09 gui a de preguntas clave sistemas de gestio n rse por fundacio n surtigas

PREGUNTAS GUÍAS PARA PERIODISTAS RSE Este documento contiene una serie de preguntas que sirven como guía para el ejercicio periodístico orientado a investigar y difundir temas de Responsabilidad Social Empresarial. Las preguntas o estándares responden a siete (7) Criterios y veintitrés (23) sub criterios contemplados por referentes nacionales e internacionales que orientan la RSE y el enfoque de sostenibilidad.

Los referentes tomados como base son: Norma Técnica Colombiana NTC-180 de RSE- ICONTEC, Guía ISO 26000 en RSE en los Modelos de Excelencia, Metas del Milenio ONU, Pacto Global OIT, y el Global Reporting Initiative (GRI), así como, Forética (España), Instituto Ethos (Brasil), Protocolo de Kyoto, Axisrse (Chile) y AA1000 Assurance Standard.

I.

CRITERIO: GOBERNABILIDAD Gestión Ética 1- ¿La empresa cuenta con un proceso de Gestión Ética que incluye declaraciones explicitas para orientar un ejercicio gerencial con rectitud y transparencia frente a todos sus grupos de interés? ¿Se evidencia la existencia de códigos de ética, conducta y buen gobierno, que son desplegados a todos los niveles de la organización, son conocidos y aceptados y se dispone de metodología de seguimiento y evaluación? ¿Se tiene evidencia de resultados de tal evaluación y se ha formalizado una instancia consultiva o de seguimiento como comité de ética o su equivalente?

2- ¿Se dispone de una política de lucha contra la corrupción provista de mecanismos efectivos para controlar conflictos de intereses y fomentar prácticas antisoborno o similares? ¿ Se capacita e impone a ejecutivos y colaboradores la obligación de denunciar tales casos? ¿se evidencian declaraciones explicitas y sistemas de control sobre el no pago de extorsiones y secuestros?

3- ¿La empresa fomenta entre proveedores, contratistas, terceros y en general en toda su cadena de valor, estándares de comportamiento ético acorde a sus principios y valores y efectúa seguimiento?

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4-

¿La empresa comunica adecuadamente a sus grupos de interés, compromisos éticos por variados medios que incluyen la Internet y otros con alcance a la comunidad en general?

5- ¿La empresa promueve en agremiaciones, asociaciones empresariales o entidades públicas, la adopción de medidas que favorezcan practicas de anticorrupción, transparencia y en general comportamientos éticos en las relaciones entre empresas, gobierno y comunidad en general?

Gobierno Corporativo 1- ¿El equipo directivo efectúa gestión orientada a la creación de valor sostenible, monitorea e informa resultados en forma oportuna y transparente a sus inversionistas?

2-

¿Las informaciones sobre la situación económico-financiera, social y ambiental de la compañía son auditadas por terceros?

3- ¿Se tiene estructura organizacional con roles, responsabilidades y proceso de toma de decisiones claramente definidos? ¿cuenta con mecanismos para resolver inequidades, colisión de roles o conflictos de interés?

4- ¿Desde el nivel corporativo se tienen definidas políticas o lineamientos para orientar en la organización la debida diligencia y el respeto de los derechos humanos que son pertinentes a un determinado grupo de interés?

5- ¿Una vez por año la empresa hace entrega de informe de gestión o reporte de sostenibilidad a sus grupos de interés? ¿Se efectúa retroalimentación y se consideran las observaciones para futuros informes. El informe considera estándares internacionales y es auditado por terceras partes.

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Derechos Humanos 1- ¿La empresa dispone de una política o lineamientos sobre derechos humanos que brindan una apropiada orientación a los grupos de interés que forman parte de su cadena de valor? ¿Tales lineamientos incluyen asuntos que favorecen la no discriminación por diversidad de género, de raza, de ideología política o religiosa, generacional u otra, así como el respeto a todos los derechos civiles y políticos, entre otros? ¿Cuenta igualmente con medios para verificar su monitoreo y cumplimiento?

