Abteilung IVa Gesellschaft und Soziales Kapitel VIII / Ausgabe 1/2005 / Seite 1 von 1
VIII. SOZIALFONDS 1. Rahmenbedingungen: Die Aufgaben des Sozialfonds sind größtenteils in der Form von „Schlüsselprozessen“ durchzuführen. Festzuhalten ist, dass die Zuständigkeiten und Aufgaben des Sozialfonds Angelegenheiten der Sozial- und Behindertenhilfe sowie der Jugendwohlfahrt betreffen, sodass inhaltlich und organisatorisch primär nur die drei entsprechenden Bereiche unserer Abteilung betroffen sind. In
der
Umsetzung
bedingt
dies
für
unsere
Abteilung,
dass
bestimmte
„Schlüsselprozesse“ für die Fach- bzw Funktionsbereiche, die von der Zuständigkeit des Sozialfonds nicht umfasst werden (Frauen, Jugend und Familie), anders definiert und gehandhabt werden müssen als in den Fachbereichen Behindertenhilfe, Jugendwohlfahrt sowie Senioren, Pflegesicherung und Sozialhilfe. Wie im Folgenden noch näher ausgeführt sind aber auch die Fach- bzw Funktionsbereiche „Recht/Interne Organisation“ sowie „Controlling des Sozialfonds“ mit Angelegenheiten des Sozialfonds befasst.
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2.
Schlüsselprozesse des Sozialfonds:
Für den Sozialfonds werden folgende „Schlüsselprozesse“ (siehe dazu generell Teil VII.) definiert und standardisiert: Kommunikation: Strategieausschuss: Zielsetzung:
Zur strategischen Steuerung des Sozialfonds wurde 2004 vom Kuratorium des Sozialfonds der Strategieausschuss eingerichtet. Ziel des Strategieausschusses ist es, eine kontinuierliche, langfristige
Steuerung
partnerschaftlichen
des
Sozialfonds
Umgang
zwischen
in
einem
Land
und
Gemeindeverband sicherzustellen. Rhythmus:
Der Strategieausschuss tagt bei Bedarf jedoch mindestens zweimal jährlich.
Teilnehmer/innen:
Der Ausschuss besteht aus je zwei Vertretern des Landes und des Vorarlberger Gemeindeverbands, die dem Kuratorium des Sozialfonds angehören. Den Vorsitz führt die Vorsitzende des Kuratoriums des Sozialfonds. Der Vorstand der Abteilung IVa, die Leiterin des Funktionsbereichs Controlling des Sozialfonds sowie der Geschäftsführer des Gemeindeverbandes nehmen an den Sitzungen mit beratender Stimme teil.
Themen:
Im Ausschuss werden alle strategischen Fragen des Sozialfonds besprochen
und
abgestimmt
bevor
Entscheidungen
im
Kuratorium des Sozialfonds getroffen werden. Strategisch ist eine Fragestellung dann, wenn sie Aktionen impliziert, deren LEITBILD UND GESAMTKONZEPT
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Umsetzung bzw Wirkung auf mehrere Jahre ausgelegt ist. Zu den strategischen Entscheidungen zählen auch der Voranschlag einschließlich allfälliger Nachträge. Operative Themen dagegen gehören nicht zu den Arbeitsinhalten des Strategieausschusses. Organisation:
Termin wird jeweils vereinbart
Besonderheiten:
Keine
Geschäftsführung des Kuratoriums des Sozialfonds: Zielsetzung:
Vorbereiten
und
durchführen
der
Entscheidungen
des
Kuratoriums des Sozialfonds strukturiertes Durchführen von • Informationsprozessen • Meinungsbildungsprozessen • Entscheidungsprozessen Rhythmus:
nach Bedarf
Teilnehmer/innen:
Mitglieder des Kuratoriums fachkundige Auskunftspersonen
Themen:
Wahrnehmung der Aufgaben nach § 21 SHG
Organisation:
Details siehe nachstehendes Funktionendiagramm
Besonderheiten:
keine
Die Detaildarstellung soll in der Form eines Funktionendiagrammes erfolgen. Ein Funktionendiagramm ist eine matrixförmige Darstellung der Aufgaben einer Gruppe von
Mitarbeiter/innen,
verbunden
mit
der
Darstellung
LEITBILD UND GESAMTKONZEPT
des
funktionalen
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Zusammenwirkens, das heißt der Funktionen der verschiedenen Stellen zur Erfüllung der einzelnen Aufgaben und sagt aus, • welche Stellen bzw Stelleninhaber/innen • in welchen Funktionen • an der Erfüllung welcher Aufgaben beteiligt sind.
