníkovi zasíláme detailní reporting poskytovaných služeb (mimo jiné vytížení strojů nebo dodržování servisních podmínek).

2.

5. Co zajímavého nabízíte

Služby MPS jsou k dispozici jak pro přímé zákazníky společnosti Xerox, tak pro zákazníky našich certifikovaných obchodních partnerů. V obou případech je poskytován shodný rozsah služeb. Služby MPS poskytované prostřednictvím přímého prodeje označujeme

Určitě možnost optimalizace firemních procesů, čili opakující se cyklus sestávající z analýzy, návrhu řešení, implementace a řízení tiskového nebo dokumentového prostředí ve firmě.

6.

zkratkou XPS (Xerox Print Services) a v partnerském prodeji zkratkou XPPS (Xerox Partner Print Services).

3.

Dlouholeté zkušenosti se službami MPS v segmentu TOP zákazníků nyní zúročujeme v partnerském prodeji do oblasti SMB, kde obliba těchto služeb neustále roste. SMB jsou pro nás střední a malé podniky, měřeno počtem zaměstnanců případně ročním obratem.

4.

Bezpečnost tiskového prostředí je na prvním místě. Konkrétně se o zabezpečení tisku stará originální technologie společnosti Xerox „Secure Print“, která umožní tisk dokumentu až po zadání uživatelského hesla u zařízení. Dále implementujeme autorizační systém SafeQ a jeho funkci Follow-me, popřípadě systém Equitrac s funkcí Follow-You.

profesionálem v oblasti dokument managementu, společností ACS. Nabídka společnosti Xerox je v této oblasti velmi široká, ale její konkrétnější popis je bohužel nad rámec tohoto článku.

6.

Jsme hrdi na statisíce spokojených zákazníků po celém světě. Konzultační společnosti IDC, Gartner, Quocirca a další nás pravidelně umisťují na přední pozice v kvadrantu nejlepších poskytovatelů služeb MPS. Máme jednu z nejlepších technologií vzdálené správy a služby zákazníkům jsou procesně do detailu propracovány. Korporátní zákazníci oceňují stejnou skladbu a kvalitu služeb v různých zemích, menší zákazníci získávají typ služeb, který byl v minulosti dostupný pouze velkým firmám. 

5.

Společnost Xerox se v nedávné době spojila se zkušeným

13

Připravil: Tibor Brunclík Snímky: archiv TE

3. 4. Jsou podle vás služby MPS Jaké technologie


PŘÍPADOVÁ STUDIE

Jak společnost Nedcon Bohemia s. r. o. přešla k službám Managed Print Services od společnosti Toner Expres

Automatizace = úspora času i peněz K

dyž v roce 2011 končila společnosti Nedcon Bohemia servisní smlouva s jejich dosavadním dodavatelem, rozhodla se vypsat výběrové řízení na nového dodavatele, který by převzal stávající tiskový park, doplnil ho novými stroji na pronájem a kompletně jej spravoval za účelem přenesení starostí a zodpovědnosti za tisk na dodavatele.

O 40 % levnější tisk Výběrového řízení se zúčastnili čtyři dodavatelé včetně společnosti Toner Expres, která nakonec řízení vyhrála. Zvítězila zejména díky propracovanosti a komplexnosti nabízených služeb servisně materiálového zajištění IQPrint*Komplet na stávající zařízení a IQPrint*Premium na nová zařízení, jimiž nahradila starší neekonomické tiskárny. Velkou výhodou zde byly automatizované dodávky spotřebního materiálu bez nutnosti předzásobování se, dále automatické odečítání stavů počítadel, které bylo doposud potřeba každý měsíc sbírat a odesílat dodavateli, a v neposlední řadě i cena nabízeného řešení, která vedla k úsporám až 40 % na každé vytištěné stránce.

O společnosti Nedcon Bohemia s.r.o.

