JackelineProfesora:González
Universidad Técnica Nacional Carrera Asistencia Administrativa Administración de la Información I Material, Equipo y Mobiliario para Archivar
Estudiantes:Duarte María Elieth Castro Castro Jeremy Barrantes Gonzales Katia Ugalde Miranda
Índice Tabla de contenido Introducción 1 Material de Oficina.............................................................................................................................. 2 Carpetas Individuales ...................................................................................................................... 2 Las Carpetas Colgantes 2 Las Pestañas .................................................................................................................................... 2 Los Marbetes 2 Las Guías.......................................................................................................................................... 2 Los Discos, los Casetes y los Rollos de películas en blanco............................................................. 2 Las Fundas o Bolsas 3 Las Microfichas................................................................................................................................ 3 Tarjetas para Microfilm 3 Rollos de Microfilm 3 Las Cajas .......................................................................................................................................... 3 El Mobiliario de Oficina 3 El Gancho o Espigón........................................................................................................................ 4 El Nido de Paloma 4 El Acordeón 4 La Tabla Shannon ............................................................................................................................ 5 El Archivador vertical 6 El Archivador Horizontal.................................................................................................................. 6 Los Estantes Convencionales .......................................................................................................... 6 La Estantería Compacta o Móvil 6 Equipo de Oficina ................................................................................................................................ 7 El Almacenador de Discos Ópticos 7 Los Ficheros y Tarjetas .................................................................................................................... 7 Las Unidades de Conservación para Planos y Mapas...................................................................... 7 Los Armarios para conservar Cintas o Rollos de Microfilm 7 Los Organizadores de Disco Flexibles, Compactos, Ópticos y otros ............................................... 7 Los Organizadores de Vídeo y Casetes............................................................................................ 8 El Equipo utilizado para reproducir documentos en cualquier tipo de soporte............................. 8
Conclusión 9
El área del trabajo de un asistente administrativo es su oficina ya que ahí va a pasar el mayor tiempo realizando sus tareas rutinarias como el elaborar cartas, realizando actas, organizando el archivo de documento, atendiendo cliente entre otras ocupaciones. Es por que la oficina o el área de trabajo donde se desempeña el asistente administrativo debe tener presente todas lasherramientasqueva anecesitarel empleadopararealizarsu trabajo deunaformaeficiente y para tener el mejor resultado. Es por esto por lo que la empresa o el jefe encargado debe hacerse cargo de proporcionar todo lo necesario en comodidad, salud y herramientas para que el empleado que ejerce como el asistente de la manera apropiada y tenga el mayor desempeño posible a la hora de estar Atrabajando.lolargode
Es por eso por lo que en la revista digital vemos con una gran importancia hablar de estos recursos que se deben tomar en cuenta para llevar las tareas en la oficina de la manara que se logre el mayor desempeño posible tomado en cuenta la comodidad, salud y eficiencia en la zona que labora el empleado en la oficina.
los años se ha estado buscando herramientas que faciliten la labor del empleado a la hora de ejercer en una oficina sea tanto en comunidad ya que es de suma importancia la salud del empleado, así como la eficiencia a la hora de trabajar, ya que sea buscado diferentes objetos y herramienta que faciliten la tarea del asistente administrativo como por ejemplo la máquina de escribir que al principio fue de gran ayuda pero tuvo diferentes contratiempos y tuvo quesersustituidaporlacomputadorayaque estacumplía demejormaneralas exigencia de una oficina y atendía nuevas necesidades que iban apareciendo al pasar de los años.
Introducción
Pueden ser utilizadas como las guías al hacer 2 guías con una carpeta colgante, al cortar en el lomo inferior. Son confeccionadas en cartulina de manila u otro material resistente, con un gancho de metal, el cual sostiene cuando se coloca en el archivador y se cuelga del marco de la gaveta. Las Pestañas Sirve para identificar las carpetas y su contenido en los sistemas de archivo. Es la parte que sobresale en la carpeta de manila o colgante; en ella se imprime el rótulo correspondiente, de acuerdo con el contenido del soporte. Los Marbetes
Se Utilizan en el Archivo de gestión para conservar 100 folios o piezas documentales donde se conservan documentos de las unidades administrativas que conforman el sistema de clasificación. Las Carpetas Colgantes
Material de Oficina Carpetas Individuales
Son tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas para titular las carpetas. Se fabrican en tiras adhesivas o en rollos continuos en gran variedad de colores y diseño de notable belleza. Las Guías Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta, donde se pueden establecer diferentes tipos de guías como las siguientes:
• Principales: Son las que dividen el contenido de las gavetas en secciones.
