Sykefravaershaandbok DNA Kompetanse

SYKEFRAVÆRSHÅNDBOKEN

Vi hjelper ledere med arbeidsmiljø og sykefravær

Innledning 3

Hvordan påvirker arbeid helsen vår 4

Egenmelding 6

Omsorgspenger (hjemme med sykt barn) 8

Oppfølgingsplan 8

Dialogmøtene 1 og 10

Dialogmøte 2 11

Dialogmøte 3 12

Tilrettelegging 13

Hvor langt strekker tilretteleggingsplikten seg? 18

Hvilke plikter har arbeidstaker i denne prosessen? 18

Ekspertbistand 20

Bedriftshelsetjenesten (BHT) 22

Den viktige samtalen 25

Lovpålagte ansvarsområder 28

I det sykefraværet skjer 30

Første dagene - Første ukene 32

Første månedene - Første året 34

Etter ett års sykefravær 36

Avklaringspenger 39

Permisjon 39

Oppsigelse 39

Hei!

Takk for at du har lastet ned DNA Kompetanse sin sykefraværshåndbok. Dette er et verktøy som vi i DNA Kompetanse har utarbeidet for deg som leder som et hjelpemiddel for å utarbeide gode rutiner for sykefraværsarbeidet. Vi ønsker å bidra til økt kunnskap og kompetanse om sykefraværsprosessen hos arbeidsgiver og arbeidstaker, da vi ser at økt bevissthet rundt disse prosessene kan bidra til lavere sykefravær i virksomhetene.

Det anbefales at alle ansatte gjøres kjent med rutinene for sykefravær, og at disse forankres via ansattrepresentantene i virksomheten. Denne sykefraværshåndboken er et verktøy som også verneombud og tillitsvalgt kan bruke som et hjelpemiddel ved bistand i sykefraværssaker.

Vi håper at dette kan bli et nyttig verktøy for deg som leder når du skal arbeide målrettet med sykefraværsoppfølgingen i din bedrift.

VÅR

Forsking viser at det å jobbe bransjespesifikt og målrettet med forebygging av sykefravær fungerer best. Dette betyr at tiltakene dere har fokus på i akkurat din bedrift, bør velges ut med utgangspunkt i arbeidsoppgavene som gjennomføres hos dere. For tips om hvordan dere kan ta tak i arbeidsmiljøutfordringer anbefaler vi Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) sine verktøy Arbeidsmiljøportalen og En bra dag på jobb

Vi vet imidlertid mye om suksessfaktorene som kjennetegner et godt arbeidsmiljø.

God organisering og planlegging av arbeidet – klarere roller. Å stå i en arbeidssituasjon over tid hvor ansvarsforholdet og rollene er uavklart, er belastende for den enkelte og for arbeidsmiljøet.

Balanse mellom krav i jobben og mulighet for egenkontroll og medvirkning over arbeidssituasjonen. Dette bidrar til mer engasjement, jobbtilhørighet og effektive arbeidsprosesser.

Balanse mellom innsats og belønning. Å få anerkjennelse, tilbakemeldinger, og positiv oppmerksomhet for den jobben man gjør, betyr mye for arbeidsmiljøet. Rettferdig og støttende lederskap. Lederskap som gir tillit og ansvar, men også ressurser og muligheter til å løse oppgavene er en viktig faktor i arbeidsmiljøet.

Forutsigbarhet når rammebetingelser endres. Ved omstillinger er det viktig med størst mulig grad av forutsigbarhet for de ansatte. (Kilde: Statens Arbeidsmiljøinstitutt STAMI)

For at leder kan danne seg et inntrykk over hvordan de ansatte har det på jobb er det en fordel om leder jobber tett sammen med ansattgruppen slik at man kjenner til hvor “skoen trykker”. Medarbeidersamtaler og trivselsundersøkelser er gode hjelpemidler for å få tak i hvilke følelser som rører seg hos de ansatte. Det finnes også pulsverktøy man kan benytte for å oftere ta pulsen på arbeidsmiljøet og være i kontakt med det som rører seg hos de ansatte.

DNA Fokus gir deg til enhver tid et skarpt bilde over hvilke fokusområder som trenger forbedring. Ansatte på sin side får større eierskap til egen arbeidssituasjon, ved at de er deltagende i forbedringsprosessen Høy trivsel, forutsigbarhet og trygghet hos de ansatte kan forebygge og redusere sykefraværet - og ikke minst føre til økt motivasjon, høyere arbeidsglede og produserende ansatte.

EGENMELDING

Arbeidsgiver må ha skjema for egenmelding lett tilgjengelig.

For å kunne benytte egenmelding må den ansatte ha jobbet i bedriften i minst to måneder. Det kan bare brukes egenmelding i arbeidsgiverperioden

Ved fravær i mer enn tre dager kan arbeidsgiver kreve sykemelding Egenmelding kan ikke kombineres med gradert sykemelding Ved bruk av egenmelding før sykemelding, telles dette som brukte egenmeldingsdager.

