Zsrk woz nr 41 instrukcja stanowiskowa dla specjalisty ds kadr by Mariusz Tomiałojć

SĄD APELACYJNY WE WROCŁAWIU MINISTERSTWO SPRAWIEDLIWOŚCI

PROJEKT:

WSPARCIE I MODYFIKACJE SYSTEMU ZSRK DOKUMENT: INSTRUKCJA STANOWISKOWA DLA ZLECENIA NR WOZ 041/2015

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Informacje o dokumencie System

Portal HCM

Moduł

Samoobsługa pracownicza i menedżerska

Nazwa procesu

Obsługa aktualizacji zmian danych pracowników przez Specjalistów ds. kadr

Właściciel procesu

Małgorzata Araszkiewicz

Projektant rozwiązania

KBJ S.A.

Priorytet realizacji

Historia zmian Data

Autor zmiany

Opis zmiany

Nazwa pliku

20.05.2016

Maja Niedźwiecka

Utworzenie i uzupełnienie ZSRK-WoZ nr41dokumentu Instrukcja_stanowiskowa_specjalista_ ds_kadr

15.06.2016

Małgorzata Tadrała

Weryfikacja i uzupełnienie ZSRK-WoZ nr41dokumentu Instrukcja_stanowiskowa_ specjalista_ds_kadr

30.06.2016

Małgorzata Araszkiewicz

Zatwierdzenie dokumentów

ZSRK-WoZ nr41Instrukcja_stanowiskowa_ specjalista_ds_kadr

Strona 3 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

SPIS TREŚCI 1

CEL DOKUMENTU ....................................................................................................... 7

GDZIE ZGŁASZAĆ PROBLEMY TECHNICZNE ................................................................. 7

INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA DLA SPECJALISTY DS. KADR........................................... 7 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

OZNACZENIA UŻYWANE W DOKUMENCIE ................................................................................................... 8 LOGOWANIE/WYLOGOWANIE DO PORTALU ................................................................................................ 8 STRONA GŁÓWNA PORTALU HCM ........................................................................................................... 9 MENU I KAFELKI .................................................................................................................................... 10 SERWIS ESS – DANE PERSONALNE ....................................................................................................... 12

3.5.1

Dostęp do serwisu ESS – Dane personalne .................................................................... 12

3.5.2

Opis serwisu ESS – Dane personalne ............................................................................. 12

3.5.3

Dane z systemu SAP HCM ............................................................................................. 14

3.6

SERWIS ESS – DOKUMENTY TOŻSAMOŚCI ............................................................................................. 15

3.6.1

Dostęp do serwisu ESS – Dokumenty tożsamości ......................................................... 15

3.6.2

Opis serwisu ESS – Dokumenty tożsamości .............................................................. 15

3.6.3

Dane z systemu SAP HCM ............................................................................................. 16

3.6.4

Dane zapisywane do systemu SAP HCM ................................................................... 17

3.6.5

Dokumenty tożsamości – Dowód osobisty .................................................................... 17

3.6.6

Dokumenty tożsamości – Paszport ........................................................................... 17

3.6.7

Dokumenty tożsamości – Prawo jazdy .......................................................................... 18

3.6.8

Dokumenty tożsamości – Książeczka wojskowa........................................................ 18

3.6.9

Dokumenty tożsamości – Legitymacja służbowa ...................................................... 18

3.6.10

Przegląd szczegółowych danych dokumentów tożsamości ....................................... 19

3.6.11

Wniosek o dodanie danych dokumentu tożsamości .................................................. 19

3.6.12

Wniosek o zmianę danych dokumentu tożsamości.................................................... 23

3.6.13

Wniosek o usunięcie danych dokumentu tożsamości ................................................ 27

3.6.1 3.7

Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych kontaktowych................... 30 SERWIS ESS – DANE KONTAKTOWE ...................................................................................................... 31

3.7.1

Dostęp do serwisu ESS – Dane kontaktowe .................................................................. 31

3.7.2

Opis serwisu ESS – Dane kontaktowe ........................................................................... 31

3.7.3

Dane z systemu SAP HCM ............................................................................................. 32

3.7.4

Dane zapisywane do systemu SAP HCM ....................................................................... 32

3.7.5

Wniosek o dodanie danych – prywatny adres e-mail/telefon prywatny ......................... 32

3.7.6

Wniosek o edycję danych – prywatny adres e-mail/telefon prywatny ............................ 35

3.7.7

Wniosek o usunięcie danych – prywatny adres e-mail/telefon prywatny .......................39

3.7.8

Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych kontaktowych.................. 42

3.8

SERWIS ESS – DANE RODZINNE ........................................................................................................... 43 Strona 4 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.8.1

Dostęp do serwisu ESS – Dane rodzinne........................................................................ 43

3.8.2

Opis serwisu ESS – Dane rodzinne ............................................................................. 43

3.8.3

Dane z systemu SAP HCM .............................................................................................45

3.8.4

Dane zapisywane do systemu SAP HCM .................................................................. 46

3.8.5

Przegląd szczegółowych danych członków rodziny ...................................................... 46

3.8.1

Wniosek o dodanie członka rodziny............................................................................... 47

3.8.2

Wniosek o edycję członka rodziny ............................................................................. 51

3.8.3

Wniosek o usunięcie członka rodziny............................................................................. 55

3.9

SERWIS ESS – ADRESY ........................................................................................................................ 59

3.9.1

Dostęp do serwisu ESS Adresy ......................................................................................59

3.9.2

Opis serwisu ESS Adresy ...........................................................................................59

3.9.3

Dane z systemu SAP HCM ............................................................................................ 60

3.9.4

Dane zapisywane do systemu SAP HCM ...................................................................61

3.9.5

Adresy – Pobyt stały ......................................................................................................61

3.9.6

Adresy – Pobyt czasowy ........................................................................................... 62

3.9.7

Adresy – Adres zamieszkania ........................................................................................63

3.9.8

Adresy – Adres do kontaktu w nagłych przypadkach ................................................ 64

3.9.9

Adresy – Adres do korespondencji .............................................................................65

3.9.10

Adresy – Adres do dokumentów PIT ......................................................................... 66

3.9.11

Adresy – Wnioskowanie o dodanie danych adresowych ............................................ 67

3.9.12

Adresy – Wnioskowanie o edycję danych adresowych ............................................... 73

3.9.13

Adresy – Wnioskowanie o usunięcie danych adresowych .......................................... 78

3.9.14

Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych adresowych ................. 80

3.10

SERWIS ESS - MOJE LIMITY URLOPOWE ............................................................................................... 81

3.10.1

Dostęp do serwisu ESS – Moje limity urlopowe ......................................................... 81

3.10.2

Opis serwisu ESS – Moje limity urlopowe .................................................................. 81

3.10.3

Dane z systemu SAP HCM ......................................................................................... 83

3.11

SERWIS ESS - UPOWAŻNIENIA/POŚWIADCZENIA/BHP ........................................................................... 86

3.11.1

Dostęp do serwisu ESS – Upoważnienia/Poświadczenia/BHP ................................... 86

3.11.2

Opis serwisu ESS – Upoważnienia/Poświadczenia/BHP ............................................ 86

3.11.3

Dane z systemu SAP HCM ......................................................................................... 87

3.12

SERWIS ESS – DANE ANGAŻU............................................................................................................... 88

3.12.1

Dostęp do serwisu ESS Dane angażu ........................................................................ 88

3.12.2

Opis serwisu ESS Dane angażu ................................................................................. 88

3.12.3

Dane z systemu SAP HCM ........................................................................................ 90

3.13

SERWIS ESS – POPRZEDNI PRACODAWCY ............................................................................................ 92 Strona 5 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.13.1

Dostęp do serwisu ESS – Poprzedni pracodawcy ...................................................... 92

3.13.2

Opis serwisu ESS – Poprzedni pracodawcy ............................................................... 92

3.13.3

Dane z systemu SAP HCM ........................................................................................ 92

3.14

SERWIS ESS – BADANIA LEKARSKIE ...................................................................................................... 94

3.14.1

Dostęp do serwisu ESS – Badania lekarskie .............................................................. 94

3.14.2

Opis serwisu ESS – Badania lekarskie ....................................................................... 94

3.14.3

Dane z systemu SAP HCM .........................................................................................95

3.15

SERWIS ESS – STAŻE .......................................................................................................................... 96

3.15.1

Dostęp do serwisu ESS – Staże ................................................................................. 96

3.15.2

Opis serwisu ESS – Staże .......................................................................................... 96

3.15.3

Dane z systemu SAP HCM ......................................................................................... 97

3.16

SERWIS ESS – ZGODY ......................................................................................................................... 98

3.16.1

Dostęp do serwisu ESS – Zgody................................................................................ 98

3.16.2

Opis serwisu ESS – Zgody......................................................................................... 98

3.16.3

Dane z systemu SAP HCM ........................................................................................ 99

3.17

SERWIS ESS – WYKSZTAŁCENIE ......................................................................................................... 100

3.17.1

Dostęp do serwisu ESS – Wykształcenie .................................................................. 100

3.17.2

Opis serwisu ESS – Wykształcenie ........................................................................... 100

3.17.3

Dane z systemu SAP HCM ....................................................................................... 100

3.18

SERWIS ESS – DOKSZTAŁCANIE ......................................................................................................... 102

3.18.1

Dostęp do serwisu ESS – Dokształcanie................................................................... 102

3.18.2

Opis serwisu ESS – Dokształcenie............................................................................ 102

3.18.3

Dane z systemu SAP HCM ....................................................................................... 103

3.18.4

Dane zapisywane do systemu SAP HCM ................................................................. 103

3.18.5

Wniosek o dodanie dokształcania ............................................................................ 103

3.19

SERWIS ESS – OCENY OKRESOWE ..................................................................................................... 109

3.19.1

Dostęp do serwisu ESS – Oceny okresowe .............................................................. 109

3.19.2

Opis serwisu ESS – Oceny okresowe ....................................................................... 109

3.19.3

Dane z systemu SAP HCM ....................................................................................... 110

3.20 3.21 3.22

SERWIS: SKRZYNKA ODBIORCZA ......................................................................................................... 111 AKCEPTACJA WNIOSKÓW O DODANIE, EDYCJĘ I USUNIĘCIE DANYCH KADROWYCH .................................. 115 SERWIS: WYZNACZANIE ZASTĘPSTWA ................................................................................................. 120

Strona 6 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1 Cel dokumentu Celem niniejszego dokumentu jest dostarczenie instrukcji stanowiskowej opisującej sposób dostępu oraz użytkowania HCM Portal w zakresie funkcjonalności samoobsługi menedżerskiej z poziomu dostępu Specjalisty ds. Kadr.

2 Gdzie zgłaszać problemy techniczne Wszelkie pytania, uwagi dotyczące problemów technicznych związanych z Samoobsługą pracowniczą i menedżerską prosimy kierować do administratorów aplikacji poprzez: WWW:

http://servicedesk

Email:

helpdeskzsrk@wroclaw.sa.gov.pl

Telefon:

(71) 748 96 00 (w. 1)

3 Instrukcja użytkownika dla Specjalisty ds. kadr W instrukcji użytkowania HCM Portal w zakresie samoobsługi menedżerskiej dostępnej dla Specjalisty ds. kadr opisano:  

  

sposób logowania do HCM Portalu wraz z dokładnym opisem wyglądu strony głównej i dostępnego menu, sposób działania serwisów prezentujących oraz umożliwiających zgłoszenie zmiany danych kadrowych przez pracowników z uwzględnieniem: - opisu zakresu prezentowanych danych i przeznaczenia serwisu, - zakresu danych pobieranych z systemu SAP HCM, - sposobu obsługi wniosku o zmianę danych (w przypadku serwisów umożliwiających zgłoszenie zmian), - zakresu i sposobu zapisu danych do SAP HCM na skutek akceptacji wniosków o zmiany (w przypadku serwisów umożliwiających zgłoszenie zmian). obsługę Skrzynki odbiorczej w HCM Portalu, akceptację wniosków o zmianę danych kadrowych. wyznaczenie zastępcy w procesach obsługiwanych przez HCM Portal Prezentowane w Samoobsłudze pracowniczej dane pochodzą z systemu kadrowo – płacowego ZSRK Każda zmian zgłoszona przez pracownika przez samoobsługę pracowniczą jest weryfikowana przez odpowiedniego specjalistę ds. kadr lub płac i po jego pozytywnej weryfikacji zapisywana w systemie ZSRK

Strona 7 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

3.1 Oznaczenia używane w dokumencie

Ważne informacje

Warto wiedzieć

3.2 Logowanie/wylogowanie do portalu Aby zalogować się do portalu Samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej należy uruchomić przeglądarkę (Internet Explorer, Mozilla FireFox lub Google Chrome). Następnie w pasku adresu w przeglądarce

należy wpisać następujący adres: www.ess.zsrk.ms.gov.pl Po wpisaniu adresu i przyciśnięciu klawisz ENTER pojawi się okno logowania do samoobsługi.

