Aktivitetshåndbog sådan laver du et arrangement i dit kvarter

AKTIVITETS HÅNDBOG SÅDAN LAVER DU ET ARRANGEMENT I DIT KVARTER

INDHOLDSFORTEGNELSE Tak for dit initiativ og engagement i kvarteret!

4

Læsevejledning 5 Kapitel 1: Planlægningen af et arrangement fra A-Z

6

Trin 1: Indkald til første planlægningsmøde

6

Trin 2: Første planlægningsmøde – Ramme og rollefordeling

8

Trin 3: Andet møde – Opfølgning og næste skridt

11

Trin 4: Tredje møde – Realisering af planlægningsopgaver

13

Trin 5: Fjerde møde – Forbered praktisk realisering af arrangement!

15

Trin 6: Opsæting og klargøring

17

Trin 7: Arrangement

18

Trin 8: Opsamlling

18

Kapitel 2: Praktiske vejledninger

20

2.1: Redskaber til det gode møde

21

2.2: Kommunikation

24

Skriv pressemeddelelsen, så den bliver brugt

En indbydelse der fanger folks opmærksomhed

27

Guide til Facebook

28

Vidensdeling i fælles drev

Redaktør: Lyng Brøndum Dyrholm Layout: Sara Itkin / Itkin Grafisk Tryk: Nofoprint AS Oplag: 300

29

30

Budget

30

Regnskab

31

Fundraising

© 2014 Udgivet af Netværksarbejdsgruppen i Sundholmskvarterets Områdeløft

2.3: Økonomi

25

2.4: Praktiske tips til arrangøreren

Ansøg og annoncér på én gang!

Renhold

Strøm

Sikkerhed

31 32

32 33

33 33

Kapitel 3: Eksempler på omtale, invitationer med mere

34

3.1: Eksempler på omtale og flyers

35

3.2: Eksempel på projektbeskrivelse og ansøgning

37

3.3: Eksempel på køreplan for arrangement

42

3.4: Eksempel på arrangements opsamling

44

TAK FOR DIT INITIATIV OG ENGAGEMENT I KVARTERET!

LÆSEVEJLEDLNING

Sundholmskvarterets beboere har i tidens løb stået bag en række vellykkede sociale og kulturelle aktiviteter i kvarteret. Aktiviteter der alle har bidraget til at gøre kvarteret til et rart sted at være, med en sprudlende energi og et godt sammenhold. Det håber vi selvfølgelig vil fortsætte i fremtiden.

›› Kapitel 1: fungerer som en konkret procesguide fra idé udvikling til gennemførelse og evaluering.

Vi glæder os til mange flere gode oplevelser sammen i vores dejlige kvarter!

›› Kapitel 2: fungerer som en praktisk opslags guide med praktiske redskaber og vejledninger til bl.a. regnskabsføring, mødeorden, kommunikation mv., som man med fordel kan anvende undervejs i arrangementsplanlægningen. ›› Kapitel 3: viser nogle konkrete eksempler på budgetter, pressemeddelelser mm.

Håndbogen er på den måde tænkt som et opslagsværk, hvor man ved et hurtigt kig på indholdsfortegnelsen kan slå op på det redskab, man har brug for.

Indvielsen af Skotlands Plads, 2013

Affaldsdag i Sundholmskvarteret, April 2013

4

Drejebogen er blevet til i 2014 i et samarbejde mellem Sundholmskvarterets Netværks-arbejdsgruppe og Sundholmskvarterets Områdeløft og kan bruges som et praktisk opslagsværk for dig, der ønsker at planlægge aktiviteter i dit kvarter.

5

KAPITEL 1:

PLANLÆGNINGEN AF ET ARRANGEMENT FRA A-Z I det følgende kapitel fremlægges en generel vejledning til et typisk planlægningsforløb af et arrangement fra start til slut. Man bør dog altid forholde sig individuelt til det enkelte arrangements omstændigheder som størrelse og kompleksitet mv. i forhold til den ressourcemæssige og tidsmæssige disponering af planlægningen.

TRIN 1: INDKALD TIL FØRSTE PLANLÆGNINGSMØDE MOBILISERINGN Når der er opstået en idé til at starte et arrangement, vil man typisk have brug for flere hjælpende kræfter, i form praktiske såvel som økonomiske støtter. Start derfor med at overveje, hvem i vil invitere med til at planlægge arrangementet, og hvordan i vil invitere dem.

Fx andre boligforeninger, naboer fra kvarteret, lokale institutioner ol.

BESLUT Hvem kontakter hvem og hvordan?

Det har altid været effektivt at gribe telefonen, eller hive fat i folk når man ses. Ellers kan i med fordel også lave et eventopslag på netværkets Facebook side, for at nå bredere ud til dem der følger netværket. Del evt. også på andre lokale netværks Facebook sider, send e-mails eller få et opslag i et lokalt netværks nyhedsbrev.

KONTAKTPERSON Det kan være en god idé at udnævne en overordnet kontaktperson og mødeindkalder fra starten, så der sikres en kontinuerlig indkald­ else til planlægningsmøderne og, så folk ved, hvem de skal henvende sig til, hvis de vil hjælpe til.

7

TRIN 2: FØRSTE PLANLÆGNINGSMØDE – RAMME OG ROLLEFORDELING

i

Se eksempel i kapitel 2, afsnit 2.1 ”Redskaber til det gode møde” for tips til et vellykket møde, inden i går i gang.

OPGAVER TIL NÆSTE GANG Fastlæg ansvarsopgaver på de konkrete opgaver i løbet af hvert møde. Find skabelon til opgave referat under kapitel 2, afsnit 2.1 ”Redskaber til det gode møde”, som i med fordel kan bruge efter hvert møde, til at holde overblik over ansvarsfordelingen.

Opgave 1 - Aktiviteter: Brainstorm over idéer til hvilke aktiviteter i ønsker og, hvilke institutioner og samarbejdspartnere i vil have til at deltage til arrangementet.

› TIP: Overvej om der er lokale klubber, biblioteker og andre kulturinstitutioner, der kan bidrage gratis med underholdende aktiviteter (fx musikoptræden, danseopvisning eller undervisning, fodboldturneringer mm.). Det kan give omtale for institutionerne og samtidig styrke samarbejdet og relationerne på tværs i kvarteret.

Planlægning af Skotlands Plads Sommerfest 2013

Skotlands Plads Sommerfest, 2013

KONCEPT & EJERSKAB Det er vigtigt, at de fremmødte kommer til at føle ejerskab til arrangementet. Således bør alle også delagtiggøres i den konkrete udvikling og definering af det overordnede koncept for arrangementet. Start derfor som minimum med en præsentationsrunde og en fremlæggelse af konceptidé, med plads til spørgsmål og input.

