Sistema de Información de Recursos Humanos

Universidad de Panamá Centro Regional Universitario de San Miguelito Anexo de Chilibre Facultad de Administración de Empresas y Contabilidad Licenciatura en Administración de Recursos Humanos Tema: Sistema de Información de Recursos Humanos Materia: Informática para la Administración de Recursos Humanos Nombre: Maritzel Mariscal 8-980-596

Profesor: Basilio Fernández Grupo: LRH CH2

Sistema de Información de Recursos Humanos Los sistemas de información de recursos humanos han evolucionado desde la década de 1980 de aplicaciones relativamente simples a bóvedas virtuales de sofisticada información de recursos humanos y procesos. SIRH también es el nombre de la disciplina de recursos humanos para los especialistas de recursos humanos y otros profesionales involucrados en la tecnología para el empleo y en problemas de personal.

Un Sistema de Información de Recursos Humanos es un software donde se obtienen datos entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la organización, y del complejo y multifacético entorno que afecta la actividad empresarial de dicha organización. Su finalidad es la de facilitar a la gerencia de la empresa información procesada y actualizada en formato electrónico a aplicar en instancias de evaluación y diagnóstico de su fuerza de trabajo, de sus fortalezas y debilidades en cuanto al modo en que están organizados los empleados, y de las características del mercado laboral al cual acudir en situaciones de búsqueda de nuevo personal. Se trata de una herramienta que sirva de soporte en la toma de las mejores decisiones posibles a nivel de la gestión de Recursos Humanos de la empresa.

La función de Recursos Humanos tiene cuatro actividades básicas: Reclutamiento y selección, entrenamiento y capacitación, manejo de datos relacionados con los empleados y administración de contratos y prestaciones.

El sistema conceptual que ayuda a los gerentes de la organización a controlar el recurso de personal es el Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH).

Muchas empresas no cuentan con un SIRH computarizado, pero las que lo tienen lo ubican en el departamento de Recursos Humanos. En algunas empresas el SIRH está ubicado en otra unidad que pudieran ser Sistema de Información o el departamento de contabilidad. El SIRH incluye gerentes y todo tipo de especialistas en información.

En los últimos años dos hechos han tenido un impacto considerable sobre el SIRH, por un lado, la legislación laboral que ha hecho que la alta gerencia se dé cuenta de la importancia de contar con un buen sistema conceptual de Recursos Humanos, y por la otra los avances en informática que han hecho que los departamentos de Recursos Humanos cuenten con sus propios softwares.

El modelo de SIRH incluye tres subsistemas de entradas, el sistema de información contable, la investigación y las actividades de personal. El sistema de información contable, proporciona datos sobre el personal que se presenta en

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términos financieros. La investigación de recursos humanos aumenta la base de datos e información por medio de proyectos de información especiales. Las actividades de personal reúnen información de todos los elementos del ambiente de la organización excepto los accionistas, los propietarios y los clientes.

La base de datos del SIRH contiene datos no sólo sobre los empleados sino también sobre los individuos y organizaciones del ambiente que influyen sobre el flujo de personal. En casi todas las empresas la base de datos del SIRH se mantiene en el Sistema de Información. Los datos pueden ser introducidos por gerentes como por otros empleados de la organización y en menor grado por elementos del ambiente.

Las salidas del SIRH generalmente consisten en informes periódicos y consultas de la base de datos, pero también se usan modelos matemáticos e informes especiales. Las salidas se producen con softwares de paquetes estándares o desarrollados especialmente para la empresa, siendo estos últimos productos de la colaboración entre los Sistemas de Información y el departamento de Recursos Humanos.

Un Sistema de Información de Recursos Humanos, es un programa que ayuda a los responsables de recursos humanos a gestionar actividades como el pago de las nóminas, la formación de los empleados, la evaluación de las competencias y el rendimiento, así como la contratación y la gestión del talento. Un sistema de información debe identificar y agrupar todas las redes de flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. El énfasis debe hacerse en la necesidad de información y no solo en el uso de la información, como se ha hecho convencionalmente. En lo fundamental, el sistema de información es la base del proceso decisorio de la organización.

Las herramientas SIRH simplifican las tareas, mejoran los procesos y optimizan la comunicación entre los colaboradores.

Objetivos de los Sistemas de información de RH (SIRH) Existen 2 objetivos básicos para el sistema de información: 1- Reducir costos y tiempo de procesamiento de información.

2- Brindar soporte para la decisión (ayudar a los gerentes de línea y a los empleaos a tomar mejores decisiones) De este modo el SIRH puede estar destinado a los Especialistas de Recursos Humanos, Alta Dirección, Gerentes de línea, y los empleados en General. Casi siempre está destinado a todos estos usuarios de manera simultánea. El acceso de la información se logra a través de terminales distribuidos en la organización.

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Al montar el SI se debe de tomar en cuenta el concepto del ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad.

Características que Debe Tener un Sistema de Información de Recursos Humanos 1. Debe cubrir todas las necesidades de información del administrador de RRHH de la empresa Un buen sistema de información de RRHH debe integrar en su operativa de almacenamiento, procesamiento y generación de salidas todas las áreas que hacen a la Administración de Recursos Humanos de una empresa.

No solo debe contemplar sus contenidos temáticos sino también sus aspectos presupuestales.

2. Debe ser totalmente integrado Esto significa que sus distintos módulos temáticos deben estar interconectados entre sí, de modo que la variación en uno de ellos provoca modificaciones automáticas en los restantes. Supongamos, por ejemplo, que la empresa incorpora un nuevo empleado.

3. Debe ser flexible Debe permitir consultas de distinto tipo, y que procesar la información rica y variada en distintos módulos del sistema no implique una tarea inaccesible para la gerencia o personal administrativo de la empresa.

4. Debe ser modular Si bien es importante que exista la posibilidad de interrelacionar las distintas áreas operativas del sistema, también es valioso que exista independencia de cada uno de los módulos que constituyen el sistema. El software de manejo de personal que la empresa adquiera debe dar la posibilidad de incorporar los módulos de modo independiente.

5. Debe ser seguro El sistema debe ser seguro en términos de usuarios, de integralidad de los datos y de acceso a la base de datos. Este aspecto de la seguridad del sistema es clave, fundamentalmente porque hoy en día tales sistemas de información son procesados por un mayor número de usuarios desde terminales informáticas diferentes, y al mismo tiempo.

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Las Principales Fuentes de un Sistema de Información de Recursos Humanos Un sistema de Información de Recursos Humanos utiliza, como fuentes de datos internas, elementos suministrados por: • • • • • • • • •

Bancos de Datos de Recursos Humanos Reclutamiento y selección de personal Entrenamiento y desarrollo de personal Evaluación del desempeño Administrador de salarios Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.

Estadísticas de personal Higiene y seguridad Diferentes áreas de la Administración de Recursos Humanos de la empresa

Los Principales Contenidos de un Sistema de Información de Recursos Humanos Un sistema de tales características ingresa datos de variadas fuentes internas y externas, las procesa y hace su tratamiento informatizado correspondiente, y produce salidas de información (outputs) relacionadas con distintos contenidos fundamentales sobre los que gira dicho sistema.

Tales salidas de información constituyen listados, documentados, estadísticas, índices, informes, y demás insumos, con los que el departamento de RRHH de la empresa podrá orientar con mayor grado de certeza en el proceso de toma de decisiones y en manejo integral de su personal.

Los contenidos principales sobre los que el sistema opera y procesa información son: • • • • • • • •

Reclutamiento y selección de personal Trámites administrativos de personal Descripción y análisis de cargos Evaluación de desempeño Desarrollo y capacitación laboral de empleados Administración de salarios, beneficios sociales y compensaciones Plan de carreras Higiene y seguridad laboral

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Ventajas de SIRH Las ventajas de tener un sofisticado SIRH o SGRH son muchas. Un SIRH o SGRH supervisado por especialistas cualificados y conocedores de la tecnología y procesos de RRHH funcionales y tácticos puede gestionar el cumplimiento de las leyes federales y estatales, optimizar los procesos de reclutamiento y selección y producir análisis, datos e informes para uso interno y externo. Otras ventajas de un SIRH incluyen la facilidad de uso para especialistas en tecnología informática calificación, exactitud de la información y la posibilidad de realizar auditorías HR utilizando cualquier combinación de parámetros. Las características de autoservicio del empleado y del gerente son excelentes maneras de liberar el tiempo de los miembros de la plantilla de recursos humanos para el trabajo de proyecto y otros deberes. Los empleados y los gerentes pueden localizar respuestas e información de forma rápida sin necesidad de consultar a un representante de recursos humanos cada vez.

Desventajas de SIRH Un SIRH también puede ser un problema para las pequeñas empresas en las que algunos empleados deben usar muchos papeles. Si tu empresa no es lo suficientemente grande como para tener un especialista en tecnología de recursos humanos dedicado, considera la externalización. Algunas de las desventajas de un SIRH involucran el error humano durante la información de entrada, costosa tecnología para actualizar tu sistema y malfuncionamientos o aplicaciones insuficientes para apoyar tus necesidades de recursos humanos. Existe una demanda de computadoras y especialistas en tecnología con conocimiento de tecnología de información general, y encontrar a un especialista calificado con conocimiento en recursos humanos del área funcional puede ser difícil. Con una demanda, el costo de contratar a un especialista en recursos humanos puede ser muy por encima del salario promedio para un especialista en tecnología de computación. El costo por alquiler para otro empleado en un campo especializado puede ser un tramo para algunas pequeñas empresas.

Limitaciones de un Sistema de Información de Recursos Humanos Esta herramienta puede presentar limitaciones, y por tanto no alcanzar sus cometidos, si se cometen errores como los que mencionamos a continuación: • • • • •

Escasa comunicación entre Recursos Humanos y Sistema de Información.

Metas y objetivos pocos claros.

Falta de expertos en informática.

Expectativas poco realistas.

Falta de flexibilidad y adaptabilidad.

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Conclusión Al finalizar este trabajo quiero resaltar la importancia de Sistema de Información de Recursos Humanos dado que es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados de todas las áreas de la empresa y disponibles para el procesamiento y la obtención de información que ayuda a los responsables de los recursos humanos a realizar actividades como el pago de las nóminas, la formación de los empleados, la evaluación de las competencias y el rendimiento, así como la contratación y la gestión del talento. También ayuda a la gerencia de la empresa facilitándole información procesada y actualiza para tomar buenas decisiones y más rápida debido a que la información ya está disponible en el sistema.

El sistema de recursos humanos se caracteriza por las entradas y salidas de datos también presenta algunas limitaciones si se cometen ciertos errores los cuales no le permiten llegar a cumplir sus objetivos.

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Bibliografía •

http://camadiro.weebly.com/uploads/1/3/0/5/13054866/s.i._de_recursos_hu manos.pdf

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https://www.monografias.com/trabajos71/sistema-informacion-recursoshumanos/sistema-informacion-recursos-humanos.shtml

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https://www.appvizer.es/revista/recursos-humanos/sirh/sistema-de-gestionde-recursos-humanos

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https://pyme.lavoztx.com/ventajas-y-desventajas-del-sistema-de-informacinde-recursos-humanos-4411.html

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https://administrativas.wordpress.com/2011/11/25/sistemas-de-informacionde-recursos-humanos-sirh-o-hris/

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