Należy w nim wpisać własnego użytkownika oraz hasło.

Przy pierwszym logowaniu pojawi się okno z prośbą o zmianę hasła początkowego.

Strona 8 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Po zalogowaniu do samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej pojawi następująca strona główna.

Pracownik może wylogować się z samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej wybierając przycisk wyloguj w prawym górnym rogu strony głównej.

Po 25 minutach bezczynności w portalu pojawi się komunikat:

Jeżeli użytkownik nie wykona żadnej czynności, po 30 minutach braku aktywności na HCM Portalu nastąpi automatyczne wylogowanie ze strony.

3.3 Strona główna Portalu HCM Po zalogowaniu się do Portalu użytkownik zobaczy poniższy pulpit. Do poszczególnych serwisów użytkownik Portalu HCM będzie mógł się dostać na dwa sposoby: Strona 9 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

 

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

wybierając z Menu konkretną grupę zawierającą szukany serwis; wybierając odpowiedni kafelek z dostępnych kolorowych kafelków i po rozwinięciu szukany serwis.

3.4 Menu i kafelki W menu można wybrać Mój Profil, w którym dostępne są serwisy z danymi pracownika, dla menedżerów dostępny jest także Mój zespół, w którym dostępne są serwisy dotyczące podległych pracowników. Zarówno w menu jak i w kafelkach serwisy są pogrupowane tematycznie zgodnie z grupami zaprezentowanymi w poniższej tabeli. Nazwa grupy

Nazwa serwisu Dane personalne Dokumenty tożsamości Dane kontaktowe Dane rodzinne

O mnie

Adresy

Strona 10 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Upoważnienia/Poświadczenia/BHP Dane angażu Poprzedni pracodawcy Badania lekarskie Zatrudnienie

Staże Zgody Konta bankowe Dane podatkowe Pasek płacowy za miesiąc

Wynagrodzenie

Umowy cywilno-prawne

Wykształcenie Dokształcanie Kwalifikacje

Oceny okresowe Ocena pracy i rozwój zawodowy

Pożyczki/składki Świadczenia socjalne Zobowiązania/Świadczenia

Jazdy lokalne Dojazdy do pracy (serwis dostępny tylko dla sędziów) Zwrot kosztów transportu Moje limity

Wyznaczanie zastępstwa Mój profil

Strona 11 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.5 Serwis ESS – Dane personalne 3.5.1 Dostęp do serwisu ESS – Dane personalne Menu:

Kafelek:

Mój profil -> O mnie -> Dane personalne

O mnie

3.5.2 Opis serwisu ESS – Dane personalne Serwis Dane personalne przeznaczony jest do przeglądu swoich danych personalnych przez pracownika. Wyświetlane są następujące dane kadrowe: Dane podstawowe:      

Numer osobowy; Stanowisko (nazwa); Jednostka organizacyjna (nazwa); Jednostka gospodarcza (nazwa); Stanowisko finansowe (nazwa); Wymiar etatu (procent);

Imiona i nazwiska:      

Nazwisko; Nazwisko rodowe: Imię; Drugie imię; Imię ojca; Imię matki;

Dane dodatkowe:   

Data urodzenia; Miejsce urodzenia; Obywatelstwo; Strona 12 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

       

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Kraj urodzenia; Stan cywilny; Numer PESEL; Numer NIP; Rodzaj niepełnosprawności; Ważne od (dot. rodzaju niepełnosprawności); Ważne do (dot. rodzaju niepełnosprawności); Data zaświadczenia (data zaświadczenia o niepełnosprawności).

Użytkownik może przeglądać swoje dane personalne na wybrany dzień, domyślnie wyświetlane są dane na dzień bieżący.

Jak zmienić datę w polu Data na dzień? Krok 1

W polu Data na dzień wybrać ikonę kalendarza

Strona 13 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Krok 2

Zostanie otwarty kalendarz

Krok 3

W kalendarzu należy wybrać poprzez kliknięcie dzień, na który użytkownik chce oglądać dane

Krok 4

Data zostanie zmieniona a wraz z nią dane personalne ważne na wybraną datę (jeżeli będą różne)

3.5.3 Dane z systemu SAP HCM Dane w serwisie pochodzą z następujących infotypów:    

IT0001 Przypisanie organizacyjne (Stanowisko, Jednostka gospodarcza, Jednostka organizacyjna, Stanowisko finansowe), IT0002 Dane osobowe (Imiona i nazwiska, Dane dodatkowe), IT0008 Wynagrodzenie podstawowe (Wymiar etatu), IT0004 Niepełnosprawność (Niepełnosprawność, Ważne od, Ważne do, Data zaświadczenia niepełnosprawności).

Strona 14 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.6 Serwis ESS – Dokumenty tożsamości 3.6.1 Dostęp do serwisu ESS – Dokumenty tożsamości Menu:

Kafelek:

Mój profil -> O mnie -> Dane personalne

O mnie

3.6.2 Opis serwisu ESS – Dokumenty tożsamości Serwis Dokumenty tożsamości przeznaczony jest do przeglądu i modyfikacji dokumentów tożsamości pracownika. W serwisie pracownik może przyglądać i dodawać/edytować/usuwać następujące typy dokumentów:     

Dowód osobisty; Paszport; Prawo jazdy; Książeczka wojskowa; Emerytura/Renta;

oraz tylko przeglądać: 

Legitymacja służbowa.

Strona 15 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Legenda dostępnych akcji jakie pracownik może wykonać w serwisie Dokumenty tożsamości dla poszczególnych typów dokumentów :

Ikona

Znaczenie Podgląd

Edycja

Usunięcie

Dodanie

Dane na w tabeli dokumentów tożsamości można sortować po dowolnej kolumnie klikając na jej nagłówek. Sortowanie można wykonać rosnąco lub malejąco poprzez kolejne kliknięcie na kolumnie w tabeli np. Typ dokumentu.

W serwisie Dokumenty tożsamości wyświetlane są dane ważne na dzień bieżący

3.6.3 Dane z systemu SAP HCM Dane w serwisie pochodzą z infotypu IT0185 Dokumenty tożsamości. Prezentowane dane obejmują następujące typy dokumentów:      

1 Dowód osobisty; 2 Paszport; 3 Prawo jazdy; 4 Książeczka wojskowa; 5 Emerytura/Renta; 6 Legitymacja służbowa.

Strona 16 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.6.4 Dane zapisywane do systemu SAP HCM Serwis aktualizuje dane zarejestrowane w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM w infotypie IT0185 Dokumenty tożsamości. Serwis umożliwia dodawanie, zmienianie oraz usuwanie dokumentów tożsamości – nowy dokument tożsamości lub zmiana istniejącego dokumentu jest zapisywana z datą zmiany wprowadzoną przez pracownika w serwisie. Poprzedni dokument o tym samym typie zostanie ograniczony z datą zmiany minus jeden dzień. Modyfikacja dokumentu tożsamości powoduje utworzenie w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM kopii ostatniego wpisu danego podtypu i zmianę danych w skopiowanym wpisie. Usuwanie dokumentu poprzez HCM Portal powoduje w systemie SAP HCM ograniczenie tego podtypu z dniem akceptacji przez Specjalistę ds. kadr minus jeden dzień.

3.6.5 Dokumenty tożsamości – Dowód osobisty Dla dowodu osobistego aplikacja udostępnia następujące informacje:       

Typ, Numer, Wydany przez, Kraj wydania, Data wydania, Data ważności, Miejsce wydania.

3.6.6 Dokumenty tożsamości – Paszport Dla paszportu aplikacja udostępnia następujące informacje:       

Typ, Numer, Wydany przez, Kraj wydania, Data wydania, Data ważności, Miejsce wydania.

Strona 17 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.6.7 Dokumenty tożsamości – Prawo jazdy Dla prawa jazdy aplikacja udostępnia następujące informacje:       

Typ, Numer, Wydany przez, Kraj wydania, Data wydania, Data ważności, Miejsce wydania.

3.6.8 Dokumenty tożsamości – Książeczka wojskowa Dla książeczki wojskowej aplikacja udostępnia następujące informacje:       

Typ, Numer, Wydany przez, Kraj wydania, Data wydania, Data ważności, Miejsce wydania.

3.6.9 Dokumenty tożsamości – Legitymacja służbowa Dla legitymacja służbowa aplikacja udostępnia następujące informacje:       

Typ, Numer, Wydany przez, Kraj wydania, Data wydania, Data ważności, Miejsce wydania.

Strona 18 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dane legitymacji służbowej udostępnione zostaną pracownikowi tylko do przeglądu

3.6.10 Przegląd szczegółowych danych dokumentów tożsamości Na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów wybrać ikonę podglądu przy dokumencie, dla którego pracownik chce podejrzeć dane:

Podgląd

Otworzy się ekran z podglądem wybranego dokumentu tożsamości np. dowodem osobistym:

3.6.11 Wniosek o dodanie danych dokumentu tożsamości Jeżeli w danych dokumentów tożsamości dane jakiegoś dokumentu nie są widoczne na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów, a jest potrzeba zgłoszenia danych brakującego dokumentu do kadr, pracownik możne skorzystać z akcji dodaj i złożyć wniosek o dodanie danych dokumentu tożsamości. Na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów należy kliknąć na przycisk Dodaj:

Strona 19 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dodanie

Następnie otworzy się ekran dodania dokumentu tożsamości:

Znaczenie ikon (przycisków) na ekranie dodania dokumentu tożsamości:

Ikona

Znaczenie Kalendarz – pomocniczo do wybrania w polu potrzebnej daty Przycisk otwierający przegląd folderów na dysku w celu wskazania załącznika do wniosku Przycisk powodujący sprawdzenie poprawności wpisanych danych i wysłanie wniosku Anulowanie składania wniosku o dodanie dokumentu

Na ekranie dodania dokumentu pracownik wybiera typ dokumentu jaki chce dodać, dane tego dokumentu, datę ważności dokumentu oraz datę zmiany czyli datę od kiedy chce, by dane były ważne. Pracownik koniecznie powinien także dodać załącznik - skan podpisanego oświadczenia, w którym poda dane dodawanego dokumentu.

Strona 20 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Nie należy załączać zeskanowanego dokumentu tożsamości

Data zmiany w szczególnych przypadkach może być też datą przeszłą.

Po kliknięciu przycisku Zapisz, aplikacja przeprowadza walidacje poprawności (patrz tabela walidacji poniżej) i jeżeli jest prawidłowo wypełniony, wniosek zostaje wysłany do akceptacji do Specjalisty ds. kadr. Walidacje dla dokumentów tożsamości: Pole(a)

Walidacja

Data wydania, data ważności

Data ważności nie może być wcześniejsza niż data wydania

Wszystkie pola

Wypełnienie wszystkich pól potrzebnych do złożenia wniosku

Załącznik

Bez załącznika nie można zapisać wniosku

Na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów pojawi się dodatkowa ikonka (przycisk): Zmiany oczekujące na akceptację:

Strona 21 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Ikona

Znaczenie Informacja o liczbie złożonych wniosków oczekujących na akceptację

Po kliknięciu na przycisk Zmiany oczekujące na akceptację pojawi się ekran Wniosków o zmianę danych, na którym są widoczne wszystkie wnioski oczekujące na akceptację (może być tyle wniosków ile jest rodzajów dokumentów tożsamości wyłączając tego Legitymację służbową). Pracownik na tym etapie może obejrzeć wniosek poprzez kliknięcie na ikonę podglądu przy wniosku lub po wybraniu konkretnego wniosku na przycisk Pokaż szczegóły zmiany.

Ikona

Znaczenie Podgląd złożonego wniosku Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Strona 22 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Na ekranie szczegółów wniosku widoczny jest wewnętrzny numer zmiany, a także dostępny jest załącznik, który pracownik załączył do wniosku. Ponadto pracownik widzi status wniosku oraz może sprawdzić klikając na Historia > u którego Specjalisty ds. kadr wniosek jest w akceptacji.

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany to po akceptacji pracownik będzie widział dane, o których zmianę wnioskował na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail, a wniosek dla pracownika nie będzie już widoczny we wnioskach oczekujących.

3.6.12 Wniosek o zmianę danych dokumentu tożsamości Jeżeli w danych dokumentów tożsamości dane jakiegoś dokumentu istnieją na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów a jest potrzeba zgłoszenia zmiany danych dokumentu do kadr, można skorzystać z akcji Edycja złożyć wniosek o zmianę danych dokumentu tożsamości. Na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów należy kliknąć na przycisk Edycja przy wybranym dokumencie:

Edycja

Następnie otworzy się ekran edycji dokumentu tożsamości:

Strona 23 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Znaczenie ikon (przycisków) na ekranie edycji dokumentu tożsamości:

Ikona

Na ekranie edycji dokumentu pracownik zmienia dane dokumentu oraz wybiera datę zmiany czyli datę od kiedy chce, by dane były ważne. Pracownik koniecznie powinien także dodać jako załącznik skan podpisanego oświadczenia, w którym poda zmienione dane dokumentu.

