DOKUMENTACJA BIUROWA

DOKUMENTACJA BIUROWA I JEJ RODZAJE

OBIEG PISMA

• Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

• Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Wyróżnia się m.in. tzw. akta spraw bieżących oraz załatwionych.

Akta spraw bieżących to sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia.

Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione.

• Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących, załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp.

Podział pism ze względu na nadawcę i adresata korespondencja przychodząca,

zewnętrzna, czyli pisma otrzymywane; korespondencja wychodząca, czyli pisma wysyłane; korespondencja wewnętrzna, czyli pisma wewnętrzne.

Podział pism ze względu na treść zawartą w dokumencie  pisma i notatki służące do wymiany myśli

i przekazywania informacji;  protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań;  sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń, przedstawiających relację z faktycznego stanu rzeczy;  polecenia (w charakterze zarządzeń, okólników, regulaminów) określające czynności do załatwienia i sposób ich wykonania.

Podział pism w zależności od pilności sprawy pisma zwykłe, które załatwiane są

w terminach zwyczajowo przyjętych lub określonych odrębnymi przepisami; pisma pilne przesyłane i załatwiane w pierwszej kolejności; pisma terminowe, które mają ustalony termin załatwienia.

Podział pism w zależności od sposobu przesyłania pisma przesyłane pocztą zwykłą; pisma przesyłane jako polecone;

pisma przesyłane pocztą ekspresową,

kurierską; pisma przesyłane drogą lotniczą; pisma przesyłane w postaci telegramów, telefaksów; pisma przesyłane siecią komputerową.

Podział pism ze względu na zapewnienie tajemnicy pisma jawne, tj. pisma nie zawiera-

jące żadnej tajemnicy pisma poufne, tj. pisma zawierające tajemnicę służbową; pisma tajne, czyli pisma zawierające tajemnicę państwową.

Podział pism ze względu na charakter dokumentu pisma, notatki i protokoły i inne

dokumenty stanowiące korespondencję biurową; wszelkie dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych np. rachunki, faktury

OBIEG PISMA • Obieg pisma to droga od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi

• Punkty zatrzymań to komórki organizacyjne uczestniczące w obiegu pism np. kancelaria główna, sekretariaty komórek organizacyjnych, kierownicy komórek, pracownicy załatwiający sprawę

ZASADY WŁAŚCIWEGO OBIEGU PISMA  liczba punktów zatrzymania, przez które

przechodzi podczas obiegu pismo, powinna być jak najmniejsza;  obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy;  droga obiegu pisma powinna być jak najkrótsza;  pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz;  stosować środki techniczne, dla skrócenia czasu wykonywania czynności manipulacyjnych.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Instrukcja kancelaryjna to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących:  zasady obiegu pism;  czynności sekretariatów w zakresie przyjmowania

i wysyłania pism;  tryb przesyłania i przydzielania pism do załatwienia;  tryb rejestracji pism i ich znakowania;  formy załatwiania spraw;  uprawnienia do podpisu;  zasady kontroli załatwionych spraw;  zasady przechowywania akt spraw bieżących i załatwionych.