Artículo Categorías de Usurios en Excel

unciones

Miguel Caballero Sierra https://www.youtube.com/user/ExcelFreeblog/featured

Excel Free Blog • Artículo 1 | Categoría de los usuarios según su conocimiento en funciones

1.1 INTRODUCCIÓN Es importante hacer una clara y precisa distinción de los tipos de usuarios que existen en Microsoft Excel; específicamente en términos de uno de sus grandes pilares que son las funciones, esto para que el lector se ubique en una de estas categorías de usuario, sepa con mayor certeza cuál es su nivel en esta herramienta ofimática a nivel de funciones y aparte pueda acudir a diversas fuentes incluyendo Excel Free Blog para incrementar sus habilidades y subir de categoría; primero empezaremos describiendo los tipos de usuario de Excel según sus funcionalidades más importantes y su nivel de conocimiento en programación en Visual Basic (VBA), para posteriormente definir los tipos de usuario enfocado únicamente en las funciones.

Funciones en Excel

¿Vale la pena ubicarse en una categoría solo basada en solo funciones existiendo todas estas otras funcionalidades?, la respuesta en un sí rotundo, porque las funciones en Excel es uno de los pilares más importante de esta hoja de cálculo; cuando a una persona se le evalúa su nivel de conocimiento en Excel, entre el 50% y 70% está enfocado en su conocimiento en funciones, en este artículo se dejan referencias claras e hipervínculos a otras temáticas de Excel para que el lector adquiera el conocimientos.

En este artículo asumimos que el lector tiene un conocimiento por lo menos básico de Excel, estos es: Interfaz gráfica, insertar y editar información, añadir funciones y modificarlas, manejo de los cuadros de diálogo básicos. Si el lector no cuento con este conocimiento mínimo le recomendamos que estudie primero la serie de vídeos mencionados a continuación Consulte el Anexo del artículo para los URL

Enlaces de interés

Enlaces de interés

• Clases sobre la interfaz gráfica de usuario • Clases sobre conocimiento esencial en Excel (CESE)

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CATEGORÍAS DE USUARIOS EN EXCEL A continuación definiremos los distintos tipos de usuarios que existen según su nivel de conocimiento en Excel y en programación en visual Basic; esta clasificación de categorías en Excel es la propuesta por: Rob Bovey, Dennis Wallentin, Stephen Bullen y John Green en su excelente libro: Professional Excel Development en su segunda edición con algunas extensiones, modificaciones y especificaciones propias de este artículo.

1.2 BASIC EXCEL USERS Esta primera categoría o tipo de usuario es la más básica y esencial de todas y en la cual la gran mayoría de personas que usan esta hoja de cálculo están ubicadas.

Temas en Excel

En términos de Excel conocen su interfaz gráfica a profundidad, están familiarizados con las funciones más comunes, básicas e intermedias en Excel, entienden el formato condicional a nivel intermedio al igual que la funcionalidad de validación de datos a nivel intermedio, tienen conocimiento en tablas estructuradas aunque no necesariamente de todas sus ventajas, beneficios y de su nomenclatura avanzada; estos usuarios tiene un conocimiento extremadamente básico acerca de las gráficas en Excel.

En programación

En términos de programación y específicamente en programación en Excel (VBA: Visual Basic para aplicaciones), estos usuarios tienen un conocimiento prácticamente nulo acerca de ello, su conocimiento no va más allá de conocer la existencia de este gran pilar en Excel. En la descripción anterior se menciona todas las características que debe tener un usuario Basic Excel User en toda su plenitud listo para saltar a la siguiente categoría (Power Excel User), si bien podemos diferenciar distintas sub-categorías en esta categoría, en este artículo no se describe dado que no es necesario para el fin último de este. La tabla en la (figura 1.1) se presenta un resumen de conocimiento que debe tener este tipo de usuario en total plenitud en la categoría.

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Basic Excel User Excel Funcionalidad Nivel Interfaz gráfica 100% Tablas estructuradas 50% Formato 80% Formato Condicional 70% Validación de datos 70%

Programación Funcionalidad General

Nivel 0%

Figura 1. 1: Resumen de conocimientos de los usuarios Basic Excel User a plenitud

En los siguientes enlaces puedes encontrar información para incrementar su conocimiento y quedar en plenitud en la categoría Basic Excel User, si aún no tienes los conocimientos suficientes o por lo menos el nivel necesario para ascender a la siguiente categoría.