• Secundarias: Son las que subdividen el contenido de las secciones. Los Discos, los Casetes y los Rollos de películas en blanco Constituyen el soporte de información audiovisual y gráfica que se utiliza en las oficinas dependiendo de las actividades que se lleven a cabo.
Tarjetas para Microfilm Son unos cuadros de 16 o de 35 mm, con ventillas para guardar documentos. Rollos de Microfilm Son unas cintas de 16 y de 35mm y usualmente de 30,5 mm y 61 mm de longitud enrolladas en carretes. Las Cajas Es un receptáculo de plástico de 10 cm por lado y 2,5 cm de espesor, dentro de los cuales se guarda un rollo en película procesada de 16mm, de ancho por 30,5mm de largo. El Mobiliario de Oficina Desde el siglo XV hasta nuestros días, se han ido guardando documentos, algunas de las formas de archivadores utilizados a través de la historia son las siguientes:
Las Fundas o Bolsas Sirven para guardar documentos gráficos como fotografías, croquis y gráficos. En el mercado existen en tamaño, formas y diseños. Las Microfichas Son hojas de microfilm donde se guardan filas de imágenes que simplifican y aceleran la consulta de datos.
2. Con facilidad el documento puede extraviarse.
3. Lo expone a los factores ambientales.
3. Es fácil de transportar.
2. No hay protección de factores ambientales.
1. Perfora el documento.
4. Es barato. Las Desventajas
4. La capacidad del clavo es limitada. El Nido de Paloma Es una estantería de madera o me tal con divisiones. En la actualidad se utiliza en algunos lugares como el supermercado, correos y hoteles para depositar los papeles en el orden en que se reciben o de acuerdo con un criterio propio de clasificación empírica. Sim embargo también se utilizan para guardar sobre, llaves, paquetes; así como para ordenar alfabéticamente instrumentos descriptivos, como por ejemplo las fichas. Las Ventajas
3. Capacidad limitada. El Acordeón Entre sus características encontramos una muy importante, la cual es el primer sistema de archivar en posición vertical y es utilizado por los cobradores para guardar facturas, fichas o recibos; en algunas instituciones se utiliza para guardar certificaciones pendientes de entrega.
El Gancho o Espigón La forma un clavo y una base de metal o de madera, puede ser de pared o también de escritorio; en la actualidad se utiliza en las diferentes empresas comerciales para sujetar las facturas.
1. Fácil acceso a los documentos.
Las Ventajas 1. Ágil 2. No necesita mucho espacio físico.
2. Permite mantener un orden alfabético o numérico. Las Desventajas 1. Los documentos con facilidad se pueden extraviar.
3. Barato. Las Desventajas 1. Capacidad limitada.
3. Tiene acceso fácil a los documentos. Las Desventajas 1. Tiene capacidad limitada. 2. Fácil extravió.
3. No hay protección de factores ambientales.
Las Ventajas 1. Fácil de transportar.
2. Fácil extravío de los documentos.
2. Es barata.
4. Por ser de cartón se deteriora rápidamente. La Tabla Shannon Es una tabla con una prensa que sostiene los documentos en la parte superior, al igual que el acordeón, se empezó a utilizar durante el año 1860. Es muy común encontrarla en la actualidad en los hospitales, supermercados, y en manos de encuestadores, estudiantes y otros. Las Ventajas 1. Fácil de transportar.
3. Por su capacidad, limita el tamaño del documento.
2. Fácil manejo.
4. Posee una prensa que daña el documento.
Su uso en la actualidad se debe a que proporciona más espacio y visibilidad, por lo que permite archivar y localizar los documentos fácilmente; el gabinete de metal es el más recomendable sobre todo si es elaborado a prueba de fuego. Actualmente el mercado ofrece archivadores verticales, horizontales y laterales. Las Ventajas 1. Capacidad ilimitada.