2- ¿Se lleva a cabo capacitación y sensibilización sobre los lineamientos en Derechos Humanos definidos por la empresa, así como los medios para fomentar y monitorear su cumplimiento? ¿Incluye mecanismos para denunciar casos de discriminación, acoso laboral o violencia intrafamiliar y en general para que aquellos que crean que sus derechos humanos han sido violados puedan llevar el problema ante la organización e intentar obtener una reparación? ¿Dicha capacitación involucra a los diferentes actores de la cadena de valor?

3- ¿Para los procesos de elección, promoción, bienestar, desarrollo y desvinculación de personal, así como selección de clientes y proveedores, la empresa aplica una política y/o practicas de no discriminación de raza, color, sexo, edad, estado civil, personas en situación de discapacidad o desplazamiento, inmigrantes o cualquier otra situación de vulnerabilidad?

4- ¿La empresa fomenta y verifica el cumplimiento de los derechos laborales fundamentales definidos por la OIT, que incluyen: - libertad de asociación y reconocimiento eficaz del derecho a la negociación colectiva. - eliminación de todas las formas de trabajo forzoso u obligatorio. - abolición efectiva del trabajo infantil. - la eliminación de la discriminación respecto del empleo y la ocupación?

5- ¿La empresa dispone de medios para identificar, prevenir y abordar los impactos reales o potenciales sobre los derechos humanos, resultantes de las actividades en la totalidad de su cadena de valor. Se dispone de mecanismos para recibir y dar respuesta a quejas y reclamos en materia de Derechos Humanos?

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6- Para fomentar el respeto a los derechos humanos la empresa aplica la debida diligencia llegando a influir en el comportamiento de sus grupos de interés, en los casos en que puedan ser la causa de violaciones de derechos humanos en los que la organización podría verse implicada, Las empresas deben asegurarse de no ser cómplices de la vulneración de los derechos humanos Gestión de RSE 1- ¿En el direccionamiento estratégico de la empresa se identifica claramente la orientación hacia la RSE y/o gestión sostenible, se verifican políticas, objetivos o iniciativas estratégicas específicas con este enfoque?

2- ¿Se tienen definidos y formalizados procesos o mecanismos para efectuar gestión en RSE, que incluyen la formulación, priorización y despliegue de objetivos, iniciativas o programas de RSE, espacios para planear y evaluar acciones de RSE e indicadores para monitorear avances?

3- ¿Existen responsabilidades delegadas para coordinar y ejecutar las acciones de RSE y/o de Gestión Sostenible y se cuenta con un facilitador, líder o responsable empresarial o corporativo?

4- ¿Se cuenta con mecanismos para identificar sistemáticamente necesidades y expectativas de los grupos de interés de la empresa? ¿Se dialoga sistemáticamente con tales grupos y los resultados son tenidos en cuenta para la definición o actualización de acciones en RSE? 5- ¿Para orientar acciones de RSE se han considerado e incluido en procesos de la empresa, lineamientos o iniciativas internacionales como Metas del Milenio de Naciones Unidas, normas AA1000, SA8000, OHAS18000, ISO9000, ISO14000, ISO 26000? ¿La empresa se ha adherido a iniciativas como el Pacto Global o Protocolo de Kioto, otras?

6- ¿La dirección o gerencia efectúa una revisión periódica a todo el Sistema de Gestión de RSE, sistematiza aprendizajes y formula planes de mejoramiento?

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II.

CRITARIO: CLIENTES Y CONSUMIDORES Acceso a producto y servicios 1- ¿La empresa fomenta el acceso a productos o servicios a población de diferentes condiciones económicas y desarrolla estrategias viables para facilitar dicho acceso (Ej. Negocios inclusivos)?

Marketing Responsable 1- ¿Se dispone de una política o lineamientos de publicidad y marketing responsable que considera la conformidad con sus valores éticos y la legislación de defensa del consumidor? ¿está desplegada a contratistas, proveedores, distribuidores, agencias de publicidad, otros? ¿existe órgano consultivo o mecanismo formal para su seguimiento?

2- ¿La empresa publicita y promueve con claridad sus servicios evitando diversas interpretaciones relacionadas con el acceso, entrega, oportunidad, seguridad, precio?

