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Como proteger uma planilha do Excel para distribuição

Como proteger uma planilha do Excel para distribuição

Sumário

Sumário Resumo Introdução

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Capítulo 1 • Alterações Capítulo 1.1 • Proteger planilhas Capítulo 1.2 • Proteger pastas de trabalho Capítulo 1.3 • Permitir que os usuários editem intervalos

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Capítulo 2 • Informação Capítulo 2.1 • Propriedades Capítulo 2.2 • Inspeção de documentos Capítulo 2.3 • Criptografia Capítulo 2.4 • Verificador de compatibilidade Capítulo 2.5 • Marcar como final

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Conclusão

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Bibliografia

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Créditos

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Resumo

O Microsoft Office Excel é o editor de planilhas eletrônicas mais popular do planeta desde que uma de suas versões – a quinta – foi incluída pela primeira vez no pacote Microsoft Office, em 1993. Seus recursos incluem uma interface intuitiva e capacitadas ferramentas de cálculo e de construção de gráficos, tornando-o quase indispensável para todos os escritórios do mundo.

Esse livro digital, produzido pelo Grupo Impacta para alunos e aspirantes aos cursos e treinamentos da Escola de Office, tem como objetivo funcionar como um tutorial simples – e definitivo – de como criar planilhas de Excel com funções e processos protegidos para distribuição.

Palavras-chave: Microsoft Excel; planilha protegida; tutorial; distribuição.

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Introdução

INTRODUÇÃO Quando você for desenvolver planilhas que vão ser usadas por outros usuários, é muito importante assegurar a restrição de algumas informações, como fórmulas ou dados que não devem ser alterados. O Microsoft Excel permite limitar e restringir o acesso a essas informações por meio das ferramentas existentes nos seguintes locais: • Grupo Alterações, localizado na guia Revisão; • Opção Informações, localizada na guia Arquivo.

Neste e-book, serão apresentados os recursos encontrados nesses locais.

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CAPÍTULO

1

ALTERAÇÕES O grupo Alterações, da guia Revisão, possui vários comandos para restringir as alterações feitas em uma planilha. Alguns dos mais importantes são: • Proteger Planilha; • Proteger Pasta de Trabalho; • Permitir que os Usuários Editem Intervalos.

CAPÍTULO 1.1

PROTEGER PLANILHA

Com o comando Proteger Planilha (presente no grupo Alterações, da guia Revisão), você pode restringir a edição dos dados de uma planilha, especificando quais informações poderão sofrer alterações e quais não poderão. Além disso, esse comando permite que você crie uma senha sem a qual fica impossível remover a proteção da planilha.

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Quando você clicar em Proteger Planilha, a janela Proteger planilha, exibida a seguir, se abrirá:

Por meio da lista Permitir que todos os usuários desta planilha possam, você pode determinar quais ações os usuários poderão executar na planilha. Se você não marcar a tarefa representada por alguma caixa de verificação, a realização dessa ação ficará impedida.

Caso a opção Proteger a planilha e o conteúdo de células bloqueadas da janela Proteger planilha seja desmarcada, não será possível confirmar as restrições.

Se quiser, crie uma senha que será exigida para desproteger a planilha. Assim, somente usuários que 06

souberem a senha poderão executar as ações que estiverem bloqueadas pela lista Permitir que todos os usuários desta planilha possam. A criação dessa senha é opcional. Se decidir criar uma, o Excel solicita a confirmação dela por meio da janela Confirmar senha, exibida a seguir, na qual será necessário digitá-la novamente:

Feita a confirmação, a planilha estará bloqueada e apresentará a seguinte mensagem para o usuário que tentar alterá-la sem antes remover a proteção:

Para remover a proteção da planilha, basta clicar no botão Desproteger Planilha (que substitui o botão Proteger Planilha quando a planilha está protegida). Se uma senha foi criada, será necessário inseri-la nesta janela:

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É importante lembrar que dessa forma, com o comando Proteger Planilha, você só restringe as alterações em uma planilha. Se quiser proteger outras planilhas, você precisa ativar as configurações de proteção para cada uma.

Bloqueando uma célula O objetivo do comando Bloquear Célula (presente na guia Página Inicial, grupo Células, lista drop-down do comando Formatar), como o próprio nome já indica, é bloquear células de modo que não seja possível alterá-las. Por padrão, esse comando está ativado para todas as células da planilha, mas você pode desativá-lo para todas ou para algumas células, conforme necessário.

A vantagem de desativar esse comando em determinadas células é que, mesmo quando a planilha estiver protegida, essas células ainda poderão ser editadas.

Dessa forma, você consegue disponibilizar a edição de algumas células para os usuários e, ao mesmo tempo, as células com dados que você não quer que sejam alterados permanecerão protegidas.

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Lembre-se que o comando Bloquear Célula só começa a funcionar depois que você ativar o comando Proteger Planilha.

A seguir, será apresentado um exemplo de como usar esse recurso. Desproteja a planilha e siga estes passos: 1. Selecione as células que quer manter desbloqueadas; 2. Acesse a guia Página Inicial, grupo Células, lista drop-down do comando Formatar e clique em Bloquear Célula, conforme ilustrado a seguir, o que fará com que o recurso seja desativado para as células selecionadas

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3. Acesse a guia Revisão, grupo Alterações, e clique em Proteger Planilha; 4. Na janela Proteger planilha, efetue as configurações desejadas e clique em OK. Com isso, você acabou de bloquear toda a planilha, exceto as células para as quais desativou o comando Bloquear Célula.

Além de desproteger intervalos específicos, você também pode fazer o contrário, ou seja, proteger só algumas células. Para isso, selecione todas as células da planilha, desative o recurso Bloquear Célula para todas elas e, em seguida, selecione só aquelas que quiser proteger e ative o comando Bloquear Célula.

Por fim, clique em Proteger Planilha e você terá bloqueado apenas um intervalo de células.

CAPÍTULO 1.2

PROTEGER PASTA DE TRABALHO

Com o comando Proteger Pasta de Trabalho (grupo Alterações, guia Revisão), você pode evitar alterações na estrutura da pasta de trabalho, como a inserção ou exclusão de uma planilha, além de conseguir manter fixos o tamanho e a posição da janela da pasta de trabalho.

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Quando você clica no comando Proteger Pasta de Trabalho, a janela Proteger Estrutura e Janelas,exibida a seguir, é aberta:

Nessa janela, você marca as caixas de verificação correspondentes à proteção que quer ativar. As opções disponíveis são: • Estrutura: Com essa opção, a estrutura da pasta de trabalho é protegida; • Janelas: Essa opção faz com que, sempre que a pasta de trabalho for aberta, suas janelas apresentem o mesmo tamanho e disposição.

Aqui você também pode definir uma senha, que passará a ser exigida para desbloquear a pasta de trabalho. Quando optar por criar uma senha, o Excel solicitará a confirmação, e será necessário digitá-la novamente.

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Para desbloquear a pasta de trabalho, basta clicar novamente em Proteger Pasta de Trabalho. Caso tenha sido definida uma senha, a seguinte janela será exibida:

Digitar a senha e clique em OK, para ter a pasta de trabalho desbloqueada.

CAPÍTULO 1.3

PERMITIR QUE OS USUÁRIOS EDITEM INTERVALOS

Com o comando Permitir que os Usuários Editem Intervalos (grupo Alterações, guia Revisão), você possibilita aos usuários a edição de intervalos específicos, com uso de senha ou não, mesmo com a planilha protegida. Ao clicar em Permitir que os Usuários Editem Intervalos, será aberta a janela a seguir:

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O comando Permitir que os Usuários Editem Intervalos não estará disponível se a planilha já estiver protegida pelo comando Proteger Planilha.

Veja a descrição das opções presentes na janela Permitir que os usuários editem intervalos:

Só depois de já ter sido adicionado um intervalo é que as opções Modificar, Excluir, Permissões e Aplicar ficam disponíveis.

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Para demonstrar a utilidade dos recursos de proteção de planilha e de pasta de trabalho, vamos aplicá-los ao exemplo na pasta de trabalho a seguir. O objetivo aqui é proteger a planilha contra edições, esconder as fórmulas e proteger a estrutura da pasta de trabalho, evitando a inserção de novas planilhas e o redimensionamento da janela. É importante saber que mesmo as células ocultas (como as que têm vínculo com os combos, conforme mostra a imagem adiante) não estão protegidas.

Para aplicar os recursos de proteção, faça o seguinte: 1.Selecione as célulasI3 e J3, clique com o botão direito do mouse sobre elas e selecione Formatar Células; 2.Na guia Proteção da janela Formatar Células, desabilite a caixa Bloqueadas para desbloqueá-las; 14

3. Clique em OK na janela Formatar Células. Realize uma seleção da coluna H até a coluna N e acesse a guia Página Inicial. No grupo Células, selecione o comando Formatar / Ocultar e Reexibir / Ocultar Colunas;

4. Acesse a guia Revisão e clique no comando Permitir que os Usuários Editem Intervalosdo grupo Alterações;

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5 .Na caixa de diálogo Permitir que os usuários

editem intervalosexibida, clique em Proteger planilha, para exibir a caixa de diálogo de mesmo nome;

6 .Digite uma senha no campo Senha para desproteger a planilha. Neste exemplo, utilizaremos a senha classe.

Em seguida, deixehabilitada apenas a caixa Selecionar células desbloqueadas, para que os usuários não possam selecionar as células bloqueadas (e não consigam visualizar suas fórmulas);

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7 .Clique em OK. Na janela Confirmar senha exibida, redigite a senha e novamente clique em OK;

8 .Acesse a guia Revisão e, no grupo Alterações, clique em Proteger Pasta de Trabalho, para que seja exibida a janela Proteger Estrutura e Janelas; 9 .Nessa janela, marque a opçãoEstrutura, digite a senha classe no campo Senha (opcional) e clique em OK;

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Depois disso, você vai ver que, ao clicar com o botão direito sobre a guia da planilha, os comandos Inserir, xcluir, Renomear, Mover ou Copiar, Cor da Guia, Ocultar e Reexibirtambém foram desabilitados. A próxima imagem ilustra esses comandos desabilitados:

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CAPÍTULO

2

INFORMAÇÃO As opções existentes em Informações, na guia Arquivo, são usadas para finalizar a planilha, ou seja, para indicar que a planilha não deve ser mais alterada, definindo-a como final. Mas antes de finalizar uma planilha, você deve ter o cuidado de verificar algumas coisas, como sua compatibilidade com versões anteriores do Excel e a existência de informações ocultas. A verificação de tais aspectos, assim como a definição de uma planilha como final, são tarefas realizadas com as ferramentas disponíveis em Informações.

A imagem seguinte mostra Informações, na guia Arquivo:

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CAPÍTULO 2.1

PROPRIEDADES

No lado direito de Informações, ficam as propriedades, ou seja, as diversas informações do arquivo, como o nome do autor, a data de criação do arquivo, o assunto, entre outras. Dá até para editar algumas delas. Essas informações, também conhecidas como metadados, são usadas para organizar melhor os arquivos e para facilitar sua identificação.

As propriedades dos documentos do Office podem ser de cinco tipos, descritos na tabela adiante:

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• Propriedades padrão Você consegue editar as propriedades de um documento diretamente em Informações, na guia Arquivo, ou, por meio dessa mesma guia, você pode clicar em Propriedades e, em seguida, em Mostrar Painel de Documentos, como mostrado a seguir:

Isso abrirá o painel Propriedades do Documento. Então as alterações nas propriedades podem ser feitas por meio desse painel, que é exibido acima da barra de fórmulas como mostra a imagem seguinte:

Para editar qualquer uma das propriedades exibidas nesse painel, basta clicar no campo referente à informação que você quer alterar e inserir uma nova informação.

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• Propriedades personalizadas Para acessar a janela que permite atribuir propriedades personalizadas a um documento, vá até a guia Arquivo, clique em Informações, depois em Propriedades e então em Propriedades Avançadas, como mostrado a seguir.

Caso essa opção esteja desabilitada, desproteja a pasta de trabalho:

Isso fará com que a seguinte janela seja exibida:

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CAPÍTULO 2.2

INSPEÇÃO DE DOCUMENTOS

Tanto a pasta de trabalho quanto as propriedades de documento – conhecidas também como metadados, como vimos anteriormente – podem abrigar informações pessoais ou dados ocultos. Isso representa um risco quando se trata de compartilhamento de cópias eletrônicas de pastas de trabalho do Excel, pois essas informações também são compartilhadas, revelando detalhes que talvez não devessem ser expostos e possivelmente comprometendo a organização ou o usuário.

Para evitar isso, é uma boa ideia fazer a pasta de trabalho passar por uma revisão com busca e remoção de informações pessoais e dados ocultos antes de compartilhá-la. Para isso, use a ferramenta Inspetor de Documento. A opção Inspecionar Documento fica na guia Arquivo, em Informações, no menu do botão Verificando Se Há Problemas.

A ferramenta Inspetor de Documento tem o seguinte aspecto:

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Nessa janela, marque as caixas de verificação referentes às informações que quer localizar e clique no botão Inspecionar. O inspetor indicará os tipos de informações encontrados no documento. Então, para remover os dados ocultos, basta clicar no botão Remover Tudo referente ao tipo de dado desejado.

CAPÍTULO 2.3

CRIPTOGRAFIA

A opção Criptografar com Senha (disponível na guia Arquivo, em Informações, no menu do botão Proteger Pasta de Trabalho) permite criptografar o arquivo e protegê-lo com uma senha, tornando sua quebra praticamente impossível.

Quando você clica em Criptografar com Senha, a seguinte janela é exibida: 24

Nessa janela, especifique uma senha que sempre será solicitada quando o arquivo for aberto.

Não é possível recuperar uma senha perdida de arquivo criptografado.

CAPÍTULO 2.4

VERIFICADOR DE COMPATIBILIDADE

Com o Verificador de Compatibilidade, acessível por meio da opção Verificar Compatibilidade (disponível na guia Arquivo, em Informações, no menu do botão Verificando Se Há Problemas, conforme ilustra a próxima imagem), você pode obter informações sobre problemas de compatibilidade com as versões anteriores do Excel.

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Com esse recurso, é possível visualizar quais elementos da planilha não são suportados pelas versões anteriores, como mostra a imagem a seguir:

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CAPÍTULO 2.5

MARCAR COMO FINAL

A última etapa na criação de uma planilha para distribuição é a marcação da planilha como final. Por meio da opção Marcar como Final (disponível na guia Arquivo, em Informações, no menu do botão Proteger Pasta de Trabalho), o arquivo se torna somente leitura.

Em arquivos desse tipo, os usuários têm permissão apenas para leitura, ou seja, não podem realizar qualquer edição.

Quando um arquivo é marcado como final, na barra de status, aparece um ícone que o identifica como final, conforme mostra a imagem a seguir:

Se você precisar editar um arquivo marcado como final, basta clicar novamente no comando Marcar como Final e a edição será permitida novamente.

Esse recurso não é propriamente uma proteção, pois qualquer usuário poderá desabilitar a marca de final de documento e, assim, editá-lo e salvá-lo.

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Conclusão

Sempre que desejar criar um arquivo de Excel para distibuição é importante lembrar dos seguintes pontos: Quando você for desenvolver planilhas que vão ser usadas por outros usuários, é muito importante tratar da restrição de algumas informações, como fórmulas ou dados que não devem ser alterados. O Excel permite limitar e restringir o acesso a essas informações por meio das ferramentas existentes no grupo Alterações da guia Revisão e na opção Informações da guia Arquivo; Por meio do grupo Alterações, localizado na guia Revisão, você pode restringir as alterações feitas em uma planilha com comandos como Proteger Planilha, Proteger Pasta de Trabalho e Permitir que os Usuários Editem Intervalos; As opções existentes em Informações, na guia Arquivo, são usadas para finalizar a planilha, ou seja, para indicar que a planilha não deve ser mais alterada, definindo-a como final. Mas antes de finalizar uma planilha, você deve ter o cuidado de verificar algumas coisas, como sua compatibilidade com versões anteriores do Excel e a existência de informações ocultas. A verificação de tais aspectos, assim como a definição de uma planilha como final, são tarefas realizadas com as ferramentas disponíveis em Informações.

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Bibliografia

• BRUSCAGIN, Henrique Thomaz; SOBRINHO,

Rodrigo Henrique. Excel 2013 – Módulo II. Techno Edition Editora Ltda – Setembro de 2013, São Paulo.

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Créditos

Conteúdo – Henrique Thomaz Bruscagin, Rodrigo Henrique Sobrinho Adaptação e Revisão – Adam Junqueira Rocha Direção e Diagramação – Miro Brito

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