2. Los documentos se mantienen en posición vertical.
5. Los documentos están protegidos de los factores ambientales.
El Archivador Horizontal Mueble generalmente cerrado destinado a la confección del cuadro de clasificación en forma horizontal, el mueble se cierre con una o varias gavetas. Los Estantes Convencionales Se utilizan en algunos archivos de gestión especializados o de grandes volúmenes; sin embargo, su uso presenta mayormente en los archivos centrales, intermedios e históricos. La Estantería Compacta o Móvil Igual que la estantería convencional se utiliza en las etapas de archivo superiores al archivo de gestión, pudiendo presentarse la necesidad de su utilización en ellos.
El Archivador vertical Es el mobiliario más adecuado para resguardar los documentos textuales y se utiliza desde 1892. Su material puede ser de madera, aunque es más frecuente encontrarlo demetal, permiteubicarlos documentos enforma vertical. Existendevario tamaños desde una solo gaveta hasta los requerimientos del usuario.
4. Seguro porque se puede mantener con llave.
3. Permite localizar los documentos con facilidad.
Son muebles de una o más gavetas de poca altura; las fichas y tarjetas se colocan horizontal o verticalmente y se desplazan, las unas en relación con las otras, por un espacio constante que asegura la visibilidad de las referencias y la señalización. Algunos ficheros son utilizados por ejemplo para guardar las microfilmaciones y otros.
El Almacenador de Discos Ópticos
Los Ficheros y Tarjetas
Es un tipo de mueble utilizado para guardar los rollos de documentos microfilmados. Se utiliza en bancos, hospitales, clínicas, archivos de universidades e instituciones muy grandes que microfilman parte de la documentación que terminó la fase de gestión.
Los Organizadores de Disco Flexibles, Compactos, Ópticos y otros El mercado ofrece gran cantidad de organizadores en diversos tamaño, colores y estructura para conservar los discos flexibles, compactos, ópticos y otros que contiene información en las oficinas. Actualmente en toda oficina se utiliza este tipo de soporte para guardar información.
Está equipado con dispositivos ópticos para localizar los documentos, éstos se guardan en una bodega frente a la cual se encuentra la mesa de trabajo, desde ella el archivista controla la ubicación de los documentos.
Las Unidades de Conservación para Planos y Mapas El clasificador es un mueble semejante a un archivador, también lo es el portaplanos y las carpetas colgantes que utilizan los ingenieros civiles, arquitectos y topógrafos para guardar planos y mapas de diversos tamaños. Los Armarios para conservar Cintas o Rollos de Microfilm
Equipo de Oficina
En un archivo de gestión se utilizará el equipo necesario para atender las diversas actividades que en él se desarrollan. Se puede encontrar equipo para microfilmar como las cámaras rotativas, planetarias, lectores de microfilmes, cámaras de videos, radiograbadoras, cámaras fotográficas manual o digital, computadoras, fotocopiadora, solo para mencionar algunos, entre una impresionante diversidad que depara el desarrollo tecnológico de la época.
El Equipo utilizado para reproducir documentos en cualquier tipo de soporte
El mercado ofrece gran variedad de organizadores en diversos colores, tamaños y estructuras de acuerdo con las necesidades de cada oficina, se utilizan en las radioemisoras, televisoras, casas disqueras, instituciones que cuentan con unidades de video, solo para mencionar alguna.
Los Organizadores de Vídeo y Casetes
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Conclusión
es conocer cada instrumento de trabajo para saber cómo utilizarlo para agilizar nuestras labores.
Es sumamente importante contar con el mobiliaria adecuado para hacer un buen trabajo en la oficina, nos ayuda y facilita nuestra labor en la oficina hacer más eficiente y rápido nuestro
Realmente la eficiencia y el orden de una oficina depende de la persona encargada y el uso adecuado de los instrumentos que nos ayuden al acomodo de una forma rápida los documentos, también ayudan a la ergonomía de las personas, cada oficina o departamento deben buscar los mobiliarios y utensilios adecuados dependiendo de sus funciones.
El equipo y mobiliarios son fundamentales para brindar un mejor servicio a nuestro cliente, es importante el cuidado y mantenimiento que le brindemos a nuestras herramientas de Latrabajo.revista presenta información valiosa sobres las distintas herramientas de trabajo de una oficina, dando así una visión más amplia y un enfoque novedoso, ya que se trata de una revista digital moderna.