Page 1


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 227

227

Unitat 11 - Arxivament de la informació en suport informàtic

1 >> Les bases de dades En l’actualitat, totes les empreses no només utilitzen documentació en format paper sinó que, fonamentalment i cada vegada més, fan servir informació en suport informàtic. Aquesta informació s’ha de guardar per tal de poder-la consultar i utilitzar tantes vegades com faci falta; per tant, s’han d’utilitzar arxius, encara que en aquest cas adaptats a la naturalesa de les dades amb què es treballa. Per aquest motiu, s’utilitzen els sistemes informàtics. Un sistema informàtic està format per una part física (el hardware o equip informàtic), una part lògica (el software o conjunt de programes que ens permeten utilitzar l’ordinador o software) i una part humana (les persones que l’utilitzen). Pot anar des d’un simple ordinador personal fins a una xarxa de centenars o de milers d’ordinadors.

1.1 > Concepte A la pràctica, la gestió i la interrelació de grans volums de dades en un sistema informàtic es realitza a través de programes específics de gestió de dades: les bases de dades. Una base de dades és un sistema format per una sèrie de dades, organitzades i relacionades entre si, juntament amb el programa per a la seva gestió. És a dir, una base de dades és un sistema d’emmagatzematge de dades ordenades. La utilització de bases de dades presenta un gran nombre d’avantatges, per a la gestió de la informació, respecte de l’arxivament en suport paper: – Economia d’espai en l’emmagatzematge de la informació. – Estalvi de temps en l’accés a la informació. – Facilita les tasques d’ordenació, actualització, recerca i esborrament de les dades. – Permet l’accés de diversos usuaris al mateix temps (en els sistemes en xarxa). – Fa possible l’intercanvi d’informació entre diferents sistemes informàtics, evitant així errors.

1.2 > Classes Existeixen diferents classes de bases de dades, com per exemple: – Relacionals: estructuren i organitzen la informació mitjançant taules distribuïdes en files i columnes. – Jeràrquiques: enllacen els registres en una estructura en forma d’arbre, organitzant-los en fitxers, registres i camps. – En xarxa. – Orientades a objectes. La majoria de les bases de dades comercials que s’utilitzen en l’actualitat són relacionals.

Programes de bases de dades Els programes de bases de dades més utilitzats són: − El Microsoft Access. − Base d’OpenOffice. − MySQL.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 228

228 1.3 > Estructura Les bases de dades relacionals presenten una estructura típica: – Taules: són les estructures en què s’emmagatzema la informació, ordenada en files i columnes; per exemple, la taula de clients, proveïdors, comandes, factures, etc. – Files o registres: contenen les dades de cada un dels elements de la taula; per exemple, a la taula de clients (Figura 11.1.), cada client seria un registre. – Columnes o camps: són les utilitats més simples d’informació i es corresponen amb els atributs de cada registre; per exemple, les dades de cada client (nom i cognoms, adreça, etc.).

11.1. Exemple de taula de clients en una base de dades.

Per tant, l’esquema seria que una base de dades estaria integrada per un conjunt de taules que ordenen la informació en files i columnes. Però una base de dades relacional no és només un fitxer de dades sinó que, com el seu propi nom indica, també emmagatzema les relacions existents entre les taules que la formen. En efecte, una base de dades no és un conjunt de taules aïllades entre si sinó que aquestes taules estan relacionades. Una relació entre taules és una associació entre les pròpies taules, de forma que la informació que emmagatzemen aquestes taules està vinculada.

Exemples Relacions en una base de dades A la base de dades d’un centre acadèmic existeixen relacions entre cursos i alumnes, alumnes i professors, professors i assignatures, professors i cursos, etc. Aquestes relacions poden ser simples (per exemple, entre el camp alumne i el camp direcció, ja que cada alumne pot tenir únicament una direcció) o complexes (per exemple, entre el camp professor i el camp assignatura, ja que cada professor imparteix diverses assignatures i, al seu torn, cada assignatura és impartida per diversos professors).


