PLANIFICACIÓN Lic. Victor Minetti Planificar es: Decidir donde se quiere llegar Que se quiere hacer para llegar Pensar antes de actuar, determinando:
Qué acción se necesita
Por qué necesita hacerse
Quién debe hacerla
Cómo debe hacerse
Donde debe hacerse
Cuando debe hacerse
NIVELES DE TOMA DE DECISIONES
POLÍTICA PLAN GENERAL PROGRAMAS PROYECTOS/ PLANES Y PROGRAMAS LOCALES
NIVEL POLÍTICO NIVEL POLÍTICO - TÉCNICO
NIVEL TÉCNICO
NIVEL TÉCNICO - OPERATIVO
ELABORACIÓN DE PROYECTOS
PENSANDO PROYECTOS Todos tenemos muchas ideas acerca de las posibles soluciones a los problemas que vemos en nuestros ámbitos de acción: escuela, comunidad, lugar de trabajo, etc. A veces las compartimos, a veces no. Sabemos que hacer algo solos es imposible, pero tal vez en nuestra escuela, con nuestros compañeros y profesores, o con nuestra organización juvenil podamos comenzar a discutir acerca de nuestros intereses, necesidades, los problemas que vemos en nuestra comunidad, las causas de esos problemas, y las posibles soluciones. Así comienza un proyecto. Un proyecto es una idea llevada a la acción, un conjunto de actividades interrelacionadas, con un fin específico, en un tiempo determinado y con ciertos recursos disponibles. Entonces, cuando hablamos de proyectos, es sumamente importante tener en cuenta a la CREATIVIDAD y a la PARTICIPACIÓN. La creatividad implica buscar soluciones novedosas, estrategias nuevas, es dejar de lado el “siempre se hizo de esta forma”. A través de la participación, del involucramiento de los jóvenes y de la comunidad tenemos la posibilidad de escuchar, co-pensar (pensar en conjunto) y proponer acciones consensuadas tendientes a mejorar al vida de las personas de un lugar. DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO Pare elaborar un proyecto es necesario realizar un buen diagnóstico. Nuestra comunidad, barrio o ciudad, poseen características únicas, producto de su historia, su gente, su geografía: inciden factores sociales, culturales, y económicos. Es por esto que es necesario conocer cuáles son estas características, identificar los problemas, para así encontrar alternativas de acción. Para ser protagonistas de estas búsquedas y soluciones hay que hacer un diagnóstico. En el mismo es importante que participen todos los integrantes del grupo o comunidad, y que las decisiones sean tomadas por consenso. A través de la participación cada persona puede realizar un aporte para alcanzar un objetivo común y para ello es necesario compartir la información, las decisiones, la tarea y los bienes obtenidos por el trabajo. Participar es: Tomar parte (saber, conocer, opinar, decidir, hacer) Formar parte (pertenecer a un grupo u organización) Tener parte (usar los beneficios obtenidos de acuerdo al trabajo aportado) Realzar el diagnóstico de manera participativa facilita el crecimiento de las personas y del grupo. También nos permite partir de la realidad que vivimos, de las prácticas que realizamos, dándoles oportunidades a todos aquellos que quieren aportar algo. Definición de Diagnóstico: Según el diccionario, diagnóstico es:
“Forma de ordenar los datos e información sobre cómo es y qué problemas tiene una determinada realidad”. Existen diversas fuentes de información a las cuales se puede recurrir para recopilar información: censos, encuestas permanentes de hogares, investigaciones, etc. Es importante que la información con la que contamos para realizar el diagnóstico sea relevante y actualizada. A su vez, la realidad es tan grande y tan dinámica que debemos priorizar aquellas problemáticas que nos interesan desde la organización, que están relacionadas con su misión, o aquellas que sean más urgentes de resolver. Identificación de Problemas Además de preguntarnos cuál es el problema, hay que identificar cuáles son sus causas, cuál es su origen. Muchas veces a partir de una causa común derivan varios problemas de la comunidad. Si podemos pensar en las causas de los problemas, también es posible crear alternativas de solución más profundas y duraderas. Para identificar los problemas y sus causas es importante que participe todo el grupo. Muchas veces podemos confundir el problema con la solución. Por ejemplo: “falta de espacios de recreación” es un problema “construcción de una plaza” es una solución Siempre el problema es una carencia, una necesidad insatisfecha, “una falta de…” Priorización Teniendo en cuenta los recursos con los que contamos, (humanos, materiales y financieros) y las necesidades identificadas, tenemos que priorizar, o sea elegir el problema más importante o urgente. Para elegir un problema nos tenemos que hacer las siguientes preguntas: ¿A cuántas personas beneficia la solución de este problema? ¿Cuál está más a nuestro alcance para resolver actualmente? ¿De qué manera podemos resolver los demás problemas en el futuro? ¿Si nos faltan recursos, podremos conseguirlos? ¿Por donde convendría comenzar primero? ¿Qué se puede postergar y qué es urgente? ¿Cuál generaría más trabajo comunitario, más participación? De esta manera, respondiendo a estas preguntas, nos queda seleccionado el problema al que le vamos a buscar solución… Este será el problema que resolvamos con el proyecto. ELABORACIÓN DE PROYECTOS Para elaborar proyectos, puede ser de gran utilidad responder a una serie de preguntas básicas que nos permitirán sistematizar y organizar nuestras ideas. QUE