Společnost NEDCON navrhuje, vyrábí a dodává moderní ocelové konstrukce pro velkosklady a automatizovaná distribuční centra. Vysoce variabilní, komplexní a kvalitní výrobky zajišťují společnosti NEDCON silnou pozici na mezinárodním trhu průmyslových skladových systémů pro mnohá odvětví. Společnost NEDCON je mezinárodní společnost s centrem v Nizozemsku a obchodními zastoupeními v řadě zemí Evropy i v USA. Česká dceřiná společnost Nedcon Bohemia s.r.o. se sídlem v Pardubicích vznikla v roce 1994, zaměstnává více než 200 zaměstnanců a je hlavním výrobním a logistickým centrem společnosti NEDCON.

Lepší firemní tisková politika Součástí dodaného řešení bylo i sepsání a zavedení firemní tiskové politiky. Ta zde sice existovala již dříve, ale její lepší rozpracování, sepsání a využívání doporučení, která z ní vyplynula (například defaultní nastavení černobílého tisku na barevných zařízeních), vedla k další úspoře nákladů. Uživatelé nyní více přemýšlejí

o využití barevného tisku, a tak již nedochází ke zbytečnému plýtvání. Díky spokojenosti s dodávanými službami chce společnost Nedcon Bohemia i v tomto roce dále rozvíjet spolupráci. Kromě dvou již

dodaných nových barevných multifunkčních zařízení plánuje obměnit i některé další starší tiskárny za nové se stejným modelem spolupráce na bázi služeb Managed Print Services od společnosti Toner Expres. 

Připravil: Michal Král Snímky: archiv TE

Odpovídá Václav Hrabaň – společnost Nedcon Bohemia s.r.o.  Co vás nejvíce motivovalo k přechodu ze standardního zajištění tiskového parku k službám Managed Print Services?

14

Byla to možnost pronájmu nových tiskáren místo jednorázové investice do zařízení. Dalším motivačním faktorem bylo, že se zbavíme starostí se servisem a s objednáváním spotřebního materiálu.

 Jaký je podle vás nejdůležitější parametr při výběru dodavatele služeb Managed Print Services? Především dobrý poměr ceny k výkonu za

poskytované tiskové služby, který jsme jednoznačně u společnosti Toner Expres našli.  Co hodnotíte s odstupem času jako největší přínos těchto služeb?

Zavedení tiskových služeb pro nás znamenalo především úsporu času, snížení nákladů na tisk, jejich lepší kontrolu a výrazné zjednodušení administrativy kolem fakturace. 


Jak skoncovat

JEDNOU VĚTOU...

NA ZÁVĚR

s plýtváním 1 2 3

6

Optimalizujte tiskový park – mějte správný počet správných zařízení na správných místech a používejte je správně.

7

Zaveďte svou firemní tiskovou politiku – vysvětlete uživatelům, jak mají vaše tiskárny používat, aby to bylo co možná nejekonomičtější.

Zjistěte, co máte, a jak to používáte.

Přeneste zodpovědnost za tiskový park na dodavatele a soustřeďte se na své klíčové projekty.

5

4

Získejte kontrolu nad tiskovými náklady a směrujte je tam, kde vznikají, ne do nákladů oddělení IT, které prakticky netiskne.

8

Soustřeďte se na celkové náklady na vlastnictví tiskového parku (TCO), nikoli jen na ceny spotřebního materiálu, které představují pouhých 17 % těchto nákladů.

Nepředplácejte si zásoby spotřebního materiálu – plaťte jen za to, co skutečně potřebujete, tedy za vytištěné stránky.

9

Domluvte si zdarma schůzku s konzultantem společnosti Toner Expres a nechte si ukázat, jak tato doporučení snadno převedeme do praxe. Volejte 234 003 908 nebo pište na e-mail mps@tonerexpres.cz.

15

Text: Michal Král Snímek: Istock

Přestaňte kupovat tiskárny – s největší pravděpodobností jich už nyní máte víc, než potřebujete.


MPS Navigator - 2/2012  

Téma čísla: Managed Print Services pod lupou

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you