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 230

230

2 >> Procediments de protecció de dades L’accés i la gestió de dades comporta una sèrie de responsabilitats, sobretot en el cas de dades confidencials. Per complir aquestes responsabilitats, s’han de definir i seguir una sèrie de procediments de protecció de dades per evitar-ne l’ús indegut. Aquests procediments es poden abordar des de tres perspectives diferents:

2.1 > Perspectiva de seguretat Per tal de prevenir sobre possibles pèrdues d’informació, cal definir una política de seguretat i de còpia de dades per part de l’empresa. Pla de contingència A les grans empreses, s’ha d’elaborar un pla de contingència davant de possibles catàstrofes, identificant els possibles riscos i nomenant responsables de seguretat que revisin aquestes polítiques i s’encarreguin de portar-les a la pràctica. Còpies de seguretat També s’ha de definir una adequada política de còpies de seguretat. Aquestes còpies es realitzen mitjançant aplicacions específiques en suports externs, com ara unitats de cinta magnètica, CD, DVD, pendrive, etc. En definir la política de seguretat, cal seguir les recomanacions següents: – La realització de les còpies s’haurà de realitzar amb una periodicitat determinada d’acord amb el tipus d’informació a què es refereixi: Freqüència

Tipus d’informació

Conservació

Diària

Informació d’alt valor que s’actualitza freqüentment. Les còpies han de ser incrementals (és a dir, només desar les dades que han variat respecte de la còpia anterior).

Almenys una setmana.

Setmanal

Informació menys important, però que encara contingui un cert valor, a més de la informació habitual diària.

Almenys un mes.

Mensual

Tota la informació.

Almenys un any.

Anual

Tota la informació.

Permanentment.

– D’altra banda, es recomana que les cintes, DVD, discs externs (o el mitjà que s’utilitzi per realitzar les còpies) s’emmagatzemin fora de l’oficina o de l’edifici on s’han realitzat, ja que si hi ha un incendi o una inundació i les cintes són al mateix edifici, es podria perdre tot. Si les còpies no es poden traslladar a una altra ubicació, és aconsellable que estiguin guardades en una caixa o armari ignífugs. – A més, cada cert temps, s’ha de realitzar una simulació de recuperació de les còpies de seguretat per verificar que funcionen correctament.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 231

231

Unitat 11 - Arxivament de la informació en suport informàtic

Seguretat enfront d’atacs externs Cal tenir en compte que els equips en què es guarden les dades habitualment s’utilitzen també per navegar per Internet, amb la qual cosa existeixen dos importants riscos: – Accés no autoritzat per part d’altres persones a les dades emmagatzemades. – Infecció dels equips per part d’un virus informàtic, amb la consegüent pèrdua de les dades emmagatzemades. Per tal d’evitar o almenys reduir aquests riscos, és indispensable tenir un antivirus actualitzat i un firewall (tallafocs) que protegeixin els equips de possibles atacs externs.

2.2 > Perspectiva física El lloc on s’emmagatzema la informació ha de complir els següents requisits: – Els sistemes informàtics que guarden la informació han d’estar en llocs ignífugs (que suportin el foc i temperatures molt elevades). – Hi ha d’haver equips de suport situats en diferents ubicacions físiques, per tal d’evitar que hi hagi possibles interrupcions del servei en cas de mal funcionament o de ruptura dels equips. – L’accés als llocs en què s’emmagatzema la informació haurà d’estar restringit a determinats usuaris.

11.3. Les empreses estan obligades a protegir les dades de caràcter personal.

Vocabulari Firewall: element físic o de software que s’instal·la en una xarxa de comunicacions per controlar el trànsit de dades, ja sigui permetent-ho o impedintho. En un equip connectat a Internet, funciona com a barrera, restringint els accessos exteriors al propi equip.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 232

232 2.3 > Perspectiva legal Agències de protecció de dades Els organismes encarregats de vigilar el compliment de la legislació de protecció de dades de caràcter personal són l’Agència Espanyola de Protecció de Dades i les diferents Agències de protecció de dades existents a les diverses Comunitats Autònomes.