3- ¿Los productos y/o servicios que ofrece la empresa cumplen con estándares de calidad superiores a los exigidos por las normas y legislación vigente en el país y la empresa suministra en su etiquetado toda la información requerida por los procedimientos en vigor y la normativa?

4- ¿la Empresa establece relaciones de respeto y colaboración con la competencia, evita la competencia desleal y respeta la propiedad intelectual?

Consumo Responsable

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1- ¿Los productos y/o servicios que ofrece la empresa cuentan con estudios relacionados con su ciclo de vida, consideran desde el diseño su impacto ambiental, los efectos en la seguridad y salud de los consumidores y en general en la comunidad? ¿Tales estudios se aplican igualmente en los procesos de investigación, desarrollo e innovación de nuevos productos y/o servicios?

2- ¿La Empresa toma medidas para orientar a consumidores acerca de la disposición final de sus productos y en los casos pertinentes se hace responsable de dicha disposición final?

3- ¿La Empresa dispone de un proceso o programa permanente para informar a clientes y consumidores acerca de los posibles riesgos de los productos o servicios que ofrece y educar acerca de los cuidados necesarios en el uso, consumo y disposición final de los mismos?

4- ¿La empresa involucra o educa a sus clientes o consumidores en temas generales de RSE y/o específicos de consumo responsable?

Derecho a Privacidad e Indemnización 1- ¿Se tienen establecidos mecanismos que garantizan el derecho a la privacidad y confidencialidad de la información de clientes y consumidores? ¿se verifica que el personal de la empresa actúa de forma ética en la obtención, mantenimiento y uso de dicha información, asegurando que no se revela, ni utiliza para fines distintos a los acordados?

2- ¿La empresa define mecanismos para garantizar el derecho a indemnizar a clientes o consumidores frente a demandas justas, relacionadas con productos mal elaborados o servicios insatisfactorios?

Competencia en Servicio a Clientes 1- ¿Se dispone de un Sistema de Gestión con el Cliente que incluye procesos para la identificación de necesidades y expectativas, sistemas de respuesta, evaluación de su satisfacción, servicios de post venta y mecanismos de resolución de

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controversias e indemnización?

2- ¿Se evidencia atención especializada para recibir, enrutar y responder oportunamente a peticiones, quejas, sugerencias o reclamos relativos a sus productos y servicios?

3- ¿Para el personal de la empresa existe programa de educación continuada en servicio al cliente que busca asegurar una relación ética y de respeto de los derechos del usuario e incluye habilidades en relaciones públicas para responder con rapidez y transparencia a situaciones de crisis o conflicto en la prestación de servicios a sus usuarios y consumidores?

III.

CRITERIO: COLABORADORES Condiciones de Trabajo, Seguridad y Protección Social 1- ¿La empresa define y comunica criterios claros y transparentes relacionados con la elección, promoción, capacitación, evaluación de desempeño, salarios y otras formas de compensación, jornada laboral, períodos de descanso, vacaciones, prácticas disciplinarias y de despido, protección de la maternidad y aspectos del bienestar? ¿En tales procesos aplica principios de no discriminación descritos en subcriterio 3.1?

2- La empresa cuenta con políticas y prácticas orientadas a mitigar la reducción o pérdida de ingresos en caso de accidente de trabajo, enfermedad, maternidad, paternidad, vejez, desempleo, invalidez o cualquier otra dificultad financiera? ¿Disponen de medidas para remediar o indemnizar casos por violación a los Derechos Humanos?

3- ¿La empresa dispone de una política de salud, seguridad y ambiente de trabajo respaldada por sistema de gestión que se encuentra certificada por terceros?

4- ¿ La empresa dispone de diagnóstico de salud en la población trabajadora y mapa de riesgos que se actualiza sistemáticamente? ¿Se tienen identificadas las principales enfermedades, se toman medidas preventivas y se desarrollan programas o campañas para mitigar o subsanar los hallazgos de dicho diagnóstico?

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5- ¿El programa de salud ocupacional incluye entre otras, prácticas como: Realización de exámenes y controles médicos periódicos a todos los trabajadores de la empresa, acciones de promoción y prevención en salud sexual y reproductiva, salud materna, tabaquismo, alcoholismo, drogadicción, en los casos posibles con alcance a su grupo familiar?

