Manual de uso de Factusol

Manual de usuario del software de control de stock y pagos de la mueblerĂ­a Melissa

Contenido Creaciรณn de familias y secciones para organizar los productos....................................10

Como iniciar el programa El software una vez instalado en el equipo de cรณmputo en el escritorio aparece el icono del mismo el cual aparece en la siguiente imagen.

Damos doble clic en el icono para que el programe inicie e iniciamos con la cuenta de supervisor dando clic en el botรณn rojo iniciar sesiรณn

Interfaz grรกfica del programa y opciones Cintas de opciones del programa

Opción comercial 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Se puede crear los pedidos a proveedores Introducir la entradas de mercancías Grabar las facturas recibidas Crear presupuestos para los clientes Pedidos de clientes facturas

Opción almacén 1. control de existencia e inventario

Opción administración 1.

2.

3.

4.

Está relacionado al departamento administrativo (Pagos y cobros) Formas de cobro y pago Facturas automáticas Gestión de cobros y pagos

Opción empresa 1.

2.

3.

4.

5.

Configuración general de la mueblería Gestión de clientes Gestión de proveedores Gestión de artículos Configuración de lVA

Opción impresión 1.

2.

3.

4.

Informes de ventas Informes de compras Informes de almacén Administración

Opción utilidades 1.

2.

3.

4.

5.

Utilizar la calculadora Escribir tareas del día Calendario Agenda de las actividades del día Alarmas

Configurar los precios en el programa Para configurar los precios de los productos dentro del programa debemos ir a pestaña comercial a continuación en la opción tarifas y se desplegara un menú y daremos clic en opción Tarifas

Pestaña Comercial Dar clic en tarifas

Al entrar a la opción tarifas nos abrirá una nueva ventana donde daremos clic en la opción nuevo para crear tantos precios sean necesarios para asignarlos a la mercancía.

Dar clic en nuevo para crear el precio

Al presionar en la pestaña nuevo se abrirá una nueva ventana donde configuraremos la tarifa como se muestra en la siguiente imagen.

En este punto se debe configurar lo siguiente: Código: Es el que identifica al precio por ejemplo se puede poner 1, 2, 3 y así consecutivamente o de acuerdo a las necesidades del cliente.

Descripción: Es el nombre que se le va asignar a la tarifa o precio por ejemplo precio 1 o tarifa 1 Margen predefinido: Es el porcentaje que se la ganar al precio de venta por ejemplo si un producto tiene un costo de $100 se le puede agregar un margen predefinido del 30% entonces se le aumentaría al costo de venta el 30% IVA incluido: activar la casilla si se quiere incluir el IVA al producto o no

El IVA viene configurado de acuerdo a las normas mexicanas

Bien aquĂ­ hemos configurado un precio1 con un margen predefinido o de ganancia de 30% sobre el precio del producto sin IVA incluido, estos precios se pueden crear cuantos se quiera de acuerdo a las necesidades del cliente.

Creación de familias y secciones para organizar los productos Para crear las familias y las secciones y organizar los productos, en el menú del sistema debe de ingresar en la sección empresa y a continuación en artículos y se desplegara un menú de opciones como se muestra en la siguiente imagen.

Ingresar aquí

Opción artículos

Lo primero que tenemos que crear será las secciones del menú desplegable que muestra la opción artículos daremos clic en la opción secciones y nos mostrara la

siguiente ventana para crear dicha sección y pincharemos en nuevo para empezar a crear la sección

Dar clic en nuevo

Aquí nos pedirá los siguientes datos Abreviatura del nombre de la sección

Nombre completo de la sección

Código: Abreviatura del nombre de la sección Descripción: Nombre completo de la sección Imagen de la sección: imagen esta puede opcional Por ejemplo: Código: LN Descripción: Línea Blanca

Las demás opciones dejar como están y dar clic en aceptar

Y a continuación el programa nos mostrara las secciones creadas

Entonces las secciones generales es línea blanca y juguetería ahora debemos crear las familias que deben ir en cada sección por ejemplo:

Una familia dentro de la sección línea blanca puede ser lavadoras, estufas, refrigeradores etc. De manera que se vaya desglosando y organizando mejor los productos, para crear una familia se debe ir a la pestaña empresa a continuación en artículos posteriormente en familias

Luego en familias Clic aquí

Al presionar en familias nos aparece la siguiente ventana la interfaz es igual a la de secciones.

Clic aquí

Para crear una nueva familia debemos dar clic en la opción Nuevo

Aparece la siguiente ventana aquí se debe llenar únicamente los datos siguientes y los demás dejar en vacio Código: abreviatura de la familia Descripción: nombre completo de la familia Sección: seleccionar la sección a la que va pertenecer la familia Ejemplo: Código: LAV Descripción: Lavadoras Sección: Línea blanca

Clic en sección

Para seleccionar la sección debemos pinchar en el botón sección y nos aparecerá la siguiente ventana

Colocar aquí el puntero del ratón y presionar la tecla enter del teclado

Para mostrar las secciones creadas y seleccionar la requerida nos posicionamos con el puntero del ratón (mouse) en campo de texto que dice intro para cargar todo, presionamos la tecla enter del teclado y nos mostrara la lista de las secciones creadas con anterioridad.

Seleccionamos la que necesitemos para ese ejemplo seleccionamos línea blanca.

Dejamos las demás opciones como están y por últimos damos clic en aceptar y nos mostrara lo siguiente

Y para volver a crear otra familia por ejemplo estufas repetir el mismo procedimiento dar clic en nuevo y realizar todos los pasos descritos.

Alta de productos en el programa Para dar de alta los productos al igual que hicimos con las secciones y familias debemos de ir a pestaña EMPRESA y a continuación en artículos

Dar clic en artículos

Y se abrirá la siguiente pestaña

Dar clic aquí

La ventana buscar se abre de manera automática únicamente dar clic en el botón cancelar o el signo de X para cerrarla, para empezar a dar de alta los productos daremos clic en la opción nuevo y se abrirá la ventana donde colocaremos los datos para subir el producto al sistema.

Aquí nos pedirá la siguiente información: Código: este código es para identificar al producto se le puede agregar manualmente o generarlo automáticamente en la opción generar Código de barra: Se la puede agregar en caso de contar con el equipo para los códigos de barras: Familia: Seleccionar la familia a la que pertenece el producto Descripción general: Agregar un comentario describiendo el producto Equivalente: si hay alguno producto equivalente esta opción se puede quedar en blanco Proveedor: Para agregar el nombre del proveedor del producto si no se conoce se puede quedar en blanco

Fabricante: Para agregar el nombre del fabricante del producto si no se conoce se puede quedar en blanco IVA: Se puede seleccionar agregar IVA al producto o no según las necesidades de la persona.

Precio: Colocar el precio a los productos Stock actual: colocar la cantidad de producto actual que se tiene Stock disponible: colocar la cantidad de producto disponible Stock mínimo: colocar la cantidad de producto mínimo para que el sistema nos informe que ya se nos está acabando el producto Stock máximo: colocar la cantidad de producto máximo que maneja y el sistema nos va informar que llegamos al máximo y nos dará la opción de agregar.

Ejemplo de datos: Código: LAV0001 Código de barra: Familia: Lavadoras Descripción general: Lavadora Whirlpool Xpert 16 Kg Blanca Equivalente: Proveedor: Fabricante: IVA: 21% Precio: 5,674.00 Stock actual: 10 Stock disponible: 10

Stock mínimo: 8 Stock máximo: 100

Clic aquí para aplicar el porcentaje sobre el precio de costo

Se abre esta ventana y damos en aceptar para aplicar el 30% sobre el precio del costo o se puede cambiar los valores de acuerdo al usuario.

Quedaría de la siguiente manera llenando los datos para agregarle el 30% sobre el costo se dará clic seguidamente en precio1 y se abrirá una ventana emergente como se muestra en la imagen recordar que el 30% se creó en un apartado anterior damos clic en aceptar y el sistema aplicara el 30% más sobre el precio de costo del producto.

Aquí damos de alta los productos que sean necesarios, y como se aprecia en la imagen ya tenemos dos productos dados de alta en el sistema pero en stock y disponible se encuentran 0 productos.

Ahora para consolidar el stock en el sistema y este dado de alta correctamente debemos ir a la pestaña almacén y luego en la opción consolidación de inventario

Clic en almacén

Clic en consolidación de inventario

Al dar clic en consolidación de inventario se abrirá la siguiente ventana

Para consolidar el inventario daremos clic en NUEVO y posteriormente se abrirá la siguiente ventana aquí daremos clic en la pestaña articulo

AquĂ­ daremos clic en tecla enter del teclado para que se muestre la lista de productos dados de alta como se muestre a continuaciĂłn

A continuaciรณn seleccionamos el primer producto y damos clic en el botรณn seleccionar y aparecerรก lo siguiente:

En fecha de consolidaciĂłn seleccionamos la fecha que estamos dando de alta el inventario y en unidades contadas colocamos el nĂşmero de producto con el que contamos para este ejemplo colocamos 10 y damos clic en aceptar

Y repetimos la misma acciรณn para todos los productos.

Dar de alta clientes en el sistema Para dar de alta los clientes debemos de ir a la pestaña empresa y empresa clientes.

Pestaña empresa

Opción clientes

A dar clic en la pestaña clientes se desplegara una lista de opciones damos clic en clientes y aparece lo siguiente.

Y daremos clic en nuevo esta interfaz es parecida a las otras y nos aparece la ficha para completar los datos del cliente

La primeros datos es en caso si el cliente es una empresa registrada ante hacienda en caso de no ser así se puede dejar los campos en blanco sin ningún problema lo siguiente seria los datos personales del cliente como domicilio, nombre teléfono, correo electrónico etc. En caso que el cliente no cuente con correo electrónico deja en blanco sin problema.

Y lo último son datos bancarios si en algún momento implementan pagos bancarios o transferencias, de igual manera se puede dejar en blanco sin ningún problema.

Guardar y cerrar la ventana Guardar y seguir dando de alta clientes

Una vez llenado los datos correspondientes daremos clic en guardar o cerrar o guardar y nuevo para seguir dando de alta clientes en el sistema.

Configurar formas de pago y cobro en el sistema Para configurar las formas de pago y cobro de los artículos que el cliente ha adquirido debemos ir a la ficha administración y seguidamente dar clic en la opción Formas de cobro/ Pago

Clic aquí

Clic en ficha administración

Damos clic en la opción y nos aparece lo siguiente

En este punto la interfaz gráfica es sumamente igual las demás opciones para crear una forma de cobro/pago daremos clic en Nuevo

Al dar clic en la opción nuevo ese abrirá una nueva pestaña para configurar las formas de pago y cobro.

Aquí vamos a configurar las opciones de cobro con las que cuenta la empresa: Y nos pide los siguientes datos:

Código: Es para identificar la forma de pago.

Descripción: Nombre de la forma de pago.

Vencimientos: Para extender los meses de pagos.

Importes proporcionales: El monto total lo divide en partes iguales de acuerdo a los meses de pago.

Calcular los días por vencimientos: Colocamos los días de vencimiento de los pagos.

Otras opciones que debemos utilizar si el pago es al contado o por meses.

Como ejemplo realizaremos las siguientes formas de pago 1. Contado 2. 30 días 3. 30, 60 y 90 días (tres meses)

Al contado

Hemos colocado lo siguiente Cรณdigo: Con Descripciรณn: Pago de contado

Vencimiento: 1 porque solo va realizar un pago el cliente Días entre vencimiento: 0 porque el pago se hará en el momento Y marcar la casilla forma de pago efectivo al ser un pago único y damos clic en aceptar.

30 días

Colocamos ahora en días entre vencimiento 30 ya que se vence el pago en 30 días y desmarcamos forma de pago en efectivo porque no lo vamos a recibir al instante 30, 60 y 90 días (tres meses)

Aquí hemos colocado 3 vencimientos ya que son tres meses y los días de entre vencimiento son 30, 30 y 30 que sumados nos dan 90 días es decir tres meses

Dar de alta compras de los clientes en el sistema Para dar de alta las compras de los clientes debemos ir a la pestaña Comercial y a continuación en la pestaña ventas dar clic en pedidos de clientes

Pestaña comercial Ventas y en la opción pedidos de clientes

Al dar clic en pedidos de clientes nos aparece la siguiente ventana

Clic aquí para dar de alta las compras de los clientes

Y aquí daremos clic en Nuevo para empezar a dar de alta las compras de los clientes.

AquĂ­ vamos a dar de alta las compras de los clientes, para seleccionar el cliente debemos dar clic en la opciĂłn cliente y se desplegara una nueva ventana para seleccionarlo.

AquĂ­ presionaremos la tecla enter para que se muestre la lista de clientes y seleccionarlo para su uso.

Únicamente tenemos un cliente lo seleccionamos y damos clic en seleccionar

Cliente Luis Pérez

Ahora nos mostrara el cliente seleccionado, a continuación debemos seleccionar el artículo que va a comprar nos posicionamos en el espacio en blanco y nos mostrara una opción para buscar el articulo por secciones

Dar clic en buscar

Aquí nos aparece la línea blanca la sección creada con anterioridad y las familias seleccionamos lavadoras vamos a suponer que el cliente va adquirir

Al momento seleccionar la familia lavadoras nos aparece el artículo que habíamos dado de alta con anterioridad en este caso lavadora Whirlpool la seleccionamos y damos clic en seleccionar para que se coloque en la ficha de la compra del cliente de la siguiente manera:

Modificar cantidad de compra del articulo

Incluir IVA o no de acuerdo a las necesidades del vendedor

Aquí podemos modificar los datos que están a la derecha como cantidad si va comprar más de un artículo incluir IVA si se desea o no agregar IVA

Para agregar número de serie o referencia

Clic aquí para que se despliegue la lista de opciones

Para quitar IVA se dará clic en la pestaña en forma de flecha hacia abajo y seleccionar exento para que la compra no incluya IVA, además se le puede colocar un número de serie/numero para cada venta para identificar la ventas que se realicen.

Finalmente nos quedaría de la siguiente manera

En almacén automáticamente se ira descontando la mercancía vendida, y el resto de apartado y configuraciones lo dejaremos como esta.

Ahora para configurar la forma de pago del cliente nos dirigimos a la pestaña totales y a continuación nos aparecerá lo siguiente:

Aquí nos muestra el total que pagara y la forma de pago para configurarla damos clic en la opción forma de pago, recordar que estas formas de pago las configuramos en un paso anterior y en observaciones si se desea colocar un texto de observaciones este puede ser opcional

A dar clic en la pestañan formas de pago se abrirá la ventana donde están las formas de pago que creamos con anterioridad, aquí seleccionamos de acuerdo a las necesidades del vendedor o en su defecto puede seguir creado nuevas formas de pago en el botón NUEVA, seleccionamos la forma de pago deseada en este caso a tres meses y damos clic en seleccionar.

Ahora por ultimo damos clic en guardar y cerrar para generar la compra en el sistema

Y para dar de alta una nueva comprar repetir los pasos anteriores

Como preparar la compra para que salga del sistema En la configuraciĂłn anterior dimos de alta la compra del cliente ahora debemos prepararla para que salga del sistema y generar nuestra ficha de la compra para ellos debemos de ir a la pestaĂąa comercial y a continuaciĂłn en Reminisiones

Clic en esta ficha

Luego clic aqui

Al dar clic en Reminisiones nos aparece la siguiente ventana donde daremos clic en NUEVO

Clic aquĂ­ para dar

Y al dar clic en nuevo nos abrirĂĄ una nueva ventana para crear el documento de salida de la mercancĂ­a del sistema.

Y como se observa la interfaz es muy parecida a donde dimos de alta la compra de cliente, aquĂ­ debemos seleccionar el cliente dando clic en la opciĂłn cliente en la ventana

Presionamos la tecla enter de teclado para que se despliegue lo clientes con sus compras.

Seleccionar el cliente

Dar clic en el botón seleccionar

Recordar que estamos trabajando con Luiz Perez Seleccionamos el cliente y damos en seleccionar al momento se presionar el botón se cargara su compra como se muestra en la siguiente figura.

Clic aquí para para validar la compra

Como se observa el cliente Luis Perez se ha cargado ahora para que la compra pueda salir del sistema debemos presionar en el botón validar que se encuentra en la parte de arriba al presiona ese botón nos aparece lo siguiente:

Aquí debemos dar clic en botón que está al lado derecho de tipo de documento a validar y seleccionar pedido del cliente.

Clic aquĂ­ para validar la compra

Ahora debemos dar clic en la parte derecha en N de documento para que se cargue la compra del cliente, por ultimo damos clic en el botĂłn validar para validar la compra y nos mostrara la siguiente ventana:

Como se muestra la compra ya se ha cargado, por ultimo daremos clic en guardar y cerrar y nos mostrara lo siguiente:

Clic aquí para imprimir los comprobantes de compras

Y ahora este documento es el que se le entregaría al cliente cuando se lleve su artículo, para imprimir este documento debemos dar clic en la opción Emitir en PDF al dar clic en el botón nos mostrara lo siguiente:

Generar los documentos en PDF

Generar una vista previa antes de imprimir

Clic en imprimir si se cuenta con una impresora

El sistema tiene dos opciones guardar en formato PDF el documento para tenerlo de respaldo de las compras o directamente imprimirlo si se tuviera una impresora conectada, además generar un vista previa del documento final.

Así nos quedaría el documento final Para cobrar la compra debemos seleccionar el cliente y a continuación dar clic en cobrar y se abrirá la siguiente ventana

Para cobrar el articulo

AquĂ­ debemos seleccionar la fecha el cual se realiza el primer pago ademĂĄs el importe es decir la cantidad que deja el cliente y por ultimo damos clic en aceptar Por ejemplo la fecha de cobro lo pondremos en la fecha actual y con un importe de $2000

Y damos clic en aceptar y en el recuadro cobros anteriores agregara las fechas que paguen y el importe

Y el sistema colocara en color amarillo los pagos parciales hasta que se pague el total se colocara en verde.