La normativa legal en matèria de protecció de dades de caràcter personal és l’establerta per la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal, que ha estat desenvolupada pel Reial Decret 1720/2007, de 21 de desembre, que aprova el Reglament de Protecció de Dades. A la unitat didàctica 10, hem estudiat les normes establertes per l’esmentada legislació sobre el tractament de dades en suport paper. En aquesta unitat, ens ocuparem de la normativa sobre els fitxers en suport informàtic que, en essència, és molt similar, encara que en aquest cas està adaptada a les característiques específiques dels arxius informàtics i dels suports en què es guarda la informació. Recordem que la legislació estableix tres nivells de seguretat (bàsic, mitjà i alt), respecte dels quals s’hauran d’adoptar diferents mesures de privacitat i protecció. Les mesures de seguretat que s’estableixen per a cada un dels nivells són les següents: Nivell de protecció bàsic En aquest nivell, s’aplicaran les següents mesures de seguretat: – S’haurà de redactar el document de seguretat. – Haurà d’existir un procediment de notificació i gestió de les incidències que afectin les dades de caràcter personal, que s’hauran d’anotar en un registre especial. – Els usuaris tindran accés únicament als recursos que necessitin per al desenvolupament de les seves funcions. – La creació i sortida de suports (CD, DVD...) que continguin dades de caràcter personal haurà de ser prèviament autoritzada. – Els usuaris hauran d’estar perfectament identificats (per exemple, amb l’ús de contrasenyes) per a l’accés a les dades. – S’hauran de realitzar, almenys amb una freqüència setmanal, còpies de seguretat, llevat que en aquest període es produís alguna actualització de les dades. Nivell de protecció mitjà En aquest nivell, s’aplicaran les mesures establertes per al nivell bàsic i, a més, les següents: – S’hauran de designar un o diversos responsables de seguretat. – Els fitxers se sotmetran, almenys cada dos anys, a una auditoria que verifiqui el compliment de les mesures de seguretat. – S’establiran registres d’entrada i sortida de suports que permetin conèixer totes les circumstàncies relatives a aquests registres. – S’establiran mecanismes per limitar la possibilitat d’intentar reiteradament l’accés no autoritzat al sistema d’informació. – Només podrà tenir accés als llocs físics en què es trobin suports dels sistemes d’informació el personal degudament autoritzat. – S’hauran de registrar els processos de recuperació de dades.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 234

234

3 >> Fitxers i carpetes Per a la gestió de grans volums d’informació es fan servir bases de dades en sistemes informàtics, però existeix una altra forma d’organització de les dades que ens facilita la manera de treballar-hi. Per a aquesta segona forma d’estructurar la informació en suport informàtic, es fan servir els fitxers i les carpetes. L’exemple clàssic per establir-hi un paral·lelisme és el d’un moble arxivador, en què els expedients corresponen als fitxers i els calaixos on es guarden aquests expedients són les carpetes o els directoris. Un fitxer informàtic és el conjunt d’informació guardada en un format que en permet la lectura i emmagatzematge en un ordinador o un altre dispositiu informàtic. Està format per un conjunt de dades relacionades entre si i amb la mateixa estructura. Es caracteritza pel seu nom i, opcionalment, per la seva extensió, que s’usa per determinar-ne el tipus i la ubicació dins del dispositiu (directori en què està inclòs). Sistema operatiu És el programa que connecta altres programes amb la part física de l’ordinador (hardware), permetent la comunicació entre l’ordinador i els seus usuaris.

N’existeixen de diversos tipus, però ara ens centrarem sobretot en els fitxers de dades. Un exemple és un fitxer de text que té com a contingut una comunicació a un client sobre la data d’enviament d’una comanda. Una carpeta o directori és un contenidor de fitxers segons el criteri de l’usuari. En realitat, es tracta d’un fitxer especial, que serveix per agrupar i contenir fitxers i altres carpetes. Els fitxers i les carpetes tenen els seus propis atributs (propietats) i són de diferents tipus en funció del sistema operatiu que estem utilitzant (Windows, Linux, Macintosh, etc.). En aquesta unitat, ens referirem al sistema operatiu Windows perquè és el més estès.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 235

