Controladoria Corporativa - aula 04

CONTROLADORIA CORPORATIVA AULA 04 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

AULA 04 - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

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CONCEITO E OBJETIVO DE SISTEMA SISTEMAS DE CONTROLE GERENCIAL

Sistema é um um conjunto de partes coordenadas para realizar determinadas finalidades. Pode-se conceituá-lo, também, como uma entidade composta de dois ou mais componentes ou subsistemas que interagem para atingir um objetivo comum ou um conjunto organizado ou, ainda, composto de duas ou mais partes independentes, componentes ou subsistemas, e delimitado por fronteiras identificáveis em relação ao macrossistema envolvido.

A empresa pode ser visualizada como um sistema aberto e dinâmico, em constante evolução e em adaptação permanente, visando a um equilíbrio dinâmico, tendo como referência os objetivos que pretende atingir. Assim, pode-se perceber que toda a organização é dependente de um sistema eficientemente estruturado e que seus subsistemas, ou as partes componentes, fornecem a condição para que haja a captação dos dados, o processamento e a geração das informações necessárias à gestão empresarial.

As ações levadas a efeito pelos executivos são dependentes, na sua eficácia e desempenho, da agilidade e da acurácia do sistema. Quando eles interagem com o ambiente são considerados abertos. A empresa é um sistema aberto. Ambiente, na visão de Oliveira (1997, p. 199), “é o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer alteração nos seus elementos pode mudar ou alterar o sistema”.

Para o autor, o moderno enfoque de sistemas procura desenvolver:

•

Uma técnica para lidar com a amplitude das empresas;

• Um enfoque interativo do todo, o qual não permite a análise em separado de suas partes por causa das diversas inter-relações entre si e com o total, não podem ser tratadas fora do contexto geral; • O estudo das relações entre os elementos componentes, preferencialmente entre si, destaca o processo e as possibilidades de transição, especificados em função dos seus arranjos estruturais e da sua dinâmica.

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Para o prof. Edison Luiz Riccio, da USP-SP, o sistema deve ser considerado como uma sinergia positiva entre componentes de um conjunto a fim de se alcançar um resultado ótimo. Com isso, pense em uma empresa como sendo um sistema aberto.

Em uma estrutura por unidades de negócios, a visualização dos sistemas poderia ser conforme a figura a seguir:

A ORGANIZAÇÃO E O AMBIENTE

Ecossistema = ambiente

Sistema = Empresa

Subsistema = Unidade 1

Subsistema = Unidade 2

A figura mostra a empresa em interação com o ambiente, sendo que cada unidade representa um subsistema componente do sistema-empresa.

As empresas estão buscando ou criando cada vez mais mecanismos de controle e avaliação como forma de torná-las competitivas ou de mantê-las no mercado. A utilização de todas essas ferramentas faz com que a compreensão sobre elas se tornem muito complexas como um todo.

Um meio eficaz de se tentar compreender, analisar, sugerir e implementar mudanças, manter e criar controles e, também, desenvolver novas estratégias nas empresas é o estudo e a utilização dos conceitos de sistemas, proporcionando aos seus gestores uma série de raciocínios que lhes dão condições de questionarem, discutirem e visualizarem a

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empresa de uma forma diferente, com intuito de poder a entender melhor.

As organizações desenvolvem uma série de atividades que irão formar o produto final da instituição. É uma combinação de pessoas, tecnologia, matérias-primas, métodos e meios que produzem determinado produto ou serviço.

Para que possamos ter uma noção do sistema global da instituição, necessitamos estudar suas atividades de compras, vendas, informática, recursos humanos e serviços de apoio, separadamente.

É importante cada gestor desenvolver uma visão do todo da organização, além do entendimento de sua área específica. Essa é a famosa visão sistêmica, aquela que se preocupa com a compreensão de um problema em sua forma mais ampla e complexa possível, em vez de se estudar apenas uma ou algumas de suas partes separadamente.

Para que os gestores possam ter uma visão geral da instituição, faz-se necessário que as suas atividades individuais tenham sido estudadas, dando assim condições de estruturar, planejar e tomar decisões com segurança.

Os sistemas apresentam alguns componentes, a saber: os objetivos, que se referem às finalidades dos usuários do sistema; as entradas do sistema, cuja função caracteriza as forças que fornecem o material, a energia e a informação para a operação ou processo; o processo de transformação do sistema, que é definido como a função que possibilita a modificação de um insumo, entrada, em um produto, serviço ou resultado saída; e as saídas do sistema, que correspondem aos resultados do processo de transformação.

As saídas podem ser definidas como as finalidades para quais se uniram objetivos, atributos e relações do sistema, os controles e avaliações do sistema, principalmente.

Para verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos e realizar essa verificação de maneira adequada, é necessária uma medida de desempenho do sistema, chamada padrão.

A retroalimentação, ou realimentação, ou feedback do sistema pode ser considerado como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. A realimentação é um processo de comunicação que reage a cada entrada de informação, incorporando o resultado da ação resposta desencadeada por meio dela, a qual afetará seu comportamento subsequente e assim sucessivamente.

Portanto, verificamos, pelos conceitos apresentados anteriormente, como é difícil a arquitetura de um sistema em uma empresa, devido às variáveis que o formam. Isso porque o ambiente de um sistema é o conjunto de elementos pertencentes, mas qualquer alteração nele pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer modificação nos seus elementos pode mudar ou alterar o sistema.