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Aufgaben Kuratorium
Sitzungsvorbereitung Sitzung terminisieren Dringliche Sitzung (§ 28, 3) Sitzung einladen (§ 28, 3) Anträge zur Tagesordnung
VS
LReg(4)
VbgGV EFWP(4) (4)
Ek Ew
Ek Ew
Ek Ew
I
I
I
Erstellen und genehmigen der TO Unterschrift Einladung Versendung der Einladung samt Beilagen Vorbereitung Protokoll Getränke Over-Head, Flip-Chart, PinWand Raum Teilnehmer entschuldigen, etc.
Hilfsmittel und Bemerkungen
Aufgabenträger und ihre Funktionen SF
I I
Abt.vorst.
I I
En K
A I (P), A K, P, V
En
(P), A K
Bereiche BehH, JWF, Senioren, Pflegesicherung+SH, Controlling des SF, Recht/Int.Org.
Sekretariat
VbgGV VS=Vorsitzender; SF=Schriftführer
I I
I I
I P, V, A
I P, V, A
Jahresplanung
klare Vorgaben: Anträge müssen bis zu einem best. Zeitpunkt schriftlich und digital beim SF sein
A (P), K K (P), A
A wird vor der Sitzung schon vorbereitet
A, K A, K
A
A
A
A I, A
K
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Teilnehmer/innen entschuldigen, einladen,..
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Aufgaben Kuratorium
LReg(4) Sitzungsdurchführung Sitzungsleitung Mitspracherecht Em Entscheidung im Kuratorium Ek, Em Entscheidung VS (§ 28, 5) Beschlüsse festhalten Protokollierung
I
VS
SF
Abt.vorst.
Bereiche BehH, JWF, Senioren, Pflegesicherung+SH, Controlling des SF, Recht/Int.Org.
Sekretariat
VbgGV
VbgGV EFWP(4) (4)
Em M Ek, Em I
A Em Ek, Em Ew
M
M
M Optionen; "genehmigen", "zur Kenntnis nehmen"
A A
Sitzungsnachbereitung Protokoll ausfertigen Protokoll vorgenehmigen Protokoll genehmigen Protokoll versenden Ausbezahlung der Sitzungsgelder veranlassen Information Durchführung der Entscheidungen
Hilfsmittel und Bemerkungen
Aufgabenträger und ihre Funktionen
stempeln
A K En K
I K
I K
I K
I K
A A
I A
I A
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I A
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Funktionendiagramm: Definitionen und Abkürzungen
Planungsfunktion: Stelle ist verantwortlich für entscheidungsvorbeP
reitende Funktionen (Analysen und Planung)
(P)
Planungsfunktion: federführend (bei mehreren P) Stelle entscheidet, genehmigt
E
Stelle trifft Grundsatzentscheidung (Ziele, Richtlinien, generelle Eg
Weisungen, Verhaltensgrundsätze uä) Stelle entscheidet im Normalfall (im Rahmen gegebener Ziele, Grundsätze und Normen)
En
Stelle entscheidet in wichtigen Einzelfällen
Ew
Kollektiventscheidung: Entscheid muss von mehreren Stellen Ek
gemeinsam getroffen werden (Kollegialorgan) Mitentscheidungsrecht: Stelle muss mit der von einer anderen Stelle vorgeschlagenen
Entscheidung
einverstanden
sein,
andernfalls
nächsthöhere Instanz (Vetorecht)
Em
Mitspracherecht: Stelle muss vor dem Entscheid konsultiert, um ihre Auffassung befragt werden. Ratschlag ist unverbindlich
M
Vorschlagsrecht: Stelle ist berechtigt, Vorschläge und Anträge zu V
unterbreiten Recht auf Information: Stelle muss über einen Entscheid oder ein Arbeitsergebnis informiert werden
I
Ausführung der Arbeit, Sachbearbeitung
A
Ausführung in wichtigen Fällen
Aw
Kontrollrecht: Stelle ist berechtigt und verpflichtet, Ergebnisse anderer Stellen zu kontrollieren und auszuwerten
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K
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3.