Nie należy załączać zeskanowanego dokumentu tożsamości

Data zmiany w szczególnych przypadkach może być też datą przeszłą.

Strona 24 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Walidacja

Data wydania, data ważności

Data ważności nie może być wcześniejsza niż data wydania

Wszystkie pola

Wypełnienie wszystkich pól potrzebnych do złożenia wniosku

Załącznik

Bez załącznika nie można zapisać wniosku

Na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów pojawi się dodatkowa ikonka (przycisk): Zmiany oczekujące na akceptację:

Ikona

Znaczenie Informacja o liczbie złożonych wniosków oczekujących na akceptację Strona 25 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Po kliknięciu na przycisk Zmiany oczekujące na akceptację pojawi się ekran Wnioski o zmianę danych, na którym są widoczne wszystkie wnioski oczekujące na akceptację (może być tyle wniosków ile jest dokumentów tożsamości wyłączając z Legitymację służbową). Pracownik na tym etapie może obejrzeć wniosek poprzez kliknięcie na ikonę podglądu przy wniosku lub po wybraniu konkretnego wniosku na przycisk Pokaż szczegóły zmiany.

Ikona

Znaczenie Podgląd złożonego wniosku Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Strona 26 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Na ekranie szczegółów wniosku widoczny jest wewnętrzny numer zmiany a także dostępny jest załącznik, który pracownik załączył do wniosku. Ponadto pracownik widzi status wniosku oraz może sprawdzić klikając na Historia > u którego Specjalisty ds. kadr wniosek jest w akceptacji.

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany to po akceptacji pracownik będzie widział dane o które wnioskował na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail, a wniosek dla pracownika nie będzie już widoczny we wnioskach oczekujących.

3.6.13 Wniosek o usunięcie danych dokumentu tożsamości Jeżeli pracownik chce usunąć dane jakiegoś dokumentu, może złożyć wniosek o usunięcie, klikając przy wybranych dokumencie na ekranie podglądu wszystkich dokumentów na ikonę Usuń.

Usunięcie

Po kliknięciu na ikonę Usuń pojawi się ekran z pytaniem czy pracownik jest pewien, że chce usunąć dane. Pracownik powinien załączyć na tym ekranie podpisane oświadczenie o chęci usunięcia danych dotyczących wybranego dokumentu. Po załączeniu oświadczenia i kliknięciu Tak wniosek o usunięcie zostaje wysłany do Specjalisty ds. kadr.

Znaczenie ikon na ekranie wniosku o usunięcie danych:

Ikona/przycisk

Znaczenie Strona 27 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Przycisk otwierający przegląd folderów na dysku w celu wskazania załącznika do wniosku Przycisk wysyłający wniosek o usunięcie danych Przycisk anulujący wysyłanie wniosku o usunięcie danych

Na ekranie przeglądu wszystkich dokumentów pojawi się dodatkowa ikonka (przycisk) Zmiany oczekujące na akceptację oraz przy wybranym dokumencie do usunięcia znikają akcje Edytuj i Usuń:

Ikona

Znaczenie Informacja o liczbie złożonych wniosków oczekujących na akceptację

Strona 28 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Znaczenie ikon (przycisków) na ekranie Wnioski o zmianę:

Ikona

Znaczenie Podgląd złożonego wniosku Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany to po akceptacji pracownik będzie widział, że dane o które wnioskował zostały usunięte z ekranu przeglądu wszystkich dokumentów.

Strona 29 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail, a wniosek dla pracownika nie będzie już widoczny we wnioskach oczekujących.

3.6.1 Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych kontaktowych Akceptacja (ewentualne odrzucenie) wniosku o zmianę to proces jednostopniowy polegający na sprawdzeniu przez specjalistę ds. kadr poprawności danych we wniosku i zatwierdzeniu, po którym następuje zapis w systemie kadrowo-płacowym. Szczegółowo proces opisany jest w rozdziale 3.21 Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych kadrowych.

Strona 30 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.7 Serwis ESS – Dane kontaktowe 3.7.1 Dostęp do serwisu ESS – Dane kontaktowe Menu:

Kafelek:

Mój profil -> O mnie -> Dane kontaktowe

O mnie

3.7.2 Opis serwisu ESS – Dane kontaktowe Serwis Dane kontaktowe umożliwia pracownikowi przegląd danych kontaktowych takich jak:  

służbowy adres email; telefon służbowy;

oraz dodawanie/zmianę oraz usuwanie danych pracownika takich jak:  

prywatny adres email; telefon prywatny.

Legenda dostępnych akcji jakie pracownik może wykonać w serwisie Dane kontaktowe:

Ikona

Znaczenie

Strona 31 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dodanie danych kontaktowych

Edycja danych kontaktowych

Usunięcie danych kontaktowych

W serwisie Dane kontaktowe prezentowane są wartości ważne na datę bieżącą.

3.7.3 Dane z systemu SAP HCM Dane prezentowane w serwisie pochodzą z infotypu IT0105 Komunikacja z następujących podtypów:    

0010 - służbowy adres e-mail, 0020 - telefon służbowy, 0025 – telefon prywatny, 0030 – prywatny adres e-mail.

3.7.4 Dane zapisywane do systemu SAP HCM Serwis aktualizuje dane zarejestrowane w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM w infotypie IT0105 Komunikacja podtypy:  

0025 – telefon prywatny, 0030 – prywatny adres e-mail.

Dodanie nowego wpisu jest możliwe tylko wtedy, kiedy wpis o tym samym typie lub podtypie jeszcze nie istnieje oraz nie został wysłany wniosek, będący w trakcie akceptacji; dodanie powoduje utworzenie nowego wpisu w odpowiednim infotypie w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM ważnego od daty akceptacji zmian przez Specjalistę ds. Kadr. Zmiana jest zgłaszana dla ostatniego wpisu w danym typie (lub podtypie, jeżeli taki istnieje); pozostałe wpisy są niemożliwe do edycji. Zmiana wprowadzana jest do systemu kadrowo-płacowego z datą akceptacji zmiany przez Specjalistę ds. Kadr. Usuwanie wpisu jest możliwe tylko dla ostatniego wpisu w danym typie (lub podtypie, jeżeli taki istnieje); powoduje ono ograniczenie ważności danych z datą akceptacji przez Specjalistę ds. Kadr.

3.7.5 Wniosek o dodanie danych – prywatny adres e-mail/telefon prywatny Jeżeli pracownik chce dodać prywatny adres e-mail lub telefon prywatny na ekranie przeglądu wszystkich danych kontaktowych przy polu prywatny adres e-mail (telefon prywatny) klika na ikonę Dodaj:

Strona 32 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dodanie danych kontaktowych

Po kliknięciu na ikonę Dodaj pojawi się ekran dodania danych kontaktowych:

Znaczenie ikon (przycisków) na ekranie dodania dokumentu tożsamości:

Ikona

Znaczenie Przycisk otwierający przegląd folderów na dysku w celu wskazania załącznika do wniosku Przycisk powodujący sprawdzenie poprawności wpisanych danych i wysłanie wniosku Anulowanie składania wniosku o dodanie danych

Pracownik wpisuje dane, załącza podpisane oświadczenie o danych kontaktowych, które chce dodać i klika na przycisk Zapisz: Jeżeli dane we wniosku są poprawne (patrz tabela walidacji poniżej) wniosek zostaje wysłany do Specjalisty ds. kadr. Walidacje dla danych kontaktowych: Pole(a)

Walidacja

Prywatny nr telefonu

W nr telefonu mogą występować tylko cyfry 0-9 Strona 33 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Prywatny adres e-mail

Poprawność adresu e-mail

Załącznik

Bez załącznika nie można zapisać wniosku

Po zapisaniu zmiany na ekranie przeglądu wszystkich danych kontaktowych pojawi się dodatkowa ikonka (przycisk): Zmiany oczekujące na akceptację:

Ikona

Znaczenie Informacja o liczbie złożonych wniosków oczekujących na akceptację

Po kliknięciu na przycisk Zmiany oczekujące na akceptację pojawi się ekran Wnioski o zmianę danych, na którym są widoczne wszystkie wnioski oczekujące na akceptację. Pracownik na tym etapie może obejrzeć wniosek poprzez kliknięcie na ikonę podglądu przy wniosku lub po wybraniu konkretnego wniosku na przycisk Pokaż szczegóły zmiany.

Ikona

Znaczenie Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Strona 34 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Na ekranie szczegółów wniosku widoczny jest wewnętrzny numer zmiany a także dostępny jest załącznik, który pracownik załączył do wniosku. Ponadto pracownik widzi status wniosku oraz może sprawdzić klikając na Historia > u jakiego Specjalisty ds. kadr wniosek jest w akceptacji.

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany to po akceptacji pracownik będzie widział dane o które wnioskował na ekranie przeglądu wszystkich danych kontaktowych. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail, a wniosek dla pracownika nie będzie już widoczny we wnioskach oczekujących.

3.7.6 Wniosek o edycję danych – prywatny adres e-mail/telefon prywatny Jeżeli pracownik chce zmienić swoje dane kontaktowe może złożyć wniosek klikając przy odpowiednim polu na ikonę Edycji:

Edycja danych kontaktowych

Po kliknięciu na ikonę Edycji pojawi się ekran edycji danych kontaktowych: Strona 35 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Znaczenie ikon (przycisków) na ekranie dodania dokumentu tożsamości:

Ikona

Pracownik wpisuje dane, załącza podpisane oświadczenie o danych kontaktowych, które chce dodać i klika na przycisk Zapisz:

Strona 36 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Jeżeli dane we wniosku są poprawne (patrz tabela walidacji poniżej) wniosek zostaje wysłany do Specjalisty ds. kadr. Walidacje dla danych kontaktowych: Pole(a)

Walidacja

Prywatny nr telefonu

W nr telefonu mogą występować tylko cyfry 0-9

Prywatny adres e-mail

Poprawność adresu e-mail

Załącznik

Bez załącznika nie można zapisać wniosku

Po zapisaniu zmiany na ekranie przeglądu wszystkich danych kontaktowych pojawi się dodatkowa ikonka (przycisk): Zmiany oczekujące na akceptację:

Ikona

Znaczenie Strona 37 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Informacja o liczbie złożonych wniosków oczekujących na akceptację Po kliknięciu na przycisk Zmiany oczekujące na akceptację pojawi się ekran Wnioski o zmianę danych, na którym są widoczne wszystkie wnioski oczekujące na akceptację. Pracownik na tym etapie może obejrzeć wniosek poprzez kliknięcie na ikonę podglądu przy wniosku lub po wybraniu konkretnego wniosku na przycisk Pokaż szczegóły zmiany.

Ikona/przycisk

Znaczenie Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Na ekranie szczegółów wniosku widoczny jest wewnętrzny numer zmiany, a także dostępny jest załącznik, który pracownik załączył do wniosku. Ponadto pracownik widzi status wniosku oraz może sprawdzić klikając na Historia > u jakiego Specjalisty ds. kadr wniosek jest w akceptacji.

Strona 38 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany, to po akceptacji pracownik będzie widział dane, o które wnioskował na ekranie przeglądu wszystkich danych kontaktowych. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail, a wniosek dla pracownika nie będzie już widoczny we wnioskach oczekujących.

3.7.7 Wniosek o usunięcie danych – prywatny adres e-mail/telefon prywatny Jeżeli pracownik chce usunąć dane kontaktowe, może złożyć wniosek o usunięcie, klikając przy wybranych danych na ekranie podglądu wszystkich danych kontaktowe na ikonę Usuń.

Usunięcie danych kontaktowych

Po kliknięciu na ikonę Usuń pojawi się ekran z pytaniem czy pracownik jest pewien, że chce usunąć dane. Pracownik powinien załączyć na tym ekranie podpisane oświadczenie o chęci usunięcia danych. Po załączeniu oświadczenia i kliknięciu Tak wniosek o usunięcie zostaje wysłany do Specjalisty ds. kadr.

Znaczenie ikon na ekranie wniosku o usunięcie danych:

Ikona

Znaczenie

Strona 39 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Po wysłaniu wniosku o usunięcie na ekranie przeglądu wszystkich danych kontaktowych pojawi się dodatkowa ikonka (przycisk): Zmiany oczekujące na akceptację:

Ikona

Znaczenie Informacja o liczbie złożonych wniosków oczekujących na akceptację i możliwość podglądu tych zmian

Po kliknięciu na przycisk Zmiany oczekujące na akceptację pojawi się ekran Wniosków o zmianę danych, na którym są widoczne wszystkie wnioski oczekujące na akceptację. Pracownik na tym etapie może obejrzeć wniosek poprzez kliknięcie na ikonę podglądu przy wniosku lub po wybraniu konkretnego wniosku na przycisk Pokaż szczegóły zmiany.