Em relação à sua capacidade de interação com o ambiente, os sistemas se classificam em: •

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Abertos - são capazes de interagir com seu ambiente, influenciando-o e ao mesmo

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tempo sendo por ele influenciado. Exemplo: seres vivos; • Fechados - não são capazes de interagir com o ambiente, não realizando transações de trocas externas. Exemplo: relógio.

As empresas interagem com o ambiente externo, portanto, são um sistema aberto. Um sistema pode se compor sucessivamente de subsistemas relacionados entre si, compondo o sistema maior. Assim, um organismo humano pode ser decomposto no sistema ósseo, sistema nervoso, sistema circulatório.

Ainda, conforme Bio Rodrigues (1985), pode-se imaginar o sistema de transporte de passageiros de uma cidade a partir de termos dos subsistemas: ônibus, metrô, ferrovia.

Mergulhando um pouco mais, depara-se com os de vias permanentes, como a sinalização e o elétrico.

Com isso, são comuns aos sistemas as seguintes características:

• Compõem-se de partes ou elementos que se relacionam de forma a constituir um todo; •

Possuem um objetivo ou uma razão que integra e justifica a reunião de suas partes;

• Delimitam-se em determinado contexto, apesar da possibilidade de serem decompostos ou compostos de forma a permitir o estudo de suas interações, com elementos externos ou entre elementos internos.

Para entender a complexidade que é um sistema global de uma empresa, deveremos estudá-lo por partes, procurando entender detalhadamente cada atividade que só terá validade se seu estudo apresentar uma justificativa. O sistema deve estar preparado para se integrar a outras atividades, tanto no contexto interno quanto no contexto externo onde a organização interage.

COMPONENTES DE UM SISTEMA

Os sistemas são constituídos por subsistemas e cada um desempenha uma função.

O sistema de informação tem objetivos determinados, portanto. terá tantos subsistemas quantos sejam necessários para que eles possam ser cumpridos.

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O sistema não será útil caso não haja, por parte de seu usuário, o desejo de efetivamente utilizá-lo. É importante que se faça um levantamento de qual a necessidade que a empresa tem em desenvolvê-lo, quais os objetivos que se pretende atingir para, então, buscar os que serão as entradas do sistema e trabalhá-los e transformá-los em informações, que serão as saídas do sistema.

Deverá ocorrer a verificação de que a informação gerada é relevante para empresa ou, então, deverá novamente ser trabalhada, obedecendo a todas as etapas até que se considere uma informação com qualidade.

Os componentes do SIG são: dados, tratamento, informações, alternativas, decisões, recursos, resultados, controle e avaliação e coordenação.

Os componentes dos subsistemas possuem as mesmas características do sistema, ou seja, suas finalidades medidas de rendimento, pois eles são uma parte do todo que formam o sistema global da empresa.

West Churchman, precursor do estudo da teoria dos sistemas, afirma que as empresas são em geral divididas em departamentos, divisões, repartições e grupos de homens, mas o exame cuidadoso mostra que esses não são os componentes reais do Sistema, embora tenham rótulos que parecem que são.

O sistema ultrapassa os limites dos departamentos, das divisões, daí a razão da sua subdivisão em componentes, pois eles cumprem seus objetivos devido ao fato dos subsistemas produzirem os resultados.

A EMPRESA COMO SISTEMA ABERTO

A empresa como sistema aberto implica na ideia de que o sistema importa recursos diversos, os quais, após serem transformados em produtos e serviços, serão exportados

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para o ambiente externo da empresa, o seu mercado. Observa-se que esse meio exerce grandes pressões sobre a empresa, por meio de restrições e exigências diversas.

As empresas, além de desenvolverem suas atividades internamente, também interagem com o ambiente externo, seja por meio de seus produtos, serviços, fornecedores, clientes. Conforme essa interação, há como apurar a aceitação dos produtos ou serviços no mercado e qual atividade internamente deve ser mais trabalhada. É importantíssima a integração, já que ela possibilita o acompanhamento quanto às tendências do mercado.

Bio Rodrigues ensina que os sistemas abertos envolvem a ideia de que determinados inputs são introduzidos e processados gerando certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos nos quais o processamento resulta em bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado.

Muitas mudanças que ocorrem internamente nas empresas são impulsionadas pelas pressões do meio externo, não tendo como ficar alheia, sob pena de perder parte do mercado em que atua quando não deixar de exercer suas atividades.

A seguir, pode-se visualizar a concepção da visão sistêmica:

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Assim como a empresa é um sistema aberto, influenciando e sendo influenciada pelo ambiente externo, os Sistemas de Informações Gerenciais devem, além de procurar fornecer todas as informações necessárias sobre a organização e suas áreas específicas e atividades, estar aberto às informações que vêm do ambiente externo, processando-as e devolvendo-as ao mercado. O enfoque dessa como sistema aberto facilita a melhor compreensão das noções de eficácia e eficiência.

Eficácia diz respeito a resultados, a produtos decorrentes de uma atividade qualquer.

Trata-se da escolha da solução certa para determinado problema ou necessidade. A eficácia é definida pela relação entre resultados pretendidos/resultados obtidos. Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo para determinada demanda.

O Sistema de Informação Gerencial deve, quando do seu estudo, estar preparado para apresentar informações que ofereçam condições de se fazer comparações com concorrentes, produtos, pesquisa de necessidades mercadológicas, etc. Dessa forma ele estará contribuindo para que a empresa seja eficiente e eficaz na utilização de seus recursos com uma sobremaneira na busca de melhores resultados.