FORVENTNINGS AFSTEMNING OG MOTIVATION Aftal hvem der vil være med til at planlægge arrangement, på hvilken måde og i hvor høj grad den enkelte ønsker at deltage.

HUSK at fastsætte dato for arrangementet og lav en tidsplan inden i skilles ad. Tjek at datoen ikke falder sammen med andre store arrangementer, der kan stjæle opmærksomheden.

8

BESLUT Hvem kontakter hvem Begynd straks at tage kontakt til relevante folk og institutioner, i vil have til at deltage/ leverandører af aktiviteter. Er der folk vi tidligere har samarbejdet med, som i vil kontakte igen? Se fx på opsamlingen fra sommerfesten på Skotlands plads 2013 i kapitel 3, afsnit 3.4 ”Eksempel på opsamling på arrangement”.

›

Opgave 2 - Budget og økonomi: Man kan aldrig gå for tidligt i gang med at søge penge og midler!

Sæt derfor straks i gang med at lave budgetforslag og tjekke fundraising muligheder, deadlines og ansøgningsfrister! Uddeleger hvilke udgifter der søges om midler til og fra hvilke fonde?

Find gode tips og skabeloner i under Kapitel 2, afsnit i

2.3 Økonomi.

9

BESLUT Udvælg en regnskabsansvarlig, der løbende holder overblikket over budget og regnskab! – Alle bør få godkendt alt, og indberette alt vedrørende økonomi til den regnskabsansvarlige, så der sikres kontinuerligt økonomisk overblik. Husk kvitteringer på alle udgifter!!

TRIN 3: ANDET MØDE - OPFØLGNING OG NÆSTE SKRIDT

Hvem skriver udkast til arrangementsbeskrivelse og ansøgninger til næste gang? Se eksempel på arrangementsansøgning under kapitel 3, afsnit 3.2 ”Eksempel på projektbeskrivelse og ansøgning”.

Hvem har i kontaktet? Hvilke aktivitetsudbydere har i fået lavet aftaler med? Hvilke redskaber og evt. fysiske rammer kræver begivenhederne? Er der aktiviteter i ønsker, men som i stadig mangler at lave aftale om.

Hvem tjekker op på mulige fonde? Fx alle finder to fonde/ institutioner at søge om penge hos, inden næste planlægningsmøde.

TIDSSTYRING Det er en god idé at have tidsstyring som et fast punkt på dagsordenen. Der bør tages højde for, at tidsplanlægningen afhænger af størrelse og kompleksitet af det enkelte arrangement.

› OPFØLGNING

Opgave 1:

BESLUT Hvem er ansvarlige for at de nødvendige redskaber er til stede og de krævede forhold opfyldt? Lav evt. en aktivitets- og deltageroversigt i et Excel-skema med note om, hvilke materialer der skal bruges, for at danne overskueligt overblik – kan særligt anbefales til større arrangementer.

Opgave 2:

Eksempel:

Gennemgå udkast til arrangementsbeskrivelse og ansøgning.

MØDE

DATO

DAGE TILBAGE

NÆSTE MØDE

ARRANGEMENT

1

fx 01/03

90

15/03

29/05

BESLUT Hvem sender ansøgninger til hvem? Husk at tjekke ansøgningsfrister!

› NÆSTE SKRIDT – PLANLÆG & ANNONCERING Opgave 3: Tilladelser BESLUT Hvem søger arrangementstilladelse? I kan med fordel gen-anvende projektbeskrivelsen fra fundsansøgningerne til dette.

10

11

Hvem får styr på, hvordan i kan leve op til krav om praktiske detaljer som el, toilet, affald mv.? Se kapitel 2, afsnit 2.4: ”Praktiske tips til arrangøren”.

Opgave 4: Planlæg jeres formidlings og kommunikationsstrategi.

› FORMIDLING OG KOMMUNIKATION BESLUT Bliv sammen enige om målgruppe og, hvilke formidlingsmedier i vil satse på.

Hvem er ansvarlige for at skrive udkast til de forskellige pressedokumenter og indbydelser til næste gang?

Fuglekasse–workshop med Happy City Birds til Skotlands Plads Sommerfest 2013 Fuglekasse workshop med Happy City Birds, 2013

OBS! Det er vigtigt at oplyse boligforeninger om arrangementet, så de er forberedte og, så det ikke kommer som en uvelkommen overraskelse for dem!

Opgave 1:

i

Se kapitel 2, afsnit 2.2: ”Kommunikation” for gode tips.

TIDSSTYRING Eksempel:

12

TRIN 4: TREDJE MØDE – REALISERING AF PLANÆGNINGSOPGAVER

MØDE

DATO

DAGE TILBAGE

NÆSTE MØDE

ARRANGEMENT

2

15/03

75

01/04

29/05

Opfølgning som sidst. Begynd at planlægge timing og fysisk placering af aktiviteter. Her kan man fx overveje, om der skal være forskellige zoner til forskellige behov – fx mad-zone, hvor man kan spise og slappe af, aktivitetszone med leg og spil et andet sted, samt musik og optrædener et tredje sted mm.

Opgave 2: Opfølgning på økonomisk status. Hvor mange fonde har vi søgt?

Hvor mange penge har vi søgt om? Har vi fået respons på ansøgningerne? Hvor meget ser vi ud til at få igennem og, hvor meget mangler vi at få hjem? Er der flere steder vi kan søge? Hvor kan vi spare, hvis ikke pengene ser ud til at komme til at række?

13

Opgave 3: Mangler vi noget for at opfylde krav om tilladelse? Hvad kan der gøres? Hvem gør det? Fx: Hvem har ansvar for at sikre tryghed og orden – kontakt til fx SSP (Samarbejde mellem Skole, Socialforvaltning og Politi) eller Gadeplansmedarbejdere i lokalområdet.

Opgave 4: Mulighed for feedback på udkastet til evt. indbydelse og/eller pressemeddelelse mm.

TRIN 5: FJERDE MØDE – FORBERED PRAKTISK REALISE-RING AF ARRANGEMENT! Lav en hurtig opfølgning på status, og se om der er behov for en ekstra indsats på nogle af de nedenstående opgaver, samt om der er opstået uventede udfordringer.

På nuværende tidspunkt bør følgende opgaver optimalt set være udført:

Opgave 1: BESLUT Deadline for, hvornår indbydelser skal være hhv. trygt, delt ud og hvor?

Deadline for hvornår foromtale og evt. annonce skal være sendt af sted, til hvilke medier, og hvem der sender.

Aftaler med aktivitetsleverandører er ved at være på plads.

Opgave 2: Alle fundsansøgninger er sendt af sted, og der skulle også gerne være kommet svar fra flere af dem.

Opgave 3: Alle tilladelser og alt udstyr bør være på plads. Sidste frist er dog ofte et par uger inden arrangementet.

TIDSSTYRING: Eksempel: MØDE

DATO

DAGE TILBAGE

NÆSTE MØDE

ARRANGEMENT

3

01/04

59

15/04

29/05

BESLUT Hvem er ansvarsperson for at have overblik over alle dagens aktivitetsaftaler og program?

Opgave 4: Invitationer er trykt og deles ud til alle.

BESLUT Hvem der deler ud og hvor? – I kan med fordel markere omdelingsruter på et kort.

Brug også sociale medier som Facebook til at annoncere begivenheden, så snart invitationen er klar. HUSK et godt billede.

14

15

› NÆSTE SKRIDT: FORBERED PRAKTISK AFVIKLING! Opgave 5: Drejebog Lav i fællesskab et skema med programmet over dagens aktiviteter og opgaver, samt tildel ansvarspersoner på alle opgaver til dagen.

i

Se eksempel på køreplanen for Skotlands Plads Sommerfest

2013 under kapitel 3, afsnit 3.3 ”Eksempel på køreplan for arrangement”.

BESLUT Hvem laver en plan over den fysiske placering af dagens aktivite-ter og hjælper aktivitetsleverandørerne på plads på dagen? Ved store arrangementer er det godt at være flere til at tage imod og hjælpe på plads.

Er der konkrete aktiviteter som planlægningsgruppen selv står for, og hvem fra gruppen har i så fald ansvar for disse? Fx kaffebod, loppemarked, sportsturnering mm.

TIDSSTYRING Eksempel: MØDE

DATO

DAGE TILBAGE

OPSÆTNING!

ARRANGEMENT

4

15/04

29

28/05

29/05

OBS!!! Aftal at mødes i god tid inden arrangement start, så i kan briefe om, hvad der skal ske, og sikre at alle er klar på deres opgaver i løbet af dagen.

TRIN 6 - OPSÆNING OG KLARGØRING Det er anbefalelsesværdigt at mødes dagen inden og forberede alt, hvad der er muligt at gøre klar af opsætning på forhånd, pynte op, stille de ting klar, som skal bruges, lave skilte, evt. sætte pavillon op osv.

TIDSSTYRING Eksempel: MØDE

DATO

DAGE TILBAGE

ARRANGEMENT

OPSAMLING

5

29/05

1

29/05

05/06

Hvem sørger for renhold, orden og skiltning? Ekstra skralde-spande, koordinering af oprydning, skilte der orienterer om eventen på dagen. Stil fx et skilt ud til centrale gader, for at tiltrække folk fra gaden.

Hvem laver et program til dagen og skriver op på tavler eller printer i stort format?

Hvem renskriver drejebogen og sender ud til alle medarrangører?

16

17

TRIN 7 - ARRANGEMENT Mød op i god tid inden annonceret åbning af arrangement for at gøre det sidste klar. Følg handleplanen.

Rigtig god vind med dagen!

Mavedanser fra lokal mavedanserskole på Amager, til sommerfest på Skotlands Plads, 2013

TRIN 8 – OPSAMLING For at kunne lære af de gjorte erfaringer anbefales det, at planlægningsteamet mødes og laver en evaluering af, hvad der gik godt, mindre godt, og hvordan disse erfaringer kan bruges til næste gang.

Desuden kan en grundig evaluering anvendes til at dokumentere festens opfyldelse af formål, til de fonde og puljer man har søgt økonomisk støtte hos.

18

i

Se eksempel på opsamling i kapitel 3, afsnit 3.4 ”Eksempel på opsamling på arrangement”.

19

KAPITEL 2:

PRAKTISKE VEJLEDNINGER I dette kapitel har vi samlet nogle praktiske redskaber og vejledninger til planlægningsforløbet, som i kan anvende efter behov.

2.1: REDSKABER TIL DET GODE MØDE God planlægning og klarhed om forventninger og målsætninger er alfa og omega for et vellykket arrangement. Før der sættes i gang, er det en god idé at være klar på, hvad der ønskes opnået, når i mødes for at planlægge. Derfor gives her først et par tips til, hvordan man kan sikre et udbytterigt møde.

Til et hvert møde – uanset hvor få deltagere der er til stede, er det altid en fordel at have nogle faste rammer og klare forventninger til, hvad der skal komme ud af mødet, inden man går i gang.

Det er derfor en fordel at blive enige om en dagsorden inden mødet, og have sendt den ud til alle deltagere før man mødes. Hvis ikke det er gjort, anbefales det som minimum at sætte tid af til at blive enige om en dagsorden, inden mødet påbegyndes. Husk at disponere de enkelte punkter efter tidsplanen.

Man kan med fordel tage afsæt i skabelonen på næste side, men husk at den kan modereres efter planlægningsgruppens behov.

20

21

MØDESKABELON Dato: Deltagere: Afbud: DAGSORDEN:

TID (MIN) HUSK at revidere tidsplanen efter behov › udkastet tager udgangspunkt i et 2-timers møde

Godkendelse af dagsorden, valg af tidsstyrer, mødeleder og referent.

5 min

Referent skriver referat, så det ikke risikeres, at opstå tvivl om de indgåede aftaler og beslutninger efterfølgende.

10 min

Eventuelt

5 min

Næste møde: Hvem er mødeleder og mødeindkalder og hvem er referent?

Mødeleder sender dagsorden ud senest to døgn inden kommende møde.

5 min

Opsamling 5 min Referenten gennemgår opgavereferat (jf. nedenstående), samt ridser vigtige pointer fra mødet op, for at sikre, at alt er kommet med.

Mødelederen har indkaldt til mødet, og sikrer at dagsordenen følges.

Tidsstyrer sikrer at tidsplanen overholdes. Brug stopur

I kan med fordel bruge de forskellige trin i planlægningen fra ovenstående kapitel til at rammesætte fokus for jeres dagsorden.

Kan med forhånd udvælges på forhånd, i slutningen af hvert møde, så den kommende mødeleder, også er mødeindkalder og dermed ansvarlig for at sende dagsordenen ud.

22

Kalender Hvor langt er vi i forhold til deadlines?

Kommende opgaver - hvem har brug for hjælp, til hvad, hvornår?

› NYTTIGT FIF: Referatet kan skrives direkte ind i dagsordenen

Bordet rundt (status: bagud + fremad) 3. min til hver, om hvor du med din/e opgave/er.

3 min x antal deltagere

Sparringspunkter Her kan der informeres omkring særlige emner, man gerne vil have sparring til.