Consulte el Anexo del artículo para los URL

Enlaces de interés Enlaces de interés • Clases sobre la interfaz gráfica de usuario • Clases sobre conocimiento esencial en Excel (CESE) • Validación de datos • Formato condicional

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1.3 POWER EXCEL USERS Esta segunda categoría o tipo de usuario encontramos personas con alto conocimiento en casi todas las funcionalidades de Excel y además ya tienen una percepción clara de cuando utilizar una u otra funcionalidad, aunque la gran mayoría de usuarios se ubica en Basic Excel User, el otro gran porcentaje está en esta segunda categoría.

Temas en Excel

En términos de Excel estos usuarios tienen un conocimiento intermedio en formato, formato condicional y validación de datos derivado de la primera categoría; tienen un conocimiento avanzado en tablas estructuradas conocen su importancia y sobre todo porque los datos deben ser, en lo posible, organizados de esta forma; tienen un conocimiento intermedio-avanzado en gráficas, gráficas dinámicas y tablas dinámicas; y finalmente tienen un conocimiento avanzado en subtotales, filtros y nombres definidos , además lo más importante de esto es que los usuarios saben cuándo debe ser usada cada funcionalidad de forma correcta.

En programación

En términos de programación y específicamente en programación en Excel, estos usuarios tienen un conocimiento básico, han aprendido a utilizar la grabadora de macros bastante bien y pueden hacer modificaciones al código VBA guiados por internet o línea de código de ayuda (Snippets) que aportan al perfeccionamiento de macros.

Líneas de código de ayuda: Son pequeños fragmentos de código proporcionado a usuarios que no tiene conocimiento en programación para que haga modificaciones a sus macros de forma guiada

Al igual que la categoría de los usuarios Basic Excel User, en esta también podemos diferenciar distintas sub-categorías, sin embargo en este artículo no se describen. La tabla en la (figura 1.2) se presenta un resumen de conocimiento que debe tener este tipo de usuario en total plenitud en la categoría.

En los siguientes enlaces puedes encontrar información para incrementar tú conocimiento y quedar en plenitud en la categoría Power Excel User si aún no tienes los conocimientos suficientes, o por lo menos el nivel necesario para ascender a la siguiente categoría.

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Enlaces de interés Enlaces de interés • Curso de tablas dinámicas en Excel • Curo de Macros en Excel

Power Excel User Excel Funcionalidad Formato Formato Condicional Validación de datos Gráficas Gráficas dinámicas Tablas dinámicas Subtotales Filtros Nombres definidos

Nivel 80% 70% 70% 90% 90% 90% 100% 100% 100%

Programación Funcionalidad Nivel Grabadora de macros 90% Líneas de código de ayuda 60% Figura 1. 2: Resumen de conocimiento de los usuarios Power Excel User a plenitud

1.4 VBA DEVELOPER Esta tercera categoría o tipo de usuario encontramos personas con un buen conocimiento en programación en Excel derivado de su experiencia y aprendizaje del lenguaje VB (Visual Basic). Podemos pensar es estos usuarios

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como provenientes de Visual Basic listo para implementar su conocimiento en Excel y experimentar en este lo que han aprendido, lo anterior conlleva a utilizar programación algo excesiva cuando aún se puede realizar con funcionalidades de Excel.

Excel y programación

En términos de Excel y programación, si bien tiene un buen conocimiento en Excel su bagaje por el mundo de programación los lleva olvidar e incluso indagar menos en las funcionalidades de Excel, por esto el usuario en la categoría Power Excel User tienen un conocimiento más profundo en la hoja de cálculo en sí misma (aunque esto depende según la sub-categoría). La gran diferencia en términos de Excel entre los tipo Power y VBA es que los usuarios Power saben distinguir cuando se debe utilizar una funcionalidad en Excel con mayor claridad mientras que los VBA suelen acudir demasiado a VBA (programación) cuando la solución se puede implementar sin necesidad de ella; al igual que las dos categorías de usuarios anteriores podemos subdividir esta categoría en dos sub-categorías que se describen enseguida:

Importante La característica distintiva entre un usuario VBA Develo per from VB y un usuario VB Develo per from Excel es que estos últimos saben distinguir cuando se debe utilizar una funcionalidad de Excel con gran claridad

FROM VB Esta sub-categoría de la categoría VBA encaja perfectamente con la descripción que se ha dado en los dos párrafos anteriores; estos usuarios tienen la característica de haber aprendido visual basic, bien sea VB.NET o visual basic 6.0 y luego de esto se adentraron en el mundo de Microsoft Excel, estos son los usuarios que hacen uso excesivo de programación y que su nivel en las funcionalidades de Excel está “por debajo” de los Power Excel User Temas en Excel

En términos de Excel tienen un buen conocimiento en funciones, tablas dinámicas, formato, gráficas, etc. Pero en conceptos generales y buena utilización de las funcionalidades estos usuarios tienen un nivel intermedio

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En programación

En términos de programación y específicamente en programación en Excel estos usuarios tienen un conocimiento intermedio (visual basic para aplicaciones), conocen los conceptos básicos a nivel avanzado, procedimientos y funciones, declaración de variables, controles de flujo y bucles; en cuanto al modelo de objetos en Excel tienen un conocimiento básico pero su conocimiento en lenguajes de programación permite que usen propiedades, métodos y eventos además de apoyarse de la grabadora de macros para aprender código y hacer cosas más interesantes. El resumen de conocimientos de los usuarios VBA Developer From VB se presenta en la (figura 1.3)

VBA Developer - FROM VB Excel Funcionalidad Formato Formato Condicional Validación de datos Gráficas Gráficas dinámicas Tablas dinámicas Subtotales Filtros Nombres definidos

Nivel 80% 50% 50% 80% 50% 80% 60% 60% 60%

Programación Funcionalidad Nivel Grabadora de macros 90% Líneas de código de ayuda 80% Procedimientos y funciones 80% Declaración de variables 90% Controles de flujo 100% Bucles 80% Figura 1. 3: Resumen de conocimiento de los usuarios VBA Developer From VB a plenitud

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FROM EXCEL Estos usuarios han seguido el orden de evolución “normal”: Basic Excel User, Power Excel User y VBA Developer; mientras que los usuarios FROM VB fue un salto algo “mágico” a esta categoría, por lo tanto los primeros han aprendido programación directamente desde Excel.

Temas en Excel

En términos de Excel cuentan con el mismo nivel de conocimiento y orden de ideas que los usuarios Power ya que su evolución fue natural, esta evolución brinda una ventaja significativa en comparación con los usuarios FROM VB, la razón fundamental es que saben y conocen mucho más las funcionalidades de Excel, sus ventajas, desventajas, especificaciones etc. En general entienden mejor el core del programa y lo más importante saben en qué momento se debe utilizar estas funcionalidades.

En programación

En términos de programación cuenta con el mismos nivel de conocimiento que los usuarios From VB, con una ligera ventaja y es que conocen un poco el modelo de objetos de Excel teniendo mayor claridad en sus propiedades, métodos y eventos dado que ellos les toco aprender desde Excel.

Modelo de objetos: Es toda la parte teórica detrás de la programación Excel; su compresión plena contribuye a tener grandes habilidades de programación en las herramientas ofimática

Si el lector es un usuario con alto conocimiento en visual Basic (VB) y que ha empezado a utilizar Excel con esta habilidad, para él es altamente recomendable que estudie a profundidad todas las funcionalidades de Excel que se presentan en la (figura 1.4) y la (figura 1.5), aprendiendo más allá de lo básico y común de cada funcionalidad, esto para no caer en el error de aplicar mucha programación en Excel cuando aún se pueden ejecutar excelente soluciones con las funcionalidades de la hoja de cálculo. Para estimar que tanto conoce, entiende un usuario cierta funcionalidad en Excel véase los aparatados 1.12, 1.13, 1.14, 1.15. 1.16, 1.17, 1.8 de este artículo, estos apartados pueden dar una idea de que tanto conoce una funcionalidad de Excel.

El resumen de conocimientos de los usuarios VBA Developer From Excel se presenta en la (figura 1.4)

Enlace de interés Enlace de interés • Curso de Macros en Excel

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VBA Developer - FROM EXCEL Excel Funcionalidad Formato Formato Condicional Validación de datos Gráficas Gráficas dinámicas Tablas dinámicas Subtotales Filtros Nombres definidos

Nivel 80% 70% 70% 90% 90% 90% 100% 100% 100%

Programación Funcionalidad Nivel Grabadora de macros 90% Líneas de código de ayuda 80% Procedimientos y funciones 80% Declaración de variables 90% Controles de flujo 100% Bucles 80% Figura 1. 4: Resumen de conocimiento de los usuarios VBA Developer From Excel a plenitud

1.5 EXCEL DEVELOPER Esta quinta categoría o tipo de usuario encontramos personas con un altísimo conocimiento en todas las funcionalidades de Excel y además tienen una compresión plena y avanzada de VBA (Visual Basic for applications – Visual basic para aplicaciones); Los usuarios Excel Developer tienen una percepción clara y exacta de cuando utilizar una u otra funcionalidad del core de Excel.

