Planeación en Tiempos de Crisis - Planeación y Organización Efectiva

PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN EFECTIVA

Planeación en tiempos de crisis

CRISIS 

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Cambio brusco en el curso de una enfermedad, ya sea para mejorarse o para agravarse.

Situación de un asunto o proceso cuando está en duda la continuación, modificación o cese.

Momento decisivo de un negocio grave y de consecuencias importantes.

Juicio que se hace de algo después de haberlo examinado cuidadosamente.

Escasez, carestía.

Situación dificultosa o complicada.

CRISIS COMO OPORTUNIDAD

5 NIVELES DE PERFORMANCE ROGER KAUFMAN  Nivel 1: Hacer algo  Nivel 2: Hacer algo bien  Nivel 3: Hacer cosas que tienen valor  Nivel 4: Hacer bien cosas que tienen valor  Nivel 5: Hacer cosas bien que tengan valor en forma habitual.

PERFORMANCE Peter Drucker, Peter Senge y Kaufman  Nivel 6: Hacer cosas bien que tengan valor en forma habitual y verificar que siguen teniendo valor.

Implica revisiĂłn y redefiniciĂłn de las metas o resultados de las actividades individuales u organizacionales para garantizar que las mismas sigan agregando valor frente a los cambios en el contexto y las nuevas tendencias emergentes.

PERFIL Y COMPETENCIAS DE UN DIRECTOR EXITOSO Liderazgo  Motivación y dirección del personal  Habilidad comunicativa  Gestión del cambio y desarrollo de organización  Habilidades interpersonales – Manejo de conflictos  Integridad moral y ética  Delegación y empoderamiento  Toma de decisiones  Planeación y organización efectiva – Manejo del tiempo 

SI USTED NO ORGANIZA SU VIDA, OTROS LO HARÁN POR USTED. ¿ Cada día dedico tiempo a planear mi trabajo? ¿Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito? ¿Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo y trato de manejarlos en ese sentido? ¿Llevo una agenda flexible para atender asuntos inesperados? ¿Trato de manejar de una vez la papelería que me llega, evacuando y decidiendo? ¿Soy capaz de decir ‘NO’ cuando se me requiere en asuntos que interfieren en mi trabajo? ¿Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones?

DOS EXCUSAS EN EL MANEJO DEL TIEMPO 1. No he tenido tiempo 2. No he podido hacerlo Debemos entender que….

A. Tener tiempo para algo es cuestión de darle prioridad.

B. Tener tiempo para todo es cuestión de planeación.

¿POR DONDE EMPEZAR? ‘No he tenido tiempo de …’ No le he dado la prioridad.

‘No lo he podido hacer’ No lo he planeado hacer.

Al finalizar una jornada haga su balance.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

RESULTADO DE UNA MALA PLANEACIÓN 

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Realizar tareas que no son necesarias:  Tarea difícil Vs tarea fácil  Repetir un trabajo que ha sido realizado por otros  Realizar de forma manual un trabajo que ha sido automatizado Realizar un trabajo que le corresponde a otra persona  Ver tentador el trabajo que realizan los demás  No querer delegar  Cuando los demás tengan un problema siempre acudirán a usted

RESULTADO DE UNA MALA PLANEACIÓN 

Las tareas llevan más tiempo del esperado    

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Desorganización Desinformación Hacerlo todo solo Plan de trabajo y cronogramas poco definidos

Perder el tiempo de los demás    

Cuando se cambia de idea en el ultimo momento y se hace replantear el trabajo No actualizar información de la que los demás dependen Cuando se convocan reuniones sin una agenda concreta La impuntualidad e incumplimiento (mentiras – no contestar el teléfono- atribución causal externa)

NO HAY NADA MÁS INEFICIENTE QUE HACER EFICIENTE ALGO QUE NO DEBE HACERSE. PETER DRUCKER LA META

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPORTANTE

U R G E N T E

Apagar incendios, U.I. proyectos que se CRISIS vencen

TIEMPO Llamadas U.NI. Reuniones Interrupciones RUTINAS imprevistos

V A L O R E S

I. UN. Metas, visión, planeación, OPORTUNID capacitación AD

NO IMPORTANTE

TIEMPO Navegar en NI.NU. internet, messenger, EVASIÓN facebook, ver TV

N O U R G E N T E

ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO

Planear y enfocarse en lo importante  Organizarse para ejecutar ágilmente  Hacer seguimiento efectivo 

PLANEAR Y ENFOCARSE EN LO IMPORTANTE

PLANEAR

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El riesgo de no planear es que, si no se define una meta, cualquier camino es posible y las decisiones se toman a merced de las circunstancias.