235

Unitat 11 - Arxivament de la informació en suport informàtic

3.1 > Gestió de fitxers i carpetes De la mateixa manera que els fitxers en format paper que hem estudiat, els fitxers informàtics presenten una estructura jeràrquica (anomenada estructura en arbre, ja que té la forma d’un arbre invertit), que en permet l’ordenació i en facilita la utilització. En efecte, en un fitxer en paper, els documents es troben en carpetes, que al seu torn s’inclouen en arxivadors, que es col·loquen en prestatgeries dins de l’habitació destinada a fitxer. En un ordinador, la memòria seria l’habitació destinada a contenir tots els fitxers amb informació; les prestatgeries se substituirien per les unitats o els dispositius de memòria, connectats a aquest ordinador i cada una d’aquestes unitats estaria formada, al seu torn, per diverses carpetes o directoris que, al seu torn, podrien contenir més carpetes o directament fitxers, fent d’aquesta manera la funció d’arxivadors o carpetes en què s’arxiva la informació en format paper. L’Escriptori Quan s’inicia l’execució de Windows en un ordinador, la primera pantalla que apareix és l’Escriptori. És l’element de connexió i comunicació entre l’usuari i l’ordinador. La seva funció és similar a la d’una taula de treball, en què s’obren les diferents aplicacions que s’executen a mode de finestres, solapant-se les unes amb les altres, com si fossin papers amuntegats els uns damunt dels altres. A l’Escriptori es poden veure diferents icones, que són representacions gràfiques d’altres elements, com fitxers, carpetes o programes. En la majoria dels casos, aquestes icones són accessos directes als programes o les carpetes que representen (que estan guardats en una altra ubicació de l’equip), però en realitat l’Escriptori és una carpeta més, de forma que s’hi poden guardar directament programes, fitxers i carpetes, amb unes icones que representaran el propi element.

11.4. Exemple d’Escriptori.

Explorador del Windows A les diferents versions del sistema operatiu Windows s’incorpora una eina per gestionar fitxers i carpetes. Es tracta d’un component del sistema operatiu: l’Explorador del Windows (explorador de fitxers). Hi pots accedir des d’Inicia/Tots els programes/Accessoris, o bé des de qualsevol carpeta fent clic al botó Carpetes de la Barra d’eines.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 237

237

Unitat 11 - Arxivament de la informació en suport informàtic

3.2 > Creació de fitxers i carpetes Una de les parts essencials en l’administració d’un arxiu informàtic és la creació dels elements que l’integren (fitxers i carpetes). A continuació, il·lustrarem aquest procediment amb un exemple:

Exemples Creació de fitxers i carpetes En primer lloc, crearem una carpeta a l’Escriptori; per fer-ho, començarem per fer un clic amb el botó secundari del ratolí sobre un sector buit de l’Escriptori i hi apareixerà l’anomenat menú contextual. En aquest menú seleccionem l’opció Crea i se’ns desplega un nou menú (amb diferents opcions, segons els programes que estiguin instal·lats a l’equip); hi elegim Carpeta i s’hi crearà una nova carpeta que es col·locarà a la ubicació on l’hem creat (en aquest cas, l’Escriptori). Aquesta carpeta tindrà, per defecte, el nom Crea una carpeta, que es podrà canviar per qualsevol altre que indiqui, de forma més clara, quin contingut inclou. En el nostre exemple, li canviarem el nom pel de Treball. El sistema operatiu permet posar-li qualsevol nom, encara que no permet utilitzar determinats caràcters al nom de fitxers i carpetes (per exemple, :\, /, *, ?, etc.). Seguint les indicacions, podem crear tantes carpetes com vulguem. En aquest cas, dins de la carpeta Treball, creem tres carpetes noves, denominades Factures, Justificants i Documentació. Dins d’aquestes carpetes se’n podrien crear unes quantes més i així successivament (estructura en arbre). Però no només es poden crear carpetes sinó que també es poden crear fitxers. En efecte, l’avantatge dels sistemes informàtics és que, quan estem treballant amb un fitxer, podem decidir en quina carpeta el volem desar, però també permeten accedir a la carpeta i, dins d’aquesta, també possibiliten crear un document en blanc en què després s’inclouran les dades. Ara crearem un fitxer de text dins de la carpeta Documentació. Per fer-ho, fem doble clic sobre la carpeta Documentació i, un cop oberta aquesta carpeta, fem clic amb el botó secundari del ratolí en una àrea buida de la finestra. Al menú contextual, a l’opció Crea, ara elegim Document de text. A continuació, podem canviar-ne el nom per tal que sigui més descriptiu del seu contingut. En aquest exemple, l’anomenarem Manual del telèfon. Tot seguit, si fem doble clic sobre la icona del fitxer que acabem de crear, podrem accedir al contingut a través de l’aplicació Llibreta (és un editor de text). En ser un fitxer que acabem de crear, el seu contingut està buit.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 238

238

Extensions Algunes de les més usuals són: − .txt: fitxer de text. S’obre amb el Bloc de Notes. − .doc: fitxer de text enriquit. S’obre amb el Microsoft Word. − .xls: full de càlcul. S’obre amb el Microsoft Excel. − .mdb: base de dades. S’obre amb el Microsoft Access. − .ppt: presentació. S’obre amb el Microsoft PowerPoint. − .mp3: fitxer de so. − .zip: fitxer comprimit per estalviar espai. S’obre amb el Winzip. − .exe: programa executable pel sistema operatiu.

Els fitxers tenen un nom i han de tenir una extensió formada normalment per tres caràcters, que identifica el tipus de fitxer. Aquesta extensió va a continuació del nom del fitxer, precedida per un punt. Per exemple, els documents de text tenen l’extensió “.txt”. Aquesta extensió permet que el fitxer s’obri amb l’aplicació corresponent (en aquest cas, un editor de text). Sobre els fitxers i carpetes es poden realitzar una sèrie d’operacions necessàries en qualsevol fitxer, a través dels comandaments següents: – Copia i Enganxa: permet duplicar fitxers i carpetes. Segueixen existint en la ubicació inicial i se’n guarda una còpia en la ubicació de destinació. Per això, primer es copien els fitxers i les carpetes en la ubicació inicial i, posteriorment, s’enganxen en la ubicació de destinació. – Retalla i Enganxa: permet canviar els fitxers i les carpetes d’ubicació. Desapareixen de la ubicació inicial i es traslladen a la de destinació. Primer es tallen des de la ubicació inicial i després s’enganxen a la ubicació de destinació. – Desplaça: permet realitzar el mateix que en el cas anterior però en un sol pas. També es pot realitzar arrossegant amb el ratolí la icona del fitxer o la carpeta des d’una ubicació a una altra. – Suprimeix: permet esborrar de l’equip fitxers i carpetes. Quan s’elimina un fitxer o carpeta, el sistema l’envia a una altra carpeta, anomenada Paperera de reciclatge, on es diposita i des d’on es pot recuperar (evitant eliminacions per error o accidentals) o eliminar-se definitivament de l’equip. – Canvia nom: serveix per reanomenar fitxers i carpetes. En resum, en l’administració de carpetes s’han de seguir les normes següents: – Tots els fitxers de treball han d’estar a Els meus documents, no en carpetes de l’Escriptori o en Archivos de Programa. – Cal crear una estructura amb carpetes i subcarpetes. – S’han d’usar noms de fitxer rellevants.

Activitats proposades 3·· Realitza les següents operacions amb fitxers i carpetes: a) A la carpeta Els meus documents crea una carpeta anomenada Treball, dins de la qual crea’n una altra anomenada Any2010. Dins d’aquesta carpeta, crea les carpetes següents: 1 Gener, 2 Febrer... i així successivament fins a 12 Desembre. b) Dins de la carpeta de cada mes crea 4 carpetes, que s’anomenaran Setmana 1, Setmana 2, Setmana 3 i Setmana 4. c) Crea, a la carpeta corresponent a cada setmana del mes, un fitxer de text anomenat Quilòmetres, en què estiguin anotats els quilòmetres realitzats en cada setmana (inventa’n les quantitats). d) Canvia el nom de la carpeta Treball pel d’Activitat Laboral. e) Esborra el fitxer Quilòmetres situat a la carpeta de la setmana número 1 de gener. f) Mou el fitxer Quilòmetres de la carpeta 12 Desembre/Setmana 4 a la carpeta Els meus documents/Activitat Laboral i, un cop a la nova carpeta, canvia-li el nom pel de Quilòmetres anuals.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 240