Temas en Excel

En términos de Excel los usuarios ubicados en esta categoría han llegado al dominio y compresión más alta y completa de todas las funcionalidades de Excel: Tablas dinámicas, Gráficas dinámicas, Graficación, Formato Condicional, Fórmulas y funciones, Funciones matriciales, Configuración de las hojas de

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cálculo, Trabajo con datos externos, Validación de dato, Consolidación de datos, MS Query, Solver etc., etc. Para estos usuarios es supremamente importante que se estén actualizando constantemente en las tecnologías Microsoft debido a que esto es una parte integral de ellos, además que también deben manipular a nivel avanzado las últimas novedades de MS Excel; por ejemplo de las más recientes tenemos: Power Pivot, Power View, Power Query y Power Map.

En programación

En términos de programación también tienen un altísimo nivel en VBA, entiende a la máxima perfección el modelo de objetos de Excel, propiedad, métodos, eventos etc. Esta gran combinación de conocimiento permite a estos usuarios crear aplicaciones utilizando Excel como plataforma de desarrollo de forma efectiva, eficiente y eficaz; además de estar en la capacidad de optimizar hojas de cálculo para mayor provecho de los recursos y navegabilidad de las mismas. A diferencia de las tres categorías de usuarios anteriores, esta no tiene sub-categorías ni ningún tipo de sub-división y llegar a este nivel puede considerarse el más alto nivel (aunque aún hay más).

Límite de los usuarios Excel Developer

El límite de estos usuarios llega cuando tienen que automatizar Excel utilizando otras aplicaciones externas de forma manual y programable requiriendo incluso otros leguajes de programación (VB. NET, C#.NET, VSTO y hasta programación web, específicamente HTML.

La tabla presentada en la figura 1.5 muestra el resumen de conocimiento de estos usuarios tanto n Excel como en el Lenguaje de programación VBA (Visual Basic Para Aplicaciones)

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Excel Developer Excel Funcionalidad Tablas dinámicas Gráficas dinámicas Graficación Formato condicional Funciones Funciones matriciales Validación de datos Consolidación de datos Solver Power Pivot Power View Power Query Power Map

Nivel 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 90% 90% 90% 90%

Programación Funcionalidad Nivel Grabadora de macros 100% Líneas de código de ayuda 100% Procedimientos y funciones 100% Declaración de variables 100% Controles de flujo 100% Bucles 100% Userform 100% Modelo deobjetos 100% Figura 1. 5: Resumen de conocimiento de los usuarios Excel Developer a plenitud

1.6 PROFESSIONAL EXCEL DEVELOPER Esta es el la categoría más alto que puede llegar a tener un usuario de Excel, en esta categoría no sólo incluyen las funcionalidades de Excel y VBA sino también aspectos externos, estos son: API, VSTO, programación Web, en especificó HTML; también el manejo de otras herramientas y leguajes, estos son: Access, Power Point, Word, XML y SQL; además de tener un conocimiento

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profesional y estructurado de desarrollo de aplicaciones usando Microsoft Excel, conocimiento en áreas específicas del conocimiento y en el área de gestión de proyectos.

Temas en Excel

En términos de Excel estos usuarios dominan absolutamente todas las funcionalidades a un nivel avanzado

En programación

En términos de programación estos usuarios dominan a la A a la Z y de la Z a la A VBA

Programas externos

En términos de programas externos, tiene un conocimiento avanzado de Access y de SQL Server, un conocimiento intermedio de Power Point y Word

Otros Lenguajes

En términos de otros leguajes tienen un conocimiento avanzado en XML, conocimiento básico-intermedio de HTML y el dominio de un leguaje .NET (VB.NET, C#.NET …)

Lo importante de todo estos es la integración que hace el usuario para crear solucione sorprendentes.

Importante Importante Lo fundamental de los usuarios Professional es alta capacidad de integrar todo este conocimiento para crear soluciones complejas además del enfoque gerencial para crear productos para sus clientes e incluso empleados

CATEGORÍAS DE USUARIOS SEGÚN LAS FUNCIONES DE EXCEL Como se mencionó al principio del artículo que una de las utilidades más importantes en Excel son las funciones, decimos que su nivel de importancia y

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de evaluación esta entre 50% y 70% , por esto las estudiaremos en este artículo, ahora que conocemos los distintos tipos de usuarios en Excel a nivel general es importante ahora conocer los distintos niveles de usuarios según su nivel de conocimiento en las funciones de este programa, recuerde que lo importante de las funciones es que es uno, sino el pilar más importante de esta hoja de cálculo.

1.7 USUARIOS BÁSICOS Estos son los usuarios que tienen el conocimiento más básico y rudimentario de todos, si el lector hasta ahora se está iniciando en Excel debe empezar a por estas funciones.