Finanzverwaltung des Sozialfonds:
Die Finanzverwaltung des Sozialfonds ist ein „besonderer“ Schlüsselprozess, weshalb er gesondert hervorgehoben wird. Ausgangslage ist folgender, vereinfacht dargestellter „Vorgang“ („Finanzflüsse“):
Monatsvorschüsse (§ 24 Abs 5 SHG) Erträgnisse aus dem Fondsvermögen (§ 23 Abs 1 lit c SHG)
Kostenersätze (Beiträge) Zweckaufwand (§ 22 Abs 1 SHG)
LReg Land
Sozialfonds Kostenersätze (§ 22 Abs 3 SHG) Zweckaufwand (§ 22 Abs 1 SHG)
BHen
Sechstelvorschüsse und Restbeitrag (§ 24 Abs 5 SHG) Einzelfallbeiträge (§ 24 Abs 3 SHG) Sonstige Einnahmen
Zweckaufwand (§ 22 Abs 2 SHG)
96 Gemeinden
Finanzverwaltung des Sozialfonds a) Voranschlag, Rechnungsabschluss und Tätigkeitsbericht b) Liquiditätssicherung und Budgetüberwachung c) Angelegenheiten des Debitorenwesens (Beitragswesen) d) Finanzwirtschaftliche Verwaltung des Vermögens e) Buchhaltung und Rechnungsabschluss LEITBILD UND GESAMTKONZEPT
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a) Voranschlag, Rechnungsabschluss und Tätigkeitsbericht: Allgemeines: Die Voranschlagstellen des Sozialfonds haben als eindeutige Kennung an ihrer fünften Stelle des Ansatzes die Ziffer 9. Ansatz 411.9. Sozialhilfe Ansatz 413.9. Behindertenhilfe Ansatz 415.9. Behindertenhilfe Ansatz 439.9. Jugendwohlfahrt Ansatz 9. . .9. Fondsverwaltung Für den Sozialfonds wird ein eigener Voranschlag und Rechnungsabschluss erstellt. Diese werden auch als Beilage (lachsfarbig) des Voranschlages bzw des Rechnungsabschlusses des Landes geführt (erstmals für das Jahr 1998). Mit
der
Einführung
des
Sozialfonds
hat
sich
auch
der
Aufbau
des
Rechenschaftsberichtes geändert. Die Teile „Sozialhilfe“, „Behindertenhilfe“ und „Jugendwohlfahrt“ wurden aus dem V. Kapitel „Soziales und Gesundheit“ herausgenommen (erstmals für das Jahr 1998) und werden in einem eigenen Bericht „Tätigkeitsbericht des Sozialfonds“ als separate Landtagsvorlage dargestellt (erstmals für das Jahr 1997).