Egenmelding kan brukes opptil tre kalenderdager om gangen og opptil fire ganger i løpet av ett år. Dette er en minimumsordning, og alle virksomheter kan bruke en utvidet rett til egenmelding i inntil hele arbeidsgiverperioden.

Tips!

Arbeidstaker har aktivitetsplikt i hele sykefraværsperioden. Dette vil si at man allerede fra dag èn kan prate med ansatte om det er oppgaver som kan la seg gjennomføre til tross for sykdom. Arbeidsgiver plikter med andre ord å legge til rette for alternative arbeidsoppgaver fra første dag.

Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA Avtalen) forplikter til en utvidet egenmeldingsordning der ansatt kan bruke egenmelding i opptil 8 kalenderdager om gangen, og opptil 24 kalenderdager i løpet av ett år. Her er det ingen begrensning på antall ganger. Når ansatt har brukt alle egenmeldingsdagene, må vedkommende få sykemelding fra lege eller annen behandler. Alternativt kan dere ha dialog om bruk av feriedager eller permisjon (med eller uten lønn), evt velferdspermisjon.

Ansatte kan miste retten til egenmelding hvis:

Egenmeldingsperioden er brukt opp

Arbeidsgiver har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom.

Arbeidsgiver skal gi den ansatte varsel dersom det vurderes å frata arbeidstaker bruk av egenmelding slik at den ansatte får anledningtil å uttale seg. Dersom ansatt har mistet rett til å bruke egenmelding skal arbeidsgiver vurdere dette på nytt etter 6 måneder.

OMSORGSPENGER (HJEMME MED SYKT BARN)

Omsorgspenger kan brukes ut kalenderåret barnet fyller 12 år. Dersom barnet er kronisk sykt eller har en funksjonshemming, kan ansatt ha rett på omsorgspenger ut kalenderåret barnet fyller 18 år. Hvor mange omsorgsdager ansatt har rett på avhenger av samlivssituasjonen og antall barn.

Omsorgspenger kan benyttes av alle yrkesaktive som har vært i jobb i minst fire uker (les mer om unntak fra dette på NAV sine nettsider)

OPPFØLGINGSPLAN

Oppfølgingsplanen skal formidles uoppfordret til den som har sykemeldt den ansatte, samt til NAV og eventuelle andre støttespillere. Denne skal lages senest innen fire uker, men kan med fordel startes på før dette. Formålet er å bli enige om hva som kan gjøres for at den ansatte kan komme tilbake til arbeid i forbindelse med sykdom, ulykke, slitasje eller liknende. Planen skal inneholde en beskrivelse av hvordan arbeidsgiveren legger til rette, eventuelt behov for ekstern bistand, og en plan for hva som skal skje videre.

Oppfølgingsplanen skal inneholde:

Oversikt over arbeidsoppgavene, eventuell vurdering på hvilke arbeidsoppgaver den ansatte kan gjennomføre til tross for symptomer.

Oversikt over tilretteleggingstiltak og andre tiltak i arbeidsgivers regi. Eventuelt behov for ekstern bistand (for eksempel bedriftshelsetjeneste, ekspertbistand)

Plan for videre oppfølging: tidspunkter for evalueringssamtaler, støttesamtaler

I henhold til medvirkningsplikten skal arbeidstaker bidra til å utarbeide og gjennomføre oppfølgingsplanen. Arbeidstaker skal aktivt medvirke til å finne løsninger som bidrar til retur til arbeid dersom dette er mulig. (Kilde: NAV)

Tips!

Ved

DIALOGMØTENE

Dialogmøte 1:

Ved 100 % sykemelding skal Dialogmøte 1 gjennomføres innen 7 uker. Dette er et møte mellom den ansatte og arbeidsgiver. Ved behov kan sykemelder, bedriftshelsetjenesten, NAV og/eller tillitsvalgt/ verneombud delta. Den ansatte må samtykke dersom sykemelder innkalles. Det er arbeidsgivers ansvar å kalle inn til Dialogmøte 1.

Ved gradert sykemelding avholdes møtet bare hvis det er hensiktsmessig. Både ansatt, arbeidsgiver og den som sykemelder kan imidlertid be om dialogmøte til tross for gradert sykemelding. Den ansatte plikter å delta på dialogmøtet på arbeidsplassen hvis ikke medisinske grunner er til hinder for deltakelse. Den ansatte kan si ifra til arbeidsgiver vedr hvilke støttespillere som er hensiktsmessig å invitere til dialogmøtet.

Det skal på møtet være dialog rundt og tilrettelegges for gradert sykemelding. Dersom tilrettelegging ikke er mulig på arbeidsplassen skal det meldes fra til NAV.

Dersom arbeidstaker ikke er i arbeidsrelatert aktivitet innen 8 uker, kreves en utvidet legeerklæring. Denne skal dokumentere at det er tungtveiende medisinske årsaker til stede som hindrer arbeidsrettet aktivitet.