Strona 40 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Ikona

Znaczenie Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Na ekranie szczegółów wniosku widoczny jest wewnętrzny numer zmiany, a także dostępny jest załącznik, który pracownik załączył do wniosku. Ponadto pracownik widzi status wniosku oraz może sprawdzić klikając na Historia > u jakiego Specjalisty ds. kadr wniosek jest w akceptacji.

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany, to po akceptacji pracownik będzie widział, że dane o które wnioskował na ekranie przeglądu wszystkich danych kontaktowych nie są już widoczne. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail, a wniosek dla pracownika nie będzie już widoczny we wnioskach oczekujących. Strona 41 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.7.8 Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych kontaktowych Akceptacja (ewentualne odrzucenie) wniosku o zmianę to proces jednostopniowy polegający na sprawdzeniu przez specjalistę ds. kadr poprawności danych we wniosku i zatwierdzeniu, po którym następuje zapis w systemie kadrowo-płacowym. Szczegółowo proces opisany jest w rozdziale 3.21 Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych kadrowych.

Strona 42 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

3.8

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Serwis ESS – Dane rodzinne

3.8.1 Dostęp do serwisu ESS – Dane rodzinne Menu:

Kafelek:

Mój profil -> O mnie -> Dane rodzinne

O mnie

3.8.2 Opis serwisu ESS – Dane rodzinne Serwis Dane rodzinne umożliwia pracownikowi przegląd danych o członkach rodziny oraz wnioskowanie o dodanie danych członka rodziny, zmianę lub usunięcie. Pozwala zatem np.: zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, zgłoszenie wyrejestrowania członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego. Ekran podstawowy serwisu Dane rodzinne prezentuje dane o członkach rodziny w formie tabelarycznej:     

Członek rodziny; Imię i nazwisko; PESEL; NIP; podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Strona 43 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dla wszystkich członków rodziny dane szczegółowe będą zawierały następujące pola:                            

Data rejestracji; Członek rodziny; Imię; Nazwisko; Nazwisko rodowe; Płeć; PESEL; NIP; Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego (checkbox); Stopień niepełnosprawności; Wspólne gospodarstwo domowe z członkiem rodziny (checkbox); Wyłączne utrzymanie (checkbox); Data urodzenia; Miejsce urodzenia; Kraj urodzenia; Obywatelstwo; Członek rodziny ma taki sam adres zameldowania (checkbox); Ulica; Nr domu; Nr mieszkania; Miejscowość; Kod pocztowy; Poczta; Kraj; Województwo; Powiat; Gmina; Numer telefonu.

Legenda dostępnych akcji jakie pracownik może wykonać w serwisie Dane rodzinne :

Ikona/przycisk

Znaczenie Przegląd Strona 44 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Edycja Usunięcie Dodanie Podgląd historii zmian oraz zmian oczekujących na akceptację

Użytkownik może przeglądać swoje dane rodzinne na wybrany dzień, domyślnie wyświetlane są dane na dzień bieżący.

Jak zmienić datę w polu Data na dzień? Krok 1

W polu Data na dzień wybrać ikonę kalendarza

Krok 2

Zostanie otwarty kalendarz

Krok 3

W kalendarzu należy wybrać poprzez kliknięcie dzień, na który użytkownik chce oglądać dane

Krok 4

Data zostanie zmieniona a wraz z nią dane personalne ważne na wybraną datę (jeżeli będą różne)

3.8.3 Dane z systemu SAP HCM Dane w serwisie pochodzą z infotypu 0021 Dane rodzinne oraz zależnego infotypu IT0517

Strona 45 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.8.4 Dane zapisywane do systemu SAP HCM Serwis aktualizuje dane zarejestrowane w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM w infotypie IT0021 Dane rodzinne. Serwis umożliwia dodawanie, zmienianie oraz usuwanie danych rodzinnych zgodnie z następującymi zasadami: 



dodanie nowego wpisu jest możliwe tylko wtedy, kiedy wpis o tym samym typie lub podtypie jeszcze nie istnieje oraz nie został wysłany wniosek, będący w trakcie akceptacji; dodanie powoduje utworzenie nowego wpisu w odpowiednim infotypie w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM ważnego od daty akceptacji zmian przez ostatniego akceptanta zmian w danych, zmiana jest zgłaszana dla ostatniego wpisu w danym typie (lub podtypie, jeżeli taki istnieje); pozostałe wpisy są niemożliwe do edycji; zmiana wprowadzana jest do systemu kadrowopłacowego z datą akceptacji zmiany przez ostatniego akceptanta zmian w danych, usuwanie wpisu jest możliwe tylko dla ostatniego wpisu w danym typie (lub podtypie, jeżeli taki istnieje); powoduje ono ograniczenie ważności danych z datą akceptacji przez ostatniego akceptanta zmian w danych, dodatkowo jeśli to wpis dotyczący przyszłości, to jest on usuwany. Jeśli poprzedni wpis bezpośrednio poprzedza usuwany, to zmieniana jest data ważności do na 31.12.9999,

z tą różnicą, że nowy członek rodziny lub zmiana istniejących danych członka rodziny, jest zapisywana z datą wprowadzoną przez pracownika w serwisie w polu data rejestracji (wyrejestrowania). Poprzednie dane członka rodziny są ograniczone z datą rejestracji (wyrejestrowania) minus jeden dzień. Zmiana danych członka rodziny powoduje utworzenie w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM kopii ostatniego wpisu i zmianę danych w skopiowanym wpisie. Usuwanie członka rodziny poprzez HCM Portal powoduje w systemie SAP HCM ograniczenie wpisu z dniem akceptacji przez Specjalistę ds. kadr minus jeden dzień. Data rejestracji (wyrejestrowania), jest przenoszona do pola Ważne od infotypu w systemie SAP HCM. Na ekranie serwisu, data jest wypełniona domyślnie datą bieżącą. Pracownik ma możliwość wypełnienia pola datą dowolną (również w przeszłości).

3.8.5 Przegląd szczegółowych danych członków rodziny Na ekranie przeglądu wszystkich członków rodziny pracownik może wybrać ikonę podglądu przy członku rodziny, dla którego pracownik chce podejrzeć dane:

Podgląd

Strona 46 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Otworzy się ekran z podglądem wybranego członka rodziny:

Jeżeli pracownik zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członka swojej najbliższej rodziny (w przypadku gdy nie są oni ubezpieczeni z własnego tytułu) wówczas na ekranie z podglądem danych członka rodziny znacznik przy polu Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego będzie zaznaczony.

3.8.1 Wniosek o dodanie członka rodziny Jeżeli pracownik chce dodać członka rodziny, który nie jest widoczny na ekranie podstawowym danych rodzinnych może to zrobić wybierając przycisk Dodaj.

Dodanie Po wybraniu przycisku Dodaj otworzy się ekran Dane członka rodziny. Znaczenie ikon (przycisków) na ekranie Dane członka rodziny:

Ikona

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Anulowanie składania wniosku o dodanie danych

Pracownik wybiera członka rodziny, wpisuje dane członka rodziny, dodaje skan oświadczenia z danymi członka rodziny jako załącznik i klika Zapisz. Jeżeli pracownik chce jednocześnie zgłosić członka swojej najbliższej rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego (w przypadku gdy nie jest on ubezpieczony z własnego tytułu) wówczas na ekranie danych członka rodziny należy zaznaczyć znacznik przy polu Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego oraz wypełnić wszystkie pola potrzebne do poprawnego wypełnienia zgłoszenia do ZUS czyli pola z danymi pracownika widoczne na ekranie. Członek rodziny zostanie zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego przez płatnika składek pracownika z datą rejestracji wpisaną przez pracownika w polu Data rejestracji.

Strona 48 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Jeżeli członek rodziny ma ten sam adres zameldowania, wtedy pracownik nie wypełnia danych adresowych, w przeciwnym przypadku należy odznaczyć checkbox Członek rodziny ma taki sam adres zameldowania i pola z adresem zostaną udostępnione przez system do edycji. Jeżeli dane we wniosku są poprawne (patrz tabela walidacji poniżej) wniosek zostaje wysłany do Specjalisty (-ów) ds. kadr. W momencie wysłania wniosku Specjalista(-ści) ds. Kadr otrzymuje (-ą) powiadomienie mailowe na swoją skrzynkę, że wniosek pracownika oczekuje na weryfikację. Walidacje dla danych członka rodziny: Pole(a)

Walidacja

PESEL:

Czy został uzupełniony numer PESEL w przypadku wybranej opcji zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego.

PESEL

Walidacja numeru PESEL poprzez weryfikacje sum kontrolnych

NIP

Walidacja numeru NIP poprzez weryfikacje sum kontrolnych

Imię, Nazwisko, Członek rodziny, Data urodzenia.

Czy członek rodziny nie jest dodawany ponownie (pola identyfikujące: imię, nazwisko, rodzaj członka rodziny, data urodzenia),

Załącznik

Bez załącznika nie można zapisać wniosku

Strona 49 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Podgląd historii zmian oraz zmian oczekujących na akceptację Po kliknięciu na przycisk Historia zmian/Zmiany oczekujące na akceptację pojawi się ekran Wnioski o zmianę danych, na którym są widoczne wszystkie wnioski oczekujące na akceptację. Pracownik na tym etapie może obejrzeć wniosek poprzez kliknięcie na ikonę podglądu przy wniosku lub po wybraniu konkretnego wniosku na przycisk Pokaż szczegóły zmiany.

Ikona

Znaczenie Podgląd złożonego wniosku Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Strona 50 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany to po akceptacji pracownik będzie widział dane o które wnioskował na ekranie przeglądu wszystkich członków rodziny. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail. Wniosek przestanie być też widoczny dla pracownika we wnioskach oczekujących.

3.8.2 Wniosek o edycję członka rodziny Jeżeli pracownik chce zmienić dane członka rodziny (np. zarejestrować lub wyrejestrować go do ubezpieczenia zdrowotnego), może to zrobić wybierając ikonę Edycja na ekranie podstawowym danych rodzinnych.

Edycja Po wybraniu ikony Edycja otworzy się ekran Dane członka rodziny. Znaczenie ikon (przycisków) na ekranie Dane członka rodziny:

Ikona

Znaczenie

Strona 51 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Kalendarz – pomocniczo do wybrania w polu potrzebnej daty Przycisk otwierający przegląd folderów na dysku w celu wskazania załącznika do wniosku Przycisk powodujący sprawdzenie poprawności wpisanych danych i wysłanie wniosku Anulowanie składania wniosku o dodanie danych

Pracownik zmienia dane członka rodziny, dodaje skan oświadczenia ze zmienionymi danymi członka rodziny jako załącznik i klika Zapisz. Jeżeli pracownik zgłosić członka swojej najbliższej rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego (w przypadku gdy nie jest on ubezpieczony z własnego tytułu) wówczas na ekranie edycji danych członka rodziny należy zaznaczyć znacznik przy polu Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego oraz sprawdzić czy wypełnione są wszystkie pola potrzebne do poprawnego wypełnienia zgłoszenia do ZUS czyli pola z danymi pracownika widoczne na ekranie. Jeżeli pracownik chce wyrejestrować członka swojej najbliższej rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, wówczas należy odznaczyć znacznik Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego i wpisać w polu Data rejestracji datę, z która ma nastąpić wyrejestrowanie członka z ubezpieczenia oraz zweryfikować pozostałe dane pracownika i jeżeli zaistnieje taka potrzeba zmienić je na ekranie.

Strona 52 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Jeżeli członek rodziny ma ten sam adres zameldowania, wtedy pracownik nie wypełnia danych adresowych, w przeciwnym przypadku należy odznaczyć checkbox Członek rodziny ma taki sam adres zameldowania i pola z adresem będzie można edytować. Jeżeli dane we wniosku są poprawne (patrz tabela walidacji poniżej), po kliknięciu Zapisz wniosek zostaje wysłany do Specjalisty (-ów) ds. kadr. W momencie wysłania wniosku Specjalista(-ści) ds. Kadr otrzymuje (-ą) powiadomienie mailowe na swoją skrzynkę, że wniosek pracownika oczekuje na weryfikację. Walidacje dla danych członka rodziny: Pole(a)

Walidacja

PESEL:

Czy został uzupełniony numer PESEL w przypadku wybranej opcji zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego.

PESEL

Walidacja numeru PESEL poprzez weryfikacje sum kontrolnych

NIP

Walidacja numeru NIP poprzez weryfikacje sum kontrolnych

Imię, Nazwisko, Członek rodziny, Data urodzenia.

Czy członek rodziny nie jest dodawany ponownie (pola identyfikujące: imię, nazwisko, rodzaj członka rodziny, data urodzenia),

Załącznik

Bez załącznika nie można zapisać wniosku

Pracownik może obejrzeć wniosek wybierając przycisk Historia zmian/Zmiany oczekujące na akceptację. Dopóki wniosek nie zostanie zaakceptowany (bądź odrzucony) znika także możliwość edycji i usuwania danych dla członka rodziny, którego dotyczy zmiana.

Strona 53 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Podgląd historii zmian oraz zmian oczekujących na akceptację Po kliknięciu na przycisk Historia zmian/Zmiany oczekujące na akceptację pojawi się ekran Wniosków o zmianę danych, na którym są widoczne wszystkie wnioski oczekujące na akceptację. Pracownik na tym etapie może obejrzeć wniosek poprzez kliknięcie na ikonę podglądu przy wniosku lub po wybraniu konkretnego wniosku na przycisk Pokaż szczegóły zmiany.

Ikona

Znaczenie Podgląd złożonego wniosku Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Strona 54 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany to po akceptacji pracownik będzie widział dane o które wnioskował na ekranie przeglądu wszystkich członków rodziny. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail, a wniosek dla pracownika nie będzie już widoczny we wnioskach oczekujących.

3.8.3 Wniosek o usunięcie członka rodziny Jeżeli pracownik chce usunąć dane członka rodziny może to zrobić składając wniosek o usunięcie danych członka rodziny. W przypadku powinien kliknąć na ikonę Usuń.

Usunięcie Po kliknięciu na ikonę Usuń pojawi się ekran z pytaniem czy pracownik jest pewien, że chce usunąć dane. Pracownik powinien załączyć na tym ekranie podpisane oświadczenie o chęci usunięcia danych dotyczących wybranego członka rodziny.

Strona 55 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Po załączeniu oświadczenia i kliknięciu Tak wniosek o usunięcie zostaje wysłany do Specjalisty ds. kadr.

Znaczenie ikon na ekranie wniosku o usunięcie danych:

Ikona

Znaczenie Przycisk otwierający przegląd folderów na dysku w celu wskazania załącznika do wniosku Przycisk wysyłający wniosek o usunięcie danych Przycisk anulujący wysyłanie wniosku o usunięcie danych

Po wybraniu Tak wniosek o usunięcie danych członka rodziny zostaje wysłany do akceptacji do Specjalisty (-ów) ds. kadr, a wniosek pracownik może obejrzeć wybierając przycisk Historia zmian/Zmiany oczekujące na akceptację. Dopóki wniosek nie zostanie zaakceptowany (bądź odrzucony) znika także możliwość edycji i usuwania zmienianego członka rodziny.

Strona 56 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Ikona

Znaczenie Podgląd złożonego wniosku Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Strona 57 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany to po akceptacji pracownik nie będzie widział danych członka rodziny, o których usunięcie wnioskował na ekranie przeglądu wszystkich członków rodziny. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail, a wniosek dla pracownika nie będzie już widoczny we wnioskach oczekujących.

Strona 58 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9 Serwis ESS – Adresy 3.9.1 Dostęp do serwisu ESS Adresy Menu:

Kafelek:

Mój profil -> O mnie -> Dane rodzinne

O mnie

3.9.2 Opis serwisu ESS Adresy Serwis Adresy umożliwia przegląd oraz modyfikację następujących danych adresowych:      

Pobyt stały; Pobyt czasowy; Adres zamieszkania; Adres do kontaktu w nagłych przypadkach; Adres do korespondencji; Adres do dokumentów PIT.

Dane adresowe są dostępne z zakładkach, w których znajdują się przyciski z możliwymi akcjami do wykonania dla danego rodzaju adresu: Dodaj, Edytuj, Usuń. Legenda dostępnych akcji jakie pracownik może wykonać w serwisie Adresy :

Dodawanie nowego rodzaju adresu

Edycja adresu

Usuwanie adresu

Strona 59 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Historia zmian danych adresowych

Pracownik może dodawać, zmieniać oraz usuwać adresy, z wyjątkiem pobytu stałego, który nie może zostać usunięty.

3.9.3 Dane z systemu SAP HCM Dane w serwisie pochodzą z infotypu IT0006 Adresy z następujących typów adresów:      

1 Pobyt stały; 2 Pobyt czasowy; 3 Adres zamieszkania; 5 Adres do korespondencji; 4 Adres do kontaktu w nagłych przypadkach; 6 Adres do PIT.

oraz infotypu IT0413 Dane podatkowe (dane Urzędu Skarbowego).

Strona 60 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9.4 Dane zapisywane do systemu SAP HCM Serwis aktualizuje dane zarejestrowane w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM w infotypie IT0006 Adresy, oraz w przypadku Adresu do PIT identyfikator urzędu skarbowego na infotypie IT0413 Dane podatkowe PL. Serwis umożliwia dodawanie, zmienianie oraz usuwanie danych adresowych zgodnie z poniższymi zasadami: Dodanie nowego wpisu jest możliwe tylko wtedy, kiedy wpis o tym samym typie lub podtypie jeszcze nie istnieje oraz nie został wysłany wniosek, będący w trakcie akceptacji; dodanie powoduje utworzenie nowego wpisu w odpowiednim infotypie w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM ważnego od daty akceptacji zmian przez ostatniego akceptanta zmian w danych. Zmiana jest zgłaszana dla ostatniego wpisu w danym typie (lub podtypie, jeżeli taki istnieje); pozostałe wpisy są niemożliwe do edycji; zmiana wprowadzana jest do systemu kadrowo-płacowego z datą akceptacji zmiany przez ostatniego akceptanta zmian w danych. Usuwanie wpisu jest możliwe tylko dla ostatniego wpisu w danym typie (lub podtypie, jeżeli taki istnieje), powoduje ono ograniczenie ważności danych z datą akceptacji przez ostatniego akceptanta zmian w danych. Dane są zapisywane po akceptacji przez Specjalistę ds. Kadr. W przypadku modyfikacji Urzędu Skarbowego podczas modyfikacji adresu do PIT, do Specjalisty ds. Płac będzie wysyłana informacja przypominająca o konieczności wprowadzenia ewentualnych modyfikacji reguły naliczania kosztów na infotypie IT0413 Dane podatkowe PL.

3.9.5 Adresy – Pobyt stały Serwis Adresy – Pobyt stały składa się z następujących danych adresowych:          

Ulica, Numer domu, Numer mieszkania, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta, Kraj – lista wyboru, Województwo – lista wyboru, Powiat – lista wyboru, Gmina – lista wyboru.

Strona 61 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9.6 Adresy – Pobyt czasowy Serwis Adresy – Pobyt czasowy składa się z następujących danych adresowych:          

Ulica, Numer domu, Numer mieszkania, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta, Kraj – lista wyboru, Województwo – lista wyboru, Powiat – lista wyboru, Gmina – lista wyboru.

Strona 62 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9.7 Adresy – Adres zamieszkania Serwis Adresy – Adresy zamieszkania składa się z następujących danych adresowych:          

Ulica, Numer domu, Numer mieszkania, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta, Kraj – lista wyboru, Województwo – lista wyboru, Powiat – lista wyboru, Gmina – lista wyboru.

Strona 63 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9.8 Adresy – Adres do kontaktu w nagłych przypadkach Serwis Adresy – Adresy do kontaktu w nagłych przypadkach składa się z następujących danych adresowych: Osoba kontaktowa:   

Imię, Nazwisko, Numer telefonu

Adres:          

Ulica, Numer domu, Numer mieszkania, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta, Kraj – lista wyboru, Województwo – lista wyboru, Powiat – lista wyboru, Gmina – lista wyboru.

Strona 64 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9.9 Adresy – Adres do korespondencji Serwis Adresy – Adres do korespondencji składa się z następujących danych adresowych:          

Ulica, Numer domu, Numer mieszkania, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta, Kraj – lista wyboru, Województwo – lista wyboru, Powiat – lista wyboru, Gmina – lista wyboru.

Strona 65 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9.10 Adresy – Adres do dokumentów PIT Serwis Adresy – Adres do dokumentów PIT składa się z następujących danych adresowych:          

Ulica, Numer domu, Numer mieszkania, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta, Kraj – lista wyboru, Województwo – lista wyboru, Powiat – lista wyboru, Gmina – lista wyboru.

Strona 66 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9.11 Adresy – Wnioskowanie o dodanie danych adresowych Na zakładce adresu, który pracownik chce dodać, wybiera przycisk Dodaj

Dodawanie nowego rodzaju adresu

Strona 67 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dodawanie nowego rodzaju adresu

Edycja adresu

Strona 68 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Usuwanie adresu

Historia zmian danych adresowych

Po wybraniu przez pracownika tego przycisku pojawiają się dodatkowe możliwe akcje na ekranie, a ekran staje się edytowalny.

Kopiowanie danych adresowych z wybranego, istniejącego innego rodzaju adresu Przycisk otwierający przegląd folderów na dysku w celu wskazania załącznika do wniosku Wysłanie wniosku o zmiany danych adresowych

Anulowanie wpisanych danych adresowych

Pracownik wpisuje dane adresowe (bądź kopiuje z innego rodzaju adresu używając przycisku Kopiuj), załącza podpisane oświadczenie o danych adresowych i wysyła wniosek o dodanie danych adresowych wybierając przycisk Wyślij zmiany. Przy dodawaniu oraz zmianie adresu jest możliwość skopiowania danych z pozostałych typów adresów.

Pracownik nie może dodać adresu do PIT – pierwszy raz adres do PIT musi dodać specjalista ds. kadr, pracownik może zmieniać adres do PIT.

Strona 69 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Po wysłaniu wniosku do akceptacji do Specjalisty ds. kadr pracownik może sprawdzić co się dzieje z jego wnioskiem korzystając z przycisku Historia zmian/Zmiany oczekujące na akceptację:

Podgląd historii zmian oraz zmian oczekujących na akceptację. Strona 70 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Ikona

Znaczenie

Dwuklik

Podgląd złożonego wniosku Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Strona 71 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Na ekranie szczegółów wniosku widoczny jest wewnętrzny numer zmiany a także dostępny jest załącznik, który pracownik załączył do wniosku. Ponadto pracownik widzi status wniosku oraz może sprawdzić klikając na Historia > u jakiego Specjalisty ds. kadr wniosek jest w akceptacji.

Ikona

Znaczenie

Dwuklik

Podgląd danych adresowych

Strona 72 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9.12 Adresy – Wnioskowanie o edycję danych adresowych

Edycja adresu

Jeżeli pracownik posiada jakiś typ adresu, ale dane zostały zmienione powinien złożyć wniosek o zmianę adresu. Może to zrobić wybierając przycisk Edytuj przy danych adresowych jakie chce zmienić. Ponieważ jest to edycja aplikacja domyślnie pokaże poprzednie dane do zmiany.

Strona 73 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Po wybraniu przez pracownika tego przycisku pojawiają się dodatkowe możliwe akcje na ekranie, a ekran staje się edytowalny.

Strona 74 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Anulowanie wpisanych danych adresowych

Pracownik wpisuje zmienione dane adresowe (bądź kopiuje z innego rodzaju adresu używając przycisku Kopiuj), załącza podpisane oświadczenie o danych adresowych i wysyła wniosek o zmianę danych adresowych wybierając przycisk Wyślij zmiany. Przy dodawaniu oraz zmianie adresu jest możliwość skopiowania danych z pozostałych typów adresów.

Po wysłaniu wniosku do akceptacji do Specjalisty ds. kadr pracownik może sprawdzić co się dzieje z jego wnioskiem korzystając z przycisku Historia zmian/Zmiany oczekujące na akceptację:

Podgląd historii zmian oraz zmian oczekujących na akceptację.

Ikona

Znaczenie

Dwuklik

Podgląd złożonego wniosku Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Strona 75 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Na ekranie szczegółów wniosku widoczny jest wewnętrzny numer zmiany a także dostępny jest załącznik, który pracownik załączył do wniosku. Ponadto pracownik widzi status wniosku oraz może sprawdzić klikając na Historia > u jakiego Specjalisty ds. kadr wniosek jest w akceptacji.

Specjalista ds. kadr może wniosek odrzucić – wtedy pracownik dostaje powiadomienie na adres email. Jeżeli specjalista ds. kadr zaakceptuje wniosek, dane adresowe pojawiają się w odpowiedniej zakładce a wniosek nie będzie możliwy do podejrzenia, natomiast dane z wniosku będą widoczne w historii zmian wraz z datą, godziną oraz danymi akceptującego specjalisty ds. kadr. Jeżeli pracownik złoży wniosek o zmianę adresu do PIT i specjalista ds. kadr zaakceptuje to wysyłana jest informacja na adres e-mail do specjalisty ds. płac z prośbą o zweryfikowanie danych podatkowych.

Strona 76 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Ikona

Znaczenie

Dwuklik

Podgląd danych adresowych

Strona 77 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.9.13 Adresy – Wnioskowanie o usunięcie danych adresowych

Usuwanie adresu

Jeżeli pracownik chce usunąć dane wybranego typu adresu może to zrobić wybierając przycisk Usuń na zakładce dane typu adresu.

Pracownik nie może usunąć adresu pobytu stałego

Po kliknięciu na ikonę Usuń pojawi się ekran z pytaniem czy pracownik jest pewien, że chce usunąć dane. Pracownik powinien załączyć na tym ekranie podpisane oświadczenie o chęci usunięcia danych dotyczących wybranego adresu. Po załączeniu oświadczenia i kliknięciu Tak wniosek o usunięcie zostaje wysłany do Specjalisty ds. kadr.

Znaczenie ikon na ekranie wniosku o usunięcie danych:

Ikona

Znaczenie Przycisk otwierający przegląd folderów na dysku w celu wskazania załącznika do wniosku Przycisk wysyłający wniosek o usunięcie danych

Strona 78 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

1.0

Przycisk anulujący wysyłanie wniosku o usunięcie danych Po wysłaniu wniosku do akceptacji do Specjalisty ds. kadr pracownik może sprawdzić co się dzieje z jego wnioskiem korzystając z przycisku Historia zmian/Zmiany oczekujące na akceptację:

Podgląd historii zmian oraz zmian oczekujących na akceptację.

Ikona

Znaczenie

Dwuklik

Podgląd złożonego wniosku Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Strona 79 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Na ekranie szczegółów wniosku widoczny jest wewnętrzny numer zmiany a także dostępny jest załącznik, który pracownik załączył do wniosku. Ponadto pracownik widzi status wniosku oraz może sprawdzić klikając na Historia > u jakiego Specjalisty ds. kadr wniosek jest w akceptacji.

Specjalista ds. kadr może wniosek odrzucić – wtedy pracownik dostaje powiadomienie na adres email. Jeżeli specjalista ds. kadr zaakceptuje wniosek, dane adresowe zostaną usunięte z odpowiedniej zakładki a wniosek nie będzie możliwy do podejrzenia.

3.9.14 Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych adresowych Akceptacja (ewentualne odrzucenie) wniosku o zmianę to proces jednostopniowy polegający na sprawdzeniu przez specjalistę ds. kadr poprawności danych we wniosku i zatwierdzeniu, po którym następuje zapis w systemie kadrowo-płacowym. Szczegółowo proces opisany jest w rozdziale 3.21 Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych kadrowych.

Strona 80 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.10 Serwis ESS - Moje limity urlopowe 3.10.1 Dostęp do serwisu ESS – Moje limity urlopowe Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Moje limity urlopowe

Mój profil

3.10.2 Opis serwisu ESS – Moje limity urlopowe Serwis Moje limity urlopowe umożliwia podgląd bieżącego stanu limitów. Dla każdego z typów limitów przypisanych do pracownika prezentowane są następujące dane w formie tabeli:         

Rodzaj urlopu – nazwa limitu nieobecności, Rok – rok, w którym pracownik uzyskał prawo do limitu, Obowiązuje od – data, od której pracownik może wykorzystać limity, Obowiązuje do – data, do której pracownik może wykorzystać limity Jednostka – dni, godziny, Dostępne – liczba dni przyznanych w ramach limitu, Wykorzystane – liczba dni zmniejszenia limitu nieobecności, Wnioskowane – liczba dni wnioskowanych nieobecności, Pozostało – liczba dni urlopu, które pracownik może jeszcze wykorzystać liczona jako dni Dostępne minus Wykorzystane minus Wnioskowane.

Strona 81 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dla wygody użytkownika u dołu ekranu podsumowano limity urlopów wypoczynkowych, opieki na dzieckiem Art.188KP, urlopów dla nauczycieli, urlopów szkoleniowych. Listę z limitami należnych urlopów można ograniczać do konkretnych rodzajów urlopów lub (i) lat, które interesują pracownika.

Jak filtrować listę limitów? Krok 1

Kliknąć na przycisk Rodzaj urlopu

Krok 2

Zostanie otwarty filtr Rodzaj urlopu

Strona 82 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Krok 3

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Wybór rodzajów urlopów poprzez kliknięcie na nazwę urlopu na liście (urlop jest wówczas zaznaczany na szaro i oznaczany ikoną

)

Krok 4

Po zaznaczeniu lista prezentuje już tylko wybrane rodzaje urlopu

Krok 5

Analogicznie postępujemy w przypadku lat, za które przysługuje pracownikowi urlop

Aby w kroku 3 zaznaczyć, odznaczyć lub zaznaczyć wszystkie wpisy lub wyszukać rodzaje urlopów lub lata prezentowane w serwisie można skorzystać z przycisków

Wybór wszystkich wartości z listy

Odznaczenie wszystkich wartości z listy Wprowadzając tekst w pole Szukaj, możemy w szybki sposób wyszukać interesujący nas typ urlopu lub rok nabycia urlopu.

Na liście prezentowane są tylko limity, które są należne pracownikowi oraz lata, za które pracownik posiada jeszcze niewykorzystane uprawnienia urlopowe.

3.10.3 Dane z systemu SAP HCM Dane o wysokości limitów pobierane są z infotypu IT2006 Limity nieobecności. Limit dla

Rodzaj limitu

Limit w SAP

Urlop wypoczynkowy, Urlop na żądanie

Urlop wypoczynkowy

61 Urlop wypoczynkowy

Urlop przeniesiony

66 Urlop przeniesiony

Urlop dodatkowy

97 Urlop dodatkowy

Urlop dodatkowy dla niepełn.

67 Urlop niepełnospr.

Urlop dla weterana

98 Urlop dla weterana Strona 83 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Limit dla

Rodzaj limitu

Limit w SAP

Urlop dla kombatanta

96 Urlop dla kombatanta

Urlop na żądanie

65 Urlop na żądanie

Opieka nad dzieckiem (art188) dni

Opieka nad dzieckiem (art188) godziny

03 Opieka art. 188 KP – dni

Opieka nad dzieckiem (art188) godziny

09 Opieka art. 188 KP – godziny

Urlop dla nauczycieli

91 Urlop dla nauczycieli

Urlop szkolen. aplikacja

92 Urlop szkolen. aplikacja

Urlop szkoleniowy płatny

90 Urlop szkoleniowy

Urlop doktorancki

93 Urlop doktorancki

Urlop szkoleniowy bezpłatny

94 Urlop szkoleniowy bezpł

Do podsumowania limitów zaliczają się następujące limity nieobecności: Rodzaj sumy

Limit z SAP

Urlop wypoczynkowy

61 Urlop wypoczynkowy 67 Urlop niepełnospr. 96 Urlop dla kombatanta 98 Urlop dla weterana

Opieka art.188 KP

03 Opieka art. 188 KP – dni

Opieka art.188 KP – godz

09 Opieka art. 188 KP – godziny

Urlop dla nauczycieli

91 Urlop dla nauczycieli

Urlop szkol.aplikacja

92 Urlop szkolen. aplikacja

Urlop szkoleniowy

90 Urlop szkoleniowy

Urlop doktorancki

93 Urlop doktorancki

Urlop szkoleniowy bezpł

94 Urlop szkoleniowy bezpł

Strona 84 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Strona 85 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.11 Serwis ESS - Upoważnienia/Poświadczenia/BHP 3.11.1 Dostęp do serwisu ESS – Upoważnienia/Poświadczenia/BHP Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Zatrudnienie -> Upoważnienia/Poświadczenia/BHP

Zatrudnienie

3.11.2 Opis serwisu ESS – Upoważnienia/Poświadczenia/BHP Serwis Upoważnienia/Poświadczenia udostępnia pracownikowi dane dotyczące jego szkoleń BHP, upoważnień i poświadczeń. W serwisie wyświetlana jest tabela zawierająca następujące informacje:    

Rodzaj; Data ważności od; Data ważności do; Uwagi.

Upoważnienia/ poświadczenia można sortować po dowolnej kolumnie klikając na jej nagłówek. Sortowanie można wykonać rosnąco lub malejąco poprzez kolejne kliknięcie na danej kolumnie w tabeli.np. Rodzaj

W serwisie Upoważnienia/Poświadczenia/BHP prezentowane są dane ważne na dzień bieżący.

Strona 86 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.11.3 Dane z systemu SAP HCM Dane o szkoleniach pobierane są z infotypu IT0035 Instrukcje. Wyświetlane są dane dla następujących podtypów IT0035:                    

01 Szkolenie wstępne ogólne BHP; 02 Szkolenie wstępne na stanow. pracy BHP; 03 Szkolenie okresowe BHP; 03A Szkolenie okresowe BHP dla kierując prac; 03B Szkolenie okresowe BHP na stan. robotni.; 03C Szkolenie okresowe BHP na stan. adm-biur; 03D Szkolenie okresowe BHP dla służb BHP; 04 Orzeczenie psychologiczne – kierowca; 05 Świadectwo kwalifikacyjne elektroenerg.; 06 Inspektor ochrony p.poż; 07 Upoważnienie do przetwarzania danych oso; 08 Zobow. do zachow. tajemnicy danych osob.; 09 Odpowiedzialność materialna; 10 Poświadczenie bezpieczeństwa ściśle tajn; 11 Poświadczenie bezpieczeństwa tajne; 12 Poświadczenie bezpieczeństwa poufne; 13 Poświadczenie bezpieczeństwa zastrzeżone; 14 Upoważ. do wykonywania zadań dyr. sądu; 15 Upoważ. do wykonywania zadań prez. sądu; 16 Inne.

Strona 87 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.12 Serwis ESS – Dane angażu 3.12.1 Dostęp do serwisu ESS Dane angażu Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Zatrudnienie -> Dane angażu

Zatrudnienie

3.12.2 Opis serwisu ESS Dane angażu Serwis Dane angażu prezentuje następujące dane o pracowniku:            

% wymiaru czasu pracy, Wynagrodzenie zasadnicze brutto, Stanowisko (nazwa), Rodzaj umowy, Data zatrudnienia w jednostce, Sprawowana funkcja - data od, Sprawowana funkcja - data do, Sprawowana funkcja, Sprawowana funkcja – jednostka, Sprawowana funkcja - pełnienie obowiązków (jeżeli występuje w kontekście sprawowanej funkcji), Jednostka gospodarcza – nazwa (jeżeli występuje w kontekście sprawowanej funkcji), Stanowisko finansowe – (jeżeli występuje w kontekście sprawowanej funkcji).

Serwis służy prezentacji danych bez możliwości ich aktualizacji przez pracownika.

Strona 88 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Użytkownik może przeglądać swoje dane angażu na wybrany dzień, domyślnie wyświetlane są dane na dzień bieżący.

Jak zmienić datę w polu Data na dzień? Krok 1

W polu Data na dzień wybrać ikonę kalendarza

Krok 2

Zostanie otwarty kalendarz

Strona 89 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Krok 3

W kalendarzu należy wybrać poprzez kliknięcie dzień, na który użytkownik chce oglądać dane

Krok 4

Data zostanie zmieniona a wraz z nią dane personalne ważne na wybraną datę (jeżeli będą różne)

3.12.3 Dane z systemu SAP HCM Dane w serwisie pochodzą z następujących infotypów:  

  



IT0007 Planowany czas pracy – czas pracy. IT0008 Wynagrodzenie podstawowe – składniki wynagrodzenia zasadnicze brutto: - 1000 Stawka awans.(mnożnik)S, - 1001 Stawka awans.(mnożnik)R, - 1005 Stawka awans.(mnożnik)K, - 1010 Stawka mies.wyn. zas,. - 1015 Stawka mies.wyn. zas. N, - 1020 Stawka mies.wyn. zas. P, - 1030 Stawka mies.wyn. zas. J, - 1050 Stawka up.sędz.stan.sp., - 1060 Stawka upos.rodzinnego. IT0016 Elementy umowy – rodzaj umowy. IT0001 Przypisanie organizacyjne – nazwa stanowiska. IT0000 Zdarzenia kadrowe – data zatrudnienia w jednostce– ustalono, że data ta będzie pobierana, jako ostatnia data „ważne od” z poniższych zdarzeń kadrowych: - Z1 Zatrudnienie, - ZI Ponowne zatrudnienie, - ZP Powrót ze stanu spoczynku, - ZR Powrót ze st. spoczyn. inny sąd, - Z2 Zwolnienie z zatrudnieniem, - R1 Zmiana pracodawcy zarejestrowanie, - R6 Zmiana JG bez zmiany sądu. IT9005 Sprawowane funkcje – nazwa funkcji, nazwa jednostki organizacyjnej, w której pracownik sprawuje funkcję oraz checkbox informujący o pełnieniu obowiązków. Uwaga: W przypadku, gdy pracownik ma zarejestrowaną więcej niż jedną funkcję ważną w tym samym czasie w polu „Sprawowana funkcja” w serwisie Dane angażu pojawia się możliwość wyboru funkcji. Po wybraniu funkcji pola nazwa jednostki oraz pełnienie obowiązków automatycznie się aktualizują zgodnie z wpisami zarejestrowanymi w systemie SAP HCM.