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Zeitlicher Ablauf der Voranschlagserstellung (Terminplan): Hier handelt es sich um Soll-Termine, diese können sich teilweise verschieben. 1. Vorbereitende Arbeiten und Vorgespräche - JUNI/JULI • fach- bzw funktionsbereichs- und abteilungsinterne Vorarbeiten (Zahlenmaterial der Bezirkshauptmannschaften) • Vorgespräche mit Finanzabteilung über „Rahmen“ • Vorgespräche
mit
zuständigen
Regierungsmitgliedern
und
Vorarlberger
Gemeindeverband (Beamtenebene) 2. Erstellen eines Voranschlagentwurfs der Abt IVa - ENDE JULI - ANFANG OKTOBER Verhandlungen • auf Beamtenebene mit Finanzabteilung • auf politischer Ebene (insbesondere mit Finanzreferenten) 3. Sitzung des Kuratoriums des Sozialfonds – ANFANG OKTOBER • Versendung des Entwurfs „Voranschlag Sozialfonds“ mit der Einladung • Verhandlungen mit Vertretern des Vorarlberger Gemeindeverbandes • Beschlussfassung gemäß § 27 Abs 6 lit a SHG: Erstattung eines Vorschlages für die Festsetzung des Fondsbeitrages des Landes im Landesvoranschlag (Schreiben des Sozialfonds an das Land) 4. Beschlussfassung durch die Landesregierung - NOVEMBER • Mit
der
Festlegung
des
Landesvoranschlages
durch
die
Vorarlberger
Landesregierung erfolgt auch die Beschlussfassung über den Fondsbeitrag des Landes an den Sozialfonds LEITBILD UND GESAMTKONZEPT
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• Vorlage an den Landtag 5. Zuweisungsbeschluss des Landtages an die Ausschüsse - NOVEMBER 6. Beratungen und Beschlussfassung durch den Landtag - DEZEMBER • Ausschussberatungen • Beratungen und Beschluss des Landtages über den Fondsbeitrag des Landes 7. Sitzung des Kuratoriums des Sozialfonds –DEZEMBER • Beschlussfassung über den Voranschlag des Sozialfonds (gem § 27 Abs 6 lit b SHG) Technischer Ablauf der Voranschlagserstellung: Die Erstellung des Voranschlages in den vorgesehenen Teilschritten erfolgt über das ISSO-Management-System (ISM). b) Liquiditätssicherung und Budgetüberwachung: Liquiditätssicherung: Auf Grund der gesetzlichen Bestimmungen (§ 24 Abs 5 SHG) fehlen dem Sozialfonds im jeweiligen Beitragsjahr Einnahmen der Gemeinden in der Höhe von 2/6el (Verrechnung im Folgejahr) und 1/6el des Gemeindebeitrages (Überweisungsfrist: 31.12.). Das heißt, dass die Hälfte des Gemeindebeitrages erst im Folgejahr dem Fonds zur Verfügung steht. Gemäß § 24 Abs 6 des Sozialhilfegesetzes, LGBl Nr 1/1998, wird zur Sicherstellung der Liquidität des Sozialfonds folgende Maßnahme gesetzt: LEITBILD UND GESAMTKONZEPT
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Die Abt IIIa richtet ein Vorschusskonto Sozialfonds (2750) des Landes ein, das laufend die erforderlichen finanziellen Mittel, auch über den Beitrag des Landes hinaus, dem Sozialfonds zur Verfügung stellt. Eine Verrechnung der Beiträge und Vorschüsse des Landes mit dem Sozialfonds erfolgt jährlich im Nachhinein. Gemäß § 24 Abs 5 SHG führt die Abt IVa monatlich Zahlungsanweisungen vom Land auf die Bankkonten des Sozialfonds (5 Bewirtschafter) durch. Die Sicherstellung der Liquidität auf den Bankkonten liegt bei der Abt IVa. Die Bankkonten werden im Zinsverbund geführt. Die Zuständigkeit dafür liegt bei der Abt IIIa. Budgetüberwachung: Die Aufgaben der Budgetüberwachung erfolgen in den einzelnen Fachbereichen mit dem Instrument des ISSO-Management (ISM): -
Gegenüberstellung Ist (tatsächliche Ausgaben) mit Soll (Budget), Information über den Stand der Reservierungen und über den Kreditrest,
-
Hochrechnung auf der Grundlage der bisherigen Entwicklung.