Eficiência diz respeito a método, o modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação entre volumes produzidos/recursos consumidos. Uma empresa eficiente é aquela que consegue o seu volume de produção com o menor dispêndio possível de recursos, portanto, ao menor custo por unidade produzida.

A eficácia de uma empresa está no seu atendimento à necessidade do ambiente, quantitativa e qualitativamente. A eficiência, nesse caso, está na quantidade de recursos despendidos no processamento interno ao sistema para produzir um volume de produtos, bens ou serviços.

No entendimento do que é uma organização, muitos autores utilizam a visão sistêmica, mostrando a influência e interação entre os elementos externos e os internos. A empresa é um sistema composto de recursos econômicos, financeiros, humanos, materiais e tecnológicos que interagem com a sociedade através das variáveis exógenas, política, econômica, tecnológica, da concorrência, etc.

Muitas vezes, devido ao volume das atividades exercidas pela empresa, internamente, pode-se até esquecer sua interação com o meio externo. No entanto, quando a empresa passa a analisar com quais entidades se relaciona, verifica que sua interação é bastante expressiva, tanto internamente quanto com o ambiente externo.

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A abordagem sistêmica posiciona os atos do administrador agindo não sobre fatos isolados, mas sobre um conjunto de partes interdependentes. Isso provoca uma nova demanda sobre o administrador em termos de compreensão das consequências de suas decisões, conferindo-lhe condições muito melhores de entender essas consequências e de agir no sentido de soluções integradas dentro do sistema. (BIO RODRIGUES, 1996).

O entendimento, por parte dos gestores, de que a empresa é um sistema aberto dá uma visão bastante consistente e objetiva para entender e sugerir o estudo de um Sistema de Informação Gerencial, que integre todas as atividades exercidas pela oraganização.

Em relação ao sistema empresa, levando-se em conta a sua característica de sistema aberto, admite-se sua contínua interação com o meio ambiente. Dessa forma, sofre impactos tanto pelas variáveis ambientais quanto pelas relações dos elementos, o que a faz participar de um constante processo de mudança.

Nos sistemas abertos, verifica-se a sinergia, onde o todo é superior à soma das partes, porque, no agregado, encontramos características muitas vezes não encontradas nos componentes isolados.

Devido às empresas serem um sistema aberto, devem estar preparadas para as modificações e as influências do ambiente externo, tendo por meio deles condições de implementar suas atividades, adequando-se às novas exigências do mercado, como também, quando há necessidade de se fazer alterações nas atividades internas, elas devem estar preparadas para responder imediatamente.

A resposta da empresa para fazer frente às mudanças influenciadas pelo ambiente interno ou externo está atrelada a um sistema de informações eficaz e eficiente, fazendo com que se torne mais competitiva no mercado em que está inserida e lhe proporcione vantagens frente a concorrentes que não estejam preparados para mudanças.

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Adaptado de PINHO REBOUÇAS (1993, p. 25).

Sempre que nos deparamos com algum objeto ou estrutura que seja composta por partes independentes e interdependentes, cuja interação dependa do funcionamento adequado do objeto, estamos diante de um sistema. Eles podem ser fechados, quando não se relacionam com o ambiente, ou abertos, quando há uma interação com o ambiente.

A eficácia no desempenho de cada uma de suas partes, como uma boa tecnologia utilizada para análise de crédito, resulta na otimização do desempenho de outras partes, que com essa interagem por vendas com maior segurança de recebimento e tesouraria

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com maior liquidez. Uma das funções da controladoria, numa visão sistêmica, é monitorar a eficiência e eficácia de cada divisão da empresa, visando a maximização do resultado final.

SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS: CONCEITO, IMPORTÂNCIA, INTEGRAÇÃO

O objetivo principal de uma informação é influenciar decisões. Deve dar o apoio necessário para que os recursos humanos, materiais e tecnológicos estejam à disposição de uma organização, em determinado momento, e possam ser utilizados eficientemente gerando o maior retorno possível. Informação é um tratamento especial que se dá a um dado ou a um conjunto de dados à disposição do executivo. Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação.

Depois do dado transformado, propicia o posicionamento do executivo frente a um problema ou situação qualquer, já que há o surgimento da informação, que é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões.

A informação deve ter a capacidade de reduzir incertezas, assim como conter características básicas, tais como oportunidade e utilidade. Uma determinada informação que seja útil, mas processada e distribuída após a ocorrência do evento, dependente desse, não cumpriu sua finalidade maior, que é proporcionar a tomada de decisão.

Portanto, informação é qualquer tipo de conhecimento ou mensagem que pode ser utilizada para aperfeiçoar ou tornar possível uma decisão ou ação. Nesse sentido, as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar operações têm seu desempenho facilitado pelo seu uso. Os especialistas afirmam que a tomada de decisão se refere à conversão das informações em ação. Portanto, decisão é uma ação tomada com base na análise das informações.

Conforme Drucker (1999, p. 81), “uma nova revolução da informação está em andamento. Ela começou nas empresas, com informações de negócios, mas seguramente irá encampar todas as instituições da sociedade e mudará radicalmente o significado da informação tanto para organizações como para indivíduos”.

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Ele considera que a revolução da informação não se dará mais em tecnologia, máquinas ou velocidade, mas em conceitos, pois no futuro os contadores é que farão o melhor uso da informação para atender aos usuários da contabilidade. Até hoje, segundo o autor, a tecnologia da informação tem se centrado em dados, coleta, armazenagem, transmissão, apresentação e focalizado o “T” da tecnologia da informação. As novas revoluções da informação focalizam o “I’ da informação, o que está conduzindo a mudanças significativas no modo de gerenciamento das organizações.