240 Amb el pas del temps i l’activitat diària, el contingut d’aquestes carpetes creix de forma desmesurada (per exemple, imagina que si cada dia es reben 100 missatges, al cap de l’any la safata d’entrada contindrà 36 500 missatges), provocant que el seu maneig no sigui eficaç. Per això, per no tenir tots els missatges amuntegats a les safates d’entrada, de sortida, etc. es poden classificar mitjançant la creació de carpetes que els agrupin (per exemple, crear carpetes per a clients, proveïdors, etc.) i l’ús de regles de missatgeria. Gestió de carpetes i regles de correu L’Outlook Express permet administrar i gestionar l’organització de les carpetes, així com el seu contingut. Aquesta gestió es porta a terme des del menú Fitxer. En fer clic en aquest menú, s’obre un desplegable en què se selecciona Carpeta, fet que desplega un submenú amb les opcions següents: – Crea: a més de les incloses per defecte, l’Outlook Express permet crear noves carpetes i donar-li un nom, elegint la ubicació en què s’hagin de guardar. Es poden generar carpetes dins d’altres carpetes (subcarpetes) i crear un arbre de carpetes (estructura jeràrquica). – Desplaça: permet moure el contingut d’unes carpetes a unes altres, així com canviar la ubicació de les pròpies carpetes. – Canvia nom: permet reanomenar una carpeta. – Suprimeix: elimina una carpeta i el seu contingut. – Compacta i Compacta totes les carpetes: permet realitzar una tasca de reorganització de l’espai dins de les carpetes, per tal que s’estalviï aquest espai i es millori la navegació dins seu. Per tal de crear una carpeta, s’elegeix el menú Fitxer/Carpeta/Crea, com s’observa a la Figura 11.8. S’obre una nova finestra en què s’introdueix el nom que es vulgui donar a la nova carpeta i s’elegeix la ubicació en la qual es desarà.

11.8. Creació de carpeta a l’Outlook Express.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 241

Unitat 11 - Arxivament de la informació en suport informàtic

241

La creació de carpetes addicionals permet classificar els missatges i crear regles de correu. Una regla és una acció automàtica que s’aplica a un missatge de correu electrònic i en facilita l’administració (per exemple, col·locant-la en una carpeta determinada quan arribi el missatge, reenviantlo a una altra adreça, etc.). Es poden crear regles automàtiques de forma fàcil i senzilla que facilitin la classificació, l’esborrament, la còpia, etc. dels missatges. Aquestes regles es poden crear des del menú Eines/Regles dels missatges/ Correu.

11.9. Creació de regles de correu en l’Outlook Express.

Exemples Classificació de missatges en l’Outlook Express Utilitzarem les regles i carpetes per ordenar automàticament els missatges que ens arribin d’un proveïdor (SUBMINISTRAMENTS ROIG). El primer pas és crear una carpeta per a l’esmentat proveïdor. En una empresa, segurament, crearíem carpetes anomenades Clients, Proveïdors, Personal... i, dins d’aquestes, en crearíem una per cada un dels integrants de cada grup. En aquest exemple, per simplificar, crearem una carpeta dins de Carpetas locales. El pas següent serà crear una regla de correu segons la qual tots els missatges que arribin de l’adreça de correu de SUBMINISTRAMENTS ROIG (admin@submroig.cat) en comptes d’anar a la Bandeja de entrada vagin directament a la nova carpeta que hem creat. Anem al menú Eines/Regles dels missatges/Correu, i hi configurem el quadre de diàleg, per tal que quan la línia DE del missatge contingui l’adreça del proveïdor admin@submroig.cat, es produeixi l’acció de moure’l a la carpeta especificada (seleccionarem la carpeta SUBMINISTRAMENTS ROIG, que acabem de crear). Si volem, podem posar un nom determinat a la regla, fem clic a D’accord i ja estarà creada la nostra regla. A partir d’aleshores, tots els missatges que arribin d’aquest proveïdor aniran directament a la seva carpeta.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 242