Überschreitung einzelner Ausgabenansätze: Mit Beschluss des Kuratoriums des Sozialfonds vom 17.12.1998 wurde der Vorsitzende des Kuratoriums gemäß § 25 Abs 3 SHG ermächtigt, einzelne Ausgabenansätze des Sozialfonds zu überschreiten, wenn eine solche Überschreitung durch die gegebenen Umstände notwendig ist und den dadurch entstehenden Mehrausgaben entsprechende Minderausgaben oder Mehreinnahmen bei anderen Ansätzen gegenüberstehen oder die zusätzlich erforderlichen Mittel in der Rücklage zum Vermögen Bedeckung finden. Alle Voranschlagstellen des Sozialfonds sind gegenseitig deckungsfähig und gelten als ein Ausgabenansatz.
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Überschreitung des Voranschlages (Mehrausgaben oder/und Mindereinnahmen): Beschlussfassung über einen Nachtragsvoranschlag gemäß § 27 Abs 6 lit b SHG c)
Angelegenheiten des Debitorenwesens (Beitragswesen):
Debitorenkonten, Mahnwesen: Im ISSO ist ein Debitorensystem (Land und Gemeinden) eingerichtet. Dieses ist mit einem entsprechenden Mahnwesen verbunden. („Andockmöglichkeiten“ für die Einzelfallbeitragsberechnung gemäß § 24 Abs 3 SHG sind noch zu realisieren). Die Beitragsvorschreibungen an die Gemeinden erfolgen schriftlich (mit Rückschein für die Feststellung der Fälligkeit) durch die Abt IVa. Die Zahlungseingänge (Gemeindebeiträge und Landesbeiträge) werden im ISSO verbucht und in der VBK (Landesbuchhaltung) nacherfasst. Kostenersätze von Dritten an das Land (Forderungen gemäß § 22 Abs 3 SHG) werden in der durchlaufenden Gebarung an den Sozialfonds überwiesen. Die Vorschreibungen der Kostenersätze erfolgen im ISSO durch die Abt IVa und die Bezirkshauptmannschaften.
Alle
Forderungen,
davon
größtenteils
Eventual-
forderungen, sind im ISSO festgehalten. Kostenersätze vom Sozialfonds an die Gemeinden (Forderungen gemäß § 22 Abs 2 SHG) sind im ISSO als Anspruch zu definieren. Die durch die Mitwirkung bei der Gewährung der Sozialhilfeleistungen entstandenen Zweckaufwendungen sind den Gemeinden vierteljährlich im Nachhinein zu ersetzen.
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Die Strafgelder werden als Zahlungseingang beim Land verbucht und an den Sozialfonds weitergeleitet. Einzelfallbeiträge (§ 24 Abs 3 SHG) sind mit den Beitragsanteilen der Gemeinde im ISSO gegenzuverrechnen und im ISSO als Forderung zu definieren. d) Finanzwirtschaftliche Verwaltung des Vermögens des Sozialfonds: Ein entscheidendes Wesensmerkmal von Fonds ist es, dass im Gegensatz zu Stiftungen nicht nur die Erträgnisse, sondern auch das Stammvermögen der Erfüllung der Fondszwecke gewidmet ist. Die Struktur des Fondsvermögens muss so beschaffen sein, dass diesem Wesensmerkmal entsprochen werden kann. Von den verschiedenen Vermögensarten sind daher für Fonds grundsätzlich nur jene verwendbar, die verzehrbar sind, das sind im Wesentlichen Geld, Wertpapiere und sonstige Forderungen. Zumindest zum überwiegenden Teil muss sich das Fondsvermögen aus solchen Werten zusammensetzen. Es wird die Auffassung vertreten, dass im Normalfall der Sozialfonds nicht über eigenes bewegliches und unbewegliches Anlagevermögen verfügen wird. Sollte dieser Fall doch eintreten, so wäre dieses Anlagevermögen analog zu den Bestimmungen der Vermögensverwaltung des Landes (Inventarisierungsrichtlinien) zu erfassen. Kredite / Anlagen: Für die Abwicklung der Kreditaufnahme (Darlehen, Barvorlagen) und Veranlagung ist die Abt IIIa zuständig.