Unntak fra Dialogmøte 1.

Møtet trenger ikke å gjennomføres dersom det av åpenbare årsaker er unødvendig. For eksempel:

Ved alvorlig sykdom der ansatt av åpenbare årsaker ikke kan vende tilbake til arbeid. Hvis mulig kan møtet avholdes på et senere tidspunkt

Når det foreligger plan om snarlig retur til arbeid uten tilretteleggingstiltak

Når det allerede er igangsatt tilretteleggingstiltak som fungerer, og den ansatte vil returnere til full jobb innen kort tid

Dialogmøte 2

NAV har ansvar for å kalle inn til Dialogmøte 2 innen 26 uker, og vurderer om sykemelder skal delta.

Arbeidsgiver og arbeidstaker mottar i uke 16 melding fra NAV om hvordan de vurderer behovet for et dialogmøte. NAV veileder beslutter om det er behov for et møte basert på svarene samt en helhetsvurdering.

Dialogmøte 3

Når sykefraværet nærmer seg ett år eller mer kan partene vurdere behovet for Dialogmøte 3.

Både NAV, den ansatte og arbeidsgiver kan ta initiativ til dette møtet dersom en av partene vurderer at det er hensiktsmessig.

Hensikten med dialogmøte 2 og 3 er å gjennomgå situasjonen og komme frem til om det er noe mer som kan gjøres for å hjelpe arbeidstaker tilbake i jobb, samt å bli enige om en plan om veien videre.

Hva bør du som arbeidsgiver gjøre før dialogmøte 2 og 3?

Oppdatere oppfølgingsplanen som dere laget i forbindelse med første dialogmøte

Besvare NAV sin innkalling og begrunne svaret, gjerne med referanse til oppdatert oppfølgingsplan

Vurdere om det kan være hensiktsmessig å koble på en ekstern rådgivende part

Eksempler på dette kan være bedriftshelsetjenesten, eller gjennom å bruke ordningen ekspertbistand Kilde: NAV)

TILRETTELEGGING

Hva er tilretteleggingsplikt?

Arbeidsgiver har ifølge arbeidsmiljøloven en særskilt tilretteleggingsplikt for ansatte som står i fare for å bli sykemeldt, eller som er gradert sykemeldt. Denne plikten gjelder uavhengig av om fraværet er arbeidsrelatert eller ikke.

Tilretteleggingsplikten gjelder uavhengig av om behovet for tilrettelegging er kortvarig eller langvarig, og uavhengig av arbeidstakers alder, stillingsgrad og om arbeidstaker har fast eller midlertidig ansettelse.

Ved sykefravær er det likevel vanligst å drøfte midlertidige, tidsbestemte tilretteleggingstiltak.

Tips!

Hvilke konkrete arbeidsoppgaver kjennes realistisk ut å gjennomføre?

Hvilke arbeidsoppgaver gir selvtillit og mestring?

Hvor mange timer om gangen?

Skal arbeidstiden tilpasses?

HVA KAN TILRETTELEGGES?

I utgangspunktet skal arbeidstaker gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid. Dere kan sammen se på om det i en periode kan:

Velges ut enkelte arbeidsoppgaver som skal fokuseres på

Finne alternative oppgaver å gjennomføre internt i bedriften

Om arbeidstiden kan endres

Om det må foretas endringer i arbeidsutstyr

HVORDAN GÅR MAN FREM?

DNA Kompetanse erfarer at både ansatte og ledere kan oppleve samtalen om tilrettelegging som utfordrende. Vi har tidligere skrevet om gjennomføring av den gode samtalen.

Uavhengig om det er fysiske, sosiale eller psykiske årsaker til sykefraværet kan det være nyttig for begge parter å forberede seg godt når dere skal snakke om aktuelle tilretteleggingsmuligheter på arbeidsplassen.

Fra arbeidsgivers ståsted er det sentralt å få kartlagt hvilke arbeidsoppgaver som kan gjennomføres, ev. hvilke tilpasninger som må til for å klare å gjennomføre dem. De fleste ansatte er på forhånd ukjent med mulighetene for midlertidig tilrettelegging.

Navn: Arbeidsoppgave

(Spesifiser hver enkelt)

Kan gjøre (Sett kryss)

Kan delvis gjøre (Sett kryss)

Kan ikke gjøre (Sett kryss)

Begrunn hvorfor (Beskriv)

Kan gjøre med tilrettelegging (Beskriv hvilken tilrettelegging)

Tips!

Et tips kan være å i forkant be den ansatte tenke gjennom og skrive ned:

Hvilke konkrete arbeidsoppgaver kjennes realistisk ut å gjennomføre?

Hvilke arbeidsoppgaver gir selvtillit og mestring?

Hvor mange timer om gangen?

Skal arbeidstiden tilpasses?

Denne utredningsfasen kan det være nyttig å benytte et funksjonsvurderingsskjema. På denne måten kan det være lettere å danne seg et bilde over de ulike arbeidsoppgavene – og ta stilling til hva som kan gjennomføres, hva som delvis kan gjennomføres og hva som ikke kan gjennomføres.

HVOR LANGT STREKKER TILRETTELEGGINGSPLIKTEN SEG?

Arbeidsgivers plikt til å tilrettelegge for sine ansatte er omfattende. I arbeidsmiljøloven kapittel 4-6 formidles det at arbeidsgiver, så langt det er mulig skal iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få et passende arbeid.

Arbeidsgiver må i hvert tilfelle gjennomføre en helhetsvurdering på hvilke tilretteleggingstiltak som kan være mulig å gjennomføre. Disse tiltakene skal være forenelig med øvrig drift, samt ikke øke belastningen på de resterende arbeidstakerne.

Dersom det viser seg at tilrettelegging kan bli utfordrende å få til i arbeidstakers nåværende stilling, må det ses på muligheter for andre arbeidsoppgaver internt i virksomheten. Med bakgrunn i den enkeltes kvalifikasjoner kan det vurderes om den ansatte har fortrinnsrett til andre ledige stillinger i bedriften.

HVILKE PLIKTER HAR ARBEIDSTAKER I DENNE PROSESSEN?

I følge medvirkningsplikten som er nedfelt i Arbeidsmiljøloven, plikter den ansatte til å medvirke aktivt i for å forebygge arbeidsrelatert sykefravær. For eksempel vil dette bety at den ansatte plikter å si ifra om forhold i arbeidshverdagen som påvirker helsen negativt - både psykisk og fysisk.

Manglende medvirkning kan medføre at forhold som bidrar til uheldige fysiske eller psykiske belastninger, ikke kommer fram. Eventuelle brudd på medvirkningsplikten, for eksempel å ikke bruke påbudt verneutstyr, vil kunne

gjøre det vanskeligere for arbeidsgiver å bidra til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Slike brudd kan derfor danne grunnlag for advarsel og i ytterste konsekvens oppsigelse.

I tilfeller der den ansatte har havnet i en konfliktsituasjon på arbeidsplassen, plikter arbeidsgiver å iverksette nødvendige tiltak for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Konflikten i seg selv gir ikke grunnlag for sykefravær - men dersom konflikten får fysiske eller psykiske helsekonsekvenser kan situasjonen føre til sykefravær.

Ved sykefravær plikter den ansatte å delta aktivt i utarbeidelse og gjennomføring av oppfølgingsplanen samt stille på dialogmøter. Som tidligere nevnt har arbeidstaker aktivitetsplikt fra første sykefraværsdag. I praksis betyr dette at arbeidstakeren skal ta en aktiv rolle i egen sykefraværsprosess.

Som følge av den lovfestede aktivitetsplikten og medvirkningsplikten, kan manglende oppfølging fra arbeidstakers side føre til bortfall av retten til sykepenger. Dette vil imidlertid kun være aktuelt under forutsetning av at arbeidsgiver har oppfylt sine egne plikter under sykefraværet. Arbeidsgiver kan i slike tilfeller benytte seg av disiplinærreaksjoner som advarsel og oppsigelse.

Oppsigelse innenfor verneperioden (de første 12 månedene av sykefraværet) vil føre med seg behov for grundig dokumentasjon for arbeidsgiver. Disiplinære reaksjoner bør avhenge av alvorligheten i arbeidstakers adferd og opptreden. Dersom dialogen med arbeidstaker blir utfordrende kan det være klokt å så tidlig som mulig benytte seg av partssamarbeidet, der verneombud og/eller bedriftshelsetjenesten kan bistå i saken. Ekspertbistand er videre et relevant tiltak å vurdere. (Kilder: Idebanken, NAV, Arbeidstilsynet)

EKSPERTBISTAND

Ekspertbistand er et nytt tilskudd som kom i 2020, og skal bidra til å forebygge og redusere sykefravær på arbeidsplassen. Tilskudd til ekspertbistand er en del av IA-avtalen, og skal bidra til å forebygge og redusere sykefravær på arbeidsplassen. Når en person er sykmeldt over lang tid til tross for behandling og tilrettelegging på arbeidsplassen, kan årsaken være underliggende. Eksperten skal foreslå tiltak som skal gjøre arbeidstakeren i stand til å utføre arbeidet sitt. Eksperten er en person som kan bistå med å avklare situasjonen og finne en løsning. Vedkommende må ha offentlig godkjent utdanning eller autorisasjon innen sitt område, samt ha kompetanse på det området det søkes bistand til.

Eksperten skal ikke gi behandling, men gjennom samtaler med arbeidsgiver og arbeidstaker vurdere arbeidsmiljøet og kartlegge årsaken til sykefraværet. Eksperten skal komme med forslag til tiltak som gjør at arbeidstaker kan utføre egen jobb eller annet arbeid for arbeidsgiver. Som et ledd i tilpasning av arbeidsoppgaver for den sykmeldte, kan eksperten kartlegge kompetanse og ferdigheter hos arbeidstakeren.

Arbeidsgiver må selv finne eksperten man ønsker å benytte.

Arbeidsgiveren betaler for ekspertbistanden, og krever refusjon av utgiftene fra NAV. Tilskuddet skal dekke arbeidsgiverens utgifter til ekspertbistand, opp til en fastsatt maksimal sats på Kr. 21 300,-

Alle kan søke ekspertbistand, men tilbudet erstatter ikke arbeidsgivers tilretteleggingsplikt ved sykefravær. Tilskudd til ekspertbistand er et alternativ dersom arbeidsgiver og arbeidstaker ikke kommer frem til en felles løsning slik at den sykmeldte kan returnere til arbeidet. Før arbeidsgiver søker ekspertbistand må annen tilrettelegging være vurdert, igangsatt eller gjennomført. Ekspertbistand skal ikke være første tiltak ved sykefraværssaker.

NAV kan gi tilskudd til ekspertbistand hvis en arbeidstaker har langvarig eller hyppig sykefravær. Arbeidstakere, arbeidsgiver og NAV må være omforent at ekspertbistand er et hensiktsmessig tiltak.

Her kan du lese mer om / søke om ekspertbistand:

Tilskudd til ekspertbistand - nav.no Ekspertbistand - Oppfølging sykemeldte - DNA Kompetanse

BEDRIFTSHELSETJENESTEN (BHT)

Bedriftshelsetjeneste er en fagkyndig og rådgivende tjeneste innen forebyggende HMS-arbeid. Tjenesten skal bistå arbeidsgiver og arbeidstakere med å følge opp arbeidsmiljøet i virksomheten.

Alle arbeidsgivere har plikt til å knytte virksomheten sin til en godkjent bedriftshelsetjeneste dersom risikoforholdene tilsier det. Arbeidstilsynet kan derfor pålegge enhver virksomhet å knytte til seg en godkjent BHT dersom vi ser et særlig behov for overvåking av arbeidsmiljøet eller kontroll av helsen til de ansatte i virksomheten.

Noen bransjer har et mer risikofylt arbeidsmiljø enn andre, med større risiko for sykdommer, skader og psykiske belastninger. Alle virksomheter innenfor disse bransjene er i en egen forskrift pålagt å knytte til seg en godkjent bedriftshelsetjeneste.

Bedriftshelsetjenesten vil tilby bistand i arbeidet med å skape sunne og trygge arbeidsforhold i virksomheten:

Informasjon og opplæring innen temaer som omhandler det organisatoriske, fysiske, kjemiske og psykososiale arbeidsmiljøet, og som er regulert av Arbeidsmiljøloven.

Bistand til å utarbeide forebyggende retningslinjer om arbeidsmiljøforhold, for eksempel om smittevern, verneutstyr, ergonomi, konflikthåndtering, mobbing og trakassering, håndtering av vold og truende hendelser, arbeidsrelatert stress, krisehåndtering og debrifing og ergonomi.

Kartlegging og risikovurdering av psykososiale forhold, bistå i spørreundersøkelser, eller andre undersøkelser på gruppe- og individnivå.

Bistå med konflikthåndtering, oppfølging ved mobbing og trakassering, vold og truende hendelser, kommunikasjon i krevende samarbeidsrelasjoner, krisehåndtering og debrifing. Lederveiledning. Det psykososiale arbeidsmiljøet på arbeidsplassen er et lederansvar. I den sammenheng kan lederveiledning i noen sammenhenger være et nyttig og nødvendig verktøy.

Tema for denne veiledningen defineres av lederens behov og tar utgangspunkt i lederens reelle problemstillinger og arbeidssituasjon. Typiske tema vil kunne være endringsprosesser, teamutvikling, konflikter, samarbeidsrelasjoner, utfordrende personalsaker og å se seg selv og sin lederrolle.

I sykefraværssaker vil BHT være en nøytral part som kan bistå med veiledning til både leder og den ansatte, samt delta i dialogmøter. BHT kan være en aktiv aktør i partssamarbeidet sammen med arbeidsgiver, arbeidstaker, sykemelder, behandler og NAV.

DEN VIKTIGE SAMTALEN

Mange arbeidsgivere er usikker rundt møter med medarbeidere som er sykmeldt som følge av psykiske helseutfordringer. Hvis sykemelder mener at medarbeider skal skjermes for kontakt, vil dette skriftlig gjøres på sykmeldingsblanketten. I samtaler med medarbeider skal fokuset holdes på medarbeiders funksjon på jobb, ikke på diagnosen.

Husk!

Det er bedre å ta kontakt en gang for mye enn en gang for lite, og selv om den sykmeldte virker avvisende, gir det stor verdi at du bryr deg.

Spør hvordan han eller hun har det. Fortell at vedkommende er savnet, uten at det legges press på den sykmeldte. Vær bevisst på at du kan bidra til å påvirke motivasjonen hos medarbeider. Det kan være utfordrende for en som er sykmeldt å være kreativ og drive frem sin egen sak. Kan det være aktuelt å vurdere en gradert sykemelding?

Legg gjerne frem forslag til hvordan dette praktisk kan løses med tanke på trygge rammer når det kommer til arbeidsoppgaver, arbeidstid osv.

Lovpålagte ansvarsområder

Arbeidsgivers ansvarsområde (ref AML § 1

Arbeidstakers ansvarsområde (ref. Medvirkningsplikt AML § 2-3)

Tips til gjennomføring av den viktige samtalen:

1. Vær åpen om hvorfor du tar initiativ til samtalen. Legg et grunnlag for rammen i samtalen, at den skal handle om jobben. Som et grunnlag for å få i gang en god og trygg samtale kan man begynne med å by på en kopp kaffe og snakke litt om “ufarlige” tema.

2. Formidle at du gjerne vil tilrettelegge arbeidssituasjonen slik at tilbakeføringen til arbeid blir en positiv prosess. Husk å unngå å snakke om diagnose, men vis omsorg og omtanke for hvordan medarbeideren har det.

3. La oss snakke om jobben din: “Hvilke arbeidsoppgaver liker du og trives med?”

“Er det noen av oppgavene som bekymrer deg?” “Opplever du at noe er for krevende?”

- Her er det viktig å lytte og la medarbeider fortelle. Vis at du forstår. Gå så videre og vurder muligheter for tilpasning. “Hvilke arbeidsoppgaver setter du mest pris på å gjøre?”

- Den ansatte får selv mulighet til å komme med forslag til hva han/ hun kan gjøre på tross av sykmelding.

Understøtt gjerne med ros og konkrete eksempler som underbygger det vedkommende gjør bra.

Gå videre inn på de konkrete arbeidsoppgavene. Ha klar en liste over arbeidstakers oppgaver opp mot avdelingens oppgaver. Gå igjennom oppgavene punktvis.

Oppnå enighet om de oppgaver vedkommende skal skjermes for en tid fremover, hvilke oppgaver som skal gjøres og hvem som eventuelt kan bistå i gjennomføringen.

Tilrettelegging er gjeldende for en begrenset periode, sett gjerne opp et tidspunkt for evaluering. Vær gjerne raus med tilrettelegging i en startfase.

4. Utarbeid en skriftlig oppsummering og plan for videre tiltak. Sett opp tidspunkt for nytt oppfølgingsmøte. Samarbeid med medarbeider når det kommer til hyppigheten av møter/sjekkpunkter.

Enkelte kan ha nytte av korte samtaler underveis, andre trives best med fast avsatt tid og agenda. Eventuelt en kombinasjon av begge deler.

5. Spør avslutningsvis hvordan medarbeideren har opplevd samtalen. Avslutt med å snakke om noe ufarlig / hyggelig for å avslutte på en “god tone”

ANSVARSOMRÅDER

Arbeidsgivers ansvarsområde (ref AML § 1)

Det systematiske HMS-arbeidet, inkludert å sette mål for dette, kartlegge risiko, oppfølging ved sykefravær og dokumentere dette

Oppsøke bistand der det er nødvendig

Sette i gang aktivitet ved varsling

Sørge for god nok opplæring av de ansatte mtp helse og sikkerhet, inkludert skriftlige instrukser der det er nødvendig

Knytte seg til en bedriftshelsetjeneste der det er nødvendig - Hvilke bransjer/arbeidsoppgaver gjelder dette?

Gjennomgå opplæring i HMS: - leder og verneombud gjennomgår HMS-kurs

Tilrettelegge for arbeidstakere med redusert arbeidsevne

Inkludere de ansatte i utvikling av virksomheten og i omstillingsprosesser

Psykososiale, fysiske og kjemiske arbeidsmiljøet Varsle Arbeidstilsynet ved skader eller ulykker - rutiner for eksempel knyttet til HMS-systemet

Verneombud ved 10 eller flere arbeidstakere, Arbeidsmiljøutvalg (AMU) ved 50 eller flere arbeidstakere

Ha rutiner for å dokumentere prosessen og samtaler som har blitt gjennomført med den ansatte.

Arbeidstakers ansvarsområde (ref Medvirkningsplikt AML § 1)

Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø.

I forbindelse med sykefravær har den ansatte plikt til å: Bruke påbudt verneutstyr, vise aktsomhet og ellers medvirke til å hindre ulykker og helseskader

Sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen

Melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet

Medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner ved helt eller delvis fravær fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende

Delta i dialogmøte etter innkalling fra arbeidsgiver, jf. § 4-6 fjerde ledd.

Ha rutiner for å dokumentere prosessen og samtaler som har blitt gjennomført med den ansatte.

I DET SYKEFRAVÆRET SKJER

Lovpålagt

Ansatt skal melde fra om fravær

Ansatt bør si noe om tidsperspektiv hvis mulig

Plikten til å betale sykepenger løper fra den dagen arbeidsgiver har fått beskjed om fraværet - med mindre arbeidstaker har vært forhindret fra å melde fra.

Arbeidsgiver utbetaler sykepenger de første 16 dagene (Arbeidsgiverperioden).

Smarte, konkrete råd

Det er nyttig at virksomheten har kommunisert ut rutinene for sykefravær til alle ansatte. På denne måten vil det være forutsigbart for alle parter hvilke regler som gjelder i det sykefravær oppstår. Den ansatte vil kunne forberede seg på spørsmålene som kommer fra arbeidsgiver vedr tentativ varighet av sykefraværet, samt om det er oppgaver som kan gjennomføres til tross for sykdom.

Mange bedrifter har nedfelt rutiner for hvordan ansatte melder fra om sykefravær. Det erfares at en god rutine er at den ansatte ringer nærmeste leder ved sykdom, til fordel for å melde per epost eller SMS.

Dersom den ansatte har langvarige/kroniske helseutfordringer kan arbeidsgiver søke om unntak fra arbeidsgiverperioden. Dersom dette innvilges, vil NAV utbetale sykepenger fra første fraværsdag.

FØRSTE DAGENE

Lovpålagt

Kontakt med den ansatte daglig eller etter avtale

Ansatt holder arbeidsgiver oppdatert på tidsperspektivet

Det er krav om å prøve seg i arbeid eller arbeidsrettet aktivitet (hvis det er mulig) gjennom hele sykefraværet, ikke lenger bare fra uke 8.

For eksempel kan dette bety å komme innom arbeidsplassen til lunsj eller gjennomføre utvalgte arbeidsoppgaver.

Smarte, konkrete råd

I denne perioden er det naturlig å holde daglig kontakt med den ansatte. Det kan være nyttig å spørre om den ansatte kan gjøre enkelte oppgaver hjemmefra, ev. om noe kan tilrettelegges på jobb slik at vedkommende kan gjennomføre avgrensende arbeidsoppgaver.

FØRSTE UKENE

Lovpålagt - Senest innen 4 uker

Skal arbeidsgiver lage en oppfølgingsplan i samarbeid med den ansatte. Dette gjelder ikke i tilfeller der det åpenbart er unødvendig.

Vurdere om det finnes muligheter for tilrettelegging, eksempelvis:

- Endre arbeidsfordeling

- Tilby nye eller midlertidige arbeidsoppgaver

- Endre tempo

- Støtte og oppfølging

- Trygge det sosiale miljøet

- Tekniske hjelpemidler

- Endre fysiske forhold på arbeidsplassen

- Avklare forventninger på en tydeligere måte

Smarte, konkrete råd

Hold tett kontakt med den ansatte hele veien. Lag gjerne telefonavtaler der leder og ansatt blir enige om faste kontaktpunkter.

Det kan være nyttig at den ansatte informeres om hvilke spørsmål arbeidsgiver kommer til å stille i samtalen, for eksempel via en e-post, slik at begge parter kan stille godt forberedt.

Vi erfarer at både ansatte og ledere kan oppleve samtalen om tilrettelegging som utfordrende. Vi har tidligere skrevet om gjennomføring av den viktige samtalen. Uavhengig om det er fysiske eller psykiske årsaker til sykefraværet kan det være nyttig for begge parter å forberede seg godt når dere skal snakke om aktuelle tilretteleggingsmuligheter på arbeidsplassen.

FØRSTE MÅNEDENE

Lovpålagt - Innen 8 uker

Ved 100 % sykemelding skal Dialogmøte 1 gjennomføres innen uke 7. Dette er et møte mellom den ansatte og arbeidsgiver. Ved behov kan sykemelder, bedriftshelsetjenesten, NAV og/eller tillitsvalgt/verneombud delta. Den ansatte må samtykke dersom sykemelder innkalles. Det er arbeidsgivers ansvar å kalle inn til Dialogmøte 1.

Smarte, konkrete råd Innen disse første månedene er det hensiktsmessig å koble på NAV dersom det ikke foreligger en åpenbar plan for retur til arbeid. NAV kan sammen med arbeidstaker vurdere behov for arbeidsrettet oppfølging fra NAV.

Husk at ifølge Arbeidsmiljøloven, har arbeidsgiver plikt til å tilrettelegge, og arbeidstaker har plikt til å samarbeide om å finne løsninger.

Du som leder, men også arbeidstaker, bør i forkant tenke gjennom og formidle hva dere ønsker å ta opp i møtet.

Lovpålagt

Gjennomføre Dialogmøte 2

NAV har ansvar for å kalle inn, og vurderer om sykemelder skal delta. Arbeidsgiver og arbeidstaker mottar i uke 16 melding fra NAV om hvordan de vurderer behovet for et dialogmøte. NAV veileder beslutter om det er behov for et møte basert på svarene samt en helhetsvurdering.

Smarte, konkrete råd

NAV kaller inn til Dialogmøte 2 senest innen 26 ukers sykefravær, men både arbeidsgiver, arbeidstaker og sykmelder kan be om at det avholdes tidligere, samt be om dialogmøte 3 (NAV.no).

Til slutt vil vi minne om at en positiv og inkluderende dialog med den sykemeldte kan bistå til økt psykologisk trygghet, og at den ansatte kommer raskere tilbake. Ved å inkludere den ansatte på sosiale tilstelninger og fredagslunsj kan arbeidsgiver bidra til at avstanden til arbeidsplassen reduseres. Terskelen til å komme tilbake igjen på jobb kan dermed oppleves lavere når den ansatte kjenner seg trygg og ønsket på arbeidsplassen.

ETTER ETT ÅRS SYKEFRAVÆR

Lovpålagt - Etter 1 års sykefravær

Vurdere behovet for Dialogmøte 3. Både NAV, ansatte og arbeidsgiver kan ta initiativ til dette møtet dersom en av partene vurderer at det er hensiktsmessig. Arbeidsgiver har fremdeles ansvar for den ansatte så lenge det foreligger et arbeidsforhold.

Den ansatte kan søke ulønnet permisjon i henhold til bedriftens retningslinjer.

Smarte, konkrete råd

Av og til er det mulig å fungere bedre i en annen jobb enn den man ble sykmeldt fra. Det bør vurderes om det er andre stillinger i virksomheten som kan være aktuelle for arbeidstaker.

Dersom arbeidstaker er i et arbeidsrettet tiltak eller ekspertbistandtiltak via NAV kan arbeidsaker fritt gå på topp av bemanningen (utprøving) internt i virksomheten selv om vedkommende er 100% sykemeldt. Denne ordningen gjelder imidlertid kun i sykepengeperioden. Dette kan være en hensiktsmessig metode der både arbeidsgiver og arbeidstaker kan undersøke hvordan arbeidsevnen er med andre type oppgaver/arbeidstid osv.

Praten om en videre prosess som innebærer jobbsøking og bytte av arbeidsplass kan i mange tilfeller bli utfordrende for arbeidstaker. Her gjelder det å trå varsomt og forberede seg godt dersom leder forventer at denne samtalen kan bli vanskelig. Les mer om den vanskelige samtalen her

Dersom alle muligheter for å komme tilbake til arbeidsplassen er forsøkt, men det sannsynligvis er sjanse for at arbeidstaker har funksjon til å fungere i annet type arbeid, kan arbeidstaker få sykepenger i inntil 12 uker i en jobbsøkerprosess. Dette må skje innenfor de 52 ukene som er maksimal periode med sykepenger. Eventuelt kan det vurderes å søke dagpenger. Les mer på nav.no/friskmelding.

Dersom arbeidstaker ikke er frisk nok til å gå tilbake til jobb slik som før, kan det være riktig å søke om arbeidsavklaringspenger (AAP). Man kan få AAP fra den dagen det er slutt på sykepengene. Det er det viktig at arbeidstaker søker i god tid før retten til sykepenger er brukt opp, da denne må være ferdig behandlet før maksdato for en direkte overgang mellom ytelsene. Les mer på nav.no

PERMISJON

Arbeidsgiver har ansvar for å følge deg i hele sykefraværsløpet og så lenge arbeidstaker har et ansettelsesforhold. Arbeidstaker skal fortsatt ha oppfølging fra arbeidsgiver etter at maksdato for sykepenger er nådd. I henhold til arbeidsmiljøloven §15-8 (1) gir sykdom ikke grunnlag for oppsigelse det første året man er sykmeldt (stillingsvern). Når en arbeidstaker har vært syk i mer enn ett år, gjelder vanlige regler om saklig grunn til oppsigelse, se arbeidsmiljøloven § 15-7. Det er ulik praksis i virksomhetene når det kommer til personalpolitikk knyttet til permisjon etter maksdato for sykepenger. Noen arbeidsgivere har en nedfestet fastsatt periode der den ansatte kan søke permisjon fra hele/deler av stillingen sin. Andre virksomheter vurderer dette individuelt.

OPPSIGELSE?

Et arbeidsforhold avslutter ved at enten arbeidsgiver eller arbeidstaker leverer en skriftlig oppsigelse. Arbeidstilsynet sin nettside gir god informasjon om oppsigelse.

Besøk dnakompetanse.no

DNA Kompetanse er ledende innen forebyggende sykefraværsarbeid og arbeidsmiljøutfordringer.

Kontakt oss: 982 62 067

DNA Kompetanse er et selskap i A2G Gruppen