242 4.2 > Webmail Com ja hem indicat, existeix un altre tipus d’accés al correu electrònic, mitjançant la Web, a través de proveïdors de correu electrònic (per exemple, Yahoo, Gmail, Hotmail...), que proporcionen una interfície per a la seva gestió, denominada Webmail. Els proveïdors d’aquest tipus de comptes també permeten ordenar i organitzar el correu a través de carpetes. Cada un d’aquests proveïdors, lògicament, té una organització adaptada a la seva interfície, encara que presenten força similituds perquè parteixen de l’estructura d’organització en carpetes que hem vist a l’Outlook Express. Per la seva banda, Gmail presenta una estructura peculiar que veurem separadament. Estructura ordinària És la que presenten, per exemple, Hotmail o Yahoo. Agrupen els missatges en carpetes, amb la mateixa estructura encara que canviant els noms. Crida l’atenció que no existeix la carpeta safata d’entrada, la qual cosa és lògica, ja que per accedir a aquests serveis de correu, sempre hem d’estar connectats a Internet; per tant, els missatges, un cop redactats, quan premem Envia, s’enviaran de forma automàtica. Gmail Aquest proveïdor, de l’empresa Google, presenta dues peculiaritats bastant destacades. La primera és que agrupa les respostes juntament amb els missatges originals, en el que s’anomena Conversacions. En efecte, a la safata d’entrada, els missatges no es van amuntegant un rere l’altre tal com arriben sinó que s’agrupen automàticament segons la seva relació amb altres missatges, fet que en facilita molt la recerca. Per exemple, si enviem un missatge fent una comanda, el nostre proveïdor ens respon demanant-nos dades, li enviem un altre missatge proporcionantlos-hi i ens envia un missatge de confirmació, com que tots aquests missatges parteixen de la nostra comanda, s’agrupen junts com a fitxes d’un fitxer, de forma que es pot veure tota la conversació seguida. La segona peculiaritat és que, encara que també hi ha carpetes (rebuts, enviats, spam, etc.) en què es dipositen les conversacions, el procediment d’ordenació es basa en un element innovador anomenat Etiquetes, que facilita la recerca posterior dels missatges i conversacions. Les principals diferències entre un sistema i l’altre són les següents: Etiquetes

Carpetes

Cada conversació pot estar inclosa en més d’una etiqueta.

Cada carpeta només pot contenir un missatge.

Si una conversació es troba en diverses ubicacions resulta més fàcil buscar-la.

Si no es recorda on s’ha arxivat un missatge, més endavant no es podrà recuperar.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 243

Unitat 11 - Arxivament de la informació en suport informàtic

243

Exemples Classificació de missatges a Webmail A continuació, utilitzarem el mateix missatge que hem utilitzat en l’epígraf anterior per a l’Outlook Express, per tal d’il·lustrar la creació de carpetes amb els principals proveïdors de Webmail. Hotmail Si volem arxivar tots els missatges que rebem de SUBMINISTRAMENTS ROIG en una carpeta específica, en primer lloc hem de crear aquesta carpeta. Per fer-ho, a Hotmail, sota dels noms de les carpetes, hi ha una opció anomenada Administra carpetes; si hi fem clic, s’obre una nova finestra que ens mostra el resum del contingut de cada una de les nostres carpetes. Sobre els títols de les carpetes hi ha una cinta d’opcions en què seleccionem Nou. S’obre una finestra en què escriurem el nom de la nova carpeta (SUBMINISTRAMENTS ROIG) i ja està creada. Quan ens arribi un missatge d’aquest proveïdor, es dipositarà a la Safata d’entrada, de forma que el mourem a la seva carpeta específica. Això ho podem fer de dues maneres: La primera és de la Safata d’entrada, marcant la casella de verificació del missatge i fent clic al desplegable Desplaça a, de la part superior de la finestra; la segona, si estem llegint el missatge, és fer-ho amb el mateix desplegable. Elegim la carpeta SUBMINISTRAMENTS ROIG i el missatge es mou a aquesta carpeta. Yahoo En aquest cas, la creació és encara més simple. A la cinta de l’esquerra que mostra les carpetes hi ha una opció anomenada Mis carpetas i, al seu costat, un vincle amb el títol Añadir. N’hi ha prou de fer clic a l’esmentat vincle, donar un nom a la nova carpeta i ja està creada. Per moure els missatges a aquesta nova carpeta, fem servir el mateix procediment que en Hotmail (Mover). Gmail El procediment és diferent: els missatges entrants es dipositen a la carpeta Safata d’entrada, agrupats en conversacions que inclouen tant missatges rebuts com missatges enviats, sempre que estiguin relacionats amb un mateix missatge. Per tant, en primer lloc, es crea l’Etiqueta; per fer-ho, a la cinta de l’esquerra d’Etiquetes, es fa clic al vincle Gestiona les etiquetes, se li posa un nom i ja es poden etiquetar les conversacions desitjades. Un cop creada l’etiqueta, no fa falta moure les conversacions, ja que només cal etiquetar-les, a través del desplegable Etiquetes. Un cop que la conversació ha estat etiquetada, se seguirà mostrant a la carpeta Safata d’entrada,i, en el títol de la conversació, hi apareixerà, en verd, el nom de l’Etiqueta. Fent clic en aquesta etiqueta podrem veure totes les conversacions marcades amb l’etiqueta, independentment de si els missatges són a la carpeta Safata d’entrada, Missatges enviats, etc.

Activitats proposades 4·· Accedeix al teu correu via client de correu o bé via Webmail i crea les carpetes CURS i AMICS. Demana a un company que t’enviï un missatge a la teva adreça de correu i, quan el rebis, mou-lo a la carpeta CURS. Fes el mateix amb els correus de les teves amistats a la carpeta AMICS. Envia a la carpeta Correu electrònic no desitjat, Spam o similars, tots els missatges publicitaris no desitjats que hagis rebut.


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 244

244

Activitats finals 1·· Què és una base de dades? 2·· Indica el nom de bases de dades comercials que coneguis. 3·· Quina funció té l’Agència Espanyola de Protecció de Dades? 4·· Defineix què és un sistema informàtic. 5·· Què és una carpeta? 6·· Què és un fitxer? 7·· A quin tipus de fitxer corresponen els que tenen les extensions següents? a) .doc b) .xls c) .ppt d) .mdb e) .bmp

8·· Què és un client de correu? 9·· Enumera diferents clients de correu que coneguis. 10·· Quines operacions es poden realitzar sobre els fitxers i les carpetes? 11·· Indica alguns dispositius que puguis connectar al teu equip. 12·· Quin és el format dels noms de fitxer? 13·· Què és un editor de text? 14·· Què és una regla de correu? 15·· Indica els avantatges d’accés al correu via webmail. 16·· Quins avantatges té l’accés al correu via client de correu? 17·· Què és el disc dur? 18·· Què és l’Explorador de Windows? 19·· Què és l’Escriptori? 20·· Què passa si utilitzem els comandaments Retalla i Enganxa amb un fitxer? 21·· I si utilitzem els comandaments Copia i Enganxa? 22·· Identifica els elements (part física, part lògica i part humana) que intervenen en un procés en què s’usen un sistema informàtic i una base de dades, com és treure diners d’un caixer automàtic. 23·· Crea l’esquema d’una base de dades per a la gestió del teu centre d’ensenyament, indicant quines taules creus que serien necessàries i quins camps haurien de formar cada una de les taules. Quan hagis realitzat l’estructura, indica les relacions que s’haurien d’establir entre les diferents taules.

24·· Busca a Internet l’adreça de l’Agència de Protecció de Dades de Catalunya i, un cop localitzada, navega-hi. Consulta els drets del ciutadà en matèria de protecció de dades. 25·· Quins avantatges presenta una base de dades relacional enfront d’una altra que no permeti relacionar-hi informació?


CEM_unidad11_Q7.qxd:11

21/12/09

18:21

P gina 246

246

Idees clau

Concepte

Classes

Les bases de dades Estructura

Avantatges i inconvenients

Perspectiva de seguretat

Procediments de protecció de dades

ARXIU DE LA INFORMACIÓ EN SUPORT INFORMÀTIC

Perspectiva física

Perspectiva legal

Creació de fitxers i carpetes

Fitxers i carpetes Gestió de fitxers i carpetes

Organització de carpetes i sistemes de comunicació telemàtica

L’Outlook Express

Webmail


Comunicacio empresarial atencio client 11  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you