Conclui-se que a informação sempre foi uma ferramenta importante para ajudar a empresa a planejar e controlar o uso dos seus recursos; hoje ela é um recurso importante que contribui para a competitividade e a lucratividade.

Todas as empresas, independentemente do seu porte, necessitam de informações para efetuarem o levantamento de suas deficiências e corrigir possíveis distorções administrativas, executarem suas atividades, avaliarem seus resultados e torná-la uma fonte estratégica para a empresa.

Michael Porter, guru americano especialista em estratégia, propõe que a revolução da informação está afetando a competição de três maneiras vitais: Muda a estrutura setorial e, assim, altera as regras de competição; Gera vantagem competitiva ao proporcionar às empresas novos modos de superar o desempenho de rivais; Dissemina negócios inteiramente novos, em geral, a partir das atuais operações da empresa.

As informações estão se tornando recursos cada vez mais necessários para a continuidade das empresas modernas, tendo em vista as rápidas mudanças que ocorrem em seu ambiente externo, exigindo adaptações em tempo exíguo no interno.

Para Michael Porter, a revolução da informação está passando de roldão por toda a economia. Nenhuma empresa escapa de seus efeitos, embora muitos gestores só se dêem conta da importância da informação ao se envolver na busca incessante, quando verificam que seus concorrentes estão a utilizando como forma de vantagem competitiva.

As empresas, para sobreviverem, necessitam de informações cada vez mais precisas como forma de se manterem no mercado. São dados de vital importância, daí a necessidade de os gestores de decisão buscarem as informações o quanto mais precisas; para isso se deve fazer uma filtragem, a fim de que os relatórios não fiquem carregados e os administradores possam tomar decisões com segurança.

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O USO DA INFORMAÇÃO NO PROCESSO DECISÓRIO.

A informação deve ser reutilizável, não se deteriora nem se deprecia, e seu valor é determinado exclusivamente pelo usuário, conforme o uso que se faça dela. Dentro das empresas, há uma geração muito grande de informações e saber usá-las como ferramenta para a tomada de decisão é uma questão de visão estratégica do gestor.

As informações não se devem limitar a dados coletados. Na verdade, elas são dados coletados, organizados e ordenados aos quais são atribuídos significados e contexto.

O valor da informação está associado ao seu uso final, ou seja, sua utilidade efetiva dentro de um contexto em que possa ser relacionada e interpretada, para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada.

Ainda sobre esse aspecto, um dado produzido que não seja distribuído em tempo hábil da tomada de decisão praticamente perde o seu sentido. Sua capacidade de reduzir incertezas está associada com a oportunidade de sua distribuição, o que indicará que os benefícios trazidos para empresa, pelo recurso da informação, são maiores que o custo para obtê-la.

Segundo Abreu (2003), o principal propósito da informação é que se possibilite à organização o alcance de metas, por meio de uma utilizaçao adequada dos recursos disponívei, sendo esses as pessoas, os materiais, os equipamentos, as tecnologias, dentre outros fatores.

Um grande desafio estratégico para as empresas é como fazer que o seu maior recurso de administração, a informação, tenha um fluxo que congregue todas as suas atividades, para que se tenham dados com qualidade e diferencial para a empresa.

A informação é gerada através do tratamento e estruturação dos dados, sendo que representa o produto final do sistema de informações, e deve ser apresentada em forma e conteúdo adequados ao usuário. Portanto, é o meio e fim do processo de racionalização no uso dos recursos, devendo a instituição dispender esforços no intuito de se buscar a criação do melhor sistema de informação.

DIFERENÇAS ENTRE DADO E INFORMAÇÃO

Resumindo nosso estudo sobre dado e informação, é oportuno considerar o fato de se poder contar com informações adequadas e oportunas, sendo de importância capital para o sucesso da empresa.

Disso resulta que, na ausência de dados, o sistema de informações não será alimentado, pois dado é a matéria-prima com que o sistema de informações vai trabalhar.

Conforme Oliveira (1997), a informação se equivale ao dado trabalhado, permitindo ao executivo a tomada de decisões.

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O gestor, a todo momento, está tomando decisões que precisam ser com qualidade.

Para isso, há a necessidade de que os dados sejam trabalhados e transformados em informações úteis.

A contabilidade faz uma distinção geral relevante entre dado e informação. Os dados podem ser definidos como mensurações ou descrições de objetos ou eventos. Se estes dados já são conhecidos ou não interessam à pessoa a quem são comunicados, não podem ser definidos como informação. A informação pode ser definida como um dado (ou conjunto de dados) que provoca efeito surpresa na pessoa que a recebe. Além disso, ela deve reduzir a incerteza, comunicar uma mensagem, ter um valor superior ao seu custo e ser capaz, potencialmente, de evocar uma resposta do gestor de decisão.

(HENDRIKSEN, 1977, citado por NAKAGAWA, 1993, p. 59).

As empresas geram uma infinidade de dados a cada momento, mas que, esparsos, se tornam difíceis de serem trabalhados e servirem como forma de suporte aos gestores para a tomada de decisão. Énecessário que sejam agrupados, trabalhados e transformados em informações, não apenas de natureza quantitativa, mas também de natureza qualitativa.