Ca. 30 min

Pause

5 min

Beslutningsoplæg Præsentation af forslag og spørgsmål, der skal træffes fælles beslutning om.

30 min

under mødets afholdelse, så det har samme overskuelige form, og bør sendes ud til alle arrangører hurtigst muligt efter mødets afholdelse. Hvis man har besluttet mødeleder, referent mm. på forhånd, kan der spares tid på dette under mødet.

23

OPGAVEREFERAT Det anbefales ligeledes, at aftalte opgaver skrives direkte ind i et opgaveskema, så der er klarhed over opgavefordelingen i gruppen.

Dette sendes ud til alle sammen med referatet.

OPGAVE

ANSVARLIG

AKTIVITET

DEADLINE

SKRIV PRESSEMEDDELELSEN, SÅ DEN BLIVER BRUGT En god måde at få gratis omtale, er at få en pressemeddelelse i de lokale aviser. Vi har her tyvstjålet nogle gode tips, fra kulturfokus. dk: (http://www.kulturfokus.dk/skriv-pressemeddelelsen-saaden-bliver-brugt/ ), hvor der også henvises til andre nyttige kommunikationsredskaber.

Ex 1: Kontakt folk, i vil have til at deltage med aktiviteter til næste sommerfest.

Jette

Delopgaver der skal løses, før opgaven er endeligt løst Ex: - Ring til Børnekulturhus Amager.

- Få bekræftelse på aftale med Gospelkoret.

Ex. En måned før den afholdte event, bør der være fastlagt aftale med minimum 5 aktivitetsindslag til dagen.

Avisredaktionerne modtager hver dag massere af mails med pressemeddelelser, så det kan være svært at få hul i gennem og spalteplads i aviserne. Det bliver dog meget nemmere, hvis pressemeddelelsen er skrevet og bygget op, så den uden videre redigering kan gå lige i avisen. Heldigvis er spændende kulturarrangementer interessant for rigtig mange læsere, så her er du allerede et skridt foran.

Renskriv og send ud til alle mødets deltagere.

Min. en uge efter mødets Afholdelse.

Ex 2: Sende møde- og Beslutningsreferat.

Jørgen

2.2 KOMMUNIKATION I følgende afsnit har vi nedskrevet et par gode tips til planlægningen af kommunikationen i forbindelse med et arrangement.

Start med at beslutte jer for, hvilke produktioner i vil satse på at lave: • Pressemeddelelser?

• Mail/ nyhedsbrev?

• Facebook event?

• Postkort?

• Invitationer/ Flyers/ Plakater?

Nedenunder finder i tips til at skrive en god pressemeddelelse Før du går i gang: (overvej dette inden alle former for formidling af et arrangement) Før du går i gang, bør du have styr på tre vigtige ting: • Hvad er dit budskab?

Eller sagt på en anden måde: Hvad vil du gerne fortælle læserne?

• Hvem er din målgruppe?

Er der en bestemt gruppe mennesker du gerne vil have fat i?

• Hvilke medier skriver du til?

Er det primært lokalaviserne, eller vil du også gerne længere ud med din historie?

NÅR DU GÅR I GANG Det allermest vigtige når du skriver til medierne er, at du begynder med det vigtigste først. Skriver du om en ny udstilling, skal du ikke begynde at opridse kunstnerens eller kunstsammenslutningens baggrund først. Gem det til sidst, hvis det er vigtigt.

• Fotos / Instagram?

• Andet?

24

25

PRESSEMEDDELELSENS OPBYGNING Overskriften: (kaldet rubrik i fagsproget) er det værd at bruge lidt tid på. Den skal nemlig fange læseren. Populært sagt skal den være æggende, vækkende og dækkende.

Resumé: (Kaldet underrubrik) Lav gerne et lille resumé, der på et par linjer fortæller det vigtigste i din historie. Mange aviser har denne opbygning i deres artikler.

og giver et uprofessionelt indtryk. Bedst er det at få en anden til at læse teksten i gennem. Det er næsten umuligt at læse korrektur på det, du selv skriver.

• Et godt billede, er altid en fordel. Brug evt. billeder fra tidligere lignende arrangementer i kvarteret, eller tag et godt billede til lejligheden.

i

Se eksempel på pressemeddelelse i kapitel 3. afsnit 3.1 ”Eksempler på omtale og flyers”

Indledning: Som nævnt er det her, du skal servere din nyhed og som minimum svare på disse spørgsmål:

• Hvem?

OMTALE I TV OG RADIO En anden god måde at få omtale på, er gennem TV og Radio.

Udover at det er god omtale, er det også noget der er godt til at tiltrække politisk opmærksomhed, hvilket kan være en stor fordel, hvis man ønsker at få hul igennem med et konkret projekt.

• Hvad?

• Hvor?

• Hvornår?

Efterfølgende kan du uddybe med: • Hvordan?

• Hvorfor?

Som læser scanner man hurtigt en avisside og læser som regel først overskriften og eventuelle faktabokse. Derfor er det en god idé at lave en faktaboks med de vigtigste oplysninger stillet overskueligt op.

HUSK AFSNIT MED OVERSKRIFTER Inddel din tekst i flere afsnit og giv hvert enkelt afsnit en god overskrift (kaldet mellemrubrik). Det gør teksten mere overskuelig og nemmere at læse.

SKRIV KORT, PRÆCIST OG FORSTÅELIGT En god pressemeddelelse bør kunne stå på ét A4-ark. Husk altid: • Navn og telefonnummer, hvor journalisten kan få flere oplysninger.

• Grundig korrektur. Det er et irritationsmoment med for mange fejl

26

I forhold til Radio, er det i høj grad en kort og præcis historie, samt timing af historien, der har betydning.

I forhold til TV er det især vigtigt at fremhæve, at der gode chancer for gode billeder til aktiviteten, og at der kommer mange mennesker, da det er billedmaterialet der er vigtigst i TV. EN INDBYDELSE DER FANGER FOLKS OPMÆRKSOMHED En anden måde at få inviteret folk til arrangementet på er, helt enkelt at dele invitationer ud eller hænge plakater op. Dette kan gøres på mange måder. Som udgangspunkt gælder mange af de samme grundprincipper, som skitseret i forhold til at lave en pressemeddelelse.

Invitationen adskiller sig dog alligevel fra pressemeddelelsen på nogle områder: I indbydelsen og på plakat bør man begrænse information til de vigtigste informationer om tid og sted, samt et godt billede eller layout, der kan fange folks opmærksomhed.

27

Invitationen må gerne være kreativ, skabe undren eller indbyde til direkte interaktion, og det er altid en god idé at linke til det evt. facebook event, eller et andet sted, hvor man kan finde flere oplysninger om begivenheden. Det er altid en fordel, hvis i kender nogen med gode færdigheder i at lave layout, så det kan se lidt tjekket ud.

Indbydelsen henvender sig mere direkte til læseren i et mere personligt sprog – Tænk på bryllupsinvitationer, facebook invitationer eller andre mere private invitationer.

Det visuelle er et afgørende element for at tiltrække opmærksomhed.

Indbydelser kan deles ud i postkasser som brev/ flyer, sendes i mail/ nyhedsbrev, hænges op som plakat, og lægges ud på caféer, kulturelle institutioner mm.

BESLUT Hvordan skal indbydelsen vinkles, for at fange vores målgruppe?

I hvor mange eksemplarer skal det trykkes?

Hvem skriver det færdige udkast, og finder løsning til, hvor og hvordan det skal trykkes og deles ud?

i

Se eksempel på invitation i kapitel 3. afsnit 3.1

GUIDE TIL FACEBOOK Facebook kan være et nyttigt redskab til at have en mere uformel formidling af, hvad der rører sig i et projekt, en aktivitetsgruppe, borgerforening eller andet, da det kun er folk der er interesserede der følger med. Ligeledes kan det være nyttigt til at holde en løbende vidensdeling om aktiviteter i netværket. Nedenfor gives et par opstarts-fif til nye brugere af Facebook.

28

Kom i gang – Facebook GRUPPE eller side?

Mange mindre foreninger, frivillige netværk og lignende er ofte i tvivl om, hvordan de kommer i gang på Facebook. Der kan være fordele og ulemper ved begge muligheder. Dog er SIDEN designet på en måde, så det kun er administratorernes opslag, der fremgår tydeligt på platformen. Hvis man ønsker en interaktiv platform, hvor alle kan ytre sig, dele billeder og oprette aktiviteter, anbefaler vi derfor at oprette en Facebook GRUPPE, da alle opslag er lige tydelige, uanset hvem der skriver på gruppens platform. Dette kan også være med til at skabe mere liv og debat på profilen.

Uanset er det især i starten godt at have et par personer, der kan holde liv i gruppen og huske at godkende de folk, der anmoder om at være med i gruppen, da det kun er gruppens medlemmer der kan skrive opslag. Man kan dog i indstillinger gøre gruppen åben, så alle (også folk der ikke er med i gruppen) kan se hvad der bliver slået op.

Opret Facebook begivenhed Til både større og mindre arrangementer, kan man med fordel oprette en Facebook begivenhed fordi: • Det er let at dele i sit sociale netværk, og på den måde nå bredt ud.

• Man kan få en nogenlunde fornemmelse af formodet deltagelsesantal ved arrangementet. Husk dog at tage højde for, om der er lavet pressemeddelelse eller andre invitationer, hvor folk måske kommer, uden at have tilmeldt sig på Facebook.

› Sådan gør man: Klik på ”begivenheder” i fanen under gruppens

cover-billede, og klik så på ”opret begivenhed”, hvorfra du bliver guidet igennem. Husk at skrive tidspunkt, adresse og at vedhæfte et godt billede til begivenheden!

VIDENSDELING I FÆLLES DREV Det kan være en god idé at oprette et fælles online drev, til alle netværkets fælles dokumenter som, evalueringer, regnskaber,

29

projektbeskrivelser mm., så man aldrig bliver afhængig af én person, der ligger inde med al den samlede viden. Og så der derved heller aldrig bliver én person, der kommer til at hænge på hele ansvaret. På den måde kan det også være lettere for nytilkomne at orientere sig. Her kan man med fordel også have et kontaktskema liggende, med alle fra gruppen og andre nyttige kontakter.

2.3: ØKONOMI BUDGET Vurdér fra evt. tidligere år, hvor meget i overordnet vil komme til at bruge. Opstil liste over aktiviteter og udgifter, og beregn, hvor meget det forventeligt vil koste mv.

Brug et Excel-ark til at lave en budgetoversigt, hvor summen udregnes med det samme (Autosum) ex:

30

INDTÆGTER

FORVENTET FINANSIERING I ALT

Aktivitet 1: fx underholdning

Hvem søger i penge til at støtte denne aktivitet?

Fx: Lokaludvalget eller Tuborgfondet

Udgift for denne aktivitet: xx kr,-

Aktivitet 2: fx renhold og toiletter, forplejning osv.

Lokaludvalget

Udgift: xxkr,-

UDGIFTER

FORVENTET FINANSIERING I ALT

Aktivitet 1: fx underholdning

Hvem søger i penge til at støtte denne aktivitet?

Fx Lokaludvalget eller Tuborgfondet

Indtægt for denne aktivitet: xx kr,-

Aktivitet 2: fx renhold og toiletter osv.

Lokaludvalget

Indtægt: xx kr,-

OBS: I budgettet skal disse to skemaer helst gå i nul. Hvis ikke de går i nul, bør der medsendes en uddybende begrundelse på dette.

Denne kan evt. skrives ind i en opsamlende evaluering af aktiviteten, som sendes som dokumentation til de parter der har støttet aktiviteten. Det er godt at have en buffer til diverse løse og uforudsete udgifter.

REGNSKAB I regnskabet skrives de faktisk afholdte udgifter ind i samme skemamodel, så det let kan sammenholdes med budget. Hvis der er store afvigelser kan det være godt at vedlægge en uddybende begrundelse, når man sender regnskabet som dokumentation, til de fonde der har støttet.

FUNDRAISING Lav et fundraising skema med en overskuelig oversigt over fonde, hvad de støtter, ansøgningsfrister, hvornår i har søgt og de svar i har fået, så i har et godt overblik. Man kan evt. også skrive ind, hvem der har ansvar for at søge hvilke fonde ex: PULJE

SØGS-KRITERIER

FRIST

ANSØGT DEN

SVAR

Tuborgfondet

lmennyttige formål, hvor flest muligt kan få gavn af projektet. Gerne noget med kunst, musik og kultur!

Løbende.

Behandlingstid på ca. 2 måneder

Udfyldes når ansøgning er sendt

Udfyld ja/nej, når svar er modtaget (Hvis ja + beløb der støttes med).

Tuborgs grønne fond eller Tuborgfondet

OBS: Vær opmærksom på ansøgningsfrister, og start med at søge dem, hvor fristen udløber først!

31

Husk at man også kan fundraise andet end penge – fx gratis kaffe fra en lokal café, pynt eller forplejning fra lokalt supermarked osv.

Her er det også en god idé at opsøge lokale kulturinstitutioner, ungdomsklubber og lignende, og hører om de vil bidrage med et underholdende indslag. Fx var det en stor succes, da lokale mavedansere optrådte til sommerfesten på Skotlands Plads i 2013.