6- ¿Los trabajadores cuentan con seguro para riesgos de trabajo?

Bienestar y Desarrollo 1- ¿Existen políticas o programas que responden al concepto de empresa familiarmente responsable, donde interesa el equilibrio entre vida personal, vida familiar y trabajo? ¿La empresa respeta las responsabilidades familiares de sus trabajadores?

2- ¿Dispone de un modelo de gestión por competencias y/o evaluación del desempeño, es sistemático e incluye el seguimiento a conductas asociadas a principios y valores?

3- ¿La empresa suministra los medios para facilitar que los trabajadores cumplan con sus responsabilidades y alcancen los niveles de desempeño esperados? ¿Se dispone de programas de formación tendientes al fortalecimiento de sus competencias? ¿Los programas de capacitación incluyen entre otros, temas relacionados con RSE y Derechos Humanos? ¿Se evalúa la efectividad de tales programas?

4- ¿Existen programas de educación continua para el desarrollo de habilidades que fomentan la empleabilidad de los trabajadores y que apoyan la gestión del final de sus carreras profesionales?

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5- ¿Se han implementado mecanismos para asegurar que los trabajadores indirectos o tercerizados, reciban por parte de la empresa contratista o directamente por la empresa contratante, el entrenamiento y la capacitación necesaria para la labor que desempeñan, así como condiciones laborales y de bienestar satisfactorias?

6- ¿Se desarrollan estrategias para incentivar las ideas, y la creatividad del personal en función del mejoramiento de procesos y resultados?

Remuneración 1- La empresa compara su curva salarial con equivalentes del mercado laboral, toma medidas para contar con salarios competitivos y para cerrar la brecha proporcional entre el mayor y el menor salario de la empresa? ¿Se busca y monitorea el equilibrio salarial entre hombres y mujeres?

2- ¿La empresa subsidia o apoya económicamente a sus trabajadores frente a necesidades de vivienda, educación, alimentación, deportes, otros? ¿Se apoya el fondo de empleados u otras estrategias?

Diálogo Social 1- ¿La empresa facilita el diálogo social como mecanismo para desarrollar políticas y encontrar soluciones que tomen en cuenta las prioridades y necesidades de empleadores y trabajadores?

2- ¿Se facilitan los medios para que los grupos legalmente aprobados se reúnan, fomenten y desarrollen sus programas’ 3- ¿En las decisiones gerenciales se toma en cuenta la información obtenida a través de los grupos de trabajadores organizados y/o sindicatos?

Jubilación y Retiro

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1- ¿Se cuenta con programa de preparación para la jubilación?

2- ¿Se promueven actividades que permitan aprovechar la capacidad de trabajo de los jubilados en proyectos sociales de la comunidad?

IV.

CRITERIO: PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 1- ¿La empresa fomenta entre sus proveedores y contratistas el concepto de ciclo de vida del producto, verifica en los casos posibles, el origen de las materias primas, insumos y productos utilizados así como la garantía de que se respetan los derechos humanos y el medio ambiente en el proceso productivo? ¿Se precisan las especificaciones y responsabilidades en la disposición final de los bienes entregados?

2- ¿La selección de proveedores y contratistas se lleva a cabo, entre otros, teniendo en cuenta criterios de RSE, con énfasis en prácticas justas de operación?

3- ¿Se privilegia entre sus proveedores o contratistas microempresas o grupos comunitarios de su entorno local más cercano que presentan ofertas competitivas? ¿Se promueve de esta manera el desarrollo local?

Vinculo Con Proveedores y Contratistas 1- ¿La empresa fomenta transparencia en las relaciones comerciales con sus proveedores y contratistas específicamente en temas relacionados con licitaciones, contratación, cumplimiento de acuerdos pactados, tarifas, otros?

2- ¿La empresa facilita a proveedores y contratistas medios para generar una comunicación ágil y dinámica (portal en internet, sitio para proveedores, descarga automática de certificados, licitaciones, cotizaciones, otros)?

3- ¿La empresa se hace responsable por los trabajos que organizaciones contratistas

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llevan a cabo en su nombre?

4- ¿Existe una política y se evidencian prácticas de integración de los contratistas o terceros, con la cultura, valores y principios de la empresa?

5- ¿Dispone de evaluación sistemática de la satisfacción de la empresa con proveedores y viceversa?

Desarrollo de Proveedores y Contratistas 1- ¿Se fomenta, apoya y/o transfieren prácticas entre las empresas contratistas o proveedores, buscando el mejoramiento de sus sistemas de gestión, el fortalecimiento de las relaciones laborales con sus trabajadores y en general la inclusión del enfoque de RSE y sostenibilidad en su cadena de valor?

2- ¿Se establece con proveedores o contratistas acuerdos de corresponsabilidad, con metas concretas de mejoramiento en la calidad de sus bienes o servicios?

V.

CRITERIO: MEDIO AMBIENTE Gestión Ambiental 1- ¿La empresa dispone de políticas explicitas que evidencian su responsabilidad ambiental y se respaldan en sistemas de gestión bajo un enfoque de riesgos? ¿Cuenta con programa específico orientado al control del impacto ambiental causado por la operación de su cadena de valor?

2- ¿Existe una unidad funcional destinada a la gestión ambiental o responsabilidades delegadas encargadas de monitorear los riesgos e impactos ambientales y coordinar la gestión pertinente?

3- ¿La empresa desarrolla programas educativos que buscan fortalecer la cultura ambiental entre los diferentes actores de su cadena de valor? ¿La empresa promueve temas de normatividad ambiental, uso eficiente de recursos y materiales, fomento del desarrollo sostenible, recolección y disposición de

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residuos, entre otros? ¿Presenta resultados concretos y tendencias de mejoramiento?

4- ¿Se dispone de planes de emergencia ambiental para todas las actividades o servicios que involucran situaciones de riesgo en su cadena de valor?

5- ¿La empresa genera o participa en alianzas con otras organizaciones desarrollando acciones a favor de la preservación del medio ambiente?

6- ¿Existen programas para actuar en áreas protegidas o ambientalmente sensibles con el propósito de conservar la biodiversidad, específicamente recuperar cobertura vegetal, especies en peligro de extinción, reasentamiento de especies, entre otros?

Uso Sostenible de los Recursos 1- ¿Existen políticas y acciones concretas para optimizar el consumo de materias primas considerando su renovabilidad y en caso contrario se considera la sustitución por materias primas sustentables?

2- ¿Se dispone de política y prácticas tendientes a fomentar el uso de combustibles o energías menos contaminantes y fuentes de energía renovables?

3- ¿Se efectúa medición percapita al consumo de agua y energía y se toman medidas para involucrar a todos los actores de su cadena de valor en la optimización de su consumo?

4- ¿La empresa mide la captación de aguas por fuentes, controla sus vertimientos de aguas residuales y apoya proyectos o programas voluntarios para la preservación del recurso hídrico y manejo sostenible de las cuencas hidrográficas en el área geográfica de influencia?

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5- ¿Se evidencia el fomento de una cultura de reciclaje postindustrial y postconsumo entre los actores de su cadena de valor?

6- ¿Se apoyan o ejecutan proyectos de generación de negocios a partir de prácticas de ecoeficiencia?

Cambio Climático 1- ¿Se identifican las fuentes directas e indirectas de las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) en sus actividades, productos y servicios y se ha considerado desarrollar Proyectos de Mecanismo de Desarrollo Limpio (MDL), tendientes a reducir o capturar tales emisiones?

2- ¿Frente a efectos del cambio climático se han logrado innovaciones en métodos de producción, sistemas de transporte y en general utilización de energía con mínimo impacto ambiental?

3- ¿Se calcula la huella ecológica generada por las actividades de la empresa y se tiene programa en marcha para compensar su huella de carbono.

VI.

CRITERIO: COMUNIDAD Impacto de las Acciones de la Empresa en la comunidad 1- ¿La empresa tiene identificados los impactos sociales, positivos y negativos, que su actividad económica produce sobre la comunidad? ¿Dispone de mecanismos para anticiparse a demandas de la comunidad? ¿Monitorea y da respuesta oportuna a peticiones, quejas o reclamos de la comunidad relacionados con exceso de basura, mal olor, efluentes y otras formas de contaminación (sonora, visual, etc.), exceso de tráfico de vehículos causando ruido y trastornos, invasión del espacio público, Interferencia en sistemas de comunicación, otros similares?

2- ¿Educa a la comunidad sobre cómo enfrentar situaciones de riesgo y se coordinan soluciones frente a las diferencias entre las necesidades de la empresa y las necesidades de la comunidad?

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3- ¿Mantiene comités permanentes o grupos de trabajo formados por la comunidad vecina de la empresa, con los cuales de analizan diferencias y se construyen acuerdos?

Proyección a la Comunidad 1- ¿Las acciones de proyección a la comunidad en forma directa o en alianzas con terceros, están estratégicamente relacionadas con el negocio de la empresa?

2- ¿La empresa fomenta el diálogo con la comunidad para el diseño y aplicación de proyectos de RSE?

3- ¿La empresa genera programas de emprendimiento que buscan impactar positivamente la pobreza, el desempleo, la violencia y la exclusión social de grupos vulnerables de la comunidad? ¿Brinda formación a personas pertenecientes a su comunidad local con el objeto de mejorar sus competencias y posteriormente incluirlos en la fuerza laboral de la organización?

4- ¿Dentro de su comunidad local apoya iniciativas empresariales orientadas a mujeres, privilegiando madres cabezas de hogar?

5- ¿Posee o apoya programa estructurado de ayuda o acción humanitaria para asistir a las víctimas de desastres desencadenados por catástrofes naturales (tales como terremotos, sequías, inundaciones, etc.), o por conflictos civiles?

6- ¿La empresa participa con organizaciones locales: universidades, centros de desarrollo tecnológico, otros, en el desarrollo científico, tecnológico e innovación

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para el mejoramiento de sus productos y/o servicios y la generación de conocimiento útil a la sociedad?

7- ¿Participa en la generación o aplicación de política pública orientada al desarrollo de proyectos con impacto social?

8- ¿Fomenta la creación y desarrollo de redes de acción social para fortalecer su capacidad en la generación y desarrollo de proyectos de impacto en la comunidad?

VII.

COMUNICACIÓN Diálogo con Grupos de Interés 1- ¿Se tiene establecida comunicación o diálogo sistemático con los grupos de interés de la empresa con el propósito de definir, coordinar, priorizar y comunicar objetivos y acciones de RS en temas económicos, sociales y medioambientales? ¿Se ha definido una agenda anual para formalizar espacios de diálogo con cada grupo de interés?

2- ¿La empresa informa claramente resultados de su desempeño económico, social y medioambiental a sus grupos de interés, a través de variados medios de comunicación? ¿Se tienen espacios o mecanismos para retroalimentar la información suministrada y acordar mejoramientos?

3- ¿Se verifica que la información que se divulga desde las diferentes unidades funcionales de la organización, hacia los diferentes grupos de interés internos y externos, cuenta con pruebas, resiste análisis y se soporta en hechos y datos?

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4- ¿La organización promueve principios y prácticas de transparencia, suficiencia y confiabilidad en la generación y difusión de información?

Gestión de la Reputación

1- ¿La organización identifica sistemáticamente riesgos reputacionales y genera acciones oportunas para mitigarlos? ¿Educa y orienta acerca de acciones preventivas?

2- ¿Identifica oportunidades para comunicar asertiva y proactivamente procesos y resultados que contribuyen a fortalecer o afianzar la reputación de la empresa?

3- ¿Fortalece la gestión y genera alianzas con medios masivos de comunicación sobre la base de evidenciar procesos y resultados como buen ciudadano corporativo que aporta en forma efectiva al desarrollo de la ciudad y la región?

Cartagena: Barrio Armenia Cra. 47 No. 30-143 Tels: 6722900, 6722798, 6722807 Fax 6722900 director@fundacionsurtigas.org.co Monteria: Cra. 14 No. 48C-55 pbx 7910771 – Fax 7852137 monteria@fundacionsurtigas.org.co Sincelejo: Calle 20ª No. 25-54 pbx 2820378 Ext 30 – Fax 2824864 sincelejo@fundacionsurtigas.org.co Nit 806.017.005-5

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