IT9005 Sprawowane funkcje – nazwa jednostki gospodarczej i nazwa stanowiska finansowego.

Strona 90 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Uwaga: Jeśli w IT9005 Sprawowane funkcje checkbox Funkcja sprawowana w innym sądzie będzie oznaczony; dane pobierane są z tego infotypu, w przeciwnym przypadku nazwa jednostki gospodarczej i nazwa stanowiska finansowego będzie pobierana z infotypu IT0027 Rozdział kosztów (gdy na infotypie IT0027 Rozdział kosztów będzie przypisane wiele wpisów do pracownika wyświetlona zostanie lista jednostek gospodarczych i stanowisk finansowych, jeśli będą one różne).

Strona 91 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.13 Serwis ESS – Poprzedni pracodawcy 3.13.1 Dostęp do serwisu ESS – Poprzedni pracodawcy Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Zatrudnienie -> Poprzedni pracodawcy

Zatrudnienie

3.13.2 Opis serwisu ESS – Poprzedni pracodawcy Serwis Poprzedni pracodawcy umożliwia prezentację danych pracownika dotyczących poprzednich pracodawców. W serwisie prezentowane są wszystkie okresy zatrudnienia u poprzednich pracodawców zrejestrowane w systemie ZSRK Dane prezentowane są w tabeli z następującymi informacjami:   

Nazwa pracodawcy, Zatrudnienie od, Zatrudnienie do.

Dane tabeli można sortować po dowolnej kolumnie np. Nazwa pracodawcy klikając na jej nagłówek. Sortowanie można wykonać rosnąco lub malejąco poprzez kolejne kliknięcie na kolumnie w tabeli.

3.13.3 Dane z systemu SAP HCM Dane w serwisie pochodzą z infotypu IT0023 Inni/poprzedni pracodawcy. Strona 92 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Strona 93 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.14 Serwis ESS – Badania lekarskie 3.14.1 Dostęp do serwisu ESS – Badania lekarskie Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Zatrudnienie -> Badania lekarskie

Zatrudnienie

3.14.2 Opis serwisu ESS – Badania lekarskie Serwis Badania lekarskie umożliwia prezentację danych dotyczących badań lekarskich. Dane prezentowane są w tabeli z następującymi informacjami:  Podtyp (nazwa badania);  Data badania;  Wynik;  Data ważności badania;  Zastrzeżenia.

Dane tabeli można sortować po dowolnej kolumnie np. Data badania klikając na jej nagłówek. Sortowanie można wykonać rosnąco lub malejąco poprzez kolejne kliknięcie na kolumnie.

W serwisie Badania lekarskie prezentowane są dane badań ważnych na dzień bieżący.

Strona 94 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.14.3 Dane z systemu SAP HCM Dane prezentowane w serwisie pochodzą z IT0028 Badania lekarskie. Wyświetlane są następujące podtypy ważne na datę bieżącą:       

Wstępne badania lekarskie; Okresowe badania lekarskie; Kontrolne badania lekarskie; Psychologiczne; Badanie lekarskie kandydatów na aplikant; Badania lekarskie kandydatów na sędziów; Badania lekarskie kandydatów na asesorów sądowych (nowy podtyp).

Strona 95 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.15 Serwis ESS – Staże 3.15.1 Dostęp do serwisu ESS – Staże Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Zatrudnienie -> Staże

Zatrudnienie

3.15.2 Opis serwisu ESS – Staże Serwis Staże umożliwia prezentację danych dotyczących staży pracownika. Dane prezentowane będą w tabeli z następującymi informacjami:  Rodzaj stażu;  Początek zatrudnienia  Staż na dzień – data obliczenia stażu;  Lata;  Miesiące;  Dni.

Staże prezentowane w serwisie są ze naliczane raz na miesiąc zawsze 1 dnia danego miesiąca.

Strona 96 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dane w tabeli można sortować po dowolnej kolumnie klikając na jej nagłówek. Sortowanie można wykonać rosnąco lub malejąco poprzez kolejne kliknięcie na kolumnie.

3.15.3 Dane z systemu SAP HCM Dane do tego serwisu są generowane raz na naliczane raz na miesiąc zawsze 1 dnia danego miesiąca na podstawie raportu HPLTSEN3 Staże (transakcja ZMS_HR_0060) . Dla następujących kodów stażu:         

01 02 03 04 05 06 07 08 09

Staż do wymiaru urlopu wypoczynkowego; Staż do urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku pracy; Staż do urlopu dodatkowego; Staż w resorcie; Staż ogółem; Staż do wysługi; Staż do nagrody jubileuszowej; Staż do stanu spoczynku; Staż do emerytury.

Strona 97 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.16 Serwis ESS – Zgody 3.16.1 Dostęp do serwisu ESS – Zgody Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Zatrudnienie -> Zgody

Zatrudnienie

3.16.2 Opis serwisu ESS – Zgody Serwis Zgody umożliwia prezentację danych dotyczących informacji o zgodach wydanych przez pracodawcę pracownikowi. Dane prezentowane są w tabeli z następującymi informacjami:  Typ zgody (nazwa);  Ważne od;  Ważne do;  Nazwa organizacji/Organizator.

Dane w tabeli można sortować po dowolnej kolumnie np. Typ zgody klikając na jej nagłówek. Sortowanie można wykonać rosnąco lub malejąco poprzez kolejne kliknięcie na kolumnie.

W serwisie Zgody prezentowane są zgody wydane przez pracodawcę ważne na dzień bieżący.

Strona 98 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.16.3 Dane z systemu SAP HCM Dane prezentowane w serwisie pochodzą z IT0219 Zgody –podtypy:  1 Działalność gospodarcza;  2 Inne zatrudnienie lub zajęcie;  3 Zamieszkanie w innej miejscowości;  4 Zgoda na zajmowanie stan. sędz. po 65r.;  5 Dojazd prywatnym samochodem. oraz z IT9007 Dokształcanie dla wpisów z zaznaczonym polem Zgoda:  Ważne od;  Ważne do;  Jako Typ: „Zgoda na dokształcanie”;  Nazwa organizacji z pola Organizator.

Strona 99 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.17 Serwis ESS – Wykształcenie 3.17.1 Dostęp do serwisu ESS – Wykształcenie Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Kwalifikacje -> Wykształcenie

Kwalifikacje

3.17.2 Opis serwisu ESS – Wykształcenie Serwis Wykształcenie jest przeznaczony do prezentacji danych dotyczących wykształcenia pracownika. W serwisie prezentowane są wszystkie dane wykształcenia zrejestrowane w systemie ZSRK. Dla każdego rodzaju wykształcenia prezentowane są następujące dane:    

Rodzaj szkoły, Data ukończenia, Wykształcenie, Instytut/Miejscowość.

Dane w tabeli można sortować po dowolnej kolumnie klikając na jej nagłówek. Sortowanie można wykonać rosnąco lub malejąco poprzez kolejne kliknięcie na kolumnie.

3.17.3 Dane z systemu SAP HCM Dane w serwisie pochodzą z infotypu IT0022 Wykształcenie. Następujące podtypy (rodzaje szkoły) będą prezentowane:  01 Szkoła podst/Gimnazj Strona 100 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

          

10 20 30 40 50 60 70 80 90 95 96

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Liceum Technikum Szkoła zawodowa Szkoła pomaturalna Szkoła policealna Studia wyższe I st Studia wyższe II st Studia podyplomowe Studia jednolite mag Studia Inżynierskie Studia doktoranckie

Data ukończenia jest datą pobieraną z pola Ważne od.

Strona 101 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.18 Serwis ESS – Dokształcanie 3.18.1 Dostęp do serwisu ESS – Dokształcanie Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Kwalifikacje -> Dokształcanie

Kwalifikacje

3.18.2 Opis serwisu ESS – Dokształcenie Serwis Dokształcanie umożliwia prezentację oraz dodawanie danych dotyczących dokształcania się pracowników. W serwisie prezentowane są wszystkie szkolenia pracownika. Na ekranie serwisu prezentowane są następujące dane:  Ważne od (data);  Ważne do (data);  Organizator;  Nazwa kursu/studiów;  Uwagi;  Ocena końcowa;  Data egzaminu końcowego;  Czas nauki,  Jednostka (dopuszczone typy dni, godziny, tygodnie, miesiące, semestr).

Strona 102 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dane w tabeli można sortować po dowolnej kolumnie klikając na jej nagłówek. Sortowanie można wykonać rosnąco lub malejąco poprzez kolejne kliknięcie na kolumnie. Legenda dostępnych akcji jakie pracownik może wykonać w serwisie Dokształcanie

Ikona

Znaczenie Dodanie Podgląd historii zmian i wniosków o akceptację

3.18.3 Dane z systemu SAP HCM Dane prezentowane w serwisie będą pobierane z systemu SAP HCM z infotypu IT9007 Dokształcanie.

3.18.4 Dane zapisywane do systemu SAP HCM Serwis aktualizuje dane zarejestrowane w systemie kadrowo-płacowym SAP HCM w infotypie IT9007 Dokształcanie.

3.18.5 Wniosek o dodanie dokształcania Jeżeli pracownik chce zgłosić szkolenie (kurs), który odbył bez pośrednictwa pracodawcy, może to zrobić poprzez złożenie wniosku o dodanie dokształcania. Na ekranie przeglądu wszystkich danych dotyczących dokształcania pracownik powinien kliknąć przycisk Dodaj.

Dodanie Po wybraniu przycisku Dodaj pojawi się ekran z formularzem edycji:

Strona 103 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Znaczenie ikon (przycisków) na ekranie formularza edycji dokształcania:

Ikona

Pracownik wypełnia dane związane z kursem (szkoleniem), załącza zeskanowane zaświadczenie o szkoleniu (certyfikat), a następnie wybiera przycisk Zapisz i wysyła wniosek do Specjalisty (-ów) ds. kadr. Strona 104 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Specjalista ds. Kadr dostaje powiadomienie o oczekującym na weryfikację wniosku na swoją skrzynkę e-mailową. W datę Ważne od pracownik wpisuje datę ukończenia kursu/szkolenia. Datę Ważne do należy wypełnić inną wartością niż 31.12.9999 TYLKO w przypadku, szkoleń, które są ważne na określony czas i trzeba je odnawiać.

Po zapisaniu wniosku na ekranie przeglądu wszystkich danych o dokształcaniu pojawia się informacja, że występują zmiany oczekujące na akceptację.

Ikona/przycisk

Znaczenie

Strona 105 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Podgląd historii zmian i zmian oczekujących na akceptację Pracownik może obejrzeć wniosek klikając na przycisk Historia zmian/Zmiany oczekujące na akceptację:. Po wybraniu w/w przycisku pokaże się ekran Wnioski o zmianę, na którym pracownik może obejrzeć szczegóły zmiany klikając na przycisk Pokaż szczegóły zmiany.

Ikona/przycisk

Znaczenie Przycisk pokazujący szczegóły złożonego wniosku

Na ekranie szczegółów wniosku widoczny jest wewnętrzny numer zmiany a także dostępny jest załącznik, który pracownik załączył do wniosku. Ponadto pracownik widzi status wniosku oraz może sprawdzić klikając na Historia > u jakiego (-ich) Specjalisty (-ów) ds. kadr wniosek jest w akceptacji.

Strona 106 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany to po akceptacji pracownik będzie widział dane, o które wnioskował na ekranie przeglądu wszystkich danych o dokształcaniu. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony przez Specjalistę ds. kadr (np. z powodu błędnego załącznika), pracownik dostanie powiadomienie na skrzynkę e-mail, a wniosek dla pracownika nie będzie już widoczny we wnioskach oczekujących.

Strona 107 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Strona 108 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.19 Serwis ESS – Oceny okresowe 3.19.1 Dostęp do serwisu ESS – Oceny okresowe Menu:

Kafelek:

Mój profil -> Ocena pracy i rozwój zawodowy -> Oceny okresowe

Ocena pracy i rozwój zawodowy

3.19.2 Opis serwisu ESS – Oceny okresowe Serwis Oceny okresowe umożliwia prezentację danych dotycząca ocen pracowniczych. W serwisie prezentowane są wszystkie oceny okresowe zrejestrowane w systemie ZSRK. Dane prezentowane są w tabeli z następującymi informacjami:  Ocena;  Data oceny;  Oceniający;  Data następnej oceny;  Ważne od (data);  Ważne do (data).

Dane w tabeli można sortować po dowolnej kolumnie klikając na jej nagłówek. Sortowanie można wykonać rosnąco lub malejąco poprzez kolejne kliknięcie na kolumnie.

Strona 109 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.19.3 Dane z systemu SAP HCM Dane prezentowane w serwisie będą pochodziły z infotypu IT9020 Oceny. Wyświetlane będą wszystkie dane jakie pracownik ma zarejestrowane w IT9020 sortowane po dacie oceny, od najpóźniej wystawionej, tak aby najbardziej aktualna ocena była zawsze na początku listy.

Strona 110 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.20 Serwis: Skrzynka odbiorcza Serwis Skrzynka odbiorcza udostępniany wszystkim użytkownikom przechowuje informacje o zadaniach do realizacji w ramach procesów obsługiwanych przez pozostałe serwisy. W ramach I etapu wdrożenia dostępna jest w nim   

akceptacja danych wprowadzanych przez pracownika, akceptacja rozliczenia jazd lokalnych, akceptacja rozliczenia dojazdów do pracy sędziów.

Skrzynka odbiorcza jest dostępna na stronie startowej portalu, widać w niej 3 zadania, których akceptacja jest najbardziej pilna.

Kliknięcie zadania spowoduje bezpośrednie przejście do wniosku w stosunku, do którego należy podjąć decyzję.np. wniosek o dodanie nowego adresu.

Legenda dostępnych akcji jakie pracownik może wykonać na Wniosku o zmianę danych pracownika:

Ikona

Znaczenie Strona 111 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Powrót do poprzedniego ekranu Edycja (dostępny tylko dla Specjalisty ds. Kadr w przypadku wniosków o zmianę danych pracownika) Akceptacja wniosku

Odrzucenie wniosku Po podjęciu decyzji w stosunku do wniosku poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku wniosek zostanie zakończony lub wysłany do następnego akceptującego (w przypadku, gdy proces akceptacji jest II stopniowy, np. rozliczenie jazd lokalnych). Po podjęciu decyzji na skrzynkę e-mail jest wysyłane odpowiednie powiadomienie:  

do pracownika, który wnioskował o zmianę o decyzji ( w przypadku procesu I stopniowego), do następnego akceptującego o wniosku oczekującym na decyzje (w przypadku procesu II stopniowego). W przypadku odrzucenia wniosku podejmujący decyzje obowiązkowo musi wprowadzić krótkie uzasadnienie. Zostanie ono wysłane w mailu do pracownika wraz z informacją o odrzuceniu wniosku.

Aby otworzyć skrzynkę odbiorczą z wszystkimi zadaniami należy kliknąć przycisk pokaż więcej lub ikonę listu.

Strona 112 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Zadania pogrupowane są w dwie zakładki z aktualnymi zadaniami do realizacji i z zakładką wyszukiwania zakończonych zadań. Dla poszczególnych zadań prezentowane są w tabeli:     

nazwa zadania; dotyczy – imię i nazwisko pracownika, którego dotyczy zadanie; data wysłania – datę wysłania wniosku; datę od i datę do – nieobecności lub delegacji (ważne w kolejnych etapach wdrożenia); decyzja do – termin realizacji wniosku.

Z listy rozwijalnej można wybrać podgląd zadań do realizacji:  

- wykonywane są we własnym imieniu - Tylko moje - we własnym imieniu i w zastępstwie innych osób - Wszystkie.

Pozwala to na wygodne rozróżnienie zadań własnych od zadań, które wynikają z ustanowionego zastępstwa. Po wejściu do serwisu prezentowane są wszystkie zadania.

Aby ograniczyć listę do wniosków dla konkretnego pracownika, określonego typu wniosków, po datach wnioskowanych urlopów oraz pilności zdania - należy zaznaczyć opcję Filtry szczegółowe.

Pojawi się wówczas możliwość przefiltrowania zadań po rodzaju zadania, imieniu i nazwisku pracownika, datach nieobecności i podróży, dacie wysłania i terminie realizacji

Strona 113 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Klikając raz na wybrane zadanie wyświetlane są jego szczegóły pod listą zadań.

Aby przejść do ekranu akceptacji zadania, należy dwukrotnie kliknąć na wybrane zadanie bądź kliknąć na link z nazwą zadania. Pojawi się wówczas wniosek w stosunku, do którego należy podjąć decyzję.

Strona 114 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

3.21 Akceptacja wniosków o dodanie, edycję i usunięcie danych kadrowych Specjalista ds. kadr akceptuje lub odrzuca wnioski pracowników o dodanie, edycję i usunięcie danych. Po wypełnieniu danych i zapisaniu danych przez pracownika, wniosek zostaje wysłany do Specjalisty ds. kadr i jednocześnie Specjalista otrzymuje e-mail z linkiem do wniosku.

Wniosek oraz powiadomienie jest wysyłane do wszystkich Specjalistów ds. kadr, którzy są odpowiedzialni za rejestracje danych pracowników danej jednostki gospodarczej, obszaru, podobszaru kadrowego. Obowiązuje zasada „kto pierwszy ten lepszy” czyli po weryfikacji i akceptacji lub odrzuceniu wniosku zostaje on przetworzony i nie jest możliwy do edycji przez pozostałych Specjalistów ds. kadr. Po kliknięciu na link Specjalista zostaje przekierowany do samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej do wniosku, który wysłał pracownik. Wszystkie wnioski są również dostępne po zalogowaniu do samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej w serwisie Skrzynki odbiorczej. Wniosek o dodanie

Strona 115 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Wniosek o zmianę

Wniosek o usunięcie

Strona 116 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Dostępne akcje na ekranie akceptacji/odrzucania wniosku(o dodanie, zmianę, usunięcie):

Ikona/przycisk

Znaczenie Wyjście z wniosku Edycja wniosku Akceptacja wniosku Odrzucenie wniosku Pobranie pliku z załącznikiem

Specjalista ds. kadr po sprawdzeniu wniosku i zgodności oświadczenia z załącznika z wpisanymi danymi może zaakceptować wniosek używając przycisku Akceptuj lub Odrzucić wniosek wybierając przycisk Odrzuć. Jeżeli wniosek zostaje odrzucony otworzy się okno to wpisania uzasadnienia odrzucenia. Uzasadnienie to dostanie pracownik wraz z informacją na skrzynkę e-mail, że wniosek został odrzucony.

Strona 117 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Specjalista kadrowy ma także możliwość edycji wniosku. Może skorygować dane, które zostały niepoprawnie wprowadzone przez pracownika.

Ikona/przycisk

Znaczenie Wyjście z edycji Zapisanie zmian we wniosku Anulowanie zmian Pobranie pliku z załącznikiem

Strona 118 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Usunięcie załącznika Jeżeli wniosek został zaakceptowany przez specjalistę ds. kadr aplikacja próbuje zapisać w systemie SAP HCM, jeżeli nr osobowy nie jest zablokowany i nie wystąpi żaden błąd w trakcie zapisywania, dane z wniosku zostaną zapisane w SAP HCM. W czasie, gdy nr osobowy jest zablokowany aplikacja nie ma możliwości zapisu zaakceptowanych danych z wniosku. Aplikacja ponawia próbę co 15 minut. Jeżeli przez określony czas (domyślnie 24h) nie uda mu się wykonać zapisu w systemie SAP HCM pojawi się informacja z jakiego powodu zapis się nie powiódł oraz wniosek zmieni status na niepoprawny.

Ikona/przycisk

Przykładowy komunikat

Analogiczna sytuacja powstaje gdy rozliczana jest lista płac. Po przestawieniu rekordu sterującego na rozliczenie zostaje zablokowana możliwość rejestracji niektórych danych, co także ma wpływ na zapisywanie danych z wniosków o zmianę. Dotyczy to w szczególnym przypadku serwisów:    

Dane banku – zmieniającego dane w IT0009 Dane banku, Jazdy lokalne – zapisującego wynikowe rozliczenie w postaci składnika IT0267 Płatn. dod. - dod. lista płac, Dojazdy sędziów – zapisującego wynikowe rozliczenie w postaci składnika IT0267 Płatn. dod. - dod. lista płac, Adresy – adres do PIT – związany z IT0413 Dane podatkowe.

W celu uniknięcia problemów związanych z zapisem danych z aplikacji w trakcie rozliczania listy płac należy zatwierdzić wszystkie możliwe wnioski (przynajmniej z serwisów wyżej wymienionych) przed przestawieniem rekordu sterującego rozliczeniem listy płac i nie akceptować wniosków w trakcie blokady rekordu sterującego.

Strona 119 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

W przypadku odrzuceniu wniosku przez Specjalistę ds. kadr pracownik dostaje powiadomienie mailowe o jego decyzji wraz z uzasadnieniem.

3.22 Serwis: Wyznaczanie zastępstwa W przypadku nieobecności Specjalisty ds. kadr, istotne jest zapewnienie zastępstwa w obsługiwanych procesach. Zastępstwo może zostać ustawione na dowolny czas i względem dowolnego pracownika z tej samej jednostki gospodarczej w jakiej zatrudniony jest pracownik wyznaczający zastępstwo, oraz na określony dostępny dla niego profil(typ) zastępstwa do:  akceptacji danych kadrowych – Specjalista ds. kadr; Wyznaczyć można zastępstwo jedynie w ramach własnych zadań i uprawnień, nie można cedować uprawnień do zadań zastępowanych aktualnie pracowników. Jako zastępcę można wyznaczyć tylko pracowników z własnej jednostki gospodarczej.

W serwisie prezentowane są zarówno zastępstwa ustanowione przez danego pracownika oraz lista zastępowanych pracowników.

Pracownik pełniący funkcje Specjalisty ds. kadr może przekazać swoje uprawnienia do akceptacji bądź wglądu w dane poprzez nadanie zastępstwa w zakładce Zastępują mnie. Strona 120 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Legenda dostępnych akcji jakie pracownik może wykonać w serwisie Zastępstwa dla poszczególnych typów zastępstw:

Ikona/przycisk

Znaczenie Dodawanie zastępstwa Wyszukiwanie aktualnych moich zastępstw

Specjalista ds. kadr chcąc dodać zastępstwo na dany okres wybiera przycisk Dodaj. Pojawia się okno ze szczegółami zastępstwa: datą od i do, w ramach uprawnień oraz z możliwością wyszukiwania zastępowanej osoby.

Specjalista ds. kadr może wyznaczyć zastępcę poprzez wyszukanie pracownika z listy wszystkich pracowników, a następnie określenie terminu obowiązywania i profilu zastępstwa. Wyszukanie

Strona 121 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

pracowników jest możliwe po imieniu, nazwisku, numerze osobowym oraz bezpośredniej jednostce organizacyjnej w której zatrudniony jest pracownik.

Po wyszukaniu pracownika należy kliknąć na jego dane i wybrać poprzez naciśnięcie przycisku Wybierz.

Następnie Specjalista ds. kadr zaznacza do jakich działań w Samoobsłudze pracowniczej i menedżerskiej chce nadać uprawnienia swojemu Zastępcy. Można jednocześnie wybrać więcej niż jeden profil lub wszystkie naraz.

Po wprowadzeniu zastępstwa należy je zapisać.

Ikona/przycisk

Znaczenie Strona 122 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

Zapisanie zastępstwa Anulowanie wprowadzonych zadań. Po nadaniu zastępstwa lub jego modyfikacji wysyłane jest powiadomienie e-mail do pracownika zastępującego z informacją o terminie i profilu zastępstwa Dodane zastępstwo pojawi się w tabeli zastępstw z podziałem na wybrane profile.

Legenda dostępnych akcji jakie pracownik może wykonać w serwisie Zastępstwie na istniejących już zastępstwach:

Ikona

Znaczenie Edycja

Usunięcie Zastępstwo można w dowolnym momencie odwołać (usunąć), jeśli dotyczy przyszłości lub skrócić w czasie jego obowiązywania.

Data, do której można skrócić (dzień bieżący lub poprzedzający) zależy od tego, czy w bieżącym dniu dokonano już jakiś akceptacji w ramach zastępstwa.

Podczas zapisu (usuwania) zastępstwa sprawdzana jest poprawność wprowadzonych wpisów. Uruchamiane są następujące walidacje: Pole(a)

Walidacja

Strona 123 z 124

Wsparcie, modyfikacje i rozbudowa systemu ZSRK Data: 30.06.2016 Wersja:

1.0

Zastępstwo od Zastępstwo do Zastępstwo od Zastępstwo do Zastępstwo od Zastępstwo do

Dokument: Instrukcja Stanowiskowa Portal HCM Autor: dla Specjalisty ds. kadr dla Zlecenia nr WoZ Maja Niedźwiecka 041/2015 Małgorzata Tadrała

czy data początku obowiązywania zastępstwa jest wcześniejsza niż końca. czy zastępstwo zlecane jest z datą obowiązywania od dziś lub w przyszłości, podczas skracania aktualnie obowiązującego terminu, czy w dniu bieżącym zostały wykonane jakieś akceptacje w ramach danego zastępstwa

Fakt ustanowienia zastępstwa na czas nieobecności widoczny jest w serwisie Skrzynka odbiorcza. Pozwoli to na wygodne rozróżnienie zadań własnych od zadań, które wynikają z ustanowionego zastępstwa.

Strona 124 z 124