RENHOLD Ved større arrangementer skal man overveje, hvordan man sikrer at pladsen efterlades i pæn stand. Affald må hverken efterlades på pladsen eller efterlades i skraldeposer på gaden. Se regler for renhold i ovenstående link om hvad du skal overholde.

Kontakt Center for Renhold for mere information og vejledning: Center for Renhold e-mail: renhold@tmf.kk.dk

2.4: PRAKTISKE TIPS TIL ARRANGØREREN ANSØG OG ANONCÉR PÅ ÉN GANG! Den nemmeste måde at søge om arrangementstilladelse er at benytte Kultunaut.dk. Når du opretter en begivenhed, fungerer det automatisk som en officiel ansøgning, og når denne er godkendt, offentliggøres arrangementet på www.kultunaut.dk På den måde kan man slå to fluer med ét smæk  Husk at uploade et godt billede med ansøgningen.

På Kommunens hjemmeside kan i læse mere om retningslinjer for brug af offentlige pladser, veje mm.: På Kommunens hjemmeside kan i læse om retningslinjer for brug af offentlige pladser, veje mm.: http://www.kk.dk/Erhverv/Tilladelser/Arrangementer.aspx OBS: Man skal regne med at det tager 1-3 uger at få en tilladelse. Større arrangementer kan sommetider tage lidt længere tid, og små nogle gange kortere.

Vær opmærksom på at afspærring af veje & parkeringspladser kræver særlig ansøgning!

STRØM Er der adgang til den fornødne strøm? Hvis ikke, hvordan skaffes det? Hør om gøglerstik, regler og risiko hos Københavns Erhvervsservice (Byliv) - tlf. 33 66 33 04 SIKKERHED Særligt i forbindelse med større arrangementer, er det vigtigt at overveje sikkerheden. Hvis der er åben ild – brandsikkerhed, hvis der er mange mennesker – trængsel, god opførsel, trafik, osv.

Du kan med fordel lave en risikoanalyse, for at være bedst muligt forberedt på evt. risici ud fra følgende skema: Identificer en trussel, vurder sandsynlighed og konsekvens, revurder og ager igen hvis der er behov (osv.)

Høj sandsynlighed

Muligvis

Usandsynligt

Højst usandsynligt

Katastrofalt

A

A

B

+

Større

A

B

C

+

Signifikant

B

C

D

+

Mindre

C

D

+

+

Ubetydelig

+

+

+

+

A: Uacceptabelt, B: Høj risiko, C: Medium risiko, D: Lav risiko

På baggrund af sådan en analyse er det nemt at tage beslutninger om, hvilke særlige hensyn der skal tages.

For spærring af vej, kontakt Center for Veje (Byliv) - tlf. 33 66 33 04.

32

33

3.1 EKSEMPEL PÅ OMTALE OG FLYERS

KAPITEL 3:

EKSEMPLER PÅ OMTALE, INVITATIONER MED MERE

Postkort invitation til sommerfest på skotlands plads 2013

Ovenstående postkort invitation blev lavet som en indbydelse med de basale informationer om tid og sted på forsiden. På bagsiden var der gjort plads til, at folk kunne videresende invitationen til en nabo eller ven, hvormed hele kvarteret var med til at invitere folk. Hertil var der lidt ekstra informationer om dagens program og et kort, så man kunne finde vej.

34

35

3.2 EKSEMPEL PÅ PROJEKTBESKRIVELSE OG ANSØGNING Ansøgningsskema til Amager Vest Lokaludvalg 2013 PROJEKTETS TITEL: Kvarterfest på Skotlands Plads ARRANGEMENTET: Hvor foregår det? Skotlands Plads, 2300 kbh S Hvornår bliver det afholdt? D. 15. juni 2013 Hvem er målgruppen? Kvarterets borgere og lokalområdet.

Hvor mange deltagere forventer I? 300 personer.

HVOR MANGE PENGE SØGER DU?: Xx kr,HVAD BELØBER MEDFINANSIERING SIG I? Xx kr,ER DER SØGT ELLER BEVILGET STØTTE FRA ANDEN SIDE? (fra hvem og hvor meget?)

Sundholmskvarterets Helhedsplan: xx kr,- til sportsaktiviteter + to ungemedarbejdere til at være ansvarlige for sportsaktiviteter på dagen.

ANSØGER: Sundholmskvarterets Områdeløft Navn: Adresse: Mail: Telefon: KONTAKTPERSON: (skal kun udfyldes, hvis kontaktpersonen er en anden end ansøger) Navn: Adresse: Mail: Telefon:

Pressemeddelelse sommerfest skotlands plads 2013

36

37

ARRANGEMENTSBESKRIVELSE -

ARRANGEMENTSBESKRIVELSE

EN KVARTERFEST PÅ SKOTLANDS PLADS

• I forbindelse med at de syv byrum, som Sundholmskvarterets Områdeløft har iværksat, nu er ved at stå klar, arrangerer vi i fællesskab med lokale beboere en kvarterfest på Skotlands Plads.

SUNDHOLMSKVARTERET SPRINGER UD

• Konceptet omkring arrangementet vil først og fremmest tage udgangspunkt i et formål om, at støtte op om sammenhængs­ kraften og de nære relationer på tværs i lokalområdet. Her har en særlig høj prioritet været, at støtte aktivt op om det lokale netværk omkring selve Skotlands Plads i forbindelsen med plan­lægningen af aktiviteter i løbet af foråret og frem til festdagen. Forhåbningen er, at dette netværk forankres i en grad, så de i fremtiden selvstændigt kan iværksætte forskellige fælles aktiviteter på pladsen.

• Ligeledes er der et ønske om, at der via deltagelse fra lokale institutioner, kan skabes mere synlighed omkring lokalområdets ressourcer og kulturelle tilbud, og på den måde skabe forbindelser på tværs.

• Derudover tager de planlagte aktiviteter udgangspunkt i et formål om, at lave et arrangement, der kan inspirere til ibrugtagning i dagligdagen, som fx picnic, sport og leg.

PLANLAGTE AKTIVITETER • Loppemarked og picnic, der er planlagt af lokale beboere fra Skotlands Plads Netværket.

• Et tilbagevendende roterende Mad-marked arrangeret af Københavns Erhvervsservice.

• Sportsturneringer for børn, unge og voksne, hvor de nye sportsfaciliteter tages i brug. Dette arrangeres i et samarbejde mellem en gruppe unge drenge fra kvarteret, primært repræsentanter fra Ungeambassadørerne og Sundholmskvarterets Helhedsplan & Områdeløft.

• Lokale Petanque-entusiaster indvier den nye bane, og introducerer til spillet.

38

39

• Børnekulturhus Ama’r arrangerer kunst og leg med børn.

• Amager Gospelkor optræder, og slutter af med et nummer, hvor unge rappere og dansere fra kvarteret er med.

• Sundby Bibliotek stiller op med udendørs bibliotek.

MÅLGRUPPE Kvarterfesten henvender sig til lokale beboere omkring Skotlands Plads og til hele Sundholmskvarteret, men med et ønske om også at skabe forbindelse til det omkringliggende lokalområde.

LOKALE INSTITUTIONER DER FORELØBIGT DELTAGER TIL FESTEN • Sundholmskvarterets Helhedsplan: www.sundholmskvarteret.dk/ • Børnekulturhus Ama’r: www.kulturhus.kk.dk/bornekulturhus-amar • Sundby Bibliotek: bibliotek.kk.dk/biblioteker/sundby • Købnerkirken: koebnerkirken.dk/ • Islandsgaarden • Global Kids: www.globalkidz.dk/ • Drys Ind: www.drysind.dk/ • Amager Gospelkor: koebnerkirken.dk/gospel-i-kobnerkirken/ amager-gospelkor/ • Roterende marked, Københavns Erhvervsservice: Se omtale i Metroexpres: http://www.e-pages.dk/metroxpressdk/2602/ s. 4.

• Amager vest Lokaludvalg: http://www.avlu.dk/

Sommerfest på Skotlands Plads, 2013.

40

41

3.3 EKSEMPEL PÅ KØREPLAN FOR ARRANGEMENT Køreplan Sommerfest på Skotlands Plads 2010

TID

AKTIVITET

ANSVAR

10:00-12:00 Alle mødes til breafing foran Købnerkirken

Lyng: Kontakt

09:00

Bydelsmødre laver mad i sekretariatets køkken

Lyng

09:30

Hente udstyr fra Sundholmsvej 8

Majid Lyng

10:00

Afspærring af vej

Mette

10:00

picnic Lemonade og dressing gøres klar Skraldespande stilles op omkring picnic areal og sportsareal

Sia Inge Grønne Skotlændere

11:00-12:00

11:00-11:15

Klargør Petanqueområde

Jesper

11:00-12:00

Børnekulturhus Ama’r stiller op

Mette+ Nild

11:00-12:00

Sportsturneringer: • Info tavler gøres klar • Præmie (Madbilletter)

Lyng

Mobilt Bibliotek stiller op

Sia + Kirsten Præstegaard + Helene

11:00-12:00

10:00-12:00 Udsmykning • Balloner og vimpler hænges op • Skilte sættes op • Borde, stole og tæpper stilles frem

ALLE hjælper til, så snart de er færdige med specifikke arbejdsopgaver.

Ansvar: Mette

10:00-12:00 Loppe-boder gøres klar

Ann Inge

10:00-12:00 Klargøre Kirkens café

Jesper finder ansvarlig til dagen

10:00-12:00 Happy City Birds gør klar

Thomas Dambo Annette

10:00-12:00 Scene gøres klar + Lydprøve

Jesper Mølgaard

10:00-12:00 Kirkens Café sættes op

Jesper og Kirkens frivillige

Grillmestrene tænder op og gør klar Majid tænd op i gril og bålfad, gøre klar Özgyr med skumfiduser, popcorn, pølser Memet mm. *Har også ansvar for at stille skraldespande frem omkring grillområdet

11:30-12:00

Bydelsmødre stiller salatboden op + Lyng + Majid, hjælper bringer mad fra Sundholmsvej med at hente mad

11:00-12:00

Mobile Byrum/ Amager Lynpulje stiller op

Fifi

12:00-12:15

Byde velkommen og præsentere program + faciliteter (toilet, skraldespande, nærmeste hæveautomat mv.) + præsentere dagens kunstnere, der optræder på scenen??

Jesper

11:00-12:00

AVLU stiller bod op

Susanne Avlu

11:30-12:00

Lydprøve med Koret

Jesper, Nina Luna og Hans Henrik

ANSVAR HELE DAGEN

42

Ekstra skraldespande og renhold I løbet af dagen

I sports og loppemarked enden: Mette + Inge I picnic enden: Sia +Majid

Sportsturneringer • Husk at annoncere kampene over højtaleranlæg + annoncere vinderne.

Lyng + Sinan + Saman

Grill og bål

Majid + Özgyr + Memet

Picnic + have + slackline + bibliotek

Sia + Grønne Skotlændere

Scene og program

Jesper: Kontakt

Loppemarked

Inge+ Ann

Billeder

Øystein + Arne

Bydelsmødre

Lyng + Mette

Happy City Birds

Thomas + Annette + Mette

Scenen: Lyd + præsentation af optrædende

Jesper

3.4 EKSEMPEL PÅ ARRANGEMENTS OPSAMLING NAVN Sommerfest på Skotlands Plads d.15.06.2013 KORT INFO Deltagere: Ansatte: Mette, Øystein, Sia og Lyng fra Områdeløftet, Majid og Inge fra Helhedsplanen. Samt det lokale festudvalg og frivillige beboere.

Der kom op mod 500 gæster i løbet af dagen og omkring 20 nationaliteter var repræsenteret.

Forud for dagen, har Lyng faciliteret et planlægningsforløb med nogle af de lokale beboere fra kvarteret, hvoraf der har været en fast kerne på 10-15 personer mellem ca. 15-60 år, der har været med til at planlægge festen.

Formålet har ikke blot været at holde en stor fest, men også at arbejde hen imod at styrke det lokale netværk og ejerskab til pladsen. Der er taget udgangspunkt i en fremgangsmåde, der baserer sig på deltagernes egne interesser og ønsker. Dagen har således været præget af aktiviteter, som beboerne selv har fundet på, konceptudviklet og planlagt.

Et andet formål har været at dagen skulle kunne appellere til en bred vifte af lokalområdets beboere, så folk i alle aldre kunne være med. Derfor har der både været aktiviteter der har krævet et højt aktivitetsniveau, mens der ligeledes har været områder, hvor man har kunnet slappe af og trække sig lidt tilbage. Der har været aktiviteter af både passiv underholdende og aktiv interagerende art.

Et tredje formål har været at bygge bro mellem lokalområdets forskellige institutioner, kulturelle tilbud og beboerne. Der er i løbet af dagen således taget udgangspunkt i at trække på lokale ressourcer og på beboeres eget initiativ og engagement.

