Mauricio Arias Toro Septiembre 28 de 2015
Gestión Estratégica de las TICs
Planeación Estratégica La Planeación Estratégica de las Tecnologías de la Información. Descubriendo la Pirámide Informática Gerencial
Infraestructura Sistemas Operativos y Motores de Bases de Datos Sistemas integrados y en tiempo real Gestión relación con los Clientes - CRM Administración del Conocimiento Inteligencia de Negocios «business intelligence» 2
Planeaci贸n Estrat茅gica
500 A. C.
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Origen de la PLANEACIÓN y del Pensamiento Estratégico Características del PARAISO: • Tranquilidad • Abundancia • Felicidad • Recursos ilimitados • Siempre en presente • El mañana no existe • No hay riesgos • Etc. • Etc. • Etc. • Etc.
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Origen de la PLANEACIÓN y del Pensamiento Estratégico Características del TRABAJO: • In -Tranquilidad • Escasez • Angustia • Recursos limitados • El tiempo se agota • Hay que pensar en el mañana • Hay riesgos • Etc. • Etc.
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Definiciones básicas de Estrategia
El vocablo ESTRATEGIA proviene del griego STRATÉGIA, de STRATÉGOS, que significa “el arte de dirigir, o la destreza y habilidad para dirigir un asunto”. El verbo griego, stratego significa “planificar la destrucción de los enemigos en razón del uso eficaz de los recursos”.
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ESTRATEGIA
Camino
Recorrido
Lineamiento
Trayectoria
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Estrategia “Dirección y ámbito de una organización en el largo plazo, que busca desarrollar ventajas competitivas dentro de un ambiente cambiante, a través de una configuración de recursos, para satisfacer las necesidades del mercado y llenar las expectativas de los accionistas" (Johnson & Scholes, 1999)
“Lo que hacemos para alcanzar nuestro objetivo”. Implica:
• Cambiar de un estado actual a uno futuro (objetivo) • Acciones con Visión a mediano y largo plazo • Planificación y Asignación de Recursos • Gestionar con la gente y con incertidumbre • Conocer nuestras capacidades y como nos afecta el entorno
La Pirámide Informática Gerencial
La Planeación Estratégica de la Informática ¿Cómo se aplica?
BI
La industria de las TICs
ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
Gerencia de Proyectos
Evolución Tecnológica
Innovación y Creatividad
INFRAESTRUCTURA Equipos, Redes de Comunicación, Procedimientos, Seguridad
Entorno de los Negocios 10
Preguntas que podrás hacer y entender la respuesta » ¿Está nuestro plan de TI integrado con la estrategia de nuestro negocio? » ¿Cómo podemos facilitarle a nuestros clientes y proveedores el acceso a nuestra información para interactuar mejor con ellos? » ¿Cómo es nuestra arquitectura tecnológica? ¿Centralizada o descentralizada? » ¿Cómo informan nuestros gerentes de proyectos de TI el avance y los beneficios de sus proyectos? » ¿Tenemos forma de montar una aplicación de Inteligencia de Negocios (BI) utilizando las que actualmente tenemos? 11
¿Cómo debe aplicar la
Planeación Estratégica de la Tecnología de Información? Para cumplir con esta aspiración de las empresas se requiere:
Definición de un PETI que contemple:
» Diagnostico a partir de normas, políticas, prácticas, procesos, plataformas, funciones y organización actual
de las TICs. » El Mapa de Ruta con las estrategias, planes y acciones para la evolución y actualización de las TICs con su gobernabilidad.
Alcance del PETI Diagnóstico y Plan de Tecnología de Información y Comunicaciones que consiste en: » una revisión de carácter objetivo, basada en estudios, muestras, inventarios, documentos de las políticas, normas, prácticas, funciones, procesos, procedimientos e informes relacionados con la plataforma informática y de redes/sistemas de comunicaciones, » emitir una opinión profesional con respecto al estado de sus procesos, productos y personal informática, y » formular un plan de acción estratégico para integrar las tecnologías de información y comunicaciones, en los procesos fundamentales de la empresa.
Alcance del Diagnóstico y Plan de las TICs de una Empresa.
Primer Objetivo: Revisión del ecosistema: “ANÁLISIS PEST”
Segundo Objetivo: Revisión del área de las TICs: Procesos, Productos, Recursos Humanos y Equipamiento HW y SW. Tercer Objetivo: Formulación del Plan de Desarrollo, proyectos y acciones.
Metodología para realizar la PETI 1. Definición, Inicio y Organización del PETI
2. Análisis PEST
3. Estudio de MacroProcesos
4. Identificación de Requerimientos 5. Estudio de TICs y la Organización Actuales
6. Diagnóstico del Estado de las TICs
7. Formulación Estrategia para las TICs
8. Definición del Plan de Desarrollo
9. Revisión y Aprobación PETI
Metodología PETI y Objetivos del Proyecto Objetivo 1 1. Definición, Inicio y Organización del PETI
2. Análisis PEST
3. Estudio de MacroProcesos
4. Identificación de Requerimientos 5. Estudio de TICs y la Organización Actuales
Objetivo 2
Objetivo 3 6. Diagnóstico del Estado de las TICs
7. Formulación Estrategia para las TICs
8. Definición del Plan de Desarrollo
9. Revisión y Aprobación PETI
Primer Objetivo
Legislación fiscal Legislación medioambiental Protección al consumidor Cambios políticos Incentivos del gobierno Edad de la Población Nivel de Ingresos Movimientos Migratorios Nuevos Estilos de Vida
Factores
Factores
Políticos
Económicos
Ciclo económico Demanda Empleo Inflación Costos insumos Eventos especiales
ANÁLISIS PEST Factores
Sociales
Factores
Tecnológicos
Innovaciones tecnológicas Incentivos del gobierno Internet
Segundo Objetivo
» Revisión de procesos de gestión de las TIC: ˃ Aprovechar los esfuerzos, recursos y plataformas existentes que sean compatibles con la nueva estrategia de TICs. ˃ Planificación, políticas y estrategias de tecnología. ˃ Gestión de Sistemas de Información o aplicaciones ˃ Administración de datos y aplicaciones. ˃ Administración de infraestructura y comunicaciones. ˃ Administración de seguridades. ˃ Soporte a usuarios ˃ Acuerdos de niveles de servicio o indicadores de gestión.
Segundo Objetivo
» Productos de Tecnología de Información y Comunicaciones ˃ Análisis de los Sistemas de información o aplicaciones existentes. + + + +
Operación y soporte. Nivel de utilización. Consistencia de la información. Licencias.
˃ Análisis de la Infraestructura de TICs existentes. + + + + + + + + +
Procesamiento. Almacenamiento. Comunicaciones. Nivel de utilización. Seguridades Físicas. Servicios de infraestructura contratados con terceros. Proyectos de infraestructura , sistemas, o aplicaciones actualmente en curso. Seguridad de la información y Plan de Continuidad. Acuerdos de Niveles de Servicio o Indicadores de Gestión.
Segundo Objetivo
» Talento Humano ( Personas) ˃ Conocer los RR HH , funciones y organización existentes ˃ Estructura organizacional: Funciones, roles y responsabilidades. ˃ Perfil de los recursos humanos asignados a las plataformas y servicios de TICs. ˃ Cultura organizacional. ˃ Servicios contratados y/o tercerizados. ˃ Acuerdos de desempeño o indicadores de gestión.
Tercer Objetivo
» Formulación del Plan de Desarrollo, proyectos y acciones. ˃ Estructuración y formulación de las Estrategias de tecnología. ˃ Definición de la situación objetivo acorde con las metas del negocio y los inversionistas. ˃ Análisis de las brechas y acciones para cerrarlas a un costo razonable. ˃ Formulación del Plan de TICs, con priorización : Proyectos de Infraestructura y Servicios, Proyectos de Aplicaciones, Proyecto de Organización del área. ˃ Estructura de los Acuerdos de Niveles de Servicio que el área de las TICs ofrecerá a las unidades de negocios de una Empresa.
Objetivos y Beneficios de un PETI
Estratégicos Operacionales
Objetivos y Beneficios
Objetivos y Beneficios
Por medio del desarrollo e implementación de un Plan Estratégico de TICs, una organización puede lograr muchos Objetivos y Beneficios que abarcan desde un soporte de TICs para el cumplimiento de su estrategia hasta la gobernabilidad de dichas tecnologías en la organización: Alineación con la naturaleza cambiante de los objetivos de la empresa Apoyo en la toma de decisiones sobre el soporte de TICs necesario para habilitar los procesos de negocio Definición del modelo de gobierno ajustado a la arquitectura empresarial de la empresa. Mejorar la imagen de la empresa
Efectividad y eficiencia en el desarrollo de los procesos operacionales asegurando la existencia de la información necesaria para mejorar los procesos de toma de decisiones Garantizar la integridad de los datos (disponibilidad, accesibilidad, confiabilidad y seguridad)
Definición de modelos de seguridad de la información adecuados para la arquitectura empresarial de la compañía
Material elaborado por Mauricio Arias Toro
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¿Cómo debe aplicar la Planeación Estratégica de la Tecnología de Información?
» Razones para realizar la PETI: Proveer un método formal y objetivo para que la administración establezca, sin sesgos, las prioridades hacia la tecnología informática Permitir que los sistemas desarrollados/adquiridos sean planeados con base en los procesos del negocio, así serán duraderos, protegiendo la inversión en tecnología. Permitir que los recursos de tecnología se administren de la mejor manera para que eficiente y efectivamente se integren a los objetivos del negocio.
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¿Cómo debe aplicar la Planeación Estratégica de la Tecnología de Información?
» Razones para realizar la PETI: Aumentar la confianza en la posibilidad del uso de la información oportuna y veraz para la toma de decisiones. Mejorar las relaciones entre las áreas proveedoras de informática y los usuarios mediante el diseño e implantación de sistemas que responden a las necesidades y a las prioridades de los mismos usuarios. Identificar la INFORMACIÓN como un RECURSO EMPRESARIAL que debe ser planeado, administrado y controlado de tal manera que pueda ser usado efectivamente por todos los que la necesitan.
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¿Cómo debe aplicar la Planeación Estratégica de la Tecnología de Información?
Recomendaciones para realizar la PETI:
Apoyo de la Alta Gerencia. Participación de la Alta Gerencia. Priorización por la Alta Gerencia.
Realizar un análisis de riesgos. 25
Preguntas
Nº
SI
1 ¿Los empleados autorizados tienen acceso en línea a los datos más importantes de su empresa? 2 ¿Sus sistemas informáticos le permiten identificar concretamente las zonas comerciales que ofrecen un máximo de oportunidades? ¿Se encargan los sistemas del flujo rutinario de los datos de los procesos mientras los empleados se ocupan de atender las excepciones y los
3 temas de valor agregado?
¿Sus sistemas informáticos hacen factible que el personal de altas calificaciones dedique la mayor parte de su tiempo a analizar la información,
4 en vez de tener que buscarla?
5 ¿Se capturan los datos en el momento mismo en que se producen? 6 ¿Sus sistemas digitales le permiten enterarse de lo malo que sucede en cualquier punto de la empresa y comunicarlo sin pérdida de tiempo?
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¿Sus sistemas le permiten tener los estados financieros máximo dos (2) días después de terminar el mes?
8 ¿Tiene una base de datos completa de sus clientes y la explota a fondo? 9 ¿Está en condiciones de determinar qué grupos de clientes son los más rentables? 10 ¿Sus sistemas hacen posible que se ubique y se comunique con cualquier cliente en menos de dos (2) horas? 11 ¿Sus sistemas informáticos permiten acceder simultáneamente a datos numéricos y no numéricos (imágenes, videos, mapas, diagramas)? 12 ¿Pueden acceder los empleados a los datos en tiempo real de manera que se hagan responsables de mejorar la calidad del producto?
13 ¿Se aplican los flujos de información digitalizada a la simplificación de procesos completos, de principio a fin? 14
¿Actualmente sus sistemas y aplicaciones se integran todas entre sí para evitar duplicidad de datos?
¿Tienen un sistema de información que le permita saber en todo momento la disponibilidad de los recursos materiales, además de los
15 financieros y humanos con los que cuenta la organización?
¿Poseen sistemas destinados a aplicar el análisis estadístico y de probabilidades, el control estadístico de procesos, el cuadro de mando
16 integral (BSC) o la investigación de operaciones?
TOTALES: SI / NO Material elaborado por Mauricio Arias Toro
NO
¿Por qué debo conocer la Pirámide Informática Gerencial?
Respuestas posibles: Porque la informática es una conjunto de piezas, son varios
los elementos fundamentales que brindan las soluciones de negocio. No existe un solo proveedor, sistema o producto para todas las necesidades de la empresa. Para que no sea sorprendido por los “costos ocultos”. Para saber que puede y debe ser propio y que debe ser contratado con terceros. 2 7
La Pirámide Informática Gerencial Innovación y Creatividad BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
La industria de las TICs
CRM e - business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
Gerencia de Proyectos
Evolución Tecnológica
La Planeación Estratégica de la Informática
INFRAESTRUCTURA Equipos, Redes de Comunicación, Procedimientos, Seguridad
Entorno de los Negocios
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Pirámide Informática Gerencial 1990
• Se puede contratar con un tercero de confianza. • Se debe mantener y actualizar. • Se debe tener un centro de atención al usuario. • Se controla con indicadores objetivos.