As decisões que os gestores das empresas necessitam tomar são baseadas em informações trabalhadas e essas só existem a partir do momento em que os dados são trabalhados.

Devido às limitações da amplitude de atenção e da capacidade de compreensão dos seres humanos, os dados contábeis precisam ser resumidos para terem significado e serem úteis.

As informações contábeis, muitas vezes, não são utilizadas como um instrumento produtivo devido à maneira como são apresentadas, ou seja, os gestores das empresas que precisam tomar decisões rápidas as recebem como se fossem um aglomerado de dados, que acabam se tornando inúteis.

Quando da transformação de dados contábeis em informações, há de se tomar o cuidado em apresentá-las em uma linguagem que dê ao gestor condições de entendêlas. As informações apresentadas não apenas deverão ser quantitativas, mas também qualitativas, tornando-se assim um verdadeiro suporte à tomada de decisão.

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Fonte: NAKAGAWA (1993, p. 61)

Nas empresas, os dados são trabalhados para atender aos diversos níveis hierárquicos, já que determinadas informações, como no nível operacional, não são repassadas ao nível gerencial por obedecerem a regras de decisão para o cumprimento de determinada função daquele nível. As informações que são direcionadas ao gestor são filtradas e trabalhadas, para que sua decisão e aplicação surtam os efeitos necessários.

As empresas, como forma de se diferenciarem e se manterem atuantes no mercado, cada vez mais necessitarão transformar tanto os dados internos quanto os externos em informações, tomando o cuidado de, quando buscarem outras fontes de informações, verificar se já tenham sido filtradas.

As instituições têm como acessar diversas fontes de informações sobre um mesmo assunto, o que gera uma verdadeira poluição de informações. Assim, elas se tornam apenas dados que não influenciam na tomada de decisões, pois elas devem ser trabalhadas e filtradas, sintetizadas e resumidas, para então se tornarem informações possíveis a serem utilizadas na tomada de decisão.

Informações com qualidade por meio da filtragem para a tomada de decisão

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A figura demonstra a necessidade de se gerar informações com qualidade, não apenas dados, o que fornece ao gestor condições de tomar decisões adequadas.

SISTEMA DE INFORMAÇÃO

O suporte à decisão é uma característica fundamental para qualquer Sistema de Informação que pretenda ser útil à gestão empresarial. Nesse caso, devemos considerar que, sendo o Sistema de Informação Contábil o maior componente do Sistema de Informação Geral, pois absorve todas as atividades que geram valores, ele deve ter um tratamento especial na definição do Sistema de Informação.

Conforme Mosimann e Fisch (1999), pode-se conceituar o sistema de informações como uma rede de informações na qual os fluxos alimentam determinado processo de tomada de decisões e não somente as relacionadas à empresa como um todo, mas também de cada área de responsabilidade. O conjunto de recursos humanos, físicos e tecnológicos que o compõe transforma os dados captados em informações, considerando-se os limites impostos pelos usuários quanto ao tipo de informação necessária a suas decisões, condicionando, assim, a relação dos dados de entrada. Tais delimitações evidenciam a intenção dos usuários quanto à determinação dos sacrifícios, que devem ser feitos para se obter um retorno esperado de suas decisões tomadas em condições de incerteza.

O conceito anterior evidencia uma nova fase na conjuntura das organizações que os sistemas de informações devem contemplar, a abundância de informações. O elevado número de dados à disposição do executivo faz com que a primeira preocupação dele seja como a segregação de determinado tipo de informação acessará no sistema em uso.

Podemos classificar os sistemas de informações empresariais em dois grandes grupos perfeitamente inter-relacionados: • Sistemas de apoio às operações - são sistemas processadores de transações.

Processam transações correntes, como compras, faturamento e contas a receber.

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• Sistemas de apoio à gestão - representam um auxílio aos processos decisórios com frequência assistemática de processamento. Dão apoio às avaliações e aos julgamentos dos gestores e aumentam a eficácia de seu processo decisório.

Os dois grupos de sistemas de informações mencionados se complementam a partir da identificação, armazenamento, processamento e comunicação da informação requerida pelos seus usuários, por meio de um banco de dados comum que atende às duas categorias de necessidades.

O objetivo principal de um Sistema de Informação Contábil Decisorial é proporcionar aos gestores a otimização no uso dos recursos, pois o propósito básico de um sistema de informações é habilitar a organização a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis. A arquitetura desse sistema deve atender a seus pressupostos básicos. Como afirma PADOVEZE (1996), a informação contábil precisa atender a dois pressupostos básicos, para que tenha validade integral no processo de gestão administrativa: •

Sua necessidade como informação;

•

Seu planejamento e controle.

Componentes são as partes em que se divide o Sistema Global, são os subsistemas.

Conclui-se assim que um Sistema de Informação terá tantos subsistemas quantos sejam necessários para cumprir os seus objetivos propostos e os subsistemas podem ter características iguais ao Sistema, ou seja, mantém-se os objetivos e as metas de rendimento.

Qualquer problema criado num subsistema há o risco de comprometer a eficácia do sistema como um todo.

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O sistema de informação contábil gerencial deve abranger todas as áreas que geram valores, monetários e físicos, na empresa. Como o fluxo dos dados, ele deve iniciar pela área de compras e passar pela fabricação, a área comercial e, então, atingir o fim na tesouraria, quando receber os valores.