Cabe recordar que el lector debe tener practica previa en interfaz gráfica y conocimiento esencial sobre Excel, si esto no es así recuerde primero estudiar la serie de vídeo tutoriales que se mencionan en la página 7, allí verá los hipervínculos para acceder a estos cursos.

Categoría Básica de Funciones: Son las categorías: Funciones de texto, funciones de fecha y hora, funciones estadísticas y funciones de búsqueda y referencia

Existen una gran cantidad de funciones que son consideradas de nivel básico.

Aquellas funciones claves de todo este gran conjunto de funciones para que pueda aprender de formas más ágil sin invertir una gran cantidad de tiempo; es vital aclarar que normalmente a los usuarios básicos se les considera a aquellos que saben manejar las funciones: SUMA, PROMEDIO, PRODUCTO y CONTAR ; ¡y nada más!, pero en la definición de este artículo estos usuarios básico van mucho más allá, estos usuarios conocen las funciones básicas pero de cada categoría básica de funciones (Texto, fecha y hora, estadística etc.)

ALGUNAS FUNCIONES DE LOS USUARIOS BÁSICOS 1. SUMA() 2. PROMEDIO() 3. PRODUCTO() 4. CONTR() 5. CONTARA 6. CONTAR.BLANCO() 7. MAX() 8. MIN() 9. AÑO() 10. ALEATORIO() 11. ALEATORIO.ENTRE() 12. CONCATENAR

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13. CARACTER() 14. HOY() 15. AHORA 16. COLUMNA 17. COLUMNAS 18. FILA 19. FILAS()

1.8 USUARIOS INTERMEDIOS Estos son los usuarios que tienen un conocimiento más elevado que los básicos y proviene de haber utilizado Excel por un tiempo prolongado donde las necesidades de hacer cálculos más complejos, y en particular cálculos con criterios ya era necesaria, algunas funciones son:

FUNCIONES DE LOS USUARIOS INTERMEDIOS 1. CONTAR.SI() 2. CONTAR.SI.CONJUNTO() 3. FRRECUENCIA() 4. SUMAR.SI() 5. SUMAR.SI.CONJUTNO() 6. PROMEDIO() 7. PROMEDIO.SI.CONJUTNO() 8. SI() 9. TEXTO() 10. Y() 11. O() 12. NO() 13. XO 14. REDONDEAR() 15. TRUNCAR() 16. DIA.LAB() 17. DIA.LAB.INTL() 18. TRANSPONER()

1.9 USUARIOS AVANZADOS Esta categoría en particular es clave a nivel de funciones porque tiene un característica particular a las demás y es que aquí se centran en un grupo de

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funciones que se han denominado funciones de “búsqueda”, este nombre no hace referencia exclusiva al grupo de funciones llamado “de búsqueda y referencia” sino también a otras funciones con características específicas, las funciones de búsqueda son aquellas que nos permiten obtener información de una lista de datos o listas de datos, de hecho con el dominio de estas funciones, citando a Bill Jelen: “cuenta con las herramientas necesarias para ser empleadle en una compañía.”

FUNCIONES DE CLAVES DE LOS USUARIOS AVANZADOS 1.

2.

3.

4.

5.

6.

AGREGAR() BUSCAR() BUSCARH() BUSCARV() COINCIDIR() INDICE()

1.10 USUARIOS AVANZADOS+ Los usuarios avanzados+, avanzados plus o súper avanzados en términos de funciones tienen un detalle importante y es que saben manejar los funciones matriciales a la perfección además de entenderlas conceptualmente de la mejora manera, estos usuarios tienen la singularidad de ser considerados en muchas ocasiones Gurús en Excel o expertos en Excel, porque aún sin saber todas las demás funcionalidades de esta aplicación con todas estas funciones puede resolver cualquier cantidad inimaginable de problemas en el día a día de forma eficente y eficaz.

FUNCIONES DE LOS USUARIOS AVANZADOS+ 1. SUMAPRODUCTO() 2. DESREF() En particular tienen un conocimiento profundo de las funciones matriciales

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1.11 EL SIGUIENTE NIVEL Llevando a los usuarios de Excel en términos de funciones a otro nivel podemos definir otra categoría para aquellos que aparte de estar en la categoría de usuarios Avanzados+ tienen el conocimiento suficiente y necesario para crear sus propias funciones.

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Términos y Conceptos Importantes Basic Excel User Power Excel User VBA Developer Professional Excel Developer Líneas de código de ayuda Categoría básica de función

Usuario básico Usuario intermedio Usuario avanzado Usuario avanzado+ Usuario Súper avanzado UDF

Referencias Bovey R., Wallentin D., Bullen S., Green J.; Professional Excel Development; Second Edition, 2009.

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