se quiere hacer
Naturaleza del proyecto
POR QUÉ
se quiere hacer
PARA QUÉ
se quiere hacer
CUÁNTO
se quiere hacer
DONDE
se quiere hacer
Localización Física
se quiere hacer
Actividades
se quiere hacer
Estrategias, métodos
QUE
COMO CUANDO
A QUIENES QUIENES CON QUE
se va a hacer va dirigido
Fundamentación Objetivos Metas (logros específicos)
Calendarización o cronograma Destinatarios o beneficiarios
lo van a hacer
Recursos Humanos
se va a hacer y costear
Recursos Materiales y Financieros
*Fuente Ander Egg, Ezequiel, “Cómo elaborar un proyecto”. Ed. Lumen, 1996, 13ª ed. Las respuestas a estas preguntas básicas nos ayudarán a llevar a la práctica una buena idea. Esta buena idea es importante comunicarla: para presentarla a organismos gubernamentales, intergubernamentales, fundaciones, para así obtener financiamiento para ampliar el proyecto. O para dar a conocer a otras instituciones y a la comunidad en general, las tareas que realizamos. Para esto es necesario escribir el proyecto teniendo en cuenta los puntos que se detallarán a continuación y que están íntimamente relacionados con las preguntas vistas anteriormente. Recuerden que esta es una guía, no existen recetas únicas, sino que es flexible. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS 1. Descripción 2. Fundamentación 3. Marco Institucional 4. Ubicación Espacial 5. Beneficiarios Directos / Indirectos 6. Actividades 7. Cronograma 8. Presupuesto 9. Actividades 10. Recursos técnicos y materiales 11. Recursos Humanos 12. Recursos Financieros 13. Evaluación 1. Descripción: Se debe realizar una descripción amplia pero no extensa del proyecto caracterizando la idea central sobre lo que se pretende realizar, ámbito que abarca, contexto dentro de la
organización sobre lo que se pretende realizar, estructura de gestión para la ejecución del mismo plan del que forma parte. 2. Fundamentación Explicación de los antecedentes y razones que motivan a la propuesta, y de los aspectos de la realidad que se pretende modificar. Deben explicarse cuestiones como: La naturaleza y urgencia del problema que se pretende resolver. Lo importante es enunciar por qué se hace, destacando los principales aspectos críticos de los problemas que piensan ser atacados aliviados o resueltos. Explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución Antecedentes: hacer referencias a planes existentes, programas ya impulsados Justificar por qué el proyecto es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver el problema y cuáles serían los resultados de la no – intervención 3. Marco Institucional Se debe informar con claridad y profanidad: Programa (si lo hubiere) dentro del cual se incluye el proyecto Normativa que rige actualmente la actividad, en caso de existir (Ordenanzas, Decretos, Resoluciones, Convenios, etc.) Otras instituciones intervinientes, tanto municipales, provinciales, estatales, como no gubernamentales. 4. Ubicación Espacial Consiste en determinar el emplazamiento del proyecto, el área donde se ubicará: Límite / s Zona Población La cobertura en el caso de la prestación de servicios debe indicarse no sólo en términos geográficos sino también en términos poblaciones, señalando área y número de habitantes que serán beneficiados. 5. Objetivos generales: Está referido a una perspectiva de largo alcance y de cambio deseable al que se aspira llegar dadas ciertas condiciones. Es el resultado principal que se propone el proyecto que, generalmente, es coincidente con la idea del proyecto. 6. Objetivos específicos Resultados esperados de la implementación del proyecto. Se trata de especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar o consolidar el objetivo general. En algunos casos puede tratarse de objetivos que se derivan del hecho de alcanzar el objetivo general. 7. Beneficiarios Directos / Indirectos (cuantificar) Aquellos para los cuales está expresamente concebido el proyecto (población objetivo) y aquellos beneficios por influencia o transferencia. Se trata de: Identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos (los directamente favorecidos con la realización del proyecto). Quiénes serán los beneficiarios indirectos es decir aquellos que se beneficiarán con los resultados del proyecto.
