UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA MAESTRÍA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL INGA. M.A. CLAUDIA ESMERALDA VILLELA CERVANTES
PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
D Acá y D Allá INTEGRANTES DE GRUPO No. 1 Edvin Chuni Pozuelos 1528-05-1302 Blanca Ponciano 1528-04-124332 Bárbara Moreira 1528-06-13211 Jazmín de Villa 1528-05-12980 Axel Méndez 1528-93-2215 Gezer Rían 1528-02-11465
Escuintla 12 de mayo de 2012
ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
MISIÓN Somos una empresa familiar dedica a la venta de empanadas al estilo argentino elaboradas artesanalmente con el fin de que nuestros clientes queden satisfechos y con ganas de volver.
VISIÓN Posicionarnos y expandirnos como el mejor punto de venta de empanadas argentinas preservando siempre la calidad de nuestros productos.
VALORES Respeto Honradez Tolerancia Excelencia Responsabilidad
RAZON DE LA INSTITUCIÓN La empresa se dedica a la elaboración y venta de empanadas al estilo argentino, con un toque guatemalteco para dar ese valor agregado que los caracteriza de los demás.
ORGANIGRAMA DE PUESTOS
PROPIETARI A Y ADMINISTRA DORA
PROPIETA RIO Y ENCARGA DO DE PRODUCC ION
ENCARG ADO DE CAJA Y VENTAS TURNO DE LA MAÑANA
ENCARG ADO DE CAJA Y VENTAS TURNO DE LA TARDE
AYUDAN TE DE COCINA
AYUDAN TE DE LIMPIEZA
AYUDAN TE DE COCINA
AYUDAN TE DE COCINA
AYUDAN TE DE COCINA Y LIMPIEZA
DIAGRAMA DE PROCESO PROCESO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL ACTUAL
ENTRADA TRANSFORMACIÓN Recolección de datos Manipulación Clientes
Clasificación
Proveedores
Ordenamiento
TRANSFORMACIÓN MANIPULACION CLASIFICACIÓN ORDENAMIENTO CALCULOS De todos los datos
SALIDA Almacenamiento de datos Gráficas (estadísticas y comparativas) Punto de equilibrio Balance Inventario Flujo de caja
PROCESO ACTUAL PARA LA ELABORACIร N DE EMPANADAS 1. Colocar la tapa de masa en el molde presionar el borde con los dedos
y
2. Colocar el queso en el medio de la tapa
3. Colocar el relleno en el medio de la tapa y presionar los ingredientes
4. Cerrar el molde presionando con las dos manos
5. Abrir el molde y sacar la empanada empujando la parte de atrรกs hacia el frente
6. Hacer la marca respectiva y fritar. En caso contrario colocar el plรกstico divisorio y refrigerar
7. Fritar la empanada
8. Escurrir la empanada
ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL DE INFORMACIÓN GERENCIAL
En la actualidad todo el sistema de información lo llevan a cabo por medio de hojas de cálculo creadas en Excel y correos electrónicos. Debido a que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos en forma de tablas compuestas por celdas. Los datos son recopilados en bruto por el encargado de turno, para luego ser procesados automáticamente por el sistema por medio de cálculos complejos con fórmulas y funciones, para producir información útil para el mejor manejo y aprovechamiento de los recursos. Esta información es enviada por medio del correo electrónico, a los propietarios para que ellos posteriormente la ingresen en las hojas de balance, inventario y otras. El uso de estas hojas de cálculo ha permitido llevar todo tipo de tareas financieras y contables en la empresa. Hacer cuentas, balances, crear bases de datos, gráficas estadísticas
y
comparativas
con
rapidez
y
eficacia.
Así
mismo
realizar
planificaciones, proyecciones, presupuestos, análisis, controles y evaluaciones de cualquier impacto para la empresa. Lo que les ha representado minimización de tiempo, costos y trabajo acumulado. En las hojas de ventas diarias las formulas permiten que al ingresar el pedido automáticamente se genere el total a cancelar y la diferencia que se le debe proporcionar al cliente. Esta también permite la realización de graficas para brindar información sobre el porcentaje de empanadas y bebidas por sabor que se manipularon durante el día. Estos datos procesados automáticamente por el sistema son los que permiten obtener información para llevar todo tipo de tareas financieras y contables en la empresa.
PROPUESTA DE MEJORA Por lo que se ha podido visualizar el sistema hasta hoy les ha producido buenos resultados debido a que este se ha acoplado a sus necesidades. Pero como es sabido, para que las empresas sobrevivan en un mundo cada vez más cambiante, es necesario que estas se rijan a una mejora continua y esto incluye al sistemas de información que se están manejando en la actualidad de ser posible. En este caso se ha observado que la información esta siendo manipulada de manera desintegrada, debido a que han creado todo tipo de hojas de cálculo pero cada una se encuentra en diferentes documentos. Lo que provoca que la información se encuentre distribuida por todas partes. La propuesta es la creación de un sistema manejado siempre por hojas de cálculo en Excel pero que estas se encuentren todas en una misma base de datos y no estén dispersas ya que esto ayudara a minimizar aun más el tiempo de búsqueda y el ingreso de datos. La creación de estas hojas debe ser realizada en documentos compartidos para que los datos ingresen directamente a las hojas pertinentes y no se realice el mismo trabajo dos veces, ya que en la actualidad se recopila, ingresa y envía información a los propietarios y estos repiten el mismo proceso, recopilando e ingresando de nuevo la misma información. Con la propuesta esto ya no es necesario ya que la información seria ingresada de manera directa a los documentos pertinentes. A continuación se presenta una ilustración de la propuesta: