Descrição dos tópicos: Objetivos, data, local e participantes = listar os objetivos, data e local que foram definidos para a reunião, além das pessoas que participarão dela. O quê? = usando o verbo no infinitivo, descrever tudo que deverá ser providenciado. Ex.: planejar a reunião; escolher e aplicar dinâmica; elaborar e enviar carta-convite ou bilhete; solicitar limpeza do local e providenciar lanche, dentre outros.Vale lembrar que o último tópico no plano de ação deve ser: avaliar e propor melhorias. Quem? = indica o responsável pelos tópicos. Quando? = um Plano deAção deve estabelecer prazos para que os envolvidos possam dar retorno ao coordenador e / ou se reunirem com o objetivo de informar sobre a execução e o cumprimento das etapas do plano, avaliando se o que foi imaginado está se efetivando ou se há necessidade de alterar tarefas, providências e prazos. Como? = indica a maneira como se realiza a ação, o verbo deve estar no gerúndio. Outro passo importante na organização de reuniões é fazer o Check List. Por se tratar de uma lista de verificação de cada item a ser providenciado para uma reunião, ele é um valioso instrumento de conferência. Com ele, é possível aferir se tudo foi providenciado e tomar outras medidas, caso se detecte alguma falha.
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