Para el buen diseño de un proyecto es necesario identificar con precisión los destinatarios. 8. Actividades Acciones necesarias que deben realizarse de modo secuencial e integrado para alcanzar los objetivos del proyecto. La realización de todo proyecto presupone la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Como unas actividades ocurren antes que otras y en ocasiones simultáneamente, es preciso presentarlas siguiendo un orden lógico, teniendo en cuenta lo siguiente: Las actividades previas: aquellas que necesariamente tienen que haber ocurrido para llevar a acabo otra actividad Las actividades paralelas: aquellas que pueden ser realizadas al mismo tiempo que otras Las actividades posteriores: aquellas que no deben iniciarse sin que se haya llevado a cabo una o varias actividades previas. 9. Cronograma de actividades Una vez terminado el listado de actividades mostrando el orden lógico en que se deben presentarse, es necesario determinar la duración de cada una de ellas, atribuyéndoles un período de duración óptimo, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos y los fines del proyecto en si. El uso del cronograma facilita establecer la relación entre actividades – tiempo. Los cronogramas son instrumentos útiles porque: Muestran en forma gráfica y clara cuánto puede durar una acción desde su inicio hasta el fin Permite visualizar el conjunto de trabajo y captar rápidamente la secuencia de actividades Facilita el proceso de control ya que permiten confrontar lo que se hay realizado y lo que se ha programado Existen diferencias técnicas gráficas (cuadros, diagramas de avance, o diagramas de Gantt, etc.) 10. Recursos materiales Explicar brevemente las alternativas técnicas elegidas y tecnologías a utilizar: Equipos, herramientas, infraestructura física, etc. Recursos Materiales (correspondiente a infraestructura y equipamiento). Útiles, artículos de escritorio, etc. 11. Recursos Humanos La ejecución de todo proyecto exige disponer de personal adecuado para realizar las tareas previstas. Esto supone especificar el personal involucrado indicando cantidad, calificación, funciones, tiempo de trabajo, etc. Las solicitudes de incorporación de personal también deben considerar los ítems anteriores, especificando el perfil pretendido. 12. Recursos Financieros la Función del presupuesto es la de asignar recursos, determinar la fuente u origen de los mismos (rentas generales, rentas especiales, fondos especiales, subsidios,
financiamiento externo, etc.), y asegurar el desarrollo normal del proyecto y funcionamiento de los servicios. La elaboración del presupuesto debe realizarse de acuerdo a los lineamientos de financiamiento emanados desde las instituciones u organizaciones a las que se intenta pedir. 13. Evaluación La evaluación de un proyecto es continua, para realizar durante su ejecución, los ajustes que sean necesarios. Al término de un proyecto, hay que preparar un informe sobre su conclusión. Por lo general se requiere un informe si el proyecto fue financiado por un organismo externo, en cuyo caso se lo conoce como evaluación del proyecto. La evaluación implica darle un valor a nuestro trabajo. Es una evaluación de:
Si el proyecto cumplió con su objetivo y si la respuesta es no ¿por qué no? Si valió la pena el trabajo realizado Si el trabajo fue bien realizado Qué otra cosa hizo bien la organización Si los recursos fueron bien empleados Qué es lo que resta por hacer
Una buena evaluación incluye lo siguiente:
Objetivos claros Información adecuada sobre lo que ocurrió Objetividad por parte de las personas que hace en la evaluación (aquí es esencial determinar si se usa un evaluador interno o externo)
El informe de la evaluación debe incluir:
Qué es lo que la organización quería lograr al llevar a cabo la evaluación (su objetivo) Información general sobre la organización y la razón pro la que se identificó el proyecto Qué información se compiló como parte de la evaluación y cómo fue compilada y analizada Qué revela la información Cómo se realizó la evaluación y quién participó Se cumplieron o no los objetivos originales Qué mas se llevó a cabo Las nuevas necesidades que han salido a la luz y qué es lo que la organización se ha propuesto hacer para satisfacerlas
Cuadros que facilitan la elaboración de un proyecto Cuadro 1 – Correspondencias Objetivos
Resultados
Actividades
Cuadro 2 – Cronograma de actividades Actividades
1 mes
2 mes
3 mes
4 mes
5 mes
6 mes
X mes
1 2 3 4
Cuadro 3 – Partidas presupuestarias Rubro
Nº de unidades
Costo Unitario
Costo Total
Aporte de la Monto Inst. solicitado
SUBTOTAL TOTAL
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
¿Qué es la Planificación Estratégica?
Es un proceso formal diseñado para ayudar a las organizaciones a identificar y mantener una estrategia de desarrollo que les permita lograr una consistencia óptima entre la organización y su entorno, de manera de asegurar el cumplimiento de su misión. Elementos de la Planificación Estratégica
Plan: acciones en el presente para el logro de objetivos en el futuro
Estrategia: acciones que relacionan a la organización con su entorno estructural
Plan Estratégico: acciones internas para enfrentar el entorno futuro y cumplir los objetivos Planeamiento Estratégico
SITUACIÓN ACTUAL (Diagnóstico)
SITUACIÓN DESEADA (Pronóstico) VISIÓN
BRECHA Misión – Objetivos – Estrategias
Etapas de la Planificación Estratégica
Etapa filosófica: historia, principios, MISIÓN
Etapa analítica: Diagnóstico externo (oportunidades y amenazas); Diagnóstico interno (fortalezas y debilidades); Elaboración de escenarios
Etapa estratégica: Preparación del Plan
Etapa de acción y desarrollo: Ejecución, Monitoreo y Evaluación del Plan
Componentes de la Visión
Ideología Esencial ¿Para qué estamos? ¿Por qué existimos?
Futuro Deseado ¿Qué queremos ser, lograr o crear?
Componentes de la Misión
Qué ofrecer
A quién
Dónde
Cómo
Para qué
Análisis Externo
¿Qué se busca? Patrones de evolución y/o comportamiento Cambios posibles
Deben formularse en términos de amenazas y oportunidades
Elementos del Entorno
Político
Social
Ecológico
Económico
Tecnológico
Análisis Interno
¿Qué se busca?
Fortalezas y Debilidades frente a: Usuarios y destinatarios Programas similares Visión – misión Amenazas y oportunidades
Matriz FODA
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
Cambios significativos impulsar (EXPANSIÓN)
a Debilidades a enfrentar para aprovechas oportunidades (RECONVERSIÓN)
AMENAZAS
Cómo enfrentar las potenciales Tensiones agudas (POSIBLE amenazas LIQUIDACIÓN) (DIVERSIFICACIÓN)
Construcción de Escenarios
¿Qué es un Escenario?
Es una herramienta que permite imaginar el futuro de una situación – problema y los acontecimientos que posibilitan pasar de la situación presente a la situación futura. Constituye el marco sobre el cual se desarrollarán las estrategias y los planes. Construcción de Escenarios (Continuación)
¿Qué posibilita la construcción de escenarios? La planificación estratégica Proyección de la realidad Concebir el futuro como diferentes alternativas antes que como único e ineludible