Informe de Gestión Arrecife II 2022

Informe de Gestión 2022

Edificio Arrecife II

Asamblea General Extraordinaria

Abril 2023

Contenido

Convocatoria

Informes

 Gestión de Administración y Consejo de Administración

 Certificación Estados Financieros

 Estados Financieros 2022

 Proyecto Presupuesto 2023

 Informe de Cartera a 31 de diciembre 2022

Informe de Gestión 2022

Consejo de Administración

Presidente: Luis Fernando López

Vicepresidente: César Villarreal

Tesorera: Laura Cañón

Secretario: Gabriel Briñez

Consejeros: Stela Bueno

Administración

Juan Carlos Santodomingo

Administradora: Marta Montenegro Ferreira

Asesor Externo

Contador: Yamid Pérez Castellar

Reglamento de la Asamblea

10 de abril de 2023

1. La Asamblea estará conformada únicamente por los copropietarios o sus apoderados, salvo invitación especial de la Administración con objetivo de presentar proyectos, o los que autorice la Asambleas General de Copropietarios.

2. Una vez verificado el Quorum la asamblea elegirá un secretario y un presidente quien dirigirá la Asamblea de Copropietarios.

3. El objeto de la Asamblea estará establecido por el órden del día. Las intervenciones de los participantes de la Asamblea serán solicitadas al presidente.

4. Cada interviniente hará uso de la palabra hasta por (3) tres minutos y con un máximo de (2) dos intervenciones sobre un mismo tema, debiendo ser claro, breve y conciso, ciñéndose al tema en debate y siempre con el debido respeto.

5. El presidente de la Asamblea estará revestido de autoridad para solicitar órden y respeto y deberá ser acatado. Así mismo podrá declarar suficiente ilustración sobre el tema en debate para dar agilidad a la Asamblea.

Barranquilla, abril 11 de 2023

Señores

Copropietarios

EDIFICIO ARRECIFE II

Calle 85 No 49C – 36

Barranquilla

SEGUNDA CONVOCATORIA A REUNION EXTRAORDINARIA DE LA ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS.

Conforme a lo dispuesto el artículo 20 del Capítulo VII del Estatuto del Edificio Arrecife II, el administrador-representante legal y el Consejo de Administración del Edificio Arrecie II, convoca a los propietarios, a la Asamblea -General Extraordinaria de segunda convocatoria, que se llevará a cabo, el día 13 de abril de 2023, a las 08:00 pm, y se efectuará bajo la modalidad presencial en el salón social del Edificio.

Orden del día:

1. Instalación de la Asamblea General de Copropietarios.

2. Llamado a lista y verificación del quórum.

3. Elección de presidente y secretario de la asamblea.

4. Elección de Comisión de aprobación del Acta de Asamblea

5. Presentación de los Estados financieros a diciembre 31 de 2022

6. Proyecto del presupuesto de ingresos y gastos del año 2023.

7. Mantenimiento cubierta del Edificio.

Apoderados: En el evento que los propietarios decidan hacerse representar a través de apoderado, la secretaria de la Asamblea, solo aceptará los poderes que cumplan con el lleno de los requisitos.

Atentamente,

Marta Montenegro Ferreira Administradora.

Informe de Gestión 2022

Consejo de Administración y la Administración

El Consejo de Administración y la Administración del Edificio Arrecife II, se permiten presentar el informe de gestión correspondiente al periodo 2022, el cual incluye los aspectos más relevantes durante el periodo.

En principio es importante mencionar:

 Durante el 2022 se presentaron dos periodos de administración hasta 05/06/2022 en cabeza del señor Juan Carlos Santodomingo y hasta 24/11/2022 a cargo de la señora Marta Montenegro Ferreira, en calidad de encargada, la misma fue nombrada y ratificada en la Asamblea Extraordinaria de noviembre 24 de 2022.

 Durante el mismo tiempo también se presentaron dos periodos de Consejo de Administración en los mismos del encargo y ratificación del Administrador.

 A partir del mes de junio con la administración actual se retomó nuevamente la contabilidad en el Software contable Siigo Pyme y allí se llevan en debida forma todos los registros contables y los libros de contabilidad obligatorios.

 Ponemos en conocimiento de los Copropietarios de hechos ocurridos a finales de diciembre de 2022 y como hechos posteriores al periodo informado que la administración, el Consejo y algunos copropietarios se han visto afectados con constantes solicitudes de derechos de petición y tutelas a las que obligatoriamente hay que darle atención, y en razón de su recurrencia, el consejo aprobó la contratación de un profesional abogado para que se encargue de atender cada requerimiento, situación que ha ocasionado gastos adicionales fuera del presupuesto.

Logros a mostrar, otros en camino, planes de acción hacia grandes retos y proyectos.

La copropiedad ha dado un paso importante al “Adoptar la cultura de cambio en el cumplimiento de todas las normativas vigentes”

Gestión Administrativa

Se considera el 2022 un año de continuidad en el mejoramiento e innovaciones de cambios y proyección de mejoras en la copropiedad, partiendo del estudio de las necesidades de acción inmediata, el plan de acción y de proyectos especiales.

Teniendo como base principal garantizar la conservación del patrimonio de los copropietarios.

 Se evidenció la facturación del suministro de agua por los altos consumos de agua de las áreas comunes y se colocó reclamación a la empresa Triple A, quien atendió favorablemente este reclamo y aceptó que las lecturas de los consumos eran erradas liquidando nuevamente las facturas en mención. También se canceló una factura pendiente de periodos anteriores.

Proveedor aliado – Oswaldo Castro Hernández - Abogado

Mantenimiento de Equipos

Ascensor

Se cumplió con el programa de mantenimiento preventivo durante el 2022, y se le realizaron cambios partes y repuestos por desgaste y / o por agotamiento de vida útil.

Proveedor Aliado

Mario Barba – Contrato de Mantenimiento Mensual y suministro de repuestos

Plan de mejoramiento

 Modernización del Control Integrado del Ascensor

Citofono

Mantenimiento correctivo con cambios de partes y/o repuestos, sin embargo, este equipo es muy obsoleto y muy difícil de garantizar un óptimo funcionamiento.

Proveedor Aliado

Juan Carlos Pérez – Prestador de servicios por llamadas según necesidades por mantenimientos correctivos.

Plan de mejoramiento

 Modernización mediante comunicación celular directa con residentes y propietarios

Seguridad

Seguridad Electrónica - DVR Cámaras

Se realizaron mantenimientos correctivos a las cámaras, cambio de cableados del parqueadero y cambio de repuesto del DVR.

Reparación del televisor – monitor de las cámaras de seguridad.

Proveedor Aliado

Marcelo Martínez - Prestador de servicios por llamadas según necesidades por mantenimientos correctivos.

Plan de mejoramiento

 Adicionar cámaras en la recepción

 Cambio de DVR por ampliación y reubicación

Seguridad Física – Portería

El Edificio Arrecife II cuenta con tres empleados directos (porteros), con turnos de doce horas, garantizando que permanentemente haya un portero las 24 horas del día.

Mejoramiento:

Se dotó de teléfono celular (donado por un propietario), con línea del Edificio No. 320 5950956 para uso exclusivo de los porteros, facilitando la comunicación de forma interna y externa entre los residentes y la portería.

Obligaciones laborales y Beneficios a Empleados

Bajo la responsabilidad de las administraciones anteriores del Edificio Arrecife II, no cumplieron en su totalidad con la ley 100 de 1993, no realizaron la afiliación oportuna al SSG del empleado Alex Valencia, así tampoco en los pagos de aportes de los periodos:

 Agosto de 2018

 Noviembre de 2021

 Diciembre de 2021

 Febrero de 2022

Esta omisión representa una deuda del Edificio por $2.780.200 más el cálculo actuarial y los intereses moratorios generados a la fecha en que se realice este pago.

A la fecha de elaboración de este informe, recibimos liquidación del Fondo de Pensiones Porvenir la cual se actualiza por cada día que no se realice el pago por valor de:

Aportes Adeudados $2.780.200

Intereses de Mora $ 2.422.500

Total $.5.202.700

Recaudos y Cartera

Expensas

En cuanto al recaudo de cartera su rotación ha sido estática debido a que un mismo grupo de copropietarios son los que siempre cumplen con el pago oportuno, comportamiento este que ha permitido mantener y cumplir con las obligaciones de índole laboral y otros temas prioritarios, pero que limita cualquier intención de cambio o mejoramiento en general, por no contar con el recaudo total del presupuesto de ingresos mensual.

Acciones de Recuperación de Cartera

La administración junto con el consejo, ejecutaron acciones con el fin de concientizar a los deudores morosos y disminuir consecuentemente la cartera mediante acciones de una feria de condonaciones de intereses de mora, la cual se consideró un éxito porque pudimos recaudar casi la totalidad de cartera antigua, quedando pendientes algunos propietarios con los que no fue posible negociar ni llegar a acuerdo alguno.

Cabe resaltar la gestión realizada debido a que la cartera morosa ascendía a un capital de $44.989.003, de la cual se recuperó 56% que corresponde a $24.979.003 y el 44% restante corresponde la mayor parte al Apto. 205 cuyo propietario no mostró ningún interés de negociar ni de llegar algún tipo de acuerdo, pese a los reiterados llamados que se le hicieron.

Saldos de Cartera a 31 de diciembre de 2022

Dando continuidad a la gestión realizada de recuperar la cartera y de incentivar la cultura de pago en el Edificio logramos al cierre del periodo tener una cartera sana con unas edades de cartera inferiores a 60 días, con excepción del Apto. 205 que es el que sigue marcando saldos altos que no nos permite realizar los proyectos de mejoramiento.

Resaltamos los saldos adeudados por el Apto 502, que no corresponden a expensas sino al valor de $500.000 que retiró sin la debida autorización del concepto del gasto, la señora Rocío Mercado durante su gestión como presidente del Consejo, y que a la fecha de este informe no ha realizado el reembolso de los mimos pese a los llamados para que se devuelvan esos valores y que el Consejo y la asamblea del 24/11/2022 no autorizó ese gasto por no considerarlo necesario ni que diera valor alguno a las necesidades de la copropiedad.

A continuación, se muestra cuadro con los saldos al cierre de 2022

Mejoramiento.

Se realizó campaña logrando que los propietarios y residentes se concientizaran de la importancia de que los pagos por conceptos de expensas y otros se realizaran directamente a la cuenta de Bancolombia del Edificio, con el fin de tener un mejor control y seguridad de los ingresos y de los pagos.

Arriendo zonas comunes (Antena):

El recaudo de cartera con esta empresa ATC SITIOS DE COLOMBIA S. A. S., encargada de recibir y pagar la factura que generamos mensualmente por concepto de arriendo de áreas comunes (antena), tiene un comportamiento normal en sus pagos, sin embargo, existe una cartera antigua pendiente que se encuentra en reclamo y que corresponde a los IVAS facturados de junio y diciembre de 2021 y que ellos no pagan, porque según recibieron la facturación tarde y afirmando que no pudieron cruzar en sus respectivas declaraciones de IVA, razones que esta administración no acepta porque este es un pago recurrente y por ende ellos lo conocen y lo esperan. .

Proyectos

De órden mayor

Impermeabilización de Cubierta

Hemos dado los primeros pasos para realizar las reparaciones de la cubierta del edificio y reemplazo de las barandas metálicas que protegen los buitrones (cajas de aire).

En 2022 se recibió cotización de la empresa CONSTRU IMPERMART S A S. con quién no se puedo realizar ninguna negociación por las condiciones climáticas que afectaron al país en general, y porque después de la renuncia del administrador anterior no había un representante legal que pudiera formalizar el contrato entre este proveedor y el edificio.

Informe de Gestión Financiera

Situación Contable y Financiera

Es de conocimiento general que la contabilidad del Edificio no se estaba llevando en debida forma y que no fue posible recibirla porque hubo intervención del Consejo de administración anterior, quien se apoderó de los documentos fuentes eliminando toda posibilidad de reconstrucción en el menor tiempo posible.

Haciendo uso de mi experticia contable pude realizar inventario de cuentas y llegar a los saldos logrando tener la contabilidad al día, con saldos ajustados a la realidad económica del Edificio Arrecife II.

CERTIFICACIÓN A LOS ESTADOS FINANCIEROS

De enero a diciembre de 2022

El Suscrito Representante Legal y el Contador Público del Edificio Arrecife II P. H.

Certifican que:

Se han preparado el Estado de situación financiera, Estado del resultado Integral, y las revelaciones, a diciembre 31 de 2022 del EDIFICIO ARRECIFE II, con base en las Normas de Información Financiera para Microempresas, asegurando que no contienen errores materiales y que representan fielmente la situación financiera a 31 de diciembre de 2022 y los resultados de sus operaciones, que, además:

1. Las cifras incluidas son tomadas de los libros oficiales y auxiliares respectivos los cuales se tienen disponibles en la oficina del administrador de la copropiedad.

2. No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a miembros de la administración o empleados, que puedan tener efecto de importancia relativa sobre los estados financieros enunciados.

3. Aseguramos la existencia de activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y obligaciones registrados de acuerdo con cortes de documentos registrados y con acumulación de sus transacciones en el ejercicio de 2022.

4. Confirmamos la integridad de la información proporcionada respecto a que todos los hechos económicos, han sido reconocidos en ellos.

5. Los hechos económicos, se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de sus estados financieros y sus respectivas notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los activos, pasivos reales y contingentes, como también las garantías que hemos dado a terceros.

6. Los Estados financieros de enero a mayo fueron certificados por Juan Carlos Santodomingo TP: 23786-T

7. La Asociación ha cumplido con las normas de Seguridad Social de acuerdo con el Decreto 1406/99 y el pago oportuno de sus obligaciones parafiscales. En cumplimiento del artículo 1º de la Ley 603/2000 declaramos que el software utilizado tiene la licencia correspondiente y cumple por tanto con las normas de derecho de autor.

8. No se han presentado hechos posteriores al curso del periodo que requieran ajustes o revelaciones en los estados financieros o en las notas consecuentes.

Dado en Barranquilla a los quince (15) días del mes de marzo de 2023.

C.C. 32.678.786

C.C. 72.336.407 De Barranquilla

T. P. 195.079-T

EDIFICIO ARRECIFE II ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL

DE 1 AL 31 DICIEMBRE DE 2022

MARTA MONTENEGRO

YAMID PEREZ CASTELLAR Adminitrador-RepresentanteLegal Contador público

32,678,786 de Barranquilla.

C.C. 72.336.407

TP-195079-T

EDIFICIO ARRECIFE II ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA A 31 DE DICIEMBRE 2022 (Cifras expresadas en pesos colombianos)

MARTA MONTENEGRO YAMID PEREZ CASTELLAR Adminitrador-Representante Legal Contador público

de

Edificio Arrecife II

Nit: 802.006.922-2

Revelaciones a los Estado de Situación Financiera a diciembre 31 de 2022

El Edificio Arrecife II P. H., se encuentra ubicado en la Calle 85 No. 49C-36 de la ciudad de Barranquilla, fue constituido mediante escritura pública No. 86 del 16 de enero de 1996 en la Notaria Primera, del circulo de Barranquilla, con autorización de resolución No. 973 del 14 de diciembre de 1995. Actualmente cuenta con Personería Jurídica No. 0263 de 28 de junio de 2004, registrado en el libro radicado en la alcaldía de Barranquilla y cuya representación legal se encuentra a cargo de Marta Montenegro Ferreira desde 24 de noviembre de 2022 según acta de Asamblea Extraordinaria, registrado en la Alcaldía de Barranquilla según Resolución No.0984 de 20 de diciembre de 2022. Es una entidad sin ánimo del departamento administrativo de planeación con licencia de construcción del Edificio Arrecife II, conformada por una torre única con 26 apartamentos de uso residencial, con propietarios registrados en el libro de propietarios. El objeto social es el mantenimiento, la conservación y el mejoramiento de los bienes comunes por medio de expensas comunes. El Edificio se encuentra clasificado dentro de los no contribuyentes, como entidad sin ánimo de lucro de acuerdo al Art. 19 del Estatuto Tributario, dado que los ingresos que percibe no son susceptibles de incremento patrimonial (DR 187 de 1975 Art. 17).

Nota 2. Principales Políticas y Prácticas Contables

El Edificio Arrecife II, es una empresa en marcha y representan los valores en libros. Los activos están agrupados en orden de disponibilidad y los pasivos de acuerdo con su exigibilidad. Los estados financieros se elaboran observando, de conformidad con las normas contables básicas para microempresas, contenidas en el Decreto 2706 de 2012 (D. R. 2420 de diciembre de 2015, titulo 3 anexo 3), y demás normas que lo modifican, adiciones y/o sustituyan. Se complementan algunos procesos y procedimientos definidos en la orientación técnica No. 15 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública establecida para el sector de la propiedad horizontal. El Edificio Arrecife II elabora y presenta su Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de cada año y el Estado de Resultados comprendido entre el 1º de enero al 31 de diciembre del mismo año. Al cierre de cada mes se preparan Balances de Comprobación, que son de carácter intermedios e informativos.

Estados Financieros:

El decreto 2706 de 2012 indica que las microempresas y asimiladas deberán emitir anualmente un Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados y las Revelaciones y notas Explicativas correspondientes a los Estados Financieros.

Durante el año 2022 la contabilidad en los meses de enero a junio estuvo a cargo del señor Juan Carlos Santodomingo administrador/Contador y de junio a diciembre del contador

Yamid Pérez Castellar.

Criterio de Materialidad

Un hecho económico es material cuando debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información financiera. Los estados financieros desglosan los rubros según lo establecido en las normas legales y en su defecto aquellos que representan el 5% o más del activo total, del pasivo corriente total, del fondo social (Patrimonio), y de las cuentas de resultado según el caso se describen valores inferiores cuando se considere que pueden contribuir a una mejor interpretación de los estados financieros.

Efectivo y Equivalente de Efectivo:

Corriente: Se define en este rubro el efectivo en caja o depósitos a la vista como cuentas de ahorros y corrientes las cuales representan liquidez inmediata que se mantienen para cumplir con el presupuesto, compromisos y obligaciones de pago a corto plazo de las operaciones propias del Edificio.

Cuentas por Cobrar

La información a revelar de las cuentas por cobrar y otras cuentas por cobrar son derechos contractuales para recibir dinero u otros activos financieros de terceros a partir de actividades generadas directamente por la entidad en desarrollo de su objeto social. Las cuentas por cobrar corresponden principalmente a las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias, sanciones multas, intereses de mora y demás conceptos establecidos y causados según aprobación de la Asamblea general de Copropietarios. Se considera corriente aquella cartera que no supere los 360 días al cierre de cada periodo anual no corriente aquella cartera que supere los 360 días.

Se consideran como otras cuentas por cobrar los deudores varios generados por conceptos distintos a los anteriormente expuestos, los anticipos y reclamaciones realizadas por la entidad.

Propiedad Planta y Equipo

Se registra la depreciación por el método de línea recta con base en el costo de e los, adicionalmente se lleva el control de los activos totalmente depreciados por medio de cuentas de orden y en libro extracontable con el debido levantamiento de inventario físico. Con base en la nueva política se reconocerá como activo fijo y se depreciará dentro de la

vigencia contable aquellos que pasen de xx SMMLV, los demás se registraran directamente al gasto.

Costos y Gastos Por Pagar

Las cuentas por pagar corresponden al registro de las obligaciones a cargo del Edificio, originadas por la compra de bienes y servicios originadas en el desarrollo de las actividades propias de su objeto social.

Reservas Patrimoniales

Se reconocen las cuentas de depósito especifico (Imprevistos ley 675 de 2001 la cual no podrá exceder del 50% del total del presupuesto anual de gastos). Se registra el movimiento de los proyectos con destinación específica, reflejando los ingresos que lo conforman como las cuotas extraordinarias y los costos relacionados de los proyectos y/o obras aprobadas por la asamblea general de copropietarios. Se legalizará y se registrará como ingresos en el momento de la ejecución total de la obra y/o proyecto.

Ingresos Costos y Gastos:

Los ingresos y gastos se registran por el sistema de causación. Los ingresos representan la acusación que realiza la persona jurídica en desarrollo del giro normal de la actividad, además de los rendimientos financieros y de los otros ingresos.

Los gastos agrupan los cargos operativos en que se incurren, cuyos beneficios no se extienden más allá del periodo contable, y los conceptos que disminuyen el valor de los activos, tales como las amortizaciones, depreciaciones y deterioro.

Obligaciones

Tributarias

Según el artículo 368 del Estatuto tributario en el Edificio opera como agente retenedor a título de Renta, razón por la cual efectúa las respectivas retenciones en los porcentajes y tasas determinadas por la Dian en el momento del pago o abono en cuenta sobe los diferentes conceptos.

Intereses de Mora

Conforme a lo establecido por el reglamento de Propiedad Horizontal, concordante con el código civil, y de los estatutos de la copropiedad, se aplicarán las tasas moratorias del 3% de interés en caso de no sean pagadas dentro de los diez (10) siguientes a la presentación de la cuenta de cobro.

NOTA 3. Efectivo y equivalentes de efectivo

Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el ente económico.

En este rubro la entidad EDIFICIO ARRECIFE II incluye las cuentas de caja del dinero en efctivo ycuenta de de ahorro en bancos convertibles en efectivo de inmediato.

NOTA 4. Cuentas Comerciales Por Cobrar Y Otras Cuentas Por Cobrar Corrientes y no corrientes.

Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales.

Las cuentas por cobrar a Copropietarios, por concepto de cuotas de Administración e intereses d emora y que a la fecha se encuentran pendientes de pago.

Las demás cuentas discriminadas así:

El valor contable de las cuentas comerciales y otras cuentas por cobrar se aproxima a su valor Razonable debido a que su naturaleza es del corto plazo.

A Trabajadores

Cuentas Comerciales Por Cobrar Y Otras Cuentas Por Cobrar no corrientes.

NOTA 5. Propiedades planta y equipo

Comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes tangibles que posee el ente económico, los cuales se emplean de forma permanente para el desarrollo del objeto social del negocio.

NOTA 7. Pasivos por impuestos corrientes

El saldo de impuestos por pagar , por concepto de IVA 3er periodo al cierre del año.

NOTA 8. Pasivos por obligaciones laborales

Representa el saldo de la deudas a trabajadoores cpor concepto de Cesantías, Interes sobre cesantías y vacaiones, al cierre del ejercicio.

NOTA 9. Patrimonio

Agrupa el conjunto de cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo total, producto de los recursos netos de la sociedad, que han sido suministrado por los propietarios, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de su objeto social, obtenido por al valor de las cuotas de administración.

Resultados del Ejercicio.- Muestra los resultados obtenidos por el desarrollo del objeto social durante el Año informado.

EDIFICIO ARRECIFE II