2012
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
La Seguridad debe ser preocupación de la Alta Gerencia La Seguridad de su Información no la debe entregar
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicación, Procedimientos, Seguridad
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Pirรกmide Informรกtica Gerencial
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicaciรณn, Procedimientos, Seguridad
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Pirámide Informática Gerencial • Se deben licenciar. • Se pueden incluir en el contrato de Infraestructura. • Pueden ser que lo “amarren” a una empresa y sus sistemas. • Deben mantenerse y actualizarse
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business
Algunas veces los sistemas operativos y motores de las bases de datos son libres, no gratis.
MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y MOTORES de BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicación, Procedimientos, Seguridad
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Pirรกmide Informรกtica Gerencial
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y MOTORES de BASES DE DATOS INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicaciรณn, Procedimientos, Seguridad
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Pirámide Informática Gerencial • En general, son los sistemas que apoyan el núcleo de los negocios. • Se pueden comprar, desarrollar a la medida, o trabajar en “la Nube”. • Exigen que la empresa se ajuste a ciertas prácticas y procesos.
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business
Los Factores Críticos para el Éxito son: Apoyo de la Alta Gerencia. Pre-Definición del modelo de negocio que se quiere. Participación directa de los usuarios. Gerencia de Proyectos. Gestión de Cambio.
MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicación, Procedimientos, Seguridad
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Pirámide Informática Gerencial
ERP – Enterprise Resource Planning Planeamiento de Recurso Empresariales
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Pirรกmide Informรกtica Gerencial
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business GIS MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real Sistemas de Informaciรณn Geogrรกfica
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicaciรณn, Procedimientos, Seguridad
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CONCEPTOS BASICOS G.I.S. (Sistemas de Información Geográfica)
Datos Espaciales
Información Alfanumérica de los diferentes negocios o temas
Información visual, análisis espaciales y filtros, de gran utilidad para realizar análisis, proyecciones y toma de decisiones.
http://www.technologyreview.com/video/?vid=698 36
CONCEPTOS BASICOS G.I.S. (Sistemas de Información Geográfica)
«Aproximadamente el 70 a 80% de la información administrada por las empresas de alguna manera está conectado a una ubicación específica: una dirección, calle, una intersección o unas coordenada "x - y". Por lo tanto, la tecnología geoespacial está encontrando su camino en todos los rincones del mundo empresarial. Y, porque los usos de la tecnología son tan amplios y diversos, el mercado geoespacial está creciendo a una tasa anual de casi el 35%. El sector comercial está creciendo a un ritmo espectacular del 100 por 100 cada año.» 37
Ubicación y Ruta Optima ¿Cuál es mi ubicación? ¿Cómo llego? ¿Dónde se encuentran? ¿Cuál es la ruta óptima para visitar un grupo de clientes?
Sistemas de Información Geográfica - GIS Material elaborado por Mauricio Arias Toro
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ZONAS DE INFLUENCIA POR LA RED VIAL y POR TIEMPO ¿Cuántos clientes tengo a 5 Min, 10 Min, o 15 Min por la malla vial?.
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Pirámide Informática Gerencial • Se requiere el contacto con los Clientes. • Puede comprarse, desarrollarse o utilizar en “la Nube”. • Requiere de información en línea para lograr la atención adecuada.
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
El compromiso de la empresa con el cliente debe ser explícito. No debe ser un problema técnico, sino de actitud frente al cliente. La calidad de los sistemas de información la debe evaluar el cliente, no personal de TI.
INFRAESTRUCTURA
Este es el CORAZÓN Equipos, del Redes de Comunicación, Procedimientos, Seguridad funcionamiento operativo de la Empresa. 40
Pirรกmide Informรกtica Gerencial
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicaciรณn, Procedimientos, Seguridad
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Pirámide Informática Gerencial • Debe ser de interés de la Alta Gerencia hacer gestión del conocimiento. • No debe ser un problema técnico sino de motivación del personal.
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM
El Conocimiento debe ser considerado un activo de la compañía. Se debe estimular compartir el conocimiento.
e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicación, Procedimientos, Seguridad
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Pirรกmide Informรกtica Gerencial
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicaciรณn, Procedimientos, Seguridad
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Pirámide Informática Gerencial • Si se tienen los datos operacionales se pueden obtener los indicadores de gestión
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicación, Procedimientos, Seguridad
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Tablero Control de Gestión (BSC).
Pirรกmide Informรกtica Gerencial
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicaciรณn, Procedimientos, Seguridad
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Pir谩mide Inform谩tica Gerencial Algunas Aplicaciones que atraviesan todos los niveles
Sistemas de Comunicaci贸n Transversales
BI ADMON DEL CONOCIMIENTO
CRM e-business MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real
SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS
INFRAESTRUCTURA
Equipos, Redes de Comunicaci贸n, Procedimientos, Seguridad
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