44

PRESSE OG OMTALE Vi havde plakat-billedet som annonce i hhv. Amagerbladet og Bryggebladet, og der var en foromtale i Amagerbladet. Invitationen udkom i vores eget Nyhedsbrev. Lommepengeprojektet (projekt gennem Helhedsplanen) delte 1000 postkortinvitationer ud i postkasser. Der blev delt postkortinvitationer ud og hængt plakater op i byen, særligt på Amagers kulturelle institutioner og i lokale cafémiljøer.

Der er også skrevet en efteromtale til Amagerbladet, der dog ikke blev trygt.

DAGENS AKTIVITETER D. 15.06. 2013 ›› Picnic tema: tag selv madkurv med, vi har sørget for at tænde op i grillen (Grønne Skotlændere) ›› Bålfad med skumfiduser og popcorn ›› Udendørs Bibliotek (Lån en bog og hæng ud i hyggelige strandstole) ›› Haveaktiviteter i beboer-bedet med De Grønne Skotlændere ›› Mavedans med Body Cares Oriental Bellydancer School ›› Musik: Amagaer Gospelkor + Cisilia fra Studie Tværs, Kofoed Skoles Mellemøstorkester (Jesper Mølgaard scene og lyd mm.) ›› Loppemarked (Ann Andersen): deltagere bestod af private, Gospelkoret, Kirken, Drys Ind. ›› Petanque (Jesper) ›› Børnekulturhus Amager kom med danse og billedkunst workshop ›› AVLU havde info-bod ›› Kirken lavede Café ›› Happy Citty Birds Fuglekasse workshop (Annette Kongebro) ›› Slack-line

45

Drengene fra Ungeambassadørerne + venner, havde desuden planlagt nogle sportsturneringer, men dagen viste sig at falde sammen med andre større sportskampe i byen for børn og unge.

Der var således mange af kvarterets boldspillere der ikke var repræsenteret på dagen, og vi besluttede at annullere de planlagte kampe. Beslutningen kom fra drengene selv, der havde vurderet at folk hyggede sig rigeligt, og at de ikke oplevede stemning for at sætte gang i en stor turnering. I stedet hjalp drengene til med oppyntningen og ved grillområdet.

OBSERVATIONER FRA DAGEN Der var en tydelig stemning af, at være fælles om at bidrage til en god dag. Folk var gode til at hjælpe til og holde pladsen ren. Folk kom ikke bare for at tage imod og nyde, men ville gerne bidrage og tage del, således viste det sig også unødvendigt at hyre kaffevogn, renholdning mm., da der var stor opbakning fra beboerne, der frivilligt hjalp til fra start til slut.

sommeren, samt en invitation til et opfølgende Bruger-laugsmøde, med henblik på at evaluere dagen, og tale om frem-tidige aktiviteter.

Jesper arbejder på at starte en Skotlands Plads Burgerforening, for dermed i fremtiden at kunne søge midler til kommende aktiviteter.

De frivillige, der var ansvarlige for forskellige aktiviteter, gav desuden udtryk for, at have oplevet en stor interesse fra deltagerne, for at engagere sig i kommende aktiviteter på pladsen.

›› Interessegrupper mm.: Grønne Skotlændere, Købnerkirkens frivillige, Loppemarked (Gospel Koret), Unge Ambassadørerne, Annette (Fuglekasser) og Per (telt og fest) fra Islandsgården.

Ann (Beboer) fra Loppemarkedet har etableret kontakt til flere af loppemarkedets deltagere, med formål om i fællesskab at arrangere flere markeder i løbet af sommeren.

›› Kulturelle institutioner som Børnekulturhus Ama’r, Gospelkoret, Biblioteket, Bydelsmødrene (Mad), Studie tværs (Patrick), Kenan (Kofoed Skoles Mellemøstorkester), Heidi’s mavedansere, Drys Ind, Købnerkirken, Café Sundbyvester (udendørs scene).

Annette (formand for en af boligforeningerne i Islandsgaarden), der havde fokus på Fuglekasseworkshoppen fik etableret kontakt til en lille gruppe af folk, der kunne være interesserede i løbende at tilse fuglekasser og fuglemiljøet på pladsen i fremtiden. Der blev på dagen produceret omkring 100 fuglekasser, som nu er hængt op i hele kvarteret.

Jesper (lokal ildsjæl og primosmotior for Skotlands Plads netværket, samt tilknyttet Købnerkirken og Styregruppemedlem) havde forberedt en flyer, der inviterede til faste petanque-søndage henover

46

Efter festen har Jesper sendt et nyhedsbrev ud for Skotlands Plads, hvor han bl.a. inviterede til ovenfor nævnte brugerlaugs møde d. 27. juni.

Der var godt gang i haveaktiviteterne, hvor der også var flere, der ikke tidligere har deltaget i aktiviteter omkring haven, der deltog.

Således tyder det på, at det er lykkedes at etablere et lovende udgangspunkt for fremtidigt lokalt engagement og sociale aktiviteter omkring Skotlands Plads.

ETABLEREDE KONTAKTER, DER KAN VÆRE GODE AT VEDLIGEHOLDE I FREMTIDEN:

Jesper har fået kontaktoplysninger på alle ovenstående kontakter.

HVEM KUNNE MAN OGSÅ KONTAKTE EN ANDEN GANG? • De øvrige omkringliggende boligforeninger. Der mangler især kontakt til nabogården, på den modsatte side af Islandsgården.

• Evt. flere kulturelle institutioner. Fx det lokale teater over Lidle.

• Evt. lokale sponsorer, som Lidle, kvickly, mfl. (pynt og forplejning), Klubber (bolde og sportsudstyr) osv.

47

› Næste skridt FREMTIDIGE AKTIVITETER: Her kan man fx planlægge dato for næste arrangement, eller dato for næste planlægningsmøde mm. Det kan også være en god idé at overveje, om der er ting der skal laves eller bestilles til kommende arrangement, som er tidskrævende og derfor kan påbegyndes med det samme.

LETTERE OVERGANGE: HVORDAN KAN KOMMUNIKATION OG PLANLÆGNING GØRES SÅ LET SOM MULIGT? • Fælles adgang til brugerlaugets dokumenter og kontaktoplysninger (evt. ved fælles googlegroup/drev?)

• Drejebog for planlægning og afholdelse af aktiviteter.

• Årshjul og/eller Offentlig Aktivitetskalender • Billedkartotek, med gode billeder til facebook, pressemeddelelser mm.

UDFORDRINGER Fx kan det være et problem, hvis én person sidder med hovedansvaret. Snak sammen om, hvordan i kan lette arbejdsgangen mest muligt for alle.

Vi ønsker alle god vind med de fremtidige aktiviteter!

Mange hilsner Sundholmskvarterets Netværksarbejdsgruppe.

48

49

KØBENHAVN 1

47

3

54 TR

YKSAG