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Möglichkeiten der Rücklagenbildung und –auflösung (§ 23 Abs 1 SHG): Im Falle einer Unterschreitung des Voranschlages entscheidet das Kuratorium des Sozialfonds über eine mögliche Rücklagenbildung (Vst 981099 2981 000 „Zuführung zum Vermögen des Sozialfonds“). Die Entscheidung über eine Rücklagenauflösung (Vst 981091 2981 000 „Entnahme aus dem Vermögen des Sozialfonds“) liegt ebenfalls beim Kuratorium. e) Buchhaltung und Rechnungsabschluss: Allgemeines: In der VBK wird der Sozialfonds unter einer eigenen Firma (Firma 2) geführt. Von der Abt IIIa wird (wie beim Land) eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung und eine Vermögensaufstellung (Aktiva, Passiva) geführt. Weiters wird zwar eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt, jedoch nicht vorgelegt.
Grundlage
ist
nicht
das
Rechnungslegungsgesetz, sondern die VRV (Voranschlags- und RechnungsabschlussVerordnung). Grunddatenbestand: Im ISSO werden auch Darlehen, Rückersätze, Pfandbestellungen, Mündelgelder (=einzelfallbezogene Daten) sowie Forderungen und Eventualforderungen erfasst. Im Rahmen der Abfragemöglichkeit ist der aktuelle Stand der bestehenden Forderungen jederzeit ersichtlich. Rechnungsabgrenzung: Nach der VRV erfolgt keine periodenreine Rechnungsabgrenzung der Aufwendungen und Erträge. Sämtliche Aufwendungen und Erträge werden bis zu einem Stichtag im Auslaufmonat Jänner in das alte Rechnungsjahr verbucht. Das Kuratorium des LEITBILD UND GESAMTKONZEPT
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Sozialfonds kann einen entsprechenden Beschluss über die Änderung des Stichtags fassen. Sicherstellungen zu Gunsten des Landes: In der Sozialhilfe werden teilweise Leistungen zB im Wege eines Darlehens gewährt und gleichzeitig eine Höchstbetragshypothek zu Gunsten des Landes als Träger der Sozialhilfe auf dem Liegenschaftseigentum der Hilfe suchenden Person sichergestellt. Die Einführung des Sozialfonds ändert daran nichts. Dem Einzelnen gegenüber tritt nicht der Sozialfonds sondern nach wie vor das Land als Träger der Sozialhilfe auf. Die im Zuge von Leistungsgewährungen (zB Sozialhilfe) eingebrachten Sicherstellungen (zB Pfandbestellungen) bzw Darlehensforderungen sind zu Gunsten des Landes als Träger der Sozialhilfe eingebracht. Es besteht somit auch keine Veranlassung, grundbücherliche Sicherstellungen vom Land an den Sozialfonds zu übertragen. Genauso wie sich die Ansprüche des einzelnen Hilfsbedürftigen weiterhin an den Träger der Sozialhilfe, Behindertenhilfe und Jugendwohlfahrt richten, bleibt das Schuldverhältnis auch in umgekehrter Richtung zwischen dem Hilfeempfänger und den Trägern bestehen. Ein Übergang bisheriger Forderungen dieser Träger an den Sozialfonds findet nicht statt. Gemäß § 22 Abs 3 SHG, § 33 Abs 5 L-JWG und § 5a Behindertengesetz besteht jedoch die Verpflichtung dieser Träger, die aus diesem Schuldverhältnis an sie erbrachten Leistungen dem Sozialfonds zu überweisen. Daher sind in der Vermögensaufstellung des Sozialfonds keine Forderungen gegenüber einzelnen Hilfeempfängern enthalten. Die Einnahmen aus dem obgenannten Titel werden im Voranschlag des Sozialfonds berücksichtigt.
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Diese Ausführungen gelten nicht für Förderungen und sonstige Zuschüsse an Einrichtungen der freien Wohlfahrtspflege und Gemeinden (§ 22 lit g SHG in der Fassung des Entwurfes). Zahlungsaufträge in ausländischer Währung Zahlungsaufträge werden in der VBK verbucht und im ISSO nacherfasst.
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