A abrangência do sistema de informação contábil deve significar que todos os elementos das diversas disciplinas que compõem a contabilidade gerencial devem ser incorporados pelo sistema de informação contábil. Conforme PADOVEZE (1996), os componentes do sistema contábil de informação são: ÁREAS CONTÁBEIS •

Contabilidade Financeira

•

Contabilidade em Outras Moedas

•

Custos

•

Administração Financeira e Orçamentos

ÁREAS NÃO CONTÁBEIS •

Dados Quantitativos

•

Análises Quantitativas

Todo modelo de sistema de informação deve ser formatado a fim de atender as necessidades da empresa, em curto e longo prazos, visando a acelerar o processo de tomada de decisão e objetivando cumprir as finalidades de planejamento e controle das organizações.

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A escrituração não realiza sua função plena senão quando se dispõe a servir o empresário. O empresário está continuamente adiantando seu capital, recuperando-o mais tarde; ele não apenas se desincumbe da obrigação que lhe é atribuída, mas também seleciona riscos com o fito de lucro; seu interesse reside em saber qual foi o lucro, a fim de julgar o acerto de haver arriscado seu capital naquela hora, daquela maneira e naquele lugar. Só quando a contabilidade passa a servir tal pessoa e tais problemas é que ela realiza a sua finalidade.

LITTLETON (1933:27).

GERENCIAL

Gerencial é o processo administrativo, planejamento, organização, direção e controle voltado para resultados.

Vários autores afirmam que a maioria dos executivos não se utilizam adequadamente das ferramentas de planejamento e controle, envolvendo-se com aspectos de gestão sem uma fundamentação administrativa. Assim, segundo Littleton, os administradores ficam sem a possibilidade de estabelecerem uma visão de futuro do negócio, pois não estabeleceram antecipadamente os resultados a serem alcançados.

O subsistema gerencial fornece instrumentos para definir o que o empreendimento deve fazer e avaliar, o que está sendo feito de acordo ou não com os rumos traçados.

Aqueles administradores que não se utilizam de todo ferramental gerencial que tem à sua disposição ou que deveriam buscar para suas empresas, encontram dificuldades para executarem seus trabalhos, aumentando o risco de diagnósticos imprecisos e interferindo na sua gestão, pois a falta de informações faz com que não tenham conhecimento global da situação e, assim, que fiquem agindo sobre consequências, apenas ordenando, sem saber ao certo o que está sendo executado, se está correto ou não, que fases estão faltando para o alcance da meta no trabalho. Enfim, não sabem como atacar as causas.

Pode-se considerar que informação gerencial é aquela que permite uma tomada de decisão ao agregar valor ao negócio.

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SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

Na prática, confunde-se comumente os Sistemas de Informação com os computadores ou com a informática. Esses são os meios ou recursos de processamento.

Eles sozinhos não garantem a existência de boas informações para os propósitos empresariais.

O Sistema de Informações Administrativo - Contábil - Financeiro se restringe mais ao nível operacional da empresa, ou seja, as informações são mais limitadas, enquanto que o Sistema de Informações Gerenciais envolve a empresa globalmente, gerando informações a todos os níveis administrativos da organização, como também se está alinhado para receber e fornecer informações ao ambiente externo.

A visão sistêmica, por parte dos gestores, é extremamente importante, já que as empresas serão cada vez mais competitivas e eficientes com a utilização da informação como uma ferramenta estratégica. E o uso delas com qualidade se dá pelo estudo, implantação e execução de um Sistema de Informações Gerenciais contemplando todas as informações que fazem parte de cada área envolvida.

Através do Sistema de Informação Gerencial, a empresa tem condições de fazer projeções futuras, em relação aos eventos que possam ocorrer e vir a prejudicar os resultados esperados. Com essas análises, os gestores podem tomar novas medidas e corregir o que se faça necessário, antecipando-se assim aos fatos que pudessem distorcer o planejamento elaborado pela empresa.

No contexto em que se situa a empresa, têm-se os eventos ambientais e operacionais. Os ambientais são os acontecimentos que ocorrem no ambiente externo da empresa, enquanto os operacionais ocorrem no ambiente interno e são decorrentes das decisões dos gestores. Tanto os eventos ambientais quanto os operacionais devem ser detectados pelo sistema de informações.

(MOSIMANN e FISCH, 1999, p. 127).

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Uma preocupação constante que deve haver por parte dos gestores das empresas é que os Sistemas de Informações Gerenciais procurem atender a todas as necessidades do ambiente interno, atividades gerais e específicas, como também do ambiente externo.

Adaptado de OLIVEIRA (1993, p. 129)

Percebe-se que o sistema não fica atrelado apenas a uma atividade, ou uma área específica, mas é abrangente, envolvendo assim toda a empresa como forma de subsidiar o gestor o mais próximo da precisão quando tomada sua decisão.

Sistema de informações gerenciais é um método organizado de prover informações passadas, presentes e futuras, relacionadas com as operações internas e o serviço de inteligência externa. Serve de suporte para as funções de planejamento, o controle e operação de uma empresa, por meio do fornecimento de informações no padrão de tempo apropriado à decisão.

Muitas vezes, o que a empresa e o gestor possuem para uma análise, como forma de tomar uma decisão, são apenas registros históricos que não atendem as expectativas.

O correto é que estivessem servidos de todas as informações, tanto a histórica, que os ajuda a verificar como a empresa se comportou em determinados períodos, como a presente, que serve como uma amostragem do comportamento da própria empresa em comparação com um determinado período, além de efetuar análises comparativas com seus concorrentes.

As informações futuras auxiliam os gestores em seus planejamentos, possibilitando a empresa a ter dimensões de investimentos, de acréscimo ou decréscimo de seu orçamento, de fazer alterações na produção de algum produto que esteja com problema de mercado, enfim, seus gestores se tornam pró-ativos, antecipando-se às necessidades da empresa.

A informação gerencial, para que possa atender seu objetivo, que é a de ser útil ao usuário, não pode ser apenas superficial, devendo o sistema oferecer informações que

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dêem condições de se ter uma visão macro da empresa, para que se possa analisar todo o seu contexto por meio da integração entre as áreas. Também, o sistema deve possibilitar que a informação possa ser verificada em uma área específica e nessa, fazendo assim com que qualquer informação sobre a empresa possa ser gerada.

Cabe ao usuário da informação, independente do seu cargo dentro dos níveis hierárquicos da empresa, estar atento quanto aos dados que são fornecidos para o sistema.

Uma inserção de determinado dado de forma errada trará problemas para as informações geradas a partir do seu processamento, comprometendo a eficácia da decisão.

Sistemas de Informações Administrativo-Contábil-Financeiros Vs. Sistemas de Informações Empresariais

FONTE: GIL (1995, p. 12)

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Podemos concluir que sistema de informações gerenciais é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, assim como proporcionam a sustentação administrativa para otimizar resultados esperados, bem como podemos imaginar a avaliação de resultados de uma empresa da atividade hoteleira. É condição essencial para uma correta mensuração dos resultados de cada área ou centro de resultado, por exemplo, uma suíte, que o sistema de informação gerencial existente capte e processe os valores específicos de cada uma dessas áreas.

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

A Tecnologia da Informação é a materialização do sistema de informação gerencial na empresa. Representa um conjunto estruturado de máquinas, softwares, cabos e demais componentes de uma rede para processamento e geração de informações, que serão utilizadas no planejamento e controle de operações. É extremamente importante a participação do controller no estudo e definição da tecnologia que será utilizada, pois ela será o meio para a efetivação do sistema de informação gerencial de que se utilizará a controladoria para cumprir seu papel na organização.

Destaca-se,, na definição da TI a ser utilizada, a sua arquitetura, que é um conjunto de regras, princípios e orientações usadas por uma organização, para direcionar os processos de aquisição, desenvolvimento, modificação e interface com os recursos e serviços de tecnologia da informação na organização. Esses recursos incluem equipamentos de comunicação, software, hardware, metodologias de desenvolvimento de aplicações, gestão de dados e informações e estrutura organizacional de TI. (BEAL, 2004).

A escolha da tecnologia que será utilizada, mais precisamente o “software”, deve ser objeto de um cuidadoso planejamento por parte da organização. A TI deve estar alinhada com os objetivos traçados no plano estratégico, caso contrário, poderão ocorrer fatos de incompatibilidade entre as necessidades de controle e de informação e as respostas oferecidas pelo sistema de informação gerencial. Richard Walton, no livro Tecnologia da Informação (1994), elenca uma sequência de fases que devem ser observadas quando há implementação da Tecnologia da Informação, visando-se à obtenção de sua eficácia:

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Ingredientes-chaves Alinhamento

Fase Um

Fase Dois

Fase Três

Criação do contexto

Desenho de um Sistema

Instalação do Sistema

para a TI

de TI

de TI para Utilização

Visão alinhada com as

Desenho do sistema

Operação do sistema

estratégias de negócios

alinhado com a visão

alinhado com a visão

Alto comprometimento

O sistema é desenhado

Os usuários sentem

organizacional; suporte

para ativar e promover a

forte aceitação em

das lideranças ao

aceitação dos usuários

relação ao sistema

e tecnológicos Comprometimento/ Suporte

projeto de TI Competência/

Competência geral

O sistema é desenhado

Os usuários dominam o

Domínio

para as tarefas e

para utilizá-lo e

sistema.

conhecimento sobre TI

promover o domínio pelos usuários

A tabela mostra fase a fase dos ingredientes-chave para a implementação eficaz da Tecnologia da Informação.

CONCLUSÃO

Para BEAL (2004), os planos de informação e de TI devem registrar a análise informacional iniciada durante o processo de planejamento estratégico e complementada na etapa de planejamento da informação e da TI, expressando as necessidades da organização em termos de informações e fluxos informacionais a serem disponibilizados

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e dos investimentos em sistema de informação e recursos tecnológicos previstos para o período.

Nos dois próximos tópicos, vamos estudar o planejamento estratégico e operacional e perceberemos que eles requerem uma boa estrutura de sistema de informação gerencial, apoiada em uma tecnologia de informação adequada.

A Fingerhut, uma empresa que vende por catálogo produtos variados, como eletrodomésticos, produtos para o lar, roupas e jóias, pretendia reduzir suas sobras de estoque. A Companhia criou um catálogo eletrônico na internet, por onde captura informações adicionais sobre os clientes e apresenta ofertas para cada cliente de forma personalizada. Os preços no site mudam diariamente de acordo com o inventário, com o preço antigo sendo exposto abaixo do atual. Usando essas estratégias, a Fingerhut reduziu os custos de estoques e custos gerais associados aos canais tradicionais de liquidação.

Fonte: GORDON E ROTH (2001, p. 29).

O exemplo anteriormente descrito mostra o uso da TI para execução de uma estratégia de negócios. Procure analisar se na sua empresa a TI está adequadamente alinhada com a estratégia e o que se pode fazer a respeito.

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***resumo tabela

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A Tecnologia da Informação como um Commodity

A TI, vista como commodity, não é uma visão inédita na literatura. No entanto, nenhum estudo causou tanta repercussão quanto o artigo de Nicholas Carr, intitulado IT doesn’t matter, publicado na Harvard Business Review, em 2003.

A polêmica, tanto no meio acadêmico quanto no meio empresarial, reacendeu a discussão sobre o tema. Carr utilizou a pesquisa da empresa de consultoria americana Alinean, onde foram comparados os resultados financeiros com os gastos em TI de 7.500 grandes empresas americanas. Das 25 empresas com maior retorno financeiro, foram investidos apenas 0,8% do seu faturamento em TI, contra 3,7% das outras companhias.

A conclusão que se chega é que a TI havia se transformado em mais uma ferramenta sem diferencial competitivo, um recurso de infra-estrutura necessário, mas com o qual as organizações não mais conseguiam criar vantagens sustentáveis. Há vários fatores que podem afetar a aferição do valor da tecnologia.

Segundo Carr (2003), para a tecnologia de informação possuir valor estratégico, é preciso permitir que as companhias usem a TI de uma forma diferenciada. Por isto, à medida que a tecnologia está acessível a todos, este uso diferenciado tende a desaparecer. Esta afirmação leva a outras questões: se a tecnologia não traz diferencial competitivo, como e quais valores a organização deve investir em TI? Como garantir que estes investimentos podem e irão trazer as vantagens inicialmente prometidas? Será que tudo o que restou para fazer é controlar riscos e custos?

Carr (2003) também assegura que a TI é essencialmente um mecanismo de transporte, isto é, “ela carrega informação digital da mesma forma que os cabos elétricos transportam eletricidade. E é mais valiosa quando compartilhada do que usada isoladamente”.

Seu conceito de TI diz respeito somente a hardware e software, os quais se tornaram fatores de produção como qualquer outro. Representam apenas mais um investimento obrigatório para a continuidade do processo administrativo e que não garantem nenhuma vantagem competitiva. Também é pertinente ressaltar que Carr considera a tecnologia da informação apenas como hardware e software. que se refere tão somente à base da pirâmide da Figura 1, apresentada anteriormente.

Portanto, se a TI for definida somente como infraestrutura e no enfoque transacional, é até possível concordar com a sua tese de que a TI é commodity. Mas esta é uma visão estreita. Weill (1992) alertava de que os estudos focalizando a relação entre os investimentos em TI e o desempenho empresarial deveriam adotar uma definição mais

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ampla de TI, o qual incluísse todo o hardware, software, comunicações, telefone, bem como todas as pessoas e recursos dedicados à TI, sejam centralizados ou descentralizados.

Todos os estudos analisado por Weill (1992) de certa forma mostravam resultados limitados e contraditórios que surgiam como conseqência de definições inconsistentes da TI, diferentes unidades de análise, diferentes medidas de desempenho, fundamentação teórica limitada e crença em estudos transversais.

Esta crítica também se ajusta ao caso da pesquisa de Carr. Pisello e Strassmann (2003) acham que a TI importa sim, desde que a infraestrutura de computação se moveu para a comoditização, claramente o ambiente inteiro da tecnologia de informação não se comoditizou.

Desta forma, quando se pensa no conjunto, torna-se complexo e de difícil aceitação a afirmação de que a TI não importa mais. Respaldados por uma pesquisa com mais de 10.000 empresas em todo o mundo, Pisello e Strassmann (2003) sentenciam que as empresas que tem investido na TI de forma inteligente e controlam estes investimentos para o máximo retorno têm certamente obtido as recompensas que a tecnologia pode entregar.

Este resultado pontua que é o grau de sapiência no uso e a eficácia da gestão da TI que de fato importa quanto se mede o valor da TI. Carr (2003) assevera que “o potencial da tecnologia para diferenciar uma empresa das outras, ou seja, seu potencial estratégico, inexoravelmente diminui à medida que se torna acessível a todos”. Neste aspecto, essa sua afirmação também não é novidade, mas antes um “revival”. Bem antes que Carr, o estudo de Weill (1992) concluía que os primeiros adotantes de uma TI estratégica poderiam ter um sucesso extraordinário, mas, uma vez que a tecnologia se tornasse comum, a vantagem competitiva estava perdida.

Porter e Montgomery (1998) também defendem que o diferencial competitivo só existe à medida que uma empresa consegue inventar algo que não possa ser copiado pelos concorrentes. À medida que esta invenção se dissemina, ela deixa de gerar diferencial e passa a ser uma obrigação para se manter no mercado. Isso também vale para a TI. A empresa deve criar uma vantagem difícil de ser copiada para manter esta vantagem.

Embora seja possível afirmar que grande parte da TI que é utilizada atualmente tenha se tornado commodity, dizer que TI não gera diferencial tecnológico é ignorar o fato de que a indústria da TI está em constante e rápida evolução.

Tecnologia de informação não significa somente hardware e software. A TI vai além disso.

Através da TI estão à informação e o conhecimento – sobre clientes, processos, operações e mercados. É o no “I” da TI que pode residir o verdadeiro diferencial – o uso inteligente e eficaz da informação.

Fonte: Tecnologia da Informação: commodity ou ferramenta estratégica? Luciene Braz Ferreira e Anatália Saraiva Martins Ramos. JISTEM J.Inf.Syst. Technol. Manag. (Online) vol.2 no.1 São Paulo 2005.

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