PLANEACIÓN EFECTIVA  

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Desmontar hábitos antiguos.

Tomarse los últimos minutos laborales para planear el siguiente día.

Respetar las actividades y compromisos asumidos.

Planear solo el 50% o 70% del tiempo con el que se cuenta.

Establezca fechas limite realistas – poner fechas de entrega con colores.

Priorización de actividades.

Concéntrese en tareas en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados.

Evite perder de vista los objetivos y resultados esperados.

Asignación de tiempo a cada tarea. (ineficiencia – ineficacia)

MÉTODO ABCDE

A. AVANZA hacia la meta – muy importante B. BUENO HACERLO- Vale la pena contribuye a la meta C. COMPLEMENTARIOS- Actividades rutinarias necesarias pero no nos hacen avanzar- hay que hacerlas D. DELEGAR- Se puede delegar, capacitar a otra persona para que lo haga- libera tiempo E. ELIMINAR Actividades antiguas que no son importantes y no me hacen avanzar hacia mi meta

PREGUNTA MÁGICA

¿Cuál es el mejor uso de su tiempo ahora?

Si solo pudiera hacer una tarea que sea la que tiene más impacto. ¿Cuál Haría?

La respuesta a estas preguntas le señalará la prioridad.

ORGANIZARSE PARA EJECUTAR ÁGILMENTE

ORGANIZACIÓN EFECTIVA  

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El arte de la ejecución en los negocios,- Larry Bossidy & Ram Charan.

Organizar su tiempo, la información que recibe, el ambiente de trabajo y sus tareas para ejecutar más fácilmente.

El primer principio para organizarse es decidir que hacer con todo lo que llega a su vida, preguntarse ¿Qué hago con esto?

Administrar sus energías – deportistas de alto rendimiento: pausas activas, momentos de menor productividad…

Tome vacaciones de 5 minutos (comprenda el propósito del descanso.)

Conocer nuestro reloj interno y en horarios de mayor productividad realizar las tareas más importantes y complejas.

Tenga listas de chequeo, no se comprometa con todo.

Hora tranquila (espacio para reflexionar)

DOCUMENTOS E IDEAS Regla del ajedrez: “Ficha tocada, ficha jugada”  Decida que hacer: 

Botarlo  Guardarlo  Hacer algo 

AMBIENTE Tener a la vista solo el documento (físico o digital) con el que trabaja, así evitará generarse distracciones.  Cree un espacio libre de distracciones.  Tener sitios predefinidos para recibir, archivar o escribir.  Botar todo lo que no le sirve. Esto le permitirá encontrar más rápidamente lo que busca y le generará sensación de alivio en lugar de saturación y ahogo.  Tener los elementos necesarios antes de empezar  Uso del celular 

FLUJO DE DOCUMENTOS Documentos activos

Bandeja de entrada

Documentos de referencia

Lista de tareas

CRITERIOS DE EJECUCIÓN Revisar el calendario que contiene citas y reuniones con un horario predefinido.  Para tomar la decisión de por cuál tarea iniciar use los siguientes criterios:  A. Prioridad (impacto, urgencia e importancia).  B. Tiempo disponible  C. Energía disponible 

SEGUIMENTO EFECTIVO

SEGUIMIENTO Una vez se ha planeado y se ha ejecutado el siguiente paso es asegurarse que se cumplió con lo planeado.  Haga seguimento semanal de sus tareas, preferiblemente el viernes.  Revise su archivo activo.  Su calendario 7 días antes y 7 días próximos.  Tareas delegadas.  Proyectos.  No olvide PHVA 

TRES SENCILLAS REGLAS Priorización (Covey)  Eficacia (Pareto)  Inmediatez (Pa´yer) 

Si tienes que comerte un sapo no desperdicies tiempo mirándolo.

Si tienes que comerte más de uno, cómete el más grande primero.

Solucionar, planificar, delegar, olvidar.

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN.