4. La fiscalización de los recursos destinados a proyectos locales

Estas labores requieren que quienes van a asumir alguna función de negociación del proyecto se preparen adecuadamente, que manejen de forma expedita los contenidos del proyecto y que cuenten con herramientas para realizar estas funciones. Entre las herramientas para apoyar estas tareas están: una presentación adecuada en PowerPoint, Prezi u otro programa; un cronograma detallado de la ejecución del proyecto; un archivo fotográfico sobre el problema o la oportunidad a atender y un presupuesto en formato resumido y ampliado.

El otorgamiento de recursos a un proyecto, por parte de los entes de financiamiento, pasa por distintas etapas. Al respecto se recomienda al Concejo de Distrito y a las organizaciones involucradas la elaboración de un calendario con dichas fases, de manera tal que se pueda dar seguimiento al avance y responder de forma inmediata ante cualquier consulta.

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4. La fiscalización de los recursos destinados a proyectos locales

En la Unidad IV se abordará el tema de la evaluación y la rendición de cuentas de un proyecto de desarrollo local. Esta labor es fundamental para mostrar transparencia y dejar las puertas abiertas para la negociación de recursos para futuros proyectos.

Para lograr una adecuada gestión del financiamiento del proyecto, una vez que los recursos han sido aprobados, lo que sigue es garantizar que se utilicen de forma adecuada, de acuerdo con los rubros y las cantidades definidas en el presupuesto.

La gestión del ciclo de financiamiento finaliza con el monitoreo oportuno de los recursos, por parte de las personas del Concejo de Distrito. Esto implica, en primer lugar, dar seguimiento al plan de desembolsos del proyecto. Una forma de realizar esta función es la elaboración de una bitácora, en la cual se consigne la fecha y el monto del desembolso. Ahí se debe anotar cualquier variación con respecto a lo programado.

En segundo lugar, una vez que ingresaron los recursos, la labor consiste en dar seguimiento a la utilización de los fondos de acuerdo con los rubros presupuestados y la realización de las actividades descritas en el proyecto. En este caso se sugiere incluir dos columnas adicionales (A y B) al presupuesto:

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La A con datos sobre el monto efectivo desembolsado, esto por cuanto a menudo hay diferencias entre lo solicitado y lo aprobado. La B con comentarios positivos y negativos en relación con los costos, los precios, el presupuesto u otra variación, sobre todo tomando en cuenta que a menudo el presupuesto se elabora en una época y se ejecuta en otra. En la tabla 8 presenta un ejemplo de esta matriz.

Los hallazgos constituyen la base para que al final del proyecto se pueda dar una valoración sobre el uso de los recursos. No se trata de que el Concejo de Distrito asuma un rol de auditor o de evaluador financiero, sino que durante la ejecución del presupuesto vaya recabando información para luego rendir cuentas; es decir, que brinde seguimiento a la ejecución presupuestaria del proyecto. Para este fin se muestra en la tabla 8 una matriz que facilita dicha labor.

Tabla 8

Matriz de seguimiento a la ejecución presupuestaria del proyecto

Concepto

Inversiones

Terrenos u otras propiedades

Infraestructuras (salones, galerones, edificaciones, etc.)

Maquinaria y equipos

Costo de estudios previos

Recursos Humanos

Costo total de la mano de obra, según labores

Personal a tiempo parcial y completo (según especialidad)

Pago a profesionales y técnicos

Presupuesto aprobado Monto gastado real Observaciones

Concepto

Contratación de servicios

Pago de servicios de transportes, maquinaria y similares

Costos de materiales o insumos

Materiales de construcción, eléctricos y otros

Materiales administrativos, técnicos

Insumos para los procesos productivos

Agregar el resto de componentes del proyecto

Total del presupuesto Presupuesto aprobado Monto gastado real Observaciones

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Fuente: Elaboración propia, 2020. En esta columna se debe consignar el monto efectivo o real gastado por cada componte del presupuesto. Las observaciones deben incluir información relevante, como explicaciones cuando no coincide el monto solicitado con el gastado, cambios en la programación, aumentos de precios y otros.

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La Tabla 8 presenta una matriz para dar seguimiento al manejo presupuestario de un proyecto. Le proponemos que elabore un instrumento como este y establezca visitas esporádicas al proyecto durante su ejecución, para recoger información financiera.

Esta matriz de seguimiento contiene dos partes: la primera es el presupuesto aprobado del proyecto (columnas uno y dos) y la segunda partes donde usted debe anotar los hallazgos. En la tercera columna (monto gastado real) se registra el total de recursos que se gastó realmente en cada rubro del presupuesto, esto va a requerir del monitoreo constante y de consultas a la persona responsable. En la cuarta columna (observaciones) le solicitamos que anote cualquier comentario, descubrimiento o acontecimiento sobre la ejecución presupuestaria de cada rubro. De esta forma contará con una bitácora del uso de los recursos e información de primera mano para brindar su informe una vez que finalice el proyecto.

Un adecuado seguimiento de la ejecución presupuestaria del proyecto, sin llegar a interferir en el manejo de los fondos, por parte del Concejo de Distrito, permitirá tomar las medidas correctivas en tiempo real cuando se presente algún inconveniente y proveerá información veraz para la evaluación y rendición de cuentas, como se analizará en la Unidad IV.

Reflexión final

En esta unidad se aborda el tema de la gestión del financiamiento de proyectos de desarrollo local. Se considera que el Concejo de Distrito posee potestades y capacidades, por encima de otros actores locales, para movilizar recursos hacia el distrito, con los cuales se pueden ejecutar proyectos y enrumbar a las comunidades hacia el desarrollo.

Esta labor es fundamental, pues los recursos económicos son escasos en las comunidades y las necesidades son ilimitadas, por lo que esta Unidad III busca fortalecer las capacidades de gestión, negociación y seguimiento del financiamiento de los proyectos. En esta perspectiva, se identifican distintas fuentes de financiamiento y se incorporan herramientas para mejorar estas funciones.

Mirada adicional

El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) elabora el Índice de Desarrollo Social de los cantones y distritos del país. En la dirección https://www.mideplan.go.cr/indice-desarrollo-social puede consultar la posición y el índice de su distrito.

En la dirección https://www.judesur.go.cr/reglamentos-y-requisitos/ se encuentran los reglamentos y los requisitos para acceder a los recursos de JUDESUR.

Para acceder a los fondos del INDER como fuente de financiamiento de proyectos productivos, sociales y ambientales en las comunidades, es recomendable revisar la Guía de Formato de Proyecto de la institución, disponible en este enlace: https://www.inder.go.cr/proyectos/ Guia-de-Formato-de-Proyectos.pdf

La dirección web http://www.pgrweb.go.cr/scij corresponde al Sistema Costarricense de Información Jurídica de la Procuraduría General de la República. En esta dirección se pueden consultar todas las leyes mencionadas en esta Unidad.

En la dirección http://www.dinadeco.go.cr/formularios.html se pueden descargar los formularios para el Fondo de Proyectos de DINADECO. Se encontrarán formularios para proyectos de infraestructura comunal, compra de mobiliario y equipo, socioproductivos y otros.

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Actividades de autoevaluación de la Unidad III

Actividad 1

A continuación, le invitamos a citar y comentar cuáles son los aspectos más importantes que se deben tomar en cuenta a la hora de revisar el presupuesto de un proyecto, sometido a consideración del Concejo de Distrito, para priorizarlo ante el Concejo Municipal.

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Actividad 2

En esta actividad le sugerimos elaborar y completar este cuadro comparativo con tres fuentes externas de financiamiento que usted conozca que operan en su distrito, incluyendo la información solicitada en el siguiente cuadro:

Nombre de la fuente de financiamiento Tipo de proyectos que financia Tipo de organización o institución que apoya Requisitos básicos

Actividad 4

Adicionalmente, le instamos a explicar, de acuerdo con su experiencia y los contenidos de esta unidad, ¿cuáles son los tres aspectos más importantes que se deben tomar en cuenta durante el proceso de negociación de financiamiento para un proyecto?

Actividad 5

Otro de los ejercicios y de los conceptos sobre los cuales haremos énfasis es el del seguimiento a la ejecución presupuestaria del proyecto, por lo que le invitamos a construir un cuadro o herramienta que permita darle seguimiento a la ejecución del presupuesto de un proyecto local, incluyendo la información que usted considere relevante luego de haber revisado esta unidad.